HAREK-VASTUUKÄYTTÄJÄN OHJE

OPETUSHALLITUS UTBILD NINGSSTYRELSEN HAREK-VASTUUKÄYTTÄJÄN OHJE Opetushallitus kevät 2011 Hakaniemenranta 6 Hagnäskajen 6 PL 380 PB 380 00531 HELSINKI 00531 HELSINGFORS Puhelin 040 348 7555 Telefon 040 348 7555

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 1 SISÄLLYSLUETTELO HAREK-VASTUUKÄYTTÄJÄN OHJE...0 1. YLEISTÄ...2 1.1 HAKIJA- JA OPINTO-OIKEUSJÄRJESTELMÄ (HAREK)...2 1.2. TIETOJEN TOIMITTAMINEN HAREKIIN...3 1.3. HUOMIOITAVAA ENNEN HAREKIN KÄYTÖN ALOITTAMISTA...4 1.4 HAREKIN KÄYTÖN LAITTEISTO- JA OHJELMISTOVAATIMUKSET SEKÄ HAREKIIN SISÄÄNKIRJOITTAUTUMINEN...4 2. KÄYTTÄJÄHALLINTA...5 2.1. KÄYTTÄJÄROOLIT...5 2.1.1. Rekisterinpitäjä...6 2.1.2 Opasvastuukäyttäjä...6 2.1.3. Koulutusalatallentaja...6 2.1.4.Yliopiston vastuukäyttäjä...6 2.1.5 Yliopiston kyselykäyttäjä...7 2.1.6. Valinnan vastuukäyttäjä...7 2.1.7. Valinnan vastuukäyttäjä / opastallentaja*...7 2.1.8 Tallentaja...7 2.1.9 Tallentaja / opastallentaja*...7 2.1.10 Opastallentaja...7 2.2. KÄYTTÖOIKEUKSIEN LUONTI JA YLLÄPITO...7 2.3. SALASANAN VAIHTO... 10 2.4 KÄYTTÄJÄHALLINNAN RAPORTIT... 10 2.4.1 Käyttäjät... 10 2.4.2 Käyttäjäroolit... 10 3. KOODISTOT... 11 3.1. YLIOPISTO JA TIEDEKUNNAT... 11 3.2 VALINNAT... 13 3.3. HAKUKOHDE... 15 3.4. VALINTAERÄ JA HAKUKOHTEET... 16 3.4.1. Hakukohderyhmien luominen... 20 3.4.2. Täydentävien tietojen ja liitteiden kiinnitys hakulomakkeelle... 21 3.4.3. Hyväksymispistemäärien tallennus... 23 3.5. HAKULOMAKE... 24 3.6. KOODISTOJEN RAPORTIT... 26 3.6.1 Hakukohteet tiedekunnittain... 26 3.6.2 Hakukohteet valintaerittäin... 26 3.6.3. Hyväksymispistemäärien tarkistusraportti... 27 3.6.4. Hakukohteet, johon ei ole jonotusoikeutta... 27 3.6.5. Hakulomakkeet... 28 3.6.6. Hakukohderyhmät... 29 3.6.7. Täydentävät kysymykset / vastaukset... 30 3.6.8. Ylioppilastietojen tarkistusraportti... 30 3.6..9. Henkilötunnuksettomien luettelo... 31 3.6.10. Rekisteröidyn tiedot... 32 4. OPISKELUPAIKKOJEN PERUMISAJO... 34 4.1 PERUMISAJON TOTEUTUS... 35 4.2 VAPAUTUNEIDEN PAIKKOJEN TÄYTTÖ JA VARALLA OLEVIEN HAKIJOIDEN HYVÄKSYMINEN... 35 LIITTEET Liite 1 KÄYTTÄJÄTUNNUSLOMAKE Liite 2 ERILLISVALINTALAJIT Liite 3 OPETUSHALLINNON KOULUTUSALAKOODISTO (suomeksi ja ruotsiksi)

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 2 1. YLEISTÄ 1.1 Hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmä (HAREK) Hakija- ja opinto-oikeusrekisteriin eli HAREKiin tallennettavia tietoja käytetään: koulutustiedotuksessa yliopistojen sähköisen hakujärjestelmän (YSHJ:n) ja yhteishaun toteutuksessa yliopistojen opiskelijavalinnoissa yhden opiskelupaikan säännöksen toteuttamisessa ja seurannassa hakemista ja valintoja koskevissa tilastoissa Kelan opintotukilomakkeiden muodostamisessa HAREKin käyttö pohjautuu seuraaviin säädöksiin: Laki opiskelijavalintarekistereistä ja ylioppilastutkintorekisteristä (1058/1998) Laki opiskelijavalintarekistereistä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamisesta (560/2009) Yliopistolaki 558/ 2009 Henkilötietolaki (986/2000) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (495/2005) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Hallintolaki (434/2003) HAREKista siirtyy tietoa: o opetusministeriön KOTA-tietokantaan o Tilastokeskukseen