Tietosuojaseloste Tampereen ev. lut. seurakuntayhtymän asiakkuudenhoidon järjestelmästä

Transkriptio

1 Sivu 1 / 5 Tietsujaselste Tampereen ev. lut. seurakuntayhtymän asiakkuudenhidn järjestelmästä (Reppu) Rekisterinpitäjä Tampereen ev. lut seurakuntayhtymä Näsilinnankatu Tampere Puhelin: Yhteyshenkilö Juhani Törmänen juhani.trmanen@evl.fi Tietsujavastaavan yhteystiedt Jukka Nyrhinen tietsujavastaava.tampere@evl.fi Rekisterin nimi Tampereen seurakuntayhtymän ja seurakuntien asiakkuudenhitrekisteri. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus ja ikeusperuste Henkilötietjen käsittelyn tarkitus n ylläpitää seurakuntien timinnassa mukana levien henkilöiden sallistumista seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien järjestämään timintaan ja järjestelmän avulla lla yhteydessä timinnassa mukana leviin henkilöihin. Timinnassa mukana leville vidaan kerta tulevasta timinnan järjestämisestä. Oikeusperusteena vat merkityksellinen ja asianmukainen suhde rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä (TSA 6. artikla khat 1f), lakiin (TSA 6 artikla khat 1c) ja spimuksiin perustuvat velvllisuudet (TSA 6 artiklan khat 1b), henkilön antama sustumus henkilö-khtaisten tietjensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkitusta varten (TSA 6 artiklan khta 1a). Oikeusperusteena n seurakunnallisen työn tteuttaminen kirkklain 4. luvun 1-2 sekä Kirkkkjärjestyksen 3. luvun luvun 3 mukaan. Rekisterin henkilöryhmät ja tietsisältö Rekisteri sisältää seuraavia tietja henkilön perustietjen lisäksi: Vapaaehtistiminta (auttajat ja autettavat) Mlempien sapulten spimukset Avunvälitykseen liittyvät tiedt (palvelun tarve) Keskusteluissa saadut avunvälitykseen liittyvät tiedt Diakniatyö Diakniatyöntekijät Asiakkaan talustiedt Sustumukset ja valtuutukset Diaknian päiväkirjat Avustukset Rukakassit Jakeluautn kuljettajat Rippikulut

2 Sivu 2 / 5 Nuristyöntekijät, papit, isset, apupettajat, lastenhjaat, diaknit, kanttrit, varhaiskasvatuksenhjaajat, kesätyöntekijät, kesätelgi ja leirinvastaavat. Allergiat Terveystiedt Leiritiveet Kulutiet (jaka varten, kulukiusatut, jne.) Talustiet (maksuvapautus) Talustimist Kesäleirit ja vastaavanlaiset leirit ja retket Nuristyöntekijät, papit, isset, lastenhjaat, diaknit, kanttrit, varhaiskasvatuksenhjaajat, kesätyöntekijät, kesätelgi ja leirinvastaavat. Allergiat Terveystiedt Leiritiveet Talustiet (maksuvapautus) Kirkkmuskarit Yhteinen kasvatus Osallistumistiet Päiväkerht Varhaiskasvatuksenhjaat, lastenhjaajat, kasvatuksen timist ja diaknit. Terveys- ja allergiatiedt, mitä lastenhjaajan tulee tietää -tiet. Paikkativeet Erilaiset muut tapahtumat Julu- ja pääsiäistapahtumat Kasvatuksen timist, varhaiskasvatuksen hjaajat, lastenhjaajat ja papit. Päiväkdit ja yhteyshenkilöt. Luttamustimet Silta-lehden tilaajarekisteri Asiakkaan perustiedt (nimi, henkilötunnus, seurakuntatiet, site, puhelinnumer, sähköpsti, syntymäaika, äidinkieli, sukupuli, kastettutiet sekä markkinintiluvat ja kiellt. Taustaselvityksissä esiin tulleet välttämättömät (terveyteen, hyvinvintiin, apuvälineiden käyttöön tai asumislsuhteisiin) tiedt eri timinteissa vain tarpeen mukaan. Yhteydenttjen histria (esim. puhelinsitt, lähetetyt tekstiviestit, sähköpstit ja tapaamiset) VIP-puhelinpalvelun ja muiden vastaavien puhelinpalveluiden puheluita ei tallenneta eikä puheluista tallenneta muitakaan henkilötietja. Tietlähteet Tietlähteinä vat henkilö itse sekä rekisterinpitäjän vapaaehtistyön krdinintiin sallistuvat työntekijät. Ammatillisen avun tietlähteinä vivat lla myös muut mahdlliset hittaht tai viranmaiset, mikäli asiakas n antanut tähän luvan (esim. diakniatyössä). Henkilöä kskevat tiedt saadaan säännönmukaisesti Käyttäjältä itseltään, tai hänen hultajaltaan. Henkilön tullessa vapaaehtistyöhön (auttaja tai autettava)

3 Sivu 3 / 5 Henkilön ilmittautuessa rekisteripitäjän timintaan (leirit, rippikulut, päiväkerh, kirkkmuskarit tai muuhun tapahtumiin/tilaisuuksiin) Tullessa diakniatyön asiakkaaksi. Osallistuessa sellaiseen timintaan, jssa yhteystietjen kirjaaminen n tarpeellista Kirjuri (seurakunnan jäsenrekisteri). Osite- ja kulintiet muutkset. Kaupunginsa (Tampereen kaupungin tuttama palvelu) Bing Maps (Karttapalvelu) Verkksivujen julkaisujärjestelmä P4 (verkkpalvelusta tulevat ilmittautumiset) Tietjen luvutukset Tallennetut tiedt n rajitettu ainastaan rekisterinpitäjän maan käyttöön eikä niitä luvuteta ulkpulisille ilman henkilöiden lupaa. Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä vi siirtää henkilötietlain puitteissa rekisterin sisältämiä tietja Kirjuriin (knfirmaatitiedt), Statukseen (laskutusta varten), Link Mbility (SMS-viestiä varten matkapuhelinnumer tiet) tai Kirkntilastintijärjestelmään (ei sisällä henkilötietja). Vapaaehtistyössä: - Tietja luvutetaan vapaaehtiselle vain työn hitamiseen tarvittavan tiedn. Autettavalta pyydetään tietjen luvuttamiseen kirjallinen lupa. Leiritiminnassa - Allergiatiedt annetaan keittiölle. - Leiriläisen ja hultajan tiedt annetaan leirin vastaavalle. Rippikuluissa isstiminta, rippikuluihin kutsuminen (kirkklain mukaan) - Matkatimistlle (nimi, henkilötunnus (kun mennään ulkmaille) / syntymäaika, site, puhelin, sähköpsti, hultajan nimen ja sitetiedt, allergiat. Diakniatyössä - Diakniatyön leirit ja retket. Allergiatiedt annetaan keittiölle. Leiriläisen ja hultajan tiedt annetaan leirin vastaavalle. - Rukakassijakelut Kuskille luvutetaan tiedt. Päiväkerht - Tietja ei luvuteta mihinkään. Kirkkmuskarit - Tietja ei luvuteta mihinkään. Julu ja pääsiäistapahtumat - Tietja ei luvuteta mihinkään. Tietjen siirt EU:n tai ETA:n ulkpulelle Tietja ei säännön mukaisesti luvuteta. Henkilötietjen säilytysaika Vapaaehtistiminta (auttajat ja autettavat) Avunvälitykset säilytetään 5 vutta. Spimukset säilytetään 3 vutta spimuksen päättymisen jälkeen. Perehdytyskurssi tiet pistetaan 3 vuden kuluttua, kun spimus päättyy. Diakniatyö Maksatukset säilytetään kirjanpitlain mukaan 6 vutta.

