Peruspalvelukuntayhtyma Selänne (myohemmin Selänne) Taloushallinto SELMA. Haapajarven kaupunki. Karsamaen kunta. Pyhajarven kaupunki.

Transkriptio

1 PALVELUSOPMUS TALOUS JA HENKLOSTOHALLNNON SEKA T PALVELUSTA 1 Sopimuksen osapuolet Palvelujen tuottaja: Peruspalvelukuntayhtyma Selänne (myohemmin Selänne) Taloushallinto SELMA Palvelujen ostajat: Haapajarven kaupunki Karsamaen kunta Pyhajarven kaupunki Reisjärven kunta 2 Sopimuksen tarkoitus Selänteen jäsenkunnat ovat perustaneet kuntayhtyman alaisuuteen tukipalveluyksikon, jonka tehtävänä on tuottaa Selänteelle jajasenkunnille talous ja henkilostdhallinnon sekä itpalveluja tehokkaasti ja yhdenmukaisesti Tukipalveluyksikko käyttiä nimeä Taloushallinto SELMA Taloushallinto SELMA:n tulee kehittaessaän toimintaa: yhdenmukaistaa palveluprosesseja rationalisoidaja nopeuttaa ja tehtävakokonaisuuksia edellä mainituilla perusteilla hillitä toirnialansa menojen kasvua ja aikaan saada kustannussäastoja tehtviä Taloushallinto SELMA tuottaa kuntayhtyman jasenkunnille seuraavia palveluja: Taloushallinto: ostolaskujen maksatus ja ostoreskontran hoito yleislaskutuksen palvelujaja myyntireskontran hoito saatavien valvontaan kuuluvia palveluja maksuliikennepalvelut kirjanpito ja tilinpäatokseen liittyva aineisto taloushallinnon raportointipalveluj a kayttöomaisuuskirjanpito talousarvion laadintaan liittyvia palveluja neuvonta Henkilöstöhallinto: palkanlaskenta ja palkanmaksu edella oleviin kuuluvat muut suoritukset, tilityksetja tilastot verottajalleja muille viranomaistahoille sekä vakuutusyhtioille ja ammattiyhdistyksille henldlöstdhallinnon jthjeste1män ylläpito seurantaa ja raportointia varten matkalaskujen ja kokouspafkkioiden seka muiden mahdollisten ennakonpidatyk sen alaisten palkidoiden maksu neuvonta

2 T palvelut: kayttäjien 1hitulcipa1ve1ut palvelimien yllapito ja yllapitosopimusten valmistelu kone ja laitehankintojen valmistelu ja hankintapaatosten jälkeinen osto tietoverkon yllapitopalvelut sovellusten yllapito tietohallinnon kehittäminen neuvonta 3 Palvelujen tuottamisen periaatteet Palveluj en tuottaja vastaa palveluj en laadusta, lainmukaisuudesta sekä aikataulujen noudattamisesta saatuaan palvelujen ostajalta tarvittavan aineiston Palvelujen ostajat vastaavat siitä, että palvelujen tuottaja saa tarvittavan aineiston so vittujen periaatteiden ja aikataulujen mukaisesti Palvelujen tuoftajaja ostajat arvioivat toimintaa vuosittain palvelutoimintaaja sitä ke hitetän arvioinnin perusteella Arvioinnin pohjaksi tehdäin palvelujen tuottajan tol mesta vähintään joka toinen vuosi asiakaskysely jollekin asiakasryhmille kaikissa pal veluja ostavissa organisaatioissa Palvelujen tuottaja omistaa talous ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelman, Jolla pal velut tuotetaan Palvelujen ostajien tyontekijat kayttavat tietojärjestelmää toimintansa vaatimalla tavalla Muodostuvan aineiston pysyvasta säi1yttmisesta vastaavat palvelujen ostajat, joule palvelujen tuottaja toimittaa materiaalin asianmukaisesti arkistokelpoisesti jarjestetty nä Lyhyt tai märaaikaisesti säi1ytettavstä aineistosta vastaa palvelujen tuottaja ja arkistointi tapahtuu Selnteen toimi ja arkistotiloissa Palvelujen tuoffaja ja ostajat vastaavat oman tietoverkkonsa tietoturvasta Palvelujen tuoffaja vastaa oman henkilökuntansa tietoturvallisesta kayttaytymisesta Palvelujen tuottaja vastaa palvelujen tuottamisessa tarvittavien talous ja henkilöstohallinnonjar jestelmien tietoturvallisuudesta 4 llenkilöstö ja toimintojen sijoiftaminen 2 Toiminnan alkaessa palvelujen tuottajalla on seuraavat henkilostdresurssit: kirjanpidon ja maksuliikenteen laskentasihteerit 4,5 ostoreskontran laskentasihteerit 3 myyntireskontran laskentasihteerit 3 palldcasihteerit 10 atkvastaavat 2 atktukihenldlöt 3 johtajana toimii $elnteen talous ja henkilostöjohtaja oman toimen ohella Henkilokunnan määrää tarkastellaan toimintoja kehitettäessä ja palveluprosesseja yh denmukaistettaessa

