HANKO-hankkeen toimeenpano

Transkriptio

1 -hankkeen toimeenpano Liisa Lehtomäki Hansel Oy 1

2 : Toimenpide-ehdotukset Valtion hankintatoimen ohjaus ja -toimeenpano Valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteet VM määrittää vuosittain valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteet. Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintä Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintää keskitetään ja selkeytetään luomalla yhteinen hankintatoimen www-sivusto. Valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen yhteistyö VM edistää valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen välistä yhteistyötä Konsernitoimijoiden verkosto Hankintatoimen toimintojen kehittämiseen konsernitoimijoiden verkostomainen yhteistyö (IT, yhteishankinnat sekä neuvonta, ohjeistus ja innovatiivisuus) Pienten yksiköiden hankintojen tuki Pienten yksiköiden hankintojen tukea koskeva jatkoselvitys Osaamisen kehittäminen Hankintaverkostotapaamiset VM kokoaa hankintaosaamisen kehittämisen ohjausryhmän tai verkoston koordinoimaan osaamisen kehittämistä ja selvittämään mm. hankintatoimen ammattitutkinnon ja/tai sertifioinnin edellytyksiä. -toimeenpanoon ohjaus, tuki ja seuranta VM ohjaa ministeriöitä -hankkeen toimenpide-ehdotusten toimeenpanoon sekä tukee ja seuraa hankintatoimen neuvottelukunnan kanssa toimeenpanon toteuttamista vuosittain hankintaverkostotapaamisissa. Ministeriöiden hallinnonaloja koskeva hankintatoimen ohjaus ja -toimeenpano Ministeriöiden hallinnonaloja koskeva hankintatoimen ohjaus ja seuranta Ministeriöiden tulee sopia hankintatoimen yhteisistä tulostavoitteista tuloskeskusteluissa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa. Ministeriöitä ohjataan laatimaan/päivittämään hallinnonalalleen hankintatoimen kehittämissuunnitelma/hankintastrategia tai edellyttämään sen tekemistä virastotasolla ja seuraamaan niiden toteutumista. Ministeriöitä ohjataan seuraamaan hallinnonalansa hankintojen toteutumista ja määrärahojen käyttöä mm. Netra-raporttien avulla. Osaamisen kehittäminen Hankintaverkostotapaamiset, hankintaosaamisen kehittäminen kehityskeskusteluihin -toimeenpanoon ohjaus, tuki ja seuranta 2 Ministeriöt ohjaavat hankintayksiköitä -hankkeen toimeenpanoon sekä tukevat ja seuraavat toimeenpanoa.

3 : Toimenpide-ehdotukset Viraston hankintatoimi ja -toimeenpano Virastojen hankintatoimen ohjaus Hankintatoimesta vastaava henkilö on nimettävä vähintään jokaiseen virastoon (vast.) ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät. Viraston hankintatoimen nykytilan selvittäminen Kunkin viraston/ hankintayksikön on selvitettävä oman yksikkönsä hankintatoimen osalta hankintatoimen taustatiedot sekä spendi- ja toimittajatiedot valtion hankinta-kategorioittain. Viraston hankintaorganisaatiota, työnjakoa ja toimintamalleja on tarkistettava tarvittaessa nykytila-analyysin tulosten perusteella Hankintojen suunnittelun kehittäminen ja kategorisointi Hankintasuunnitelman laatiminen viraston merkittävistä hankinnoista soveltaen esimerkiksi valtion yhteistä kategorisointimallia käynnistetään pilottivirastoissa ja suunnitelmien toteutumisen seuranta ja hankintojen kategorisoinnin täydentäminen Sopimus- ja toimittajahallinnan kehittäminen Sopimusten seurantaa varten on kussakin yksikössä oltava excel-pohjainen tai muu sopimusrekisteri tai sähköinen sopimus- tai asianhallintajärjestelmä, joka on mahdollisimman ajantasainen ja jossa on määritellyt vähimmäistiedot. Virastojen sopimus- ja toimittajahallintaa tulee kehittää Hanko-hankkeessa laaditun sopimusten elinkaarihallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Hankintatoimen määräraharaporttien ja muun seurannan kehittäminen Virastojen on kvartaaleittain seurattava hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä mm. Netra-hankintaraporttien avulla sekä hyödynnettävä muita hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita. Osaamisen kehittäminen Osaamisen yksilökohtaisen tason selvittäminen ja osaaminen kehityskeskusteluihin. Hankintaverkostotapaamisiin ja/tai hankintakoulutukseen osallistutaan systemaattisesti ja tavoitteellisesti. Osaamisen kehittämiskeinojen hyödyntäminen (työssä oppiminen, työnohjaus, koulutus, asiantuntijapalvelut, työkierto jne.) -toimeenpano Muutoksen toteuttaminen Copyright Toimenpide-ehdotusten Hansel Oy toteuttaminen ja seuranta sekä Hanko-työkalupakin välineiden 3 hyödyntäminen toimeenpanossa systemaattisesti ja tavoitteellisesti

