ETÄTYÖ SYKESSÄ

Transkriptio

1 ETÄTYÖ SYKESSÄ

2 ETÄTYÖ SYKESSÄ SISÄLTÖ Sivu 1. Johdanto 3 2. SYKEn etätyöpolitiikka 3 3. Etätyön edut ja haitat 3 4. Etätyön soveltuvuus SYKEn tehtäviin 4 5. Käytännön menettelytavat 5 6. Etätyö johtamisen haasteena 6

3 1. Johdanto Suomen ympäristökeskuksen (SYKE) etätyökäytännöissä on noudatettu SY- KEn antamia ohjeita. Seuraavassa on tarkoitus ajanmukaistaa, selkeyttää ja yhdenmukaistaa SYKEn etätyökäytänteitä. SYKEssä etätyö työskentelymuotona on lisääntynyt vuosi vuodelta. Etätyöstä on saatu runsaasti kokemuksia. Viimeisimmät kokemustiedot saatiin lokakuussa 2011 tehdyn kyselyn avulla. Näitä tietoja on käytetty hyväksi määriteltäessä SYKEn etätyöpolitiikkaa sekä etätyössä noudatettavia menettelytapoja ja käytäntöjä. Etätyön keskeisiä tunnusmerkkejä on, että työ, jota voitaisiin tehdä työnantajan työtiloissa, tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella, yleensä kotona. Etätyön nykyistä laajemmalla käytöllä SYKE voi osaltaan vaikuttaa myönteisesti kestävän kehityksen toteutumiseen. Vähentyvä työmatkaliikenne, erityisesti, jos yksityisautoilu vähentyisi, pienentää polttoaineen kulutusta ja edelleen kasvihuonekaasu- ja muita päästöjä ilmaan. 2. SYKEn etätyöpolitiikka SYKEssä tuetaan ja edistetään etätyöskentelyä. Etätyö voi olla joko säännöllistä taikka satunnaista. Etätyön tavoitteena on - lisätä työn tekemisen joustavuutta - parantaa työn tuloksellisuutta - vähentää työmatkoista aiheutuvaa ympäristökuormitusta - tukea SYKEn kiinnostavuutta työpaikkana SYKEssä etätyötä kehitetään ja toteutetaan seuraavien periaatteiden pohjalta: - henkilöstöä kohdellaan tasapuolisesti ottaen huomioon erilaisten työtehtävien luonne - etätyöskentelyssä noudatetaan yhtenäisiä käytäntöjä, joita päivitetään kokemusten perusteella - etätyön hyötyjä, haittoja ja vaikuttavuutta seurataan sekä toiminnan että henkilöstön kannalta 3. Etätyön edut ja haitat Joustavat työnteko- ja työaikajärjestelyt ovat tärkeä keino lisätä henkilöstön jaksamista ja tuloksellisuutta. Niillä voidaan saavuttaa myös kilpailuetua perinteisiä työskentelymuotoja noudattaviin työnantajiin nähden. Työnantaja voi saada välillistä hyötyä etätyöstä (esim. tuottavuuden kasvuna) työntekijän

