RAAHEN KAUPUNGIN ETÄTYÖPERIAATTEET

Transkriptio

1 RAAHEN KAUPUNGIN ETÄTYÖPERIAATTEET Hallintolautakunta

2 1 Sisältö 1. Mitä etätyöllä tarkoitetaan? Etätyön käsite Etätyöksi soveltuva työ Etätyöstä sopiminen Etätyöpaikka Etätyösopimus Palvelussuhteen ehdot etätyön aikana Yleistä Palkka etätyön aikana Työaika etätyössä Yhteydenpito työpaikalle ja työn raportointi Muut palvelussuhteen ehdot etätyön aikana Työvälineet Atk-tuki etätyöntekijälle Etäyhteydet Työsuojeluasiat etätyössä Yleistä Tapaturma etätyöpäivänä Työterveyshuolto Kustannusten korvaaminen Verotus Vakuutukset Tietoturva ja salassapito Etätyön lopettaminen... 7 RAAHEN KAUPUNGIN ETÄTYÖN TIETOTURVAPERIAATTEET... 9 ETÄTYÖN TIETOTURVAOHJEET KÄYTTÄJÄLLE... 12

3 2 1. Mitä etätyöllä tarkoitetaan? 1.1 Etätyön käsite Etätyö tarkoittaa sitä, että viranhaltija/ työntekijä tekee normaaliin työhönsä kuuluvia tehtäviä osan aikaa tai määräajan etätyösopimuksessa määritellyssä paikassa työnantajan toimitilojen ulkopuolella. 1.2 Etätyöksi soveltuva työ Etätyöksi soveltuu kaikki sellainen työ, joka ei ole nimenomaisesti työnantajan työpaikkaan sidottua ja jossa tarve henkilökohtaiseen kanssakäymiseen tai työn välittömään seurantaan on vähäinen. Etätyönä voidaan tehdä sellaista työtä, jonka tekemiseen tarvittavan materiaalin voi helposti ottaa mukaansa tai saada tiedot tietojärjestelmistä käsin. Töitä arvioitaessa on harkittava myös sitä, missä määrin niiden tekemiseen tarvitaan kollegoiden apua tai vaikkapa työpaikalla olevaa arkistotietoa. Etätyö sopii parhaiten itsenäisiin asiantuntija- ja suunnittelutehtäviin, raporttien ja muistioiden laatimiseen, laajojen tekstien kirjoittamiseen, tekstinkäsittelytehtäviin ja muihin keskittymistä vaativiin itsenäisesti suoritettaviin töihin, jotka suoritetaan yleensä tietoteknisten välineiden avulla ja yhteydenpito työnantajaan voidaan hoitaa tietoliikennevälineiden (esim. puhelin ja sähköposti) kautta. Etätyönä tehtävällä työllä on oltava selkeät, mitattavat tavoitteet ja aikataulut. Työn on myös oltava ensisijaisesti yhden henkilön itsenäisesti suorittamaa, eikä työtehtävän hoitaminen edellytä työntekijän jatkuvaa työpaikalla olemista. Etätyön valvonnasta on sovittava erikseen, koska esimiehellä ei ole työjohto- ja valvontavaltansa puolesta oikeutta mennä työntekijän kotiin ilman lupaa. 1.3 Etätyöstä sopiminen Palvelukeskukset harkitsevat omassa organisaatiossaan sen, onko etätyötä mahdollista tehdä ja minkä tehtävien hoitamiseen etätyö soveltuu. Etätyön tekemisestä ja sen muodosta sovitaan siihen halukkaan viranhaltijan/ työntekijän kanssa palvelukeskuksen sisällä. Etätyön tekemisestä sovitaan kirjallisella sopimuksella, jonka allekirjoittavat työntekijä, lähiesimies ja palvelukeskuksen johtaja. Sopimus tehdään kahtena kappaleena, joista toinen jää työntekijälle ja toinen palvelukeskuksen johtajalle. Kopio etätyösopimuksesta toimitetaan atk-palveluihin ja etätyötä valvovalle lähiesimiehelle tiedoksi. Etätyöpäivät on merkittävä sähköiseen kalenteriin. Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen. Työnantaja päättää etätyön tekemisestä ottamalla huomioon työn luonteen ja etätyöstä kiinnostuneen työntekijän mahdollisuudet selvitä etätyönä suoritettavista työtehtävistä. 1.4 Etätyöpaikka Etätyöpaikka on useimmiten työntekijän koti, mutta tarvittaessa myös muusta työn suorituspaikasta voidaan sopia. Etätyötä tekevän on ilmoitettava esimiehelleen välittömästi tarpeestaan tehdä työtä muussa kuin sopimukseen kirjatussa etätyöpaikassa.

