White Paper RULLAAVA ENNUSTAMINEN VASTAUS TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOSTEN VAIKUTUSTEN ENNAKOINTIIN. Visma Services Oy, taloushallinnon palvelut

Transkriptio

1 White Paper RULLAAVA ENNUSTAMINEN VASTAUS TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOSTEN VAIKUTUSTEN ENNAKOINTIIN, taloushallinnon palvelut

2 2 SISÄLLYSLUETTELO TOIMINTAYMPÄRISTÖ MUUTTUU, PYSYTKÖ MUKANA?... 3 VUOSIBUDJETTI OHJAAMISEN VÄLINEENÄ... 4 RULLAAVA BUDJETOINTI JA ENNUSTAMINEN... 5 Rullaavan budjetoinnin avulla myös tavoitteet päivittyvät... 6 Perinteisen vuosibudjetoinnin kritiikki... 6 Ennustaminen osana liiketoiminnan päivittäistä johtamista... 7 Pitkän aikavälin suunnittelu... 7 Mitä rullaavien ennusteiden tekeminen vaatii yritykseltä?... 8 Rullaavan ennustamisen hyödyt... 9 ENNUSTAMISEN TYÖKALUT JA PALVELUT Visma Navita Tehokas tuki strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi... 10

3 3 TOIMINTAYMPÄRISTÖ MUUTTUU, PYSYTKÖ MUKANA? Yritysten nykypäivän toimintaympäristöä voi kutsua nyrkkeilykehäksi, jossa iskuja tulee jatkuvasti eri suunnista. Jotta iskuihin pystyttäisiin parhaalla mahdollisella tavalla vastaamaan, täytyisi niitä pystyä aistimaan ja ennakoimaan. Ei riitä, että analysoi pelkästään menneitä tilanteita, vaan on pystyttävä ennakoimaan tulevaa. Pysähtyminen ja menneen analysointi sulkevat silmät siltä, mitä todellisuudessa on tapahtumassa. Olennaisen tiedon tunnistaminen ja luova hyödyntäminen PK-yrityksen päätöksenteossa vaatii erilaisten tietojen nopeaa arvioimista ja yhdistämistä. Todennäköisten skenaarioiden mallintaminen ja vaihtoehtojen punnitseminen on yritysjohdon arkipäivää. Päätökset strategian toimivuudesta ja järkevyydestä voivat pohjautua viimeisintä tilinpäätöstä tuoreempiin tietoihin. Kun tilannetta tarkkaillaan ja ennakoidaan rullaavalla ajanjaksolla esimerkiksi kuukausittain, pystytään muuttuviin tilanteisiin reagoimaan ajoissa. Strategiaa ja varsinkin tapaa, jolla valittua strategiaa jalkautetaan, voidaan muuttaa ja on syytä muuttaa, jos liiketoiminnan tuoreimmat ennusteet osoittavat, että tavoitteisiin ei päästä noudattamalla nykyistä toimintamallia. Kyse ei ole pelkästään ongelmien välttämisestä, vaan mahdollisuuksien tunnistamisesta ja niiden haltuunotosta. Hyvät tulokset eivät synny sattumalta. Systemaattisesti toimintaansa ennakoivat PK-yritykset menestyvät parhaiten.

4 4 VUOSIBUDJETTI OHJAAMISEN VÄLINEENÄ Budjetin sanotaan olevan yrityksen strategia kirjoitettuna auki numeeriseen muotoon. Vuosibudjetti luotiin toimimaan stabiiliin ympäristöön, jossa tulevan vuoden budjetti oli mahdollista suunnitella vuosibudjetin toimivuuden vaatimalla tarkkuudella. Useiden yritysten luovuttua tarkan strategian määrittelystä ja siirryttyä rakentamaan ennemminkin vaihtoehtoisia tulevaisuuden näkymiä ja skenaarioita, on myös perinteisen vuosibudjetin laatiminen menettänyt automaattisesti merkitystään. Kun liikemaailma muuttui hitaalla vauhdilla, oli strategian ja budjetin päivittäminen vuositasolla riittävää ja niiden pitäminen linjassa toistensa kanssa helpompaa. Ehkä tunnetuimmat vuosibudjetin kriitikot Jeremy Hope ja Robin Fraser sanovatkin, että vuosibudjetti sopi hyvin teollistumisen aikakauteen, organisaatioiden hierarkkisuuteen ja kontrolloituun ympäristöön. Heidän näkemyksensä mukaan vuosibudjetti on yritysten välttämätön paha, josta tulisi luopua kokonaan. Tällä hetkellä yritysten toimintaympäristö muuttuu kovempaa kuin koskaan ennen. On aloja, joilla vuosibudjetin tekeminen, sillä tarkkuudella, jota se toimiakseen vaatisi, on mahdotonta. Tämän vuoksi yritysten tulisi raskaan vuosibudjetin laatimisen sijasta jatkuvasti päivittää näkemystään tulevaisuudesta ja reagoida toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Rullaava budjetointi ja ennustaminen ovat vastaus tämän päivän hektisen toimintaympäristön haasteisiin. Kun budjettia päivitetään tasaisin väliajoin, on yrityksen näkemys taloudellisesta tilastaan jatkuvasti ajan tasalla.

5 5 RULLAAVA BUDJETOINTI JA ENNUSTAMINEN Rullaavassa budjetoinnissa määritellään edelleen tietylle ajanjaksolle oma budjetti, mutta periodi on verrattain lyhyt ja budjettia täydennetään aina, kun edellinen periodi on kulunut loppuun. Toimintasuunnitelma on tehty aina esimerkiksi vuodeksi eteenpäin, mutta sitä päivitetään ja tarkastetaan lyhyemmällä aikavälillä, esimerkiksi kolmen kuukauden välein. Näin ollen huomioiduksi tulee niin lyhyen tähtäimen tarkempi budjetti kuin myös pidemmän tähtäimen toimintasuunnitelma. Rullaavalle budjetoinnille ja ennustamiselle on tyypillistä, että ensimmäinen periodi suunnitellaan tarkalla tasolla, mutta jälkimmäiset periodit karkeammin ja niitä täydennetään ja muokataan informaation lisääntyessä. Koska rullaavassa budjetoinnissa budjettiin jatkuvasti lisätään uusi periodi, kutsutaan sitä usein myös jatkuvaksi budjetoinniksi, vaikkakin näitä termejä ei kaikissa tutkimuksissa käytetäkään täysin rinnakkain. Rullaavasta budjetoinnista ja rullaavasta ennustamisesta puhutaan usein synonyymeinä, mutta varsinaisessa rullaavassa ennustamisessa ei ole lainkaan kyse tavoitteenasetannasta, kuten puhuttaessa budjetoinnista. Ennuste on mahdollisimman realistinen käsitys tulevaisuudesta ja ennustetta on täydennettävä esimerkiksi tasapainotetun tuloskortin avulla tehdyillä tavoitteilla.

6 6 Rullaavan budjetoinnin avulla myös tavoitteet päivittyvät Jos tavoitteet ja ennusteet halutaan pitää edelleen vuosibudjetin kaltaisesti yhdessä, on rullaava budjetointi nykypäivään sopivampi vaihtoehto kuin vuosibudjetointi. Rullaavalla budjetoinnilla asetetut tavoitteet päivittyvät samalla, kun budjettia päivitetään toimintaympäristön muutokset huomioiden. Motivaatio organisaation sisällä kasvaa, kun yllättävät toimintaympäristön muutokset eivät automaattisesti johda tavoitteiden mahdottomuuteen. Rullaavan budjetoinnin prosessi on suuniteltava hyvin, jotta aikajänne ja suunnittelun tarkkuus on tarkasti määritelty. Rullaavassa budjetoinnissa vaarana on, että raskas budjetointiprosessi tuleekin tehtyä vain useamman kerran vuodessa yhden kerran sijasta. Jos määritelmällisesti budjetilla kerrotaan organisaatiolle tavoite, johon halutaan budjettikauden aikana päätyä, kertoo ennuste vastaavasti sen, mihin tällä hetkellä toimintaympäristö huomioon ottaen ollaan todellisuudessa menossa. Puhumalla rullaavasta ennusteesta haluamme korostaa sen olevan toimintaympäristö huomioon ottaen täysin realistinen käsitys toiminnan tulevaisuudesta, johon ei ole sekoitettu liiketoiminnan tavoitteita tai esimerkiksi palkitsemista. Perinteisen vuosibudjetoinnin kritiikki Esimerkkejä kritiikistä, jota Pertti Åkerberg listaa kirjassaan Budjetoinnin mielettömyys (2006): - Vuosibudjetointi on kallista ja aikaa vievää ja harvoin hyöty vastaa prosessin kustannuksia, jonka lisäksi pitkäkestoisen prosessin lopputulos vanhenee nopeasti - Budjetteja voidaan manipuloida ja niiden käyttäminen suorituksen arvioinnissa ja palkitsemisen pohjana johtaa yrityksen kannalta epäedulliseen toimintaan, tavoitellaan budjettia, eikä markkinoiden tarjoamaa potentiaalia - Budjetti ei kannusta työntekijöitä orientoitumaan tulevaisuuteen, vaan saa budjetointiprosessiin osallistuvat katsomaan taaksepäin - Vuosibudjetit keskittyvät kustannusten alentamiseen, eivätkä niihin keinoihin, joilla tuotettaisiin lisäarvoa ja tavoiteltaisiin kasvua: Budjetista muodostuu katto kasvulle ja lattia kustannuksille - Tavoite tulisi olla palkitseminen vain aidoista suorituksista, mutta löyhästä budjetista tulee helposti työntekijöiden bonusautomaatti - Budjetointi on usein hierarkinen prosessi, joka tekee organisaatiosta sisäänpäin kääntyneen

