HYVÄ VASTAANOTTO LOPPURAPORTTI. Mäntsälän kunta

Transkriptio

1 HYVÄ VASTAANOTTO LOPPURAPORTTI Mäntsälän kunta

2 2 Sisältö 1 MÄNTSÄLÄN TERVEYSASEMA HYVÄ VASTAANOTTO HANKE Hankkeen lähtökohta Tarkoitus ja tavoitteet Hankkeen toteutus Hankkeen tulokset Tilanne Tilanne T3-mittaus tulokset PDSA-SYKLIT TULEVAISUUS Jatkokehittäminen...12

3 3 1 MÄNTSÄLÄN TERVEYSASEMA Mäntsälän kunta sijaitsee Helsingistä 60 km päässä. Junalla matka taittuu Helsingistä 40 minuutissa ja Lahdesta 20 minuutissa. Mäntsälä ja Pornainen ovat vuoden 2009 alusta lähtien muodostaneet Mustijoen perusturvan eli sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistoiminta-alueen. Yhteistoiminta-alueen asukasluku on noin ja alueen isäntäkuntana toimii Mäntsälä. Mäntsälän väestöpohja on asukasta ja Pornaisten 5000 asukusta. Lisäksi vajaan 2000 asukkaan avosairaanhoidon palvelut ostetaan Kellokosken terveysasemalta Tuusulasta. Terveysasemia yhteistoiminta-alueella on kaksi, Pornaisissa ja Mäntsälässä. Asukasmäärä talousarvion mukaista vastaanottavaa lääkäriä kohden on noin Hoitohenkilökunta on lähihoitajapainotteinen. Hyvä vastaanotto keskittyy Mäntsälän terveysasemaan. Hanketyöryhmä: Johtava ylilääkäri Tuula Kock vs oh Kirsi Rytkönen ad.1/ /2012 Marika Hämäläinen Avopalvelupäällikkö Pertti Sopanen ad.12/2011 Sairaanhoitaja Marita Kataja Lähihoitaja Ritva Kärpänen tkl Maarit Nevalainen

4 4 2 HYVÄ VASTAANOTTO HANKE Hyvä vastaanotto on lähtöisin Ruotsista luvulta Qulturum kehittämisyksiköstä Jönköpingistä. Alun perin tarkoituksena oli parantaa saatavuutta ja edistyksellistä hoidon saatavuutta. Saatavuuden (Bra mottagning) parantumiseen auttaa osittain selkeät sovitut hoitojärjestelmä ja työjaon muuttaminen. Jonojen purku tai henkilöstöresurssien lisääminen ei auta kuin hetkellisesti. Keskeistä saatavuuden edistyksellisyyden ymmärtämisessä on käsittää kysyntä ja sen ennakoitavissa oleva vaihtelu. Espoo sai ensimmäisenä häivytettyä hammashuollon jonot Jönköpining opein ja sen jälkeen toiminta ulotettiin koskemaan terveysasemien toimintaa. Saatavuuden parantumisen myötä kiire ja stressi vähenevät. Sitä kautta henkilökunnalle vapautuu aikaa ja jaksamista panostaa muihin kehittämiskohteisiin. Tärkeää saatavuuden parantamisessa on potilaiden omavastuun ja omahoidon mahdollistaminen. Hyvä vastaanotto hankkeen keskeinen toiminta-ajatus on: Suojaa huomista, tämän päivän työt tehdään tänään 2.1 Hankkeen lähtökohta Mäntsälän kunta osallistui 4 kierrokselle Hyvä vastaanotto - hanketta, ajanjaksolla Hankkeen lähtötilanne keväällä ja kesäkuussa 2011:Lääkärinvastaanottoaikojen saatavuus oli huono, jono 4-5 vk, aikaa ei pystytty antamaan hoidontarpeenarviointi puhelun yhteydessä. Hoidon jatkuvuutta ei ollut. Reseptit, jatkokäynnit ja Marevanannosten määräykset ohjautuvat sattumanvaraisesti kenelle vain lääkärille. Työnjakoohjeistus (lääkäri, sairaanhoitaja, lähihoitaja) oli puutteellinen eikä sitä tunnettu. Hoidon tarpeen arvioinnin perusteella potilaat ohjattiin joko päivystykseen tai kiireelliset potilaat ns. kakkospäivystäjälle ja kiireettömät otettiin jonoon jonovihkoon. Jonotusajan pituus oli 4-5 viikkoa. Ajanvarauskirjoja ei voitu tehdä riittävän pitkälle, koska ei ollut tiedossa keitä oli töissä ja kuka lääkäri voidaan sijoittaa mihinkin työpisteeseen. Lääkärien lähiesimiestä ei oltu saatu rekrytoitua. Hoitosuunnitelmia ei ollut tehty, vakituisia lääkäreitä vähän. Syyskuun puolivälissä 2011 vakituisten lääkärien määrä lisääntyy ad 9/16,5 koko Mustijoen perusturvassa. Sijaisia ja

