Lapin korkeakoulukonsernin (LUC) kansainvälisen hanketoiminnan projektitoimimalli (PTM) Rovaniemi 17.1.2012, Kristiina Jokelainen
Toimintamallille asetetut tavoitteet Visio Kansainvälisen hanketoiminnan projektitoimintamalli on viitekehys, jonka avulla luodaan yhteinen toimintakulttuuri mukana olevien koreakoulujen osallistumiselle kansainvälisiin hankkeisiin. Projektitoimintamallin sisäisten prosessien avulla toiminta ohjataan tukemaan strategioiden toteutusta ja LUC:n roolia vahvana kansainvälisenä toimijana
Toimintamallille asetetut tavoitteet Kuvata hankesyklin johtamisen ja toteutuksen eri vaiheet PCM johtamismallia mukaillen Tuottaa ohjatut prosessit hankesyklin joka vaiheessa Auttaa integroimaan kv-hanketoimmman korkeakoulujen perustoimintaan Edistää työelämälähtöistä ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta operatiivisen toteuttamisen käytänteet hankesyklin eri vaiheille huomioi erityyppiset hankkeet ja rahoituksen organisoidut hankesuunnittelun ja johtamisen työmenetelmät ohjeistaa ja antaa käytännön esimerkkejä erilaisista työtavoista ja toiminnoista liittyen hankesuunnitteluun, -johtamisen ja taloushallinnon sisältää osaamisen kehittämisen linkittää kv-hanketoiminnan LUC innovaatiopolitiikkaan ohjaten käytännön tasolla eri Lappi ohjelmien toteutusta
PTM suunnittelun eteneminen Koka -hankkeen aikana toteutettu web-kysely, teemahaastatteluja, työpajoja ym. Yhteensä noin 120 henkilöä osallistunut konsernin henkilöstöstä Mukana on olut Cerionin asiantuntijakommentointia Linkitys Innovaatio-ohjelmaan Koka hankkeen aikana tuotettu ensimmäinen proto tai ehdotus projektitoimimallin sisällöstä Seuraavat vaiheet: toiminnan käynnistäminen kehitysvaiheessa lanseerausvaiheessa Linkittyvät palvelukeskukseen ja LUCn KV-toimintaohjelmaan
Toimimallin suunnittelun lähtökohdat OKM rahoitusmallin asettamat vaatimukset Täydentävän rahoituksen tarve Hankkeet kansainvälistyvät Perusrahoituksen tiukentuminen Hankkeiden määrä lisääntyy Rahoituksen säännöt ja ehdot tiukkenevat Osaavan resurssin puute ja toisaalta henkilöstöresurssien tehokas hyödyntäminen KV-hankkeiden suunnittelu ja toteutus on vaativaa ja edellyttää ammattitaitoista otetta KV-hanketoiminnan osaamista ja tukea tarvitaan
PTM valitut ydinprosessit; prosessikartta
PTM valitut ydinprosessit Päätöksenteon ja johtamisen käytänteet; tämän ydinprosessin tukiprosesseiksi katsotaan kuuluvan henkilöstöresursointi, seuranta ja arviointikäytänteet Toteuttamisen käytänteet; tämän tason tukiprosesseiksi katsotaan kuuluvan taloudenhallinta, kumppanuuksien hallinta, hankesopimukset, tietohallinta Koulutus- tutkimus ja työelämälähtöisen hanketoiminnan käytänteet; ammattikorkeakouluissa korostui hanketoiminnan integroituminen koulutukseen ja päinvastoin. Yliopistolla esille nousi integroituminen tutkimukseen, joka edistää saavuttamaan OKM tulostavoitteita. Hankeviestinnän käytänteet; tarkentavasti tämä jakaantuu kahteen prosessiin eli hanketoiminnan sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Osan hankeviestintää katsotaan myös tässä olevan dokumentointi ja raportointikäytänteet
PTM hankesyklin vaiheet
Projektitoimintamallin kehittämisessä huomioitavaa Vaatii vuosia, että PTM toiminnassa eli vaiheistus Ei toimi ilman organisoitumista Edellyttää toisten huomioimista, ei ole vain yhtä oikeaa Kehittämisen aikana luodaan toimivat prosessit, yhtenäistäminen PTMn oltava geneerinen ja mahdollistaja Kehittäminen on aloitettava yhteisistä nimittäjistä Vaiheittain etenevä kehittäminen Selkeät vastuutukset ja roolitukset Edellyttää sitoutumista Hyvätkään prosessit eivät ole toimivia ilman ohjeistusta, tukipalvelua ja jatkuvaa kehittämistä Turha byrokratia on poistettava Toiminnanohjauksen sähköisten tukijärjestelmien (olemassa olevat) kriittinen tarkastelu on paikallaan ja tarvittaviin parannuksiin on uskallettava tarttua
PTM kehittämisen haasteet Korkeakoulu vastaan konserni mikä yhteistä, mikä omaa Eri kehittämisen tasoilla omia kuppikuntia Paljon egoja ja oikeita mielipiteitä Yhteinen vaarantaa perinteiset toimintatavat Korkeakoulujen erilaiset toimintatavat perustoiminnoissa Muutos. ajan tarve vastaan kiire Toisten pitää muuttaa toimintatapoja ja minä saan tehdä kuten ennenkin Hyviä käytänteitä ja huonoja kokemuksia ei käytetä mennään merta edemmäs kalaan Ei haluta tunnistaa ja tunnustaa toisten osaamista Ei tunneta peruskäsitteistöä liittyen toimintamalliin vääriä mielikuvia ja erilaisia odotuksia Osaamisen tehokas käyttö perustuu henkilökohtaisiin suhteisiin Sisäiset rakenteelliset muutikset korkeakouluissa Erilaisia KV-toimintoja synergian löytäminen vaikeaa strategiset kumppanuudet haussa KV hanketoiminta vai kansallinen hanketoiminta? Täydentävän rahoituksen kohdentuminen strategisiin tavoitteisiin OKMn tulosohjaus Muutokset lainsäädännössä esim. AMK ym.