Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Keskustie 2 A, Nurmijärvi. Woimala sisältää toiminnat. työllisyyspalvelut

Transkriptio

1 Tietsujaselste -yhdistetty rekisteriselste ja infrmaatiasiakirja Henkilötietlaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta Keskustie 2 A, Nurmijärvi 2. Rekisteriasiista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Suvi Salin, va. Perhe- ja ssiaalipalveluiden päällikkö Yhteyshenkilö: Carita Turunen, Mnipalvelukeskuksen jhtaja 3. Rekisterin nimi WOIMALAN REKISTERI 4. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus / rekisterin käyttötarkitus Wimala sisältää timinnat työllisyyspalvelut mnialainen yhteispalvelu kehitysvammaisten työ- ja päivätiminta av- ja tuettu työ Wimala tarjaa työ- ja päivätimintaa, kuntuttavaa työtimintaa, av- ja tuettua työtä, ssiaalihultlain mukaista palvelutarpeen arvita, aktivintisuunnitelmaa ja mnialaista kartitusjaksa sekä työllistymissuunnitelmaa asiakkaille. Rekisterin käyttötarkituksena n kehitysvammaisten erityishullsta annetun lain ( /519) mukaisten palveluiden ja tukitimien järjestäminen henkilölle, jnka kehitys tai henkinen timinta n estynyt tai häiriintynyt synnynnäisen tai kehitysiässä saadun sairauden, vian tai vamman vuksi ja jka ei muun lain njalla vi saada tarvitsemiaan palveluita. Aktivintisuunnitelmalla ja mnialaisella työllistymissuunnitelmalla tarkitetaan pitkään työttömänä lleelle henkilölle työllistymisedellytysten ja elämänhallinnan parantamiseksi laadittavaa suunnitelmaa, jnka te-timist ja kunta sekä tarvittaessa Kela laativat yhdessä henkilön kanssa. Kuntuttavalla työtiminnalla tarkitetaan kunnan järjestämää timintaa, jnka tarkitus n parantaa henkilön elämänhallintaa sekä

2 luda edellytyksiä työllistymiselle, ja jssa ei synny virkasuhdetta eikä työsuhdetta henkilön ja timintaa järjestävän tai tteuttavan tahn välille. Matkakrvauksen ja timintarahan tarkituksena n tukea henkilön sallistumista kuntuttavaan työtimintaan. ( Timeentultukilaki 1 ) Rekisterin käyttötarkituksena n yllämainittujen tehtävien surittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilasttarkituksiin. - Laki kuntuttavasta työtiminnasta /189 - Henkilötietlaki 1-3 luku (523/1999) - Asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 2 luku ( 1030/1999) - Laki kehitysvammaisten erityishullsta ( /519) - Ssiaalihultlaki 1301/ Laki ssiaalihulln asiakasasiakirjita 254/ Laki työllistymistä edistävästä mnialaisesta palvelusta (1369/2014) 5. Rekisterin tietsisältö Sähköisesti tallennetut tiedt Ssiaalitimen asiakastietjärjestelmään (Effica) tallennetut tiedt: asiakkaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedt manuaalisista asiakaskirjista asiakastietjärjestelmään tallennetut tiedt asiakasta kskevat muistiinpant: ssiaalityöntekijän, palveluhjaajan, yksilövalmentajan, työvalmentajan, työnsuunnittelijan, kehitysvammaisten hjaajan ja - hitajan, mnipalvelukeskuksen jhtajan sekä muut ssiaalityön muistiinpant asiakasta kskevat aktivintisuunnitelmat, mnialaiset työllistymissuunnitelmat, palvelusuunnitelmat tilannearvit ja asiakaskertmukset ajanvaraustiedt: asiakas- ja työntekijäkhtaisesti varatut ajat

3 päätöstiedt: mnialaisen yhteispalvelun, aktivintisuunnitelmien ja kuntuttavan työtiminnan päätökset ja niihin liittyvät kirjaukset maksatukseen liittyvät tiedt Te-timistn, kunnan ja kelan yhteiseen asiakastietjärjestelmään (TYPPI) tallennetut tiedt: asiakkaan henkilö- ja yhteystiedt manuaalisista asiakaskirjista asiakastietjärjestelmään tallennetut tiedt asiakasta kskevat muistiinpant: te-asianatuntijan, ssiaalityöntekijän, palveluhjaajan ja yksilövalmentajan muistiinpant, muut ssiaalityön muistiinpant asiakasta kskevat mnialaiset työllistymissuunnitelmat, aktivintisuunnitelmat, kartitusjakstiedt sekä työllisyyspalveluiden tilannearvit, timenpidetiedt, asiakkaan ilmittamat terveystiedt ja asiakaskertmukset työhallinnn ura-tietjärjestelmän heijasteena: työhistria ja kulutustiedt, työnhaun vimassal/uusimispäivä TE-timistn, kunnan ja Kelan yhteisen TYPPI-asiakaspalvelun tietjärjestelmän käyttööntt ja asiakastietjen tallentaminen em. tahjen yhteisten, palvelukeskuksen palveluita tarvitsevien asiakkaiden salta. Yhteisen asiakaspalvelun tietjärjestelmän tarkituksena n asiakkaiden asiakaspalvelun ja asiakasprsessin seuranta työviman palvelukeskuksessa. Manuaalisesti tallennetut tiedt asiakkaiden läsnällistat ja niiden liitteet, kuntuttavaan työtimintaan, av ja tuettuun työhön liittyvät spimukset sekä muut paperimudssa levat asiakirjat maksatukseen ja laskutukseen liittyvät tiedt Kehitysvammahulln asiakaskhtaisissa kansiissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjitetut palvelusuunnitelmaselsteet, asiakkaan sustumukset sekä työntekijän käsin tehdyt muistiinpant palveluntuttajien timittamat kuntutussuunnitelmat sekä yhteistyökumppaneiden timittamat muut asiakkaan kuntutumistyön kannalta leelliset lisätiedt terveydenhulln hityksiköstä saadut tiedt:

4 lääkärinlausunnt, terapeuttien lausunnt, tdistusjäljennökset 6. Säännönmukaiset tietlähteet Tiedt saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmittamien tietjen sekä timintayksikössä syntyvien tietjen perusteella. Henkilön tietja vidaan saada viranmaisilta ja muilta tahilta jk asiakkaan kirjallisella sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Tietja tulee ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee lla tiet, mikäli tiedt hankitaan nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Nurmijärven ssiaalitimi saa verviranmaisilta, väestörekisterikeskukselta ja kansaneläkelaitkselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä levia salassa pidettäviä henkilötietja. (Ssiaalihulln asiakaslaki 21 ja Väestötietlaki 29 ). Työllistymistä edistävässä mnialaisessa yhteispalvelussa saadaan tietja yhteisen teknisen käyttöjärjestelmän kautta lisäksi työhallinnlta. Mikäli tietja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saadaa asiakkaan lupa. - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Laki kuntuttavasta työtiminnasta ( /189) 3 luku 12 - Laki kuntuttavasta työtiminnasta ( /189) 9 luku 27 - Laki työllistymistä edistävästä mnialaisesta palvelusta (1369/2014) 2, Säännönmukaiset tietjen luvutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietja vidaan luvuttaa muille tahille asiakkaan sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Js henkilöllä ei le edellytyksiä arviida annettavan sustumuksen merkitystä, tietja saa antaa hänen laillisen edustajansa sustumuksella. Sustumuksen tulee lla vapaaehtinen, infrmitu ja yksilöity. Asiakas tai hänen edustajansa vi millin tahansa peruuttaa antamansa sustumuksen. Tietjen luvuttaminen kunnan ssiaali- ja terveystimen

5 sisällä: Kunnan SsiaaliEffican käyttäjät näkevät ssiaalihultlain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeen arviinnin, asiakassuunnitelman sekä ssiaalihulln asiakkuuden alkamisajankhdan. Viranmaisille, jilla n lain njalla ikeus rekisterin tietihin, niitä luvutetaan pyynnöstä. Luvutuksen pyytäjän n sitettava lain khta, jnka perusteella tietja pyytää. Tietjen luvutuksesta tulee tehdä merkintä rerkisteriin. Tietja luvutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranmaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilasttarkituksia varten. ( Laki terveydenhulln valtakunnallisista henkilörekistereistä 3 ) - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietlaki 1 luku (523/1999) - Laki kuntuttavasta työtiminnasta ( /189) 3 luku 12 - Laki kuntuttavast työtiminnasta ( /189) 4 luku 16 - Laki työllistymistä edistävästä mnialaisesta palvelusta (1369/2014) 2, a.Alaikäisen asiakkaan tietjen antamista kskeva kielt-ikeus 8. Tietjen siirt EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle Alaikäinen vi ttaen humin hänen ikänsä ja kehitystasnsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään kskevia tietja lailliselle edustajalleen, jllei se le selvästi alaikäisen edun vastaista. Js alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa vat asiansaisina ssiaalihulta kskevassa asiassa, laillisella edustajalla n kuitenkin ikeus tiednsaantiin siten kuin viranmaisen timinnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (Ssiaalihulln asiakaslaki 11 1 mm.) Henkilötietjen luvutukseen Eurpan Uninin ulkpulisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan sustumus. Lisäksi tulee varmistaa tietsujan riittävä tas sen maan salta, jhn tietja siirretään.

6 - Henkilötietlaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin sujauksen periaatteet Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä. Tietja käsittelevät tai katselevat työntekijät vat salassapit- ja vaitilvelvllisia. Salassapit- ja vaitilvelvllisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Työllisyyspalveluiden asiakirjihin sisältyviä tietja saavat ilman asiakkaan sustumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianmaisessa timintayksikössä tai sen timeksiannsta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin sallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineist Aineistt säilytetään lukituissa tilissa ja arkistidaan arkistlain ja asetuksen mukaisesti asiakaskhtaisiin kansiihin. Sähköisesti tallennettu aineist Nurmijärven kunnan ylläpitämät laitteistt ja hjelmistt n sujattu ja varmistettu tietturvasäännösten mukaisesti. Nurmijärven kunnan tiethallint vastaa tältä sin tietturvan tteutumisesta. Tietjärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä n työtehtävien mukaan määritellyt käyttöikeudet ja järjestelmäkhtaisesti henkilökhtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat n vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöikeudet passividaan. Työntekijät vat allekirjittaneet tietjärjestelmien käyttöä kskevan tietsujasitumuksen. Rekisteritietjen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvtaan käyttölkitietjen avulla. Ssiaali- ja terveydenhulln timialalla n nimettynä seuranta- ja valvntatehtävää varten tietsujavastaava. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 1-2 luku ( 1030/1999) 10. Tarkastusikeus ja tarkastusikeuden Henkilötietlain 26 :n perusteella jkaisella n ikeus saada tietää, mitä häntä kskevia tietja timeentultuen rekisteriin n talletettu tai

7 tteuttaminen ettei rekisterissä le häntä kskevia tietja. Alaikäisellä n ikeus tarkastaa itseään kskevat tiedt, js hän ikäänsä, kehitystasnsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Hultajalla n ikeus tarkastaa hänen lapsiaan kskevat tiedt, js lapsen ei vida katsa iän ja kehtiystasn perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvjan tarkastusikeutta arviidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle n annettu. Henkilötietlain 27 :n mukaan tarkastusikeutta ei le, js tiedn antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hidlle taikka jnkun muun ikeuksille. Tietjen tarkastuspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla erillisellä lmakkeella sille timialalle, missä pyynnön tekijä n asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietihin timistssa tai tiedt annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietjen antamista. Tarkastusikeus tteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen n maksutnta kerran kalenterivudessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietsujavaltuutetun timist, PL 315, Helsinki. Asia vidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdllista n myös käyttää myös tietsujavaltuutetun timiststa tai ktisivuilta saatavaa vireillepanlmaketta. Tietsujavaltuutettu vi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusikeuden tteuttamisesta. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedn krjaaminen ja tiedn krjaamisen tteuttaminen Henkilötietlain 29 :n mukaan timeentultuen rekisterissä leva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet n ikaistava, pistettava tai täydennettävä. Krjauspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla kirjallisella pyynnöllä sille timialalle, missä kirjaus n tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietja vaaditaan krjattavaksi ja millä perusteella. Krjaaminen tteutetaan viivytyksettä. Virheen krjaamisesta ilmitetaan sille, jlta virheelliset tiedt n saatu

8 tai jlle tiedt n luvutettu. Krjauksen tekijän nimi, virka-asema, krjauksentekpäivä ja krjauksen peruste merkitään asiakirjihin. Krjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen tdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi krjauspyyntö n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietlaki 6 luku (523/1999)