4 työmotivaation lisääntymisen kautta. Etätyön yleistyessä tilankäyttöä työpaikalla voidaan tehostaa. Suurimpia haasteita organisaation kannalta ovat etätyön johtamiseen liittyvät kysymykset (tehtäväjärjestelyt, tiedon kulku, tasapuolinen kohtelu). Työntekijän kannalta etätyön etuna on työajan joustavuus ja mahdollisuus yhteen sovittaa työtä ja perhe-elämää. Etätyössä työntekijältä kuluu työmatkoihin vähemmän aikaa kuin muuten. Kotona tehtävässä etätyössä työmatkat jäävät kokonaan pois. Kotona tehtävän etätyön hyvinä puolina nähdään työn itsenäisyys sekä rauhallinen työympäristö. Haasteena sykeläiset ovat pitäneet erityisesti ergonomiaa, työn ja vapaa-ajan rajojen hämärtymistä ja tiedon kulkua varsinaisen työpaikan ja etätyöpaikan välillä.. 4. Etätyön soveltuvuus SYKEn tehtäviin Etätyöskentelyn lähtökohtana on tehtävän luonne ja sen soveltuvuus etätyönä tehtäväksi. Kussakin tapauksessa tulee huolellisesti harkita, sopiiko etätyö tehtävien hoitamiseen sekä yleensäkin selvittää etätyön hyödyt ja haitat. Työn ohjauksen ja valvonnan sekä yhteistyön toimivuuden kannalta paras etätyön muoto on sellainen, jossa välillä työskennellään etätyöpisteessä ja välillä vakituisella työpaikalla. Johto- ja esimiestehtävissä etätyö soveltuu rajoitetusti. Esimiesten edellytetään olevan tavoitettavissa ja tavattavissa. Toisaalta johto- ja esimiestyöhön kuuluu paljon työvaiheita, jotka soveltuisivat hyvin tehtäväksi etätyönä. Tutkimus-, kehittämis- ja asiantuntijatehtäviin etätyö soveltuu hyvin. Etätyö voi tulla kyseeseen esim. silloin, kun työntekijä itsenäisesti laatii hanke- /työsuunnitelmaa, tekee esiselvityksiä tai laatii raportteja/julkaisuja. Myös tietojärjestelmien kehittäminen ja toteuttaminen voivat tietyiltä osin soveltua etätyönä tehtäväksi. Asioiden valmistelija-, toimisto- ja tukitehtäviin sisältyy monesti sellaisia työvaiheita (hankkeiden esivalmistelutehtävät sekä erilaisten yhteenvetojen laadinta), joissa on mahdollista soveltaa etätyötä. Sihteeritehtävät ja hallinnon tukitehtävät edellyttävät yleensä työpaikalla työskentelyä. Näistäkin tiettyjä tehtäviä, kuten julkaisujen taitto, tilastojen ja yhteenvetojen tekeminen, tallennustyö ja yleensäkin itsenäiset, pitempikestoiset työvaiheet, voidaan tehdä etätyönä. Laboratoriossa etätyö soveltuu vain sellaisiin tehtäviin, jotka eivät ole laboratoriolaitesidonnaisia. Näissä sekä toimisto- ja tukitehtävissä etätyö edellyttää käytännössä usein tehtävien (tehtävänkuvien muuttaminen) uudelleenjärjestelyjä. Asiakaspalveluun etätyö soveltuu melko huonosti, koska useimmissa tapauksissa työpaikalla läsnäolo on oleellinen osa tehtävänkuvaa. Puhelimitse tai sähköpostilla tapahtuva asiakaspalvelu voidaan tehdä myös etätyönä.

5 5. Käytännön menettelytavat Etätyösopimus Etätyö voi olla joko säännöllistä tai satunnaista. Säännöllisestä etätyöstä laaditaan kirjallinen sopimus SYKEn lomakeluettelossa olevalle lomakepohjalle. Sopimuksessa sovitaan mm. työtehtävistä, etätyöpaikasta, työajoista, työvälineistä ja laitteista sekä etätyöstä syntyvien kustannusten korvaamisesta. Satunnaisesta etätyöstä ei laadita erillistä etätyösopimusta. Tällöinkin noudatetaan soveltuvin osin näitä ohjeita. Etätyöntekijän palkkaus- ym. palvelussuhteen ehdot säilyvät pääsääntöisesti ennallaan, ellei työtehtävissä tapahdu muutoksia. On suositeltavaa, että etätyösopimus tehdään vähintään 6 kuukaudeksi ja enintään 24 kuukaudeksi kerrallaan. Erityistapauksissa (esim. selkeä tietyn ajan kestävä raportin kirjoitus) tästä suosituksesta voidaan poiketa. Sopimusta voidaan tarkistaa aina uusimisen yhteydessä vuosittain. Etätyö voidaan keskeyttää siitä erikseen sopien. Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen. Etätyöaloitteen voi tehdä joko työntekijä tai työnantaja. Päätöksen etätyöstä tekee keskuksen/erillisyksikön päällikkö. Koska etätyö poikkeuksetta vaikuttaa koko työyhteisön toimintaan, on tarpeen käsitellä asia osana toimintayksikön toiminnan suunnittelua. Suositeltavin etätyömuoto työyhteisön toimivuuden ja tiedonkulun varmistamiseksi on 1-2 päivää/viikko etätyönä ja loput päivät työpaikalla. Jos toimintayksikössä on useampi henkilö etätyössä, yhteiset tiedotus- ym. tilaisuudet tulee sopia riittävän ajoissa. Työvälineet, etäyhteydet ja niihin liittyvien kustannusten korvaaminen Pääsääntö on, että etätyössä käytetään työnantajan laitteita ja ohjelmistoja. SYKE antaa etätyöntekijän käyttöön kannettavan tietokoneen ja matkapuhelimen. Etäpalveluiden käyttöönotosta ja uusien laitteiden hankinnasta tulee aina sopia esimiehen kanssa. SYKEn työntekijöille on tarjolla erilaisia etäyhteystapoja, joista voi valita omiin työtehtäviin toimivimman vaihtoehdon. Palveluiden käyttöönotosta tulee ottaa hyvissä ajoin yhteyttä ICT-tukeen. Tällä varmistetaan oikeiden välineiden ja etäyhteystapojen käyttö. Työnantaja huolehtii laitteiden ohjelmistoasennuksista, huollosta ja korjauksesta. Nämä toimenpiteet tehdään aina työpaikalla. Tämä edellyttää, että työntekijä huolehtii omalla kustannuksellaan laitteiden kuljetuksesta vakituisen työpaikan ja etätyöpaikan välillä. Palvelussuhteen ehdot Etätyö ei sinänsä vaikuta palkkaukseen eikä muihin palvelussuhteen ehtoihin. Etätyön aikana noudatetaan säännöllistä työaikaa koskevia säännöksiä. Ylityön tekeminen ja korvaaminen ei yleensä ole mahdollista työskenneltäessä kotona, koska työnantajalla ei ole mahdollisuutta seurata tehdyn työn tai työtuntien määrää. Vuosilomat pidetään vahvistetun suunnitelman mukaisesti.