4 2. Etätyösopimus 3 Työntekijä ja työnantaja sopivat aina kirjallisesti etätyötehtävistä ja niiden sisällöstä. Etätyö perustuu aina vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen. Työnantaja päättää etätyön tekemisestä ottamalla huomioon etätyön luonteen ja etätyöstä kiinnostuneen työntekijän mahdollisuudet selvitä etätyönä suoritettavista työtehtävistä. Etätyöstä laaditaan aina kirjallinen sopimus, jonka allekirjoittavat työntekijä, lähiesimies ja palvelukeskuksen johtaja. Etätyösopimuksessa sovitaan ainakin etätyönä tehtävistä työtehtävistä, etätyöpaikasta, etätyöajan pituudesta, työajasta, etätyössä käytettävistä työvälineistä ja laitteista sekä yhteydenpidosta työnantajan ja työntekijän välillä. Etätyö voidaan toteuttaa kokoaikaisena tai osa-aikaisena siten, että osa viikkotyöajasta ollaan varsinaisessa työpisteessä ja osa etätyöpisteessä. Etätyö on kokoaikaista silloin, kun työntekijä työskentelee koko ajan työnantajan tilojen ulkopuolella ja käy työpaikalla vain tarvittaessa. Kokoaikaisena etätyö voidaan toteuttaa esim. projektiluonteisissa tehtävissä. Etätyö on osittaista silloin, kun työntekijä työskentelee osan työajastaan työnantajan tiloissa, mutta säännöllisesti (esim. 1-2 päivää viikossa) sovitussa etätyöpaikassa. Etätyö on satunnaista silloin, kun työntekijä tekee aika ajoin, mutta toistuvasti, jonkin yksittäisen työtehtävän tai työpäivän sovitussa etätyöpaikassa. Etätyösopimus voidaan tehdä tietylle määräajalle tai toistaiseksi voimassa olevaksi. Toistaiseksi voimassa olevan etätyösopimuksen voi kumpi tahansa osapuoli päättää 2 kuukauden siirtymäaikaa noudattaen. 3. Palvelussuhteen ehdot etätyön aikana 3.1 Yleistä Etätyössä oleva henkilö on normaalissa palvelussuhteessa kaupunkiin ja häneen sovelletaan pääsääntöisesti samoja palvelussuhteen ehtoja kuin muuhunkin henkilöstöön. Työ- ja virkasuhteessa tehtävään etätyöhön sovelletaan voimassa olevaa työlainsäädäntöä ja kunnallisella alalla käytössä olevia virka- ja työehtosopimuksia. Etätyötä tekevällä työntekijällä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin. 3.2 Palkka etätyön aikana Mikäli etätyöntekijä tekee etätyönä samoja työtehtäviä kuin varsinaisella työpaikalla työskennellessään, palkka säilyy entisellään. Mikäli tehtävien vaativuus tai säännöllinen työaika muuttuu etätyöhön siirryttäessä, määritellään palkkaus uudelleen.