5 5 ostolääkäreitä oli paljon. Vaihtuvuus oli ollut suuri ja rekrytointi sekä perehdytys vie aikaa. Lääkärivajetta oli ollut pitkään ja oheistoimintoihin lääkärit on otettu vastaanoton resurssista vajeen vallitessa. Yhtä aikaa hyvä vastaanotto-hankkeen Mäntsälässä siirryttiin lääkäri-hoitaja työparimalliin 9/2011. Mäntsälän terveyskeskukseen muodostettiin kuusi aluetta. Alueet jakautuivat kahteen tiimiin, pohjoiseen ja eteläiseen, joissa kummassakin oli kolme työparia. Viisi työparia oli lääkäri-lähihoitaja ja yksi lääkäri-sairaanhoitaja työparia. Työparien toimenkuvat olivat samat. Lisäksi muodostettiin sairaanhoitajan vastaanotto ja päivystävän sairaanhoitajan vastaanotto. Mäntsälässä lähihoitajalla on oikeus luvan saamisen jälkeen korvahuuhteluihin, rajoitettuihin injektioihin ja rokotuksiin sekä haavanhoitoihin. Lisäksi päivystys vastaanotto toimii klo 8-22 välisenä aikana. Keskeisiksi ongelmakohdiksi nimettiin: Sairaanhoitajien ja lääkäreiden niukka mitoitus. Toimintamalli ei tue hoidon jatkuvuutta. Kirjausohjeet työn alla, jalkautus kesken. Hoitosuunnitelmia ei ole. Tiivistelmiä ei ole kirjattu. Lääkelistat puutteelliset. Reseptinuusintaprosessi ei ole toimiva. Lääkärivaje. 2.2 Tarkoitus ja tavoitteet Tarkoituksena: Parantaa lääkärinvastaanotolle pääsyä hoidon tarpeen arvioinnin jälkeen sekä parantaa hoidon jatkuvuutta. Tavoitteena: Aikoja lääkärin vastaanotolle 10 arkipäivän sisällä jouluun 2011 mennessä 5 arkipäivän sisällä vuoden kuluttua Lääkärille & hoitajalle soittoaikoja 5 arkipäivän sisälle jouluun 2011 mennessä Määritettävä soittoaikojen indikaatiot mistä asioista voi antaa soittoajan, esim. Hoitaja voi soittaa potilaalle lääkärin ohjeet Strukturoitu sairaskertomusten kirjaaminen jouluun mennessä Pysyviä lääkäreitä 70% jouluun 2012 mennessä Puhelinliikenteen pelisäännöt maaliskuun loppuun mennessä 2012