o Kelaan opiskelijoiden opintotukihakemusten esitäyttämistä varten o Koulutusnettiin (Opetushallituksen ylläpitämä koulutuksen hakupalvelu Internetissä) o YO-OPAS sovellukseen, jota käytetään koulutustiedotuksessa o sähköiseen hakujärjestelmään, joka mahdollistaa yliopistoon hakemisen netissä HAREK on reaaliaikainen rekisteri, jota yliopistojen tulee ylläpitää koko ajan, jotta mm. tiedotuksessa, sähköisessä hakujärjestelmässä ja tilastoinnissa käytettävä tieto on ajantasaista ja henkilötietolain 9 toteutuu. Sen yhteydessä toimivat YO-OPAS-sovellus ja YSHJ-virkailijasovellus. Näistä ohjeista on laadittu erilliset ohjeet. HAREKista on olemassa myös ruotsinkielinen versio, ja kaikki ohjeet käännetään ruotsiksi. HAREKin rekisterinpitäjinä Opetushallituksessa toimivat asiantuntija Pirjo Karhu ja suunnittelija Marcus Caselius. Opetushallituksen osoite on Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki. Puhelinvaihteen numero on 040 348 7555. HAREKia koskevaa sähköpostia voi lähettää Opetushallitukseen osoitteeseen yliopistotiimi@oph.fi. Yhden opiskelupaikan säännöstä koskeva voimassa oleva yleinen tiedote löytyy Opetushallituksen ylläpitämästä koulutuksen hakupalvelusta eli Koulutusnetistä seuraavista linkeistä: suomenkielinen: http://www.koulutusnetti.fi/?path=yhden_korkeakoulupaikan_snns ruotsinkielinen: http://www.studieinfo.fi/?path=bestmmelsen_om_en_hgskoleplats englanninkielinen: http://www.koulutusnetti.fi/?file=325

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 3 Hakijoita koskevien tietojen (hakemukset, valintojen tulokset, opiskelupaikan vastaanottaminen ja mahdollinen jonottaminen sekä kirjoittautuminen) tallentamista varten on laadittu erilliset käyttäjäohjeet. Myös yhteishakua ja YSHJ:n käyttöä Opetushallitus ohjeistaa erikseen ohjekirjeen, yhteishaun menettelyohjeen ja YSHJ:n virkailijasovelluksen käyttäjäohjeen avulla. 1.2. Tietojen toimittaminen HAREKiin YSHJ:ää käyttävien valintojen hakemukset siirtyvät HAREKiin suoraan joko YSHJ-hakijapalvelun kautta tai YSHJ:n nettikannasta ns. purkuajossa. Lisäksi tietoja toimitetaan HAREKiin kolmella muulla tavalla: suoratallennus, joka tapahtuu web-pohjaisen päivityssovelluksen kautta. Kaikki koodistotiedot ja käyttöoikeuksien päivitykset tehdään suoratallennuksella. Hakijoiden paperiset hakulomakkeet tallennetaan ja hakulomakkeita käsitellään uudessa YSHJ-virkailijasovelluksessa, joka toistaiseksi aukeaa erillisestä osoitteesta. Hakemusten tallennus on mahdollista myös HAREKin kautta. Yliopistossa voidaan siirtää suoratallennetut tiedot eräsiirrolla omaan valintajärjestelmään. Tämä on ohjeistettu eräsiirto-ohjeissa (Eräsiirrot HAREKista yliopistoon). erä- eli sftp-siirto, jolloin HAREKiin tai yliopiston valintajärjestelmään tallennetut tiedot siirretään valintajärjestelmään / HAREKiin. Myös näitä tiedonsiirtoja varten on laadittu erilliset ohjeet (Eräsiirrot yliopistosta HAREKiin). lisäpalvelutason kautta, mikä vaatii valintajärjestelmän yhteyteen ns. tiedonsiirtopalvelun, joka mahdollistaa tietojen tallentamisen yhden istunnon aikana tekstitiedostovälitteisten eräsiirtojen avulla. Lisäpalveluratkaisu on käytössä sekä Oracle- että ei-oracle-pohjaisissa valintajärjestelmissä. Lisäohjeita lisäpalvelun