1 KOKOUKSEN AVAUS 2 2 EDELLISEN KOKOUKSEN MUISTIO 2 3 VISIO JA STRATEGIA 2 4 YHDISTYMISSELVITYKSEN PROSESSI JA ERI RAPORTTIEN SISÄLTÖ 2

Transkriptio

1 ASKOLA LAPINJÄRVI LOVIISA MYRSKYLÄ PORNAINEN PORVOO SIPOO LAPPTRÄSK LOVISA MÖRSKOM BORGNÄS BORGÅ SIBBO OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 3/ Muistio ITÄ-UUDENMAAN KUNTIEN YHDISTYMISSELVITYKSEN OHJAUSRYHMÄ MUISTIO 3/2013 Aika klo Paikka Porvoon kaupungintalo, valtuustosali SISÄLLYSLUETTELO 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 2 EDELLISEN KOKOUKSEN MUISTIO 2 3 VISIO JA STRATEGIA 2 4 YHDISTYMISSELVITYKSEN PROSESSI JA ERI RAPORTTIEN SISÄLTÖ 2 5 TYÖRYHMIEN TILANNEKATSAUS 4 6 TIEDOKSI 4 7 OHJAUSRYHMÄN SEURAAVA KOKOUS 4 8 KOKOUSTIEDOTE 4 9 MUUT ASIAT 4 10 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 4 OSALLISTUJAT Jäsenet Olavi Merihaara Askola Riku Honkasalo Askola Christina Mickos Lapinjärvi Ulla Onnila Lapinjärvi Arja Isotalo Loviisa Tom Liljestrand Loviisa Kristian Forsman Myrskylä (poissa) Reijo Korhonen Myrskylä Seppo Yrtti Pornainen (poissa) Janne-Pekka Nurmi Pornainen Mikaela Nylander Porvoo Matti Nuutti Porvoo (poissa)

2 Christel Liljeström Ari Oksanen Elmeri Nieminen Jari Oksanen Sipoo Sipoo Myrskylä Porvoo Muut osallistujat Esko Rautiainen kunnanjohtaja Askola Christian Sjöstrand kunnanjohtaja Lapinjärvi (poissa) Olavi Kaleva kaupunginjohtaja Loviisa Jouko Asuja kunnanjohtaja Myrskylä Markku Hyttinen kunnanjohtaja Pornainen Jukka-Pekka Ujula kaupunginjohtaja Porvoo Mikael Grannas kunnanjohtaja Sipoo Marja Teljamo projektipäällikkö Sipoo Bo-Magnus Salenius Learning Miles 1 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja Porvoon kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Mikaela Nylander avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. 2 EDELLISEN KOKOUKSEN MUISTIO Edellisen kokouksen muistio, liite 1. Ohjausryhmä päättää hyväksyä edellisen kokouksen muistio. Hyväksyttiin. 3 VISIO JA STRATEGIA Työryhmän 1 jäsenet esittelevät visio- ja strategiatyön tilannetta. Ohjausryhmä keskustelee asiasta ja evästää asian jatkovalmistelua. Loviisan kaupunginhallituksen puheenjohtaja Tom Liljestrand ja Bo-Magnus Salenius 2

3 esittelivät visio- ja strategiatyön tilannetta. Työssä on tähän saakka noussut viisi painopistealuetta: - Kehittyvä Ihminen - Kylät & Asuminen - Harmaantuva Yhteiskunta - Digitalisointi - Elinkeinopolitiikka Esittelijät totesivat, että vision pitää olla jotain muuta kuin mitä tänään ollaan ja visio ei ole vain kuntaorganisaation visio vaan koko mahdollisen uuden kunnan visio. Työryhmä on käyttänyt ulkopuolisena asiantuntijana mm. Esko Kilpeä, joka on yksi Suomen kansainvälisesti tunnetuimpia digitaalisen työn asiantuntijoita. Työryhmän tarkoituksena on esitellä työnsä tuloksia seuraavan kerran tammikuussa Ohjausryhmä kirjasi asian tiedoksi. 4 YHDISTYMISSELVITYKSEN PROSESSI JA ERI RAPORTTIEN SISÄLTÖ Johtoryhmä on keskustellut yhdistymisprosessin jatkosta. Prosessille on laadittu prosessikuvaus ja alustavat rungot kaikille prosessissa tarvittaville dokumenteille, työryhmien väliraportin runko, liite 2, väliraportin runko, liite 3, loppuraportin runko, liite 4 ja yhdistymissopimuksen runko, liite 5. Materiaalia käytetä työtä ohjaavana ja siihen tehdään prosessin aikana tarvittavia muutoksia. Prosessikuvaus: Väliraporttivaihe -> helmikuu 2014 Työryhmät keräävät tarvittavan taustamateriaalin, tekevät nykytila-analyysin ja SWOT:in tarkastelun kohteena olevasta teemasta. Lisäksi työryhmät ottavat teeman näkökulmasta kantaa edellytyksiin muodostaa uusi kunta ja kuntarakennelain mukaisiin vaatimuksiin sekä antavat kentän näkökulmaa uuden kunnan rakenteille = työryhmän väliraportti. Kun teemakohtaiset SWOT-analyysit on tehty, työryhmien jäsenet kokoontuvat kuntakohtaisesti pohtimaan kokonaisuutta jokaisen kunnan näkökulmasta eli jokainen työryhmän jäsen tuo työryhmän tarkasteleman teeman johtopäätökset oman kunnan kokonaistilanteen tarkasteluun = osa koko selvityksen väliraporttia, johon kunnat ottavat kantaa. Väliraporttivaiheen työ tehdään työryhmissä ja ryhmien puheenjohtajat raportoivat työryhmätyön edistymisestä, sisällöstä ja erityiskysymyksistä säännöllisesti johtoryhmälle, ohjausryhmälle ja oman kuntansa valtuutetuille. Raportoinnin tueksi laaditaan osallisuussuunnitelma, jolla varmistetaan kuntalaisten, henkilöstön ja sidosryhmien tiedonsaanti ja vaikutusmahdollisuudet. Ohjausryhmä tekee väliraportin perusteella kunnille ehdotuksen yhdistymisselvityksen jatkosta maaliskuussa

