PowerPointin perusteet

Transkriptio

1 Pikaohje PowerPoint 00 -ohjelman käyttöön. Käyttöliittymä.... Diaesityksen valmistaminen.... Dian rakenne (Slide Layout) Tallennus Kuvan lisääminen ja muokkaus Taulukon lisääminen Kaaviokuvat (Diagrams) Automaattiset muodot Yliopiston pohjan käyttö Tehosteet Tulostaminen Diaesitys ja hyvä esitystapa Käyttöliittymä PowerPoint 00 kuuluu MS Office toimisto-ohjelmistopakettiin. PowerPoint käynnistetään PowerPointkuvakkeesta, joka löytyy useimmista tietokoneista kohdasta Käynnistä (Start) Ohjelmat (Programs) Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint Vakio- ja muotoilutyökalurivit Yleisimmät muotoilussa käytetyt toiminnot. Tehtäväruutu Sisältö vaihtuu tilanteen mukaan, esim. ClipArt, suunnittelumalli. Diat-luettelo (Slides) Diat pienoiskuvina 4. Näkymäpainikkeet Vaihda näkymää tai käynnistä diaesitys 5. Piirto-työkalurivi Piirtämiseen tarvittavien työkalujen kokoelma 6. Tilarivi Näyttää mm. diojen lukumäärän ja diassa olevan tekstin kielen 7. Muistiinpanoruutu Tähän ruutuun voit kirjoittaa diaan liittyviä muistiinpanoja 8. Diaruutu Tässä ruudussa muokataan dian sisältöä

2 . Diaesityksen valmistaminen PowerPointin käynnistyttyä esillä on tyhjän diaesityksen otsikkodia. Teksti kirjoitetaan diassa oleviin tekstikenttiin. Otsikkodiassa on kaksi tekstikenttää. Klikkaa hiirellä dian keskellä olevaan ruutuun kirjoittaaksesi diaesityksen otsikon. Tekstikehyksen reunat muuttuvat paksummiksi ja kursori alkaa vilkkua ruudun keskellä osoittaen kohtaa johon kirjoittamasi teksti ilmestyy. Diaesityksen alaotsikko kirjoitetaan alempaan tekstikehykseen tekstikehystä klikkaamalla. Tyhjäksi jätetty tekstikehys ei näy lopullisessa diaesityksessä. Tarpeettoman kehyksen voi poistaa painamalla Delete.. Dian rakenne (Slide Layout) Otsikkodian jälkeen tulevat diaesityksen varsinaiset sisältödiat. Sisältödiat voivat sisältää tekstiä, kuvia, taulukoita ja diagrammeja. Erilaisia sisältödioja varten on PowerPointissa omat diarakenteensa. Lisää uusi dia joko:. Painamalla Uusi Dia (New Slide) painiketta. Valitsemalla Lisää (Insert) Uusi dia (New Slide). Painamalla ctrl + M Uuden dian oletusrakenne on otsikoitu luettelo. Voit kirjoittaa dian otsikon klikkaamalla dian yläreunassa näkyvää tekstikenttää. Luetteloon kirjoitetaan klikkaamalla dian keskiosan täyttävää tekstikenttää. Luettelon seuraavan kohtaan päästään painamalla enteriä. PowerPoint pienentää automaattisesti fonttikokoa, mikäli luettelon kaikki kohdat eivät meinaa mahtua yhteen diaan. Tahtoessasi tehdä luetteloon useampia tasoja, paina muotoilutyökalurivin Suurenna sisennystä (Increase Indent) -painiketta. Pienennä sisennystä -painike palauttaa luettelon takaisin edelliselle tasolle. Uuden dian lisäys avaa näytön oikeaan reunaan Tehtäväruudun (Task Pane) kohdasta Dian rakenne (Slide Layout). Dian rakenteet on luokiteltu sisällön mukaan. Ensimmäisenä listalla näkyvät tekstipitoiset rakenteet. Alempana listassa on kuvia, taulukoita ja muita lisukkeita sisältäviä diapohjia. Aiemmin luodun dian rakennetta voi vaihtaa valitsemalla alkuperäisen dian näytön vasemman palstan dialuettelosta ja napsauttamalla haluamaansa rakennetta Dian rakenne -listasta. Dian rakennetta kuvaavan pikkukuvan klikkaaminen hiirellä avaa valikon, jonka avulla diaesitykseen voidaan myös lisätä uusi dia (Insert New Slide) valitulla rakenteella.

