Digiajan johtajuus ja verkostoituminen kuntakentässä. Mikael Grannas Kunnanjohtaja Sipoo

Transkriptio

1 Digiajan johtajuus ja verkostoituminen kuntakentässä Mikael Grannas Kunnanjohtaja Sipoo

2 Mitä on tapahtunut yhteiskunnassamme ja mitä tapahtuu? Rakennemuutos Toimistoautomaatio Prosessiautomaatio Internet Mobiilitekniikka Pilvipalvelut Laiteautomatiikka (sensoriteknologia) ja robotiikka Itsepalvelujen jatkuva lisääntyminen = Digitalisointi uhkaa viedä joka kolmannen nykyisen työpaikan (ETLAn raportti )

3 Helsingin Sanomat

4 Innovaatiokolmio kuntasektorilla Toiminta Toimii Ei toimi KUNTA- LAINEN Talous Teknologia Toimii, mutta toimittaja-ansa ja väärä johtamisjärjestelmä

5 Digitalisaation viisi suurinta haastetta kuntasektorilla Hallinto-organisaation kulttuuri Johtaminen Osaaminen Prosessit Kumppanit

6 Sipoon kunnan organisaation visio HALLINTO-ORGANISAATIOSTA ITSEOPPIVAAN ASIANTUNTIJAORGANISAATIOON MUUTOSPROSESSIN TYÖNIMI: OPERAATIO INDUKTIOLIESI

7 Johtamisen ja toimintatapojen muutos AIKA TAVOITE ASIA IHMINEN KONTROLLI MAHDOLLISTAMINEN

8 Raamit ja työkalut Operaatio Kattilankansi on jo linjannut yli 5M n edestä säästöjä Operaatio Induktiolieden päätavoitteena on tehostaa toimintaa organisaation kehittämistoimenpiteillä vähintään 5 milj. edestä vuoteen 2020 mennessä Tehokkuus paranee, kun: vapautamme enemmän työaikaa asiakastyöhön yksinkertaistamme nykyisiä työtapoja poistamme turhia työvaiheita vähennämme ostoista aiheutuvia kustannuksia lisäämme tuloja Johtoryhmä Raamit ja työkalut Toteutus yhdessä Ideat ja polut Henkilöstö ICT Työkalut: Mallipohja, kannattavuusarviotaulukko, menetelmämeny

9 Pyritään pois kaikista niistä toiminnoista, jotka eivät tuota lisäarvoa asiakkaalle - Sipoon kunnan johtoryhmä, kehittämisworkshop

10 Mitä muutos tarkoittaa Rutiinityöt automatisoitu Henkilökunta keskittyy vaativimpiin tehtäviin sekä toiminnan kehittämiseen ICT on strateginen ja keskeinen osa toimintaa Vuorovaikutus kuntalaisten kanssa lisääntyy ja muuttaa muotoaan Palveluiden tuottamisprosessit uusittu digiaikaan Verkostoyhteistyö ja ohjaus lisääntynyt huomattavasti (alihankkijat, omistajaohjaus, kolmas sektori, naapurikunnat jne)

11 Kuinka päästä sinne 1. Selkeä tavoite joka toimialalle vuoteen 2020 mennessä, jonka toimiala on itse luonut johtoryhmän kehysten mukaisesti 2. Selkeä polku tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Vuotuiset askeleet + arviointi + seuranta + tavoitteen tarkentaminen 3. Kova panostus hallintokulttuurin muuttamiseksi 4. Empowerment, jotta henkilökunnalla on edellytyksiä tavoitteiden toteuttamiseksi 5. Yhteistyötä arkiympäristön asiantuntijoiden kanssa siis kuntalaisten 6. Selkeästi parempi kuva palvelutuotannon kustannusrakenteesta 7. Palkitsemisjärjestelmän kehittäminen kunnassa 8. Tavoitteiden tarkka huomioiminen rekrytoinnissa ja uudellen sijoittamisessa

12 Esimerkki SoTe-puolelta Lähtökohta Kehitystä tehty useat vuodet Viimeisimmässä keskisuurten kuntien tarvevakioidussa kustannusvertailussa Sipoo paras (3.015 /as) Viimeisimmässä Arttu kuntalaiskyselyssä huipputulokset Mutta kehityspotentiaalia on tunnistettu vielä runsaasti

13 Esimerkki SoTe polusta ikääntyneiden palvelut Ambitiotaso Yhteisöllisyyden kehittäminen Turvallisuuden lisääminen Vaikuttavampi kotihoito Kotielämän helpottaminen Itsenäisenä kotona Aktivointi Yritysyhteistyö Kuvapuhelut Vapaaehtoistyön kehittäminen Robotiikka Raportointi pois toimistosta Lääkkeen jaosta poissiirtyminen Suurella sydämellä Työnjako, lahjoitukset Aktiivisuusranneke GPS ranneke, kodin sensorit Toiminnanohjausjärjestelmä - Asiakasajan tuplaaminen - 2 vuotta pidempään kotona 2020 Mobiili raportointi, Koneellinen lääkeannosjakelu Aika Toiminta Teknologia

14 Johtajuuden muutospolun ensimmäinen versio Ambitiotaso Suoritteet tunnistettu ja mitattavia Työkalut käytössä Asiakkaat mukana kehitystyössä laajassa skaalassa Muutosagentit tunnistettu ja valjastettu Arvoihin ankkuroitu tuloksellinen johtajuus Uusi JoRy työtapa Palkitsemisjärjestelmä Johtajuus lupaus Johtajuuden vaikuttavuus tunnistettu Johtoryhmän yhteinen tila Yhteiset tavoitteet Viestintäkonsepti Hankkeet näkyviin Henkilöstön erityisosaaminen tunnistettu ja käytössä Osastojenväliset tietovirrat tunnistettu ja mallinnettu Palvelualttiuden, avoimuuden ja kekseliäisyyden kautta parempaan tuotokseen Aika Toimintapolun askel

