Hankintojen nykytilan analysointi Case Tulli

Transkriptio

1 Hankintojen nykytilan analysointi Case Tulli Anne Sores Hanko-info/ Anne Sores 1

2 Suomen tulli Edistää kv-tavarakaupan sujuvuutta ja varmistaa sen oikeellisuuden Kantaa tehokkaasti tavaraverot Tarjoaa palveluita asiakaslähtöisesti Suojaa yhteiskuntaa, ympäristöä ja kansalaisia. Tullitoimipaikat Tullissa työskenteli vuoden 2015 lopussa henkilöä.

3 Tullin organisaatio 2016

4 Hankinnat n. 50 MEUR/vuosi Tullin hankintatoimi Hankintayksiköt: materiaalihallinto ja tietohallinto Matha hankintaryhmä: tiimin vetäjä, 2 x hankinta-asiantuntija, 10 x ostajat (Helsinki, Turku, Tornio, Lappeenranta ja Ahvenanmaa) Tilhan kautta kaikki materiaali- ja palvelutilaukset, pl. ICT-tuotteet (Efecte) sekä vuokrat, sähkö, siivous ym. jatkuvat palvelut (sopim.kohdistus tai autom. tiliöinti) Kaikki Tullin työntekijät voivat tehdä Tilhaan hankintaehdotuksia. Tilhan kautta tilataan noin 14 % kaikista laskuista Maksuaikakortti käytössä tullilaisilla ja Tullin ajoneuvossa Tiliöintikoodien ja sopimuskohdistuksen käyttö lisääntymässä Hankintavaltuudet määritelty Tullin materiaaliohjesäännössä + Tilhassa Hankintavaltuudet noudattava kynnysarvoja (<30.000, < , rajaton) Hankintavaltuudet omaaville henkilöille on määritelty sijaiset. 4

5 Hankintojen toteutustavat 1. Valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n puitejärjestelyn kautta tai muulta valtion yhteishankintayksiköltä 1. Sidosyksikköhankintana tai yhteishankintana muiden valtion viranomaisten kanssa -> Turvallisuusviranomaisten hankintaverkosto (PTR) 2. Tullin omana erillisenä kilpailutuksena 5

6 Tulli HATI-valmennuksessa HATI-valmennuksessa saatiin aineisto Tullin hankinnoista vuoden 2014 ajalta Aineisto oli valmiiksi kategorisoitu: hankintakategoriat, toimittajat, euro- ja laskumäärät Nykytilaa pohdittiin usealta eri näkökulmasta, esim.: Miten sopimuksia hallitaan Yhteisten hankinta-asiakirjojen käyttö Nykyiset toimintamallit Tarkempi analyysi tehtiin Tullin strategisesti tärkeästä hankintakategoriasta: Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet. 6

7 Spend-analyysi - kokonaiskuva Hankintakategoriat 2014 Laskut (kpl) Toimittajat (kpl) Toimitilat ICT hankinnat Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Hallinnolliset palvelut Aineet, tarvikkeet ja tavarat Henkilöstöpalvelut Matkustuspalvelut Kaikki yhteensä TOP-10 Toimittaja Laskut 1. Valtion tieto- ja viestintätekniikka Senaatti-kiinteistöt Helsingin Satama Oy Priorite Oy Solita Oy Visma Oy Finitec Oy Valtion talous- ja henkilöstöhallin Kinnarps Oy Digia Finland Oy

8 Spend-analyysi: Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet TOP-6 Toimittaja Laskut Sopimukset Hansel/ Konsernitoimittaja Akselin otsikko Summa / Tiliöintisumma Akselin otsikko Summa / Tavoite NUCTECH WARSAW COMPANY 1. LIMITED SP kpl ei 2. SMITHS HEIMANN ei 3. Visy Oy kpl ei 4. Modeo Oy kpl Hansel 5. BOOMERANGER BOATS OY ei 6. VV-Autotalot Oy Hansel Muut Hansel Summa Sum

9 Analyysin tulokset 1/2 Tullin spendistä 80 % tuli 35 toimittajalta (2,3 % toimittajista) Jäljelle jäävä 20 % jakautui 1459 toimittajan kesken -> Toimittajien vähentäminen Laskutiliöintirivejä lähtöaineistossa oli kpl, keskimäärin euroa per tiliöintirivi Toimitilat kategoria suurin, hankinnat 14,1 milj.. Toisaalta Tullin budjettijaottelun mukaan ICT-hankinnat muodostavat suurimman kategorian, kun lasketaan mukaan ATK-käyttöpalvelu-, tietoliikenne-, ICT-asiantuntijapalvelu- ja puhelinmenot (yht. 23,1 milj. ) Eniten toimittajia hallinnollisissa palveluissa (528 kpl) -> Toimittajien vähentäminen Eniten laskuja hankintakategorioista toimitila-kategoriassa (3143 kpl) -> Sopimuskohdistus tai tiliöintimallit

10 Analyysin tulokset 2/2 Työllistävin hankintakategoria Tullilla on Aineet, tarvikkeet ja tavarat, koska tuotteita ja toimittajia/hankintakanavia on useita ja tarpeet hyvin hajanaisia ja niitä on vaikea ennakoida. -> Hankintojen tehokas suunnittelu, ostojen keskittäminen sopimustoimittajille Kokemus osoitti, että analyysejä kannattaa jatkossa tehdä vuosittain ja hyödyntää tuloksia mm. toimittajien ja sopimusten valvonnan tavoitteisiin. Myös maksuaikakorttiostoja analysoitava > Tarvitaanko uusia sopimuksia? Tiliöintikoodi ja sopimuskohdistusmalleja hyödynnettävissä huomattavasti enemmän 10

11 Tavoitteet 2016 Hankintojen analysointi v lukujen avulla Operatiivinen tilinpäätös vuodesta 2015 Raporttien tehokas hyödyntäminen (Netra, Kieku, Tilha, M2) Analyysien johtaminen konkreettisiin tavoitteisiin Hankintatoimen suunnitelmallisuuden tehostaminen: kilpailutusten priorisointi ja tilannekuvan läpikäynti Sopimusten varmistaminen ja valvonta Hankintojen ohjaus sopimustoimittajille, ohi ostojen vähentäminen Tavoitteisiin sidottujen mittareiden määrittely ja niiden seuranta Hankinnan profiilin nostaminen -> hankintaosaamisen lisääminen koko organisaatiossa 11

12 Tuloksia ICT: 96 % hankinnoista keskittyy top 6 -toimittajille ja vain 4 % spendistä jakautuu lopuille 109 toimittajalle. Hankinnat Havainto: Maksukorttihankinnta M2:n kautta vaatii lisää tutkimista -> mitä uusia kilpailutettavia sopimusalueita löytyy, mitkä toimittajat merkittävässä asemassa pp.kk.vvvv Tilaisuus / Tekijä 12