(c) Smartphone Solutions Oy

Transkriptio

1

2 Sisällysluettelo: 1 Etätyö Malliorganisaatiossa Etätyötehtävät Etätyöstä sopiminen Etätyön kesto ja laajuus Palvelusuhteen ehdot etätyön aikana Yleistä Työaika etätyössä Vakuutukset Työterveyshuolto Vuosilomat ja muut vapaat Koulutus Työvälineet Etäyhteydet Työtila ja kalusteet Kustannusten korvaaminen Tietoturvallisuusvaatimukset Verotus Etätyön arviointi Etätyön päättyminen Voimaantulo... 8

3 1 Etätyö Malliorganisaatiossa Etätyö tarkoittaa sitä, että työntekijä tekee normaaliin työhönsä kuuluvia tehtäviä osan aikaa tai määräajan etätyösopimuksessa määritellyssä paikassa työnantajan toimitilojen ulkopuolella. Etätyöksi ei tässä käsitetä lyhytkestoista tai satunnaisesti kotona illalla tai viikonloppuna tehtävää työtä eikä matkatyötä. Etätyön tavoitteena on monipuolistaa työn organisointimahdollisuuksia: mahdollistamalla yksittäisen työntekijän elämäntilanteet ja olosuhteet huomioon ottavat työvaihtoehdot siten, että työntekijällä on mahdollisuus suorittaa työtä muussa kuin työnantajan tarjoamassa työpisteessä, mahdollistamalla asiantuntijaorganisaation tehtävien ja yksittäisten työntekijöiden työskentelytavan ja / tai työtehtävien kannalta tarkoituksenmukaiset ja motivoivat työolosuhteet siten, että erityistä keskittymistä vaativia tehtäviä, projektityyppisiä tehtäviä ja vastaavia voi suorittaa myös etätyönä, laajentamalla työnantajan rekrytointimahdollisuuksia avoimilta työmarkkinoilta siten, että henkilöstöä rekrytoitaessa palvelusuhteeseen tai määräaikaisiin projekteihin, voidaan palvelusuhde sopia myös etätyönä, jolloin palvelusuhteen ehtona ei ole työnantajan tarjoamien työtilojen mukainen asuminen tai kulkuyhteys, mahdollistamalla työyksikön työtehtävien ja työn suorittamisen uudenlainen organisointi etätyön ja lähityön kokonaisuutena, jolloin voidaan päästä kokonaistuottavuutta lisääviin joustaviin työmalleihin ja myös työtilaratkaisuja koskeviin kustannussäästöihin. Etätyö on työn uudelleenjärjestämisen ja rikastamisen yksi vaihtoehto. Tavoitteena on ylläpitää työkykyä ja lisätä henkilöstön motivaatiota erilaisissa elämäntilanteissa. 2 Etätyötehtävät Etätyöksi soveltuu periaatteessa kaikki työ, joka ei ole nimenomaisesti työnantajan työpaikkaan sidottua ja jossa tarve henkilökohtaiseen kanssakäymiseen tai työn välittömään seurantaan on vähäinen. Etätehtäviä suunniteltaessa tulee ottaa huomioon, että etätyönä tehtävät työkokonaisuudet ovat selkeitä, työtehtävillä on selkeät ja mitattavat tavoitteet, työtehtävät ovat yhden henkilön itsenäisesti suoritettavissa, työtehtävien suorittamiseksi jatkuva työpaikalla olo ei ole välttämätöntä ja yhteydenpito työpaikalle voidaan hoitaa tietoliikenneyhteyksien avulla. Esimiestyössä etätyötä ei pääsääntöisesti voida pitää tarkoituksenmukaisena. Etätyöhön soveltuvat työtehtävät ovat yleensä luonteeltaan itsenäisiä asiantuntijatehtäviä. Etätyöstä päätettäessä lähtökohtana on organisoida työntekijän työkokonaisuus siten, että se voi lisätä tai ei ainakaan heikennä työyhteisön toiminnan ja palveluiden tuloksellisuutta. Etätyön yksi perusedellytys on se, että työntekijän työn sisältö ja rakenne sekä liittymät yhteisön työskentelyyn ovat senkaltaiset, että työskentely ja sen edellyttämä vuorovaikutus voidaan pääosin toteuttaa sähköisenä ja henkilökohtainen vuorovaikutus voidaan organisoida suunnitellusti. Toinen keskeinen edellytys on se, että työn suoritustavoitteet voidaan määrittää siten, että niitä voidaan tehdä suurelta osin itseohjautuvasti ja tuloksia voidaan myös seurata. Etätyövaihtoehtoa harkittaessa on tuottavuustekijänä otettava huomioon myös järjestämisestä aiheutuvat kustannukset. Etätyön hyötyjä ja haittoja:

4 Hyötyjä työmatkat vähenevät ja niihin kulunut aika lisää vapaa-aikaa paremmat mahdollisuudet keskittyä työtehtäviin ilman työyhteisön keskeytyksiä; vastapainona voi tosin olla perheen ja kodin aiheuttamat keskeytykset ehkä paremmat työolosuhteet Haittoja huolehdittava tietojen käsittelyn suojaamisesta myös etätyöpisteessä, joissakin tapauksissa perheenjäsenet voivat päästä arkaluonteisiin tietoihin, mikä on sekä tekninen että hallinnollinen ongelma lisäkustannuksia, jos työnantaja hankkii lisätyövälineistön ( tietokone ohjelmistoineen ja oheislaitteineen, tietoverkkoyhteyden, matkapuhelimen, toimistovälineet) lisäkuluja laitteiston ylläpidosta ja hallinnoinnista työntekijä ei ole välittömässä yhteydessä työyhteisöönsä etäkäytön tietoturvariski Etätyötä ei voida katsoa olevan: sairaan lapsen hoito tällöin kysymyksessä on lapsen sairauden aiheuttama ennalta suunnittelematon poissaolo, joka ei täytä etätyön tunnusmerkkejä muu suunnittelematon tilanne, jonka takia työntekijä on estynyt pääsemästä työpaikalleen (esim. ennalta tiedostamaton julkisten liikennevälineiden lakko, poikkeuksellinen säätilanne) Molemmissa em. tilanteissa työnantaja mahdollistaa työn tekemisen esim. kotikoneelta käsin internet yhteyttä hyödyntäen. 3 Etätyöstä sopiminen Etätyö perustuu työnantajan ja työntekijän vapaaehtoiseen sopimukseen. Aloitteen etätyöstä voi tehdä työntekijä tai työnantaja. Etätyöhön siirtymisestä tulee sopia ensin esimiehen kanssa. Harkittaessa etätyön soveltumista työn tekemiseen on otettava huomioon työyhteisön tilanne kokonaisuutena. Työnantaja päättää viime kädessä etätyön tekemisestä ottaen huomioon työn luonteen ja etätyöhön halukkaan työntekijän mahdollisuudet selvitä etätyönä suoritettavista tehtävistä. Etätyöstä sovitaan aina kirjallisesti etukäteen. Etätyöpäivät merkitään sähköiseen kalenteriin. Etätyötä aloitettaessa on sovittava palvelussuhteen ehtoja koskevien määräysten lisäksi muun muassa. etätyönä tehtävistä työtehtävistä, etätyöpaikasta, etätyön kestosta, etätyön päivittäisestä työajasta, etätyössä käytettävistä työvälineistä- ja laitteista sekä etätyössä tapahtuvasta yhteydenpidosta työnantajan ja työntekijän välillä. Etätyötä koskeva sopimus tulee aina tehdä kunkin työn erityspiirteet huomioon ottaen niin tarkasti, että kummallekaan osapuolelle ei jää epäselvyyttä sopimuksen ehdoista. Etätyösopimus voidaan purkaa keskinäisellä sopimuksella sopimuskauden aikana työntekijän tai työnantajan esityksen perusteella. 4 Etätyön kesto ja laajuus