5 4 3.3 Työaika etätyössä Etätyössä noudatetaan normaalia säännöllistä työaikaa tai sovittua osatyöaikaa, eli se vastaa työntekijän säännöllistä työaikaa. Timecon-leimaus etätyöpäivänä Työajan merkitseminen Timeconiin tehdään leimaamalla etätyöpäivää edeltävänä päivänä työpäivän päätyttyä työmatka ulos. Etätyöskentelypäivänä ei tehdä työaikaleimauksia, eli liukuvan työajan piirissä olevien työaikasaldo ei muutu etätyöpäivinä. Etätyöpäivät on merkittävä sähköiseen kalenteriin. Työn tekemisestä muulloin kuin liukuvan työajan puitteissa tai muina kuin työpäivinä on oltava erillinen maininta etätyösopimuksessa. Poikkeavista työaikajärjestelyistä ja tavoitettavuudesta etätyöpäivinä on tiedotettava myös työkavereille ja yhteistyökumppaneille. Etätyönä tehtävät työt määritellään siten, ettei etätyöpäivinä synny lisä- tai ylityötä. Mahdollisia lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityökorvauksia maksetaan vain poikkeuksellisesti ja työnantajan työhön etukäteen antaman määräyksen perusteella. Edellytyksenä määräyksen antamiselle ja korvauksen maksamiselle on se, että työhön käytetty aika ja tehdyn työn määrä on luotettavasti selvitettävissä. 3.4 Yhteydenpito työpaikalle ja työn raportointi Etätyössä ollessaan työntekijä saa pääsääntöisesti tehdä säännöllisen työaikansa itse valitsemanaan aikana. Etätyön luonteen vuoksi tavanomainen valvonta ei ole tarkoituksenmukaista, vaan etätyöntekijä saa tehdä hänelle annetut tehtävät haluamanaan aikana sovitun määräajan kuluessa. Työntekijän ja työnantajan on kuitenkin sovittava siitä, milloin työntekijä on päivittäin tavoitettavissa esim. puhelimitse. Työntekijä ja työnantaja sopivat erikseen työn tavoitteista, raportoinnista ja työtulosten seurannasta. Painopiste on työn tuloksissa. 3.5 Muut palvelussuhteen ehdot etätyön aikana Vuosiloma, sairausloma, perhevapaat ja muut virka- ja työvapaat sekä niiden antaminen määräytyy etätyössä virka- ja työehtosopimusmääräysten sekä Raahen kaupungin menettelytapaohjeiden mukaisesti. Ne anotaan etukäteen kaupungin normaalin käytännön ja ohjeistuksen mukaisesti. Sairastumisesta on ilmoitettava esimiehelle normaalisti kaupungin menettelytapaohjeiden mukaisesti. Etätyössä olevalle varataan sama mahdollisuus osallistua koulutus- ym. tilaisuuksiin kuin varsinaisessa työpisteessä työskenteleville ja etätyöntekijöiden osalta noudatetaan samoja arviointiperusteita kuin muidenkin työntekijöiden.

6 5 4. Työvälineet Etätyöstä sovittaessa selvitetään, mitä työvälineitä ja muita tarvikkeita etätyö edellyttää. Pääsääntöisesti työnantaja antaa kokoaikaiseen ja osittaiseen etätyöhön vaadittavat työvälineet, eli etätyö tehdään työnantajan hankkimilla työvälineillä. Etätyöntekijän on noudatettava normaalia huolellisuusvelvoitetta ja työnantajan ohjeita työnantajan hankkimia työvälineitä käyttäessään. Etäkäyttöä varten tarvittavat käyttöoikeudet on haettava esimiehen päätöksen mukaisesti atkpalveluista ja kopio etätyösopimuksesta on toimitettava atk-palveluihin tiedoksi. Työnantaja ei vastaa etätyöpisteen ergonomiasta. 4.1 Atk-tuki etätyöntekijälle Atk-tuki työnantajan omistamalle etäkäytössä olevalle laitteelle tarjotaan virka-aikana atkpalveluiden helpdesk-järjestelmän kautta. Paikan päälle tulevaa tukea ei tarjota, vaan atk-tuki hoidetaan tietohallinnon etätyövälineitä käyttäen. Jos etätuki ei näillä menetelmillä onnistu tai etätyöskentely estyy kokonaan tietoteknisten ongelmien vuoksi, on etätyöväline toimitettava atkpalveluihin huoltoa varten. Atk-tukea ei anneta kolmannen osapuolen tarjoamille internetyhteyksille, vaan käyttäjän on otettava internet-yhteyttä koskevissa ongelmatilanteissa yhteyttä omaan internet-operaattoriinsa. Etätyöyhteyden häiriötilanteissa työntekijä on velvollinen palaamaan etätyösopimuksessa määritellylle pysyväisluontoiselle työpaikalleen. 