3 Palvelujen tuottaja vuokraa toimitilat Selänteen jäsenkunnilta Haapajarvella ostoreskontratoiminnot sijaitsevat Krsamäe11ä paatoiminnot sijaitsevat Pyhajarvella kolmen tyontekijan toimipiste sijaitsee Reisjärvellä henkilokunnan toimipisteet sijaitsevat Haapa, Pyha ja Reisjärvella taloushatlinnon kirjanpito, maksuliikenne ja myyntireskontratoiminnot sij aitsevat taloushallinnon henkilöstohallinnon henkilöstöhallinnon tpalvelujen 5 Palvelujen sisältö 6 Palvelujen hinnoittelu 7 Voimassaolo ten vuoden lopussa vuoden irtisanomisajalla rtisanominen on tehtäva kirjallisesti en 3 Sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet saatetaan ensivaiheessa Sellin nun osapuolet voivat saattaa asian YlivieskaRaahen kräjäoikeuden ratkaistavaksi teen yhtymihal1ituksen ratkaistavaksi Jos siellä ei saada asiaan yksimielista ratkaisua, nen edellisen vuoden päättymistä Tämä sopimus on voimassa toistaiseksi Sopimus voidaan irtisanoa paattyvaksi kalen tä tarkisteta tilinpaatöksen jälkeen kun palvelut on saatu tuotteistettua Suoriteperusteinen hinta on tälläin kiinteä, eikä si Palvelujen hinnoittelussa otetaan kayttoon myohemmin suoriteperusteinen hinnoiftelu, 1inpatosvuoden lopun asukaslukujen perusteella Mikäli ostettavien palvelujen määrä velujen tuottamisesta aiheutuvat henldlöstö, toimitila, tietotekniikkaja muut kustan nukset jaetaan Se1nteen tilinpaatoksessa lopullisiin maksuosuuksiin jäsenkuntien ti eroaa jollaldn jasenkunnilla muista jäsenkunnista, nun asukaslukuperusteista jakoa Palvelujen hinnoittelussa kaytetäan aluksi asukaslukupemsteista hinnoittelua eli pal voidaan tarkistaa Maksuosuusennakot perustuvat vastaavasti Selänteen talousarvion mukaiseen ennakkolaskutukseen osaksi tätä sopimusta Mikäli muutokset ovat merkiflävia, nun tätä sopimusta on muu Palvelujen sisältö ja vastuunjako kuvataan vastuunjakotaulukoissa Vastuunjakotaulu koissa voi olla eroja Selänteen jäsenkuntien välillä Tämän sopimuksen liitteenä ovat taan muistio, johon kuuluu paivitetty vastuunjakotaulukko Muistio liitteineen liitetään sopimuksen tekohetken mukaiset vastuunjakotaulukot Vastuunjakotaulukoiden yksi tyiskohtia voidaan tarkistaa osapuolten välisissä neuvotteluissa Neuvotteluista aadi tettava tarvittavilta osin Palvelujen tuottajajärjestää sopimuksen mukaiset palvelut siten, että toimintaa on kaikissa Se1nteen jsenkunnissa seuraavilla periaatteilla:

4 6 Liitteet Tämn sopimuksen liitteenä ovat taloushallinnon, henkllöstöhallinnon ja tpalvelujen vastuunjakotaulukot Lisüksi sopimuksen liitteenä ovat mahdollisesti myohemmin teh tävät kohdan 5 mukaiset muutokset, joista on tehty muistio ja päivitetty vastuunjako taulukko 7 Allekirjoitukset jarvella päivänä 2014 Peruspalvelukuntayhtyma Sellinne Kuntayhtyman johtaja Haapajarven kaupunki Kaupunginjohtaja Kärsmäen kunta Kunnanjohtaja Pyhajaiwen kaupunid Vt kaupunginj ohtaja Reisjärven kunta Kunnanjohtaja Johanna Kiiskilä Juha Uusivirta Riitta Hokkanen Veikko Tikkanen Pekka Leppnen 4

5 _ VASTUUNJAKOTAULUKKO PALVELUSOPMUKSEN Taloushallinto SELMASekä Selänne Jjasenkunnat Taloushallinta ()=vastuu 3 Taloushaf Kunta Yhielne Ulkopu Huom linto kuntayh n olinen 4tnm)u 1 OSTOLASKUT JAOSTORESKONTRA 1 ] 11Ostolaskut Papenlaskunvastaanottoja asiakaskohtainen alittelu Puutteellisten paperilaskujen palauttaminen ja korjauspyyntojen tekeminen toimittajjlle = Easkujen nouto opersattorilta ja jako organisaatioittain fbasware) pedstenastoaskujenskannausrnyosjukisetntteet Ostolaskun ähetffiminen kiertoontarkasiajallethyvaksyjälle, mm puuttuvienti!aajatunnustenhisaaminen Ostolaskun numerotarkastaminen LaskustareklamolntltolmlttajaUe Hyviyksenpyytärninen Tohtajarekistennyâjiffiminen jarnuistutukset askullefakomrnentotntariestemn Kierron valvominen Viivästymisen syyn analysoiminen Tarkastajanlhyvãksyjän sijalsen maänttely ja taflentaminen Ostolaskun uudeeenreitittminen Tiliöinnin tekeminen tilikartan mukalsesti (myos alv) ja hyvaksyminen Pilvlaskennan Maksukehoituksen_kästheteminen Aiheettomasta pennnästä kommunikoiminen toimittajan kanssa sttamlnenjakirjnerikrjpitoon 4 1 Aiheellisen perinnãn_kiertoon laittaminen Uuden laskun Vtivstyskorkojen tarkistaminen pyytamlnenjospelkkaperintatieto 12 Ostoreskontran holtaminen Toimittajan pemstamlnen tat muuftaminep_ Toimittajarektstenn sitoaminen Uusien tilaajatunnusten avaaminen Thaajatunnusten_muuttamlnen!polstarnlnen ThaaJatunnusten avaamlseen/muuttamiseenlpoistamiseen tarvittavien tietojenantaminen Maksatustiedostonmuodostaminen_(Abilita) Maksuluettelon tulostaminen Maksuhieftelontarkastamfrienja h3vãkyp Ostovelkatilin ja ostoteskontran avolmlnen laskujen tãsrnayttäminenkuukauslttain Kauden sulkemisenjãlkeen Korjaus suoraan Ostolaskun merkitseminen selvitettävãksl ennen kirjaamlsta Ostolaskun jaikeen Toimtttajat!etojjaustletojçjyllptäminen kirjapo! 2 LASKUTUSJAMYYN77RESKONTRA Lz, koaksej muistlotosit jj i1i)_ 1! ostoreskontran askentasihteerit ostoreskontran askentssihtesrit ostoreskontran tasksntasihteertt makaullikenteen askerttasihteartt Ostota5kontrafl askentasihteiit ostoreskontran ostoreskotran eskentailhteerlt tentes1hteerft ostoreskontran taskentashteiit T 3 teskenteshteet _ osreskonn i oatoreskoniran laskentasthiesrit,,storeskonttan ájcentasthteotit otoreskonñnaikentasthtertt klrjanpidon askentaaihteerft kirjanpidon askentajlhteedt makiullikenteen makaulilkenteen askentaslhtë!rjt ask,nteilhteéjit kirtanoldon laskentaslhteedt klrjanptdon askeflt frinnt,n,, aiki4 nstoresknban taakontasthtaedt :: 4 21 Ylolslaskutus Laskutusaineiston kokoaminen j Laskutettavlen p1n! eteaij!io1nl L Laskutustiedon tarkastaminen Lornakkeella saapurteen aineiston syôttäminen jarjestelmaàn Laskutustomakkeefla toimitetun laskun asiakkaan perustaminen Laskujen muodostaminen tyieislaskutuksella tehtuvãt askut) L korjaaminen askutusuetteonuostaminenjlheden Lajentostamh,fljWvlittarrunentE1askutL Ylelslasktituksertsuoraveloitusraporttien ajaminen Uatko5s Yleislaskutuksen suoraveloitusten siirtãminen pankkiiin i!wre) yntireskontrajiedostonmup4ostam1nen jnpitotiedoston muodostaminen is kirjaaminen Myyntireskontra/kirjanpitoainelston varmentaminen ja tàsrnytjäm!nen 22 Muut Muissa askutusjrjestemssa tehtyjen laskujen nwntirpsknntrann s klrlsnnitonn laskutukeet siirtminen 4 L i j_ myyntireskontrai, taskentasihtesrlt niyyntireskontran mflntkskontrana$kentasthteent )askentasihteerit yy!tireskontran a5kentasthteent jyyntireskonran mksuiikenteen askentasihteert mtireskontranaskentasihteerit askentasihtëift : ± _Lmnt1reskontran askentasihteorit Erot kuntien valitla, ks oriflinen lute skutus5riestntmiet5 ii

