Tietosuojaseloste Opetusalan Ammattijärjestö OAJ

Transkriptio

1 1 (10) Tietsujaselste Opetusalan Ammattijärjestö OAJ Sisällysluettel: 1. Jhdant 2 2. Henkilötietjen käsittelyn tarkitukset 3 3. Käsittelemämme henkilötiedt 4 4. Henkilötietjen lähteet 4 5. Arkalunteisia henkilötietja 5 6. Tietjen luvuttaminen ja siirtäminen 5 7. Tietturvallisuus 6 8. Pääsy tietihin ja ikeuksien käyttäminen 7 9. Tietjen säilyttäminen Evästeiden käyttö Muutkset tietsujaselsteeseen Rekisterinpitäjä ja yhteystiedt Yhteisrekisterinpitäjyys 9

2 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 2 (10) 1. Jhdant Päivitetty Yksityisyytesi suja n meille tärkeää. Opetusalan Ammattijärjestö ry (myöhemmin OAJ) n situtunut sujelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdllisella tavalla ja käsittelemään henkilötietjasi läpinäkyvästi kullinkin vimassa levan lain ja hyvien tietsujakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietsujaselste kert, miten keräämme, käsittelemme ja sujaamme henkilötietjasi kaikessa timinnassamme jäsensuhteesi aikana ja sen jälkeen. Henkilötiedlla tarkitamme kaikkea sellaista tieta, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietn, jnka avulla vimme tunnistaa ja yksilöidä sinut. Arkalunteinen tiet viittaa mihin tahansa tietn, jsta ilmenee etninen alkuperä, pliittisia mielipiteitä, usknnllinen tai filsfinen vakaumus tai ammattiliitn jäsenyys. Arkalunteisia vat myös muun muassa henkilön terveydentilaa kskevat tiedt. OAJ vi käsitellä arkalunteisia henkilötietjasi ainastaan jäljempänä eritellyissä tilanteissa. Henkilötietjen käsittelyllä tarkitamme kaikkia timintja, jita khdistetaan henkilötietihin jk autmaattista tietjenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietjen käsittelyllä tarkitetaan siten esimerkiksi tietjen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä. Rekisterinpitäjä tarkittaa sitä taha, jka yksin tai yhdessä tisten kanssa määrittelee henkilötietjen käsittelyn tarkitukset ja keint. OAJ n jäsentensä henkilötietjen rekisterinpitäjä. Yhteisrekisterinpitäjä tarkittaa, että vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä henkilötietjen käsittelyn tarkitukset ja keint eli sen, miksi ja miten henkilötietja käsitellään. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät vastuualueensa keskinäisellä järjestelyllä ja läpinäkyvällä tavalla lainsäädännössä vahvistettujen velvitteiden nudattamiseksi. OAJ timii yhteisrekisterinpitäjänä khdassa 13 kuvattujen jäsenyhdistysten kanssa.

3 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 3 (10) 2. Henkilötietjen käsittelyn tarkitukset OAJ käsittelee henkilötietjasi ammattiliitttimintaan liittyvän laillisen timinnan mukaisesti Eurpan Uninin yleisen tietsuja-asetuksen 9.2(d) artiklan njalla seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkituksiin: Jäsenrekisterin ylläpit. Jäsenistön henkilötiedista kstuva rekisteri n OAJ:n hallinnimien henkilötietjen pääasiallinen lähde, ja siihen tallennettuja perustietja käytämme muiden käsittelytarkituksien yhteydessä. Jäsenrekisterin ylläpitämiseksi käsittelemme henkilö- ja yhteystietja ja jäsen-, ammatti- ja palvelussuhdetietja. OAJ ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluettela, jhn merkitään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja site. Edunvalvnta. OAJ:n timinnan lähtökhtana n petushenkilöstön edunvalvnta, petushenkilöstön aseman parantaminen ja kulutuksen kehittäminen. Tämän tehtävän timittamiseksi OAJ käsittelee erityisesti jäsentensä ammatti- ja palvelussuhdetietja. Jäsenyyteen liittyvien asiiden hit. OAJ käsittelee keräämiään henkilötietja jäsenasiiden ja jäsensuhteen ylläpitämisen vuksi. Jäsenyysasiihin sisältyvät maksuliikennetiedt. Jäsentilaisuuksien järjestäminen. OAJ käsittelee jäsenistönsä henkilötietja järjestääkseen ja krdinidakseen kulutus- ja muita tapahtumia. Tutkimusten ja tilastjen laatiminen sekä palvelujen kehittäminen. OAJ laatii jäsenistönsä tueksi ja palvelujensa kehittämiseksi erilaisia tutkimuksia ja tilastja, jiden tteuttamiseksi se käsittelee jäsenistönsä henkilötietja. Järjestön viestinnän tteuttaminen. OAJ käsittelee jäsenten yhteystietja sisäisen viestinnän tteuttamiseksi. Suramarkkininti. OAJ harjittaa perinteistä suramarkkinintia ja käsittelee sen timittamiseksi jäsenten henkilö- ja yhteystietja. OAJ pyytää jäseniltä erikseen sustumuksen tätä varten.

4 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 4 (10) 3. Käsittelemämme henkilötiedt OAJ käsittelee tässä tietsujaselsteessa vain kuvattujen käyttötarkitusten kannalta tarpeellisia henkilötietja. Käyttötarkitus määrittää tarkemmin, mitä tietja jäsenistä käytetään missäkin tilanteessa. Näitä tietja vat jäsenten antamat tai muuten tunnistavat tiedt: Henkilötiedt, kuten nimi, henkilötunnus, sukupuli, kansalaisuus sekä kielitiedt Yhteystiedt, kuten site, puhelinnumer, sähköpstisite ja mahdllinen turva- tai luvutuskielt Jäsentiedt, kuten jäsennumer, jäsenyydet OAJ:n jäsenrganisaatiissa, jäsenetutiedt, tiet mahdllisesta rinnakkaisjäsenyydestä ja työttömyyskassan jäsenyydestä, tiet jäsenlukasta, tiedt tapahtumiin sallistumisesta sekä järjestö- ja luttamustehtävät Ammattitiedt, kuten piskelu- ja tutkinttiedt sekä erityissaamisalueet Palvelussuhdetta kskevat tiedt, kuten työnantaja-, työpaikka-, tehtävänimike-, timiasema-, työhistria- sekä spimusalatiedt Jäsenmaksutiedt, kuten jäsen- ja yhdistysmaksut sekä perintävaltuutustiet Työnantajien ja työpaikkjen yhteyshenkilöt Yhteydenttjen käsittelytiedt, kuten jäsenen itse timittamat muut tiedt, muun muassa tiedt erimielisyysasiista Muiden kuin jäsenten, esimerkiksi luttamusmiesten, käsiteltävät tiedt rajittuvat henkilöiden yhteys- ja lukitustietihin, jita vat ammattiala, kulutusaste ja kulutusala. 4. Henkilötietjen lähteet Jäsenrekisterin tiedt OAJ saa pääsääntöisesti jäseneltä itseltään, jk sähköisesti tai puhelimitse. Myös jäsenyhdistys vi päivittää jäsenen yhteystietja ja tehtäviä. Tiedt luttamusmiehistä saadaan Julkisalan Kulutettujen Neuvttelujärjestö JUKO ry:ltä ja jäseniltä. Työsujelurganisaatiiden tiedt saadaan jäseniltä.

