Avustajan tunti-ilmoituksen sähköistämisen suunnitteluprosessi (2014-2015) Pia Yliräisänen-Seppänen, Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus 23.10.2015
Tavoite ja tausta Tavoitteena on sähköistää vammaishenkilön henkilökohtaisen avustajan tunti-ilmoitus. Sähköistäminen tehdään yhdessä Rovaniemen vammaispalvelun kanssa, mutta on pilotoinnin jälkeen käytettävissä myös muissa Lapin kunnissa. Nykyinen henkilökohtainen avustaja -järjestelmä muodostuu VPL:n (Vammaispalvelulain) nojalla ja siinä on kolme osapuolta: 1. Vammainen henkilö, joka tarvitsee toisen henkilön teknisluonteista avustusta selviytyäkseen päivittäisistä toiminnoistaan. Toimii oman avustajansa työnantajana ja hänellä on työnantajuuteen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet. 2. Henkilökohtainen avustaja, joka toimii suorassa työsuhteessa vammaiseen henkilöön. 3. Kunta, joka toimii rahoittajana ei työnantajana. Määrittelee käytettävissä olevan tuntimäärän avustajapalvelulle ja maksaa tunti-ilmoituksen pohjalta palkan. Käyttäjien (=asiakkaiden ja ammattilaisten) osallistumisen tavoitteena oli tuoda käyttökokemus osaksi lomakkeen ja palvelun suunnitteluprosessia. Suunnittelutyöhön on osallistunut Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelukeskuksen työntekijöitä ja työnantajia. Tässä dokumentissa kuvataan käyttäjiltä saatua tietoa, käyttötilanteen kuvaus sekä suunnitteluprosessi. Toiminnallisen lomakkeen ja palveluprosessin testaaminen lisätään tähän dokumenttiin myöhemmin. (23.10.2015)
Käyttökokemus Käyttökokemus tarkoittaa kokemusta, joka muodostuu ja muovautuu teknologian käytöstä. Se pitää sisällään käytettävyyden ja tarkoituksenmukaisen käytön, mutta siinä korostuu käyttäjän tarpeet, motivaatio ja tunteet. Käyttökokemuksen huomioiminen on merkityksen luomista käyttäjälle. Sitä ei pysty suunnittelemaan, koska se on henkilökohtainen ja tilannesidonnainen. Käyttökokemukseen voidaan kuitenkin vaikuttaa hyvällä ja käyttäjäkeskeisellä suunnittelulla. Miksi?: Kokemuksen merkitykset käyttäjälle Miksi käyttäjä on motivoitunut käyttämään palvelua? Mitä?: Kokemuksen muodostumiseen liittyvät ominaisuudet Mitä käyttäjä tekee palvelulla? Kuinka?: Kokemuksen toteuttamisen tavat Kuinka palvelun käyttäminen on toteutettu? Ks Käyttökokemus/käyttäjäkokemus (UX) on määritelty monin tavoin. Voit katsoa lisätietoja http://www.allaboutux.org/ux-definitions
Suunnitteluprosessi Suunnittelutapaami nen Palveluprosessi nmalli Käyttäjien haastattelu Käyttösk enaario / määrittel y v1 Estettömyyskartoitus Määrittely v2 Paperiprototypointi Määrittely Lomakkeen koodaus Toiminnallinen lomake Lomakkeen testaus Palveluprosessin testaus Pilotointivaihe Käyttöönotettava palvelu Muutoks et Muutoks et