6 äminen 4yyntlreskontralledastonsisaänlukernineii Myyntireskontra/kirjanpitoalneiston varmentaminen ja 23Myyntlreskontran holtaminen wntirpaknntraflrdnson sisnlukeminn Laskuluetfelon tulostaminen ylelslaskutuksesta, muista fjçtelmlstä_tulleidenalnelstojentarldstamlnen Myyntlreskontratiedoston täsmäyttäminen 4yyntireskonransisäariluvunvirheidenanaysoiminen 1lltesuoritustenslsäanukerninen(AbilJj) /irheellisten vlittelden kohdlslamlnen sek virheellisten suorltusten korlaamlnen a palauttarninen Talousha limb, Vtteellbmiensukohpjen j 14yntreskontran kirjapjtiedoston&irtrninen ja kirjarinel j_ yyntfreskontrankjjampltouedoston täsmyysueto Myynlireskontran ohjaustietojen yllpito (mm vivastyskorkoproseitftuatej(jpay1tiedot) 4 Asiakastietojen ohjaustletojen yllapitamlnen Aslakasrekistennlarnyyntireskonttarl slivoaminen 24 Saatavlen valvonta Perintätolmlstopalvelunsopimuksentekerninen ; Mksusopimusten tekeminen Maksumulstutusehdotusten tulostaminen Maksumuistutusehdotusten analysoirninen Maksumulstutusten muodostaminen Vilvastyskorkojen laskeminen maksumuistutuksllle, jotka on lähetetty suoraan asiakkaalle tal ei ole viel lähetetty Maksumuistutusten lähettäminen asiakkaafle tal perlntätoimistoon Pn_srrettäenlaskuJenanayp]mlnen Vpaaehtopcnj Ulosottoluvat viranomalsilta Perinttolmstoltattevlen_selvityspyyjn_selviftäminen Asiakkailta (kuntalalset) tulevien selvityspyyntojen selvittäminen Viranomaislita tulevien selvityspyyntajeri selvittaminen (mm polstotja maksukatot) ayi!toen toknfttamhiefl veajjesteiyatmvarten Lausuminen antaminen velkajarjestelya tal muuta jarjestelya varten Saatavien tileistâ poistettavien Astan tekeminen (vanhat vuodet) Saatavien_elstpolstamsestap&ättärnlnen Saatavien tileistä poistamisen rekisteröinti Talousarvioklrjanpldon klrjauksen tekeminen muistiotositteella, iollasaatavat on poistettu Yo muistlotositteen aslatarkastaminen jjyyjypjnen Kuntal Yhtulne kuntayb ii otnen tvma 4 UlkopuiHuom kntnhtr,t mwntireskontran laskentasihteetlt mwntireskontran askentaslhtearit myyntireskontran askentasihtaerit mwnureskontran laskentasihteerit myyntireskontran laakentasihteerit b,1114 rnyynllreskontran laakentaslhteerlt mwntlreskontran aikentaslhtedt mvyntireskontran askentaslhteedt mwntimkcntrn skpntaahtprit mwntlreskontran askntasthtee,ft mwntkeakontmn la*entasihteerit mwnlir,,knntrn aakt,tlhtit mwnfireakontran askentaslhteerlt mwntirpskonlran lknnthlhteñt ZEZ n*vnfiraknniran laakanfaaihtadt 4Sb4 alka4 3 MAKSULKE 31 Maksatus lmoltus makeettavista erllhlsmaksulsta ftatiirkuitkaøt b katalirrnt Racwar väksytyn menotositteensyottämlnenpankklyhteysohjelmistoon oslaalltyon maksujen (ProConsona) siirtamlnenpankkiin uoraveloltusainelston Whettäminen pankklin rnoftus maksettavlsta palkoista ja palkkiolsta (Abilita) alkkojen ja palkkioiden maksu aineiston erapalvan mukalsesti swar 9ksuuetteon ajaminen (Abilita) akauluettelon tarkastaminen ja hyvksyrnlnen iksatuksen estäminen (Ablilta) aineiston valitseminen tflasware ksua)neston tasmäyttäminenablltalbasware qksualnelston sllttämlnen pankklln (Basware) 9ittömãn palautteentarkastamjbasware) rledonsllrtokulhn arkistomicnenjbasware 1Pcntnn tbasw) Maksuerän kulttaamlnen maksetuksl, kirjausten luonti Ja klrjaus (Ablilta) C C C maksuliikentaen askentaslhteerlt maksuliikenteen askentasihteelt makaulakentoen aeksnlaslhteerlt,iaksufllkontee nelcauuikentae ke makeulldcenteen aakntaslhteerit maksuhenteen askentaslhleedt,,aksukncenteen askentaslhteetlt makaukikonteen tesknteshteeit makeulilkonteen L*enlaslhteedt iiaksufllkenteen leekentaithtecrit natcsumncenteen laskentaihtoedt talous s henkltöetolohtala iub4 2k4* n,aktiliikant*n ta4knttthtarft makullkantn aakentslhteorlf 2

