Netvisor Resurssinhallinta

Transkriptio

1 Netvisor Resurssinhallinta Uuden hinnoittelun vaikutukset Netvisorin työaika ja matkat -palveluosioon sekä tietoa EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksista

2 Sisältö Maailma muuttuu ja siinä mukana tulee myös taloushallinnon ohjelmiston mukautua muutoksiin. Siksi olemme vuoden alusta päivittäneet Resurssinhallinta eli työaika ja matkat -osion hinnoittelua asiakkaillemme sopivammaksi sekä aloittaneet asiakkaidemme ohjeistamisen EU:n uuden tietoturva-asetuksen GDPR:n vaikutuksista. Tässä oppaassa käymme tiiviisti läpi, mitä uusi hinnoittelu Resurssinhallinta-osiossa tarkoittaa Netvisorin käyttäjälle sekä kerromme, miten Netvisor toimii apuna EU:n uuteen tietosuoja-asetukseen valmistautumisessa. Työaika ja matkat Netvisorissa Kirjaa tunnit ja matkat helposti mobiilissa Visma Scanner - Kuittiskanneri Työaika, matkat ja palkat laskutusperusteet GDPR - EU:n uusi tietosuoja-asetus Netvisorissa

3 Työaika ja matkat Netvisorissa alkaen Resurssinhallinta eli työaika ja matkat -palveluosioin hinnoittelu muuttui ja jatkossa resurssinhallinnasta joutuu maksamaan vain, jos osioita käytetään. Kuukausihinnoittelu mahdollistaa edelleen rajattoman työajan kirjaamisen ja matkalaskujen tekemisen sekä niihin perustuvan palkanlaskennan työntekijäkohtaisesti. Resurssinhallinta osiosta syntyy veloitus jatkossa vain silloin, kun joku yrityksen Netvisor-käyttäjistä (esim. työntekijä, palkanlaskija jne) kuukauden aikana kirjaa matkalaskuja tai työaikaa jollekin käyttäjistä, joilla Resurssinhallinta -osio on päällä. Kuukausihinnoittelun kannalta kustannustehokkainta on siis se, että jokainen työntekijä kirjaa työaikansa ja matkalaskunsa itse Netvisoriin. Samalla yrityksessä voidaan hyödyntää Netvisorin automaatio-ominaisuudet, kun työntekijän kirjaamat kulut siirtyvät automaattisesti Netvisorista palkanlaskentaan ja matkalaskut maksatukseen, kirjanpitoon ja tarvittaessa myyntilaskutukseen. Kuukausihinnoittelun puitteissa yksittäisen työntekijän on mahdollista kirjata työtunnit ja luoda matkalaskut kätevästi myös mobiilissa sekä käyttää matkalaskujen laatimiseen Visma Scanner -mobiilisovellusta. Näistä kerromme lisää seuraavilla sivuilla.

4 Työaika ja matkat Netvisorissa Resurssinhallinnan eli työaika ja matkat -osion kuukausiperusteinen palvelu astuu voimaan heti, kun palvelu lisätään palkansaajan taakse, mutta veloitus käynnistyy vain, jos työntekijän osalta palvelua käytetään. Näin voidaan vähentää turhaa päälle-pois -klikkailua Resurssinhallinta -osion osalta. Hallinnoi yksittäisen palkansaajan veloitettavia palveluita: Palkat» Henkilöstö» Palkansaajalistaus» Nimi» Palkansaajan tiedot» Veloitettavat palvelut (välilehden lopusta) Kaikki henkilölle valitut palvelut: Yritysvalikko» Käyttäjät ja roolit» Palkansaajat-välilehti Palkansaajalistauksessa löytyy myös massatoiminto, jolla kaikkien työntekijöiden Resurssinhallinta ja Palkalaskenta -palveluosioita voi hallita yhdellä kertaa. Tarkemmat ohjeet Resurssienhallinta ja Palkanlaskenta -osioiden hallintaan löydät uusien laskutusperusteiden yhteydestä Netvisor Tuki -sivustolta.

5 Kirjaa tunnit ja matkat helposti mobiilissa Netvisor-käyttäjä voi tehdä työajankirjaukset ja matkalaskujen luomisen mobiilisti osoitteessa m.netvisor.fi. Mobiilisti kirjatut tunnit ja kulut siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, maksatukseen, kirjanpitoon ja tarvittaessa myyntilaskutukseen. Työntekijä voi tarkastella työtunteja ja liukumia omalla mobiililaitteellaan missä vain. Tuntikirjaus syntyy kätevästi parilla napautuksella valitsemalla halutun päivämäärän ja tekemällä työmerkinnän antamalla päivän työtunnit. Tarvittaessa voidaan määrittää myös kirjauslaji ja kustannuspaikat. Kirjaukset siirtyvät automaattisesti hyväksyntään ja palkanlaskentaan. Tarkat ohjeet» Matkalaskut -mobiilisivulla voi luoda uuden matkalaskun sekä tarkastella aikaisempia matkalaskuja ja nähdä, missä vaiheessa kunkin matkalaskun käsittely on. Uutta matkalaskua tehdessä kuitit voi liittää mukaan matkalaskuun ottamalla niistä kuvan mobiililaitteella. Samalle laskukirjaukselle voi matkan kuluessa päivittää syntyneitä kustannuksia sekä kuitteja. Tallennettaessa matkalasku siirtyy automaattisesti hyväksyntään ja maksatukseen. Tarkat ohjeet»

6 Visma Scanner -kuittiskanneri Visma Scanner on mobiilisovellus, jolla matkalaskut muodostuvat automaattisesti Netvisoriin kuvan välityksellä ja siirtyvät suoraan käsittelyyn. Muita toimenpiteitä ei tarvita. Visma Scannerin automaatio-ominaisuuden käyttö sisältyy Resurssinhallinta -osion kuukausihinnoitteluun. Työntekijä, jolla on Resurssinhallinta -osio käytössä voi käyttää skanneria rajattomasti kyseisellä kuukausimaksulla. Näin käytät Visma Scanneria: 1. Lataa Visma Scanner -sovellus. Kirjaudu sisään Visma Scanner-tunnuksilla. Tunnukset löydät Netvisorista, Laajennokset valikon alta. 2. Ota valokuva, kuvakaappaus tai liitä kuitti kulusta Visma Scanneriin. 3. Kirjoita kuitin mukaan tarvittavat tiedot ja lähetä kuitti tarkasteltavaksi. 4. Netvisor muodostaa kuvan kuitista automaattisesti tositteen tai matkalaskun. Lisätietoa Visma Scannerista löydät Netvisor Tuki -sivulta. Esimerkkivideo on katsottavissa Netvisorin verkkosivuilla.

7 Työaika, matkat ja palkat laskutusperusteet Tällä sivulla on lueteltuna Resurssinhallinta -osion eli matkat ja palkat -ominaisuuden sekä Palkanlaskenta -osioon liittyvät tärkeimmät laskutusperusteet. Lisätietoa laskutusperusteista Tutustu hinnoitteluun tai pyydä tarjous 1. Työntekijällä on työaika ja matkat (Resurssinhallinta) päällä ja hän kirjaa työaikaa ja/tai matkalaskun 2. Työntekijällä on työaika ja matkat (Resurssinhallinta) päällä ja hän laittaa kuitin Visma Scannerin kautta. 3. Palkansaajasta menee Palkanlaskenta-palvelun kuukausiveloitus aina silloin, kun palvelu on valittu päälle palkansaajalle. 4. Rajapinnan yli tuodut kulut ja kirjaukset, myös tuntikirjaukset ovat veloitusperuste, jos Resurssinhallinta -osio on päällä. 5. Työntekijällä on Resurssinhallinta -osio päällä ja esimerkiksi palkanlaskija tekee hänelle työaikakirjauksia Toisin sanoen, kun palkkalaskelmaa muodostettaessa kirjataan tapahtumia kirjauslajeilla, tapahtumat viedään aina automaattisesti työaikakirjauksiksi palkkajakson ensimmäiselle päivälle. Tästä muodostuu laskutusperuste Resurssinhallinta -palvelulle ko. palkansaajalle, jos hänellä on Resurssinhallinta -osio valittuna päälle.

8 GDPR - EU:n uusi tietosuoja-asetus Netvisorissa Toukokuun 25. päivä voimaan astuu EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation). Asetuksen tarkoituksena on parantaa yksilön oikeuksia vaikuttaa omien henkilötietojensa käsittelyyn. Yrityksille tämä tarkoittaa muun muassa, että - kaikkia henkilötietoja on käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti - se, miten henkilötietoja käsitellään, tulee olla läpinäkyvää ja kaikkien tiedossa - henkilötietoja saa kerätä vain tiettyä laillista tarkoitusta varten - henkilötiedot on oltava aina ajan tasalla Netvisorissa uusi tietosuoja-asetus huomioidaan Netvisorin asiakasyritysten sekä asiakasyritysten oman henkilökunnan tietosuojan osalta. Netvisorilla asiakkaamme voivat tarjota työntekijöilleen asetuksen mukaisen tietosuojan. Paperiset tuntilistat ja excel-taulukot eivät ole tietosuojan kannalta paras tapa järjestää päivittäistä toimintaa. Netvisorin työaika ja matkat -osio on täyttää GDPR-asetuksen vaatimukset. Netvisoriin kirjaudutaan aina turvallisesti henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai Netvisor ID:llä, jolloin tiedot näkyvät vain työntekijälle itselleen ja maksujen kannalta oleellisille henkilöille työpaikalla. Lisäksi työntekijä pääsee tarkastelemaan läpinäkyvästi kaikkia aiemmin kirjattuja tietojaan.

9 GDPR - EU:n uusi tietosuoja-asetus Netvisorissa Visma Sign -sähköinen allekirjoitus palvelusta löytyy uusi ominaisuus Visma Sign Forms. Se on verkkolomakepalvelu, jonka voi liittää tietosuojaa vaativiin tiedostoihin täyttämään GDPR-tietosuojavaatimukset. Käyttääksesi Visma Sign Formsia, sinun tulee kirjautua sisään Visma Signiin tunnuksillasi ja valita päänäkymän vasemmasta laidasta "Luo verkkolomake". Tämän jälkeen voit liittää verkkolomakkeen haluamasi tiedoston yhteyteen. Lisätietoa Visma Sign Formista löydät Communitysta. Visma konserni on aloittanut GDPR:n valmistautumisen kaksi vuotta sitten ja tuotteidemme osalta tietoa tietoturvasta ja tietosuojasta löytyy Visma Trust Centeristä. Tulemme muun muassa päivittämään palvelusopimukset jokaisen asiakkaan kanssa alkuvuoden aikana ja teemme ohjelmistoihin tarvittavat tekniset muutokset, joista informoimme artikkelein, podcastien ja webinaarien muodossa Netvisorin kanavissa. Lue IT Managerimme Riku Tarkiaisen ensimmäinen blogiteksti GDPR-tietosuoja-asetuksesta Netvisor-blogista.

10