Työajanseurantajärjestelmän. hankintaopas. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 1

Transkriptio

1 Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 1

2 Johdanto Työajanseurantajärjestelmä on yksi pitkäikäisimmistä järjestelmistä, joka yritykseen hankitaan. Siksi sen käyttöönotto ja hankinta vaativat syvällistä perehtymistä järjestelmän ominaisuuksiin ja yrityksen tarpeisiin. Helpottaaksemme työtäsi olemme tehneet tämän oppaan, jossa käymme askel askeleelta läpi kaikki järjestelmän hankinnan vaiheet esittelystä käyttöön. Näin saatte niin hankinnan, käyttöönoton kuin käytönkin sujumaan mahdollisimman jouhevasti. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 2

3 Sisällysluettelo 1. Tarvitsenko työajanseuranta järjestelmää? Mitä vaihtoehtoja työajanseurannan toteuttamiseen on? Mihin työajanseurantaa voi käyttää? Mitä osia työajanseuranta järjestelmän tarjouksesta löytyy? Kannattaako työajanseuranta järjestelmän hankinta taloudellisesti? Kuinka työajanseurantajärjestelmä otetaan käyttöön? Tärkeimpien henkilöiden koulutus Työajanseuranta järjestelmän käyttö Yhteenveto Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 3

4 1. Tarvitsenko työajanseurantajärjestelmää? Sinun kannattaa miettiä jo ennen hankinnan aloittamista, mitä tarkoitusta varten olet hankkimassa tai uusimassa työajanseurantajärjestelmää. Tässä muutama yleinen syy, miksi saatat olla kiinnostunut: Työajanseuranta kiinnostaa koska haluan täyttää lakisääteiset työajanseurantavelvoitteet helpottaa työntekijöitteni työajan seurantaa nopeuttaa palkanlaskijan työtä automatisoida koko palkanlaskennan analysoida työn sisältöä ja tehokkuutta tietoja projektituntien laskutukseen Jokainen näistä vaatii erilaisia asioita järjestelmältä. Jos aloitamme ihan perusteista, niin asia, joka unohtuu monelta työnantajalta on tämä: Työajanseuranta on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Työajanseuranta on työnantajan lakisääteinen velvollisuus Velvoite löytyy työaikalain pykälästä 37. Tässä lain kaksi ratkaisevinta lausetta: Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit... työntekijöittäin. Työsuojeluviranomaiselle on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta Mitä tapahtuu, jos et seuraa työaikaa? Siitä puolestaan säädetään rikoslain 47 luvun 2 ja 7 pykälissä tällä tavalla: Työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta työntekijän vahingoksi laiminlyö työaika- tai vuosilomakirjanpidon on tuomittava työaikasuojelurikoksesta sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi. rangaistavaksi säädetystä menettelystä tuomitaan rangaistukseen se, jonka velvollisuuksien vastainen teko tai laiminlyönti on. Luit aivan oikein, sakkoon tai jopa vankeuteen! Se on siis pakko hoitaa jollakin tavalla. Ei vain teoriassa, vaan myös käytännössä. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 4

5 Jos työajanseurantajärjestelmä kerran pitää hankkia, niin mikset käyttäisi sitä päivittäisen työsi helpottamiseen? Jos haluat täyttää vain vaatimukset, jotka työaikalaki asettaa, se voi olla hyvinkin helppoa. Yksinkertaisimmillaan työntekijät leimaavat itsensä tullessaan töihin ja lähtiessä pois töistä. Työajanseurantajärjestelmä kerää nämä työajan tulo- ja lähtöleimaukset ja laskee niiden erotukset eriteltynä päivittäin. Näin sinulla on yksi asia vähemmän huolehdittavana. Jos yritykseesi tehdään työsuojelutarkastus, voit tulostaa saman tien raportit, joista näkyy jokaisen henkilön tekemä päivittäinen työaika. Viranomaiset ovat tyytyväisiä, eikä sinullekaan tule turhia sakkoja. Etkä joudu vankilaan. Näin teoriassa. Tosielämässä unohduksia ja virheitä sattuu, joten käytännössä työaikaa pitää seurata ja mahdolliset virheet leimauksissa korjata. Ja tottakai valvoa, että töitä ei tehdä liikaa. Tai liian vähän. Jos työajanseurantajärjestelmä kerran pitää hankkia, niin mikset käyttäisi sitä päivittäisen työsi helpottamiseen? Kun teet etukäteissuunnittelun huolella, voit säästää paljon aikaa ja vaivaa sekä itseltäsi että työntekijöiltä. Mitä monimutkaisemmat työehdot yrityksessäsi ovat käytössä, sitä enemmän erikoisosaamista ja aikaa käyttöönotto vaatii. Mutta toisaalta, jos työehdot ovat monimutkaiset, niin eipä niiden laskeminen käsipelilläkään yksinkertaista ole. Automaatiolla saa laskennan kerralla kuntoon ja kuukausittainen työmäärä vähenee reilusti. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 5

6 2. Mitä vaihtoehtoja työajanseurannan toteuttamiseen on? Entisaikaan tapoja seurata työaikaa oli kaksi: 1. kirjataan tunnit ylös paperille tai 2. käytetään pahvista kellokorttia, joka leimataan tullessa ja lähtiessä kellokorttilaitteessa. Nykyään tavallisia vaihtoehtoja on edelleen kaksi: 1. kellokorttilaite, joka toimii tunnisteella, sormenjäljellä tai koodilla tai 2. nettiselaimen kautta tehtävät leimaukset. Näiden lisäksi toki jossakin varmasti käytetään edelleen paperia tai työajanseuranta-excel-taulukoita. Jos ilmainen työajanseuranta kiinnostaa tai etsit työajanseuranta-excel-pohjia, olemme tehneet sinulle muutaman esimerkin ladattaviksi. Lataa ilmaiset työajanseurantalomakkeet täältä. Alla ovat listattuna kellokorttilaitteiden ja nettileimausten edut ja tyypilliset käyttökohteet. Aloitetaan kellokorttilaitteista. KELLOKORTTILAITE Työntekijän tunnistus Leimaustunniste, sormenjälki tai numerokoodi Hyödyt Yksinkertainen ja nopea käyttää. Ei vaadi käyttäjiltä laitteita tai tunnisteita (jos käytetään sormenjälkeä) Kosketusnäyttölaitteella ei tarvitse muistaa koodeja Leimaus on aina itse tehty (sormenjälki) Mihin sopii? Työtä tehdään yhdessä kohteessa Työssä ei käytetä jatkuvasti tietokonetta Kellokorttilaitteet voi jaotella vielä pienempiin ryhmiin eri tavoilla esimerkiksi seuraavasti. Halvimmissa laitteissa työntekijä tunnistautuu syöttämällä numeronäppäimistöllä henkilökohtainen koodinsa. Työaikaleimauksiin ei usein ole muita vaihtoehtoja kuin sisään- ja ulosleimaukset. Hieman kehittyneemmissä laitteissa on pieni nestekidenäyttö, jolla voidaan näyttää 1-2 riviä tekstiä ja tunnistus voidaan tehdä numerokoodin lisäksi myös RFID-leimaustunnisteella. Leimaustyypin valinta tapahtuu numeronäppäimistöllä, jolloin seinässä pitää olla lista siitä, mikä numero vastaa mitäkin leimausta. Helppokäyttöisimmissä laitteissa on kosketusnäyttö, jolla näkyy suoraan leimaustyyppi. Parhaissa järjestelmissä näytöllä näkyviä leimaustyyppejä voi vaihtaa saman tien ohjelmallisesti. Jos haluat päästä oikein helpolla, leimaukseen on mahdollista käyttää myös sormenjälkeä. Tämä on kaikista Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 6

7 helpoin tapa käyttäjille, koska heidän ei tarvitse kantaa mitään mukanaan eikä muistaa koodeja. Työnantajalle sormenjälki tuo puolestaan turvallisuutta, koska työntekijät eivät voi tehdä leimauksia toistensa puolesta. Katsotaan seuraavaksi, kuinka toinen yleinen tapa tehdä työajan leimaukset, eli mobiili työajanseuranta selaimella, toimii. Tässä perustiedot: LEIMAUKSET NETTISELAIMELLA Työntekijän tunnistus Käyttäjatunnus ja salasana Hyödyt Mihin sopii? Liikkuvaan tai etätyöhön Tietokoneella tehtävään työhön Käytettävissä missä vain, ei sidottu paikkaan Jos tietokone tai puhelin on jo, ei laitehankintoja Helppo käyttöönotto, ei laiteasennuksia Kuten taulukoista näkee, sekä kellokorttilaitteissa että nettileimauksissa on omat hyvät puolensa. Usein käytetään molempien leimaustapojen yhdistelmää. Esimerkiksi siten, että toimisto- tai tuotantotyöntekijät käyttävät työaikapäätettä ja asiakkaita tapaavat myyjät nettileimausta. Jopa yksittäinen henkilö voi yhdistellä leimaustapoja. Esimerkiksi aamulla asiakastapaamiseen suoraan kotoa lähtiessä myyjä kirjaa itsensä töihin nettiselaimella. Tapaamisen jälkeen hän tulee toimistolle ja päivän päätteeksi leimaa työpäivän päättyneeksi työaikapäätteellä. Työajanseurantajärjestelmä tallentaa eri tyyppiset kirjaukset saman arvoisina ja ne voidaan yhdistää samalle raportille. Myös työajan laskennassa eri tyyppisiä työaikakirjauksia käsitellään samanlaisina. Hanki vastaukset kysymyksiisi kasvotusten Jos teillä ei ennen ole ollut sähköistä työajanseurantaa käytössä, kysymyksiä on varmasti paljon. Siksi suosittelemme, että tapaat toimittajakandidaatit kasvokkain. Näin näet omin silmin, kuinka systeemi toimii ja saat vastaukset kysymyksiinne saman tien. Toinen hyvä syy tapaamiseen on se, että järjestelmän hankkiminen ilman toimittajan kanssa keskustelemista on käytännössä mahdotonta. Vähintäänkin siksi, että käyttöönotto vaatii erikoisosaamista, joka löytyy vain järjestelmän toimittajalta. Henkilökohtaisen tapaamisen avulla saat varmistettua, että suunnittelemasi työajanseurantajärjestelmä sopii tarpeisiinne. Toisaalta keskustelun aikana voi tulla esiin uusia työtä helpottavia asioita, joita et ollut edes tullut ajatelleeksi. Ei siis kannata epäröidä, voit huoleti pyytää tapaamista. Suosittelemme, että tapaat toimittajakandidaatit kasvokkain. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 7

8 3. Mihin työajanseurantaa voi käyttää? Työajanseurannan hankkiminen on useimmiten yllättävän monimutkaista, koska järjestelmän laajuuteen vaikuttavia vaihtoehtoja on niin paljon. Jotta hankintapäätöksestä tulisi sinulle mahdollisimman helppo, tarjouksen pitää osua kerralla kohdalleen. Tarjouksen osuvuus riippuu eniten tarpeidenne määrittelyn onnistumisesta. TARPEIDEN MÄÄRITTELYN TAVOITTEET Työajanseurannan tarpeiden määrittelyllä varmistetaan kaksi asiaa: 1 2 Järjestelmän ominaisuudet täyttävät vaatimuksenne kaikki tarpeenne on otettu huomioon (myös ne, joita ette ole osanneet kysyä) TARKEÄÄ: Ota kaikki käyttäjäryhmät mukaan määrittelytyöhön Kunnollista tarjousta varten tarpeet pitää määritellä tarkasti, sillä vaihteluväli on todella laaja. Vähimmillään voit käyttää työajanseurantaa vain lain vaatimaan työajan seuraamiseen, jolloin pelkkä leimaustietojen keräys ja raportointi riittävät. Jos haluat ottaa koko potentiaalin käyttöön, niin työajanseurantajärjestelmän avulla voit esimerkiksi automatisoida palkanlaskentaa ja analysoida eri työvaiheisiin kuluvaa aikaa. Tällöin työaika lasketaan automaattisesti palkkalajeittain, jonka jälkeen palkkatiedot siirretään sähköisesti palkanlaskentajärjestelmään. Tai analyysi tehdään työtehtävittäin ja työn sisältö raportoidaan johdolle tai laskutukseen. Työajanseurantajärjestelmällä on monia käyttäjiä, joilla on erilaisia vaatimuksia. Jotta järjestelmä palvelee kaikkia käyttäjiänne mahdollisimman hyvin, on tärkeää, että kaikki ryhmät otetaan mukaan jo tarpeitanne määritettäessä. Toimittajan näkökulmasta tapahtuu harmittavan usein se, että toimi- Ei meillä mitään erikoisia tarpeita ole, riittää kun saadaan tunnit talteen. tusjohtaja ja osto- tai talouspäällikkö tekevät päätöksen työajanseurantajärjestelmästä ilman, että esimerkiksi palkanlaskijalta kysytään vaatimuksia. Silloin tarpeiden määrittely saattaa jäädä todella puutteelliseksi. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 8

9 Ihan perusjuttuja vaan. Käyttöönottovaiheessa palkanlaskija tulee väistämättä mukaan kertomaan mitä palkkalajeja milläkin työsopimusten määrittelemillä ehdoilla järjestelmästä pitää saada. Jos silloin toimittajan eteen isketään muutaman sentin paksuinen työehtosopimus, tulee käyttöönotosta hyvin erilainen, kuin on suunniteltu. Käyttöönottotapaamisesta saattaa tulla käyttöönottoprojekti. Jos näin käy, toimitus luultavasti myöhästyy ja hinta nousee. Eikä vaatimuksia edes tarvitse olla paljon. Pienetkin asiat voivat tehdä automatisoinnista vaikeata. Tai pahimmillaan jopa mahdotonta. Tyypillisesti näitä ovat epäsäännölliset työajat ja erilaiset pyöristykset. Siksi suunnitteluun pitää käyttää aikaa jo ennen hankinnan tekoa. Näin säästytään paljolta turhalta itkulta ja hammastenkiristelyltä myöhemmin. Tässä muutama esimerkki käyttäjäryhmistä ja heidän tarpeistaan: KÄYTTÄJÄ TARPEET: Palkanlaskija Leimaustiedot, tuntitiedot, työaika palkkalajeittain Pääkäyttäjä Hallintaominaisuudet, liitynnät muihin järjestelmiin Johto Raportit, kustannukset ja säästöt, luotettavuus Työntekijät Leimausten helppous, mahdollisuus korjauksiin Esimiehet Hyväksynnät, korjausten teko Palkanlaskija Yksi tärkeimmistä käyttäjistä, jollei jopa tärkein, on henkilö, joka laskee työntekijöiden palkat. Yrityksen koosta ja työehtojen monimutkaisuudesta riippuen palkanlaskennan voi hoitaa monella tavalla. Parhaimmillaan työajanseurantajärjestelmä tarjoaa hyvin pitkälle vietyjä raportteja palkanlaskennan pohjaksi. Kannattaa silti pitää mielessä, että työajanseurantaohjelma ei ole palkanlaskentaohjelma. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 9

10 Mistä työajanseurantajärjestelmä ja palkalaskentaohjelma sitten eroavat toisistaan? Se on helppoa: työajanseurantajärjestelmä käsittelee vain tunteja ja palkanlaskenta järjestelmä tuntien lisäksi myös euroja. Jos haluat automatisoida koko palkanlaskennan, niin silloin sinun kannattaa hankkia myös palkanlaskentaohjelma. Tässä muutama esimerkki siitä, millä tavalla työajanseurannan raportit voivat auttaa palkanlaskijaa. PELKKÄ TUNTIEN RAPORTOINTI Jos palkanlaskijanne laskee palkat käsin tai tiedot siirretään palkanlaskenta järjestelmään, niin saattaa olla, että tarvitsette työajanseurannasta vain leimaustiedot, eli Tällöin työajanseuranta järjestelmä on kirjaimellisesti vain järjestelmä työajan seurantaan ilman minkäänlaista laskentaa. Tämä yksinkertaisemmaksi työajanseuranta ei voi mennä. kuka leimasi milloin leimaus tehtiin mikä oli leimaustyyppi (esimerkiksi tulo, lähtö tai lounastauko) PÄIVITTÄISTEN TYÖTUNTIEN LASKENTA Tästä hieman kehittyneempi malli on se, jossa järjestelmä laskee tehdyt työtunnit leimaustyyppien mukaan päivittäin yhteen, mutta mitään muuta laskentaa eikä palkkalajikohtaista raportointia tehdä. Tämä on helppoa ja nopeaa määritellä järjestelmään, mutta vaatii enemmän työtä palkanlaskijaltanne määrittelyjä tehdessä. Yksinkertainen työaikaraportti TYÖAIKAERITTELY Ahola Eemi Päivä Tulo Syy Lähtö Syy Työvuoro Työaika Saldo Saldo/kum. Korjaus Lisätieto ma Tulo Lähtö Kiinteä :44:57 0:14:57 0:14:57 Päivät, joilta puuttuu leimaus 1-7:45:03-8:00: ke Työajan lisäys Kiinteä 8-16 Leimaus unohtunut ke Tulo Lähtö Kiinteä to Tulo Lähtö Kiinteä pe Tulo Lähtö Kiinteä :55:48 0:25:48 0:40:45 8:00:00 8:00:22 0:30:22 1:11:07 7:49:42 0:19:42 1:30: ma Työajan vähennys Kiinteä 8-16 Tasausvapaa -7:59:59-15:30:00-13:59:11-8:00: ti Työajan vähennys Kiinteä 8-16 Tasausvapaa -7:59:59-15:30:00-29:29:11-8:00:00 Kuten kuvasta näkyy, raportilla näkyvät vain tulo, lähtö ja niiden välinen yhteissumma. Esimerkkiraportti on hieman perusversiota kehittyneempi, sillä siinä työntekijällä on liukuva työaika ja liukuvan työajan saldo lasketaan päivittäin. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 10

11 TYÖTUNTIEN LASKENTA JA LAJITTELU PALKKALAJEITTAIN Jos haluat tehdä palkanlaskennan mahdollisimman helpoksi, niin työajanseurantatietojen automaattisella laskennalla saat säästettyä reilusti käsin tehtävää työtä. Työajanseurannan automatisoinnin avulla järjestelmä laskee työajan valmiiksi eriteltynä niihin palkkalajeihin, jotka liittyvät työaikaan. Automaattinen palkkalajien laskenta ja työaikaraporttien luonti työaikaleimausten perusteella vaatii kehittynyttä työajanlaskenta logiikkaa ja monipuolisen leimaustyyppien hallinnan. Tuotteen pitää siis olla kunnossa. Lisäksi laskentasääntöjen määrittely vaati syvällistä ymmärrystä työajanseurannan logiikasta. Siksi se onneksi jää tavallisesti toimittajan harteille, eikä sinun tarvitse huolehtia siitä. Tarpeiden määrittely vaatii tarkkaa yhteistyötä eksperttien ja palkanlaskijanne välillä, jotta tarpeenne tulevat listattua kattavasti. Tämä vaihe voi olla työläs, mutta helpottaa todella paljon palkanlaskijanne työtä, kun järjestelmänne on käytössä. Siinä ei kannata, eikä voi, oikaista. Lopputulos voi olla jotakin alla olevan kaltaista. Raportilta näkyy tehtyjen työpäivien ja tavallisten tuntien määrä. Näiden lisäksi voit nähdä raportilta myös erilaiset lisät lajiteltuna erikseen. Työaikaraportti palkkalajeittain Työaikayhteenveto :25:02 Nimi Työpäiviä Perustunnit Saldo Holma Henrik Vuorotyö ,40 8,40 7,92 0,49 0,00 0, Jalonen Toni Toimisto liukuva ,05 11,55 0,00 0,00 0,00 15, Junnikkala Jaana Toimisto kiinteä 11 77,21-5,29 0,00 0,00 0,00 0, Kalajoki Miika Toimisto kiinteä ,90 6,40 1,50 4,90 4,50 0, Kallio Tom Vuorotyö ,47-0,06 0,00 0,00 0,00 8, Laaksolahti Sarianna Vuorotyö 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Lammio Jonna Toimisto liukuva ,33 4,83 0,00 0,00 0,00 0, Lampeinen Niko Vuorotyö ,25 6,75 5,76 0,98 0,00 0, Näätä Kristiina Toimisto liukuva ,08-5,42 0,00 0,00 0,00 4, Ojala Tatu Vuorotyö 2 9,73-5,27 0,00 0,00 0,00 0, Pirhonen Sandra Toimisto liukuva ,61 0,11 0,05 0,00 0,00 11, Raunioja Taina Vuorotyö ,70-0,80 0,00 0,00 0,00 0, Saari Taija Vuorotyö 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Siltanen Jari Toimisto liukuva ,38 14,88 0,00 0,00 0,00 0, Suikkanen Mika Vuorotyö ,53 13,03 6,00 7,03 0,00 0, Suomela Veikko Vuorotyö ,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Tahibi Samir Toimisto liukuva ,47 0,97 0,00 0,00 0,00 0, Tauriainen Eino Vuorotyö ,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Yhteensä Ylityö 50% Ylityö 100% Iltalisä Viikonlopputyö ,10 21,23 13,40 4,50 39, Vapaa Loma Sairaana Oma asia Jos ihmettelet pilkun jälkeen tulevia numeroita, jotka voivat olla yli 60, niin syynä on se, että palkanlaskentaa varten tunnit esitetään desimaalilukuna eikä minuutteina. Esimerkiksi 173,40 tuntia tarkoittaa 173 tuntia 24 minuuttia. Desimaalilukujen ansiosta työtunnit voi suoraan kertoa tuntipalkalla, eikä muunnoksia tarvitse enää tehdä. Mistä tiedät, mikä tapa on oikea teidän yrityksellenne? Pitkälle pääsee vertailemalla kahta yllä olevaa raporttia. Riittääkö teille yksinkertainen työaikaraportti vai tarvitsetko työajan eriteltynä palkkalajeittain? Henkilö, joka vastaa palkkojen laskemisesta on oikea henkilö vastaamaan tähän kysymykseen. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 11

12 Pääkäyttäjä / tietojen ylläpitäjä Pääkäyttäjälle on tärkeää henkilöiden hallinnan ja työaikalaskennan määrittelyjen helppous. Esimerkiksi kuinka helppoa työntekijän lisääminen järjestelmään on työsuhteen alkaessa? Tai jos henkilön työtehtävät muuttuvat, kuinka helposti henkilön saa siirrettyä toiseen työntekijäryhmään. Jos käytät työajan automaattista laskentaa, niin työehtosopimusten tai työaikalakien muuttuessa laskentasäännöt saattavat muuttua. Tällöin laskentasääntöjen muutokset pitää tehdä siten, että ne eivät aiheuta suunnittelemattomia muutoksia aikaisempiin laskentamalleihin. Tämä vaatii useimmiten erityisosaamista, eli kuuluu järjestelmän toimittajan kontolle. Siksi työajanseurantajärjestelmän tukipalvelujen laatu ja nopeus kannattaa pitää mielessä hankintaa tehdessä. TYÖNAJAN- SEURANTA Työajanlaskenta Palkanlaskenta Työvuorosuunnittelu Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 12

13 Jos haluat tehostaa ja automatisoida toimintaa työajanseurannan avulla, se tarkoittaa usein tietojen siirtoa eri järjestelmien välillä. Tyypillisiä esimerkkejä tästä ovat työaikatietojen siirtäminen työajanseurantajärjestelmän ja palkanlaskentajärjestelmän tai työvuorosuunnittelujärjestelmän välillä. Järjestelmien välillä voidaan siirtää henkilötietoja, jotta henkilöä ei tarvitse lisätä jokaiseen järjestelmään erikseen. Työajanseurantaan liittyen yleisimmin järjestelmien välillä siirretään leimaustietoja, eli kuka leimasi, milloin ja mikä oli leimauksen tyyppi. Joissakin tapauksissa myös työajanseurantajärjestelmä jaetaan kahtia, jolloin työaikaleimaukset ja työajan laskenta tehdään erillisissä järjestelmissä. Tällöin työajanseurantajärjestelmästä siirretään ainoastaan leimaustiedot työajanlaskentajärjestelmään. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 13

14 Johto Työajanseurantajärjestelmällä voidaan tuottaa paljon hyödyllistä tietoa myös johdollenne. Voitte parantaa toiminnan tehokkuutta työn sisällön, eli työvaiheisiin tai projekteihin käytettävän ajan analysoinnilla. Voitte jopa hinnoitella tuotteenne entistäkin tarkemmin, kun projekteihin tai tuotteisiin käytettävään aikaan saadaan tarkempi näkyvyys. Jos käytätte projektikohtaisia tuntitietoja laskutukseen, niin tehdyt tunnit voidaan siirtää hyväksynnän jälkeen taloushallintojärjestelmään laskutusta varten. Näin laskutukseen saadaan suoraan tarkat tiedot ja laskutus nopeutuu ja helpottuu. Työvaihe- tai projektiseurantaa käytettäessä työaikaa seurataan kahdella tasolla: 1 Työn kokonaismäärä palkanlaskentaa tai lakisääteistä työajan seurantaa varten 2 Mihin aika kuluu kokonaistyöajan sisällä Seuranta tapahtuu yleisimmin seuraavasti Päivän alussa työntekijä leimaa työaikansa alkaneeksi tuloleimauksella. Kun projektityö alkaa, niin hän leimaa projektin tai työvaiheen alkaneeksi. Leimauksen yhteydessä voi myös syöttää lisätietoja, kuten asiakas- tai projektinumeron. Kirjauksilla voi olla useampia tasoja, eli projekteilla voi olla alaprojekteja ja työvaiheilla esimerkiksi työnumeroita tai asiakaskoodeja. Kun työvaihe loppuu, niin se kirjataan päättyneeksi. Näitä vaiheita voi työpäivän aikana olla useita ja yleensä onkin. Työpäivän päätteeksi työntekijä leimaa itsensä ulos ja työajan laskenta päättyy. Näiden tietojen perusteella järjestelmä laskee kaksi eri raporttia: 1 Kokonaistyöaika Normaalisti joko kokonaistyöaikana tai eriteltynä palkkalajeittain 2 Projekti- tai työvaihekohtainen työ Käytetty aika eriteltynä projekteittain / työvaiheittain ja eri projektitasoihin Leimauksen yhteydessä kirjatut lisätiedot näytetään raportilla Yleensä kokonaistyöaika on suurempi kuin projekteihin käytetty aika. Mietityttääkö sinua työaikojen oikeellisuus? Leimaustietojen luotettavuudella on erittäin suuri merkitys koko työajanseurannan luotettavuudelle. Biometrisella henkilön tunnistuksella luotettavuutta saa lisättyä helposti, koska esimerkiksi tunnisteiden lainailu poistuu ja voit olla varma, että työaikaleimaukset kohdistuvat juuri oikealle henkilölle. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 14

15 Työntekijät Työntekijöillenne tärkeää on leimausten helppous. Helppouden takia työpaikalla tehtävät leimaukset hoidetaan usein työaikapäätteellä. Tällöin päätteellä näkyvien leimaustyyppien tulisi olla selkeitä ja ymmärrettäviä ja leimausten pitäisi onnistua ilman mitään muistettavaa. Jos teillä on liikkuvia tai etätyötä tekeviä työntekijöitä, työaikakirjausten tekeminen tulisi olla mahdollista mistä tahansa. Tähän tarkoitukseen käytetään internet-selaimen kautta tehtäviä kirjauksia. Työntekijöillenne tärkeää on leimausten helppous. Korjausten ja lisäysten tekeminen pitäisi olla mahdollista ja helppoa. Valitettavasti kukaan ei ole täydellinen ja virheitä sattuu. Työntekijä voi käyttää vahingossa väärää syykoodia leimatessaan tai leimauksen tekeminen voi unohtua. Tällöin korjausten ja lisäysten tekeminen pitäisi olla mahdollista ja helppoa. Esimiehet Esimiehinä toimivilla henkilöillä voi olla merkittävä rooli työajanseurannassa. On tavallista, että vastuu tuntikirjausten tarkistamisesta ja hyväksymisestä on heidän vastuullaan. Esimiesten pitää usein myös tehdä mahdolliset korjaukset ja lisäykset työaikaleimauksiin. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 15

16 4. Mitä osia työajanseurantajärjestelmän tarjouksesta löytyy? Hankintaa varten tarvitset tarpeidesi mukaan tehdyn tarjouksen. Siitä pitäisi löytyä ainakin seuraavat osat eriteltyinä. Työaikalaskennan määrittelyt ja käyttöönotto Työajanseurannan määrittelyihin ja käyttöönottoon tarvittava aika voi vaihdella parista tunnista useisiin päiviin riippuen tarpeistanne. Siksi tarjouksesta löytyy usein arvio ajasta, joka työhön kuluu. Aika kuluu pääosin leimauslogiikan ja laskenta-automatiikan määrittelyyn. Parhaissa järjestelmissä määrittelyt saadaan tehtyä asetuksia muuttamalla, jolloin se on nopeaa ja tehokasta. Monimutkaisimmat säädöt saattavat vaatia asiakaskohtaista räätälöintiä suoraan ohjelmakoodiin. Tämä vie tottakai enemmän aikaa ja toimitus kestää kauemmin. Jotta hankintapäätös perustuu oikeisiin tietoihin, on tärkeää, että ennakkosuunnittelu tehdään huolella. Ohjelmistot Järjestelmän hallinta ja raportointi voidaan hoitaa joko erikseen asennettavien ohjelmien tai nettiselaimen kautta käytettävien ohjelmien kautta. Lisäksi työajan leimaukset voidaan tehdä selaimen avulla ohjelmallisesti, jolloin erillistä leimauspäätettä ei tarvita. Ohjelmistot ovat saatavissa toimittajasta riippuen joko kertahankintana tai kuukausimaksullisina palveluina. Myös tarvittavat ominaisuudet ja käyttäjämäärät voivat vaikuttaa hintaan. Työaikapäätteet Muutostyöt Jos tarvitset työajanseurantaan kiinteitä leimauspäätteitä, voit hankkia ne yleisimmin kertahankintana. Myös leasingmaksu saattaa olla tarjolla. Hinnoittelu perustuu tarvittavien leimauspäätteiden lukumäärään. Työaikalajeja määrittävät työehdot voivat muuttua aika ajoin. Jos työajanseuranta-asetuksia tarvitsee myöhemmin muuttaa, toimittaja hoitaa sen yleensä tuntityönä, joka laskutetaan erikseen tai se sisältyy kuukausimaksuun. Muut sisäiset kustannukset Entä tuleeko hankinnasta muita kustannuksia? Teknisiä kustannuksia voi tulla esimerkiksi työaikapäätteen vaatiman verkkoyhteyden järjestämisestä. Onneksi se on yleensä helppoa ja edullista. Riittää, kun vetää verkkokytkimestä verkkojohdon päätteelle. Suurin osa kustannuksista on epäsuoria. Tärkein kustannus on henkilökunnan aika, koska uuden järjestelmän opettelu vie aina aikaa. Jos haluat säästää järjestelmää hallinnoivien henkilöiden aikaa automatisoinnilla, se vaatii, että leimaukset tehdään säntillisesti joka kerta ja vielä oikein. Muuten automatisoinnin hyödyt nollautuvat, kun korjauksia leimauksiin pitää tehdä turhan paljon. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 16

17 5. Kannattaako työajanseurantajärjestelmän hankinta taloudellisesti? Kun olet saanut tarjouksen, on päätöksen aika. Hankintapäätöstä tehdessä kannattaa pohtia ainakin seuraavia asioita. Palkanlaskennan säästöt Voit saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä automatisoidun työaikalaskennan avulla. Jos käyttämänne työehtosopimus on monimutkainen tai niitä on runsaasti, niin palkanlaskennassa saavutettavat säästöt ylittävät nopeasti työajanseurantajärjestelmän hankinta- ja käyttökustannukset. Parhaimmillaan järjestelmä maksaa itse itsensä takaisin. Työajanseurantajärjestelmä maksaa itsensä takaisin Pienistä kuukausipuroista tulee suuria vuosisäästöjä Työntekijöiden ajansäästö Tuntien kirjaaminen puoli tuntia / henkilö / kk 10 työntekijää / vuosi Esimiesten ajansäästö Työaikalappujen selvittely 10 min / työntekijä / kk Palkanlaskijan ajansäästö Palkanlaskenta 10 minuuttia / henkilö / kk Liikaa kirjattu työaika Keskimäärin 2 min/päivä = 40 min / työntekijä / kk 50 työntekijää / vuosi * laskettu suomalaisten keskiarvopalkalla 3400 /kk Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 17

18 Työaikakirjausten luotettavuuden parantuminen Kun työajanseurantajärjestelmä on määritelty huolella, niin luotettavuus lisääntyy. Käsinkirjoitetut laput ja Excel-taulukot poistuvat ja virhenäppäilyt jäävät historiaan. Jos käytätte sormenjälkitunnistusta, niin leimaaja on ollut varmasti paikalla ja voit luottaa leimauksiin. Työn tehokkuuden lisääntyminen Kun käytätte työajanseurantajärjestelmää työn sisällön, eli työvaiheiden ja projektien seuraamiseen, saat parannettua työn tehokkuutta. Voit varmistaa, että tehtävillä on oikea määrä tekijöitä ja siirtää työntekijöitä ratkaisemaan pullonkauloja. Ja saat esimerkiksi kokoonpanokustannukset jyvitettyä tarkasti oikeille tuotteille kustannuslaskentaa varten. Lisätuloja laskutuksella Projektikirjausten lisääminen järjestelmään tuo säästöjä, mutta voit saada myös lisätuloja, kun projektiin käytettyä aikaa voidaan seurata tarkemmin. Näin asiakkaiden laskutus tehostuu ja eurot satavat laariinne mahdollisimman tarkasti ja tehokkaasti. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 18

19 6. Kuinka työajanseurantajärjestelmä otetaan käyttöön? Tilauksen jälkeen on vuorossa järjestelmänne käyttöönotto. Käyttöönotossa työajanseurantaan käytettävät laitteet ja ohjelmistot laitetaan käyttövalmiiksi. Työajanseurantalaitteet kiinnitetään seinään, kytketään verkkoon ja liitetään verkon kautta järjestelmään. Sen jälkeen on vuorossa ohjelmistojen määrittelyt ja käyttäjätilien luonti. Suurin työ käyttöönotossa on määritysten pohjalta tehtävien kirjaus- ja laskentasääntöjen teko. Kirjaussäännöillä määritellään esimerkiksi mille työvuorolle leimaus kohdistuu, jotta tiedetään, kuinka leimausta käsitellään työaikalaskennassa. LEIMAUKSESTA TYÖAIKALAJIKSI Hieman yksinkertaistettuna työ-aikaleimauksista päätellään työaikalajit näin: 1 Jokainen henkilö kuuluu tiettyyn henkilöryhmään 4 2 Leimauksesta tiedetään henkilö, kellonaika ja syykoodi 5 3 Henkilöstä päätellään henkilöryhmä Henkilöryhmän, kellonajan ja syykoodin yhdistelmästä päätellään kirjaussääntöjä käyttäen työvuoro Työvuoron perusteella lasketaan laskentasääntöjen avulla työaika ja palkkalajit Käydään työaikalaskennan logiikkaa tarkemmin läpi esimerkin avulla. Mallina on yritys, jossa on sekä toimistotyöntekijöitä että vuorotyöntekijöitä kahdessa ja kolmessa vuorossa. Näillä vaihtoehdoilla katetaan jo varsin suuri osa yrityksistä. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 19

20 1. Henkilöryhmän määrittely Automatisointi alkaa jo siinä vaiheessa, kun työntekijä lisätään järjestelmään. Tällöin hänet lisätään hänelle kuuluvaan henkilöryhmään, kuten Toimisto. Näin tiedetään, mitä kirjaus- ja laskentasääntöjä hänen kohdallaan käytetään. Henkilöryhmät ja niihin kuuluva logiikka on määritelty jo järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Alla olevassa taulukossa on listattu esimerkkiyrityksen työvuorot ja työaikakirjausten peruslogiikka. Yksityiskohtaisten määrittelyjen tekeminen aloitetaan tämän pohjalta. Tässä muutama esimerkki käyttäjäryhmistä ja heidän tarpeistaan: Henkilöryhmä Työvuoro Alkaa Päättyy Toimisto Joustava työaika Tuloleimaus / aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus / viimeistään klo Ylityö Ylityöleimaus Lähtöleimaus 2-vuorotyö Aamuvuoro (ma-pe 06-14) Tuloleimaus / aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus / viimeistään klo Iltavuoro (ma-pe 14-22) Tuloleimaus / aikaisintaan klo Lähtöleimaus / viimeistään klo vuoro poikkeustyöaika Poikkeusleimaus Lähtöleimaus 3-vuorotyö Aamuvuoro (ma-pe 06-14) Tuloleimaus / aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus / viimeistään klo Iltavuoro (ma-pe 14-22) Tuloleimaus / aikaisintaan klo Lähtöleimaus / viimeistään klo Yövuoro (su 22-24, ma-pe 22-06) Tuloleimaus / aikaisintaan klo Lähtöleimaus / viimeistään klo vuoro poikkeustyöaika Poikkeusleimaus Lähtöleimaus Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 20

21 2. Työvuoron automaattinen valinta Seuraavaksi aletaan analysoida itse työaikaleimauksia. Tämä tehdään joka kerta, kun työntekijä tekee leimauksen. Olemme listanneet esimerkkiyrityksen käyttämät tuloleimausten kirjaussäännöt alla olevaan taulukkoon. Niiden perusteella päätellään työvuoro, johon työntekijä on leimaamassa itseään. Tässä muutama esimerkki käyttäjäryhmistä ja heidän tarpeistaan: Henkilöryhmä Työvuoro Normaali työaika Päättyy Toimisto Joustava työaika Joustava työaika ma-pe klo Tuloleimaus Ylityö - Ylityöleimaus vuorotyö Aamuvuoro Ma-pe Tuloleimaus Iltavuoro Ma-pe Tuloleimaus vuoro poikkeustyöaika - Poikkeusleimaus 3-vuorotyö Aamuvuoro Ma-pe Tuloleimaus Iltavuoro Ma-pe Tuloleimaus Yövuoro Su 22-24, ma-pe Tuloleimaus vuoro poikkeustyöaika - Poikkeusleimaus Kun henkilö leimaa itsensä töihin, niin henkilönumeron perusteella tiedetään, mihin henkilöryhmään työntekijä kuuluu. Tämän jälkeen taulukon Tulo-sarakkeen perusteella päätellään automaattisesti, mikä työvuoro työntekijällä on alkamassa, kun tiedetään leimaustyyppi ja kellonaika. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 21

22 Tässä edellinen taulukko vielä selväkielisenä. TOIMISTOTYÖNTEKIJÄT Toimistotyöntekijöillä on käytössä joustava työaika liukumineen. He voivat leimata itsensä töihin milloin tahansa, mutta työaikaa lasketaan vain klo 6-18 välillä. Ylityöt ja muu poikkeuksellinen työaika leimataan joko ylityö- tai poikkeussyykoodilla. VUOROTYÖNTEKIJÄT Vuorotyötä tekevät työntekijät voivat leimata sisään aikaisintaan tunti ennen vuoron alkua ja viimeistään tunti ennen vuoron loppua. Esimerkiksi tuloleimaukset kello välillä tulkitaan aamuvuoroon tuloksi. Ylityöt ja muu poikkeuksellinen työaika leimataan joko ylityö- tai poikkeussyykoodilla. Näiden vaiheiden jälkeen tiedetään (yleensä) kuka on leimannut ja mihin työvuoroon. Tämän jälkeen voimme alkaa kasata yhteen muita leimauksia ja laskea niiden perusteella työaikaa palkkalajeittain. 3. Työaikalajin valinta ja työajanlaskenta työaikalajeittain Nyt on saatu selville, mihin työvuoroon työntekijä on tullut. Seuraavaksi määritellään, kuinka järjestelmä lajittelee työtunnit erilaisiin palkkalajeihin. Sitä varten järjestelmään pitää määritellä, kuinka työtunnit jaotellaan erilaisiin työaikalajeihin. Jaottelu perustuu työaikaleimauksista kirjaussääntöjen mukaan tallennettuihin tietoihin. Yleisimpiä työaikalajeja ovat: normaali työ 50% ylityö 100% ylityö viikonlopputyöt Laitoimme alle esimerkkiyrityksen laskentalogiikan eri työntekijäryhmille. Tämän yksinkertaisemmaksi logiikkaa ei juurikaan saa, jos yrityksessä tehdään sekä liukuvaa työaikaa että vuorotyötä. Katsotaan ensiksi, minkälaisia laskentasääntöjä saadaan aikaiseksi toimistotyöntekijöille, joilla on liukuva työaika. Tässä ensin periaatteet kirjoitettuna. TOIMISTOTYÖNTEKIJÄT Joustavaa työaikaa tekevät työntekijät voivat leimata töihin milloin tahansa arkipäivisin kello 6-18 välillä. Yksittäisen työpäivän pituutta tällä välillä ei ole rajattu. Mutta jos henkilö leimaa töihin ennen klo 6, työaikaa lasketaan vasta kello 6.00 alkaen. Vastaavasti, jos lähtöleimaus tapahtuu kello 18 jälkeen, niin työaika lasketaan loppuneeksi kello Koska joustavaa työaikaa tekevillä työntekijöillä ei normaalisti ole ylitöitä, niin järjestelmälle Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 22

23 täytyy kertoa erikseen, kun tarkoitus on tehdä ylitöitä. Tällöin työntekijä leimaa jo aamulla ylitöihin tulon käyttäen erillistä ylityösyykoodia. Tällöin ensimmäiset 8 tuntia leimauksesta ovat normaalia työaikaa, seuraavat kaksi tuntia 50% ylityötä ja siitä eteenpäin 100% ylityötä. On mahdollista, että ylityöleimauksesta huolimatta työntekijä ei tee edes normaalia työpäivää. Siksi määrittelyissä lukee, että työpäivä voi päättyä lähtöleimaukseen milloin tahansa. Esimerkkiyrityksessä lounastauko ei kuulu työaikaan. Siksi heillä on käytössä automaattinen 30 minuutin lounasvähennys. Toimistotyöntekijän esimerkkipäivä voisi olla seuraava: hän leimaa töihin kello 7.50 ja tekee lähtöleimauksen kello Tällöin kyseisen päivän työajaksi lasketaan vähennettynä 30 minuutin lounastauolla. Yhteensä tämä tekee Jos työajaksi on määritelty 7.30 tuntia, niin tämä päivä lisää työntekijän saldokertymää 45 minuutilla. Nämä periaatteet kääntyvät koneen ymmärtämiksi laskentasäännöiksi tällä tavalla. Työvuoro Työaikalaji Työaika alkaa Työaika päättyy Joustava työaika (ma-pe 6-18) Normaali työ Tuloleimaus, mutta aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus, mutta viimeistään klo Vähennykset 0,5h lounasvähennys, jos työaika yli 5h Ylityö Normaali työ Ylityöleimaus, mutta aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus tai viim. 8h työajan jälkeen Vuorokautinen ylityö 50% 8h työajan jälkeen Lähtöleimaus tai viim. 10h työajan jälkeen Vuorokautinen ylityö 100% 10h työajan jälkeen Lähtöleimaus Vähennykset 0,5h lounasvähennys, jos työaika yli 5h Näin laskenta hoituu yksinkertaisimmillaan liukuvalla työajalla ilman työajan leikkureita ja yhdellä vähennyksellä. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 23

24 Katsotaan seuraavaksi, miltä yksinkertainen vuorotyön työajanlaskenta voisi näyttää. Käytetään esimerkkinä esimerkkiyrityksemme 2-vuorotyötä. 2-VUOROTYÖ Vuorotyöntekijät saapuvat töihin ennen työvuoron alkua. Myös lähtöleimaus tehdään vasta työvuoron päätyttyä. Siksi työaikaa aletaan laskea vasta työvuoron alusta alkaen ja työaika loppuu työvuoron päättymiseen. Jos työntekijä ei ole leimannut töihin ennen työvuoron alkua, niin se tulkitaan myöhästymiseksi ja se vähentää työaikaa. Vastaavasti leimaus ennen työvuoron päättymistä vähentää työaikaa. Jos henkilö leimaa aamuvuorossa ollessaan töihin tulon klo 5.55 ja lähdön kello 14.07, niin työajaksi lasketaan , eli täydet 8 tuntia. Jos tuloleimaus tapahtuu 5:40 ja lähtö 13.50, niin työaikaa kertyy 7.50, eli kymmenen minuuttia vähemmän kuin normaali työaika. Tästä puolestaan saadaan jo mukavan kokoinen rimpsu ehtoja työajan laskennalle. Ne näyttävät tältä. Taulukossa on myös mukana myös pari lisää esimerkin vuoksi. Työvuoro Työaikalaji Työaika alkaa Työaika päättyy Aamuvuoro Normaali työ Tuloleimaus, mutta aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus, mutta viimeistään klo Pekkaskorvaus Tuloleimaus, mutta aikaisintaan klo 6.00 Lähtöleimaus, mutta viimeistään klo Iltavuoro Perustunnit Tuloleimaus, mutta aikaisintaan klo Lähtöleimaus, mutta viimeistään klo Pekkaskorvaus Tuloleimaus, mutta aikaisintaan klo Lähtöleimaus, mutta viimeistään klo Iltalisä Tuloleimaus, mutta aikaisintaan klo Lähtöleimaus, mutta viimeistään klo Vähennykset 0,5h lounasvähennys, jos työaika yli 5h Iltavuoro Normaali työ Poikkeussyykoodin leimaus Lähtöleimaus tai viim. 8h työajan jälkeen Vuorokautinen ylityö 50% 8h työajan jälkeen Lähtöleimaus tai viim. 10h työajan jälkeen Vuorokautinen ylityö 100% 10h työajan jälkeen Lähtöleimaus Pekkaskorvaus Tuloleimaus Lähtöleimaus tai viim. 8h työajan jälkeen Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 24

25 Näistä kahdesta yksinkertaisesta esimerkista saat varmaankin jo idean, kuinka työaikalaskennan määrittelyjä tehdään. Näissä ei vielä ollut mukana mitään monimutkaista, kuten vuorokauden vaihteen ylittäviä vuoroja, epäsäännöllisiä työviikkoja tai poissaolopäivien käsittelyä. Erilaisia työvuoroja kertyy huomaamatta yllättävän paljon, parhaimmillaan niitä voi olla kymmeniä. Joissakin yrityksissä työvuoroja on jopa enemmän kuin työntekijöitä. Pääasia kuitenkin on, että niistä löytyy ennustettava logiikka. Jos toimintaa ei pysty kirjoittamaan yksiselitteiseksi ohjeeksi, ei sitä pysty myöskään automatisoimaan. Onneksi asiantuntijat pystyvät löytämään punaisen langan mitä ihmeellisimmistäkin ehdoista ja automatisointi pystytään useimmiten toteuttamaan. 7. Tärkeimpien henkilöiden koulutus Vielä on jäljellä yksi askel, ennen kuin järjestelmä otetaan käyttöön koulutus. Koulutus alkaa pääkäyttäjästä. Hänelle näytetään, kuinka säännöllisesti toistuvat järjestelmän, henkilöiden ja raporttien hallintaan liittyvät tehtävät hoidetaan. Näitä ovat esimerkiksi henkilöiden lisääminen, poistaminen ja siirtäminen työntekijäryhmien välillä. Muita tyypillisiä tehtäviä ovat kirjausten korjaaminen ja hyväksyminen sekä raporttien tulostaminen. Lähes kaikki työaikamäärittelyjen muutokset kuuluvat yleensä toimittajan vastuulle. Laskennan tarkkuus on järjestelmän oikean toiminnan kannalta olennaista. Pienetkin muutokset saattavat aiheuttaa yllättäviä muutoksia ja vaativat syvällistä ymmärtämystä laskennan logiikasta. Siksi koulutus ei sisällä työaikalaskennan määrittelyjen tekoa. Lopuksi pääkäyttäjä koulutetaan vielä leimausten tekoon, jotta hän voi puolestaan kouluttaa työntekijät. Tämä on tärkeä vaihe, sillä jos leimaukset eivät ole oikein tai niitä puuttuu, laskennan tuottamat tulokset ovat pielessä. Hyvällä koulutuksella pääsette turhasta käsityöstä eroon. Hyvällä koulutuksella pääsette turhasta käsityöstä eroon. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 25

26 8. Työajanseurantajärjestelmän käyttö Onneksi olkoon! Työajanseurantajärjestelmänne on nyt valmiina käyttöön. Suurin osa käytöstä on säännöllisesti toistuvaa. Työntekijänne leimaavat sisään ja ulos. Palkanlaskija tulostaa kuukausittain raportin ja hoitaa sen perusteella palkanlaskennan. Pääkäyttäjä lisää ja poistaa henkilöitä ja projekteja sekä muuttaa vuosittaiset arkipyhät järjestelmään. Esimiehet tarkistavat ja hyväksyvät työtunnit. Harvinaisemmissa tapahtumissa järjestelmän toimittaja tulee apuun. Esimerkiksi kun työehtosopimusten muutokset vaikuttavat työaikaan, pitää laskentasääntöjä muuttaa. Tällöin voit ottaa yhteyttä toimitta- jaan ja he hoitavat loput, toimittajasta riippuen joko nopeasti tai hieman hitaammin. Kävimme aikaisemmissa kappaleissa läpi yksityiskohtaisesti, kuinka työajan seurannan ja työaikalajien laskennan automatisointi määritellään järjestelmään. Nyt saatte nauttia sen työn hedelmistä. Kun tiedot tallentuvat järjestelmään ja asetukset ovat tehty oikein, saat tulostettua vaikka minkälaisia raportteja. Voit valita haluamasi ajanjakson tai tietyn henkilöryhmän. Voit vaikka seurata yksittäisen henkilön työaikaa. Voit tulostaa yhteenvetoraportteja tai eritellä tapahtumat henkilöittäin ja päivittäin. Joissakin järjestelmissä näet jopa erillisessä näkymässä reaaliaikaisesti henkilöiden paikallaolotilanteen. Jos keksit jonkun raportin, jota et vielä näe, kannattaa ottaa yhteyttä järjestelmän toimittajaan. Jos hankkimasi järjestelmä on laadukas, räätälöinti on yleensä mahdollista. Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 26

27 9. Yhteenveto Työajanseurantajärjestelmän hankinta vaatii aina sen verran työtä, että se tehdään vuosien ajaksi. Hankinta on yhteistyötä sinun ja valitsemasi toimittajan kanssa. Yhteistyö alkaa jo tarjousvaiheessa ja jatkuu käyttöönoton kautta koko käyttöajan. Kiinnitä huomiota fiilikseen, hankintapäätöksen täytyy myös tuntua oikealta. Oikein valittu järjestelmä on huomaamaton ja helpottaa sekä työntekijöiden että työnantajan työtä. Parhaimmillaan järjestelmän käyttö on suorastaan nautittavaa. Toivottavasti myös teillä! Oikein valittu järjestelmä on huomaamaton ja helpottaa sekä työntekijöiden että työnantajan työtä Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas Deltabit 27

28 Voimmeko auttaa? Deltabit on todellinen työajanseurannan moniosaaja. Toimitamme omin käsin valmistettuja kellokorttilaitteita ja työajanseurantaohjelmistoja juuri sinulle sovitettuna. Kutsu meidät esittelykäynnille, niin näet mihin pystymme. Ja saa meiltä kysyä lisää ilman tapaamistakin! Varaa esittely tai kysy lisää Tai soita Lue lisää Deltabitin työajanseurannasta