käytöstä saa rekisterinpitäjältä Yliopiston HAREK vastuukäyttäjän tehtävät Tässä ohjeessa on kuvattu niitä HAREKin käyttöön liittyviä toimenpiteitä, jotka kuuluvat yliopistojen vastuukäyttäjille. Näistä keskeisimmät ovat käyttäjähallinta ja yliopistokohtaisten koodistojen päivitys. HAREK -tietojen oikeellisuus edellyttää, että kaikki yliopistot tekevät mm. koodistopäivitykset annettujen ohjeiden mukaisesti yhtä yksittäistä kenttää myöten. Koodistojen oikeellisuus luo pohjan hakemus- ja valintatietojen oikeellisuudelle. Yliopiston HAREK -vastuukäyttäjille kuuluu myös HAREKin käytön ja yhden paikan säännöksen toteutukseen liittyvien asioiden yleinen tiedotus sekä säännöksen toteutukseen kuuluvien töiden koordinointi yliopistonsa sisällä. HAREK vastuukäyttäjä valvoo, että hänen yliopistossaan tiedot viedään HAREKiin ohjeiden mukaisesti ja ajallaan. Mikäli vastuukäyttäjä havaitsee yliopistossan ohjeiden vastaista toimintaa, hänen tulee ilmoittaa näistä rekisterinpitäjälle välittömästi. On suositeltavaa, että jokaisessa yliopistossa on vähintään kaksi HAREK-vastuukäyttäjää (HAREKin käyttäjäroolilla 'yliopiston vastuukäyttäjä'), jotka sopivat keskenään työnjaosta ja toimivat toistensa varahenkilöinä. Rekisterinpitäjältä yliopistoille lähtevät sähköpostit lähetetään vain vastuukäyttäjille, joiden tulee välittää viestit eteenpäin tarvittaessa myös tallentajille. Varsinkin isoissa yliopistoissa valinnan vastuukäyttäjä roolin omaavat henkilöt voivat toteuttaa erilaisia vastuukäyttäjätoimintoja, mm. koodistopäivityksiä. Koska HAREK on reaaliaikainen rekisteri, on tärkeää, että yliopistossa on jatkuvasti tavoitettavissa vähintään yksi yliopiston vastuukäyttäjän oikeudet omaava henkilö, erityisesti kesällä.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 4 Mikäli HAREK-, YO-OPAS- ja YSHJ-vastuukäyttäjän roolit on yliopistoissa jaettu eri henkilöiden kesken, henkilöiden tulee olla tiiviissä yhteistyössä keskenään. Opetushallitus on luonut sähköpostiryhmän, joka koostuu kaikkien em. vastuukäyttäjien sähköposteista, jolloin ryhmäsähköpostit lähetetään Opetushallituksesta aina kaikille eri sovellusten vastuukäyttäjille. 1.3. Huomioitavaa ennen HAREKin käytön aloittamista Rekisterinpitäjä ylläpitää listaa yliopistojen HAREK-, YO-OPAS- ja YSHJ -vastuukäyttäjistä. Jos yliopistossa halutaan ottaa käyttöön HAREKissa uusi yliopiston vastuukäyttäjä tunnus, HAREK vastuukäyttäjä pyytää käyttäjätunnuksen ja salasanan rekisterinpitäjältä. Muille yliopiston HAREK käyttäjille mm. tallentajille käyttäjätunnuksen ja salasanan antaa yliopiston HAREK -vastuukäyttäjä itse (ks. luku 2. Käyttäjähallinta). Uudelle käyttäjälle käyttäjätunnus voidaan antaa sähköpostilla, mutta salasana joko puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Uuden käyttäjän tulee täyttää ns. käyttäjätunnuslomake, joka löytyy HAREKista kohdasta Dokumentit ja tämän ohjeen liitteestä 1. HAREKin käyttö voidaan aloittaa, kun HAREK- vastuukäyttäjä antaa käyttäjälle käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi internet-osoitteen, jolla HAREK-yhteys aukeaa. Mikäli tietojen toimituksessa (joko yliopistolta HAREKiin tai HAREKista yliopistolle) käytetään eräsiirtoja, tarvitaan erillinen yhteydenavaus HAREKin ja ko. työaseman välille. Yhteydenavauspyyntö, joka sisältää työaseman ipnumeron ilmoittamisen, tehdään rekisterinpitäjälle osoitteeseen yliopistotiimi@oph.fi. Yhteyden avaamiseen tulee varata aikaa noin viikon verran. Rekisterinpitäjä ilmoittaa yliopistolle, kun yhteys on avattu. Kun työasemalta ei enää suoriteta HAREK-eräsiirtoja, ko. työaseman ip-osoite tulee ilmoittaa välittömästi rekisterinpitäjälle yhteyden sulkemista varten. 