Suomen Metsästäjäliiton Pohjois-Karjalan piirin jäsenten henkilötietojen käsittely

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE Sumen Metsästäjäliitn Phjis-Karjalan piirin jäsenten henkilötietjen käsittely TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA Piiri käsittelee jäsenistön henkilötietja yhdistystiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluetteln ylläpitämiseksi. Henkilötiedt kerätään ensisijaisesti jäsenseuralta tai jäseneltä itseltään. Piiri käsittelee vain niitä tietja, jtka vat tarpeellisia Piirin määrittelemiä käyttötarkituksia varten. Henkilötietja luvutetaan säännöllisesti Sumen Metsästäjäliitlle, jka tarvitsee tieta jäsenyhdistysten ja Piirin jäsenien vahvistamiseksi sekä tarjaa Piirin jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. Sumen Metsästäjäliitt vi käsitellä henkilötietjasi myös suramarkkininnin lähettämiseksi lainsäädännön sallimilla tavilla. Vain niillä Piirin edustajilla, jilla n tarve käsitellä henkilötietja vastuutehtäviensä hitamiseksi, n pääsy henkilötietihin. Jäsen eli rekisteröity vi itse vaikuttaa siihen, miten Piiri käsittelee jäsenen henkilötietja. Tässä selsteessa kerrtaan rekisteröityjen ikeuksista ja siitä, miten ikeuksia vi käyttää. 1 REKISTERINPITÄJÄ Sumen Metsästäjäliitn Phjis-Karjalan piiri Y-tunnus YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA Tietsujaan liittyvät yhteydentt: Markku Kejnen markku.kejnen@metsastajaliitt.fi KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT Jäsenluetteln paklliset tiedt Piirin ja jäsenseurjen henkilöjäsenistä: Nimi Ktipaikkakunta Edellä mainittujen perustietjen antaminen Piirille n välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluetteln ylläpitämiseksi. Piirin timintaan ja piiriin kuuluvien jäsenyhdistysten timintaan liittyvät tiedt: Jäsenen yksilöintitiedt: pstisite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai ktiin) ktimaa puhelin- ja/tai matkapuhelinnumer

2 2 (6) sähköpstisite sukupuli syntymäaika jäsennumer jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä Tiedt jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Digi- Jahdista Vastaukset mahdllisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin Jäsenen erityistehtävät ja rlit sekä saadut ansimerkit Piirissä ja jäsenseurassa Tiedt jäsenen sallistumisesta Sumen Metsästäjäliitn kilpailuihin, tapahtumiin ja kulutuksiin Jäsenmaksuihin liittyvät tiedt Jäsenen suramarkkinintikielt tai sustumus Jäsenen tietjenluvutuskielt tai -sustumus Jäsenseurjen edustajien tiedt Nimi Yhteystiedt Jäsenseura Jäsenen erityistehtävät ja rlit jäsenseurassa ja Piirissä 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET Jäsenten henkilötietjen käsittelytarkituksia vat: Jäsenluetteln ylläpitäminen Tapahtumien järjestäminen Jäsenmaksujen käsittely Kunniamerkkien myöntäminen Mahdlliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset Yhteydenpit ja viestintä Markkinintitarkitukset Yhdistyksen timinnan yleinen kehitystyö

3 3 (6) 5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET 5.1 Lakisääteinen velvite Piiri käsittelee jäsenen henkilötietja lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi, muun muassa sillin, kun Piiri laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluetteln. 5.2 Oikeutettu etu Piirin ikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietja perustuu sin Piirin henkilöjäsenyyden tai seurajäsenyyden synnyttämään ikeutettuun etuun tai jäsenseuran edustajana timimisen khdalla jäsenseuran jäsenyyden synnyttämään ikeutettuun etuun. Jäsenen vi khtuudella lettaa tietävän, että Piiri käsittelee hänen henkilötietjaan yhdistystiminnan yhteydessä. Piiri n tehnyt intressipunninnan, jnka perusteella Piiri n tdennut, että jäsenien perusikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Piirin ikeutettua etua käsitellä henkilötietja jäsenyyden perusteella. Jäsenellä n ikeus millin tahansa vastustaa henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietjen käsittelyä, jka perustuu Piirin ikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Piiri arvii, nk henkilötietjen käsittelyn jatkamiselle lemassa humattavan tärkeä ja perusteltu syy, jka syrjäyttää jäsenen ikeudet ja edut. Jäsenen ikeuksista kerrtaan tarkemmin täällä. 5.3 Spimus Piiri käsittelee henkilötietja myös spimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi sillin, kun jäsen ilmittautuu tapahtumaan ja tekee Piirin kanssa spimuksen hyväksymällä tapahtuman ehdt. 5.4 Sustumus Henkilötietja vidaan käsitellä myös sustumuksen perusteella siinä määrin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi, js jäseneltä pyydetään sustumus sähköisen suramarkkininnin lähettämiseksi, taikka jäsenen kuva tai muita tietja lisätään Piirin verkksivuille. 6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT Henkilötietja luvutetaan kullinkin vimassalevan lainsäädännön sallimissa ja velvittamissa rajissa. Tietja luvutetaan säännöllisesti Sumen Metsästäjäliitlle, jka tarvitsee tieta jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liitn jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjamiseksi sekä viestinnän ja markkininnin lähettämiseksi. Sumen Metsästäjäliitt luvuttaa ajittain jäsenen henkilötietja edelleen yhteistyökumppaneille, jtka tarjavat Sumen Metsästäjäliitn jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja plttainealennuksen myöntäneelle hultasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille.

4 4 (6) Sumen Metsästäjäliitt vi ajittain luvuttaa markkinintiluvan antaneen jäsenen henkilötietja klmannelle sapulelle metsästykseen ja muuhun Yhdistyksen timintaan liittyviin markkinintitarkituksiin. Henkilötietjen käsittelyä n ulkistettu seuraaville palveluntarjajille, jtka käsittelevät henkilötietja rekisterinpitäjän lukuun: Sumen Metsästäjäliitlle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi IT-palveluiden timittajille Palkanlaskentaa surittavalle tilitimistlle tai kirjanpitäjälle 7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN Henkilötietja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkpulelle. 8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA Henkilötietja säilytetään niin kauan kuin se n tarpeen henkilötietjen käsittelyn tarkitusten kannalta tai Piirin lakisääteisten velvllisuuksien nudattamiseksi. Piiri säilyttää jäsenien henkilötietja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen Piiri säilyttää kirjanpitvelvllisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietja 6 vuden ajan tilikauden päättymisestä. Piiri säilyttää tiettyjä jäsenten perustietja (nimi, ktipaikka, jäsenyyden alkuja päättymisvusi ja kunniamerkit) pysyvästi Piirin histriikin laatimiseksi. Entinen jäsen vi kuitenkin vastustaa tai rajittaa tällaisten tietjen käsittelyä. 9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN? Rekisteröity vi käyttää alla kuvattuja ikeuksiaan ttamalla yhteyttä [sähköpstisite]. Pyynnön vi esittää myös henkilökhtaisesti Piirin khdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Piirin puheenjhtajalle tai Piirin timinnanjhtajalle. Yhdistys vi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä timittamaan lisätietja, jtka vat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi. 9.1 Oikeus saada pääsy tietihin Rekisteröidyllä n ikeus saada Piiriltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä kskevia henkilötietja. Rekisteröidyllä n lisäksi ikeus saada pääsy rekisteröityä kskeviin henkilötietihin sekä tietsuja-asetuksen mukaiset tiedt henkilötietjen käsittelystä. Kun rekisteröity käyttää ikeuttaan saada pääsy tietihin, Piiri timittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedista. Js rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Piiri vi periä niistä hallinnllisiin kustannuksiin perustuvan khtuullisen maksun.

