Suomi.fi-palvelutietovaranto

Transkriptio

1 Suomi.fi-palvelutietovaranto Kaikki oleellinen julkishallinnon palveluista yhdessä paikassa Ohje: Palvelujen kuvaamisen aloittaminen (ilman pohjakuvausta) Huhtikuu 2018

2 Käyttöönottoprosessin vaiheet Tämä ohje keskittyy palvelujen tunnistamiseen ja palvelutietojen tuottamiseen. 1. Mikä on PTV? 2. Organisoituminen 3. Palveluiden tunnistaminen ja määrittely Perehdy PTV:n mahdollisuuksiin, tietomalliin, hyötyihin ja tehtäviin Määrittele PTV-vastuutaho Aseta tavoitteet, resursoi ja aikatauluta projekti Liity PTV-käyttäjäksi ja hyväksy käyttöehdot Selvitä nykytila Tunnista palvelut Varmista tietomallin pakolliset tiedot 4. PTV-tietojen tuottaminen 5. Ylläpito Priorisoi palvelut Tuota palvelutiedot PTV:hen Huolehdi tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta Ylläpitäjä saa automaattiset muistutukset tietojen päivittämisestä 2

3 Erota palvelu sen asiointikanavista Palvelun kuvaus kertoo mihin asiakkaan tarpeeseen palvelu vastaa kenelle palvelu on suunnattu miten asiakas voi palvelun saada. Asiointikanavan kuvaus kertoo miten asiakas voi asioida kyseisessä asiointikanavassa ratkaistakseen tilanteensa ja täyttääkseen jonkin velvollisuutensa mitä erityispiirteitä asiointikanavaan liittyy. 3

4 Mitä Palvelutietovarannon sisällöillä tarkoitetaan PALVELU Palvelun kuvaus Ehdot ja kriteerit Toimintaohjeet Esim. Perhekummitoiminta ASIOINTIKANAVA Verkkoasiointi ASIOINTIKANAVA Verkkosivu ASIOINTIKANAVA Tulostettava lomake ASIOINTIKANAVA Puhelinasiointi ASIOINTIKANAVA Palvelupaikka Esim. sähköinen lomake, jolla voi ilmoittautua ORGANISAATIO Vastaa palvelusta ja/tai tuottaa palvelua Vastaa asiointikanavista (esim. kunta, virasto, järjestö, yritys) ORGANISAATIO Tuottaa palvelua ja/tai vastaa asiointikanavista (esim. kuntayhtymä, yksityinen palveluntuottaja, yhdistys, toinen kunta/virasto) Esim. Mannerheimin Lastensuojeluliiton Hämeen piiri ry Tietojen ylläpito ja hallinta PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä /virasto PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä 4

5 Miten Palvelutietovarannon sisällöt liittyvät toisiinsa Jokainen palvelu ja jokainen asiointikanava kuvataan vain kerran. Palveluihin liitetään tarvittavat asiointikanavat. Jokaisen asiointikanavan on liityttävä ainakin yhteen palveluun. Jokaiseen palveluun täytyy liittyä ainakin yksi asiointikanava. Voit hyödyntää muiden organisaatioiden kuvaamia yhteiskäyttöisiä asiointikanavia ja liittää niitä omaan palveluusi. Organisaatiotieto luodaan PTV:hen liittymisen yhteydessä. Voit täydentää sitä. 5

6 Mikä on palvelu Palvelutietovarantoon ei kuvata organisaation tehtäviä tai prosesseja, vaan palvelut, joilla on asiakkaita. Tunnista palvelut asiakkaan näkökulmasta: Mihin asioihin liittyen ihmiset voivat kanssamme asioida? Mikä tarve asiakkaalla voi olla, jotta hän ottaa meihin yhteyttä? Mitä asiakas voi meiltä saada? Voit ajatella palvelua myös tuotteena. Älä niputa kaikkea organisaation toimintaa tai tuotteita yhdeksi palveluksi. Palvelut voivat olla keskenään hyvinkin erilaisia: Tapahtumatarjonta Digituki senioreille Päihdeneuvonta Järjestön ystävätoiminta: 1) ystävätoiminta henkilölle joka haluaa ystävän --> Haluatko ystävän 2) ystävätoiminta sille, joka haluaa tarjoutua ystäväksi Ryhdy ystäväksi / Mukaan ystävätoimintaan. 6

