Esitysgrafiikka PowerPoint XP SISÄLLYSLUETTELO

Transkriptio

1 Esitysgrafiikka PowerPoint XP SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto Esityksen suunnittelu Esityksen aloittaminen Tyhjän esityksen luominen Suunnittelumallin käyttäminen Näkymät Tekstin lisääminen ja muokkaaminen Taulukko Kuvat Kuvan lisääminen Kuvan muokkaaminen Piirrosobjektit Piirrosobjektien muokkaaminen Kaaviot Organisaatiokaavio Esityksen ulkoasun muokkaaminen Sivun värimallin muokkaaminen Sivun taustakuvan muokkaaminen Perustyylin muokkaaminen Esitystehosteet Diojen vaihtuminen Objektien tehosteet Mukautettu animaatio Kaavion animointi Esityksen ajastaminen Hyperlinkki Hyperlinkin poistaminen Esityksen tallentaminen Tulostaminen Esitystilanne Matkapaketin luominen...14 Joensuun yliopisto, Opetusteknologiakeskus, Anne Poutiainen, muokannut Katja Halmetoja

2 2 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 1 Johdanto Monissa seminaareissa näkee esittäjien esittävän tietokoneella näyttäviä diaesityksiä, jotka toimivat samalla puhujan sanalistana. Kuuntelija voi keskittyä kuuntelemaan, mutta samalla hän pystyy katsomaan avainkohdat esim. dataprojektorin kautta valkokankaalta. Yksi tällaisen esityksen mahdollistava tietokoneohjelma on MS PowerPoint. Office-tuoteperhe on lähes kaikissa tietokoneissa ja PowerPoint kuuluu jokaiseen Office-versioon. Ohjelmalla voi tehdä näyttäviä esityksiä, joissa voi olla tekstiä, ääntä, kuvaa, kaaviota yms. Lisäksi ohjelmalla voi tulostaa paperitulosteet tai kalvot suoraan ohjelmasta tai muistiinpanonäkymänä kuuntelijoille jaettavaksi. Ohjelmalla voi myös tehdä helposti esityksestä wwwsivuston. 2 Esityksen suunnittelu Koska PowerPoint on kehitetty nimenomaan esityksen näyttämiseen, ei sen suunnitteluun teknisesti tarvitse kiinnittää paljon huomiota. Ohjelman suunnittelumallit (Design Templates) on kehitetty ajatellen juuri esitystilannetta. Käyttäjä voi myös luoda oman suunnittelumallin, jos valmiista malleista ei löydy sopivaa. Aloittelijan kannattaa luottaa ohjelman ehdottamiin fontteihin ja suunnittelumalleihin. Jos esityksessä on hyperlinkkejä, tulee tarkistaa esityksen linkkien värit, sillä joskus ne eivät erotu tarpeeksi taustasta. Dataprojektori vääristää värejä, joten sekin tulee huomioida ja tarkistaa ennen esitystilannetta. Esityksen loogisen järjestyksen suunnitteluun ei tarvitse aluksi käyttää turhaa aikaa. PowerPointissa voi kirjoittaa dioihin halutun tiedon ja järjestää ne jälkeenpäin raahaamalla oikeaan järjestykseen. 3 Esityksen aloittaminen Kun PowerPoint -ohjelma käynnistetään, avautuu näytölle tyhjä esitys sekä näytön oikeaan laitaan valikko - Tehtäväruutu (kuva oikealla), josta voi valita, miten esityksen laatimisessa edetään. Kohdasta Uusi (New) valitaan, miten uusi esitys tehdään. - Tyhjä esitys (Blank presentation) luo tyhjän esityksen, johon voi itse valita pohjamallin, taustan, tyylin jne. - Käyttäen suunnittelumallia (From Design Template) -valinnassa voi valita valmiin suunnittelumallin, jossa on ennalta määritetyt värit, kuvan osien paikat, fontit, jne. Halutessaan voi vaihtaa mallin myöhemmin toiseksi tai muokata mallia haluamallaan tavalla. - Käyttäen ohjattua sisällön luomista (From AutoContent Wizard) ohjelma luo valmiin esitysrungon muutamien kysymysten muodossa, johon lisätään omat tekstit. Voit valita valmiiksi esityksen lajin, esitystavan ja esityksen tiedot. 3.1 Tyhjän esityksen luominen Tyhjä esitys luodaan klikkaamalla Tyhjä esitys (Blank Presentation) -linkkiä, jolloin valikko muuttuu niin, että pääsee valitsemaan dian rakenteen. Valikko jakautuu neljään kategoriaan: tekstirakenteet (Text Layouts), sisältörakenteet (Content Layouts), teksti- ja sisältörakenteet (Text and Content Layouts) sekä muut rakenteet (Other Layouts).