7 Basware!Abllita) Jfiteaineiston haku ja jakaminen organisaatioiftain mj,yntweskontranlaskentaalhteerlt maksuii)cenen kentaahieei1t Flnnvoice askujen haku ja siirto ostoceskontraan maksuliikenteen Taskontafltèertt Suoraveloitusvaltuutusten haku ja jakaminen organlsaatiolttaln (Basware) maksulltkentèenaskentaslhteerfl Viitteettomãn laskun tillointi is olkean organlsaatlon reskontraan toimittaminenlablhta) Tapahtuman seivittaminen kiaipidon askenlaslhfaeti Menotositteen palautustositteen tekemlnen (esim kanpiuon ja rjontrñ virhesuorituksetl laskentasihteent 33 Pan kkltwen halllnta Pankkillllen avaamisen jalopettamisen valmistelemlnen kirjanpidonja maksuliikenteeh S,: askenta&hteerit ss Pankkltllen avaamis Pankkltllien muuttamlnen TJjjJpalvehsopimuksen tarkastaminen ja varmentaminen maksulhkenteen laskentasihteerlt Pankkltilitietojen toknittaminentarvitsifoille j X!k2piotmaksuliikenteenhoitajifla X Tlflnkäyttöoikeukslen hyväksyminen Maksulilkenteen holtamisen ja ohjelman käyttooikeudet niaksuli,kenteenhoitajille kayooikeudet AlitilittajlenraharnenoJenJatuiolenka&ttely Alitiliftä]ien tilitysten tekeminenjilioiminen Ja hyvâksyminen Allltta]entilltystenvastaanottoja viennit kirjanpftoon (Aitft) kitjanpidonlaskentasihteerit Ostoreskontran etäantyvien ostolaskujen seuraaminen (Abilita) jantasasadot listolen tolmittaminen pãivttin(basware) makauliikenteen laskentasihteerit S, r fenneantaa :, Taousha Kunta! Yhtun UkopuHtjom lflnto kuntayh n otnen nm6 Maksaluksen hylättyjon maksujenvlrheenanalysoiminen rnaksuhikenteenlaskentasihteerit, Yksittälsen rnaksuflkodaaminen maksuliikenteen askentasihteerft L Maksualnelston uudeueenhettämnen J maksuliikentaen askentasihleëijt ]6 S4; 32 Tltlotteldenkäslttely Tihotteiden haku tuostam1nen ja jakaminen organisaatioittan 4 (BaswareL meksuliikenteen askenta1htift Ajantasasaldojen haku, tulostaminen ja jakaminen 4 r nn 1,nfl,f4t r * Z jj9puspaàtos Jvelusoimuksenhyvkyrninen Lpie!pnP j S j, ob C 4 KRANPTO A TLNPAATOS 41Varalnholtovuoden Virallisten talousarvion tietojen muodostaminen ja kokoaminen jabllta TatousaMotleto[n syottmlnen tulosykslkolttaln(abiitaj TatousarviokrnteksUtj kokoamh,en Tasetillen saldojenvientikirjanpltoon 42 Varainholtovuoden alkalnen klrjanplto Tiliotetosittelden muodostaminen Paperisten litteiden liittäminen tiliotetosifteelle Tapahtumien tllölnu tillotteella Tillotevientien klrjaaminen alnanhalllntasovellukseen larvittavat klrlaukset Abiitat innh&iinteenu, alluksee, 1 Kor1aus)apeenhavatsemnen Klr1atikorjausrM tolminolla Muistiotositteen aatirnlnen Mulattotositteen asiatarkastarninen Muistlotosltteen hyvkyminen Muistiotositteen kijminen Klrjanpitotiedoston slsâânlukeminen/myynti ja ostoreskontra taiftavatkrj!tpyhajarvi1 Klrjanpltotledoston sisánlukeminen/muutjarjestelmat l5äânlukulistan tarkistaminan isäãnuetun alneistoin klrjanpldon ohjaustiepjen muuttarnlnen snuviin LluKlmnAn s ft 9udenlkuukauden sulkeminen Kuukauden tãsmytysaskemen tekeminen Kuukauden täsmäytyslaskelmlen tekeminenl osto ja pyyntireskonlra Mahdollisten erojen selvittämlnen aittjoriaukst Mahdollisten erojen selvlttmlnen ja tarvittavat kor]aukseuosto ja aes tl ZHZE S i kirlanpidon askentasihteerlt klrjanpldon askenteslhtert kl1aipldon askentaslhterlt drjanpldon ukentuihtaedt clrjanpldon laskentaalhteerlt kirinnnidnn takinbeihtrft kirjanpidon laskentasihteerit klrjanpldon askentssihteerit osto je myyntireskontran askentasihteetit kjpidoniaskenlaahteent ks Edelle krnnldnn klrjanpidon askentasihteerit kirianoidon askentasihteerit klrjanpldon askentasihteerlt nt&hti 0510 ja mwntireskontran laakentasihieerit 1!ianpdon askentasihteerit oslo is myyntreakontrsn 3

8 varten H kirjanpidon 5 klrjanpldon kirjanpldon Thioushal Kunta1 Yhtelnn Ulkopu Huom llnto kunlayfl SELmii ]vmvstiiiiiinjmii Orvonflsveron kausl4lmoitus (kuukauslttain) baskentasihteerit LVtäsmytykset ja korjaukset (kuukausittain) askentasihteerit askentasthteerit Elakemenopewsteisten ja varhemaksujen kohdistamlnen Elâkemenopewsteisten a varhemaksujçpkjamlnen askentasihteerit Vâitett_i_tten valtlon lalnojn kãsittely a seuranta Lomapalkkavarauksen_muutoksen semftaminen ALVimot_ujssilla!p)_, dossa $i)oitustentositteidentekeminen 4 H_pjj joustentosteidentekemhienfakhjaamnen Km ja Ri 43Tltlnpdätoslaskeirnat, llitteotjakertomukset Varmistetaan, että osakirjanpidolsta on stirtynyt kaikki varainhoitovuodeflekuuiuvattapahtumat Erillisklrlanpidon (esim testamenttirahasto) tietojen yhdlstely organisaauon tietoihin Tletojen toimittaminen tilinpaätosvlentejävarten TlflnpãätOsvientien asiataricastaminen jahyväksyminen Tietojen tolmittaminen taseedtteyjen aatirniscks Tase enttelyldenlaahminen Varainhoitovuoden sulkeminen kirjanpidon isskantasihteerit kirlanoldon askentashsrt Tuottojjcuuaskeman sek taseenlaahi r,nen F j knjanponskentaslhteert Talousarvion toteumalaskelman aatiminen kiran don askentaslhteent kirjanpidon askentasihteerit Laskelmatletojen tofmittaminen tilinpabuksen blittelden baallmista Tolmintakertomuksen aatlmlnen btda b&1k431 Tillnpäätöslaskelmien laatimlnen (kokonaistulot ja menol, oteutumayhteenveto) johdettujen iitetietojenlaatiminen Tilinpâtosasiakirjan hyve Mahdolflsten_verolimoitusten laatimlnen apak!4an tulostaminen Tubs ja raholtuslaskelmanlaatlmlnen pääaskemlen aatmjcjjj) Thnptksenmui4enittethpj!natmjnen T!iik rnc21j Veroimoitustenaflekijj Vero1motusento)jplltaminenvçoJae Tabous ja toimintatilasto, taloustietojen kerããmbnen ja ibmofttamlnen TilastokeskukseHe Tabousjatoimintatilasto, toimlntatietoj keräãminen Toimintatibastotietojen lmoittamlnen tnastokeskukselie kuntien osalta taboustietojenyhteydessa Muiden toimintatitastotietojen llmoittamuien Seiänteenosalta Tibastojen hyväksyminen a mahdollinen tâydentàmlnen Tilastotietojen koriaukset 44 Kayttoomalsuusklrjanpfto / romuhiiten kfrl,atpn Udmn fridinhhnnn l4eldstedn kitj htumien tardstamlne 1 flfli 46 Konserntnptös kirianpldon kirjanpidon kjpdon aakentasihteerithpypj askentasihtoerlt askns1hteerit Tjjjpatosv!enten tekemlnen tkj!p askentasihteerlt,14,1, l,, Uuden KOMkohLeen pewsiaminen ojemaan (AbUita) nutnnhn nstnsckiitr tiliöinu ilaatiminen hyvksymiflefl Polstosuunnitebman toteuttambnen KOMohf&massa uovutuksen / romutuksenflmdttamlnen askun a rnmuftiksen kiovutuksen hviãkzvmnen nfl Jrjaidon doston tàsmätysueto a toéikda,ptotedoston tftmàytvstleto rianpidon tasetihen tsmyllämnen KOMkWjanpltoon eseedlteltpi alämlnen]a arklstolminen kaudun valhtamtnen Ta6ahUmln taddstaminen Varainhoftovuoden sukem Taseerittelyn ajamhien rtsmstn,ssftønn nadsataktan aadinta Thtojen tallennus ja ypho (ttdosyksikkolkuntalkuntayhtymà kkdonaskefltsthteèd( kirinn,4,sn 4ii irjanpdon askentaslhteerit i_, a luau s,a,,anaulaouhbwv,, a a a kirnpldon Lh_ askentaslhteetlt kfrjanpidon aakentashtert aakentasihteertt kirtanoldon askenteaihteerlt kfrjanp1don eakeñtaalhteerft bdb 4k4$* klrianotdon askentasihteerit kt,srunldnn kat*5lhtant bda 9_4 W,1nni,nn slhtnt klrjanpldon askentasihteerit 4

9 kirjanpidon ostoreskonttan so ao _ TillnpaAtosohjeet konsemlyht&sailie Tflurpäatiitoen vienu Konsemi ohjrnan Sisâisten eñen elimlnointwetojen kokoaminen <onsernhlillnpäätoksen tosftt&den aadlnta Konsernitillnpaatosasiakirjanlaadlnta t<oiiserriitigptöstetojen kokoamnen taseklrjaan 5 PAAKAYUAJATOMNNOT apdevata!1estoml Abilita bilita: sähkölnen laskujen klerrätys 1 Abilita; Kãyttornaisuus Konserni:Konsemitflinpätos Bas Ware maksuliikenne Abilita: lalnanhallinta 52 Järjostolm!on käyttoonoftoon llttyvättolmlnnot Yhteisotiepjey! Tosltelajy!!aprnh?en TflikaaypjLämü1en ACVkoodienylläpltãrninen Kiilanpidon 53 JärJestelmlen käyteftvyyteen Ja ylläpltoon flttyvät tolminnot Ohjelmaplvtysten ja mulden muutosajojen pyytminen oimfflalalta ynimuutosten tekeminen tai tilaaminentolrnittajalta Rap itarpeldenmäârillely aporttien teko raportolntiohjlmalla 4enetelmäkuvauksen lädestelmäosuuden vlláoitämirien Yhtelsotletolen muuttamlnen riikrirn, rnrittlv Talousha Kunta Thtetne Ulkopu i Huom Unto kuntayh n olinen _ZSFljna atuittnmva X X khjanpidniaoitoiwñ laskentasltiteift kirisnoidon askenta!lhtàerft lrianoidon aakui i4tit: kirianoldon askefltaathteerlt kirinnrnn kisntáhf,inri kirtannicton taskantasthtrl skentaathteertt talous ja henkllostojohtaja zlzh C zhz i44 T flfh,4,,,,na L JFflL kirjanoidon laakentasihteert J JOl /yo1yssäãntojenmârlttmrien TosltelaJlan_y!ptamnen klrjanp(don askentahteerit ALV mäftrilysten yllâpltãmlnen klrjanpldon askentaslhteerit fletokannan pâlvltystolmlnnot Reskontran ostovelkatilin maahttminen Ostoreskontran laskentaslhteent Maksuehtokoodistonyllâptmlnen Ostoreskontranlaskentasthteerit Cstoreskontra tapahtumlen poistoajojen tekeminen Ostoreskontran askcntaslhteetit askutusjärjestelmän perustletojen pttämlnen Myyntitreskontran askntasihteerit Tuotteldenhinta ja tlllølntftletojen yltapttàminen Laskutuslomaklelston ylâpltmlnen = MWnlltmskontran aalcentaslhteerft Perlnnân ohjaustletojen mãrlttjmkién lyöristyssääntöjen mârfttiñz nutreskontran askentaslhteerlt WntWekontra LipahWfll!en àstoaofen tekeminen Myynbtreskontran leakontaslbteent emstarnnen RdMtHü1tfetdii niäiuieñ4inen kirtanpidon taskentaslhteerlt Poistoalkojen a menetelmien mâriftäminen dttanpldon askentasihteerft KOM ryhmlttelytletojen yllapitaminen kitjanpldon askentaslhteertt netelmäkuvauksen jarjestelmosuuden yllapltamlnen jstettuen tolmintojen seuraaminen ostoreskontran lsskentaslhteeñ lärftysten muuttamlnen tarvitteessa askentaslhteeti aksulllkenneohlelman tletolikenneasetusteyjptamnen maksullikenteen askontaslhteerft ksulllkenneohjelman vakioslirtojen yjipitam! makaulilkenteen aekentaslhto,dt Maksulilkenne objelman tiedonslirron valvominen maksuliikenteen laskentaslhteerft Maksulllkenneohjelman menetelmãkuvauksen tofrjestemâosuuden ylläpltamlnen L aksulilkenneohlelman yeiste j makautilkenteen askentaslhteerit aksulilkenneohlelman turvatunnisteldenypitminen maksuwkenteen laskentaslhteerlt Maksuiikenneohemanturvaasyjjpitäminen msksullikenteenlaskontaslhtetft Maksutllkenne ohjelman t1hotedenasetustenvläptarnlnen t maksuuiknten askentesthtodt Maksuilkenneohjempnkkitiitietoenylapitaminen ] MaksullikenneohJelman viitesuontusten ja i m8ksullikenteenleskentaslhteerlt tolminnot 54 KäyttäJlen halllntaan ja kytbn tukeen ltttyvât egstyjøp_mp_ * fletojrjestelmlen kytjjpjmustentakeminen Kir]alllnen pyynto uuslsta k5yttjätunnuksista tai_muutoksista UusenkavtJien_perustaminen tai_olkeukslen_muuttamlnç Käyttoolkeukslen poistamisesta lmolttarninen (Ayttöolkoukslen polstamlnenjsaasanojflpoaaminen Sovelluskohtalsten tolmintaohjeiden tekeminen tat tllaamjp_ sskentasthteerft askentasihteerit

10 6 MUUTASAT 61Ssset laskut askulen hw5ktumnn vientikpjârjestelmän Talousha Kunta Vhtelno Utkopu Huom linto kuntayh n ollnon Nm y,!t_tnjm z kfrianoldon askenta&hteerit 2 Talousarvlo ja suunnftelma qousavoohjeet ilousarvioohjelmanohjaustietojen_yap aousarvon a suuuniteman aadinta jrjestemaán ousamo ja taloussuunnitelmaasiakirjan kokoaminen alousarviouetojen slcrtärninen taloushalllntooh]elmaan 3 Raportolnil kirlanoldon askentaslheerit b+4,;4 aporttohden aapta_ 9DOrttiefl tekeminen a yllapito aklsáätelnen raportolntl Tdastokeskukselle ja muille nnrtn nnlkkvj,ijkin rnnnintl n arkiatointi Ostoreskontran ja muun tea _ajktont 2 vuotta Ostoreskontran ja muun tositealneiston arkistointi pysyvstl kirjanpldon askentaslhteent kirjanpdon laskentasibteent kiriandidon askentasihteerit liltet 10 vuotta Paija pâklrjan arkistointi pyvsti Tkrin prehnfi nu,,6ti 1,n,,,,,,Hn,nn,,,n,,,1ill + 6

11 j4 tallentaminen VASTUUNJAKOTAULUKKOPALVELUSOPMUKSEEN TaloushallintoSELMAsekäSetànnejajasenkunnat Henkilostohallinto yastuu Talcus hallinto Selma Kunta! kunta yhtymä Yhtei Ulko Huom nen vastuu puoli men toimii_ 1 Palkanlaskenta Vastuu yhteyksistä henksja pakkjärjestefrnan_toirnfttajaan j Kiranpidontilipuitteiden_toimittaminen Kirjanpitotietoentaientaminen Muuttuneiden ja uusien ohjaustietojen ajantasaflapito ja Vastuukäajienjyntuesta Organisaatiotietojen toimittaminen (esim sektorit, varsinaiset ja yhdistelrna4asotsekavakanssit) Organisaatiotietojen tallentaminen X Verottajanirnoittarnienverokorttitietojensuoraslltronksitteyja PaattJtietojeny1lpitoja tauentaminen kirjallinen tilaaminen J Luottamushenkilötietojen tolmittaminen Luottamushenkilotietojen3Hpitja X Kyjatunnusten e_ 1 _, 12Ennenpalkan/palkkioidenlaskentaa Tysopimuksien tekeminen, tallentaminen järjestemän, vastuu oikeellisuudesta Opettajien sijaisille virkamääraykset (tätlä hetkellä toimitetaan paperilla) Tyosopimuksen tarkistaminen ja Vastuu muista järjestelmistä (mm Lomanetti, ProConsona ja Titania) tulevien tietojen oikeellisuudesta, Muista järjestelmistä tulevien tietojen siirto palkkaohjelmaan Tarkastaa muista jrjestelmistä (mm Lomanelli, ProConsona ja Titania)tulevat henkikikohtalsen vuosisidonnainen osa ja Ensimmisen tydentminenpalkanmaksun tuntiyms_tiedotjjyysajpt (Selnne lisn jrjestelman patokset, ammattlalahs tekee toimittavattiedot palkkasihleerille laskentaa varten) Palveluajanlaskenta (KVTES) (palkkasihteeri suorittaa seurantaajon) PaeajantaskentapVTE,vhanhatijanhaettava Uuden!muutetun verokortin toimittaminen Uuden/rnuutetun verokortin tietojen tallentaminen Puoheverovaltakhjojçntoimittaminen PuoluevetovaltakirjoJen tallentarninen y!ttnmcsuyatakjo1entothiiuarninen yjsenmaksuvaltakirjojen tallentaminen Pankkitilitiedon toimittaminen Pankkitilitietojen tallentaminen LuntoetuUedontmiUamh,en Luontoisetupaatostentafleitaminen Palkasta perittävien erien ilmoittaminen Palkasta periftävien erientallentamh,en Ulosottotiedon toimittaminen Ulosottotietojen tallentaminen TyoaikakorvaustietoJen toimittaminen Työaikakoivausten tallentaminen Palkkaennakosta oäffãminen kunnat X _X _ K 1X 1 eitoimi L

12 Talous hallinto Selma Kunta! kunta yhtymä Yhtei nen vastuu Ulko puoli nen Huom Palkkaennakoidentallentaminen Japerint Tuntipalkkatiedon toimittamin_ Tuntipalkkatuntien tallentaminen Matkalaskun tekeminen, vastuu oikeellisuudesta Matkakorvausten hyvaksyminen Ja tomitlaminensemaan Matkakorvausten tallentaminen jarnaksaminen Typatkojenkiiometriseurana Palvelussuhteen palkkiotiedon ja ennakkopidätyksen alaisten yokorvausten tetojentoimiftaminen (esim_uentopakkot PaHansaaJallckiofietojentaNentamien Pakkiotietojntallentaminen LuottamustoimipakkotietoJn toimiftaminen Luottamustonkpakotietoien taflentaminen Jamaksaminen Ornaishoajntoimek&antospukset Qmaishoidontukipalkkioiden ja korvausten tallentaminen ja maksamlnen PerhehoitaJen tukpakkiouetojtomtamkien Perhehoitajien palkkioiden ja korvausten tallentaminen ja maksaminen Palvelussuhteen paattymisestaflmoittaminen Palvelussuhteen päättymiseen iittyvät palkanmaksun toimenpiteet (ipiomarahojeniaskentaiamaksarninen) izz izz: i_ P1 a R 13 Palkanlaskenta Ja maksu Pakkakausenavaamenajoynilläin Palkkatapahtumien luontiajo ja keskeytys/poissaolotietojen kaste!y Muiden palkkavahennysten ajo ja verolaskenta (sis tyontekijävahennyksç) Palkantarklstuslistan alaminen a kortaukset Asetetaan ajoyhma varniiksija nollataankoijausba Päivitetään a]l = Luodaan pankkitedosto ja afn pankkilista Tulostetaan ja toimitetaan pankkiyhteenvedot atlekirjoitettavaksi yonanta]ae Pankkitiedoston siirto maksatukseen AJetaan tiliointijakirjanpitoajo Palkkalaskelmien tulostaminen ja toimittaminen palkansaajille sahkopostwataikhjeea Ajojen kirjanpitosiirto ja tiliointieriftelyn tulostaminen ja toimittaminen kirjanpitoon i4palkanmaksunjalkeen osoykset(i n]icejj), Vakuutusmaksujen (mm elakemaksut) tilitykset (kuukausittain) Verotilitykset (ennakonpidãtys, sotu ja ähdevero) ja valvontailmoitus fkuukausittait) ]senmaksuimoitus ammattiyhdistyksille fnejnnesvuosittain) Pakkaimoitusvaku4yhtiOie(vuosittain) Veroftajan vuosiilmoitustiedoston tekeminen ja siirtminen pai Palvetussuhdetiedot eläkelaitoksille fneljännesvuosittain ja vuosiansiot vuosiftain) 2 Palvelussuhdeasiat 21 HenklloUetolen a patvelussuhdetietolen ylläpito 2