3 4. Tallennus PowerPoint-esitys tallennetaan Tiedosto (File) Tallenna (Save). PowerPoint-esityksen tiedostomuotona on ppt. Toisinaan PowerPointia käytettäessä ollaan tekemisissä pot-tiedostopäätteen kanssa..pot on kalvopohja, joka sisältää diaesityksen ulkoasumääritykset. PowerPointilla voidaan tallentaa tiedosto myös lukuisiin muihin tiedostomuotoihin, mutta tavallinen diaesitys tallennetaan aina ppt-muotoon. 5. Kuvan lisääminen ja muokkaus Kuvien avulla on mahdollista elävöittää diaesitystä. PowerPoint-esitykseen voidaan lisätä kuva kahdesta eri paikasta: tietokoneen kovalevyltä omien kuvien joukosta, tai Officen kuvakirjastosta ClipArtista. Kuva lisätään diaan valikosta Lisää (Insert) Kuva (Picture) ClipArt tai Tiedostosta (From File ) ClipArt Kuvakirjasto aukeaa näytön oikeaan laitaan Tehtäväruutuun. Kuvia voi selata tai kuvakirjastosta voi hakea kuvia aihepiirin mukaan.. Kirjoita hakukenttään hakusana. Paina Siirry (Go). Paina esikatselukuvan oikeaa laitaa 4. Paina Lisää (Insert) kuva lisätään esillä olevaan diaan. 4 Kuvan sijaintia muutetaan tarttumalla hiirellä kuvaan ja raahaamalla kuva haluttuun kohtaan diassa. Kuvan kokoa muutetaan kuvan ympärillä olevista muotoilukahvoista. Napsauta kuvaa. Tartu haluamastasi muotoilukahvasta ja vedä hiirellä joko kohti kuvan keskipistettä tai loitommas keskipisteestä. Kuvan nurkissa olevat muotoilukahvat säilyttävät kuvan suhteet ennallaan. Kuvan laidoista vetäminen aiheuttaa erilaista venymistä ja litistymistä eikä siksi ole suositeltavaa. Oma kuvatiedosto Lisää (Insert) Kuva (Picture) Tiedostosta (From File ) avaa näytölle tutun tiedostorakenteen. Siirry haluamaasi kansioon ja valitse omien kuviesi joukosta kuva jonka haluat lisätä esitykseen. Voit muokata kuvaa edellä kuvatuin tavoin. Poista kuva: Valitse kuva, paina Delete