5 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 5 (10) Ositemuutkset saadaan tiedstsiirtna Pstista määräajin. Pstin tiedstsiirtna ei päivitetä sellaisten jäsenten tietja, jilla n luvutuskielt tai maistraatin myöntämä turvakielt, tai jtka asuvat ulkmailla. Tisesta liitsta siirtyvän jäsenen tiedt OAJ vi saada luvutuksena jäsenen antamalla valtakirjalla. 5. Arkalunteisia henkilötietja Erityisillä henkilötietryhmillä eli ns. arkalunteisilla henkilötiedilla tarkitetaan sellaisia henkilötietja, jista ilmenee rtu tai etninen alkuperä, pliittisia mielipiteitä, usknnllinen tai filsfinen vakaumus tai ammattiliitn jäsenyys, sekä geneettisiä ja bimetrisiä tietja tai lunnllisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista kskevia tietja. Ammattiliitn jäsenyyden käsittely n sallittu ainastaan ammattiliitttimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun vitta tavittelemattman yhteisön laillisen timinnan yhteydessä. Käsittely saa kskea ainastaan liitn nykyisiä ja entisiä jäseniä. Muiden arkalunteisten tietjen käsittely n sallittu ainastaan, js käsittely n tarpeen velvitteiden nudattamiseksi työikeuden, ssiaaliturvan tai ssiaalisen sujelun alalla, tai jäsenen nimenmaisella sustumuksella. OAJ käsittelee ainastaan OAJ:n nykyisten ja entisten jäsenten ammattiliitn jäsenyyteen kskevia tietja. 6. Tietjen luvuttaminen ja siirtäminen OAJ vi luvuttaa henkilötietjasi klmansille sapulille, js let antanut siihen sustumuksesi. OAJ käsittelee henkilötietjasi luttamuksellisesti eikä luvuta niitä klmansille sapulille muissa kuin seuraavissa tapauksissa: Niille OAJ:n jäsenyhdistyksille, jihin kuulut ja jtka timivat OAJ:n kanssa yhteisrekisterinpitäjänä jäsenasiiden hitamiseksi Luttamusmiehille ja työsujeluvaltuutetuille edunvalvnnan tteuttamiseksi Vakuutusyhtiölle ja työttömyyskassalle jäsenetujen tteuttamiseksi Käytämme henkilötietjesi käsittelyssä myös alihankkijita ja palveluntarjajia (esimerkiksi tekniseen ylläpitn), jilla n ikeus käsitellä tietjasi ainastaan svittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkittaa, että he eivät vi käyttää tietjasi miin käyttötarkituksiinsa. Velvitamme heidät spimusteitse hulehtimaan riittävästä tietsujan tassta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

6 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 6 (10) Siirrämme henkilötietja seuraaville klmansille sapulille: OAJ:n jäsenyhdistykset työnantajat luttamusmiehet, työsujeluvaltuutetut teknisen ylläpidn palveluntarjajat JUKO Akava viestinnän palveluiden tarjajat jäsenyyteen perustuvien etujen palveluntarjajat Psti pankit viranmaiset tapahtumajärjestäjät Keräämiämme tietja käsitellään saksi Eurpan talusalueen ulkpulella esimerkiksi sillin, kun käyttämämme palveluntarjaja sijaitsee tai säilyttää tietja Eurpan talusalueen ulkpulella. Siirrt perustuvat EU-kmissin asettamiin mallilausekkeisiin tai perustuvat Privacy Shield -järjestelmään. Käyttämämme palveluntarjaja n spimuksilla situtunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietjesi käsittelyssä taataan riittävä tietsujan tas. 7. Tietturvallisuus Meillä n asianmukaiset tekniset ja rganisatriset tietturvakeint turvaamassa henkilötietja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittmalta pääsyltä. Tällaisia keinja vat muun muassa palmuurien, salaustekniikiden ja turvallisten laitetiljen käyttö. Pääsyä henkilötietihisi n myös sisäisesti rajitettu kuluvalvnnalla ja käyttöikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvnnalla. Henkilötietjasi käsittelevät vain ne työntekijät, jilla n työtehtäviensä vuksi siihen ikeus.

