Miten toimintakulttuuria muutetaan ja digitalisaation avulla saadaan säästöjä? Kunnanjohtaja Mikael Grannas Sipoo

Transkriptio

1 Miten toimintakulttuuria muutetaan ja digitalisaation avulla saadaan säästöjä? Kunnanjohtaja Mikael Grannas Sipoo

2 MUUTOS Mitä eroa kuvissa on? Hän katsoo menneisyyteen Hän katsoo tulevaisuuteen

3 Innovaatiokolmio kuntasektorilla Toiminta Toimii Ei toimi KUNTA- LAINEN Talous Teknologia Toimii, mutta toimittaja-ansa ja väärä johtamisjärjestelmä Mikael Grannas 3

4 Sipoon kunnan organisaation visio HALLINTO-ORGANISAATIOSTA ITSEOPPIVAAN ASIANTUNTIJAORGANISAATIOON MUUTOSPROSESSIN TYÖNIMI: OPERAATIO INDUKTIOLIESI Mikael Grannas 4

5 Sipoon muutoksen ajurit Mikael Grannas 5

6 Taloudelliset tavoitteet Päätavoite Tehostamme ja kehitämme toimintaamme siten, että kunnan kustannusrakenne paranee vähintään 10 milj. vuodesta 2013 vuoteen 2020 Kattilankansi 5,6 milj. vuosina Induktioliesi vähintään 5 milj. vuosina Liesikopla KJ CDO, Digipomo ODO, Organisaatiokehittäjä HDO, Yhteisövalmentaja Osastokoordinaattorit 7 henkilöä, 20 % työajasta =1 päivä/viikko Osastojen muut kehittäjät, osallistuvat eri kehitysprojekteihin Mikael Grannas 6

7 Mitä muutos tarkoittaa Rutiinityöt automatisoitu Henkilökunta keskittyy vaativimpiin tehtäviin sekä toiminnan kehittämiseen ICT on strateginen ja keskeinen osa toimintaa Vuorovaikutus kuntalaisten kanssa lisääntyy ja muuttaa muotoaan Palveluiden tuottamisprosessit uusittu digiaikaan digi first Verkostoyhteistyö ja ohjaus lisääntynyt huomattavasti (alihankkijat, omistajaohjaus, kolmas sektori, naapurikunnat jne.) Mikael Grannas 7

8 Digitalisaation viisi suurinta haastetta kuntasektorilla Hallinto-organisaation kulttuuri Johtaminen Osaaminen Prosessit Kumppanit Mikael Grannas 8

9 Sipoon periaatteita Muutosjohtaminen Arvot edellä Turvallisuus Rohkeus Esimerkillä johtaminen Rekrytoidaan tulevaisuuteen Motivaatio sääntö Asiakas Polku Digitalisaatio Palvelut ohjaavat digitalisaatiota Teknologiaa ihmisten ehdoilla Monikanavaisuus Ratkaisut certified by mummo Käytämme niitä työkaluja, joita kuntalaisetkin käyttävät Kokeillen eteenpäin Mikael Grannas 9

10 Kehityspolku Esimerkki kotihoito (v1 2014) Ambitiotaso 3 sektori mukaan Social rewards Muuttunut tavoitetila Turva-automatiikkaa Raportointi pois toimistosta Tavoite tila Mobiili raportointi Virtuaalinen yhteisö Sensori teknologia Asiakasajan tuplaaminen ja asiakasturvallisuuden kasvattaminen 2018 Aika Toiminta Teknologia Mikael Grannas 10

11 Kehityspolku Esimerkki kotihoito (v2 2015) Ambitiotaso Yhteisöllisyyden kehittäminen Turvallisuuden lisääminen Vaikuttavampi kotihoito Kotielämän helpottaminen Itsenäisenä kotona Aktivointi Yritysyhteistyö Kuvapuhelut Vapaaehtoistyön kehittäminen Robotiikka Raportointi pois toimistosta Lääkkeen jaosta poissiirtyminen Suurella sydämellä Työnjako, lahjoitukset Aktiivisuusranneke GPS ranneke, kodin sensorit Toiminnanohjausjärjestelmä - Asiakasajan tuplaaminen - 2 vuotta pidempään kotona 2020 Mobiili raportointi, Koneellinen lääkeannosjakelu Aika Toiminta Mikael Teknologia Grannas 11

12 Johtajuuden muutospolun ensimmäinen versio Ambitiotaso Asiakkaat mukana kehitystyössä laajassa skaalassa Palkitsemisjärjestelmä Työkalut käytössä Suoritteet tunnistettu ja mitattavia Arvoihin ankkuroitu tuloksellinen johtajuus Uusi JoRy työtapa Muutoshalukkuus tunnistettu JoRyn johtajuuslupaus Johtajuuden vaikuttavuus tunnistettu Johtoryhmän yhteinen tila Yhteiset tavoitteet Viestintäkonsepti Hankkeet näkyviin Henkilöstön erityisosaaminen tunnetaan ja on käytössä Osastojenväliset tietovirrat tunnistettu ja mallinnettu Palvelualttiuden, avoimuuden ja kekseliäisyyden kautta parempaan tuotokseen Aika Mikael Grannas 12 Toimintapolun askel

