TIETOSUOJAILMOITUS Opiskelijatiedot

Transkriptio

1 TIETOSUOJAILMOITUS Opiskelijatiedt Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulu Oy Tämä dkumentti perustuu EU:n tietsuja-asetuksen (GDPR) vaatimuksiin kskien rekisteröidyille timitettavia tietja, asetuksen 13 ja 14 artikliden mukaan. Asetuksen teksti n luettavissa täällä: Ohjeen nimi Tietsujailmitus - Opiskelijatiedt Vastuuhenkilö Leena Kurki-Pölönen Vimaantul Päätös Tietsujaryhmä Päivitetty

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 REKISTERINPITÄJÄ TIETOSUOJAVASTAAVA JA YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJAILMOITUKSEN SOVELTAMISALA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET SEKÄ KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT TIEDOT TIETOJEN SIIRROSTA KOLMANSIIN MAIHIN HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA REKISTERÖIDYN OIKEUDET LAKISÄÄTEINEN TAI SOPIMUKSEEN PERUSTUVA VAATIMUS TIEDOT SIITÄ, MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU (KUN TIETOJA EI OLE SAATU REKISTERÖIDYLTÄ)... 9

3 1 1 Rekisterinpitäjä Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulu PL 68 (Patteristnkatu 3) Mikkeli Puhelinvaihde Y-Tunnus: Opiskelijatiedt-tietryhmän vastuuhenkilö Leena Kurki-Pölönen, piskelijapalvelupäällikkö, petuksen palvelut Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulu PL 68 (Patteristnkatu 3 D) Mikkeli Puh , etunimi.sukunimi@xamk.fi 2 Tietsujavastaava ja yhteystiedt Markus Häkkinen prjektipäällikkö, tietsujavastaava Kaakkis-Sumen ammattikrkeakulu TKI-palvelut PL 68 (Patteristnkatu 3 D), Mikkeli puh sähköpsti: etunimi.sukunimi@xamk.fi Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulun eri timipisteissä rekisteriasiista vastaavat piskelijapalveluneuvjat ja suunnittelijat. puh (vaihde). 3 Tietsujailmituksen sveltamisala Tämä tietsujailmitus kskee Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulun, jäljempänä XAMK, käsittelemiä piskelijihin ja heidän pintihinsa liittyviä henkilötietja.

4 2 4 Henkilötietjen käsittelyn tarkitukset sekä käsittelyn ikeusperuste Opiskelija- ja pinttietjen käyttötarkitus n piskelijiden ja heidän pint- ja suritustietjen ylläpit sekä erilaisten pintihin liittyvien tdistusten ja raprttien tuttaminen maan ja tutkimustimintaan sekä tiednsiirrt viranmaisille. Krkeakulujen käsittelemiä piskeluikeus-, ilmittautumis-, tutkint- ja pintsuritustietja ktaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen tietvarantn, jnka kautta tämä sisältö tarjtaan tietturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä piskelijavalintarekisterin ja krkeakulujen yhteisten piskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki 1058/ a luku). Opiskelija- ja pinttietja ylläpidetään piskelijan ikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin henkilötietjen käsittely perusteena n yleinen etu, henkilötietjen käsittely perustuu ammattikrkeakulua kskevaan lainsäädäntöön. Ammattikrkeakululaki (932/2014) Valtineuvstn asetus ammattikrkeakuluista (1129/2014) Laki piskelijavalintarekisteristä, krkeakulujen valtakunnallisesta tietvarannsta ja ylippilastutkintrekisteristä (1058/1998) Valtineuvstn asetus krkeakulujen yhteishausta (293/2014) Hallintlaki (434/2003) Hallintlainkäyttölaki (586/1996) EU yleinen tietsuja-asetus (EU 2016/679) Tietsujalaki Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta (621/1999) Julkisuusasetus (A1030/1999) Laki yksityisyyden sujasta työelämässä (L477/2001) Kaakkis-Sumen ammattikrkeakulun tutkintsääntö 5 Käsiteltävät henkilötietryhmät XAMK käsittelee seuraavia piskelijita kskevia tietja

5 3 1. Opiskelijan perustiedt piskelijan tiedt piskelijanumer käyttäjätunnus ppijan kansallinen tunniste (OID) sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi) henkilötunnus, syntymäaika, sukupuli kansalaisuus äidinkieli, asiintikieli, kulusivistyskieli yhteystiedt (site, puhelinnumer, sähköpsti) lähimaisen tiedt ktikunta, asuinkunta, maa ulkmaalaisen passinumer piskelu- ja tutkinttiedt kulutuslukitus, kulutushjelma/kulutus, ryhmä, malliphjan tiedt kulutusmut petuspiste petuskieli piskelutyyppi tutkint, tutkintnimike, suritettava laajuus, vaadittu laajuus phjakulutus läsnäl-, valmistumis-, ertiedt pint-ikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet henkilökhtainen pintsuunnitelma (HOPS) pintsuritukset ja arviinti, sekä tentit pintjen edistyminen tdistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet rahitus rganisaatiyksikkö piskeluikeuteen ja rliin liittyvät lisätiedt tietjen luvuttamista kskevat luvat

