THINKING PORTFOLIO ASIAKASHAASTATTELUT CONSOLIS FAZER FINAVIA COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO

Transkriptio

1 THINKING PORTFOLIO ASIAKASHAASTATTELUT CONSOLIS FAZER FINAVIA COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO

2 case Consolis Hankesalkussa on kyse ajattelutavan muutoksesta Consoliksen Northernliiketoiminta-alueen tietohallintojohtaja Tuomo Svanlundin mukaan hankesalkku-sovellusta tärkeämpää on se, mitä sillä saadaan aikaan. Teksti: Meri Eskola Consolis ryhtyi salkunhallintaajatteluun alkuvuodesta 2010, kun yhtiöllä tuli tarve ottaa ICT- ja kehitysprojektit kokonaisuutena strategiseen hallintaan. Yhteistyö Thinking Busineksen kanssa aloitettiin Suomen toimialayksiköstä, ja pilotointia jatkettiin muihin Pohjoismaiden yksiköihin. Aikaisemmin yhtiö hallinnoi hankkeitaan Excel-sovelluksella. Kävimme ensin tutustumassa Thinking Busineksen sovellukseen Fazerilla, ja huomasimme, että heillä oli ratkaistu sama ongelma kuin meillä oli. Halusin tarpeeksi yksinkertaisen ja läpinäkyvän sovelluksen, jotta asioita ei voi ymmärtää väärin, Tuomo Svanlund kertoo. Tarpeeksi yksinkertaisen sovelluksen Svanlund kokee saaneensa. Salkunhallintaohjelmassa on mukana kaikki olennainen, ja osia siitä on saatu yhdistettyä yrityksen olemassaolevaan dokumentinhallintaan. Se mikä toivottiin, saatiin. Muutosprojektin hitaus tai 1

3 vaikeudet eivät ole sovelluksesta kiinni, vaikka yksiköistä joskus kyselläänkin, miksi juuri tämä ohjelma valittiin. Svanlund kiittelee, että projekti Thinking Busineksen kanssa on ollut helppo; paljon tämän helpommalla ei järjestelmää uusita. Välineet on helppo hankkia, mutta ne on oltava olemassa. Thinking Busineksen vahvuus on riittävän nopea, yksinkertainen sovellus, joka harmonisoi meidän ajattelua. Saan kommentteja, että väline voisi olla jopa vieläkin yksinkertaisempi! Joudutaan ottamaan kantaa Tuomo Svanlundin mukaan koko Euroopan kattavassa jättiyhtiössä hankesalkkuajattelu on vielä uutta ja outoa. Hän korostaa, että uudessa sovelluksessa onkin välinettä enemmän kyse yrityksen ajattelutavan muutoksesta. Kaikki liittyy siihen, miten saamme projektikulttuurin muutosta edistettyä. Meillä eletään vahvasti projektitoimintatavassa, mutta olemme älyttömän huonoja siinä; mennään lännensankarityyliin, ammutaan lonkalta, intuitiolla. Svanlund naurahtaa, että kehityshankkeiden varat saadaan kyllä aina kulutettua, mutta takaisinmaksun varmistamista kukaan ei haluaisi ajatella. Hankesalkku tuo hyötyajattelun inhottavasti esille. Nyt hankkeet on liitetty koko yrityksen laajuiseen kehityskehikkoon. Mitä tahansa uusia kehityshankkeita ylimmälle johdolle esitetään, niihin joudutaan ottamaan kantaa hankesalkun kannalta. Svanlundin mukaan aikaisemmin projekteihin lähdettiin liiketoimintayksiköissä ja eri maissa automaattisesti, hyötyä ja kannattavuttta pohdittiin jälkikäteen. Nyt projektien onnistumisprosentti yritetään taata ensin, ja projektin takaisinmaksua tarkastellaan isommasta näkökulmasta. Olemme hankejohtamisen kanssa samaan aikaan uusineet myös projektiohjeistusta, ja yksiköiden kanssa on ollut paljon keskusteltavaa. Tällaiset muutokset vähentävät heidän mielestään yksiköiden itsenäisyyttä. Kaikki palautuu siihen, että kukaan ei halua näyttää asioitaan. Svanlundin mielestä hankejohtamisessa läpinäkyvyys onkin kaikkein tärkeintä. Sitä saa, mitä mittaa. Salkunhallintaohjelmassa on mukana kaikki olennainen Kun kaikki hankkeet ovat näkyvillä, niistä voi kysyä. Tulokset voivat levitä koko yritykseen, ja ne tuntuvat enemmän yhteisiltä. Halusin, että olemme jatkuvasti tekemisissä näiden hankeasioiden kanssa emmekä vain kerran vuodessa. Tieto tulee nyt myös lähemmäs tekijöitä. Lisätietoja: Tuomo Svanlund Nordic IT Director, Consolis Oy tuomo.svanlund(at)consolis.com 2