1.4 HAREKin käytön laitteisto- ja ohjelmistovaatimukset sekä HAREKiin sisäänkirjoittautuminen Työasemaympäristölle asetetut vaatimukset: Oraclen Forms-sovellusten ajo työasemilla minimivaatimukset. Allaoleva sertifikaattimatriisi perustuu Sunin java plug-in-teknologiaan. Vastaavat url it ovat: http://pulpetti.oph.fi/forms/frmservlet?config=testharek_jpi (HAREKin testikanta) ja http://pulpetti.oph.fi/forms/frmservlet?config=prodharek_jpi (HAREKin tuotantokanta) Käyttöjärjestelmä Selain Selain versio Plug-in versio Huom. Windows XP Internet Explorer 6.0 1.4.2._06 100% toimivuus 1.5.0_06 <100% toimivuus 7.0 1.5.0_06 100% toimivuus Firefox 2.0 1.4.2._06 100% toimivuus Mozilla 1.7 1.4.2._06 100% toimivuus Netscape 7.0 1.4.2._06 <100% toimivuus 7.2 1.5.0_06 100% toimivuus Microsoft Vista Internet Explorer 7.0 1.5.0_06 <100% toimivuus Firefox 2.0 1.5.0_06 <100% toimivuus Esim. 1.0.5_06 -Java Plug-in asennus:

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 5 1) Mene kohtaan http://java.sun.com/products/archive/ 2) Valitse listalta JDK/JRE - 5.0 rivi 5.0 Update 6. Paina GO -nappia. 3) Klikkaa Download JRE 4) Kohdasta Select Platform and Language for your download valitse Windows. Ruksaa I agree 5) Kohdasta Availabe Files valitse Windows Offline Installation jre-1_5_0_06-windows-i586-p.exe.. 6) Valitse Run 7) Huom - Tarkista työaseman Ohjauspaneeli Java/Java plug-in- versio. Tarvittaessa poista toiminnolla Lisää/poista ohjelma korkeammat J2SE Runtime Environment- versiot. Työasemalla myös muita KORKEAMPIA Java-versioita kuin joku yllämainituista: 1) Pulpetin Oracle-sovelluksia voi ajaa myös rinnan sovellusten, jotka käyttävät korkeampaa Java-versiota kuin joku taulukossa mainittu. Tällöin on ehdottomasti asennettava versio 1.5.0_06. 2) Jos tätä versiota ei vielä ole asennettu, asenna se edellisen kohdan mukaisesti. 3) Käytä sitten seuraavia url eja ajaessasi Pulpetin Oracle-sovelluksia: http://pulpetti.oph.fi/forms/frmservlet?config=testharek_jpi10506 http://pulpetti.oph.fi/forms/frmservlet?config=prodharek_jpi10506 Rekisterinpitäjä täydentää sitä mukaa selainlistaa, kun uudemmat versiot on todettu testausten jälkeen soveltuviksi HAREKin käyttöön. Yhteyden avauduttua näytölle tulee HAREKin sisäänkirjoittautumisnäyttö, johon kirjoitetaan ensin käyttäjätunnus, salasana ja kohtaan tietokanta kirjoitetaan joko testi tai tuotanto riippuen kumpaan tietokantaan halutaan mennä (testi- ja tuotantokantaan eri käyttäjätunnukset). Yliopistojen HAREK -vastuukäyttäjä on vastuussa yliopiston sisäisestä käyttäjähallinnasta, joten hänen tulee ohjeistaa käyttäjiä erittäin huolelliseen käyttäjätunnusten ja salasanojen säilyttämiseen. Seuraavassa luvussa kuvataan HAREKin käyttäjähallinnon rakenne ja ohjeistetaan tarkemmin salasanan antamiseen liittyviä käytäntöjä. 