6 4 2. Opinttiedt pinnt (pintkknaisuudet ja jakst) pintjaksn tteutukset henkilökhtainen pintsuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedt kansainväliset piskelu- ja harjitteluvaihdt 3. Opintsuritustiedt suritetut pinnt pintjen ja tenttien arviinnit pintjen ja tenttien arviijat surituspäivämäärät suritetut laajuudet pintjen edistyminen valmistumistilanne 4. Hakijatiedt Opintplku/Oili-palveluista tutavat hakijatiedt piskelijan henkilötiedt (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, hetu, ppijanumer) sitetiedt äidinkieli ja asiintikieli kansalaisuus phjakulutustiedt hakukhteeseen ja kulutukseen liittyvät tiedt ilmittautumis- ja maksutiedt piskelijavalinnan tulsten julkaisulupaan liittyvät tiedt

7 5 6 Henkilötietjen vastaanttajat tai vastaanttajaryhmät 1. Säännönmukaiset tietjen luvutukset Laissa määrätyissä tapauksissa piskelija- ja pinttietja luvutetaan seuraaville tahille Opiskelija-, pintsuritus- ja tutkinnn suritustietja Tilastkeskukselle jka timittaa tietja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle. (TilastL 280/2004). Opiskelija- ja pintsuritustietja Kansaneläkelaitkselle (OpinttukiL 65/ ). Työvimaviranmaiselle, Kansaneläkelaitkselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002, L julkisesta työvima- ja yrityspalvelusta 1295/2002) Kansaneläkelaitkselle pyynnöstä ssiaalisten etuisuuksien arviintia varten (piskelutdistus, pintsurituste, pintjen edistyminen) Ulkmaalaisviranmaiselle ja pliisiviranmaiselle pyynnöstä leskeluluvan tarkistamiseen (piskelijaksi hyväksymisilmitus, piskelupaikan vastaanttilmitus, piskelutdistus ja pintsurituste). Tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999). Pyytäjän n esitettävä rekisterinpitäjälle tietjen käyttötarkitus sekä muut tietjen luvuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa n annettava selvitys siitä, miten tietjen sujaus n tarkitus järjestää. Kansanterveyslain (66/1972) mukaista piskelijaterveydenhulta järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen piskelijaterveydenhulln järjestäjälle tämän tehtävän hitamista varten/ SORA-lainsäädäntö, Ammattikrkeakululaki 932/2015, ammattikrkeakuluasetus 1129/2014, laki piskelijiden ikeusturvalautakunnasta 956/2011, laki riksrekisterilain 6 :n muuttamisesta 955/2011( /932) CSC:lle (Tieteen tiettekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta OILI-palveluun. VIRTA n krkeakulujen valtakunnallinen tietvarant. Valviralle pätevyydet ja tutkinttiedt, piskeluikeuden peruuttamis- ja palauttamispäätökset.

8 6 Lisäksi piskelijatietja luvutetaan Kaakkis-Sumen ammattikrkeakulun käyttäjähallintajärjestelmään verkk -ja sähköpstitunnusten luntia varten (piskelijanumer, sukunimi, kutsumanimi, ryhmä, kulutus/kulutushjelma, kampus, läsnältiet, henkilötunnus, sitetiet, asiintikieli, tutkinttiet, kelan ateriatukiikeus Kaakkis-Sumen maa käyttöä varten sähköpstilistjen mudstamista varten (sähköpstisite). Listja ei edelleen luvuteta muuhun käyttöön kuin siihen, mitä varten ne n mudstettu. Sähköpstiviestit lähetetään niin, että vastaanttaja ei näe, kenelle muille sama viesti n lähetetty. Kaakkis-Sumen ammattikrkeakulun sisäiseen käyttöön raprtintia ja timinnanhjausta varten. Kaakkis-Sumen ammattikrkeakulun kirjastn kirjastjärjestelmään käyttäjätunnusten ja lainausikeuden mudstamista varten (etunimi, sukunimi, henkilötunnus, katusite, pstinumer, pstitimipaikka, puhelinnumer, sähköpstisite). Ammattikrkeakulujen ura- ja rekrytintijärjestelmä Jbiiliin (piskelijanumer ja syntymäaika). Kansainvälisen liikkuvuudenhallintajärjestelmä. Lähtevistä vaihdista siirretään piskelijanumer, vaihtkhde ja maa, vaihdn päivämäärät, liikkuvuushjelma (pitkät vaihdt) sekä vaihdn tyyppi. Saapuvista vaihdista siirretään sekä henkilön että tilastitavan liikkuvuusjaksn lumiseen tarvittavat tiedt. Maksullisten kulutusten hallintajärjestelmä Alumnijärjestelmä. Valmistuneista piskelijista siirretään nimi, puhelinnumer, sähköpstisite, pstisite, suritetut tutkinnt, pintjen alitusvusi, valmistumisvusi ja piskelupaikkakunta. Perusteena henkilötietjen käsittelylle n, että käsittely n tarpeen rekisterinpitäjän tai klmannen sapulen ikeutettujen etujen tteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f). Edellä mainittu rekisterinpitäjän ikeutettu etu vi lla lemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä n merkityksellinen ja asianmukainen suhde, jka syntyy, kun rekisteröity n rekisterin käyttötarkitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkituksiin, jita rekisteröity n khtuudella vinut dttaa henkilötietjen keräämisen ajankhtana ja sen yhteydessä. 2. Ei-säännönmukaiset tietjen luvutukset Opiskelija antaa piskelija- ja pinttietjärjestelmän piskelijaliittymän kautta sustumuksensa nimi- ja sitetietjensa käyttöön. Opiskelija antaa luvan luvuttaa yhteystietnsa seuraaviin tarkituksiin:

9 7 Suramarkkinintiin Vaikka piskelija lisi antanut luvan suramarkkinintiin, tietjen luvutus ei kskaan tapahdu autmaattisesti vaan tapauskhtaisesti harkiten järjestelmän pääkäyttäjän timesta. Pääsääntöisesti tietja ei luvuteta. Kulutusmarkkinintiin Opiskelua tukeviin tarkituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranmaisille sellaisen infrmaatin pstittamista varten, jka n tarkitettu edistämään pintja, ammattitaita tai ammattiin sijittumista n tarkitettu parantamaan piskelu- tai työlsuhteita n tarkitettu edistämään piskelijan yhteyksiä ktiseutuunsa muihin piskelua tukeviin tarkituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen tteuttamiseen Valmistumistiedn julkaisu Opiskelija vi antaa luvan julkaista valmistumistietnsa. Pääsääntöisesti tietja ei luvuteta. Internet Opiskelijan sähköpstisite saadaan ttaa mukaan ammattikrkeakulun intranet-sivulle tulevaan sähköpstisitteiden hakukneeseen. Tällöin Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulun sisäisiltä sivuilta löytää piskelijan sähköpstisitteen, kun tietää hänen nimensä. 7 Tiedt tietjen siirrsta klmansiin maihin XAMK ei siirrä piskelijiden henkilötietja EU:n tai ETA-alueen ulkpulelle. XAMK antaa kuitenkin piskelijiden käyttöön Micrsftin palveluita, kuten sähköpstin ja tallennustilaa pilvipalvelusta (OneDrive). Micrsft saattaa siirtää näihin palveluihin tallennettua tieta tai niiden varmuuskpiita EU:n tai ETA-alueen ulkpulelle. Micrsftin tietsujalauseke n luettavissa sitteesta: 8 Henkilötietjen säilyttämisaika Henkilötietja säilytetään lainsäädännön vaatimusten määrittelemä aika.

10 8 9 Rekisteröidyn ikeudet Opiskelijalla n ikeus saada pääsy henkilötietihinsa. Opiskelijalla n mahdllisuus tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedt myös piskelijaliittymän kautta. Opiskelijalla n ikeus vaatia, että XAMK ikaisee ilman aiheetnta viivytystä häntä kskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedt. Opiskelija vi itse krjata yhteystietnsa piskelijakäyttöliittymän kautta. Opiskelijalla n ikeus tietjen pistamiseen niiltä sin, kuin lainsäädäntö ei velvita säilyttämään niitä. Opiskelijalla n ikeus käsittelyn rajittamiseen EU:n tietsuja-asetuksen 18 artiklan säätämissä tilanteissa. Opiskelijalla n ikeus vastustaa häntä kskevien henkilötietjen käsittelyä EU:n tietsuja-asetuksen 21 artiklan säätämissä tilanteissa. Niiden tietjen salta, jiden käsittely perustuu sustumukseen, piskelijalla n ikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen tai peruuttaa antamansa sustumus henkilötietjensa käsittelyyn millin tahansa. Pyyntö tehdään kirjallisesti tietsujavastaavalle tai sähköisellä lmakkeella (xamk.fi/tietsujailmitus). Opiskelijalla n ikeus tehdä valitus valvntaviranmaiselle. 10 Lakisääteinen tai spimukseen perustuva vaatimus Opiskelija- ja pinttietjen käsittely n Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakululle välttämätöntä timinnan suunnittelun, tteutuksen, arviinnin ja seurannan mahdllistamiseksi. Rekisteröidyt henkilöt vat asiansaisia Kaakkis-Sumen Ammattikrkeakulun pinthallintn liittyvissä asiissa. Tietjärjestelmissä käsitellään vain ammattikrkeakulun pinthallinnn tehtävän hitamisen, timinnan suunnittelun, tteutuksen, seurannan ja arviinnin kannalta tarpeellisia tietja. Itseään kskevien henkilötietjen timittaminen n edellytys piskelijan pinnille XAMKissa.

11 9 11 Tiedt siitä, mistä henkilötiedt n saatu (Kun tietja ei le saatu rekisteröidyltä) XAMK vastaanttaa piskelijatietja seuraavista lähteistä Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri, Opintplku Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen OILI-rekisteri Opintplun ulkpulisten hakujen hakijiden hakulmakkeella antamat tiedt Käyttäjähallintajärjestelmä Tenttijärjestelmä Kansainvälisen liikkuvuuden hallintajärjestelmä Maksullisten kulutusten hallintajärjestelmä