4.2 Etäyhteydet Etäyhteyttä varten etätyöpisteessä on oltava käytettävissä internet-liittymä, jonka hankkimisesta ja asentamisesta sekä siihen liittyvistä kustannuksista vastaa etätyöntekijä. Atk-palvelut toimittaa hyväksytyn etätyösopimuksen perusteella etätyöntekijälle etätyöhön tarvittavat atk-laitteet ja ohjelmistot hankintaprosessin mukaisesti. Atk-palvelut avaa suojatun yhteyden Raahen kaupungin tietoverkkoihin ja tietojärjestelmiin. Atk-palvelut ohjeistaa etätyöntekijää etäyhteyksien käyttöönotossa. Etätyöntekijällä on velvollisuus katkaista etäyhteys aina työnteon päätyttyä. 5. Työsuojeluasiat etätyössä 5.1 Yleistä Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös työhön, jota sopimuksen mukaan tehdään kotona tai siihen verrattavissa olosuhteissa. Työnantajalla on tarkastusoikeus etätyöpisteeseen (etätyöhön sovelletaan työturvallisuuslakia 738/2002).

7 Etätyöstä sovittaessa on syytä kiinnittää huomiota muun muassa seuraaviin asioihin: Mitkä ovat etätyön erityiset vaarat ja haitat terveydelle ja turvallisuudelle sekä miten niitä voidaan poistaa tai vähentää? Miten työnantaja voi tarvittaessa tarkastaa työolosuhteet ja työvälineet? Etätyöntekijällä on velvollisuus ilmoittaa työympäristössä esiintyvistä ongelmista Tapaturma etätyöpäivänä Etätyöpäivänä sattunut tapaturma on työtapaturma vain, jos se on sattunut työtehtäviä hoidettaessa tai työmatkalla. Työntekijällä on selvitysvelvollisuus niistä olosuhteista, joissa työtapaturma sattui. 5.3 Työterveyshuolto Etätyöntekijällä on oikeus etätyössä ollessaan käyttää samoja voimassa olevan työterveyshuoltosopimuksen mukaisia työterveyshuollon palveluita kuin työskennellessään varsinaisessa työpisteessään. 6. Kustannusten korvaaminen Työnantaja vastaa etätyön tekemisestä aiheutuvista kustannuksista. Etätyössä käytetään vain työnantajan hankkimia työvälineitä, tietokonetta ja puhelinta. Kustannukset hoidetaan samaan tapaan kuin normaalisti työnantajan tiloissa työskenneltäessäkin. Etätyöpisteen internet-liittymän kustannuksista vastaa etätyöntekijä itse (työnantaja ei siis korvaa etätyötä tekevä työntekijälle tämän kotona olevan verkkoyhteyden käyttöä etätyöpäivinä, mikäli hänellä on asianmukaisesti varustettu työpiste kaupungin työtiloissa). Mikäli viranhaltijalla/ työntekijällä ei ole kaupungin tiloissa työpistettä, sovitaan korvattavat kustannukset erikseen etätyösopimuksessa. Työn tekeminen etätyönä voi edellyttää, että työmatkoista ja niihin liittyvistä korvauksista sovitaan tavanomaista yksityiskohtaisemmin. Etätyösopimuksessa on sovittava, mitä pidetään työntekijän varsinaisena työntekopaikkana. Matkojen osalta lähtökohtana ovat seuraavat asiat: tavanomaisia kodin ja työpaikan välisiä matkoja ei korvata varsinaisten työmatkojen osalta etätyöntekijään sovelletaan Raahen kaupungilla voimassa olevia matkustusohjeita sekä KVTES:in säännöksiä matkakustannusten korvaamisesta 7. Verotus Työnantajan hankkimat työvälineet eivät ole työntekijälle verotettavaa etuutta, jos niitä käytetään vain etätyön tekemiseen. Työntekijä voi vähentää tuloistaan tulonhankkimisvähennyksenä käyttämänsä työhuoneen ja omien työvälineiden kustannukset Verohallinnon antamien ohjeiden mukaisesti, mikäli työnantaja ei kustannuksia korvaa.