4 Loppuraporttivaihe maaliskuu > Kuntien lausuntokierroksen jälkeen ohjausryhmä evästää selvitystyön jatkoa. Keskustelu yhdistymissopimuksen sisällöstä alkaa ohjausryhmässä ja kuntien poliittisissa ryhmissä. Loppuraporttivaiheessa luodaan uuden kunnan rakenteita, organisointia, taloutta, henkilöstöä jne. pitkälti yhdistymissopimusrungon sisällön mukaisesti sekä arvioidaan uuden kunnan tulevaisuutta. Loppuraporttivaiheen työryhmien jatkotehtävät ja kokoonpanot selviävät myöhemmin. Raportointi ja osallisuus suunnitellaan osallisuussuunnitelmassa. Ohjausryhmä tekee kunnille ehdotuksen loppuraportin hyväksymisestä marraskuussa Yhdistymissopimusvaihe maaliskuu > Johtoryhmä valmistelee yhdistymissopimuksen sisältöä ohjausryhmälle osa-alueittain samanaikaisesti, kun ehdotukset uuden kunnan eri osa-alueiden osalta alkavat hahmottua. Neuvotteluja yhdistymissopimuksen sisällöstä käydään maaliskuusta 2014 alkaen jokaisessa ohjausryhmän kokouksessa. Lisäksi kuntien valtuustot ja poliittiset ryhmät keskustelevat yhdistymissopimuksen sisällöstä ohjaus- ja johtoryhmän jäsenten kanssa vapaasti koko prosessin ajan. Yhdistymissopimusvaiheen raportointi ja osallisuus suunnitellaan osallisuussuunnitelmassa. Yhdistymissopimusneuvottelut päättyvät marraskuussa 2014, jolloin ohjausryhmä tekee kunnille esityksen yhdistymissopimuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Ohjausryhmä keskustelee asiasta ja evästää jatkovalmistelua. Ohjausryhmä keskusteli asiasta ja totesi, että prosessi on selkeä ja dokumenttipohjat ovat käyttökelpoiset. Todettiin, että lainsäädännön samanaikainen valmistelu edellyttää joustavuutta prosessilta ja aikataulu on tiukka. Johtoryhmä seuraa ja koordinoi työryhmien työtä, jotta tulokset olisivat vertailukelpoisia ja yhteismitallisia. Todettiin myös, että työ hyödyttää kuntia joka tapauksessa, vaikka yhdistymistä ei tapahtuisikaan. Joten työ tehdään nyt hyvin ja pyritään pysymään aikataulussa. Kunnissa varataan työtä varten riittävät resurssit. Kirjattiin tiedoksi. 5 TYÖRYHMIEN TILANNEKATSAUS Työryhmien puheenjohtajat esittelevät työryhmien tilannekatsauksen. Ohjausryhmän keskustelee asiasta ja kirjaa asian tiedoksi. 4

5 Kaikkien työryhmien työ on käynnistynyt. Osalla ryhmistä on myös alatyöryhmiä ja osa ryhmistä käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. Nyt on meneillään tiedonkeruuvaihe ja helmikuun loppuun mennessä on tarkoitus saada työryhmien väliraportit valmiiksi ja koko selvityksen väliraportti kuntien lausuntokierrokselle. Johtoryhmä koordinoi työryhmien työtä ja seuraa työryhmien tuottaman materiaalin vertailukelpoisuutta. Työryhmien haasteena on tiukka aikataulu ja johtopäätösten teko sekä valtakunnallisen tilanteen sekavuus. Kirjattiin tiedoksi. 6 TIEDOKSI - IU-yhdistymisselvitykselle on myönnetty selvitysavustusta ja ICT-muutosten suunnitteluprojektirahaa. - Selvitystä varten on perustettu osallisuustyöryhmä, joka valmistelee johtoryhmälle osallisuussuunnitelmaehdotuksen. Osallisuussuunnitelmassa on tarkoitus täsmentää, miten kuntalaiset, henkilöstö ja sidosryhmät voivat osallistua selvitysprosessiin. Ohjausryhmän kirjaa asiat tiedoksi. Kirjattiin tiedoksi. 7 OHJAUSRYHMÄN SEURAAVA KOKOUS Ohjausryhmän seuraava kokous pidetään klo Lapinjärvi. Hyväksyttiin. 8 KOKOUSTIEDOTE Esitys annetaan kokouksessa. Hyväksyttiin. 5

6 9 MUUT ASIAT Ei muita asioita. 10 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo