KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SOTKAMON KUNNAN YH- TEISTYÖSOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Transkriptio

1 Liite 16/ 35 maakuntahallitus KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SOTKAMON KUNNAN YH- TEISTYÖSOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ 1 SOPIJAPUOLET: Tämä sopimus on Kainuun kuntien (Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo. Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vuolijoki ) ja Kainuun maakun nan kesken allekirjoitetussa yhteistyösopimuksessa tarkoitettu liitesopimus, jo hon sovelletaan yhteistyösopimuksen ehtoja. Kunta: Palveluntuottaja: Sotkamon kunta (myöhemmin kunta ) Kainuun maakunta (myöhemmin maakunta ) 2 YHTEYSHENKILÖT: Taloushallinnon palvelut: Kunta: Irene Toppinen Palveluntuottaja: Talousjohtaja Henkilöstöhallinnon palvelut: Kunta: Kaija Luukkainen Palveluntuottaja: Henkilöstöjohtaja Tietohallinnon palvelut: Kunta: Palveluntuottaja: Juhani Pieniniemi Tietohallintopäällikkö Tämän sopimuksen toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista yhteyshenkilöt voivat neuvotella ja sopia keskenään, jos ne eivät aiheuta oleellisia tai periaatteellisia muutoksia tähän sopimukseen. 3 SOPIMUKSEN KOHDE O. Ohjelmistot ja järjestelmät: Sopimuksen kohteena olevien ohjelmistojen, liittymien ja järjestelmien ylläpito (käyttäjätuki, puhelintuki, työasematuki, järjestelmätuki/sovellustuki/ ym.) on maakunnalla. Kunnan omien ohjelmistojen ja laitteiden maksut kuuluvat kun nalle. Tässä sopimuksessa sovitaan Sotkamon kunnan ja Kainuun maakunnan kes ken seuraavien palvelujen tuottamisesta yhteisesti: 1. Taloushallinnon palvelut: 1. Kirjanpito tilikartan ylläpito ulkoinen laskenta, tilinpäätös ja viralliset raportit

2 sisäinen laskenta taloustilasto (kunta itse toimintatilastot) Sotkamon kunnan kirjanpito hoidetaan pääsääntöisesti Sotkamossa 2 2. Käyttöomaisuuskirjanpito kunnan palveluksessa oleva henkilö hoitaa käyttöomaisuuskirjanpidon ja maa-alueita koskevan rekisterin 3. Ostoreskontra ostolaskujen kierrätysjärjestelmän Rondon ylläpito ostolaskujen maksu kunnan antamien ohjeiden mukaan Sotkamon kunnan laskut saapuvat Sotkamoon, jossa ne myös skannataan ja reititetään sekä maksuunpannaan kunnan ohjeiden ja maksuvalmiuden mukaan Kunnan maksatusaineisto pankkiin lähetetään Sotkamosta, poikkeustapauksissa maakunta kunnan ohjeiden mukaan 4. Myyntireskontra kunta huolehtii kuntaan jäävän toiminnan kaikesta laskutuksesta ja perinnästä omien ohjeidensa mukaisesti laskutusten tulostus ja postitus tapahtuu Sotkamossa kunta huolehtii myyntireskontran hoitamisesta ja täsmäytyksestä omien toimintojen osalta 5. Lainojen hallinta Ottolainojen,ja antolainojen hoitaminen aravalainat hoitaa kunta 6. Raportointi Viranomaisten vaatimat raportit EU -projektien tilityksiin liittyvät raportit Kuukausiraportit Pyydettäessä kuntien erikseen tarvitsemat raportit Muut raportit 7. Kassapalvelut Maakunnan yhteisen kassajärjestelmän hoitaminen Asiakkaan käteiskassojen koordinointi ja ohjeistus 8. Maksuliikenne ja maksuvalmiuden suunnittelu päivittäinen maksuliikenne kunnan antamien ohjeiden mukaan kunnan maksuvalmiussuunnittelusta huolehtii kunta 1. Palkkahallinnon palvelut: 1. Henkilötietojen ja rekistereiden ylläpito Vakanssirekisteri Henkilörekisteri Palkkarekisteri

3 3 2. Palkanlaskenta ja liittymät VEB-toimintojen ylläpito ja käytönopastus Päivittäinen opastus tietojärjestelmien käytössä Lomatoimen palkanlaskennan hoitaa maakunnan ja kunnan yhteinen toimenhaltija 3. Palkkojen- ja palkkioiden laskenta ja maksatus ateriaetujen laskeminen yleiskorotusten rekisteröinti palkkojen kirjaaminen ja palkasta perittävien maksujen ylläpito (esim. työnantajasuorituksen ja jäsenmaksut) maksatukset pankkiin kunnan ohjeiden mukaan palkkalaskelmien toimittaminen verkkopalkkana tai e-kirjeenä laskennan tekeminen palveluajoista johtuvaa päätöksentekoa var ten 4. Tilastot ja raportit viranomaisraportointi tilitykset vuosi-ilmoitukset hakemusten toimittaminen KELAlle (hakijan vastuu, että toimitettu täytettynä ajoissa ja allekirjoitettuna palkanlaskentaan). palkka- ja palveluaikatodistusten toimittaminen sähköisesti kuntayksikköön, jossa ne voidaan tulostaa ja allekirjoittaa sovittavalla tavalla KT:n suosituksen mukaiset tai yhteisesti sovittavat henkilöstöraportit ja tilastot talousarvion palkkaliitteen pohjatietojen toimittaminen sähköisesti vuosilomaoikeuksien laskenta ja toimittaminen sähköisesti työyksiköi hin 5. Eläkeneuvonta Neuvonta ja avustaminen hakemusten täyttämisessä 6. Matkojenhallintajärjestelmä, matkalaskujen käsittely ja maksatus 2. Tietohallinnon palvelut: Kunnan palomuurit ja ns. kuntakohtaiset alueverkon reitittimet ja kytkimet siirtyvät maakuntahallinnon omistukseen. Muut verkon aktiivilaitteet jäävät kun nan omistukseen ja vastuulle. Atk-verkot kuuluvat kiinteistöihin ja ne veloite taan osana kiinteistöjen vuokraa. Tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä maakuntahallinnolle ja kunnille: 1. Perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen 2. Tietojärjestelmien ja prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen 3. Tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat

4 4 4. Teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittäminen 5. Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen 6. Muut mahdolliset erikseen sovittavat tietohallintotehtävät 4 VELOITUSPERUSTEET Kustannusten määritelmä: Tässä yhteistyösopimuksessa mainittujen maakunnan kunnalle tuottamien palveluiden kustannuksiin lasketaan mukaan vain tässä sopimuksessa sovi tuista tehtävistä aiheutuvat palkkakustannukset sosiaalikustannuksineen, näi den tehtävien hoidossa tarvittavien ostopalveluiden, tavaroiden ja tarvikkeiden ja muiden välttämättömien hankintojen kustannukset sekä maakunnan hankki mien, näitä toimintoja palvelevien koneiden ja laitteiden poistot. Maakunnan yhteisten palveluiden talousarvio seuraavalle vuodelle on valmis edellisvuoden elokuun loppuun mennessä. Talousarvio käsitellään kunnan ja maakunnan vä lisessä neuvottelussa, jossa hyväksytään käyttösuunnitelma seuraavalle vuo delle. Yhteisesti hyväksytyn käyttösuunnitelman perusteella kunta suorittaa palveluista ennakkomaksun maakunnalle kaksi kertaa kuukaudessa Kainuun maakunnan ja kuntien hallinnon tukipalveluiden järjestämistä koskevan yhteistoimintasopimuksen 5 :n mukaisesti. Ennakkomaksuosuudet suoritetaan kunkin kuukauden 12. ja 30. päivä. Lopullisen maksun suuruus tarkistetaan edellä mainitun yhteistyösopimuksen 5 :n mukaisesti. Jos maakunnan vastuulla olevat palvelut ja/tai maakunnan hoidossa olevat järjestelmät eivät ole olleet maakunnan aiheuttamien toimenpiteiden vuoksi palvelujen laatukriteereissä määrätyllä tavalla kunnan käytettävissä ja siitä on aiheutunut vahinkoa kolmannelle osapuolelle tai kolmas osapuoli on vaatinut siitä korkoa tai muuta vastaavaa korvausta, on maakunta velvollinen korvaa maan kunnalle näin syntyneet välittömät vahingot. Maakunnan ja kunnan välisestä yhteistoiminnasta aiheutuva tehokkuuden li säys ja sen mahdollistamat tuottavuushyödyt on huomioitava vuosittain kun tien maksuosuuksia pienentävästi. Kustannusten jakaminen: Maakunnan ja kuntien maksuosuudet tämän sopimuksen mukaisten palvelu jen tuottamiseen määritellään seuraavasti: Taloushallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikaisia kirjanpidon tositteita. Henkilöstöhallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikana lähetettyjen palkkalaskelmien

5 määrää. 5 5 RAPORTOINTI Tietohallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikautta edeltävän lokakuun tilastolaskennan mukais ta henkilöstön määrää. Henkilömäärän ei lasketa mukaan maatalouslomittajia ja pelastustoimen ns. sopimuspalomiehiä eikä palkattomalla virkavapaalla ole via henkilöitä. Kunnilta ei veloiteta niitä kustannuksia, jotka aiheutuvat pelkästään maakun nan toiminnasta. Maakunta raportoi kunnalle tämän sopimuksen mukaisten palveluiden laatukriteereiden toteutumista ja syntyneistä kustannuksista neljän kuukauden vä lein. Raporttiin sisällytetään myös havaittujen poikkeamien kehittämis- ja korjaussuunnitelma. Vuosittaisen toimintasuunnitelman valmistelun yhteydessä kunnalle varataan myös tilaisuus tämän sopimuksen mukaisten yhteisten palvelujen kehittämisestä. 6 SIIRTYVÄT VIRAT JA TYÖSUHTEET Tämän sopimuksen perusteella maakuntahallinnon palveluksen lu kien siirtyvät henkilöt: Taloushallinnon palvelut: Pääkirjanpitäjä Marjut Silvast Kirjanpitäjä Aino Nyyssönen Toimistosihteeri Maija Kilpeläinen Henkilöstöhallinnon palvelut: Palkkasihteeri Teija Okkonen Palkkasihteeri Eine Pääkkönen Palkkasihteeri Maija Rusanen Palkkasihteeri Marjatta Savolainen Tietohallinnon palvelut: Atk-päällikkö Timo Partanen Mikrotukihenkilö Markku Hankio Atk-tukihenkilö Pirjo Lukkari 7 PALVELUIDEN LAATUKRITEERIT: Taloushallinnon palvelut: Lakisääteiset ilmoitukset ja raportit toimitetaan määräaikojen mukaisesti Talousyksiköiden tilinpäätösaineisto valmistuu mennessä. Vuoden 2004 tilinpäätöksen aikataulusta sovitaan erikseen. Kuukausittaiset raportit toimitetaan seuraavan kuukauden 10. päivään