6 Sairastumis- ym. tapauksissa menetellään kuten muutoinkin eli niistä ilmoitetaan työpaikalle. Virka-/työmatkat tehdään valtion matkustussäännön mukaisesti. SYKE ei korvaa etätyöpaikan ja vakituisen työpaikan välisiä työmatkoja. Työsuojelu, työterveyshuolto ja työtilat Ennen etätyöhön siirtymistä on kiinnitettävä huomiota etätyöpaikan työskentelyolosuhteisiin sekä mahdollisiin henkisiin kuormitustekijöihin. Etätyöstä järjestetään erillinen infotilaisuus v Tapaturmien osalta työn ja vapaa-ajan erottaminen voi kotona tehtävässä työssä joskus olla vaikeaa ja suositeltavaa on, että etätyöntekijä ottaa itselleen omakustanteisen vapaa-ajan tapaturmavakuutuksen. Valtiokonttorin tulkinnan mukaan tapaturma korvataan työtapaturmana vain, jos se sattuu työtehtäviä hoidettaessa tai työmatkalla. Etätyötä tekevät kuuluvat SYKEn järjestämän työterveyshuollon piiriin. Etätyö mahdollistaa työtilojen käytön tehostamisen varsinaisella työpaikalla. Mikäli työntekijä tekee etätyötä vähintään kahtena päivänä viikossa, hän jakaa työhuoneen jonkun toisen kanssa tai työskentelee yhteiskäyttöön osoitetuissa työskentelytiloissa. Työaika ja yhteydenpito Etätyössä päivittäisen työajan säätely on etätyöntekijän omalla vastuulla ja harkinnassa. Esimiehen tulee seurata etätyöskentelyn tuloksellisuutta ja vaikutuksia sekä henkilön työn että työyhteisön toiminnan kannalta. Tulosten raportointi tapahtuu esimiehen kanssa sovittavalla tavalla. Yhteydenottoja varten etätyöntekijän on oltava päivittäin tavoitettavissa. Muutenkin on kiinnitettävä erityistä huomiota etätyötä tekevän työntekijän ja esimiehen vuorovaikutuksen ylläpitämiseen sovituin tapaamisin tai muilla keinoin. Henkilöstökoulutus Etätyöntekijöillä tulee olla samat mahdollisuudet koulutukseen kuin muillakin on. Koulutukseen osallistuminen on otettava huomioon etätyölle asetettavia tavoitteita ja aikatauluja laadittaessa. Tietoturva Etätyössä, kuten työpaikallakin, tulee noudattaa kaikkia ympäristöhallinnon tietoturvasta annettuja ohjeita. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota ympäristöhallinnon Etäyhteyksien ja etäkäyttölaitteiden tietoturvaohjeeseen. 6. Etätyö johtamisen haasteena Etätyö aiheuttaa haasteita johtamiselle. Etätyön johtaminen tuleekin sisällyttää SYKEn esimiesvalmennukseen. Etätyössä on kyse luottamuksesta ja vastuusta. Etätyö edellyttää toisaalta esimieheltä luottamusta työntekijään ja toisaalta työntekijältä vastuuta ja korkeaa työmoraalia.

7 Käytettäessä etätyötä esimiesten tulee huolehtia siitä, että henkilöstöä kohdellaan mahdollisimman tasapuolisesti. Tasapuolisuuden vaatimus tulee esille erityisesti silloin kun harkitaan, mihin tehtäviin etätyö työskentelymuotona sopii ja siinä, kun tehtävien hoitoa joudutaan järjestelemään varsinaisella työpaikalla työskentelevien ja etätyötä tekevien välillä.

8