3 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 3 Valinta tehdään klikkaamalla hiirellä mallia. Kun hiiren osoittimen vie mallin päälle, tulee esiin valikkoa ilmaiseva kolmio. Valikon kautta voidaan mm. lisätä uusi dia. 3.2 Suunnittelumallin käyttäminen Suunnittelumalli (Design Templates) vaihtoehdon valinnalla valikko muuttuu oikealla olevan kaltaiseksi. Ylimpänä näkyy kyseisessä esityksessä käytettävä suunnittelumalli, sen alapuolella neljä viimeksi käytettyä mallia ja alimpana kaikki käytettävissä olevat. Tapa 1: Haluttu malli valitaan klikkaamalla hiirellä dian kuvaa valikossa, jolloin malli tulee käyttöön kaikissa esityksen dioissa. Tapa 2: Kun vie hiiren osoittimen mallin päälle, tulee esiin valikkoa ilmaiseva kolmio (kuva vasemmalla). Kolmiota klikkaamalla avautuu valikko, josta voidaan valita käytetäänkö mallia kaikissa dioissa vai vain valituissa. Lisäksi valikon kautta voidaan vaihtaa mallien esikatselukuvaa isommaksi/pienemmäksi. Suunnittelumallin voi ottaa jälkeenpäin käyttöön valitsemalla Muotoile (Format) > Dian suunnitelu (Slide Design) tai klikkaamalla muotoilurivillä olevaa suunnittelu -painiketta, jolloin oikealle avautuu Dian suunnitteluvalikko (kuva vasemmalla). 4 Näkymät Ohjelma sisältää neljä erilaista näyttötilaa, joihin päästään joko valitsemalla ylävalikosta Näytä (View) ja haluttu vaihtoehto tai klikkaamalla käyttöliittymän vasemmasta alalaidasta ko. pikapainiketta. Näyttötilat ovat: normaalinäkymä (Normal), dialajittelunäkymä (Slide Sorter) diaesitys (Slide Show). Muistiinpanonäkymä (Notes Page), jonka saa vain ylävalikon kautta. Ohjelma käynnistyy oletuksena Normaalinäkymään, jossa esitystä muokataan dia kerrallaan. Dialajittelunäkymä näyttää kaikista esityksen dioista pienoiskuvat, joissa näkyy teksti ja kuvat. Näkymässä voi muuttaa diojen järjestystä raahaamalla dian uudelle paikalle, lisätä diojen vaihtojen animaatiotehosteita sekä asettaa diaesityksen määräaikoja. Diaesitysnäkymä on varsinaisen esityksen katselutila. Napsauttamalla Diaesitysnäyttöpainiketta kuva suurentuu koko ruudulle ilman ohjelman valikoita, vierityspalkkeja, työkalu- ja tilarivejä. Diasta seuraavaan siirrytään napsauttamalla hiiren vasenta painiketta tai näppäimistön Välilyönti tai Enter-näppäintä. Diaesityksen voi lopettaa painamalla Esc-näppäintä. Muistiinpanonäkymässä voi kirjoittaa esityksen tueksi muistiinpanoja. Näytöllä on yksi pystysivu, jossa näytetään yksi dia kerrallaan pienennettynä ja sivun alalaidassa kehys kirjoitettavalle tekstille.

4 4 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 5 Tekstin lisääminen ja muokkaaminen Määriteltäessä dialle tietynlainen rakenne ohjelma automaattisesti muotoilee siihen paikkamerkit (katkoviivoilla esitetyt paikat, jotka eivät näy varsinaisessa esityksessä). Teksti lisätään klikkaamalla dian paikkamerkkiä. Paikkamerkki häviää, kun napsauttaa hiirellä sen ulkopuolelle. Käyttämättömät paikkamerkit eivät tulostu. Paikkamerkkien välillä liikkuu vaivattomimmin hiirellä klikkaamalla tai painamalla CTRL+ENTER. Voit kirjoittaa tekstiä kuten tekstinkäsittelyohjelmissa, sillä tekstin muotoilut, delete ja askelpalautinnäppäimet, kopioi-leikkaa-liitä toiminnot, jne. toimivat aivan samalla tavalla. Luetteloidussa tekstissä ENTER -näppäin lisää seuraavan luettelokomponentin, mutta jos edellisellä rivillä ei ole tekstiä, luettelomerkki ei näy. Se tulee kuitenkin näkyviin, kun kursori siirretään ko. riville ja kirjoitetaan tekstiä. Muotoilu-työkalurivillä on suurimmaksi osaksi samoja pikapainikkeita kuin muissakin Office-tuotteissa tekstin muotoiluun. PowerPoint-ohjelmassa on eräs erikoisuutena Tekstin varjostus painike. Lisäksi Muotoilurivillä on vain PowerPointissa esiintyviä painikkeita, joita saa lisättyä näkyviin tarvittaessa rivin lopussa olevasta kolmiosta avautuvasta valikosta. Sisennys Kappalevälin suurennus/pienennys Fonttikoon suurennus/ pienennys Fontin väri Kappalejärjestyksen muutos Jos luetteloon halutaan alakohtia, klikataan luettelomerkit -painiketta -> Suurenna sisennystä-painiketta tai sarkain-näppäintä. Takaisin ensimmäiselle tasolle pääsee Pienennä sisennystä-painikkeella. Huom! Painamalla Enter-painiketta ohjelma olettaa, että pysyt samalla sisennystasolla. Luettelomerkin voit poistaa Luettelomerkitpainikkeella ja luettelomerkkejä voi muokata valitsemalla Muotoile -> Luettelomerkki ja numerointi. Tekstiä voi lisätä paikkamerkin tai muodon ulkopuolelle esimerkiksi kuvateksteiksi tai grafiikan otsikoiksi piirtotyökalurivin Tekstikehys-työkalun avulla. Tekstikentän kokoa voi muuttaa vetämällä hiirellä tekstikehyksen reunoista. Napsauttamalla objektia sen ympärille tulee neliökahvoja. Kun kohdistimen vie kahvan päälle, hiiri muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi jolloin voi vetää hiirellä tekstinkentän halutun kokoiseksi. Tekstikenttää voi siirtää viemällä kohdistimen objektin reunan päälle ja vetämällä hiirellä kentän haluttuun kohtaan. 6 Taulukko Diaan voi lisätä taulukon, mikäli koneeseen on asennettu MS Word, sillä PowerPoint käyttää sen taulukkotoimintoa hyväkseen. Taulukko lisätään valitsemalla dian rakenteeksi otsikko ja taulukko. Kaksoisklikkaamalla diassa taulukon paikkamerkkiä avautuu ikkuna, johon tulee määrittää taulukon rivien ja sarakkeiden lukumäärä. Liikkuminen taulukon sarakkeesta toiseen tapahtuu sarkainnuolella (Tab) tai hiirellä napsauttamalla. Muotoilussa voi käyttää Wordin taulukon muotoilutoimintoja sekä automaattista muotoilua. Kun taulukko on valmis klikataan hiirellä taulukon ulkopuolella, jolloin taulukkotoiminto päättyy. Jos taulukkoa halutaan myöhemmin muokata, klikataan se aktiiviseksi ja tehdään tarvittavat muotoilut ja klikataan hiirellä taas taulukon ulkopuolella. Taulukon muotoilussa helpottaa Taulukot ja sen reunat työkalurivi (Näytä -> Työkalurivit -> Taulukot ja reunat), jotka ovat aivan samanlaiset kuin esim. Wordissa.

5 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 5 7 Kuvat 7.1 Kuvan lisääminen A) kuvarakenteinen dia lisätään valitsemalla Lisää > Uusi Dia > rakenteeksi Teksti ja ClipArt Kuva. Seuraavaksi kaksoisklikataan diassa olevaa grafiikkaobjektia ja liitetään haluttu kuva ClipArt-valikosta tai tiedostosta Tuo -painikkeella. B) valitaan Lisää > Kuva > ClipArt (tai Tiedostosta ), jolloin vasen valikko muuttaa muotoaan. Valikosta voidaan etsiä haluttuun aiheeseen liittyviä kuvia kirjoittamalla teksti Etsittävä tekstikenttään ja painamalla Etsi-painiketta. Valikon alalaidassa Katso myös -otsikon alta löytyy linkit Clip Organizer, jonka avulla pääsee kuvatiedostoihin sekä Clip Online, joka vie Internet sivulle, josta voi ladata kuvia. C) leikepöydän kautta toisesta ohjelmasta (kopioi liitä). 7.2 Kuvan muokkaaminen Liitettyä kuvaa voi muokata klikkaamalla sitä. Kuvan ympärille muodostuu kahvat, joista vetämällä muokataan kuvan kokoa. Vetämällä kuvan kulmasta olevasta kahvasta kuvan suhteet säilyvät vääristymättä. Kuvan ominaisuuksia voidaan muokata aktivoimalla Kuva-työkalurivi (Näytä -> Työkalurivit -> Kuva). Lisää kuva tiedostosta - voit tuoda esitykseen uuden kuvan. Kuvanhallinta - voit säätää kuvaa harmaasävyksi, mustavalkoiseksi tai vesileimaksi. Suurempi kontrasti ja Pienempi kontrasti säätää kuvan värien kontrastia. Suurempi kirkkaus ja Pienempi kirkkaus säätää kuvan värien kirkkautta Rajaus - pystyt rajaamaan kuvan halutun kokoiseksi Kierrä kuvaa vasemmalle Viivan tyyli Muuta kuvan kokoa Muuta kuvan värejä - voit muuttaa kuvan värit haluamaksesi. Muotoile kuvaa - voidaan määrittää esimerkiksi kuvan paikka, kuvan koko ja muuttaa kuvan värejä. Kuvan kokoa voi muuttaa myös vetämällä jostain kulmakahvasta. Määritä läpinäkyvä väri - muuttaa pohjavärin läpinäkyväksi. Toiminto on käytettävissä bittikarttakuville. joita ei ole vielä määritetty läpinäkyviksi. Se on käytettävissä myös joillekin ClipArt-kuville. Voit muuttaa läpinäkyväksi vain yhden värin. Tulostettaessa läpinäkyvät osat näkyvät tulostuspaperin värisinä. Sähköisessä näytössä, esimerkiksi Web-sivulla tai PowerPoint-esityksessä, läpinäkyvät osat näkyvät taustan värisinä. Palauta kuva palauttaa kuvan muotoilut alkuperäisiksi.

6 6 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 8 Piirrosobjektit Piirtotyökalujen avulla voi piirtää erilaisia muotoja. Piirtotyökalurivillä on työkalut kuvioiden piirtoa ja tekstin lisäämistä varten sekä painikkeita näiden muokkaamiseen. Toiminnot ovat aivan samat kuin esim. Wordissa. Piirrä-valikko Ryhmittele tarkoittaa kuvioiden ryhmittämistä, esim. kaavioiden osat, jotta ne eivät liiku toisiinsa nähden. Pura ryhmittely komennolla ryhmittelyn osia voi muokata uudelleen. Automaattiset muodot -rivillä on erilaisia valmiita viivoja, nuolia, kuvioita ja painikkeita. Automaattisissa muodoissa on keltainen vinoneliön muotoinen kahva, josta muutetaan kuvion muotoa. Valitaan työkalu ja viedään osoitin kohtaan, josta kuvio alkaa. Kuvio vedetään hiiren vasen painike alaspainettuna. Kun halutaan piirtää suora viiva, neliö tai ympyrä, pidetään Vaihto/Shift -näppäin alaspainettuna piirrettäessä. Piirroksen kokoa voi muuttaa reuna- ja kulmakahvoista vetämällä. 8.1 Piirrosobjektien muokkaaminen Kuvion täyttövärin voi vaihtaa Täyttöväri -painikkeella, jonka alta löytyy lisää täyttövärejä sekä täytön tehosteet kuten liukuväri ja taustakuvio. Viivatyökalupainikkeilla voidaan muotoilla viivan täyttöä, väriä, tyyliä, nuolen tyyliä jne. Tekstikehys-painiketta napsauttamalla voidaan lisätä tekstiä.. Tekstiä lisätään napsauttamalla kohtaa, johon tekstin halutaan lisätä ja kirjoittamalla siihen. tai kohokuvion voi lisätä tekstiin tai kuvioon napsauttamalla muotoilutyökalurivin Varjos- Varjostuksen tettu-painiketta.

7 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 7 Kolmiulotteisen tehosteen voi lisätä viivoihin, automaattisiin muotoihin ja vapaisiin piirrosobjekteihin Kolmiulotteisuus painikkeella. Lisäksi voi muuttaa kolmiulotteisen objektin syvyyttä (eli pursotusta), väriä, kiertoa, kulmaa, valaistuksen suuntaa sekä pintaa. Kun muutetaan kolmiulotteisen tehosteen väriä, muutos vaikuttaa vain objektin kolmiulotteiseen tehosteeseen, ei itse objektiin. Objektissa voi olla joko varjostus tai kolmiulotteinen tehoste, mutta ei molempia. Jos lisätään kolmiulotteinen tehoste varjostettuun objektiin, varjostus poistuu. Käyttämällä Kopioi - Liitä toimintoa saadaan objekteista helposti samankokoisia ja -näköisiä. PowerPoint sijoittaa uuden version viistosti alkuperäisen päälle, joten sen saa vetämällä oikeaan paikkaan. Mikäli useita objekteja halutaan poistaa, siirtää, kopioida, ryhmittää tms., valitaan objektit yksitellen Vaihto/ Shift-näppäin pohjassa tai kaikki objektit osoitintyökalulla vetämällä laatikko aktivoitavien kohteiden ympärille. Objektien sijainnin voi tasata aktivoimalla halutut objektit ja valitsemalla Piirrä -> Tasaa tai tasaa välit (Align and Distribute). Kun halutaan piirtää tarkasti otetaan esille viivain ja apulinjat valitsemalla Näytä -> Viivain (Ruler) ja Näytä -> Ruudukko ja Apuviivat (Grid and Guides). Pitämällä CTRL-näppäin alaspainettuna ja vetämällä hiirellä apulinjasta saa lisää uusia apulinjoja. 9 Kaaviot Lisäämällä uusi dia kaaviorakenteella (Lisää -> Uusi Dia -> rakenteeksi Otsikko, teksti ja kaavio) ja klikkaamalla kaavio-objektia voidaan diaan lisätä kaavio. Jo olemassa olevaan diaan kaavio voidaan lisätä Lisää -> Kaavio tai -painikkeella. Microsoft Graph näyttää kaavion ja siihen liittyvät tiedot taulukossa. Taulukon mallitiedoista näkee, mihin voi kirjoittaa omat rivi- ja sarakeotsikot sekä halutut tiedot Tarvittavat tietueet saa lisättyä ja liiat sarakkeet poistettua maalaamalla sarakeotsikot ja painamalla Delete-näppäintä. Excel-taulukon voi myös tuoda PowerPoint -ohjelmaan. Takaisin diaan pääsee napsauttamalla hiirellä kaavion ulkopuolella. Jos kaaviota halutaan muokata kaksoisklikataan hiirellä kaavion päällä. Samalla näyttöön tulee kaaviotyökalurivi. Käytännössä kaaviotyökalurivi tulee Vakiotyökaluriviin lisäpainikkeina: Arvotaulukko Selite Sarakeittain/ riveittäin Kaaviolaji Akselien ruudukot Kaaviolajia voi muuttaa Kaaviolaji -painikkeella tai valitsemalla valikkoriviltä Kaavio -> Kaaviolaji. Selitettä voi muotoilla Muotoile selite -painikkeella tai poistaa selitteen kokonaan Selite -painikkeesta. Useita kaavioon liittyviä asetuksia voi muuttaa valitsemalla valikkoriviltä Kaavio -> Kaavion asetukset. On mahdollista mm. lisätä kaavioon haluttu otsikko, muuttaa taustaruudukkoa sekä arvopisteiden otsikoita. Yksittäisiä arvosarjoja pääsee muokkaamaan kaksoisklikkaamalla haluamansa arvosarjan kohdalla.

8 8 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 9.1 Organisaatiokaavio Organisaatiokaavion luominen aloitetaan valitsemalla Lisää -> Uusi dia -> rakenteeksi kaaviokuva tai Organisaatiokaavio tai piirtötyökalurivin kaaviokuva -painikkeella. Seuraavaksi näyttöön avautuu ikkuna, josta valitaan kaaviokuvan laji ja klikataan OK. Kun apuohjelma on käynnistynyt, näyttöön ilmestyy mallikaavio. Valmiisiin organisaation komponentteihin kirjoitetaan halutut tekstit. Ylimääräiset komponentit voi poistaa Delete-näppäimellä. Komponenttien lisääminen kaavioon onnistuu työkalurivin painikkeilla. Klikkaa ensin siihen komponentiiin, jonka alaiseksi, työtoveriksi tai avustajaksi uusi ruutu lisätään ja klikkaa sen jälkeen Lisää muoto- painiketta. Asettelu-painikkeesta avautuvasta valikosta voi muuttaa kaavion asetteluun liittyviä ominaisuuksia. Oletuksena on että kaikki haarat ovat tasaisia (Vakio). Vaihtoehtoina on valittavissa myös vasen riippuu, oikea riippuu tai molemmat riippuvat. Sovita organisaatiokaavio sisältöön, laajenna ja skaalaa vaihtoehdot muuttavat organisaatiokaavion kokoa diassa. Parhaiten valintojen merkityksen ymmärtää kokeilemalla eri vaihtoehtoja. Komponenttien asetuksia eli väriä, varjostusta, reunan tyyliä jne on mahdollista muuttaa helpoiten hiiren oikean painikkeen avulla. Fonttia voi muotoilla valitsemalla komponentin ja sen jälkeen valikkoriviltä Muotoile -> Fontti, jolloin voi vaihtaa fontin, tyylin, värin, tasauksen ja koon valitsemalle tekstille. 10 Esityksen ulkoasun muokkaaminen 10.1 Sivun värimallin muokkaaminen Mallin värejä voi muuttaa omiin tarpeisiin sopiviksi valitsemalla Dian suunnittelu-valikosta Värimallit (Color Schemes) -linkin. Valikon alalaidassa on Muokkaa värimalleja (Edit Color Schemes) -linkki, jota klikkaamalla avautuu ikkuna värimallien muokkaamiseen. Mukautettu (Custom) välilehdellä voi määritellä esim. taustalle, tekstille, varjostuksille jne. oman värinsä. Muutettaessa väriä klikataan hiirellä ko. vaihtoehtoa ja klikataan Muuta väriä (Change Color...)-painiketta. Tällöin avautuu valikko, jonka Standardi-välilehdellä on esitetty värejä ja Mukautettu-välilehdellä voi määrittää värisävyn miksi tahansa. Valitaan haluttu väri ja klikkataan OK-painiketta, jolloin palataan yllä olevaan ikkunaan.

9 Esitysgrafiikka PowerPoint XP Sivun taustakuvan muokkaaminen Taustaväriä tai -kuvaa voi muuttaa valitsemalla Muotoile -> Tausta (Background) Täältä voidaan myös poistaa sivupohja ja grafiikka yksittäiseltä sivulta valitsemalla Piilota perustyyliin kuuluva grafiikka (Omit backgroud graphics from master). Jos haluaa vaikutuksen näkyvän yksittäisessä diassa, klikataan Käytä-painiketta. Käytä kaikissa (Apply to All) painikkeella muutos näkyy kaikissa dioissa. Jos halutaan muuttaa Sivun taustakuvaa, valitse Muotoile -> Tausta ja avautuvan ikkunan esimerkkidian alapuolelta pudotusvalikosta Täytön tehosteet (Fill Effects). Seuraavaksi avautuu täytön tehosteikkuna, jossa voi määritellä: Liukuväri (Gradient) -välilehdellä määrittää halutun värin ja miten se vaihtuu toiseksi. Huom. jos käytät yhtä väriä se näky tasaisena värinä. Materiaalikuvio (Texture)-välilehdellä valita ohjelman Galleriasta materiaalikuvion tai määritellä oman materiaalikuvion tiedostopolun. Kuvio (Pattern)-välilehdellä määritellä kuvion värisävyyn. Kuva (Picture)-välilehdellä määritellä käytettäväksi tiettyä taustakuvaa, esim. organisaation oma kalvopohja. Vaihtoehto valitaan ja klikataan OK-painiketta. Tällöin palataan takaisin Taustan asetuksiin ja valitaan joko Käytä/Käytä kaikissa vaihtoehtoa Perustyylin muokkaaminen Valitsemalla Näytä -> Perustyyli (Master) päästään muokkaamaan Dian, Otsikkodian, Tiivistelmän tai Muistiinpanojen perustyylejä. Tätä kautta pääsee myös muokkaamaan valmiita suunnittelumalleja. Sivulla voi määrittää esim. esityksen tasojen fontin ja fonttikoon, jolloin muutokset vaikuttavat kaikille sivuille. Perustyyliin voidaan myös lisätä päivämäärä, sivunumero, tekijä ym. tietoja joiden halutaan tulostuvan jokaiselle sivulle. Jos joka sivulle halutaan logo tai muu kuva, se kannattaa laittaa perustyyliin. 11 Esitystehosteet Esitykseen voi liittää erilaisia esitystehosteita dian vaihtumiselle ja tekstin tai piirrosobjektin esiintuomiselle ja -poistumiselle. Näitä tulee kuitenkin käyttää harkiten ja varsinkin opetustilanteessa tulee arvioida suuntautuuko oppilaiden mielenkiinto itse sisältöön vai tehosteisiin.

10 10 Esitysgrafiikka PowerPoint XP Siirtymät ja tehosteet voidaan laittaa erikseen jokaiselle yksittäiselle sivulle tai valita Vaihto-näppäin alaspainettuna ne sivut, joihin halutaan samanlainen siirtymä tai tehoste. On myös mahdollista valita kaikki diat valitsemalla Muokkaa -> Valitse kaikki tai CTRL+A. Kaikki tehosteet (animaatiomallit, mukautettu animaatio ja dian vaihtuminen) ovat Diaesitys-valikossa, josta ne voi myös lisätä Diojen vaihtuminen Dian vaihtuminen määritellään Diaesitys -> Dian vaihtuminen Tällöin oikea valikko muuttuu ja siitä voi valita, kuinka vaihtuminen tapahtuu eli klikataanko hiirellä vai vaihtuuko dia automaattisesti sekä millainen tehoste on. Lisäksi voidaan valita vaihtumisen nopeus ja ääni Objektien tehosteet Esityksen tehosteet aloitetaan klikkaamalla tehtäväruudusta Dian suunnittelu - Animaatiomallit painiketta, jolloin oikeaan valikkoon tulee näkyviin animaatiomallit. Valikossa tehosteet on lajiteltu kolmen otsikon alle: hienovarainen, maltillinen ja jännittävä. Kun animaatiomalli valitaan, ohjelma näyttää sen diassa automaattisesti. Valikon alalaidassa on Toista-painike, jolla tehosteen voi katsoa uudelleen. Käytä kaikissa dioissa -painikkeella valitun tehosteen saa kaikkiin dioihin yhdellä kertaa Mukautettu animaatio 1. Aktivoidaan dia, johon tehoste lisätään. 2. Valitaan ylävalikosta Diaesitys -> Mukautettu animaatio (Custom Animation). 3. Valitaan objekti(t), joihin animointi liitetään. 4. Klikataan oikeasta valikosta Lisää tehoste -painiketta. 5. Määritetään millainen animaatio halutaan tehdä (sisääntulo, korostus, lopeta, liikeradat). Tämän jälkeen voidaan vielä muokata tehostetta valikon vaihtoehtojen avulla. On tärkeää muistaa, että kokeilemalla oppii parhaiten, mikä tehoste sopii mihinkin kohtaan ja miten eri tehosteet toimivat Kaavion animointi 1. Klikataan kaaviota johon tehoste halutaan lisätä. 2. Valitaan valikosta millainen tehoste halutaan esim. siirtymä. Huom. Kaavion tehosteiden lisäyksessä tulee muistaa, ettei kaikkiin tehosteisiin saa lisättyä esimerkiksi sarja/luokka kerrallaan ominaisuutta. 3. Kun tehoste on lisätty, tulee avata tehosteen lopussa oleva valikko (kuva alla). Tehosteasetukset kohdasta pääsee määrittelemään kaavion tehosteen. Avautuvasta ikkunasta valitaan Kaavion animaatio välilehti.

11 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 11 Ryhmitä kaavio -kohdasta voidaan valita, miten kaavion animointi tapahtuu. Tuleeko se esiin Sarja vai luokka kerrallaan vai vielä pienempinä osina. Jos halutaan animoida myös kaavion tausta ruudukko ja selite laitetaan rasti ruutuun Esityksen ajastaminen Esityksessä diat saadaan vaihtumaan hiirtä napsauttamalla, nuolinäppäimillä tai automaattisesti ajastettuna. Dian näyttöajan voi määrittää esityksessä kahdella tavalla: 1. manuaalisesti kuhunkin diaan ja tarkistaa ajat käymällä esityksen läpi. 2. harjoitustoimintona, jonka avulla voit määrittää tarvitsemasi määräajat automaattisesti harjoittelun yhteydessä. Asetettuja määräaikoja voi muuttaa ja harjoitella muutetuilla ajoilla. Diaesitys -> Kokeile määräaikoja (Rehearse Timings) -komennolla voi kokeilla määräaikoja. Harjoitus -valintaikkunan painikkeiden avulla voi pitää taukoja diojen välissä, näyttää dian uudelleen ja siirtyä seuraavaan diaan. PowerPoint rekisteröi, kuinka kauan dia on näkyvissä, ja asettaa määräajan sen mukaan. Jos sama dia näytetään useaan kertaan, PowerPoint rekisteröi ajoista viimeisen. Lopuksi ajat voidaan hyväksyä tai yrittää uudelleen. Monia diaesityksen asetuksia pääset muuttamaan valitsemalla ylävalikosta Diaesitys -> Määritä esitys (Set up Show). Laittamalla rastin kohtaan Toista esitystä kunnes painetaan Esc, diaesitys pyörii jatkuvasti. 12 Hyperlinkki Esitykseen voi lisätä hyperlinkin ja siirtyä sen avulla esimerkiksi mukautettuun esitykseen, esityksen tiettyyn diaan, toiseen esitykseen, Word-asiakirjaan tai Microsoft Excel -laskentataulukkoon, yrityksen sisäiseen verkkoon tai Internet-osoitteeseen. Linkin muodostumisessa edellytetään, että ko. asiakirja on saatavilla ja että tietokoneessa on asiakirjan avaamiseen tarvittava sovellus. Hyperlinkin voi luoda haluamastasi tekstiobjektista ja käynnistää hyperlinkin joko napsuttamalla objektia tai siirtämällä osoittimen sen päälle. 1. Teksti tai piirrosobjekti aktivoidaan. Tekstilinkkiin on johdonmukaista kirjoittaa selventävä teksti, jotta linkistä selviää mihin se viittaa. 2. Hyperlinkki luodaan valitsemalla ylävalikosta Diaesitys -> Toimintoasetukset tai napsauttamalla vakiotyökalurivin Lisää hyperlinkki painiketta. Tällöin avautuu ikkuna (kuva alla), jossa linkki määritellään.

12 12 Esitysgrafiikka PowerPoint XP Linkin tyyppi määritellään vasemmasta valikosta : Aiemmin luotu tiedosto tai Web-sivu Annetaan tiedoston tai Web-sivun nimi: kohteen valmiit vaihtoehdot ovat joko nykyisessä kansiossa, selatuilla sivuilla tai viimeksi käsiteltyjä tiedostoja. Kohde on myös mahdollista etsiä koneelta tai kirjoittaa URL-osoite ikkunan alalaidassa olevaan tekstikenttään. Kohta tässä tiedostossa Valitaan haluttu dia listasta. Huom. kohdassa Dian otsikot nähdään esityksen diat otsikoittain. Näin pystytään tekemään linkki määrättyyn diaan. Luo uusi tiedosto Annetaan luotavalle tiedostolle nimi tekstikentässä. Oletuskansion, johon tiedosto tallennetaan voi vaihtaa Vaihda -painikkeella. Sähköpostiosoite Kirjoitetaan sähköpostiosoite, johon linkkiä klikkaamalla pääsee lähettämään viestin Hyperlinkin poistaminen 1. Aktivoidaan hyperlinkki 2. Poistetaan hyperlinkki a) hiiren kakkospainikkeella, valitaan Muokkaa Hyperlinkkiä ja avautuvasta ikkunasta klikataan Poista linkki-painiketta. b) Valitaan Hyperlinkki-painike työkaluriviltä ja klikataan avautuvasta valikosta alhaalta Poista linkki-painiketta. 13 Esityksen tallentaminen Esitys tallennetaan ylävalikosta Tiedosto > Tallenna. Tallennusvaihtoehtoja on muutamia: *.ppt => esitys, jota voi muokata jälkeenpäin *.pps => esitys, joka lähtee suoraan esitysnäkymään *.pot => suunnittelumalli, jota voit käyttää tulevien esitystesi pohjana erilaisina kuvatiedostoina, jolloin jokaisesta diasta syntyy kuva *.rtf => tekstidokumentti, jossa otsikot ovat lukuja jne. *.htm => esitys www-sivustona Tiedoston voin nimetä samalla tavalla kuin muutkin Office-tuotteiden tiedostot, mutta jos esitystä aikoo käyttää muiden ohjelmien kanssa tai luoda siitä myöhemmin www-sivuja, on syytä nimetä tiedosto siten, että nimen pituus olisi enintään 8 merkkiä eikä nimi saisi sisältää skandeja eikä erikoismerkkejä (%&/();:-,.+ eikä välilyöntiä). 14 Tulostaminen PowerPointissa tulostus tapahtuu valitsemalla ylävalikosta Tiedosto > Tulosta. Voit tulostaa paperikopioita tai suoraan kalvoille. PowerPointissa on mahdollista tulostaa myös dioja useampi kuin yksi dia sivulle, tiivistelmiä, muistiinpanosivuja ja jäsennyksiä. Tulostin -kohtaan valitaan haluttu tulostin pudotusvalikosta. Tulostusalueessa määritellään: kaikki sivut kaikki esityksen sivut

13 Esitysgrafiikka PowerPoint XP 13 nykyinen dia dia, jossa kursori on valinta valintaan kuuluva alue mukautettu esitys Diat: ruutuun annetaan diojen numerot puolipisteellä erotettuna tai väliviivalla. Esim. jos halutaan tulostaa diat 1 ja 5-7 => 1; 5-7 Kopioita kohtaan annetaan kopioiden lukumäärä ja lajittelu-kohtaan valintamerkki, jos halutaan tulostaa nippuina. Tulostusmuoto: Diat Tiivistelmät: 2 diaa/sivu 3 diaa/sivu 4 diaa/sivu 6 diaa/sivu 9 diaa/sivu Muistiinpanosivut, jossa tulostetaan dia paperin ylälaitaan ja esittäjän muistiinpanot paperin alalaitaan Jäsennysnäkymä Tiivistelmät kohtaan valitaan haluttu sivumäärä, jos edellisessä kohdassa on valittu Tiivistelmät Järjestys -kohtaan valitaan joko vaaka- tai pystytulostus Harmaasävy valitaan, jos halutaan musta-valkotulosteessa tulostuvaksi kuvan sävyt harmaina. Täysin mustavalkoinen tulostaa vain ääriviivat. Sovita paperille - vaihtoehto käyttää paperin koko pinta-alan hyväkseen eli dia tulostuu koko paperin kokoiseksi. Diojen reunaviiva varsinkin vaaleissa dioissa kannattaa olla ääriviivat, jotta katsoja tietää missä dia loppuu.

14 14 Esitysgrafiikka PowerPoint XP Sisällytä kommenttisivut valinta näyttää tulostuksessa esityksen laatijan tekemät kommentit. Tulosta piilotetut diat -valinta tulostaa myös muuten esityksestä piilotetut diat. 15 Esitystilanne Esityksen näyttämiseen tietokoneelta tarvitaan tietokone, videotykki ja pinta, jolle esitys heijastetaan. Seuraavat seikat tulee huomioida esitykseen valmistauduttaessa: Varmista esityspaikan varustelu: Onko esityspaikassa tietokone ja datatykki käytettävissä? Onko esityspaikan tietokoneessa PowerPoint-ohjelma, verkkoyhteys, äänikortti ja äänen toisto sekä muut tietokoneohjelmat mitä tarvitset esityksessäsi? Tallenna esityksesi sopivaan esitysmuotoon: www-sivuina, esityksenä, matkapakettina tai diaesityksenä. Jos käytät muita muistilaitteita, tarkista että voit käyttää sitä esityspaikan tietokoneessa. Tulosta esityksestäsi muistiinpanosivut, jos haluat jakaa ne kuulijoille. Tallenna esityksesi www-sivulle, jos haluat kuulijoiden voivan tutustua siihen myös esityksen jälkeen. Laita osoite esitykseesi näkyviin. Jos käytät valokynää esityksessäsi, muista ottaa se mukaan Matkapaketin luominen Valitse ylävalikosta Tiedosto > Ohjattu matkapaketin luominen Järjestelmä aloittaa ohjatun toiminnon, jatka klikkaamalla Seuraava-painiketta. Valitse haluatko pakata nykyisen esityksen (Aktiivinen esitys) vai jonkun aikaisemmin luodun esityksen (Muut esitykset: ) Jatka klikkaamalla Seuraava-painiketta. Valitse asema, mihin haluat matkapaketin tallennettavan. VIHJE: Jos et ole varma miten iso matkapaketista tulee, tallenna ensin tietokoneen kovalevylle ja siirrä se sitten vasta levykkeelle. Jatka klikkaamalla Seuraava-painiketta. Jos esitykseen liittyy muita tiedostoja ja haluat niiden sisältyvän matkapakettiin valitse Sisällytä linkitetyt tiedostot. HUOM. Liitettävien tiedostojen tiedostokoko ei pienenny, vaan ne liittyvät sellaisinaan. Jos käytät erikoisia fontteja esityksessäsi valitse myös Upota TrueType-fontit. Jatka klikkaamalla Seuraava-painiketta. Jos esitykseen käytettävä tietokone ei sisällä PowerPoint-ohjelmaa, valitse matkapaketin mukaan PowerPoint Viewer (Windows 95 Viewer tai Windows NT Viewer), joka on pieni, juuri esityksen esittämistä varten tehty ohjelma. Jatka klikkaamalla Seuraava-painiketta. Järjestelmä kokoaa valitsemasi vaihtoehdot. Jos et halua muuttaa mitään jatka klikkaamalla Valmispainiketta.