4 case Fazer Hanketoimintaan saatiin ryhtiä Fazerilla laitettiin ensin projektitoiminta kuntoon, sitten alettiin kehittää hankesalkunhallintaa. Teksti: Meri Eskola Fazerin IT-osaston kehityspäällikkö Simon Panelius tuli Fazerille töihin vuonna 2004, jolloin Fazerin holding-yhtiön johtamismallia ryhdyttiin muuttamaan matriisiorganisaatioksi. Yrityksen IT- ja kehityshankkeet alkoivat kaivata yhteistä salkunhallintaa, eikä siihen käytetty Excel-pohjainen ohjelma enää palvellut toivotulla tavalla. Kun saimme prosessimme vakautettua, aloimme kaivata parempaa työkalua. Lähdimme hakemaan hyvin kevyttä, visuaalista ja helppoa sovellusta. Halusimme niin helpon sovelluksen, että johtoryhmälle olisi mielekästä katsella sitä kokouksissaan, Panelius hymyilee. Projektitoiminta ensin kuntoon Vuonna 2006 Fazerin IT-yksikössä alettiin käyttää Thinking Portfolio - sovellusta. Nykyään kaikki yhtiön projektipäälliköt ja -omistajat käyttävät hankesalkunhallintasovellusta. Mutta jos puhutaan oikeasti salkunhallinnasta Yrityksessä on onneksi tahtoa salkunhallinnan strategiseen käyttöön, mutta se täytyy vielä paremmin sitouttaa budjetointiin, vuosi- ja strategiseen suunnitteluun. IT-kehityspäällikkö lisää, että vaikka monissa yrityksissä 3

5 hankesalkkujohtaminen nousee ajankohtaiseksi sekavien hankekäytäntöjen vuoksi, Fazerilla kilpailevia hankemalleja ei ollut. Ääritapauksessa projekti oli sitä, että joku keksi sen johtoryhmässä ja hanketta ryhdyttiin heti toteuttamaan. Me keskityimme ensin laittamaan projektitoiminnan kuntoon. Halusimme niin helpon sovelluksen, että johtoryhmälle olisi mielekästä katsella sitä kokouksissaan. Uuteen matriisiorganisaatioon siirtyminen on nostanut hankejohtamisen Fazerilla uuteen nousuun. Valtavasti olemme edenneet, kun miettii lähtötilannetta. Nyt uudessa matriisissa kaikki jo haluaisivat tehdä hankesalkunhallintaa, mutta joudumme miettimään, onko kaikilla kykyjä. Kyse on resursseista ja koulutuksesta. Salkunhallinta pysyy yksinkertaisena ottaa mallin käyttöönsä. Paneliuksen mukaan Thinking Portfolio -sovelluksen suurin haaste on pitää se tarpeeksi yksinkertaisena. Monet muutospyynnöt pystytään rakentamaan ohjelman olemassaolevista ominaisuuksista. Thinking Business on ollut siitä hyvä, ettei heilläkään ole ollut tarvetta rakentaa ohjelmaan koko ajan uusia ominaisuuksia. Me olemme tarvinneet partnerin, jonka kanssa olemme voineet sparrata, kun yhtiöstä on tullut ohjelman kehittämispyyntöjä. Panelius kiittelee, että hankesalkkuun lisätty projektien jälkiarviointiominaisuus on luonut hanketoimintaan ryhtiä. Nyt haaste on saada hankesalkku mukaan strategiseen suunnitteluun. Toistaiseksi se on yhä rinnakkaismalli. Kysehän ei ole tekniikka-, vaan johtamishaasteesta. Lisätietoja: Simon Panelius Kysehän ei ole tekniikkahaasteesta, vaan johtamishaasteesta. Kehityspäällikkö, Fazer Group simon.panelius(at)fazer.fi Fazerilla uuden projektimallin ja hankejohtamisen jalkauttamisessa on edetty kestävän kehityksen periaatteella: juuri sen verran, kun maa kantaa. Vanhassa holdingyhtiömallissa oli hyvin vahvat yksiköt, heille ei keskusorganisaation kannata mitään sanella. Hankemallillamme on myönteinen maine, kun emme käyttäneet pakkokeinoja. Minulle tulee jo yksiköiltä kyselyjä, saisivatko he 4