4 4 6. Taulukon lisääminen Perustaulukon tekeminen PowerPointissa on erittäin helppoa. Taulukko lisätään diaan joko:. Painamalla valikkoa Lisää (Insert) Taulukko (Table). Valitsemalla Tehtäväruudun diarakenteiden joukosta Teksti ja sisältö (Text and Content) -diarakenne. Napsauta dian keskellä olevasta valikoimasta taulukon kuvaa Valitse avautuvasta ikkunasta rivien ja sarakkeiden määrä. Paina lopuksi OK. Taulukon rivien ja sarakkeiden leveyttä voi muuttaa tarttumalla viivoista hiirellä ja vetämällä haluttuun suuntaan. Taulukon napsautus tuo esiin Taulukko-työkalut. Työkalujen avulla taulukon solujen taustaväriä, tekstin suuntaa ja sijoittumista solussa sekä viivojen paksuutta voidaan muuttaa. 7. Kaaviokuvat (Diagrams) PowerPoint sisältää kuusi erilaista kaaviokuvapohjaa. Näiden avulla voidaan sujuvasti esittää esimerkiksi prosessien etenemistä tai asioiden kiertokulkua. Myös organisaatiokaavio on mahdollista tehdä kaaviokuvien avulla.. Valitse Tehtäväruudun diarakenteista Sisältö (Content) ja valitse Lisää uusi dia (Insert New Slide).. Valitse kaaviokuvaa ilmaiseva painike.. Valitse näytölle ilmestyvistä kaaviokuvista mieluisa vaihtoehto ja paina OK Napsauttamalla kaaviokuvaa hiirellä, näytölle ilmestyy kaaviokuvakkeiden työkalurivi. Työkalurivin Lisää muoto (Insert Shape) - painikkeella voit lisätä kuvaan uusia osia. 8. Automaattiset muodot ClipArt-kuvien, taulukoiden ja kaaviokuvien lisäksi dioihin voidaan piirtää vapaasti erilaisia automaattisia muotoja. Automaattisten muotojen valikoima aukeaa Automaattiset muodot (AutoShapes) painiketta painamalla. Käytettävissä on laaja valikoima mm. nuolia, neliöitä ja ympyröitä. Kaikki muut piirtämiseen liittyvät työkalut löytyvät Piirto-työkaluriviltä. Valitse automaattisten muotojen joukosta haluamasi kuva. Siirrä hiiri siihen kohtaan diaa johon haluat piirtää kuvan. Paina hiiren painike pohjaan ja vedä hiirtä viistosti. Katkoviivat osoittavat minkä kokoinen kuvasta on tulossa. Kun kuva on oikean kokoinen, vapauta hiiren painike. Kuvan väriä ja reunaviivaa pääset muokkaamaan valintaikkunasta, joka aukeaa kuvaa tuplaklikkaamalla.

5 5 9. Yliopiston pohjan käyttö Helsingin yliopistolla on käytössään yhtenäinen visuaalinen ilme. Visuaalinen ilme kattaa kaiken viestintään liittyvän aineiston käsittäen kotisivujen ulkoasun ja virallisten kirjeiden asettelumallit sekä yliopistossa tehdyt PowerPoint-esitykset. Kaikki yliopiston visuaaliseen ilmeeseen liittyvä materiaali on koottu Internetiin sivulle: Jotta kalvoesityksiä voi tehdä yliopiston kalvopohjaa (Template) käyttäen, tulee kalvopohja ensin ladata omalle tietokoneelle. Lataaminen verkosta tapahtuu seuraavasti:. Valitse sivun vasemman reunan valikosta Kalvopohjat Tiedekuntien kalvopohjat. Paina PowerPoint PPT -linkkiä, jolloin PowerPoint käynnistyy avaten näytölle Lääketieteellisen tiedekunnan kalvopohjan. Valitse PowerPointin valikosta Tiedosto (File) Tallenna nimellä (Save As ) 4. Kirjoita tiedostolle jokin sopiva nimi ja valitse tallennusmuodoksi *.pot 5. Tarkista, että tiedosto on tallentumassa kansioon nimeltä Templates ja paina Tallenna (Save) Nyt yliopiston kalvopohja on tallennettuna koneellesi. Yliopiston kalvopohja on tallennettu muiden suunnittelumallien joukkoon ja sitä voi tästä eteenpäin käyttää aivan kuten muitakin PowerPointin suunnittelumalleja. Lääketieteelliselle tiedekunnalle suunnitellussa kalvopohjassa esityksen otsikkosivu on sinivihreä ja esityksen sisältösivut ovat valkealla pohjalla. Myös esityksen teksti ja muu värimaailma on suunniteltu tiedekunnalle sopivaksi. Toisinaan esitys kaipaa kuitenkin lisää väriä. Tällöin suunnittelumalli kannattaa vaihtaa joksikin toiseksi: PowerPoint-esityksen suunnittelumallin vaihtaminen:. Valitse valikosta Muotoile (Format) Dian suunnittelumalli (Slide Design) tai paina Suunnittelu (Design) -painiketta Muotoilutyökalurivillä. Suunnittelumallivaihtoehtojen esikatselukuvakkeet avautuvat Tehtäväruutuun. Paina suunnittelumallin esikatselukuluvan oikeaa reunaa. Valitse käytetäänkö kyseistä suunnittelumallia koko esityksessä (Apply to All Slides) vai vain joissakin tietyissä dioissa (Apply to Selceted Slides). Suunnittelumalliin kuuluvat taustakuvat saattavat joissain tapauksissa tehdä diasta sekavan. Diat, jotka sisältävät koko dian täyttävän taulukon tai kaavion, tai diat joihin liitetään useita eri kuvia, ovat tällaisia tapauksia. Vaihtamalla dian suunnittelumallin kuvallisen sijaan valkoiseksi haluamasi dian kohdalla, selkiytyy dian ulkoasu eivätkä tausakuva ja dian sisältö mene sekaisin

6 6 0. Tehosteet PowerPointissa on kahdenlaisia tehosteita: dian vaihtoon liittyvät tehosteet ja dian sisältämiin elementteihin liittyvät tehosteet. Tehosteet voivat olla sekä liikettä että ääntä. Kaikki tehosteisiin liittyvät työkalut ja valikot löytyvät Diaesitys (Slide Show) -valikosta. Dian vaihtumisen tehoste Dian vaihtumisen tehosteet on helpointa lisätä dialajittelunäkymässä (Slide Sorter View). Näkymä vaihdetaan näytön vasemman alanurkan näkymäpainikkeista tai Näytä (View) Dialajittelu (Slide Sorter). Tässä näkymässä halutut diat voidaan vaivattomasti maalata ja esikatselun avulla saadaan kuva valitusta tehosteesta. Dian vaihtumisen tehosteita varten tehtäväruutuun avautuu oma erityinen näkymänsä. Valitse valikosta Diaesitys (Slide Show) Dian vaihtuminen (Slide Transition). Tehtäväruutuun vaihtuu dian vaihtumiseen liittyvät eri vaihtoehdot.. Valitse haluamasi dian vaihdon tehoste. Voit käyttää apuna ruudussa näkyvää esikatselua.. Valitse tehosteen nopeus. Äänen liittäminen dian vaihtoon tapahtuu tästä 4. Dian vaihdon voi ajastaa tai asettaa dia vaihtumaan hiirtä painettaessa 4 Tehoste voidaan liittää yksittäiseen diaan valittuihin dioihin tai kaikkiin dioihin. Tehosteen saa liitettyä kaikkiin dioihin tehtäväruudun alareunan painikkeella (Apply to All Slides). Jos haluat liittää tehosteen vain joihinkin tiettyihin dioihin, maalaa nämä ja tee edellä kuvattu tehosteen lisääminen. Dian sisältämien elementtien tehosteet Diassa olevaa tekstiä ja muita elementtejä voidaan tehostaa samankaltaisin tehostein kuin dian vaihtumistakin. Tehosteiden liittäminen aloitetaan avaamalla valikko Diaesitys (Slide Show) Mukautettu animaatio (Custom Animation). Valinta aiheuttaa tehtäväruudun sisällön päivittymisen. Tekstin animointi tapahtuu valitsemalla ensin teksti johon animaatio halutaan lisätä. Valitse sen jälkeen Lisää Tehoste (Add Effect) -painikkeen alta löytyvä tehoste. Tehosteet on ryhmitelty neljään ryhmään: Sisääntulo (Entrance), Korostus (Emphasis), Lopeta (Exit) ja Liikeradat (Motion Paths). Otsikoiden perusteella voidaan päätellä millaisista tehosteista on kysymys. Tehosteet liitetään diassa oleviin kuviin ja muihin objekteihin kuten tekstiinkin. Ensin valitaan objekti, jonka jälkeen valitaan tehoste. Animoinnin järjestystä voi muuttaa jälkikäteen helposti tehtäväikkunassa. Samoin tehtäväikkunan valintojen avulla tehostetta voidaan muuttaa ja muokata tai poistaa kokonaan.