4 Toimeenpanon haasteet Vuonna 2016 tapahtuvat muut hankintatointa koskettavat tai sivuavat muutokset: Sähköisen kilpailutusratkaisun käyttöönotto Uuden hankintalain muutosten omaksuminen KIEKU-järjestelmän käyttöönotot HAMA-kehittämistoimenpiteet Taloushallintohenkilöstöä ja kirjanpidon järjestämistä koskevat muutokset Organisaatiomuutokset Resurssit (henkilöiden ajankäyttö ja tehtävien priorisointi sekä rahoitus) 4

5 Toimeenpanon edellytykset muutoksen toteuttaminen Virastojen johdon sekä hankintayksiköiden ja hankintatehtävissä toimivien henkilöiden sitouttaminen, motivointi ja innostaminen Hanko-hankkeen toimenpide-ehdotusten toteuttamiseen Viraston kehityspolun vaiheiden tunnistaminen ja -työkalupakin välineiden käyttöönotto Hankintaosaamisen kehittäminen yksiköiden erilaisuudet tunnistaen Riittäviä resursseja hankkeen toimeenpanosta vastuussa olevilla tahoilla valtiovarainministeriössä ministeriöissä virastoissa muilla osaamisen kehittämisen vastuutahoilla Tuottavuuden jatkuva kehittäminen on juuri nyt erityisen tärkeää valtiolla ja koko julkisella sektorilla. Tämä kuitenkin edellyttää hyvää muutosjohtajuutta, uuden oppimista, uudenlaista ajattelua prosessien kehittämisessä ja aivan uudenlaista yhteistyötä ylitse hallinnonalarajojen. ValtioExpon kutsutiedote Valtiokonttorin pääjohtaja Timo Laitinen 5

6 Johdon ja hankintatoimen vastuuhenkilöiden sitouttaminen ja motivointi Toimenpiteet Vastuu Aika Mittari Vastuuhenkilökyselyn toteuttaminen hankintatoimen vastuuhenkilöverkoston luomiseksi (209 kpl/110 vastannut) Hansel / 2015 K/E Vastanneet kpl Osuus % Valtion hankintapäivä (> 120 osallistujaa) VM 2/2016 K/E Info-tilaisuudet hallinnonaloilla ja virastoissa Hankintatoimen kehittämispalkinto, joka jaetaan vuosittain valtion hankintapäivässä säännöt täyttävälle yksikölle Min, Virastot ja muut 2/2016-> K/E VM vuosittain K/E Hankinta-infot kvartaaleittain Artikkelikokoelma Ryhmä 4xv 2016 Hankintaverkostotapaamiset VM vuosittain K/E K/E 6

7 Hankintaosaamisen kehittäminen koulutus-, asiantuntija- ja tukipalvelut Toimenpiteet Vastuu Aika Mittari -toimeenpanoon liittyvät koulutuspalvelut HATI-koulutus Hanko-koulutus Muut koulutuspalvelut ja kurssit Hankintaosaamisen kehittämisen ohjausryhmä/verkosto HAUS HAUS HAUS ja muut VM, HAUS muut Kevät/2016 Syksy/2016-> Osall. määrä Osall.% -toimeenpanoon liittyvät asiantuntijapalvelut Hankintatoimen kehittämisen asiantuntijapalvelut liittyen Hanko-hankkeeseen ja Hama-hankkeeseen Hankinta-portaali ja muu tukimateriaali Hanko-aineisto (Loppuraportti ja liitteet) Hanko-yhteenveto ja lyhyt esitysmateriaali Muu hankintatoimen aineisto Lisätietolähteet -luettelo Osaamiskartoitus ja itsearviointi Hankintatoimen osaamiskartoituksen uusiminen Itsearviointi -työkalun käyttö (esim. Logy ry:n Best-InClass) Kannustus osaamisen kehittämiseen Hanko-aineiston avulla Muut osaamisen kehittämiskeinot Hanko-hankkeen kuvattujen muiden hankintaosaamisen kehittämiskeinojen hyödyntäminen virastoissa Hansel VK 2016-> 2016-> Hansel 2016-> VM Virastot 2016-> 2016-> Virastot 2016-> Osall. määrä Osall.% K/E K/E K/E K/E kävijäseuranta K/E Kyllä/ei, Kyllä/ei, analyysi Vastanneet kpl, osuus % 7

