REKISTERISELOSTE Kulunvalvonta ja työajanseuranta (Hedsam) SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Transkriptio

1 IITIN KUNTA Tiethallintpalvelut Antti Pitkämäki REKISTERISELOSTE Kulunvalvnta ja työajanseuranta (Hedsam) (päivitetty ) 1(6) REKISTERISELOSTE Kulunvalvnta ja työajanseuranta (Hedsam) SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 9 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN 13 REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 15 TARKASTUSOIKEUS 16 TIEDON KORJAAMINEN

2 17 REKISTERIHALLINTO 18 REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS 1 REKISTERIN NIMI Iitin kunnan kulunvalvnta ja työajanseuranta (Hedsam), s Kausala 2 REKISTERINPITÄJÄ Iitin kunta, hallintpalvelut PL KAUSALA Käyntisite Rautatienkatu KAUSALA 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Hallint- ja talusjhtaja Jarkk Salnen Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu hulehtia, että kulunvalvnta- ja työajanseurantajärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm. tarkistaa käyttöikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vudessa, myöntää järjestelmän tarkastusikeudet, hulehtia tietjärjestelmän tietsujauksesta, hulehtia, että järjestelmän käyttö hjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä kulutus. 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Yhteispalvelusihteeri Anne Tlppala, palvelusihteeri Laura Parkk Järjestelmäasiantuntija Antti Pitkämäki 5

3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Henkilöstön kulunvalvnta ja työajan seuranta Iitin kunnan timipaikkjen kiinteistöissä (niissä, jihin se n asennettu). Järjestelmään kerätään leimaustiedt kiinteistöissä työskentelevien henkilöiden kulkemisesta ja työajista. Järjestelmästä tulstetaan työajanseurantaraprtit kuukausittain henkilöstölle ja esimiehille. Esimiehet saavat pyytäessä myös henkilökunnastaan kulkuraprtteja, mitkä tuhtaan käytön jälkeen. 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Osassa kiinteistöjä vet timivat sähkölukilla. Järjestelmän ja työajanseurantaraprttien avulla seurataan työaikaa ja kerääntyviä saldtunteja sekä henkilöiden kulkemista talssa. Järjestelmään kerätään vain työaikaan ja kulkuun liittyvää tieta. 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Osa kiinteistöjen ulk-vista ja taljen sisällä levat kulku-vet timivat kulkukrteilla. Henkilöstö leimaa kulkukrteilla myös työaikansa järjestelmään erillisillä työaikaleimauspäätteillä. Järjestelmä säilyttää käyttäjän tiedt tistaiseksi, kunnes käyttäjä pistetaan järjestelmästä. Rekisterin tietsisältö n seuraava: käyttäjän etunimi/etunimet käyttäjän sukunimi sastn nimen/vastuualuekdin henkilön kulun aktivivan tunnistelaitteen krtin numern työaika- ja vilukijalaitteiden välittämät tiedt Tulstettavien työaikaraprttien tietsisältö n seuraava: työntekijän etunimi/etunimet työntekijän sukunimi sastn nimen/vastuualuekdin henkilön kulun aktivivan krtin numern työajan leimaukset päivittäin. 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

4 Iitin kunnan timipaikkjen kiinteistöissä (niissä, jihin se n asennettu) sijaitsevat työajanseurantapäätteet, ulk-vien sekä kerrksiin jhtavien vien sekä välivien sähkölukt. 9 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Järjestelmästä n mahdllista tulstaa työajanseurantaraprtit kuukausittain esimiehille. Esimiehet saavat pyytäessä myös henkilökunnastaan kulkuraprtteja, mitkä tuhtaan käytön jälkeen. Muuten käyttäjien tiedt vat vain rekisteriä hitavien henkilöiden käytössä. Murt/hälytystilanteissa tulstetaan järjestelmästä tapahtumailmitus turvapalveluille/pliisille, mistä näkyy kaikki talssa liikkuneiden henkilöiden nimet, kulut ja kellnajat. Tapahtumaluettelt kulkuraprtteineen säilytetään 6 vutta. Tietja ei siirretä Eurpan uninin tai Eurpan talusalueen ulkpulelle. 10 REKISTERIN KÄYTTÖ Rekisteriä käytetään pääasiassa työajan seurantaan. Tarvittaessa rekisteristä tarkistetaan vien käyttö sekä henkilöiden kulkuja talssa. Rekisteriä käyttävät vain em. rekisteriasiita hitavat henkilöt, jille rekisterin vastuuhenkilö n myöntänyt käyttöikeuden. Käyttöikeus päätyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Kulunvalvnta ja työajanseuranta eivät le yhteydessä muihin rekistereihin. 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Järjestelmää käytetään verkkympäristössä. Järjestelmän palvelinlaitteet n sijitettu palvelinhuneeseen lukittuun tilaan, jhn n pääsy vain valvmssa työskentelevillä ja tietturvallisuudesta vastaavan nimeämillä henkilöillä. Työasema, jlla järjestelmää käytetään, sijaitsee Yhteispalvelupiste Mnitri -huneessa. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Hedsamtiedstista tetaan varmuuskpi jka yö, jka tallennetaan varmistusmedialle. 13 REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Järjestelmä säilyttää käyttäjän datan tistaiseksi, kunnes käyttäjä pistetaan järjestelmästä. Kulkuraprtit eivät säilytä henkilöiden kulkuja, kun henkilö pistetaan rekisteristä. Työajanseurannan raprtit ja saldjen krjauslmakkeet säilytetään 2 edellistä

5 vutta ja kuluva vusi. Esimiesten pyytämät alaistensa kulkuraprtit tuhtaan heti käytön jälkeen. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Henkilön alittaessa työt kunnalla sellaisessa kiinteistössä, jssa järjestelmä n käytössä, hänelle ilmitetaan, että hänen perustietnsa ja seurantatiedt tallennetaan k. järjestelmään ja työajanseuranta-raprtteihin. Järjestelmää kskeva rekisteriselste säilytetään kunnan tiedstpalvelimella paikassa, jssa säilytetään muidenkin järjestelmien selsteita. Hallintpalvelut-yksikön palvelusihteereiltä saa tarvittaessa kpin selsteesta. 15 TARKASTUSOIKEUS Rekisteröity vi esittää tarkastusikeutta kskevan pyynnön henkilökhtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilölle. Tarkastusikeus tteutetaan viikn kuluessa pyynnön esittämisestä. 16 TIEDON KORJAAMINEN Rekisteriasiita hitavat henkilöt krjaavat rekisteritietja erillisellä, rekisteröidyn täyttämällä krjauslmakkeella, jka n saatavissa Yhteispalvelupiste Mnitrista. Krjauslmakkeella täytyy lla esimiehen hyväksyntä. 17 REKISTERIHALLINTO Iitin kunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä kskevaa päätösvaltaa. Rekisterin vastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa päättää rekisteriselsteen laatimisesta rekisterin käytöstä, tietsisällön ja käyttöikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta, tietjen krjaamisesta sekä tietjen luvuttamisesta rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidsta rekisterin sujaamisesta ja tietturvan järjestämisestä, arkistinnista ja hävittämisestä sekä rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Rekisteritimintja tteuttavat Iitin kunnan palveluksessa levat henkilöt käyttöikeuksiensa puitteissa.

6 Atk-teknisissä asiissa avustavat Tiethallintpalvelujen henkilöt. 18 REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset käyttöhjeet ja kulutus tteutetaan erikseen.