Tunti-ilmoituksen etenemisprosessin yksinkertaistettuna Työnantaja täyttää yksin tai avustettuna tunti-ilmoituksen Työantaja toimittaa tuntiilmoituksen sosiaalitoimistoo n Vammaispalvelui ssa tunti-ilmoitus tarkistetaan ja tarvittaessa lähetetään työnantajalle korjattavaksi Vammaispalvelus sa tunti-ilmoitus tulostetaan pdftiedostoksi ja tallennetaan verkkolevylle, josta Taitoa saa ilmoituksen Taitoassa työntekijälle maksetaan palkka tuntiilmoituksen pohjalta ja lähetetään palkkanauha Pohjautuu ammattilaisten kanssa pidettyyn suunnittelutapaamiseen
Avustajan työnantajien haastattelu Käyttäjätiedon keräämiseksi toteutettiin neljä yksilöhaastattelua henkilökohtaisen avustajan työnantajille. Haastattelu toteutettiin teemahaastatteluina, joista kirjoitettiin muistiinpanot. Käyttäjätiedon tavoitteena oli saada tietoa käyttötilanteesta ja käyttäjistä. Haastatteluteemat: Tietokoneen käyttökokemus Henkilökohtaisen avustajan tunti-ilmoituksen tekeminen nykyään Toiveet/haasteet tunti-ilmoituksen sähköistämisestä Tietokoneen käyttökokemus: : Kaikki käyttäjät käyttävät tietokonetta ja maksavat vähintään laskut verkkopankissa. Näin ollen heillä on tarvittava pohjataito ja tunnukset palvelun käyttämiseksi. Tosin esille tuli, että näkövammaisilta on evätty verkkopankkitunnukset vamman tähden. Tähän Näkövammaisten keskusliitto tulee puuttuman tai on puuttunut. 1.1.2015 on tullut voimaan yhdenvertaisuuslaki, joka on laajempi kuin ennen ja vaikuttaa myös verkkopalveluiden esteettömyyteen.
Avustajan työnantajien haastattelu Kaikki käyttäjät tekevät tunti-ilmoituksen hiukan eri tavoin. HUOM avustajan työsuunnitelman tekemisestä ei kysytty. Avustajan tunti-ilmoituksen tekeminen nykyään Käyttötapa 1: Työantajalla useita avustajia, jotka toimineet kauan samalla työnantajalla. Lisäksi käyttää kertaluontoisia avustajia. Pitkäaikaisille avustajille tehnyt tietokoneella pohjan valmiiksi eli täyttänyt avustajien perustiedot (nimi, osoite jne) lomakkeelle. Tulostaa lomakkeen paperiseksi ja avustaja täyttää tunnit aina työvuoron päätteeksi. Kuukauden lopussa työnantaja tarkistaa/allekirjoittaa tunnit ja vie vammaispalveluun, kun käy asioilla. Ei kopioi avustajalle tai itselleen lomaketta. Käyttötapa 2: Työantajalla yksi pitkäaikainen avustaja. Avustaja tuo paperisen lomakkeen, johon työnantaja täyttää avustajan perustiedot. Työtunnit työantaja täyttää lomakkeeseen aina työvuoron päätteeksi. Kuukauden lopussa hän vie lomakkeen vammaispalveluun. Ei kopioi avustajalle tai itselleen lomaketta. Käyttötapa 3: Työnantajalle useita pitkäaikaisia avustajia. Työnantaja tulostaa lomakkeen paperiseksi. Avustaja täyttää joka kuukausi perustiedot ja merkitsee lomakkeeseen työtunnit työvuoron päätteeksi. Työnantaja tarkistaa/allekirjoittaa tunnit ja avustaja vie lomakkeen vammaispalveluun. Ei kopioi avustajalle tai itselleen lomaketta. Käyttötapa 4: Työnantajalla useita pitkäaikaisia avustajia. Työantaja pyytänyt sähköisen version lomakkeesta, jota täyttää open officella. Työnantaja tekee työsuunnitelman kalenteriin, johon merkitsee myös muutokset. Kuukauden loppupuolella täyttää sähköisen lomakkeen kalenterin pohjalta. Tulostaa lomakkeen avustajalle, vammaispalvelulle ja itselle. Vie itse paperilomakkeen vammaispalveluun.
Avustajan työnantajien haastattelu Toiveet: Helpottaa työtuntien ja korvauksien laskemista Helpottaa lomakkeen täyttämistä ja toimittamista vammaispalvelukeskukseen Vähentää vilpin mahdollisuutta tai epäilyä, koska työnantaja pystyy itse tietokoneella täyttämään lomakkeen Lisää joustavuutta lomakkeen palauttamisaikaan Haasteet: : Onko kaikilla verkkopankkitunnukset? Osaavatko kaikki käyttää? Esteettömyys erityisesti näkövammaiset Käyttö ei saa maksaa mitään
Käyttöskenaario: Tytti Kaartinen Käyttöskenaario simuloi erilaisia käyttötilanteita. Siinä hyödynnetään fiktiivistä tarinaan konkretisoimaan käyttäjän ominaisuuksia ja kontekstia työryhmälle. Käyttöskenaario pohjautuu ammattilaisten suunnittelutapaamiseen ja käyttäjien haastatteluun. Työantaja Tytti Kaartinen kirjautuu virtu.fi -palveluun verkkopankkitunnuksilla kuukauden viimeisenä päivänä (?). Hänellä on ollut kuukauden aikana kolme avustajaa töissä, joista 1 on aloittanut kuukauden alussa ja 2 ovat vanhoja työntekijöitä. Tytti on aikaisemmin lisännyt kahden työntekijän tiedot ja nyt hän aloittaa täyttämään heidän tunti-ilmoituksensa. Tytti valitsee listasta Anni Apulaisen tiedot, jolloin hänelle aukeaa täytettävä lomake. Hän katsoo paperista työtunnit ja aloittaa täyttämään tiedon sen pohjalta. Tytti pääsee tunti-ilmoituksen täyttämisessä puoli väliin, kun hänen poikansa tulee koulusta ja vaatii huomiota. Tytti tallentaa keskeneräisen lomakkeen ja menee poikansa kanssa keittiöön välipalalle. Tämän jälkeen Tytti päättää jatkaa ilmoituksen täyttämistä ja kirjautuu uudestaan virtu.fi palveluun ja valitsee keskeneräisen tunti-ilmoituksen. Hän jatkaa ilmoituksen täyttämistä ja lopuksi painaa Lähetänapista ja ruudulle tulee näkyviin viesti, että tunti-ilmoitus on lähtenyt Vammaispalveluun ja tallentunut Tunti-ilmoitus arkistoon. Seuraavaksi Tytti aukaisee Asta Auttavaisen tiedot. Ennen kuin hän alkaa täyttää tunti-ilmoitusta, Tytti muuttaa työntekijän tietoihin uuden tilinumeron ja sähköpostiosoitteen. Asta on pyytänyt saada tunti-ilmoituksesta kopion, joten Tytti laittaa rastin kohtaan Lähetä työntekijälle tunti-ilmoitus. Hän täyttää tunti-ilmoituksen paperin pohjalta ja painaa Lähetä painiketta. Ruudulle tulee esille viesti, että tunti-ilmoitus on lähtenyt Vammaispalveluun ja työntekijälle sekä tallentunut Tunti-ilmoitus arkistoon. Viimeisenä Tytti perustaa Aura Avustajalle työntekijän perustiedot. Hän valitsee Perusta uusi työsuhdetieto, jolloin ruudulle aukeaa tiedonsyöttölomake. Tähän Tytti täyttää Auran tiedot ja jatkaa tuntien kirjaamista. Hän aikoo lähettää sen Vammaispalveluun painamalla Lähetä-nappia. Ruudulle tulee ilmoitus, että pakollisista tiedoista puuttuu tilinumero. Tytillä ei ole Auran tilinumero, mutta onneksi Aura on tulossa yövuoroon niin hän voi pyytää sen. Tytti tallentaa tunti-ilmoituksen ja kirjautuu ulos virtu.fi palvelusta. Seuraavana päivä Tytti kirjautuu virtu.fi palveluun ja valitsee keskeneräisistä tunti-ilmoituksista Auran ilmoituksen. Hän lisää siihen tilinumeron ja painaa Lähetä. Ruudulle tulee esille viesti, että tunti-ilmoitus on lähtenyt Vammaispalveluun ja tallentunut Tunti-ilmoitus arkistoon. Vammaispalvelussa Raisa Winter on saanut sähköpostiin 3 eri viestiä, joissa kerrotaan, että hän on saanut Avustajan tunti-ilmoituksen käsiteltäväksi. Raisa kirjautuu ekollegaan ja ottaa käsittelyyn ensimmäisenä Anni Apulaisen tunti-ilmoituksen. Tuntimäärät ovat siinä sovitun mukaiset ja lomake on laskenut summat, joten Raisa katsoo omista dokumenteistaan työntekijän palvelusuhdekirjaimen ja lisää sen omaan kenttään. Tämän jälkeen Raisa tulostaa ilmoituksen pdf-tiedostoksi, jolloin tallenteeseen tulee automaattisesti Raisa Winterin tiedot ja aikaleima. Hän tallentaa tiedoston verkkolevylle, josta Taitoa ottaa dokumentin käsittelyyn. Seuraavaksi Raisa avaa Astan tunti-ilmoituksen. Siinä hän huomaa, että Tytillä on tullut virhe tuntien ilmoittamisessa, joten Raisa palauttaa sen painamalla Palauta tunti-ilmoitus täydennettäväksi/korjattavaksi. Tytti saa omaan kännykkään tekstiviestin, että hänelle on saapunut tunti-ilmoitus täydennettäväksi /korjattavaksi. Tytti kirjautuu virtu.fi palveluun ja ottaa palautetun lomakkeen esille. Hän tarkistaa päivät ja muokkaa tunti-ilmoitusta. Tytti painaa Lähetä-painiketta. Ruudulle tulee esille viesti, että tunti-ilmoitus on lähtenyt Vammaispalveluun ja työntekijälle sekä tallentunut Tunti-ilmoitus arkistoon.
Paperiprototyyppi Paperiprototypointi on nimensä mukaisesti paperille tehty käyttöliittymä, jota varten ei tarvitse koodata vielä lainkaan. Ennen paperiprototypointia on pitänyt suunnitella navigaatio ja graafinen käyttöliittymä sillä tasolla, että tiedetään mitä eri kontrolleista (napeista, menuista..) tapahtuisi. Se sopii suunnitteluprosessin alkuvaiheessa tuomaan tietoa suunnitellusta navigaatiosta, visuaalisesta ilmeestä ja informaatiorakenteesta. Paperiprotototypoinnissa testattiin käyttäjän polku virtu.fi verkkosivulta avustajan tuntiilmoituksen lähettämiseen ja muokkaamiseen asti. Jokaisesta vaiheesta tehtiin oma näyttökuva, joka oli jo valmiin tuotteen näköinen. Käyttäjä näytti näyttökuvasta, mitä nappia painaa ja mitä odottaa siitä tapahtuvan. Tämän jälkeen käyttäjälle näytettiin aina seuraava näyttökuva hänen tekemien valintojen ( nappien painamisen ) pohjalta. Prototypoinnissa käyttäjä pyydettiin ääneen kertomaan, mitä hän aikoo tehdä ja toiminnasta heränneitä ajatuksia. Tilanne nauhoitettiin. Paperiprototypoinnista saatiin tietoa: : Käyttäjien fyysisten ominaisuuksien luomista erityisistä rajoitteista ja tarpeista käytöliittymäsuunnitteluun mm. kirjautuminen mobiilivarmenteella ja pdf-tiedostojen toimimattomuus ruudunlukulaitteiden kanssa Käyttäjien ajatuksia navigaatiorakenteesta mm. muutamia puuttuvia kontrolleja Käyttäjien tarpeita sisällön suhteen mm. lisätietoja palvelukorttiin kuten työsopimuspohjia ja muita ohjeita, kuka on lähiomainen