7 7 Ennustaminen osana liiketoiminnan päivittäistä johtamista Yrityksen tehdessä rullaavaa ennustamista osana liiketoiminnan päivittäistä johtamista, tulee prosessista ajankohtainen ja relevantti. Rullaavan ennustamisen avulla yrityksellä on käytössään aina ajankohtainen ennustus, johon vaikuttaa yrityksen sisällä tapahtuneiden muutosten lisäksi myös yleisessä taloudellisessa tilanteessa ja erityisesti yrityksen omalla toimialalla tapahtuneet muutokset. Perinteinen vuosibudjetti tehdään sitovaksi koko budjettikaudeksi kerrallaan, vaikka toimintaympäristössä tapahtuisikin tulokseen vaikuttavia muutoksia kesken budjettikauden. Kun yritys tekee vain vuosibudjetin, on se budjetointikauden loppuessa tilanteessa, jossa luvut, joihin käytettävä budjetti perustuu, jo yli vuoden vanhoja. Koska rullaavaa ennustetta päivitetään säännöllisesti, on selvää, että se vastaa muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin huomattavasti paremmin kuin kerran vuodessa tehtävä vuosibudjetti. Näin ollen vuosibudjetti on mahdollista tehdä karkeaksi toiminnan suuntaviivaksi ja täydentää sitä jatkuvasti muuttuvin ennustein. Rullaava ennustaminen tarjoaa yrityksille juuri sellaista ketteryyttä, jota ne tänä päivänä tarvitsevat. Pitkän aikavälin suunnittelu Vaikka puhuttaessa rullaavasta ennustamisesta korostetaan usein sen toimivuutta lyhyen tähtäimen arvioinnissa ja ennustamisessa, täytyy myös muistaa, että rullaavan ennusteen tekeminen parantaa yrityksen näkemystä myös pidemmän aikavälin suunnittelussa. Tekemällä pelkästään vuosibudjetin, ei yrityksellä ole juuri minkäänlaista taloudellista suunnitelmaa budjettikauden lopulla seuraavasta budjettikaudesta, ennen kuin se jälleen seuraavaksi vuodeksi laaditaan. Rullaavaa ennustamista tekevillä yrityksillä taas on jatkuvasti lyhyen tähtäimen tarkan ennusteen lisäksi myös käsitys pitkän tähtäimen tapahtumista. Myös pitkän tähtäimen ennustetta voidaan jatkuvasti muuttaa ja päivittää, jos toimintaympäristön muutokset antavat siihen aihetta. Sen lisäksi, että ennustaminen nähdään usein soveltuvan lyhyen tähtäimen tarkasteluun, on se tämän vuoksi pelkkää vuosibudjettia parempi työkalu myös yrityksen pitkän tähtäimen strategiseen suunnitteluun ja päätöksentekoon. Rullaavan ennustamisen avulla yrityksen strategia ja ennuste kulkevat käsi kädessä, jolloin toimintaympäristön vaikutukset strategiaan heijastuvat automaattisesti myös päivitettävään ennusteeseen.

8 8 Mitä rullaavien ennusteiden tekeminen vaatii yritykseltä? Ennusteiden ottaminen osaksi yrityksen päivittäistä liiketoiminnan johtamista ei vaadi organisaatiolta merkittäviä muutoksia ja pitkiä prosesseja. Yrityksessä työskentelevien ajatustavassa täytyy kuitenkin tapahtua muutos, jotta menneen analysoinnin sijasta alettaisiinkin katsoa tulevaisuuteen ja analysoida toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. Tämän jälkeen on suunniteltava ennusteiden laadinta ja päivittäminen. Ennustaminen on organisaatiossa parhaimmillaan alhaalta ylöspäin kulkeva prosessi, jossa kysynnän muutokset heijastuvat ennusteisiin ja liiketoiminnan suunnitteluun. Ennustaminen aloitetaan myynnin tilauskannasta, joka muutetaan liikevaihdoksi. Sen pohjalta voidaan määrittää myyntikate ja tarvittavat resurssit. Analysoidaan ja ennustetaan kassavirtaan keskeisesti vaikuttavat tekijät, kuten saatavien syntyminen, kotiuttaminen ja vastaavasti tuotantotekijöistä aiheutuvat velat ja vastuut. Näin ennustamisprosessin tuotoksena saadaan kassavirtaennuste, joka on avainasemassa liiketoiminnan johtamisessa.

9 9 Rullaavan ennustamisen hyödyt Vuosibudjetti luotiin stabiiliin toimintaympäristöön - rullaava ennustaminen on työkalu tämän päivän hektisen toimintaympäristön haasteisiin. Valtaosa liikkeenjohdon käyttämästä ajasta pitäisi kulua yrityksen tulevaisuuden menestystekijöiden varmistamiseen. Rullaavalla ennustamisella saavutetaan mm. seuraavanlaisia hyötyjä: Asioita voidaan päättää hyödyntäen analysoitua tietoa intuition ohella Liiketoiminnan korjausliikkeet pohjautuvat mallinnettuun tietoon tulevaisuudesta Tulevaisuuden kommunikointi on konkreettista ja avointa omistajille, hallitukselle ja henkilöstölle Sitouttamalla operatiivinen johto jatkuvaan ennustamiseen, he sitoutuvat tehtyihin päätöksiin Päätöksenteko paranee, koska organisaatiossa opitaan analysoimaan syyja seuraussuhteita myös talouden näkökulmasta Kun puhutaan tulevaisuuden konkreettisista liiketoiminnan linjauksista, tulee taustalla aina olla mahdollisuus tulkita lukuja - oli kyse sitten hallitus- tai johtoryhmätyöskentelystä. Budjetti sellaisenaan on menettänyt merkityksensä kesken tilikautta tapahtuvan analysoinnin ja tilannetajun mittarina ja sen vuoksi päätökset on tehtävä rullaavan ennusteen perusteella.

10 10 ENNUSTAMISEN TYÖKALUT JA PALVELUT Budjetoinnin, ennustamisen ja raportoinnin työkalut sekä palvelut yhdistettynä reaaliaikaiseen taloustietoon mahdollistavat nopean reagoinnin ja vaihtoehtoisten päätösten vaikutusten analysoinnin. Organisaatioissa, joissa ennusteet ovat osa yrityskulttuuria, päätösten tehon näkee ennusteista ja jatkuvan oppimisen kierre kasvaa. Ennusteet, vaihtoehtoislaskelmat ja simuloinnit yritysjohdon tarpeisiin sekä ennusteiden vertailu ja analysointi sekä budjettiin että toteumaan ilman monimutkaisia tai käsityönä tapahtuvia tiedonsiirtoja eri lähteistä, on yhä useamman yrityksen harkinnassa. Toteuman mukaan tarkentuva ennuste ja viimeisin arvio liiketoiminnan tulevaisuudesta jatkuvasti johdon päätöksenteon tukena varmistavat parhaan mahdollisen tuloksen. Visma Navita Tehokas tuki strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi Kun toimintaa koskevat tiedot analysoidaan taloushallintojärjestelmään integroidun työkalun avulla, lähitulevaisuuden skenaariot on aikaisempaa helpompi muodostaa ja käyttää ennakoivan päätöksenteon tukena. Visma Services Oy tarjoaa työkalut ja palvelut päätöksentekosi tueksi. Tutustu Visma Navitaan. visma.fi/visma_navita on auktorisoitu taloushallinnon sekä palkka- ja henkilöstöhallinnon palveluyritys, joka on erikoistunut laadukkaisiin ulkoistamispalveluihin. Visma Services Oy on osa kansainvälistä Visma-konsernia, joka on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen ja -palveluiden tarjoaja.