13 Johtajuuden muutospolun toinen versio Ambitiotaso 1. Liesikoplan perustaminen 7. Asiakkaat mukana kehitystyössä 5. Palvelulähtöinen kokonaisarkkitehtuuri 3. Uusi JoRy työtapa v.2 4. Palkitsemisjärjestelmä v2 9. Vuorovaikutuskonsepti 13. Henkilöstön erityisosaaminen hyödyntäminen 11. Muutoshalukkuuden edistäminen 10. Tulevaisuusorientoitunut johtajuus 8. Strategisen työskentelyn kehittäminen 6. Osastojenvälisten rajapintojen purkaminen 12. Tavoitteiden mittaaminen Arvoihin ankkuroitu tuloksellinen johtajuus 14. Johtoryhmän yhteinen tila Palvelualttiuden, avoimuuden ja kekseliäisyyden kautta parempaan tuotokseen 2. Johtajuuslupaus v2 Aika Liesikoplan toimintaan kuuluva askel Mikael Grannas 13 Toimintapolun askel

14 Henkilöstö mukana muutoksessa Kuntien talous heikkenee, myös Sipoon. Siitä huolimatta laadukkaat palvelut pitää tuottaa jatkossakin, mutta pienemmillä resursseilla. Kansalliset muutokset tuovat merkittäviä muutoksia kuntien toimintaan, mutta monet kysymykset ovat vielä avoinna Sipoossa emme halua irtisanoa tai lomauttaa henkilökuntaa kaikki on otettu mukaan toiminnan kehittämiseen Jokaisella henkilöllä oikeus sekä velvollisuus kehittää toimintaansa Älä anna muutoksen lamauttaa - voimme itse vaikuttaa moneen asiaan Mikael Grannas 14

15 Oikeus tehdä virheitä Jos organisaatio ei salli virheitä, ei synny kehitystä Virheistä tulee paras oppi, jos ne käydään avoimesti läpi Myös hyvä erhe on palkinnon arvoinen Mikael Grannas 15

16 Sipoon verkostoja Toisilta oppiminen ja yhdessä tekeminen Muut kunnat Euroopassa Toisilta oppiminen Muut kunnat Suomessa Eurocities Knowledge Society Forum Muut toimialat Suomessa Yhdessä tekeminen Sipoo Mikael Grannas 16

17 Säästöjä?

18 Tuloksia Viimeisimmässä keskisuurten kuntien tarvevakioidussa kustannusvertailussa Sipoon SoTe toiseksi paras Viimeisimmässä Kuntaliiton Arttu kuntalaiskyselyssä huipputulokset Tuloskehitys: -2,3M (2013), -2,5M (2014), +7,5M (2015) Kustannus per asukas 2015 laskenut vuoden 2012 tasolle HRM Partnersin johtoryhmäselvityksessä selkeästi yli keskiarvon (ainoa kunta) Mutta kehityspotentiaalia on tunnistettu vielä runsaasti Mikael Grannas 18

19 Miltä näyttää se 10 m :n tavoite? m /asukas m /asukas m /asukas Asukkaita Toimintatuotot 20, , , Toimintakulut -114, , , Toimintakate -93, , , Poistot -9, , ,8-458 "Toimintakate II" -103, , , Toimintakatteen kehitys: Perusvuosi 2013 /asukas Vertailuvuosi /asukas Erotus /asukas Kerrottuna asukasluvulla --> rakenteellinen vaikutus tuloslaskelmaan m 4,3 9,6

20 Tuloksia kehitysprojekteista Jokaisella Induktioliesiprojektilla on kannattavuusarvio Luotu palkitsemisjärjestelmä, joka on kytketty taloudelliseen tulokseen Mitattavuuden vaikeus: Vuonna 2015 käynnistyi 25 projektia, joista 6 voitu palkita nykyisen järjestelmän mukaisesti (säästö 730k ) Esimerkiksi HTV säästö toteutuu vasta eläköitymisen tai työsuhteen loppumisen kautta Parannettu palkitsemisjärjestelmää Aalto Yliopiston kanssa sekä henkilöstöä osallistuttamalla Uudessa järjestelmässä myös muut strategiset tavoitteet Digitalisaatio yksin ei tuo säästöjä, vaan vasta kuin sen mahdollistama uusi toimintatapa on saatu etabloitua voi odottaa taloudellista hyötyä Mikael Grannas 20

21 Esimerkkejä

22 Paperittomat poliittiset kokoukset 1 HTV-säästö Nopeampaa Joustavampaa Mikael Grannas 22

23 On-line kokoukset Jopa 75% työajan säästöä Mikael Grannas 23

24 Live-stream henkilöstölle Osallisuus Tasa-arvoisuus Läpinäkyvyys Tiedon nopeus Mikael Grannas 24

25 Johtoryhmän kommunikaatio Mikael Grannas 25

26 Raportointi ja lääkkeiden jako Mikael Grannas

27 Vapaaehtoistyön kehittäminen Mikael Grannas

28 Aktivointi Mikael Grannas

29 Lisää turvallisuutta Mikael Grannas

30 Helpottaa elämää kotona Mikael Grannas

31 Lisää yhteenkuuluvuutta Mikael Grannas

32 #fiksaasipoo #fixasibbo Käyttää SoMen geotägejä Työllistää työttömiä Aktivoi asukkaita Säästöä Toimii läpinäkyvästi on-line SoMe:ssa ja Mikael Grannas 32 Kansallisissa uutisissa

33 Tilojen varaus ( Mikael Grannas 33

34 Uusi tapa rakentaa ( Mikael Grannas 34

35 STAY CURIOUS, STAY FOOLISH -STEVE JOBS KIITOS! Mikael Grannas 35