Toiminnan Innovaatio Sipoossa. Mikael Grannas Kunnanjohtaja Sipoo

Transkriptio

1 Toiminnan Innovaatio Sipoossa Mikael Grannas Kunnanjohtaja Sipoo

2 SIPOOSTA

3 Asukkaita Työntekijöitä Budjetti 140 M Rannikkokunta Ihanteellinen sijainti Pääväylien, sataman ja lentoaseman läheisyys Loistavat mahdollisuudet pendelöintiin

4 Visio Sipoo Suomen halutuin Sipoo on pääkaupunkiseudun keidas, jossa on mahdollisuus yhteisölliseen asumiseen ja vapaa-aikaan sekä menestykselliseen yrittämiseen. Sipoossa asuu ja yrittää aktiivisia ja oma-aloitteisia ihmisiä, jotka pärjäävät hyvin yhdessä tekemällä.

5 Kunnan toimintaa ohjaavat arvot Palvelualttius Avoimuus Kekseliäisyys Sipoo vaalii asiakaslähtöisyyttä kaikessa toiminnassaan. Sipoo on nopea ja joustava. Sipoo huolehtii sisäisen asiakkuuden toteutumisesta. Sipoo viestii ajantasaisesti kahdella kielellä. Sipoo toimii läpinäkyvästi. Sipoo on hyvä ja luotettava toimija ja yhteistyökumppani. Sipoo uudistaa toimintaansa jatkuvan kehittämisen periaatteella. Sipoo tunnetaan luovista ja rohkeista ratkaisuistaan.

6 TAUSTAA JA MENETELMÄ

7 Kuntatalouden ahdistus ja sopeuttamistarve Käytetty 2012 lukuja nimittäjinä Sopeutustarve meur TA 2014 TASU 2015TASU 2016Yhteensä eur/as vero-% Askola 1,1 1,1 1,1 3, ,28 Lapinjärvi 0,6 0,6 0,6 1, ,52 Loviisa 3,5 3,5 3,5 10, ,55 Myrskylä 0,6 0,6 0,6 1, ,50 Porvoo 8,0 8,0 8,0 24, ,77 Pornainen 1,1 1,1 1,1 3, ,22 Sipoo 5,1 5,1 5,1 15, ,26 Yhdistelmä 19,9 19,9 19,9 59, ,56

8 Kuntien perusvaihtoehdot Kunnilla on 4 tapaa täyttää tämä rahoitusvaje: 1. Veronkorotukset ja palvelumaksukorotukset 2. Lisätä lainanottoa 3. Vähentää tehtäviä 4. Lisätä tuottavuutta Vaihtoehdoista paras on tuottavuuden parantaminen, mutta se ei enää onnistu ilman että toimintaa muutetaan radikaalisti

9 Mitä on tapahtunut yhteiskunnassamme ja mitä tapahtuu? Rakennemuutos Toimistoautomaatio Prosessiautomaatio Internet Mobiilitekniikka Pilvipalvelut Laiteautomatiikka (sensoriteknologia) ja robotiikka Itsepalvelujen jatkuva lisääntyminen = Digitalisointi uhkaa viedä joka kolmannen nykyisen työpaikan (ETLAn raportti ) 9

10 Helsingin Sanomat

11 Innovaatiokolmio kuntasektorilla Toiminta Toimii Ei toimi KUNTA- LAINEN Talous Teknologia Toimii, mutta toimittaja-ansa ja väärä johtamisjärjestelmä

12 Ideoiden työstäminen 1. Toiminnan ja teknologian yhdistämisen ideat 2. Karsinta talous- ja muiden kriteerien mukaan 3. Ideat joista kannattaa tehdä toteutussuunnitelma

13 Merkitys kunnallisille palveluille Nyt: Kaksi palvelumuotoa - keskitetyt palvelut ja lähipalvelut Palvelukanavat monimuotoistuvat: 1. Keskitetyt palvelut. Edelleenkin kuntalaisesta fyysisesti kaukana olevia palveluja, niin kuin hallintopalvelut. Niissä saattaa olla enemmänkin keskittämisen synergiaetua kuin nykyisessä kuntarakenteessa. 2. Staattiset lähipalvelut. Vastaa nykyisiä lähipalveluja. Siinä kunnan henkilökunta tarjoaa lähipalveluja fyysisessä pisteessä. Esim. koulu, päivähoito, terveyskeskuspalvelut. 3. Lähipalvelut itsepalveluna. Esimerkiksi itsepalvelupisteitä (automaatteja) kuntalaisten asiointialueiden yhteydessä. 4. Mobiilit lähipalvelut. Näissä palveluissa kunnan henkilökunta jalkautuu kentälle ja tarjoaa palvelut lähempänä kuntalaista tai jopa kuntalaisen kotona. Jo nyt tätä esimerkkiä vastaa kotihoito. 5. Sähköiset palvelut. Fyysisesti keskitetty palvelu, mutta tarjottuna verkon kautta tämä palvelu on kuntalaisen käytettävissä 24/7. Myös sensoriteknologiaan perustuvat sähköiset palvelut Jokaisessa palvelumuodossa on eri kustannusrakenne ja yhdistämällä näitä viittä palvelumuotoa eri tavoin voidaan tarjota monimuotoista laadukasta verkostomaista palvelua kuntalaisten eriäville tarpeille eri kustannusrakentein.