5 Etätyösopimus tehdään määräaikaisena, jolloin sopimukseen määritellään alkamis- ja loppumispäivämäärä, tai toistaiseksi voimassa olevana. Etätyön tavoitteiden, toimivuuden ja myös sen organisoinnin usein edellyttämien laite- ym. järjestelyjen takia etätyösopimukset on yleensä tarkoituksenmukaista tehdä useampien kuukausien jaksoina. Etätyö voidaan toteuttaa kokoaikaisena tai osa-aikaisena siten, että viikotyöajasta osa ollaan työpaikalla ja osa etätyöpisteessä. Etätyötä suositellaan tehtäväksi pääsääntöisesti 1-2 päivää viikossa. Kokoaikaisena etätyö voidaan toteuttaa esim. projektiluonteisissa tehtävissä. 5 Palvelusuhteen ehdot etätyön aikana 5.1 Yleistä Etätyössä oleva henkilö on normaalissa palvelusuhteessa yhtiöön ja häneen sovelletaan samoja palvelusuhteen ehtoja kuin muuhunkin henkilöstöön. Etätyöntekijällä on oikeus samoihin sovellettavan lainsäädännön ja työehtosopimusten takaamiin oikeuksiin kuin työnantajan toimitiloissa työskentelevillä vastaavilla työntekijöillä. Etätyön tekeminen ei vaikuta työntekijän palkkaukseen eikä muihinkaan palvelussuhteen ehtoihin, joihin sovelletaan työehtosopimuksia ja niiden soveltamisohjeita. Etätyötä tekevällä työntekijällä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin. 5.2 Työaika etätyössä Etätyössä työskentelevät henkilöt työskentelevät pääsääntöisesti käytössä olevan työaikajärjestelmän ehtojen mukaisesti. Etätyössä noudatetaan työpaikan tavanomaista työaikaa eli työpäivän pituus on 8 tuntia. Työn tekemisestä muulloin kuin liukuvan työajan puitteissa tai muina kuin työpäivinä tulee olla maininta etätyösopimuksessa. Poikkeavasta työaikajärjestelystä ja tavoitettavuudesta on tiedotettava myös työtovereille ja muille yhteistyökumppaneille. Liukuvan työajan piirissä olevan työntekijän työaikasaldo ei muutu etätyöpäivinä. Etätyössä ei voida tehdä ylityötä vaan lähtökohtana on, että etätyössä tehtävät määritellään siten, ettei ylityötä etätyöpäivinä synny. 5.3 Vakuutukset Lakisääteinen työtapaturmavakuutus on voimassa myös etätyössä. Työtapaturmaturva koskee vain tapaturmia, jotka tapahtuivat työssä tai työstä johtuvista olosuhteista tai työmatkalla. Työntekijällä on selvitysvelvollisuus niistä olosuhteista, joissa tapaturma sattui. 5.4 Työterveyshuolto Etätyöntekijällä on oikeus käyttää samoja työterveyshuollon palveluita kuin tehdessään työtä kiinteässä työpaikassaan. Työntekijä voi käyttää etätyöpistettä lähinnä olevaa työterveysasemaa. 5.5 Vuosilomat ja muut vapaat 5.6 Koulutus Vuosilomat, sairaslomat, perhevapaat ja muut vapaat määräytyvät etätyössä työsopimusmääräysten mukaisesti. Vuosilomat, opinto- ja muut vapaat anotaan etukäteen normaalin käytännön mukaisesti. Sairaustapauksissa tulee menetellä kuten muulloinkin. Sairastumisesta tulee ilmoittaa välittömästi työpaikalle.