6 6 Päivystyksen puhelujen mittaaminen Osastonlääkärit voivat sijaistaa toisiaan Varasuunnitelma sairauksien ja poissaolojen ajaksi kuka voi sijaistaa / koulutuksen lisääminen? Marevan potilaiden hoidon jatkuvuuden ja tarkoituksenmukaisen hoitoannoksen määrityksen parantaminen Hankkeen toteutus Käytetyt menetelmät Siirtyminen työparimalliin ja tiimityöskentelyyn. Kunta jaetaan kuuteen alueeseen ja alueesta vastaa työpari. Hoidontarpeenarvio ja ajanvaraus siirtyy alueesta vastaavan työparin hoitajalle. Epikriisit, laboratoriovastaukset, reseptit ja Marevan annosmääritykset siirtyy aluetta hoitavalle lääkärille. Vuosikontrollien yhteydessä uusitaan jatkossa reseptit vuodeksi. Otetaan käyttöön esitietolomake tiivistelmien kokoamista varten. Otetaan käyttöön yhteisesti sovitut kirjauskäytännöt, joita ei ole ollut. Työohjelmapohjat uusitaan ja yhtenäistetään, aikatyyppejä vähennetään Takaisinsoiton mahdollistava puhelinjärjestelmä otetaan käyttöön. Sairaanhoitajien ja lähihoitajien tehtäväjako päivitetään. Lääkärien työolojen parantaminen (riittävä lääkärimäärä, hallittava työmäärä) PDSA-syklit Hyvä vastaanotto hankkeen alussa luotiin viisi keskeistä kehittämissykliä. PDSA-sykli 1: ALUEIDEN LÄÄKÄREIDEN TYÖOHJELMAKIRJOISSSA ON OIKENALAISIA AIKOJA OIKEASSA SUHTEESSA VIIKON ERI PÄIVINÄ KYSYNNÄN MUKAAN PDSA-sykli 2: POIKKEUSTILNTEIDEN HALLINTA, AJANVARAUKSEN PELISÄÄNNÖT PDSA-sykli 3: YLEISLÄÄKÄRIN TYÖN HALLINTAKEINOT OVAT KIRJATTU JA OTETTU KÄYTTÖÖN MÄNTSÄLÄN TERVEYSASEMALLA PDSA-sykli 4:

7 7 TUTORTUNTIEN SISÄLTÖ VASTAA TOIMINNAN KEHITTÄMISTÄ JA OSAAMISEN VAHVISTAMISTA PDSA-sykli 5: KESKEISISTÄ KANSANSAIRAUKSISTA ON SELKEÄT JA HYVÄKSYTYT HOITOPROSESSIT ja NE OVAT KÄYTÖSSÄ kesäkuun 2012 loppuun mennessä diabetespotilaan hoitoprosessit ovat valmiina, Liina, Marja-Leena, Anna-Maija depressiopotilaan hoitoprosessit ovat valmiina kesäkuun 2012 loppuun mennessä, VALMIS muistipotilaan hoitoprosessit ovat valmiina kesäkuun 2012 loppuun mennessä Tiina, Maisa ja Sari Ka sydänpotilaan hoitoprosessit ovat valmiina vuoden 2013 maaliskuu mennessä, astmapotilaan hoitoprosessit ovat valmiina vuoden 2012 loppuun mennessä. verenpainepotilaan hoitoprosessit ovat valmiina vuoden 2012 loppuun mennessä. PDSA-sykli 6: STRUKTUROITU KIRJAAMINEN TOTEUTUU KESÄKUU 2012 MENNESSÄ T3 mittaukset T3 mittauksia päätettiin toteuttaa kerran viikossa keskiviikkoisin. Mittaustulokset ovat käytössä koko henkilökunnalla yhteisellä sivustolla. Aikataulu Lääkäri-hoitajatyöparimallin suunnittelu oli alkanut Työryhmä oli tehnyt taustatyötä pitkään. Työryhmän kokoonpano muuttui, suunnitelma muuttui ja viimeisin versio syntyi elokuussa Ryhmä oli moniammatillinen mutta tietohallinnon asiantuntemus ymmärrettiin ottaa mukaan varsin myöhään. Potilastietojärjestelmään ajettiin aluejako väestölle kesällä Ajanvarauspohjien yhtenäistäminen, aikakoodien vähennys sekä lääkärien ja työparihoitajan ajanvarauspohjien yhteensovittaminen ( syyskuu 2011) Uuden puhelinjärjestelmän käyttöönotto (syyskuu 2011) Siirtyminen tiimimallii, jossa 2 tiimiä ja kummassakin 3 aluetta, joilla lääkärihoitaja työpari. Aluejako perustuu osoitteeseen. Lääkärinajat antaa oman alueen hoitaja. Aloitus T3-mittauksien toteutus kerran viikossa vkosta 35 / 2011 lähtien Reseptit oman alueen lääkärille (elo-syyskuu 2011) Marevan - määritykset oman alueen lääkärille (elo-syykuu 2011)