7 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 7 (10) 8. Pääsy tietihin ja ikeuksien käyttäminen Sinulla n ikeus tarkastaa, mitä tietja lemme sinusta keränneet rekisteriimme, ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Vit itse päättää, haluatk vastaanttaa suramarkkinintia, ja tietyissä tapauksissa sinulla n ikeus tulla unhdetuksi tai pyytää tietjesi siirta tiselle rekisterinpitäjälle. Vimassa leva lainsäädäntö turvaa sinulle esimerkiksi tällaiset ikeudet: Oikeus peruuttaa sustumus Js henkilötietjen käsittely perustuu sustumukseesi, sinulla n millin tahansa ikeus peruuttaa sustumuksesi. Tarkastus- ja ikaisuikeus Sinulla n millin tahansa ikeus tarkastaa, mitä tietja lemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei le sinua kskevia henkilötietja. Js tietsi vat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, vit tehdä meille ikaisu- tai täydennyspyynnön. Käsittelyn rajittamista tai vastustamista Js tietsi jltain sin eivät pidä paikkaansa, sinulla n ikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajittamista, kunnes lemme varmistaneet tietjen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla n myös ikeus vastustaa henkilötietjasi käsittelyä kknaan. Suramarkkininnin kielt-ikeus Lisäksi vit millin tahansa kieltää suramarkkininnin (mukaan lukien prfilinnin suramarkkinintitarkituksiin). Oikeus tulla unhdetuksi Sinulla n tietyissä tapauksissa ikeus tulla unhdetuksi. Pistamme kaikki sinusta keräämämme tiedt, js henkilötietja ei enää tarvita niihin tarkituksiin, jita varten niitä alun perin kerättiin. Pistamme tiedt myös, js henkilötietjen käsittely n perustunut sustumukseen ja peruutat sustumuksesi, tai js vastustat henkilötietjasi käsittelyä, ellei käsittelylle le muuta perustetta. Oikeus siirtää tietja järjestelmästä tiseen Vit pyytää henkilötietjesi siirta, jllin timitamme sinulle henkilötietsi kneluettavassa mudssa. Vit säilyttää niitä itse tai siirtää ne tiselle rekisterinpitäjälle (esim. tiselle palveluntarjajalle). Tämä kskee vain sellaisia tietja, jtka let itse timittanut meille. Valitusikeus Yllä mainittujen ikeuksien lisäksi sinulla n ikeus tehdä valitus valvntaviranmaiselle henkilötietjesi käsittelystä.

8 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 8 (10) Vit tehdä pyynnön näiden ikeuksien tteuttamisesta yhteydenttlmakkeella, jka löytyy yhteydenttsivulta, yhteydentt.aj.fi 9. Tietjen säilyttäminen Säilytämme tietjasi vain niin kauan kuin n tarpeen edellä määriteltyjen tarkitusten tteuttamiseksi aina vimassa levan lain asettamissa rajissa, kuten kirjanpitlaissa. Tiedt jäsenyydestä ernneista tai ertetuista säilytetään pakttavan lainsäädännön ja erillisen arkistintikäytännön mukaisesti, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luvuteta edelleen. Kun tietjen säilyttämiseen ei le lainmukaista tarvetta, tiedt jk hävitetään tai tehdään tunnistamattmiksi muuttamalla ne peruuttamattmasti sellaiseen mutn, jsta yksittäinen henkilö ei le enää tunnistettavissa. 10. Evästeiden käyttö Vimme kerätä sinun tietknettasi kskevia tietja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikiden avulla. Eväste n pieni tekstitiedst, jnka selain tallentaa sinun tietkneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja niitä käytetään tunnistamaan ja laskemaan sivustllamme vierailevat selaimet. Sinulla n ikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme timinnallisuuteen. Vit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Lue lisää verkksivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla evästekäytäntöömme täällä. 11. Muutkset tietsujaselsteeseen Kehitämme jatkuvasti tietsujakäytäntöjämme, minkä vuksi vimme aika ajin muuttaa tätä tietsujaselstetta. Muutkset vivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Susittelemme, että aika ajin vierailet uudelleen tällä tietsujaselstesivulla muutsten humaamiseksi. Tarvittaessa vimme myös ilmittaa muutksista suraan sinulle.

9 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 9 (10) 12. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedt OAJ n henkilötietjesi rekisterinpitäjä. Js sinulla n kysymyksiä tai kmmentteja, ta yhteyttä meihin: Opetusalan Ammattijärjestö OAJ Kellsilta 7 Tietsujavastaava Tumas Tukk, tumas.tukk@aj.fi 13. Yhteisrekisterinpitäjyys Alla levat OAJ:n jäsenyhdistykset timivat yhteisrekisterinpitäjinä OAJ:n kanssa ja vivat myös käsitellä henkilötietjasi, js let kyseisen jäsenyhdistyksen jäsen. Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät tietjasi jäsenrekisterin ylläpita, edunvalvntaa, jäsenyyteen liittyvien asiiden hita, jäsentilaisuuksien järjestämistä, tutkimusten ja tilastjen laatimista sekä palvelujen kehittämistä ja järjestön viestinnän tteuttamista varten. Lastentarhanpettajaliitt LTOL Helsingin pettajien ammattiyhdistys HOAY TOOL ry Sumen kauppa- ja kulttuuripettajat ry

10 Opetusalan Ammattijärjestö OAJ 10 (10) Sumen Opettajaksi Opiskelevien Liitt SOOL ry Opetusalan senirijärjestö OSJ ry