6 5.7 Työvälineet 6 Etäyhteydet Etätyöntekijällä on sama oikeus kehittyä ja osallistua valmennusohjelmiin ja omaehtoiseen opiskeluun kuin vastaavillä työntekijöillä työnantajan tiloissa ja heidän osaltaan noudatetaan samoja arviointiperusteita kuin muihinkin työntekijöihin. Etätyöntekijän esimiehellä on vastuu varmistaa hänen osallistumismahdollisuutensa mm. riittävällä tiedottamisella ja puheeksi ottamisella kehityskeskusteluissa. Etätyöstä sovittaessa on selvitettävä, mitä työvälineitä ja muita työtarvikkeita etätyö edellyttää. Samalla sovitaan työvälineiden hankkimisesta. Pääsääntöisesti työnantaja hankkii etätyöhön vaadittavat laitteet ja työvälineet ( tietokone, etäyhteydet, tunnistamisratkaisut jne.) Puhelimen käytössä noudatetaan matkapuhelimen käyttöä koskevia periaatteita. Etätyöntekijän tulee noudattaa työnantajan turvaohjeita sekä normaalia huolellisuutta käsitellessään työnantajan hankkimia työvälineitä. Etätyötä varten työnantajan hankkimat välineet ovat tarkoitettu vain työtehtävien hoitamiseen, ei muun perheen käyttöön. Etäyhteys työnantajan tietojärjestelmiin tarkoittaa sitä, että työntekijä käyttää työnantajan tietojärjestelmiä suojatun yhteyden kautta muualta kuin normaalilta työpaikaltaan. Etäyhteyden saa toteuttaa vain työnantajan hyväksymällä tavalla. Etäyhteyden kautta työntekijä voi turvallisesti käyttää niitä tietojärjestelmiä, joiden käyttö sitä kautta sallitaan. Etäyhteyden käyttö on mahdollista vain työnantajan luvalla, koska se aiheuttaa kustannuksia työnantajalle. 7 Työtila ja kalusteet Ennen etätyösopimuksen tekemistä tulee keskustella aiotun työpisteen soveltuvuudesta työn tekemiseen. Työtilan tulee täyttää työskentelyn työturvallisuus- ja ergonomiset vaatimukset. Työntekijän tulee varata työtila, jossa hän voi työskennellä ottaen huomioon käsittelemiensä asiakirjojen julkisuusaste. Lisäksi hänen tulee voida säilyttää työhön liittyviä asiakirjoja ja laitteita turvallisesti. Etätyössä olevan työntekijän työpaikan työhuone ja työasema ovat etätyön aikana työnantajan käytettävissä niin sovittaessa. 8 Kustannusten korvaaminen Etätyössä olevan työmatkojen matkakustannusten korvauksissa noudatetaan valtion matkustussääntöä. Etätyöntekijän matkat etätyöpisteen, kodin ja työpaikan välillä ovat normaaleja työmatkoja ja niiden osalta matkakustannuksia ei korvata. Etätyöjakson aikana koti tai muu sovittu etätyöpiste on työmatkan lähtöpiste lähdettäessä työmatkalle. Etätyöpisteen tilojen ja kalustuksen järjestäminen on etätyöntekijän vastuulla eikä työnantaja yleensä osallistu niiden kustannuksiin. Työnantaja vastaa säännölliseen etätyöhön tarvittavien laitteiden, ohjelmistojen ja tietoliikenneyhteyksien hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta sekä tehtävien edellyttämän tietoliikenteen kustannuksista. Mikäli etätyöntekijällä on oma tietoliikennenyhteys, tulee sopimuksessa erikseen määritellä se, miten työnantajan osuus kustannuksista määritellään ja laskutetaan. 9 Tietoturvallisuusvaatimukset Etätyössä käytettäviä tietoja ja välineitä sekä niiden suojaamista, säilyttämistä ja hävittämistä koskevat samat säännöt kuin kiinteällä toimipaikalla. Etätyöntekijän vastuulla on huolehtia asiakirjojen ja

7 10 Verotus tallenteiden turvallisesta käsittelystä, säilyttämisestä ja tuhoamisesta. Työssä esille tulevien asioiden normaalin julkisuus- ja henkilötietolainsäädännön mukaisen salassapitovelvollisuuden lisäksi työntekijällä on etätyön aikana erityinen vastuu tietosuojan säilymisestä siltä osin kuin se liittyy hänen kotonaan säilytettävään aineistoon. Tietoliikennenyhteydet ja niiden suojaus toteutetaan työnantajan määrittelemällä tavalla. Työnantajan hankkimat työvälineet ja laitteet eivät ole verotettavaa etuutta työntekijälle, koska niitä käytetään vain etätyön tekemiseen. Työntekijä saa vähentää kotona olevan työhuoneen ja hankkimiensa työvälineiden kustannukset tuloistaan tulonhankkimisvähennyksenä verohallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. 11 Etätyön arviointi Työntekijän kanssa tulee aina sopia työn tavoitteista, raportoinnista ja työtulosten seurannasta. Tämän toteuttamiseksi etätyöntekijän tulee olla riittävästi yhteydessä työpaikan esimieheensä tai muuhun sovittuun henkilöön joko puhelimitse tai sähköpostitse. Työntekijää koskevat etätyössä samat oikeudet ja velvoitteet kuin, jos hän työskentelisi varsinaisella työpaikallaan, joten hänen on myös omaaloitteisesti pidettävä yhteyttä omaan työyksikköönsä. Etätyön arviointia ( tarkoituksenmukaisuus, kehittäminen yms.) on tarvittaessa tehtävä ennen etätyön aloittamista ja sen aikana esimiehen ja koko työyhteisön henkilöstön kanssa. Etätyötä tekevän henkilön omissa kehityskeskusteluissa ja ryhmäkehityskeskusteluissa otetaan esille etätyön sujuminen ja sen tarkoituksenmukaisuus. 12 Etätyön päättyminen Etätyö päättyy, kun sovittu määräaika on kulunut umpeen eikä uutta sopimusta ole tehty. Sekä asinomaisella työntekijällä että työnantajalla on oikeus lopettaa etätyö, jolloin asianomainen palaa työskentelemään työnantajan tiloihin. Etätyön päättämisen yhteydessä on varmistettava seuraavat asiat: työntekijä palauttaa käytössään olleet työnantajan laitteistot ja ohjelmistot, etätyötä varten perustetut tietoliikenneyhteydet puretaan, etätyössä käytetyt käyttäjätunnukset ja salasanat sekä muut etätyöhön liittyvät oikeudet lopetetaan, mikäli niitä ei tarvita normaalilla työpaikalla kaikki tallenteet ja asiakirjat palautetaan työnantajalle, myös kaikki muu etätyöskentelyä varten hankittu työnantajan omaisuus palautetaan työnantajalle