8 7 8. Vakuutukset Raahen kaupungin lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa (tapaturmavakuutuslaki 4 1 mom.) työstä johtuvissa olosuhteissa työpaikalla, työmatkalla ja työnantajan asialla. Etätyötä tehtäessä Raahen kaupungin lakisääteinen tapaturmavakuutus korvaa ainoastaan työstä johtuvissa olosuhteissa tapahtuneita henkilövahinkoja (ks. kohta 5.1), ei vapaa-aikana sattuneita henkilövahinkoja. Etätyötä tehtäessä Raahen kaupungin vakuutus ei korvaa kummankaan (kaupunki ja työntekijä) omaisuudelle aiheutunutta vahinkoa. 9. Tietoturva ja salassapito Tietoturva saattaa asettaa rajoituksia etätyön tekemiselle, koska etätyöstä sovittaessa on aina huomioitava suojauksen tarve ja lainsäädäntö (henkilötietolaki, yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettu laki). Etätyöntekijän on noudatettava etätyössä Raahen kaupungin tietoturvaohjeita ja samaa salassapitovelvollisuutta, jota häneltä työssä ollessaan normaalistikin edellytetään. Luottamuksellisten tietojen osalta on selvitettävä, millaisia toimenpiteitä vaaditaan siihen, että tietojen luottamuksellisuus säilyy. Tärkeää on, että salassa pidettävän tiedon käsittely turvataan riittävästi myös etätyöpisteessä. Etätyössä syntyvät tai käytettävät, salassa pidettävät tiedot on säilytettävä lukitussa tilassa siten, etteivät esim. muut perheenjäsenet voi saada niitä nähtäväkseen. Luottamuksellisia ja sisäisiä tietoja käsiteltäessä on varmistettava se, etteivät ne joudu ulkopuolisten käsiin. Ulkopuolisilla tarkoitetaan tässä yhteydessä myös perheenjäseniä. Luottamuksellisen tiedon turvalliseen tuhoamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Tällaista tietoa sisältävää aineistoa ei saa hävittää talousjätteen mukana eikä jättää yleiseen paperinkeräykseen. Kaupungin etätyöhön luovuttamia välineitä saa käyttää vain etätyön tekemiseen, eikä niitä saa luovuttaa muiden käytettäväksi. Muilla tarkoitetaan tässä yhteydessä myös perheenjäseniä. Raahen kaupungin tietojärjestelmien käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia, eikä niitä saa missään olosuhteissa luovuttaa kenellekään. Salasanat on vaihdettava heti, jos on syytä epäillä niiden joutuneen ulkopuolisen tietoon. Työnantaja voi kerätä lokitietoa etäyhteyksien käytöstä, lokitiedostot säilytetään tietosuojasäädökset huomioiden. 10. Etätyön lopettaminen Työntekijällä on oikeus palata etätyön jälkeen samoihin tai vastaaviin tehtäviin, joita hän teki ennen etätyöhön jäämistään. Etätyön lopettamisen yhteydessä on oltava selkeä menettely työnantajan laitteistojen ja ohjelmien luovutuksesta, käyttöoikeuksien poistamisesta ja tietoaineistojen palauttamisesta. Tietoliikenneyhteydet puretaan ja etätyössä käytetyt tunnukset, salasanat ja oikeudet poistetaan.