5 5 (6) 9.2 Oikeus tietjen ikaisemiseen Rekisteröidyllä n ikeus pyytää Piiriä ikaisemaan rekisteröityä kskevat epätarkat ja virheelliset tiedt ilman aiheetnta viivytystä. Rekisteröidyllä n lisäksi ikeus saada puutteelliset henkilötiedt täydennettyä timittamalla Piirille lisäselvitystä pstitse tai sähköpstitse. 9.3 Oikeus tietjen pistamiseen Rekisteröidyllä n ikeus saada Piiri pistamaan rekisteröityä kskevat henkilötiedt ilman aiheetnta viivytystä, js: henkilötietja ei enää tarvita niihin tarkituksiin, jita varten ne kerättiin tai jita varten niitä muutin käsiteltiin; rekisteröity peruuttaa sustumuksen, jhn käsittely n perustunut eikä kyseisten tietjen käsittelyyn le muuta laillista perustetta; rekisteröity vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, eikä käsittelyyn le lemassa perusteltua syytä; Piiri n käsitellyt henkilötietja lainvastaisesti; tai henkilötiedt n pistettava Piiriin svellettavan lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi. 9.4 Oikeus käsittelyn rajittamiseen Rekisteröidyllä n ikeus siihen, että Piiri rajittaa henkilötietjen käsittelyä siten, että henkilötietja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainastaan rekisteröidyn sustumuksella tai ikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai pulustamiseksi taikka tisen henkilön ikeuksien sujaamiseksi, js: rekisteröity kiistää henkilötietjen paikkansapitävyyden, jllin käsittelyä rajitetaan tietjen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; Piiri käsittelee henkilötietja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietjen pistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietjen käytön rajittamista; Piiri ei tarvitse enää henkilötietja käsittelyn tarkituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä ikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai pulustamiseksi; tai rekisteröity n vastustanut henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja dttaa sen tteamista, syrjäyttävätkö Piirin ikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet. 9.5 Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen Rekisteröidyllä n ikeus saada Piirille timittamat henkilötietnsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja kneellisesti luettavassa mudssa sekä ikeus siirtää kyseiset tiedt tiselle rekisterinpitäjälle, js: käsittely suritetaan autmaattisesti; ja

6 6 (6) käsittely perustuu jk rekisteröidyn sustumukseen tai rekisteröidyn henkilötietjen käsittely n tarpeen spimuksen täytäntöön panemiseksi, taikka spimuksen tekemistä edeltävien timenpiteiden tteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen rajittuu menettelyyn, jka ei vaikuta haitallisesti muiden ikeuksiin tai vapauksiin. 9.6 Oikeus vastustaa henkilötietjen käsittelyä Rekisteröidyllä n ikeus vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, js käsittelylle ei le lemassa perusteltua syytä. Lisäksi rekisteröidyllä n ikeus vastustaa henkilötietjensa käsittelyä suramarkkinintitarkituksiin. Suramarkkinintia tai suramarkkinintitarkituksessa suritettua henkilötietjen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisikeuden käyttämisen jälkeen. 9.7 Oikeus peruuttaa sustumus Siltä sin kuin henkilötietjen käsittely perustuu rekisteröidyn sustumukseen, rekisteröidyllä n ikeus peruuttaa sustumus henkilötietjen käsittelyyn millin tahansa. 10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE Rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus tietsujavaltuutetulle, js rekisteröity kats, että henkilötietjen käsittelyssä n lukattu rekisteröidyn tietsujaasetukseen perustuvia ikeuksia. 11 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU Piiri kerää henkilötietja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään sekä Piirin jäsenseurilta. Lisäksi henkilötietja päivitetään Pstin tai viranmaisten ilmittamien sitemuutsten sekä Sumen Metsästäjäliitn muutsten perusteella sillin, kun jäsen n esittänyt päivitys- tai muutspyynnön Sumen Metsästäjäliitlle. 12 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS Henkilötiedt säilytetään järjestelmissä, jtka vat palmuurein, salasanin tai muuten teknisin ja rganisatrisin keinin sujattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistt sijaitsevat tilissa, jihin n asiattmilta pääsy estetty. Ainastaan niillä Piirin edustajilla, jilla n tarve käsitellä henkilötietja vastuutehtäviensä hitamiseksi, n pääsy Piirin käsittelemiin henkilötietihin.