10. ASIAKASHALLINTA CRM; Osoitetarrat, ryhmäsähköposti ja export 10.1. PERIAATE CRM asiakashallintajärjestelmästä voidaan tulostaa osoitetarrat, lähettää ryhmäsähköpostia sekä exportata (viedä) hakutuloksia esim. Excel- tai Wordtiedostoon. Ensin suoritetaan haku erilaisin kriteerein. Hakukriteereitä voi olla useita, jolloin järjestelmä yhdistää haut yhteen tulokseen niin, että mahdolliset päällekkäisyydet (sama asiakas useaan kertaan) on poistettu. Hakutuloksesta v oidaan edelleen poimia tai poistaa yksittäisiä tietueita. Koko tulos voidaan nollata ja aloittaa haut alusta. Hakutulos (löydetyt tietueet) ja valitut hakutulokset näkyvät eri välilehtien takaa. Jo valittuja tietueita voidaan palauttaa takaisin hakutulokseen. 10.2. AINEISTON POIMINTA Kaikissa yllä olevissa mainituissa vaihtoehdoissa aineisto poimitaan samalla tavoin hakulomakkeen avulla. Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 1(9)
Mahdollisia hakukriteerejä ovat: - yritys - sukunimi - postinumeroväli (1-5 numeron tarkkuudella) - maa - ryhmittelyt (Asiakkaan pääryhmä / alaryhmä / alaryhmä2) - kustannuspaikka - kohdetyypeittäin - mitä on ostanut (kohde tai kohdetyyppi; kohteita voidaan myös hakea kohdetunnuksen alun mukaan: IT hakee ITROME, ITMILAN jne.) o valitun kohteen tietyn tuotteen ostajat myös mahdollista hakea Haku voidaan tehdä tai sitä voidaan tarkentaa päivämäärärajauksella: - koska on ostanut (Varauspäiväväli) - milloin matkustanut (Alkupäiväväli) - matkalla oloaika (Matkalla) Esimerkin lomakkeella halutaan asiakkaat, jotka asuvat postinumeroalueella 00 100-00990, ovat olleet matkalla 1.-15.11.2013 välisenä aikana, kuuluvat asiakasryhmään YRI ja ovat ostaneet kohdetyyppiin LE (Lennot) kuuluvan matkan. Mikäli asiakkaalle on määritelty markkinointikielto (myös asiakkaan itsensä internet - varauksessa määrittelemä), ko tietue ei oletuksena tule hakutulokseen. Jos on tarkoitus tehdä esim. matkaa koskeva tiedotusluontoinen postitus, tällöin ruksimalla saadaan mukaan kaikki asiakkaat riippumatta markkinointikielto-statuksesta. Mikäli Winresissä käytössä on sähköisen markkinointikiellon kysely, sille on vastaava valinta kuin perinteiselle markkinointikiellolle. Henkilökohtaisen postituksen saa -valinnalla. Asiakastietokannasta saattaa löytyä asiakkaita, joilla on puutteelliset osoitetiedot. Valinnalla hakutuloksesta poistetaan ne tietueet, joilta puuttuvat sekä katu- että postiosoitetiedot. 10.3. TULOSTAMINEN siirrä koko hakutulos tulostettaviksi valituiksi siirrä tietue, jonka päällä ollaan, valituksi poista hakutuloksesta tietue, jonka päällä ollaan tyhjennä koko hakutulos Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 2(9)
10.4. OSOITETARRAT Näytön alalaidassa näkyy kaikkiaan löytyneiden osoitteiden eli tietueiden summa. Saatua tulosjoukkoa voidaan näytöllä lajitella klikkaamalla haluttua otsikkoa, jolloin otsikkolaatikkoon ilmestyy nuolikuvio osoittamaan lajittelun suuntaa (nouseva/laskeva). Otsikkoa uudelleen klikkaamalla voidaan vaihtaa ko suuntaa. Mikäli tässä vaiheessa huomataan virhe asiakkaan tiedoissa, päästään sitä korjaamaan joko -valinnalla, tai klikkaamalla ko riviä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla. Tehty muutos tallentuu suoraan asiakaskantaan. Tulostettaviin tarroihin siirrettyjä voidaan katsoa luettelona tai tarroina. Luettelosta voidaan osoitteet palauttaa takaisin hakutulokseen joko kaikki [<<] tai yksi kerrallaan [<]. Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 3(9)