8 8 Hyvä vo - hankkeen mittausten perusteella muutettiin olemassa olevia työpohjia (tammi-helmikuu 2012) Vuoden 2012 talousarvioon esitettiin sairaanhoitaja- ja lääkärikapasiteetin lisäystä. (syksy 2011). Kirjausohjeet oli tarkoitus päivittää tammikuuhun 2012 loppuun mennessä. 2.4 Hankkeen tulokset Tilanne Suunnitteluryhmän toinen vetäjä vaihtoi työpaikkaa, ryhmän vetovastuu on vaihtunut ja ryhmän jäsenten aktiivisuus vaihtelee. Osa ryhmästä toimii aktiivisesti ja innostuneesti, osa passiivisesti. Aluejako toimii. Puhelinjärjestelmässä oli teknisiä ongelmia palveluntuottajasta johtuen sekä käyttäjäongelmaa. Takaisinsoiton aikaa on laskettu 1 minuuttiin. Tuloksia ja läpipääsyä päästään analysoimaan vasta joulu-tammikuussa. Tulosten mukaan tehdään korjaavia toimenpiteitä. Lääkäritilannemäärällisesti hyvä. Uudet ajanvarauspohjat otettu käyttöön: LVO 30min PAILAK 15min KONS 5min Työohjelmat tasapuolisemmat ja yhtenäiset, nuorelle lääkärille oma pohja. T3 keskimäärin 10pv (marraskuu 2011). Alueiden välillä vaihtelua, oheistöiden määrä vaihtelee/alue. Tiimin sisällä ja tiimien välillä pelisäännöt kesken. Reseptit ohjautuvuus parantunut mutta ei vielä ideaali Marevan määritysten ohjautuvuus parantunut, dg- kirjauksia puuttuu edelleen. Sh-lh työnjaossa parannettavaa. Talousarvioon esitetyt vakanssimuutokset hyväksyttiin. Lääkärien ja hoitajien yhteiset kokoukset koettu positiiviksi, toisaalta kaivataan lääkäreille yhteistä aikaa lisää Tilanne Hyvä vastaanotto-hankkeen molemmat vastuuhenkilöt ovat vaihtaneet työpaikkaa. Myös ylilääkäri on vaihtamassa työpaikkaa. Johdon henkilöstö muutoksien lisäksi hoitohenkilökunnalla on ollut pitkiä poissaoloja ja osa on vaihtanut työpaikkaa ja