14 Kehityspolku tavoitetilaan Ambitiotaso 1. Tavoitetila muuttuu ajan mittaan 2. Pienin ketterin askelin voi seurata muuttuvaa tavoitetilaa Muuttunut tavoitetila Tavoite tila Toiminta Iso harppaus kestää liian kauan, on liian kallis ja perustuu vanhaan tavoitetilaan Aika Teknologia

15 Sipoon kunnan organisaation visio HALLINTO-ORGANISAATIOSTA ITSEOPPIVAAN ASIANTUNTIJAORGANISAATIOON

16 Mitä tämä tarkoittaa Rutiinityöt automatisoitu Henkilökunta keskittyy vaativimpiin tehtäviin sekä toiminnan kehittämiseen ICT on strateginen ja keskeinen osa toimintaa Vuorovaikutus kuntalaisten kanssa lisääntyy ja muuttaa muotoaan Verkostoyhteistyö ja ohjaus lisääntynyt huomattavasti (alihankkijat, omistajaohjaus, kolmas sektori, naapurikunnat jne

17 Kuinka päästä sinne 1. Selkeä tavoite joka toimialalle vuoteen 2020 mennessä, jonka toimiala on itse luonut johtoryhmän kehysten mukaisesti 2. Selkeä polku tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Vuotuiset askeleet + arviointi + seuranta + tavoitteen tarkentaminen 3. Kova panostus hallintokulttuurin muuttamiseksi 4. Empowerment, jotta henkilökunnalla on edellytyksiä tavoitteiden toteuttamiseksi 5. Yhteistyötä arkiympäristön asiantuntijoiden kanssa siis kuntalaisten 6. Selkeästi parempi kuva palvelutuotannon kustannusrakenteesta 7. Palkitsemisjärjestelmän kehittäminen kunnassa 8. Tavoitteiden tarkka huomioiminen rekrytoinnissa ja uudellensijoittamisessa

18 Koskien ICT:tä Tukifunktiosta strategiseksi tueksi tavoitteiden toteutumiselle Yhdistää voimamme muiden kuntien kanssa ICT infraan liittyen kustannusten laskemiseksi Kilpailla muiden kuntien kanssa sovellusten hyödyntämisestä sovellusriitelyn sijaan Yhteisiä softakomponentteja sekä yhteisiä rajapintoja tarvitaan (dokumentinhallinta, eshop, CRM, datahosting ) Määrittele selkeästi mitä kuuluu pitää in-house ja mitä voisi jopa hallitun prosessin kautta ulkoistaa Niin paljon kuin järkevää pilvipalvelujen kautta (SaaS) Panosta avoimiin rajapintoihin Panosta avoimeen dataan Käytä pieniä nälkäisiä yrityksiä suurten etabloitujen toimijoiden sijaan

19 TOIMENPITEITÄ

20 Asioiden hoito eri palveluissa 15 esitetystä palvelusta henkilökohtaisen palvelun tarve / vaatimus korostuu mielenterveyspalveluissa. Muissa palveluissa asioinnin hoito ainakin osittain sähköisesti on mahdollista useamman kuin joka toisen vastaajan mielestä. Henkilökohtaista palvelua ainakin jossakin määrin kaivataan usein myös yhteispalvelupisteen palveluissa, terveyskeskuksen vastaanottopalveluissa ja ajanvarauksessa, kirjastopalveluissa, oman talouden neuvonnan ja velkaneuvonnan palveluissa, äitiys- ja lastenneuvolan palveluissa sekä perheiden taloudelliseen tukemiseen liittyvissä palveluissa. Sähköiset palvelut mainitaan mahdollisena ainoana asiointitapana useimmin erilaisiin hakuihin tai ajanvaraukseen liittyvissä palveluissa. Äänestäminen täysin sähköisesti tai muuten kotoa käsin on mahdollista joka neljännen mielestä /Keski-Uudenmaan kunnat/kuntalaiskysely palvelujen saatavuudesta/timo Myllymäki & Jari Pajunen/mna 20

21 12478/Keski-Uudenmaan kunnat/kuntalaiskysely palvelujen saatavuudesta/timo Myllymäki & Jari Pajunen/mna ASIOINNIN HOITO ERI PALVELUISSA Millä tavalla pystyy hoitamaan / pitäisi pystyä hoitamaan Kaikki vastaajat, n=1004