9 8 Liitteet Liite 1 Liite 2 Etätyön tietoturvaperiaatteet Etätyön tietoturvaohjeet käyttäjälle

10 Liite 1 9 RAAHEN KAUPUNGIN ETÄTYÖN TIETOTURVAPERIAATTEET 1. Työn soveltuvuus etätyöhön Etätyössä viranhaltija/työntekijä tekee osan aikaa tai määräajan normaaliin työhönsä kuuluvia tehtäviä työnantajan toimitilojen ulkopuolella etätyösopimuksessa määritellyssä paikassa. Etätyö ei välttämättä edellytä kaupungin käytössä olevien tietojärjestelmien etäkäyttöä. Viranomaisen on huolehdittava tietojenkäsittelynsä turvallisuudesta ja tietojensa asianmukaisesta suojaamisesta myös etätyössä Henkilötiedot on etäkäytössäkin suojattava asiattomalta muuttumiselta, tuhoamiselta tai anastukselta. Arvioinnin työn soveltuvuudesta etätyöhön tekee aina palvelukeskuksen johtaja yhdessä esimiehen kanssa työntekijää kuultuaan. Arvioinnissa on otettava huomioon se, että etätyössä on enemmän tietoturvallisuusuhkia kuin työpaikoilla tapahtuvassa työssä ja niiden hallinta on vaikeampaa (mm. työnantajan resurssit ja tukipalvelut eivät ole aina etätyöntekijän käytettävissä, etätyöympäristön valvonta on vaikeaa, tietoliikenneyhteydet eivät toimi). Tehtävien soveltuvuuden arviointi on aina tehtävä tapauskohtaisesti ottaen huomioon etätyöympäristö, tietoturvallisuutta tukevien ratkaisujen sovellettavuus, käyttäjän tietotekniselle ja muulle osaamiselle asetetut lisävaatimukset sekä käsiteltävien tietojen luonne. 2. Etätyöstä sopiminen Etätyöstä ja -käytöstä sovitaan kirjallisesti. Sopimusta tehdessä varmistetaan ja sopimukseen kirjataan tietoturvallisuuden kannalta seuraavat seikat: etätyön tekemiselle on asialliset perustelut ja ne ovat organisaation toimintastrategian ja tietoturvapolitiikan mukaiset etätyöntekijän velvollisuus on noudattaa organisaation tietoturvallisuusohjeita etätyön piirissä olevat järjestelmät ja laitteet (luettelo siitä, mitä laitteita on annettu etätyökäyttöön, esimiehen on päivitettävä listaa tarvittaessa) etätyön lopettamiseen ja muutoksiin liittyvät menettelyt; etätyön lopettamisesta on tehtävä erillinen dokumentti ja kuitattava palautetuksi etätyössä käytetyt laitteet työnantajan etätyöympäristöön ulottuva valvontaoikeus ja -velvollisuus muussa kuin sähköisessä muodossa olevan tietoaineiston käsittely ja säilyttäminen kuka vastaa tilojen ja laitteiden turvallisuudesta miten etätyön tuki on järjestetty etäkäytön muut rajaukset, kuten käyttöaika 3. Etätyön tietoturvallisuusratkaisut Etätyön kannalta tärkeimmät tietoturvallisuusasiat liittyvät käyttäjän tunnistamiseen, tietoliikenteen suojaukseen ja tietojen luottamuksellisuuteen. Etätyöpisteen sijainti toimitilojen ulkopuolella on riskitekijä, sillä normaaleja tietoturvallisuustoimenpiteitä ei kyetä sellaisenaan ulottamaan etätyöympäristöön.