15 Oikeus tehdä virheitä Jos organisaatio ei salli virheitä, ei synny kehitystä Virheistä tulee paras oppi, jos ne käydään avoimesti läpi Myös hyvä erhe on palkinnon arvoinen

16 Palkitseminen Koskee hyväksyttyjä Induktioliesiprojekteja Palkinto per henkilö on 2 %:n saavutetusta vuositason pysyvästä tehostamispotentiaalista, kuitenkin siten että palkisemisen yhteissumma voi olla enintään 10 %:n vuositason pysyvästä tehostamispotentiaalista. Pysyvä tehostamispotentiaali vuositasolla pitää olla vähintään Mikäli palkitsemissumma jää alle 50 /hlö, palkittava työyhteisö/ryhmä saa palkitsemissumman käyttöönsä ryhmänä. Johtoryhmällä on mahdollisuus myöntää vaikuttavuusbonus esim. laadun parantamisesta tai kustannusten hillitsemisestä. Palkinto on henkilökohtainen ja kertaluonteinen ja sen voi ottaa rahana tai valita palkintotarjottimelta Intrassa video sekä kannustepalkkiolaskuri Induktioliesi työtilassa

17 Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä (visa Sinetti och sedan kör digivideon) - Avoimuuden ja läpinäkyvyyden periaate - Kaikki materiaalit kaikkien nähtävillä - Kaikki projektit esitellään, joko videoilla tai kirjallisesti

18 Ulkoinen viestintä Ulkoinen viestintä (visa hemsidan) - Avoimuuden ja läpinäkyvyyden periaate - Toivotaan kuntalaisilta osallistumista ja palautetta - Kaikki projektit joilla suora kuntalaisvaikutus esitellään, joko videoilla tai kirjallisesti

19 Koskien ICT:tä Tukifunktiosta strategiseksi tueksi tavoitteiden toteutumiselle Yhdistää voimamme muiden kuntien kanssa ICT infraan liittyen kustannusten laskemiseksi Kilpailla muiden kuntien kanssa sovellusten hyödyntämisestä sovellusriitelyn sijaan Yhteisiä softakomponentteja sekä yhteisiä rajapintoja tarvitaan (dokumentinhallinta, eshop, CRM, datahosting ) Määrittele selkeästi mitä kuuluu pitää in-house ja mitä voisi jopa hallitun prosessin kautta ulkoistaa Niin paljon kuin järkevää pilvipalvelujen kautta (SaaS) Panosta avoimiin rajapintoihin Panosta avoimeen dataan Käytä pieniä nälkäisiä yrityksiä suurten etabloitujen toimijoiden sijaan

20 Kehityspolkuja varten tarvitaan verkostoitumista Toisilta oppiminen ja yhdessä tekeminen Muut kunnat Euroopassa Toisilta oppiminen Muut kunnat Suomessa Eurocities Knowledge Society Forum Muut toimialat Suomessa Yhdessä tekeminen Sipoo

21 KESKI-UUDENMAAN DIGITALISOINNIN TAVOITTEITA

22 Sähköisten palvelujen Hedelmätarha 1. Rakennusvalvonnan sähköistäminen 2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen 3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja 4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa 5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta, Fix my street 6. Etäneuvotteluvalmiudet 7. Peruskirjastojen automatisointi 8 Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen 9 Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 10 Jonojen (esim. terveyskeskus) näyttäminen netissä 11 Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen => tarvittaessa tuen räätälöinti 12 Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa 2 2

23 Hedelmien säästöpotentiaali ja toteutuksen vaativuus Helppo 10. Jonojen näyttäminen 5. Aloitteiden seuranta 1. Rakennusvalvonta 6. Etäneuvotteluvalmiudet Toteutuksen vaativuus Vaikea 7. Peruskirjastot 8. Opettajien työaika 4. Hoitotarveanalyysi 11. Kustannusjalanjälki 3. Liikenneratkaisut 9. Videoyhteydet 12. Liikkuvat resurssit 2. Toimitilat Pieni Säästöpotentiaali Suuri 23

24 Sähköistämisen säästöpotentiaali Keski- Uudellamaalla Itse tietohallinnosta lasketaan kuntaliitoksen kautta syntyvän 1,5 2,5 M :n vuotuiset säästöt. Tämä edellyttää 3-4 M :n kertaluontoisia investointeja Mutta Pelkästään edellä mainittujen hedelmien säästöpotentiaali on jo vähintään 25 M vuodessa 4-5 M : kertaluontoisilla investoinneilla Sähköistämisen täysimääräisemmän toteuttamisen potentiaali on moninkertainen

25 KU-digitavoitteita Lyhyellä tähtäimellä Oppia toisiltamme Ottaa kättöön hyviä ratkaisuja muilta Tunnistaa yhteisiä tarpeita ja toteuttaa ne (yhteiskilpailutus) Pitkällä tähtäimellä Auttaa toisiamme aitojen digitaalisten palveluprosessien luomisessa ja menestyksekkäässä käyttöönotossa Yhteiset tekniset ratkaisut aina kun se on hinta-laadultaan paras vaihtoehto Haemme myös hankerahoitusta sekä koordinoinnille että syntyville hankkeille

26 KIITOS!