7 7. Tulostaminen Diat tulostetaan valikosta Tiedosto (File) Tulosta (Print). Dioja tulostettaessa on hyvä kiinnittää huomiota kahteen seikkaan: Tulostettavien diojen kokoon ja määrään / A4 sekä väritykseen. Tulostus:. Valitse printteri. Valitse tulostettavat diat. Valitse tulosteiden määrä 4. Valitse tulostusvaihtoehto 5. Valitse tulostuksen väri 6. Esikatsele tulostusta Erilaisia tulostusvaihtoehtoja (Slides) Yksi dia / A4 (Handouts) - 9 diaa / A4. Huom, kolme diaa sisältää muistiinpanoviivat! (Notes Pages) Yksi dia / A4, sivun alalaidassa muistiinpanot (Outline View) Tulostaa diojen tekstit, useita dioja / A4 Tulostuksen väri Diat voidaan tulostaa värillisinä (Color), harmaansävyinä (Grayscale) tai kokonaan mustavalkoisina (Pure Black and White). Värillinen A4-kokoinen dia kuluttaa huomattavan paljon värimustetta eikä värillisten diojen tulostus siksi ole kovin suositeltavaa. Harmaasävytulosteet ovat usein epäselviä taustakuvan sekoittuessa dian muuhun sisältöön. Harmaasävyjen käyttäminen tulostuksessa ei myöskään ole suositeltavaa. Ylivoimaisesti paras tulostusmuoto on mustavalkoinen tulostus. Tällöin suurin osa taustakuvasta jätetään tulostamatta ja dian teksti erottuu hyvin vaikka käytössä olisi pienin mahdollinen tulostuskoko.. Diaesitys ja hyvä esitystapa PowerPoint sisältää runsaasti erilaisia mahdollisuuksia esityksen elävöittämiseen. Diaesitysten elävöittämisessä on kuitenkin muistettava kohtuus. Dia joka sisältää kuvia, liikkuvia osia, paljon eri tavoin muokattua tekstiä ja mahdollisesti vielä taustaääniä, on usein esityksen kuulijasta epämieluisa ja sekava. Hyvä diaesitys voi olla hyvin monenlainen. Tässä kuitenkin yleisiä neuvoja hyvän esityksen laatimiseksi: Yhdessä diassa enintään 6-8 riviä tekstiä Tekstin fonttikoko on kyllin suuri, esim. 0pt Dian teksti koostuu avainsanoista tai lyhyistä virkkeistä Yhden dian sisältö muodostaa asiakokonaisuuden

8 8 Diojen tekstiä on hyödyllistä korostaa tarpeen mukaan värein ja muotoiluin. Kahdella, kolmella eri fontilla saa jo huomattavia korostuksia aikaan. Useamman fontin käyttö tekee esityksestä sekavan ja vaikeasti seurattavan. Samoin muotoilulla tehdyt tehosteet ovat tehokkaita keinoja korostamaan tiettyä kohtaa tekstissä. Yhdellä dialla teksti kannattaa korostaa samalla muotoilulla, eikä sekoittaa yhdessä diassa useita eri muotoiluja. Kuvien käyttö diassa on hyvä tapa elävöittää esitystä. Jos käytät esityksessä muita kuin ClipArt-kuvia, ole tietoinen tekijänoikeuksista! Jos diaesityksessä käytetään tehosteita, on suositeltavaa käyttää niitä yhdenmukaisesti läpi koko esityksen. Äänitehosteita käytettäessä kannattaa pitää mielessä tila, jossa esitys pidetään. Kaiuttimia ei välttämättä ole saatavilla ja tärkeä ääni saattaa mennä sen vuoksi hukkaan. Esimerkki huonosta ja hyvästä diasta on tällainen: Diaesityksen aikana diaan voi tehdä merkintöjä PowerPointin omilla työkaluilla. Myös laserosoitin ja perinteinen karttakeppi ovat hyviä esityksen apuvälineitä. Painamalla diaa esityksen aikana hiiren oikealla painikkeella avautuu kuvassa esitetty valikko. Diassa olevaa tekstiä voi siis korostaa kynällä, tussilla ja korostuskynällä. Lisäksi esityksen päätyttyä voidaan päättää tallennetaanko dioihin tehdyt merkinnät vai pyyhitäänkö ne pois tallentamatta.