9 9 siirtynyt terveysasemalla toiseen työpisteeseen. Poissaolojen vuoksi henkilökunta on tehnyt ylitöitä vastaten 66 työpäivää. Äkillisä poissaoloja Pornaisten asemalla 132 päivää ja Mäntsälässä 122 päivää tammi-maaliskuun aikana. Huhti-kesäkuussa 2-3 lääkärin vaje. Lisäksi keikkatyöntekijöitä oli 110 työpäivää ensimmäisen kolmen kuukauden aikana. Tämä on vaikeuttanut erittäin paljon kehittämistyötä. Henkilökunta on ollut myös väsynyt tilanteeseen, jonka vuoksi järjestelmällisestä kehittämistyöstä luovuttiin ja keskityttiin perustyöhön. Sähköiseen ereseptiin siirryttiin helmikuussa Tämä vaati henkilökunnalta asiakkaiden informointia ja lupien kysymistä. Marevan asiakkaiden hoitoprosessien ja käytännön toimintaa on mietitty paljon. Sairaanhoitajat koulutettiin 2010 Marevan hoitoon, mutta käytännön toimintaan muutosta ei saatu. Tavoitteena on, että syksyyn mennessä Marevan annosmäärittely toimii hoitajan kautta sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Tämä säästää huomattavasti lääkärinaikaa. Samalla pyritään ohjeistamaan asiakkaita toimimaan sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Potilastoimiston aukioloaikaa lyhennettiin alkaen. Toiminnan muutos pohjautui asiakasmäärämittauksiin. Toiminnan muutoksen pohjalta saatiin henkilökuntaa enemmän ruuhka-aikaan hoitamaan potilaita. Henkilökunnan vaihtuvuus on kevään myötä helpottamaan päin hoitohenkilökunnan osalta. Lääkäreiden vaihtuvuus keväällä vaikeutti koulutusten ja kehittämistyön tekemistä. Jouduttiin perumaan myös paljon sovittuja palavereita. Asiakkaita oli jonovihoissa pahimmillaan 120. Tämä johtui osaksi siitä, että ei ollut tietoa saadaanko lääkäreitä. Pahimmillaan kuudesta lääkäristä 2 oli paikalla. Lisäksi kahden lääkärin nopea lähteminen työllisti toisia lääkäreitä, koska tilanteeseen ei keritty vaikuttamaan ajanvarauspohjia muuttamalla T3-mittaus tulokset

10 PDSA-SYKLIT PDSA-sykli 1: ALUEIDEN LÄÄKÄREIDEN TYÖOHJELMAKIRJOISSSA ON OIKENALAISIA AIKOJA OIKEASSA SUHTEESSA VIIKON ERI PÄIVINÄ KYSYNNÄN MUKAAN Lääkäreiden työohjelmapohjia on muutettu kahdesti ja muutetaan saadun kokemuksen mukaan. PDSA-sykli 2: POIKKEUSTILNTEIDEN HALLINTA, AJANVARAUKSEN PELISÄÄNNÖT Poikkeustilanteita on tullut runsaasti eteen ja prioriteettijärjestyksestä sovittu. Ajanvarauksen pelisäännöt ovat kesken. Toiminta muuttuu syksyllä 2012, jonka vuoksi pelisäännöt tulevat kesän ja syksyn aikana ajankohtaiseksi. PDSA-sykli 3: YLEISLÄÄKÄRIN TYÖN HALLINTAKEINOT OVAT KIRJATTU JA OTETTU KÄYTTÖÖN MÄNTSÄLÄN TERVEYSASEMALLA Asiasta ollut koulutusta, käsitelty tutorpalavereissa ja käyty läpi ohjaavan palautteen muodossa. PDSA-sykli 4: TUTORTUNTIEN SISÄLTÖ VASTAA TOIMINNAN KEHITTÄMISTÄ JA OSAAMISEN VAHVISTAMISTA tutortunteja on kehitetty ja kalenteroitu, jotta aiheet ovat kaikkien tiedossa. Lista aiheista ja osallistujista on L asemalla. PDSA-sykli 5:

11 11 KESKEISISTÄ KANSANSAIRAUKSISTA ON SELKEÄT JA HYVÄKSYTYT HOITOPROSESSIT ja NE OVAT KÄYTÖSSÄ (vastuuhenkilöt nimetty) kesäkuun 2012 loppuun mennessä diabetespotilaan hoitoprosessit ovat valmiina, depressiopotilaan hoitoprosessit ovat valmiina kesäkuun 2012 loppuun mennessä muistipotilaan hoitoprosessit ovat valmiina kesäkuun 2012 loppuun mennessä sydänpotilaan hoitoprosessit ovat valmiina vuoden 2013 maaliskuu mennessä, astmapotilaan hoitoprosessit ovat valmiina vuoden 2012 loppuun mennessä. verenpainepotilaan hoitoprosessit ovat valmiina vuoden 2012 loppuun mennessä. Hoitoprosessien tärkeys on tunnistettu. Depressio ja muistipotilaan hoitoprosessi ovat lähes valmiina. Diabetespotilaan hoitoprosessista on keskusteltu ja luoto yhteistä näkemystä. Syksystä 2012 lähtien DM2 siirtyvät asteittain alueitten sairaanhoitajien hoitovastuulle. Sydänpotilaan hoitoprosessi on kirjaamatta, toiminta on systemaattista Astmapotilaan hoitoprosessi on vielä alkuvaiheessa PDSA-sykli 6: STRUKTUROITU KIRJAAMINEN TOTEUTUU KESÄKUU 2012 MENNESSÄ Kirjaamisen sovittiin koulutus, joka jouduttiin perumaan vähäisen lääkäritilanteen vuoksi. Siirtyy syksyyn 2012, jolloin on uusia lääkäreitä ja hoitajia. Hoitosuunnitelman kirjaamisesta käytiin koulutus ja sovittiin yhteisiä käytäntöjä suunnitelman sekä tiivistelmän käytöstä. Esitietolomaketta ei ole otettu käyttöön. 3 TULEVAISUUS Tulevaisuudessa tarvitaan hyvien käytäntöjen eteenpäin vientiä ja paljon aikaa perehdyttämiseen henkilöstön vaihtuvuuden vuoksi. Kehittämistyö ei ole koskaan valmista. Hoitohenkilökunnalle on 12/11 valmistunut perehdyttämisopas ja lääkäreiden perehdyttämisopas on kesken. Sähköisten menetelmien hyödyntäminen perehdyttämisessä on tulevaisuudessa tärkeää. Ennen kesää 2012 vahvistuu organisaation johdon toiminta ja toimenkuvat, mikä vaikuttaa toiminnan suunnitteluun ja organisointiin. Syksyllä 2012 muutetaan lääkärihoitaja työparimallin toimintaan sairaanhoitaja painotteisemmaksi. Tämä mahdollistuu kun erillinen sairaanhoitajan vastaanotto puretaan. Tarkoituksena on palvella asiakkaita paremmin ja nopeuttaa puhelimeen vastaamista sekä vastaanotolle pääsyä.

12 12 Yhtenäiset tavat kirjata hoitosuunnitelma, tiivistelmä-lehden käyttö ja yleisesti kirjaaminen ovat haasteita edelleen tulevaisuudessa. Kirjaaminen on merkittävä dokumentoinnin osa ja tärkeä osa henkilökunnan välisessä tiedonkulussa yli organisaatiorajojen. Hyvä kirjaaminen mahdollistaa paremman potilasturvallisuuden ja turvaa henkilökunnan ja potilaan välisen lainsäädännön edellytykset. Saatavuuden parantamisessa on keskeisessä roolissa tilastojen saaminen. Mäntsälässä otettiin AvoHilmo käyttöön 11/2011. Hoitajien käyntien tilastointi vaatii vielä yhteisten pelisääntöjen kehittämistä. Tilastojen ja avohilmon tuottaman tiedon luotettavuudessa on edelleen ongelma. Tämä vaikeuttaa toiminnan muutosten arviointia sekä asioiden ennakointia esim. kesän suhteen. 3.1 Jatkokehittäminen Suurimmat jatkokehittämishaasteet liittyvät henkilöstön saatavuuden turvaamiseen ja vaihtuvuuden vähentämiseen. Viedään päätökseen sovitut kehittämiskohteet. Tärkeää on sijoittaa henkilökunnan työaika asiakkaiden tarpeita paremmin vastaaviksi sekä luoda toimintamalleja millä vähentää haavoittuvuutta. Työjaon muuttaminen lähihoitajien sairaanhoitajien ja lääkäreiden välillä on välttämätöntä. Hyvä vastaanotto hanke opetti T3-mittaus metodin, joka on hyvin havainnollinen ja helppo toteuttaa käytännössä. Tämä mittaus tulee jatkumaan. Vuoden 2013 alkuun mennessä tarkoitus on selvittää päivystyksen siirtämistä kello 18 lähtien Hyvinkään sairaalaan. Toisena selvityskohteena on HUSRTG siirtyminen. Potilasturvallisuuden jalkauttaminen osaksi perustyötä ja haittatapahtumien ilmoittaminen on keskeinen 2013 vuoden haaste.