Tarrat muodostetaan näytölle klikkaamalla -painiketta. Tätä ennen on valittu tarrakoko (kuvassa 3*8, eli kolme tarraa rinnan yhteensä kahdeksan riviä A4 lla). Tarrat muodostetaan näytölle, josta ne sitten voi tulostaa paperille normaalisti. Mikäli edellisestä postituksesta on jäänyt vajaa tarra-arkki, voidaan ensimmäisen sivun alkuun määritellä tarvittava määrä tyhjiä tarroja -valinnalla. -valinnalla saadaan yhdestä tietueesta printattua arkillinen tarroja. Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 4(9)
Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 5(9)
10.5. RYHMÄVIESTIT Ryhmäviestit painikkeen alta tehtävät haut voi lähettää ryhm äsähköpostina. Ryhmäsähköposteja lähetettäessä kirjaudu ohjelmaan sellaisena käyttäjänä, jonka nimen ja sähköpostiosoitteen haluat näkyvän vastaanottajalle lähettäjänä. Tarvittaessa voidaan luoda uusi Winres-käyttäjä, esim. Markkinointi (info@matkatoimisto.fi). Ryhmäsähköposteja lähetettäessä tulosjoukon hakeminen toimii samoin kuin edellä kerrotussa. -valinnalla aukeaa sähköpostinlähetysikkuna, jonka Vastaanottajat-kenttään on poimittu kaikki sähköpostiosoitteet, jotka ovat tulosjoukosta löytyneet. Rakenteellisesti virheelliset osoitteet tarkistetaan, ja mikäli niitä löytyy, ne näytetään ponnahdusikkunassa: Virheellisiä osoitteita ei tuoda sähköpostin lähetyslomakkeelle. Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 6(9)
Täytä aihe ja viesti, sekä poimi mahdolliset lähetyksen mukaan liitettävät dokumentit Liitetiedostot-välilehdeltä. Viestit lähtevät piilokopioina, joten vastaanottajat eivät näy toisilleen. Tässä vaiheessa voit vielä lisätä tai poistaa osoitteita oikealla puolella olevasta valikosta. Voit myös hakea osoitteen asiakkaan, agentin, virkailijan tai tuottajan tiedoista. Uusien osoitteiden lisäämisen jälkeen voit tarkistaa näiden oikeellisuuden Tarkista osoitteet -painikeella. Lähetä ryhmäsähköpostit OK-painikkeella. Mikäli haluat käyttää sähköpostin lähetykseen muuta ohjelmaa tai sovellusta, Leikepöydälle-painke kopioi haetut osoitteet leikepöydälle puolipisteellä erotettuna; josta ne saadaan kopioitua ko sovellukseen. Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 7(9)
10.6. EXPORT (VIE) Tulosjoukon hakeminen toimii samoin kuin edellä esitetyissä hauissa. -valinnalla aukeaa ikkuna, jossa valitaan exportattaviksi halutut kentät: Kaksoisklikkaamalla valittavan kentän nimeä (tai valitsemalla ja painamalla > -nappia) siirretään se valituksi. Kentät pitää valita siinä järjestyksessä, kun ne halutaan listattaviksi. Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 8(9)
OK:n jälkeen aukeaa dialogi, josta valitaan mihin formaattiin (PDF, Excel, RTF jne) joukko halutaan exportata, sekä tallennetaanko tiedosto levylle vai ava taanko ko sovelluksessa. Valitun formaatin mukaan seuraavassa dialogissa saatetaan kysyä lisämäärityksiä, yleensä riittää oletusasetuksien hyväksyminen (alla esimerkkinä Excelin dialogit): Tämän jälkeen kysytään tallennuspaikka sekä tiedoston nimi, ja onnistunut export kuitataan: Winres-käyttäjän käsikirja 30.9.2014 CRM Asiakashallinta 9(9)