6 mennessä Palvelujen suorittamiseksi tarvittavan aineiston tulee olla maakunnan käytettävissä kohde kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä kuitenkin 5 arkipäivää ennen muuta mahdollista raportoinnin määräaikaa Ostolaskut skannataan kiertoon vähintään 7 päivää ennen laskujen eräpäivää. Ostolaskut maksetaan eräpäivinä kunnan ohjeen mukaan Myyntilaskut toimitetaan 5 päivän sisällä laskutusaineiston saapumisesta 6 Henkilöstöhallinnon palvelut: Palkat ja palkkiot maksetaan oikein ja ajallaan. Palkanmaksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Tuntipalkkojen maksu tapahtuu työehtosopimuksissa määritellyllä tavalla. Matkalaskujen maksatus tapahtuu palkanmaksun yhteydessä. Luottamushenkilöiden palkkiot maksetaan kunnan palkkiosäännön mukaan. Kunnat ja maakuntahallinnon yksiköt tuottavat palkanlaskennassa käsitel tävät tiedot lähtien sähköisillä lomakkeilla yhteisesti sovittavien aikataulujen mukaan. Tavoitteena on, että koko materiaali siirtyy sähköi sesti mennessä. Vuosi-ilmoituksissa, viranomaisraportoinnissa, tilityksissä, raportoinnissa sekä todistusten ja hakemusten toimittamisessa noudatetaan määräaikoja. Tietohallinnon palvelut: Toimintoihin katsotaan kuuluvaksi sekä ohjelmistot että niiden käyttöön tarvittavat palvelimet, työasemat ja oheislaitteet Ruuhkatilanteissa korjausprioriteetti kriittisyysjärjestyksessä Korjausaikojen rajat arvioidusta tehtävän aloituksesta sen valmistumiseen tai ilmoitukseen, miksi viipyy ja neuvottelu, mitä tehdään (*:llä merkityt Kai nuun maakunta kuntayhtymän toimintoja, mutta vaikuttavat prioriteettei hin) KRIITTISET TOIMINNOT (toiminta 24/7/365) Korjausaikatavoite 10 min 2 h verkko/*terveydenhuollon ulkopuoliset yhteydet kirjautumispalvelu palomuuri (osittain) *päivystyshelpdesk *terveydenhuollon isot järjestelmät asiakkaiden palvelusta päivystysaikana huolehtivat työasemat kiinteistöautomaatiojärjestelmät turvapuhelintoiminnot palo- ja pelastustoiminnan järjestelmät palo- ja pelastustoiminnan järjestelmät *sairaankuljetukseen liittyvät järjestelmät virustorjunta/tietosuoja (valvonta ja ongelmien selvitys)

7 videoneuvotteluyhteydet (osittain) tilapäisesti kriittiset järjestelmät (muista luokista) 7 KIIREELLISET TOIMINNOT (toiminta päivisin, käyttäjiä yli 20 (?), asiakaspalvelu) Korjausaikatavoite 2 h 1 vrk helpdesk * sosiaalitoimen järjestelmät * terveydenhuollon pienet järjestelmät järjestelmien väliset liittymät sähköposti kuntien järjestelmät taloushallinto/materiaalihallinto henkilöstöhallinto asiakirjahallinto toimistojärjestelmät intranet/extranet ylläpito työasemien ylläpito yleensä sähköinen asiointi (tarkennettava toimintakohtaisesti) palomuuri (osittain) virustorjunta (osittain) videoneuvotteluyhteydet (osittain) EI-KIIREELLISET TOIMINNOT (muut yksittäiset järjestelmät) Korjausaikatavoite 2-5 vrk yksittäisten henkilöiden käytössä olevat järjestelmät internet-sivujen hallinta kaikki muut kuin ed. mainitut 8 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopimuksen muutoksista sovitaan kunnan ja maakunnan kesken kirjallisesti. Sopimuksen muuttamisessa on otettava huomioon myös pääsopimuksessa sovitut asiat. 9 ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Oulun hallinto-oikeudessa. 10 VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Se sopijapuoli, jota ylivoimainen es te koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä ja sen arvioidusta kestosta heti toisille osapuolille. Mikäli ylivoimainen este jatkuu vähintään kaksi kuukautta, oikeuttaa se sopimuksen purkamiseen.

8 8 11 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLOAIKA JA IRTISANOMINEN Tämä yhteistyösopimus tulee voimaan ja sen voimassaolosta ja irtisanomisesta noudatetaan pääsopimuksen 11 :n ehtoja. 12 ALLEKIRJOITUKSET Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Kajaani / 2005 KAINUUN MAAKUNTA KUNTAYHTYMÄ SOTKAMON KUNTA Timo Säkkinen maakuntajohtaja