8 13 Voimaantulo Nämä etätyön tekemistä koskevat ohjeet tulevat voimaan Malliorganisaatiossa XX.XX.20XX. Yhtiön hallitus LIITTEET Liite 1. Etätyösopimus (organisaatiokohtainen) KANSALLINEN ETÄTYÖPÄIVÄ - FIKSUMMAN TYÖN MANIFESTI Etätyö on puhuttanut julkisessa keskustelussa. Organisaatiot kuten Microsoft, DNA ja Työterveyslaitos järjestivät viidennen kerran Kansallisen etätyöpäivän syksyllä Ajatuksena on uudistaa suomalaista työtä ja tuoda uusia ajatuksia arkiseen työntekoon. Samalla haastateltiin suomalaisia organisaatioita ja työntekijöitä, jotta saataisiin näkemyksiä ja kokemuksia työnteosta. Tutkimuksessa lanseerattiin termi #fiksumpityö sekä Fiksumman työn manifesti. Ohessa lyhyt kuvaus tuloksista: 1 Johda vapaudella Fiksumman työn johtaja on vapaan tyylin ja avoimen keskustelun puolestapuhuja. Aikaa ei haluta käyttää esimiehelle raportointiin. Tämän päivän johtaminen on sitä, että yhdessä juostaan kohti samaa maalia, mutta tyyli on vapaa. Erilaisuus siis huomioidaan kunkin työntekijän kohdalla. 2 Jokaisella on valta vaikuttaa - Fiksummassa työssä jokaisella työntekijällä on aitoa valtaa vaikutta oman työnsä tekemiseen. Jokainen työntekijä on oman työnsä paras asiantuntija siinä, miten työ voitaisiin järjestää tavalla nostaen tehoja ja hyvinvointia. Luottamus on fiksumman työn kantava voima. 3 Tee työtä toisin kuin ennen - Ei juututa vanhaan tapaa vaan paras tapa valitaan tilanteen mukaan. Joustavuutta korostamalla uskalletaan kokeilla erilaisia toimintatapoja jopa erehtymisen uhalla. Mottona yhdessä ja parasta ratkaisua etsien. 4 Missiona onnellinen ihminen - Onnellinen ihminen on paras työntekijä. Tänä päivänä yhä useammin työn ja vapaa-ajan raja on hämärtynyt. Työt menevät iltojen ja viikonloppujen puolelle. Vastaavasti harrastustoiminta voisi mennä työn puolelle, jolloin tuloksena olisi virkistynyttä mieltä, enemmän kontakteja ja vähemmän huonoa omatuntoa. Vapaa-ajan harrastusten tukeminen hyödyntää kaikkia. Irtautuminen kiinteästä työpisteestä ja työajasta antaa työntekijälle mahdollisuuden hoitaa työtehtävänsä silloin kun se työntekijälle parhaiten sopii. Työtyytyväisyys kasvaa ja työteho nousee sekä työnantaja että työntekijä voittavat

9 YHDESSÄ YKSIN TEKEMINEN Etätyötä ja työtä yksin halutaan tänä päivänä tehdä yhä enemmän yhdessä muiden kanssa. Useista suomalaisista kaupungeista löytyy tähän tarkoitukseen varattuja yhteisöllisiä toimitiloja sekä työntekijöille, yrittäjille että opiskelijoille. Samalla on mahdollisuus verkostoitua sekä saada erilaisia palveluita (kuten kirjanpito-, juristi- ja printtipalveluita) saman katon alta. Työtä tehdään yksin ja yhdessä myös kahviloissa, kirjastoissa sekä kodeissa. Erään tutkimuksen mukaan puolet yksintekevistä on opiskelijoita ja toinen puoli koostuu sekä julkisen että yksityisen sektorin työntekijöistä ja freelancereista. Yhteisöllisyys on varteenotettava vaihtoehto etätyölle etenkin jos tehtävä työ inspiroituu ja tehostuu yhteisöllisyyden avulla.