11 3.1 Hallinnollinen turvallisuus Tietojärjestelmien turvallinen käyttö kaupungin toimitilojen ulkopuolella tulee olla mahdollista ja sen tulee olla tietoturvapolitiikan mukaista. Erityistä huomiota on kiinnitettävä etätyöpisteen ja kaupungin verkon välisen tietoliikenteen luottamuksellisuuden turvaamiseen. Tietojärjestelmien etäkäyttöä tulee valvoa ja tarvittaessa tietoturvallisuuteen liittyvistä asioista on raportoitava palvelukeskuksen johtajalle. Puutteet tulee kirjata, ne tulee poistaa ja puutteiden poistamista tulee valvoa. Käytettävät valvontamenettelyt on käsiteltävä henkilöstön kanssa lain edellyttämällä tavalla. Etätyön lopettamisen yhteydessä tulee olla selkeät menettelyt työnantajan laitteistojen ja ohjelmien luovutuksesta, käyttöoikeuksien poistamisesta ja tietoaineiston palauttamisesta. Mahdollisuus etäyhteyteen suljetaan. 3.2 Henkilöstöturvallisuus Johdon on tuettava etätyöntekijää riittävällä koulutuksella ja asianmukaisilla tietoturvallisuusratkaisuilla. Etätyöntekijän on tiedostettava vastuunsa koko organisaation tietoturvan kannalta ja sitouduttava annettuihin ohjeisiin. Erityisen tärkeää on huomioida fyysiseen tietoturvaan ja aineistojen säilyttämiseen liittyvät asiat. Etätyön tietoturvaohjeeseen on kirjattu keskeiset käyttäjää koskevat tietoturvaohjeet. Etätyöntekijälle selvitetään etätyöhön liittyvien tukipalveluiden käyttö (mihin otetaan yhteyttä, miten tunnistaudutaan jne.) sekä käsitellään etätyössä olevien laitteiden hallinnoinnin vaikutukset (ohjelmien asennukset, käytön valvonta jne.). 3.3 Fyysinen turvallisuus Työnantajan ja etätyöntekijän on sovittava tietoturvallisuutta edistävistä menettelyistä, kuten esimerkiksi muun kuin sähköisessä muodossa olevan aineiston säilyttämisestä lukitussa tilassa ja työaseman tietojen salaamisesta tarvittaessa. Ennen etätyöluvan myöntämistä etätyöympäristö tulee katselmoida tai todeta muutoin etätyöhön soveliaaksi. Etätyöympäristön fyysistä turvallisuutta tulee voida myös valvoa säännöllisesti. Kannettavat ja mobiililaitteet voivat unohtua tai ne voidaan varastaa helpommin kuin kiinteässä toimipisteessä sijaitsevat laitteet. Mikäli tietojen luonne sitä vaatii, tiedot tulee salata. 3.4 Tietoliikenneturvallisuus Työnantaja voi rajoittaa tai kieltää tietoliikenneyhteyksiä etätyöhön käytettävään laitteeseen. Etätyöpisteen ja kaupungin tietoverkon välisen tietoliikenteen turvaaminen on keskeisessä asemassa etätyön tietoturvallisuuden kannalta. Tietoliikenneturvallisuus muodostuu molempien osapuolten tunnistamisesta ja yhteyden salaamisesta siten, että työnantajan järjestelmissä on varmuus, että yhteyden on ottanut siihen oikeutettu käyttäjä, ulkopuolinen ei voi saada selville tai muuttaa siirrettäviä tietoja ja etäkäyttäjä on varma, että on yhteydessä juuri oikeaan järjestelmään. Etäkäyttö tapahtuu internet-verkon välityksellä, joten yhteyden turvaamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Koska yhteys muodostetaan julkisen verkon yli, tulee yhteys salata yhteyden alka- 10

12 11 essa, ennen kuin salasanoja, käyttäjätunnuksia tai muita vastaavia tietoja siirretään. Ulkopuolisten tunkeutuminen työasemaan on estettävä palomuurin/tunkeutumisen estojärjestelmän avulla. Mikäli yhteydet toteutetaan etätyöpaikasta kiinteinä suoraan työantajan verkkoon, ei yhteyksiä tarvitse salata. Tällöin on kiinnitettävä muutoin huomio, mihin käyttäjällä on oikeuksia ja rajattava pääsy vain tarvittaviin järjestelmiin. 3.5 Laitteisto- ja ohjelmistoturvallisuus Atk-palvelut vastaa etätyössä tarvittavien laitteiden ja ohjelmien vakioinnista, hankinnasta, ylläpidosta ja hävittämisestä. Laitehuolto tulee järjestää myös etätyövälineistölle. Huollon turvallisuusseikat eivät poikkea muusta laitteistosta. Etätyölaitteet tulee merkitä ja luetteloida. Laitteissa tulee olla käytössä virustorjuntaohjelmisto ja palomuuri. Työnantajan järjestelmiin saa ottaa yhteyden ja etätyötä saa tehdä vain työnantajan laitteilla ja ohjelmistoilla. Ohjelmistojen käyttö tulee olla lisenssiehtojen mukaista. 3.6 Tietoaineistoturvallisuus Etätyön tietojenkäsittely on rajattava sellaiseen aineistoon, jonka paljastuminen ei vaaranna kaupungin tietoturvallisuutta eikä loukkaa yksityisyyden suojaa ellei erityisillä menettelyillä voida varmistaa tietojen turvallisuutta. Tietoaineistojen säilyttäminen etätyöpisteessä on mahdollista, jos aineistot voidaan säilyttää lukituissa tiloissa. Etätyön vikatilanteissa on tärkeää varmistua siitä, että tietoaineiston eheys ja luottamuksellisuus säilyy. Etätyössä syntyvät tietoaineistot tallennetaan kaupungin käyttämille palvelimille, joista otetaan säännöllisesti varmuuskopio. On kuitenkin huomioitava, että vain julkisia tietoja saa tallentaa etätyössä paikalliselle kovalevylle tai siirrettävälle tallennuslaitteelle ilman salausta. Työtehtäviin liittyvän sähköpostin ohjaaminen tai käsittely turvattomilla postipalveluilla ei ole sallittua. 3.7 Käyttöturvallisuus Etäkäytössä on käyttäjän luotettava tunnistaminen ja todentaminen tärkeää. Kun käyttäjä on yhteydessä käyttötukeen, myös silloin hänet tulee tunnistaa. Etäkäytön seuranta toteutetaan niin, että jälkikäteen on selvitettävissä toimenpiteen sisältö, suorittaja sekä tapahtuman ajankohta. Se, että toimenpiteet voidaan kohdistaa tiettyyn käyttäjätunnukseen ja ajankohtaan, parantaa etäkäyttäjien oikeusturvaa. Etäyhteyksien toteuttamistavoista riippuu, pystytäänkö etäkäyttöä kontrolloimaan eri tavalla kuin toimistosta tapahtuvaa käyttöä. Työnantaja voi kerätä lokitietoa etäyhteyksien käytöstä. Lokitiedostot säilytetään tietosuojasäädökset huomioiden.

13 ETÄTYÖN TIETOTURVAOHJEET KÄYTTÄJÄLLE LIITE 2 12 Etätyötä tehtäessä tietojen käsittelyssä ja työympäristössä huomioidaan samat asiat kuin varsinaisessa toimipisteessä työskenneltäessä. Työnantajan laitteet ja ohjelmistot laitteita ja ohjelmistoja saa käyttää ainoastaan niiden tehtävien hoitamiseen, joista työn aloittamisen yhteydessä on sovittu varmista, etteivät asiattomat pääse käyttämään tietokonettasi laitteistoa ei saa käyttää toimintaan, joka voi vaarantaa tietoturvan (pelit, epäluotettavat internet-sivustot, ohjelmien lataaminen) ohjelmistoja saa asentaa vain työnantaja laitteen turvallisuus- ja muita asetuksia saa muuttaa vain työnantaja Toiminta arvioi ympäristösi turvallisuus tehdessäsi työtä muualla kuin vakituisessa työpisteessäsi huolehdi, että käyttäjätunnukset, salasanat ja muut todennusvälineet ovat vain itsesi saatavilla ja käytä sovittuja tunnistusmenettelyjä varmistu, että sivulliset, esim. perheenjäsenet, eivät saa otettua yhteyttä työnantajan järjestelmiin huolehdi erityisesti kannettavien laitteiden tietoturvallisuudesta huolehdi, että työasemassa on automaattisesti päivittyvä virustorjunta/ tunkeutumisenestojärjestelmä ilmoita etäkäytössä olevissa laitteissa ja järjestelmissä havaitsemistasi puutteista tai vioista välittömästi atk-palveluihin Tiedot kuljeta mukanasi vain välttämätön määrä tietoaineistoa ja varmistu sen suojaamisesta vältä luottamuksellisten tietojen tulostamista paperille lukitse aineistojen säilytyspaikka