6 case Finavia Hankesalkku on aito johtamisen väline Finaviassa uskotaan, että hankejohtaminen on hyvä strateginen työkalu - kunhan se ensin jalkautetaan koko yritykseen. Teksti: Meri Eskola Finavia aloitti hankesalkkutyöskentelyn Thinking Busineksen kanssa keväällä 2009, jolloin viisi pilottiprojektia vietiin hankesalkkuun. Aloitimme hankkeiden ja projektien jäsentämisen Business Case tarkastelulla. Business Case on analyyttistä pohdintaa uusista hankkeista, mitkä ovat niiden liiketoiminnalliset tavoitteet ja hyödyt, mitä uusia toimintatapoja ne edellyttävät sekä mitkä ratkaisut ja muutokset mahdollistavat uudet toimintatavat. Lähdimme Thinking Busineksen kanssa liikkeelle tekemällä hankkeista/projekteista hyötykartan, projektipäällikkö Jouko Lääkkö kertoo. Hyötykartta on hyvä keskustelunavaaja. Se tuo hankkeiden ydinasiat esille ja se auttaa myös projektisuunnitelmien tekemistä. Hyötykartta on visuaalinen esitys, joka havainnollistaa hankkeiden eri asioiden keskinäisiä vaikutussuhteita. Thinking Business hankesalkkusovellus on koettu organisaatiossamme havainnolliseksi juuri visuaalisuutensa vuoksi. Salkun sisältönä olevat hankkeet ja projektit ovat tarkasteltavissa ja analysoitavissa samasta paikasta 5

7 yhdellä kertaa. Uusien hankkeiden/ projektien salkuttaminen on tehokas tapa lähteä liikkeelle jo suunnitteluvaiheessa. Hankesalkkutyökalun tekstimäärittelyt, parametrit, ohjeet ja käsikirja valmistuivat ensimmäisen vuoden aikana. Hankesalkun kehittämistä jatketaan edelleen käyttökokemusten ohjaamana. Finavialla lähdettiin hankesalkkuajatteluun, koska liiketoimintayksiköillä oli omat projektikäytäntönsä ja -kulttuurinsa. Projektitoiminta oli hajanaista ja projektien keskinäinen vertailu oli vaikeaa. Ylimmän johdon oli vaikea hahmottaa kokonaistilannetta ja kustannuksia. Finavialle oli merkittävä muutos lähteä mukaan uudenlaiseen hankesalkkuajatteluun. Projektipäällikkö pystyy viidessä minuutissa briiffaamaan johtoryhmän hankkeittensa tilasta. Hankesalkku helpottaa työtä Finavialla on noin sata Thinking Portfolio hankesalkunkäyttäjää. Yrityksen kaikkien konsernin yhteisten palveluiden hankkeet on viety hankesalkkuun ja käyttäjät ovat olleet sovellukseen pääsääntöisesti tyytyväisiä. Aluksi käyttäjät ajattelivat, että hankesalkun päivittämisestä tulee heille rasite. Informaation ja käyttökokemusten myötä on käynyt selväksi, että hankesalkku helpottaa heidän työtään. Luottamus on lisääntynyt, kun he ovat todenneet hankesalkun idean esim. raportointitilanteissa. Hankesalkku on siten myös projektipäälliköiden viestintäväline. Jos projektipäällikkö on pitänyt hankesalkkunsa hyvin ajan tasalla, hän pystyy muutamassa minuutissa esittelemään hankkeittensa tilan johtoryhmälle. Lääkkö pitää erityisen hyvänä sitä, että Thinking Portfolio Hankesalkussa näkee kaikki hankkeet kerralla. Se on tärkeää, jos salkunhallinnasta halutaan organisaatiossa aito johtamisväline. Käyttäjät voivat aina halutessaan suodattaa näkymänsä vain omiin hankkeisiinsa. Projektijohtaminen on parantunut Finaviassa pidetään hankesalkun suurena etuna myös sitä, että yrityksen kaikki meneillään olevat hankkeet ovat yhden salkun sisällä nopeasti nähtävissä. Projektipäällikötkin joutuvat miettimään hankkeittensa tilaa vähintään kerran kuukaudessa salkkua päivittäessään. Projektijohtaminen on parantunut hankesalkun myötä, samoin viestintä ohjausryhmille. Ihmiset tietävät paremmin, missä mennään ja talousyksikkökin näkee aikaisempaa selvemmin, minkä suuruisia kustannuksia sitovia hankkeita yrityksellä on. Lääkön mukaan hankejohtaminen tulee yhtenäistämään alun perin hajanaista toimintaa. Hankesalkku tulee vaikuttamaan jatkossa myös strategiseen johtamiseen, kun konsernin johtoryhmä ottaa sen kokonaisvaltaisesti käyttöönsä hankkeiden seurannassa, arvioinnissa ja päätöksenteossa. Sen jälkeen hankesalkku on aito johtamisen väline. Lisätietoja: Jouko Lääkkö Projektipäällikkö, Finavia Oyj jouko.laakko(at)finavia.fi 6

8 Thinking Portfolio Yhteystiedot Esa Toivonen Toimitusjohtaja Puh esa.toivonen (at) thinking-business.net Aarni Heiskanen Puh aarni.heiskanen (at) thinking-business.net Thinking Business Group Tekniikantie Espoo 7

9 COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO