Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja

Transkriptio

1 Tietsujaselste -yhdistetty rekisteriselste ja infrmaatiasiakirja Henkilötietlaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta PL 7, NURMIJÄRVI (käyntisite Kiljavan sairaala/ssiaalitimist, Kiljavantie 539, KILJAVA) 2. Rekisteriasiista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhe- ja ssiaalipalvelupäällikkö Suvi Salin, p Vs. ssiaalityön jhtaja Päivi Vuriheim, p Rekisterin nimi Vammaispalvelun rekisteri 4. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus / rekisterin käyttötarkitus Rekisterin käyttötarkituksena n vammaispalveluiden mukaisten palveluiden ja tukitimien järjestäminen sisällöltään ja laajuudeltaan sellaisina, kuin kunnassa esiintyvä tarve edellyttää (Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitimista 3 ). Vammaispalvelulain mukaisia palveluja ja tukitimia järjestetään, js vammainen henkilö ei saa riittäviä ja hänelle spivia palveluja ja tukitimia muun lain njalla ( 4 ). Vammaiselle tarkitettuja erityisen järjestämisvelvllisuuden piiriin kuuluvia vammaispalvelulain 8 ja 9 :ssä levia palveluja ja tukitimia (subjektiiviset ikeudet) vat: - kuljetuspalvelut - palveluasuminen - asunnn muutstyöt - päivätiminta - henkilökhtainen apu Vammaiselle tarkitettuja määrärahasidnnaisia vammaispalvelulain 8 ja 9 :ssä levia palveluja ja tukitimia vat: - kuntutushjaus - spetumisvalmennus - päivittäisistä timinnista suriutumisessa tarvittavat välineet, kneet ja laitteet - ylimääräiset vaatekustannukset

2 - ylimääräiset erityisravintkustannukset Vammaispalveluiden rekisteriin kuuluvat myös seuraavat rekisterit: - Ssiaalihultlain perusteella myönnettävä kuljetuspalvelu - Ssiaalihultlain perusteella myönnettävä työtiminta vammaisipalveluiden piirissä leville henkilöille. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilasttarkituksiin. Rekisteri vidaan jakaa sarekistereihin tehtävien hidn rganisinnin perusteella. Ostpalveluiden salta Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta timii rekisterinpitäjänä. - Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitimista (380/1987) - Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitimista ( 759/1987) - Ssiaalihultlaki (1301/2014) - Henkilötietlaki 1-3 luku (523/199) - Asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 2 luku ( 1030/1999) 5. Rekisterin tietsisältö Sähköisesti tallennetut tiedt Ssiaalitimen asiakastietjärjestelmään (Effica) tallennetut tiedt: asiakkaan henkilö- ja yhteystiedt manuaalisista asiakaskirjista asiakastietjärjestelmään tallennetut tiedt asiakasta kskevat muistiinpant: ssiaalityöntekijän ja ssiaalihjaajan muistiinpant asiakasta kskevat palvelusuunnitelmat ja palvelutarpeen arviinnit

3 päätökset palveluista ja tukitimista asiakasmaksupäätökset ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedt vammaisavustusten maksamiseen liittyvät tiedt Manuaalisesti tallennetut tiedt Vammaispalvelun asiakaskhtaisissa kansiissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjitetut palvelusuunnitelmaselsteet, asiakkaan sustumukset, hakemukset, hakemusten liitteet sekä työntekijän käsin tehdyt muistiinpant palveluntuttajien timittamat kuntutussuunnitelmat sekä yhteistyökumppaneiden timittamat muut asiakkaan kuntutumistyön kannalta leelliset lisätiedt stpalvelututtajien palveluissa levien asiakkaiden palvelutarpeen arviintitiedt sekä asiakaskhtaiset suunnitelmat terveydenhulln hityksiköstä saadut tiedt: lääkärinlausunnt, terapeuttien lausunnt, tdistusjäljennökset tulnselvitystiedt liitteineen (ssiaalihultlain mukainen kuljetuspalvelu) -Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 1 luku ( 812/2000) -Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakirjjen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) 6. Säännönmukaiset tietlähteet Tiedt saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmittamien tietjen sekä timintayksikössä syntyvien tietjen perusteella. Henkilön tietja vidaan saada viranmaisilta ja muilta tahilta jk asiakkaan kirjallisella sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Tietja tulee ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee lla tiet, mikäli tiedt hankitaan nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Nurmijärven ssiaalitimi saa verviranmaisilta, väestörekisterikeskukselta ja kansaneläkelaitkselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä levia salassa pidettäviä henkilötietja. (Ssiaalihulln asiakaslaki 21 ja Väestötietlaki 29 ).

4 Mikäli tietja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saadaa asiakkaan lupa. - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) 7. Säännönmukaiset tietjen luvutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietja vidaan luvuttaa muille tahille asiakkaan sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Js henkilöllä ei le edellytyksiä arviida annettavan sustumuksen merkitystä, tietja saa antaa hänen laillisen edustajansa sustumuksella. Sustumuksen tulee lla vapaaehtinen, infrmitu ja yksilöity. Asiakas tai hänen edustajansa vi millin tahansa peruuttaa antamansa sustumuksen. Viranmaisille, jilla n lain njalla ikeus rekisterin tietihin, niitä luvutetaan pyynnöstä. Luvutuksen pyytäjän n sitettava lain khta, jnka perusteella tietja pyytää. Tietjen luvutuksesta tulee tehdä merkintä rerkisteriin. Tietja luvutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranmaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilasttarkituksia varten. Laskutustiedt eivät le vammaispalvelun rekisterin tietja. Vammaispalvelun rekisterin tuttama asiakasmaksujen laskutusaineist siirretään liittymän kautta talushallintn laskutuksen timittamista varten. Matkapalvelukeskukseen luvutetaan palveluntuttajalle kuljetuspalvelun järjestämistä varten välttämättömät tiedt, kuten henkilön nimi, sitetiedt sekä tarvittavat tiedt päätöksestä. Tilitimistn luvutetaan palveluntuttajalle henkilökhtaisten avustajien palkanlaskennan surittamista varten välttämättömät tiedt, kuten henkilön nimi, sitetiedt sekä tarvittavat tiedt päätöksestä. Tietjen luvuttaminen kunnan ssiaali- ja terveystimen sisällä: Kunnan SsiaaliEffican käyttäjät näkekvät ssiaalihultlain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeen arviinnin, asiakassuunnitelman sekä ssiaalihulln asiakkuuden alkamisajankhdan.

5 - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietlaki 1 luku (523/1999) 7a.Alaikäisen asiakkaan tietjen antamista kskeva kielt-ikeus 8. Tietjen siirt EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle Alaikäinen vi ttaen humin hänen ikänsä ja kehitystasnsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään kskevia tietja lailliselle edustajalleen, jllei se le selvästi alaikäisen edun vastaista. Js alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa vat asiansaisina ssiaalihulta kskevassa asiassa, laillisella edustajalla n kuitenkin ikeus tiednsaantiin siten kuin viranmaisen timinnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (Ssiaalihulln asiakaslaki 11 1 mm.) Henkilötietjen luvutukseen Eurpan Uninin ulkpulisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan sustumus. Lisäksi tulee varmistaa tietsujan riittävä tas sen maan salta, jhn tietja siirretään. - Henkilötietlaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin sujauksen periaatteet Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä. Tietja käsittelevät tai katselevat työntekijät vat salassapit- ja vaitilvelvllisia. Salassapit- ja vaitilvelvllisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Vammaispalvelun asiakirjihin sisältyviä tietja saavat ilman asiakkaan sustumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianmaisessa timintayksikössä tai sen timeksiannsta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin sallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineist Aineistt säilytetään lukituissa tilissa ja arkistidaan arkistlain ja asetuksen mukaisesti asiakaskhtaisiin kansiihin. Sähköisesti tallennettu aineist Nurmijärven kunnan ylläpitämät laitteistt ja hjelmistt n sujattu ja varmistettu tietturvasäännösten mukaisesti. Nurmijärven kunnan