22 ASIOINTIPISTEIDEN ETÄISYYS n=asukkaat, jotka mainitsivat, että ko. palvelua pitää pystyä käyttämään kokonaan tai osittain henkilökohtaisesti /Keski-Uudenmaan kunnat/kuntalaiskysely palvelujen saatavuudesta/timo Myllymäki & Jari Pajunen/mna 22

23 Sähköisten palvelujen Hedelmätarha 1. Rakennusvalvonnan sähköistäminen 2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen 3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja 4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa 5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta, Fix my street 6. Etäneuvotteluvalmiudet 7. Peruskirjastojen automatisointi 8 Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen 9 Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 10 Jonojen (esim. terveyskeskus) näyttäminen netissä 11 Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen => tarvittaessa tuen räätälöinti 12 Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Copyright Kuntien Tiera Oy 2 3

24 Hedelmien säästöpotentiaali ja toteutuksen vaativuus Helppo 10. Jonojen näyttäminen 5. Aloitteiden seuranta 1. Rakennusvalvonta 6. Etäneuvotteluvalmiudet Toteutuksen vaativuus Vaikea 7. Peruskirjastot 8. Opettajien työaika 4. Hoitotarveanalyysi 11. Kustannusjalanjälki 3. Liikenneratkaisut 9. Videoyhteydet 12. Liikkuvat resurssit 2. Toimitilat Pieni Säästöpotentiaali Suuri Copyright Kuntien Tiera Oy 24

25 Sähköistämisen säästöpotentiaali Keski- Uudellamaalla Itse tietohallinnosta lasketaan kuntaliitoksen kautta syntyvän 1,5 2,5 M :n vuotuiset säästöt. Tämä edellyttää 3-4 M :n kertaluontoisia investointeja Mutta Pelkästään edellä mainittujen hedelmien säästöpotentiaali on jo vähintään 25 M vuodessa 4-5 M : kertaluontoisilla investoinneilla Sähköistämisen täysimääräisemmän toteuttamisen potentiaali on moninkertainen

26 Itä-Uudenmaan hedelmät 1. Sähköiset kokouskäytännöt 2. Projektinhallintatyökalut 3. Sähköinen lupapalvelu ja lupaprosessit 4. Asiakaspalvelu; lomakkeet, ajanvaraukset, sähköinen yhteispalvelu, etäneuvonta 5. Paikkatiedon ja asiakaspalautteen hyödyntäminen, kiinteistöautomaation hyödyntäminen, mobiili raportointi / toiminnan ohjaus / resurssien hallinta teknisessä toimessa, kiinteistöylläpidon työkalut, liikkumisen, koneiden ja kaluston hallinta 6. Omahoito + neuvola 7. Yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistaminen virtuaalisten ja konkreettisten kohtaamispaikkojen kautta 8. Sektoreiden välinen yhteistyö ehkäisevässä työssä 9. Itsepalvelukirjasto 10. Oppimiseen (ja/tai varhaiskasvatukseen) liittyvät ratkaisut Lapinjärvi Lappträsk Myrskylä Mörskom Porvoo Borgå Askola Loviisa Lovisa Pornainen Borgnäs Sipoo Sibbo

27 Itä-Uudenmaan ICT Messut Suunniteltiin mahdollistamaan toiminnan ja teknologian aidon kohtaamisen Noin 100 kunnallista toimijaa tehtävänä suunnitella kuntajakoselvityksen työryhmien pohjaisesti polkuja konkreettisiin digitalisoinnin tavoitteisiin Paikalle kutsuttu vajaa 20 ICT yritystä perustuen hedelmistä tunnistettuihin konkreettisiin tavoitteisiin Lyhyitä sektoripohjaisia ICT esityksiä, näyttelyitä, ja yhteis-työpajatyötä

28 Esimerkki SoTe - polusta Ambitiotaso Vanhusten kotihoito fiktiivinen esimerkki Social rewards Muuttunut tavoitetila 3 sektori mukaan Turvaautomatiikkaa Raportointi pois toimistosta Mobiili raportointi Virtuaalinen yhteisö Sensori teknologia Tavoite tila Asiakasajan tuplaaminen ja asiakasturvallisuuden kasvattaminen 2018 Aika Toiminta Teknologia

29 Sähköiset palvelut - Asiakaslähtöisesti Sote Pieni Piiri- kuvapuhelut Medinet-terveyspalvelu Verkkopohjainen terveystili oman terveyden seurantaan Aikojen varaaminen, muuttaminen ja peruminen Automaattinen muistutus varatusta ajasta Kotihoidon toiminnanohjaus järjestelmä Virtuaali- ja etäpalvelut sekä sähköinen asiointi

30 KIITOS!