13 johtava sairaus) f Uusien/ muuttuneiden henkllo ja muiden tietojen ilmoittaminen Talous Kunta! Yhtei Ulko :Huom hallinto kunta nen puoli S&ma yhtymä vastuu nen jtnirniia Uusienf muuttuneiden henkuö ja muiden tietojen tallentaminen Paflankorotus/muutoshetojen toimiftaminen Muuttuneidenp&kkatietojentallentamlnen Henkikinpalvelussuhdetietojentallëntaminen Pcssaoohakemuksen p1aptoksen tekeminen Sairauslomaajan palkallisuuden seuranta (mm elâkkeeseen Pcssaopäätöksen taentaminenjrieste1mfl KtjaHisenatehdynposaoopããtksen Posaopàatoksen hettäminen työntekne tallentamlnen 4z X Läakarintodistuksen toimiffaminen palkkasihteeri yli 10 päivan sairauslomista Keapaivtahahakemusten tekerninen Päivärahahakemuksen tydentaminen ja anominen, Kean pyytämien isasemtysten toimittaminen maäratyssa ajassa Kelan sairauspivärahapaatoksen säilyttäminen (kaksi vuotta) TyUtapaturmairnoituksentekernnien Pakkatietojen ähettäminen vakuutusyhtilolle yotapaturmailmoituksen taydentaminen ja lãhetläminen Vakuutusyhtin tyotapaturmakorvausta koskevan pàatöksen säaminenj1sasähys) Anottujen salras/tapaturmapäätösten ja paivarahojen saapumisen seuranta itiys Kela ja vanhempain paivarahahakemusten täydentminen ja anominen tyoantajailmoituksella sekä palkkatietojen toimittaminen Vanhempainpäivarahan ajalta suoritettavien vuosilomakustannusten korvaustenhakeminençkeia Osaaikaeläkkeenhakerninen Ja paatoksen tekerninen Osaaikaeläkkeenyoaflarnuutostentallentamh,en Vuosiomaoikeuksien Jaskenta Lomaoikeustiedont miftaminen Javastaanottaminen Lomaraholen maksarnneniirnoltetunmakspjynmukalsesti LornapalkkaJaksotusten!askeminenja kirjanpitqyhtes 1 X z t 23Raportit Palkka ja henkilostoraporttien tulostaminen suoraan farjesteirnstä Palkkataihenkilostorapqrtti pyynt Palkka tal henkiiostpinjpinen]a tulostaminen Palkkatodistusten tulostaminen Ja ähettãminen tulostaminen laikatodistusten_tulostaminenjajahettaminen HenkilOn luottamustoimien Merkklpäiväluettelon tulostaminen Virallinen palkkakortti (akisäateinen, pysyvästi) tulostaminen Tyotodistus TakusaMon palkkaliitteen maäritteyjiostarninen Talousarvion palkkaliitteen tulostaminen seurantalatodistukset säiytetan 4 C C 3

14 24 Tilastot Lokakuun tilaston ajaminen ja slirtoajot TilastokeskLikseen 4vuoden vein toimitettava titasto z Eläkeasiamiespalvelut Talous Kunta! Yhtei Ulko Huom hallinto kunta nen puoli Setma yhtymä vastuu nen toimiia_ Määräaikaisesti säilyteftävä aineisto (Salman tiloissa) Pysyvasti säiyteuvä aineisto (virallinen pakkakortu, tyotapaturmapätokset) 4

15 _[_L L PalYelim!tOiTn!1Y1laPtO uudenpalvellrnenhankinnanvalmlstelu _L 1_4_ L_L L L betojen saünnomukainen armistaminen _ L lpalvellntonkäyttöpalvelut SELma ym tolmija nto kuntayht vastuu men Taloushall Kunta! Yhtnen UlkopuolKuom ()vastuu Seirnalta Kärsämäen kunta el osta CT palveluja TaloushaNinto r / J aoushathntoselmaseka Seannejajsenkunnat 4 _jjept tyóaserninenjaoheisbaittebdenhanbdntapãtos Tietoturiaja varaujmssuunitebmien taadbnta a baitehankintojen kustannukset Tietohallinto ja tietoturvapobitilkanlaadbnta tyoasemlen ja oheisbaiftelden ostohankbntaaatoksen mukaiseab a a palvelimia ja tietolilkennetta ko5kevat sopimukset ks kohdat fja 2 tarjousvettaibu) sopimuaten mukaiset kustannukset c tyoasemien ja ohebalaitteiden hankinnan vatmistelu (tarouspyyntä, itehaiat muiden ohjelmistojen hankintapaätös ja hanklntasoplmus sekã projekti F L LL L 4eisten työasemaja tolmlstoohjelmlen isenssien hankintojen El klbreelllsten tuklpyyntojen mukaiset toimenpiteet seuraavana päivãná * 4ii,jgj!iLni2pjyQ1Lt nukset _F ytelsten tyâasemaja toimbstoohje(mlen Hsenssben vobmassaobon [ K Thkipyyntöbhln littyvlen laittelden tai osien hankinta ja asennus 1 pálvânä työpäivlsin kb 816 joko palkan paä tab etayhteytteb Kayttajlen tukpyitojen astaanotto ja kilreelllset tolrnenpiteet samana Tletoverkonrakentamlnen_fa s$hen tyvã päätaksenteko ietoverkkoojien&ll&,mkypet) hankinta a Somusten_tekeminenoptor1nkanssa oplmusten vatmst&u operaattorin kanssa a Tetoverkkoon tttyien aiu&den flpm kytkimet)kâyttãtatukl j X Le6ojjkodhakemstoakemsot a Soplmustenmukalset kustannukset Sov&usniahJnnustenhannoLnU _ Sopmustenajantasasuuden tarkistaminen j_ i, _Z L _L L yht&syasopirnustenajantasasuudefltarkistaminen yhteistyasoplmuksentekemlnen j_ i_l Ulkopuolisentolmijan qimibsa Levpa!v J L, palvelimenhankinnansuoiiltarninen j L _L J 1 L _ * muiden ohjeirnlstojen hankinnan atmisteuun osatbisturninen i VA ruun]akotaulukko PALVELUSOPMUKSEEN

16