7 Mitä palvelukuvauksessa kerrotaan? Kerro palvelun kuvauksessa, mikä palvelu on ja kenelle se on tarkoitettu. Mieti, mitä tietoja asiakas tarvitsee saadakseen kokonaiskuvan palvelusta? Mieti, osaako asiakas toimia palvelukuvauksen perusteella tai osaisitko itse? Kunkin kuvauksen on oltava itsenäinen kokonaisuus. Palvelukuvauksesta ei saa viitata toiseen, vaikka ne koskisivat samaa aihepiiriä. Käytä sujuvaa yleiskieltä. Kuvaa kaikki asiointiin liittyvät yhteystiedot asiointikanavien kuvauksissa. Selvitä: Onko palveluista jo tarjolla esim. verkkosivutekstejä ja onko tekstit tehty asiakkaan näkökulmasta? Voiko niitä hyödyntää suoraan PTV:ssä? Ovatko kaikki PTV:ssä tarvittavat tiedot saatavilla? Mistä puuttuvat tiedot voi koota? 7

8 Mikä on palvelun kuvaamisen oikea taso? Mieti palvelua asiakkaan näkökulmasta älä palvelua järjestävän organisaation tai sen toimintaprosessien näkökulmasta. Palvelun kuvauksen perusteella asiakkaan (kansalaisen, yrityksen/yrittäjän/yhteisön tai toisen viranomaisen) pitää pystyä toimimaan itsenäisesti ja löytää ne asiointikanavat, joissa palvelu on saatavilla. Yksittäisen palvelun pitää olla niin suppea, että voit kuvata sen riittävän yksityiskohtaisesti Palvelutietovarannossa varattuun tilaan. Esimerkkinä palvelusta voisi olla Verokortti. Se on palvelu, jonka asiakas saa. Verotus kokonaisuutena on liian laaja yhdeksi palveluksi. Verotukseen kokonaisuutena sisältyy useita erillisiä palveluja, joita kansalainen tai yritys tarvitsee ja käyttää eri tilanteissa. 8

9 Palveluiden luokittelu ja asiasanoittaminen eli metatietojen antaminen Käyttäjien on löydettävä tarvitsemansa palvelut tehokkaasti ja nopeasti. Tämä onnistuu vain systemaattisten, koneluettavien metatietojen avulla. Palveluille tulee antaa metatiedot: Palvelujen ryhmittelyyn käytetään luokituksia o o o kohderyhmät palveluluokat tilanneluokat Palvelujen kuvailuun käytetään vakioituja asiasanoja Mikäli yrityksille tarkoitetut luvat liittyvät vain tiettyihin toimialoihin, tulee valittavaksi toimialaluokitus. Metatiedottaminen vaatii tarkkuutta. Älä anna liikaa metatietoja ikään kuin varmuuden vuoksi. Katso PTV-metatietokoulutuksen materiaali ja videotallenne PTV:n hyödyntämät luokat ja asiasanat tulevat PTVkäyttöliittymään Fintosta. Finto on suomalainen sanasto- ja ontologiapalvelu. Palveluluokat: (hierarkia-välilehti) Asiasanat: 9

10 Kontrolloi oman organisaatiosi palvelukuvausten laatua Pääkäyttäjänä tarkista oman organisaatiosi palveluista ainakin nämä asiat: Palvelun nimi on informatiivinen ja kuvaa oikeasti sitä, mitä organisaatiosi tarjoaa asiakkaalle. Kaikkiin organisaatiosi palveluihin on liitetty vähintään yksi asiointikanava. Jos palvelun Toimintaohje-kentässä mainitaan jokin asiointikanava, se on kuvattu ja liitetty palveluun. Kaikki asiointikanavat on liitetty johonkin palveluun. Asiointikanavien yksityiskohtaisia tietoja (puhelinnumeroita, verkko-osoitteita tai käyntiosoitteita) ei ole kirjoitettu palvelun toimintaohjeisiin vaan pelkästään asiointikanavien omiin tietoihin. Näin tietoja ei joudu ylläpitämään kahdessa paikassa Palvelutietovarannossa. Palveluista ja asiointikanavista on kirjoitettu tiivistelmä, joka ei ole kopio palvelun tai asiointikanavan nimestä. Palvelun tai asiointikanavan tiivistelmässä ei mainita mitään yksityiskohtaa, jota ei lue palvelun tai asiointikanavan varsinaisessa kuvaustekstissä. Tiivistelmä on nimensä mukaisesti lyhennelmä palvelukuvauksen sisällöstä. Jos palvelu ei ole käytettävissä koko maassa, sille on valittu aluetieto.

11 Erityistilanteita Jos palvelusta vastaa tai sitä tuottaa useampi organisaatio, tutustu Monituottajatilanteiden ohjeeseen Jos organisaatiosi on järjestö, tutustu Järjestöjen palvelujen ja asiointikanavien kuvaamisohjeeseen

12 Hyviä esimerkkejä Voit tarkastella hyvin tehtyjä palvelu- ja asiointikanavakuvauksia Suomi.fi-verkkopalvelussa Naantalin kaupungin palvelukuvaukset Oulun kaupungin palvelukuvaukset

13 Kiitos! Yhteydenotot: 13