MATKA- JA KULUHALLINTA -OHJELMA TEM (Travel and Expense Management) Päivitetty

Transkriptio

1 MATKA- JA KULUHALLINTA -OHJELMA TEM (Travel and Expense Management) Päivitetty otettu käyttöön Lahden kaupungin kaikissa yksiköissä käytettävissä internetissä, käynnistyslinkki löytyy Lahden kaupungin Internet-sivuilta: -> Sähköinen asiointi - > Palvelutarjotin A-Ö -> Matka- ja kuluhallinta TEM käyttäjänimi annetaan toimistosta salasana on lahti, jonka ohjelma pyytää vaihtamaan ensimmäisen kirjautumiskerran yhteydessä. Mikäli salasana häviää/unohtuu, ota yhteys henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskus Calpro Oy:n sähköpostilla matkalaskut@calpro.fi (tai puhelin ) ohjelmassa on MitenVideo -opastevideo, joka neuvoo matka/kululaskun tekemisessä. Opastevideon seuraamiseksi tietokoneessa on hyvä olla kaiuttimet tai kuulokkeet. 1

2 1. MATKOJEN LASKUTTAMINEN KULULASKU-TOIMINNON KAUTTA Kululaskun kautta laskutetaan matka, josta ei makseta päivärahoja esim. 1 A Matka tehdään omalla autolla, päivärahoja ei tule korvattavaksi Ohjelmaan kirjautumisen jälkeen tulet näkymään: Paina luo uusi painiketta, tulet näkymään Uusi 1/4: Valitse dokumenttityypiksi kululasku ja paina seuraava-painiketta, 2

3 tulet näkymään Uusi kululasku 2/4: Aihe: esim. Oman auton käyttö opetusmatkoilla Selitys: opetusala esim. kuvataidekursseilla opettaminen. Paina seuraava-painiketta, tulet näkymään Uusi kululasku 3/4: AJOT-välilehdeltä paina uusi ajo -painiketta, 3

4 tulet AJOT-näkymään: Päivä: hae päivämäärä kalenterista tai syötä muodossa Reitti: laita ruksi kohtaan muu reitti ja kirjoita edestakainen matkareitti esim. Salpakangas-Lahti - Salpakangas (jatkossa tehdessäsi seuraavaa laskua, ohjelma muistaa käyttämäsi reitit ja voit valita sen/ne reitti-kohdan valintanuolesta) Pituus: kilometrit täysinä kilometreinä (omavastuuvähennys tehdään opistolla) Alku- ja loppulukemat voit jättää tyhjiksi (ohjelman antamasta ilmoituksesta: ajoriviltä puuttuu mittarilukema, ei tarvitse välittää), tai jos täytät ne ohjelma laskee automaattisesti kilometrimäärän Selitys: opintoryhmän koodi ja nimi Lisäselitys: täytä tarvittaessa Lisäkorvaukset: ruksaa tarvittaessa (sekä merkitse km-määrä, mikäli eri kuin matkan pituus), huom. omavastuuvähennys tehdään opiston puolesta Paina Päivitä-painiketta Tee jokaisesta matkasta oma ajokerta uusi ajo - tai kopioi ajo -painikkeella, muista päivittää jokaisen ajon jälkeen. Kun kaikki ajot on tallennettu, painatakaisin-painiketta, 4

5 tulet Uusi kululasku 3/4 näkymään: Tarkista tiedot ja korjaa tarvittaessa perustietoja muokkaa-painikkeella, ajoriviä klikkaamalla pääset muuttamaan ajorivin tietoja. Paina seuraava-painiketta, jolloin tulet näkymään Uusi kululasku 4/4: Tarkastajana tulee olla oma opistosihteeri ja hyväksyjänä Kristiina Mailas. Jos ne ovat oikein, voit painaa valmis-lähetä -painiketta. Mikäli ne täytyy muuttaa paina muokkaa-painiketta 5

6 jolloin tulet näkymään dokumentin tarkastajat: Etsi ja lisää tarkastajaksi oma opistosihteerisi, poista-painikkeella voit poistaa väärän henkilön, vahvista-painikkeella pääset takaisin näkymään, jossa laskun voi lähettää hyväksyttäväksi. Toimi oikean hyväksyjän valinnassa edellä mainitulla tavalla Lopuksi paina valmis-lähetä -painiketta. Voit jättää myös laskun tekemisen kesken/tallentaa ajot vähitellen, tuolloin poistu ohjelmasta tallenna ja kirjaudu ulos painikkeella. Voit jatkaa myöhemmin laskun tekemistä Tervetuloa-sivun keskeneräisettoiminnon kautta. 6

7 esim. 1 B Matka tehdään julkisella kulkuneuvolla, päivärahoja ei tule korvattavaksi Ohjelmaan kirjautumisen jälkeen tulet näkymään: Paina luo uusi painiketta, tulet näkymään Uusi 1/4: Valitse dokumenttityypiksi kululasku ja paina seuraava-painiketta, 7

8 tulet näkymään Uusi kululasku 2/4: Aihe: esim. Opetusmatkat Selitys: opetusala esim. kuvataidekursseilla opettaminen. Paina seuraava-painiketta, tulet näkymään Uusi kululasku 3/4: Valitse sivun alareunasta Kulut-välilehti, paina Uusi kulu-painiketta 8

9 tulet näkymään KULU: Kulutyyppi: Paina ensin kaikki-painiketta, jonka jälkeen nuolta klikkaamalla saat näkyviin listan kulutyypeistä. - valitse juna-, bussi- ja laivaliput 0 % , jos sinulla ei ole matkasta kuittia tai - juna-, bussi- ja laivaliput kotimaa 10 % , jos sinulla on matkasta kuitti Päivä: hae päivämäärä kalenterista tai syötä muodossa Summa: merkitse edestakaisen matkan hinta (omavastuuvähennys tehdään opiston puolesta) Maksuväline: käteinen (aina) Selitys: merkitse edestakainen matkakareitti esim. Orimattila Lahti, Kannaksen koulu Orimattila sekä opintoryhmän koodi ja nimi esim Maisemamaalaus Paina päivitä -painiketta Tee jokaisesta edestakaisesta matkasta oma kulu uusi kulu tai kopioi kulu painikkeella, muista päivittää jokaisen kulun jälkeen. Kun kaikki matkakulut on tallennettu, paina Takaisin-painiketta, jolloin tulet 9

10 Uusi kululasku 3/4 näkymään: Tarkista tiedot ja korjaa tarvittaessa perustietoja muokkaa-painikkeella, kuluriviä klikkaamalla pääset muuttamaan kulurivin tietoja. Paina seuraava-painiketta, jolloin tulet näkymään Uusi kululasku 4/4: Tarkastajana tulee olla oma opistosihteeri ja hyväksyjänä Kristiina Mailas. Jos ne ovat oikein voit painaa valmis-lähetä -painiketta. Mikäli ne täytyy muuttaa paina muokkaa-painiketta 10

11 tulet näkymään dokumentin tarkastajat: Etsi ja lisää tarkastajaksi oma opistosihteerisi, poista-painikkeella voit poistaa väärän henkilön, vahvista-painikkeella pääset takaisin näkymään, jossa laskun voi lähettää hyväksyttäväksi. Toimi oikean hyväksyjän valinnassa edellä mainitulla tavalla Lopuksi paina valmis-lähetä -painiketta. Voit jättää myös laskun tekemisen kesken/tallentaa matkakulut vähitellen, tuolloin poistu ohjelmasta tallenna ja kirjaudu ulos painikkeella. Voit jatkaa myöhemmin matkalaskun tekemistä Tervetuloa-sivun keskeneräiset-toiminnon kautta. Jos sinulla on matkakuitit, toimita ne toimistoon, jossa ne skannataan laskun liitteeksi. Matkakulut maksetaan sen jälkeen, kun alkuperäiset kuitit on toimitettu opistolle. Voit myös itse skannata kuitit matkalaskun liitteeksi, toimita tuolloinkin alkuperäiset kuitit opistolle. 11

12 2. MATKOJEN LASKUTTAMINEN MATKALASKU-TOIMINNON KAUTTA Matkalaskun kautta laskutetaan matkat, joista maksetaan päiväraha Ohjelmaan kirjautumisen jälkeen tulet näkymään: Paina luo uusi painiketta, tulet näkymään 1/4: Valitse dokumenttityypiksi matkalasku ja paina seuraava-painiketta, 12

13 tulet näkymään Uusi matkalasku 2/4 Maa: Suomi Matkakohde: klikkaa ensin kaikki matkakohteet tekstiä, jonka jälkeen saat nuolen takaa näkyviin listan Suomen paikkakunnista, valitse kunta, jossa pidät opetuksen Matkan tarkoitus: Valitse listasta opetus Alku- ja loppupvm: hae kalenterista tai kirjoita muodossa Alku- ja loppuaika: hae kellon takaa tai kirjoita Aihe: Opintoryhmän nimi ja koodi Selitys: täytä tarvittaessa Täytettyäsi tiedot paina seuraava-painiketta 13

14 tulet näkymään Uusi matkalasku 3/4: Sivun alareunassa matkapäivät-välilehdellä näet tallentamasi matkapäivän. Luo uusi matkapäivä-painikkeella voit luoda kaikista opetuspäivistä matkapäivän. Kun matkapäivät on luotu, tee matkapäiviin kohdistuvat matkakulut joko ajot-välilehden (katso ohje 1 A kohdasta sivun 3 alareunasta alkaen) tai kulut-välilehden (katso ohje 1 B kohdasta sivun 8 alareunasta) kautta. Hyödynnä MitenVideo opastetta! Opasteesta löydät apua matka- ja kululaskun tekemiseen. Esitykset perustuvat liikkuvaan kuvaan ja ääneen. 14