Digitaalisten kuittien vallankumous Huomattavia säästöjä ja parempaa työtyytyväisyyttä. Tommi Lassila Head of Corporate Segment, Nordics Eurocard

Transkriptio

1 1

2 Digitaalisten kuittien vallankumous Huomattavia säästöjä ja parempaa työtyytyväisyyttä Tommi Lassila Head of Corporate Segment, Nordics Eurocard

3 Eurocard 600 maksuratkaisuihin erikoistunutta asiantuntijaa. Pohjoismaiden johtava yritysten maksuratkaisujen tarjoaja. Yksi Euroopan suurimmista Mastercard -yrityskorttien myöntäjistä. 100% SEB:n omistama. Visiona tarjota maailmanluokan palvelua 3

4 Ennen ja jossain yrityksissä vielä nykyäänkin Lennot Matkatoimistot Autovuokraamot Hotellit Ravintolat Taksi Puhelin Sähkö Matkatoimiston lasku Voucher Suora lasku Pankkikortti Käteinen Huoltoaseman maksukortti Matkalasku Lasku Luottokorttilasku Matkakulut Ennakkomaksut Tilitys Laskun maksu Laskun maksu Pankkikorttimaksu Laskun maksu Matkakulut 4

5 Matkakulujen hallinta pahimmillaan merkittävä määrä välillisiä kustannuksia EUR EUR/h koko matkabudjetti matkakuluraportit/vuosi sisäiset kustannukset Tehtävä Kuka Aika (min) Osuus Matkalaskun tekeminen Työntekijä % Hyväksyminen Johto 9 11 % Kirjaaminen talousjärjestelmään Taloushallinto % Matkalaskun tarkastaminen Taloushallinto % Korjaaminen, muistutus, allokointi Taloushallinto % Korvauksen selvitys Taloushallinto 6 8 % Tilitys Välillinen Taloushallinto kustannus 6 8 % Käytetty aika (minuutteina) vuodessa % EUR 5

6 60 % säästöt matkakuluprosessissa Välillinen kokonaiskustannus tänään EUR Säästöt sähköisestä matkahallinnan järjestelmästä Lisäsäästöt tiedostointegraatiosta Kokonaissäästö: Matkahallintajärjestelmän ja ostotapahtuminen integrointi 40% 20% 60% Kokonaissäästöt Säästö/matkalasku 6

7 Tehokas maksamisratkaisu Lennot Matkatoimistot Autovuokraamot Hotellit Ravintolat Yrityskortti Matkatili Hankintatili Päivittäinen kortti- ja matkatilitapahtumien siirto Sähköinen lasku Yritys hallinnoi kokonaisuutta reaaliaikaisella e-admin verkkopalvelulla Korttihakemukset Käyttörajat Kortinhaltijatiedot Raportit Matkalaskujärjestelmä Toiminnanohjausjärjestelmä Taksi Puhelin Pienhankinnat 7

8 Onko tehokas prosessi optimaalisesti hyödynnetty?

9 9

10 KTH vertaili kulujen hallinnan tehokkuutta pohjoismaisissa yrityksissä Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun (KTH) tutkijat ovat Eurocardin toimeksiannosta tutkineet, millaisia menettelytapoja yrityksillä on työntekijöiden matkakulujen ja muiden työhön liittyvien kustannusten käsittelyssä, ja miten tehokkaita ne ovat. Tulokset osoittavat, että erot tehokkaimpien ja tehottomimpien yritysten välillä ovat merkittäviä. Tutkimuksen toteutti KTH:n professori Niklas Arvidsson, yhdessä tohtoritutkija Richard Backtemanin kanssa. 10

11 Tehokkaalla prosessilla säästöjä ja työtyytyväisyyttä 55 min /matkakulu Aikaisemmat tutkimukset ovat antaneet viitteitä siitä, että matkakulujen keskimääräiseen käsittelyyn menee yli 70 min. aikaa. 24 min /matkakulu 8 min /matkakulu Täysin manuaalinen prosessi työtuntia Heikoimmat 10% työtuntia Keskiarvo 333 työtuntia Parhaat 10% Yrityksessä väh. 500 työntekijää 11

12 Paperikuitit 12

13 Digitaaliset kuitit täydentävät optimaalista tehokasta prosessia Digitaaliset kuitit Mobiilisovellus Yrityskortti Matkalaskujärjestelmä 13

14 Eurocardin älykuitit Ainutlaatuinen ja yksinkertainen ratkaisu Osto > maksutapahtuman varmennus välittömästi Eurocard-sovelluksen tapahtumalistaan. Valitse tapahtuma sovelluksessa > kuva paperikuitista / PDF-kuitti sähköpostista (Kuitti liitetään automaattisesti kyseiseen maksutapahtumaan.) Maksutapahtumaan liittyvä kuitti > automaattisesti yrityksen matkalaskujärjestelmään. 14

15 Eurocard digitaalisten kuittien hub Jokainen kuitti saa yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla se on helppo yhdistää vastaavaan maksutapahtumaan. Tulostetut kuitit Kuvattu kuitti liitetään hyväksyttyyn maksutapahtumaan Sovellus PDF-kuitit sähköpostissa Smart receipts PDF-kuitti liitetään hyväksyttyyn maksutapahtumaan Täysin automaattinen yhdistäminen hyväksyttyyn maksutapahtumaan ei vaadi toimenpiteitä Eurocard kuittien hub Tapahtumatiedosto, Kuittitiedosto Oma Eurocard Matkalaskujärjestelmä (EMS) 15

16 Koska päästään eroon paperikuiteista?

17 17

18 Kysymyksiä? 18

19 Kiitos M linkedin.com/in/tommilassila 19