8 -VALMENNUS: HANKINTAPROSESSIN KEHITTÄMISEKSI 5 lähiopetusjaksoa (5 pv) Hanko-osaaminen ja työkalut käyttöön Asiantuntijaluennot Parhaat käytännöt - benchmark Työpajatyöskentely Oman hankintaprosessin kehittämistehtävät Nykytila-analyysi - Spend-analyysi - Hankintatoimen nykytilaanalyysi - ohjaus, organisointi Hankintojen ohjaus ja organisointi - hankintakategoriat - portfolioanalyysi Hankintojen suunnittelu - Hankintatarpeet ja hankintasuunnitelma - Hankintojen ja toiminnan ja talouden suunnittelu - Investoinnit - kustannuslaskenta Kehittämistehtävät Sopimus- ja toimittajahallinta - Sopimusosaaminen - Toimittajayhteistyö Tilaaminen - Tilaustavat ja niiden soveltaminen - Maksuprosessien automatisointi 8

9 Viraston hankintatoimi haltuun - kehityspolku Johdon sitouttaminen hankintatoimen haltuunottoon ja hankintavastuutahon nimeäminen Tilaustenhallinnan käytön tehostaminen Laskujen käsittelyn tehostaminen (HAMA) Sopimus- ja toimittajahallinnan kehittäminen Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja kehitystoimenpiteiden suunnittelu Kilpailutuksen suunnittelu ja kehittäminen Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Hankintojen suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Osaamisen kehittäminen 9

10 Hanko-toimeenpanon tuki asiantuntijapalveluilla Hanselin asiantuntijapalvelut on: Nykytilan selvittämisen tuki Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja tulosten analysointi Jatkotoimenpiteiden suunnittelu- ja toteutustuki Hankintojen ohjaus, organisointi, suunnittelu, kilpailutusten suunnittelu, sopimus- ja toimittajahallinta, osaamisen kehittäminen Kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto omana projektina Kilpailutusten toteutustuki asiantuntijapalvelun pohjalta Tarvittaessa tukea myös tilaamisen ja laskujen käsittelyn kehittämiseen Hankinta-portaali Hankintatoimen tiedon jakaminen 10

11 Viraston hankintatoimi haltuun -projekti 1. Kehittämisen tavoitteet 2. Työn organisointi 3. Tekijöiden motivointi 4. Projektin viestintä 5. Etenemisen seuranta 11

12 Esimerkkejä toimenpiteistä nykytilakartoituksen ja analyysien perusteella Hankintakategoria Toimitilat hankintakategoria: Hallinnolliset palvelut kategoria: ICT-hankinnat kategoria: Koneet ja laitteet hankintakategoria: Havainnot ja toimenpiteet Nykytila: Tilausten määrä ja laskujen määrä on saatu selville, mutta laskujen automaattinen täsmäytyminen on pientä. -> Tavoitetila: Lisätään sopimuskohdistuksen käyttöä (esim. vuokra- ja siivoussopimusten osalta) ja tiliöintikoodin käyttöä (esim. ravintolapalveluissa). Nykytila: On varattu vuosittain euroa, mutta käyttö on lokakuun raportin mukaan vasta vain n euroa (eikä suunnitelman mukaan ole tulossa merkittäviä tilauksia). -> Tavoitetila: Varoista euroa kohdennetaan muualle. Nykytila: Varoja on suunnitelmassa euroa ja toimittajien määrä on yli 500 kpl. -> Tavoitetila: Selvitettävä, millä keinoin toimittajien ja tapahtumien määrää voidaan vähentää. Nykytila: Hankintoja tehdään hajautetusti 15 hankintapisteessä -> Tavoitetila: Hankinnat keskitetään 1-x pisteeseen 12

13 Tavoitteista tuloksiin Muutoksen toteuttaminen Kehittäjärooleja Motivointi Uteliaat Uuden tekemisen innostus Seuraajat Verkosto ja yhteistyö Kyseenalaistajat Kapinoitsijat Perustelut hyödyistä, palkinnot Seuranta, tarkastus ja säästöpakot 13

14 Muutosloikka, digiloikka Ketteryys Kokeilukulttuuri Innovatiivisuus 14

15 Tavataanko ensi vuonna? -mestari 15

16 Kiitos! Liisa Lehtomäki Lakimies, VT Hansel Oy Puh: liisa.lehtomaki at hansel.fi Liisa Lehtomäki 16