6 tiethallint vastaa tältä sin tietturvan tteutumisesta. Tietjärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä n työtehtävien mukaan määritellyt käyttöikeudet ja järjestelmäkhtaisesti henkilökhtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat n vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöikeudet passividaan. Työntekijät vat allekirjittaneet tietjärjestelmien käyttöä kskevan tietsujasitumuksen. Rekisteritietjen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvtaan käyttölkitietjen avulla. Ssiaali- ja terveydenhulln timialalla n nimettynä seuranta- ja valvntatehtävää varten tietsujavastaava. Ostpalvelut Hankittaessa palveluja ulkpulisilta palveluntuttajilta, hulehditaan tietturvan- ja tietsujan tteutumisesta palveluntuttajan kanssa tehtävässä spimuksessa. -Palveluntuttajan tulee timitta rekisteriselste man timintansa salta. -Rekisteriselsteesta tulee ilmetä, etä spimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asikastiedt vat erillään palveluntuttajan muusta rekisteristä ja että tietja käyttävät vain ne henkilöt, jtka tarvitsevat niitä palvelujen tteuttamiseksi. -Palvelututtaja hulehtii rekisterinpidsta stpalvelun salta kunnan lukuun -Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta rekisterinpitäjänä päättää Nurmijärveä kskevien tietjen käsittelyssä nudatettavasta menettelystä ja tietjen luvuttamisesta -Rekisteröidyn infrminnin tteutuksesta vastaavat ssiaali- ja teveystimi ja palveluntuttaja kumpikin malta saltaan. -Palveluntuttaja hulehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja timinnissa muutenkin nudatetaan salassapidsta, vaitilvelvllisuudesta, tietsujasta ja-turvasta sekä salassa pidettävien tietjen luvuttamisesta annettuja vimassa levia säädöksiä. -Palveluntuttaja hulehtii ja vastaa siitä, että palveluntuttajan tietliikenneyhteydet vat ulkpulisilta sujatut. -Palveluntuttaja situtuu siihen, että spimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedt siirretään Nurmijärven vammaispalvelun

7 rekisteriin. -Jkaisella ssiaali- ja terveydenhulln palvelujen antajalla tulee lla nimettynä tietsujavastaava. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 1-2 luku ( 1030/1999) 10. Tarkastusikeus ja tarkastusikeuden tteuttaminen Henkilötietlain 26 :n perusteella jkaisella n ikeus saada tietää, mitä häntä kskevia tietja vammaispalvelun rekisteriin n talletettu tai ettei rekisterissä le häntä kskevia tietja. Alaikäisellä n ikeus tarkastaa itseään kskevat tiedt, js hän ikäänsä, kehitystasnsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Hultajalla n ikeus tarkastaa hänen lapsiaan kskevat tiedt, js lapsen ei vida katsa iän ja kehitystasn perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvjan tarkastusikeutta arviidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle n annettu. Henkilötietlain 27 :n mukaan tarkastusikeutta ei le, js tiedn antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hidlle taikka jnkun muun ikeuksille. Tietjen tarkastuspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla erillisellä lmakkeella sille timialalle, missä pyynnön tekijä n asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietihin timistssa tai tiedt annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietjen antamista. Tarkastusikeus tteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen n maksutnta kerran kalenterivudessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietsujavaltuutetun timist, PL 315, Helsinki. Asia vidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdllista n käyttää myös tietsujavaltuutetun timiststa tai ktisivuilta saatavaa vireillepanlmaketta. Tietsujavaltuutettu vi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusikeuden

8 tteuttamisesta. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedn krjaaminen ja tiedn krjaamisen tteuttaminen Henkilötietlain 29 :n mukaan vammaispalvelun rekisterissä leva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet n ikaistava, pistettava tai täydennettävä. Krjauspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla kirjallisella pyynnöllä sille timialalle, missä kirjaus n tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietja vaaditaan krjattavaksi ja millä perusteella. Krjaaminen tteutetaan viivytyksettä. Virheen krjaamisesta ilmitetaan sille, jlta virheelliset tiedt n saatu tai jlle tiedt n luvutettu. Krjauksen tekijän nimi, virka-asema, krjauksentekpäivä ja krjauksen peruste merkitään asiakirjihin. Krjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen tdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi krjauspyyntö n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietlaki 6 luku (523/1999)