4 Sivu 4 / 5 Sustumus ja valtuutus säilytetään 6 vutta ja sen jälkeen arkistintisuunnitelman mukaan. Tultiedt säilytetään 6 vutta. Annyymitunniste säilytetään 6 vutta. Jakeluautn kuljettaja, diaknityön työntekijät. Käsittelijät pistavat jakeluiden listat (Jaettavat rukakassit). Rippikulut Allergia- ja terveystiedt pistetaan timintakauden päätteeksi. Kulutiet pistetaan timintakauden päätteeksi. Leiritiveet pistetaan timintakauden pääteeksi. Ei knfirmidut tiedt säilytetään elinajan CRM:ssä. Maksutiedt säilytetään 6 vutta kirjanpitlain mukaan. Kesäleirit ja muut vastaavantyyppiset leirit ja retket Allergia- ja terveystiedt pistetaan timintakauden päätteeksi. Maksutiedt säilytetään 6 vutta kirjanpitlain mukaan. Leiritiveet pistetaan timintakauden pääteeksi. Kirkkmuskarit Osallistumiset pistetaan timintakauden päätteeksi. Päiväkerht Ryhmän tiedt pistetaan timintakauden päätteeksi. Maksutiedt säilytetään 6 vutta kirjanpitlain mukaan. Erilaiset muut tapahtumat Timintakauden päätteeksi pistetaan tiedt. Luttamustimet Säilytetään tistaiseksi. Siltalehti Tiedt säilytetään 6 vutta kirjanpitlain mukaan. Julu ja pääsiäistapahtumat Timintakauden päätteeksi pistetaan tiedt. Sujauksen periaatteet Tietjen sujaus käyttöikeusrleilla ja käyttöikeusryhmillä. Käyttäjien käyttöikeusryhmien hallinnan avulla valvtaan, että rekisterin tietja saavat käsitellä vain siihen ikeutetut henkilöt ja ikeudet vat vain niihin tietryhmiin, jihin k. käyttäjällä n ikeus. Rekisterin tietja käsittelevillä henkilöillä n lakisääteinen vaitilvelvllisuus Rekisteriä pidetään Tampereen seurakuntayhtymän/it yhteistyöalueen lähiverkssa, jka n eristetty julkisesta tietliikenneverksta palmuuriratkaisujen avulla. Julkisessa tietliikenneverkssa siirrettävät luttamukselliset tiedt salataan teknisin keinin. Rekisterin tietjen käytöstä pidetään rekisteriä. Rekisterin asiakirja-aineist säilytetään kulunvalvnnan avulla sujatuissa tilissa ja niiden käyttöä valvtaan käyttöikeuksien hallinnan avulla. Käyttäjillä n henkilökhtaiset tunnukset tietjärjestelmään. Tietjen muutkset lkitetaan. Tarkistusikeus Seurakuntien jäsenellä ja asiakkuudenhallintajärjestelmän asiakkaalla n mahdllisuus tarkistaa järjestelmään talletetut tietnsa maksutta kerran vudessa. Pyyntö tietjen tarkistuksesta tehdään kirjallisesti.

5 Sivu 5 / 5 Pyynnöt tietjen tarkistuksesta tehdään kirjallisena ja timitetaan henkilökhtaisesti Tampereen seurakuntien asiakaspalveluun, jssa henkilöllisyys tdetaan. käyntisite: Seurakuntien tal, Näsilinnankatu 26, katutas, avinna arkisin kl Oikeus vaatia tiedn krjaamista Jkaisella asiakkuudenhallintarekisteriin talletetulla n ikeus krjata itseään kskevat tiedt. Pyynnöt tietjen muutksista tehdään kirjallisena ja timitetaan henkilökhtaisesti Tampereen seurakuntien asiakaspalveluun, jssa henkilöllisyys tdetaan. käyntisite: Seurakuntien tal, Näsilinnankatu 26, katutas, avinna arkisin kl Rekisteröidyn ikeudet Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään kskeviin henkilötietihin sekä ikeus pyytää kyseisten tietjen ikaisemista tai pistamista. Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään kskevien henkilötietjen käsittelyn rajittamista tai vastustaa käsittelyä sekä ikeutta siirtää tiedt järjestelmästä tiseen. Niiltä sin kuin henkilötietjen käsittely perustuu rekisteröidyn sustumukseen, ikeus peruuttaa sustumus, millin tahansa, tämän vaikuttamatta sustumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Tehdä valitus henkilötiedn käsittelystä kansalliselle valvntaviranmaiselle, js rekisteröity kats, että häntä kskevien henkilötietjen käsittelyssä riktaan EU:n yleistä tietsuja-asetusta. Tämän ikeuden käyttäminen ei rajita kirkklain (1054/1994) mukaisia muutksenhakukeinja. Kansallisen valvntaviranmaisen yhteystiedt vat: Tietsujavaltuutetun timist PL 800, Ratapihantie 9, Helsinki p , tietsuja@m.fi