2. KÄYTTÄJÄHALLINTA 2.1. Käyttäjäroolit Hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmälle on määritelty käyttäjärooleja, jotka sisältävät erilaisia käyttöoikeuksia. Tähdellä merkityt ovat yhdistelmärooleja, jotka sisältävät käyttöoikeudet sekä HAREKiin että YO-OPAS sovellukseen. Kaikki ne käyttäjätunnukset, jotka sisältävät päivitysoikeudet HAREKiin, sisältävät käyttöoikeuden myös YSHJ-virkailijasovellukseen. - Rekisterinpitäjä (OPH) - Opasvastuukäyttäjä (OPH) - Koulutusalatallentaja (oikeudet vain YO-OPAS sovellukseen) - Yliopiston vastuukäyttäjä - Yliopiston kyselykäyttäjä

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 6 - Valinnan vastuukäyttäjä - Valinnan vastuukäyttäjä / opastallentaja* - Tallentaja - Tallentaja / opastallentaja* - Opastallentaja (oikeudet vain YO-OPAS sovellukseen) Käyttäjäroolien oikeudet ja vastuut yms. on kuvattu seuraavassa (kursiivilla YSHJ:ään liittyvät toiminnot / näytöt): 2.1.1. Rekisterinpitäjä Rekisterinpitäjän käyttöoikeudet on Opetushallituksella. Rekisterinpitäjä ylläpitää yliopistojen vastuukäyttäjien ja kyselykäyttäjien käyttöoikeuksia. Jos yliopiston vastuukäyttäjän tunnukset lukkiutuvat, rekisterinpitäjä voi avata lukkiutuneet tunnukset. Rekisterinpitäjä ylläpitää myös sekä Yliopisto ja tiedekunnat näytöllä olevia tietoja että Erillisvalintalaji- ja Koulutusala koodistoja. Lisäksi rekisterinpitäjällä on käyttöoikeudet kaikkiin yliopisto- ja valintakohtaisiin tietoihin, vaikka vastuu niiden tietojen päivittämisestä kuuluu yliopistolle. Vain rekisterinpitäjällä on oikeus korjata yhteishaun koulutusten opiskelupaikan vastaanottotietoja. Korjaukset tehdään yliopistojen ilmoitusten (tallennusvirheet) tai päätösten perusteella. Rekisterinpitäjälle kuuluvat myös HAREKin yleinen ylläpito ja kehittäminen sekä valtakunnallinen tiedottaminen ja kouluttaminen. 2.1.2 Opasvastuukäyttäjä Opasvastuukäyttäjän oikeudet on Opetushallituksella, joka vastaa yliopistokoulutuksen valtakunnallisesta tiedotuksesta. Hänellä on katselu- ja päivitysoikeudet YO-OPAS -sovelluksessa kaikkien yliopistojen tietoihin sekä yliopistoille yhteisiin osioihin. Opasvastuukäyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia HAREKiin. 2.1.3. Koulutusalatallentaja Tällä käyttäjäroolilla tallennetaan Korkeakouluopinnot oppaan alakohtaiset tiedot YO-OPAS sovelluksessa. Jokaisella alalla on nimetty henkilö, joka tallentaa valtakunnalliset alakuvaukset. Käyttöoikeuksia ylläpitää rekisterinpitäjä. 2.1.4.Yliopiston vastuukäyttäjä Yliopiston vastuukäyttäjälle kuuluu yliopistokohtainen käyttäjähallinta eli hän luo ja ylläpitää käyttöoikeuksia yliopistonsa HAREK-, YO-OPAS ja YSHJ -käyttäjille. Yliopiston vastuukäyttäjä voi kiinnittää oman yliopiston valintoja myös toisen yliopiston HAREK-käyttäjälle, jolloin esim. yhteisvalinnoissa ei tarvitse enää luoda käyttäjille ylimääräisiä tunnuksia. Yliopiston vastuukäyttäjä ylläpitää valintoihin ja hakukohteisiin liittyviä koodistotietoja (uusina tietoina hakukohteen opiskelukieli, valintaerän ja hakukohteen voimassaoloaika eli hakuaika, hakukohderyhmien luominen, täydentävät tietojen ja liitteiden kiinnittäminen). Koodistojen ja käyttäjähallintaan liittyvien päivitysoikeuksien lisäksi hänellä on automaattisesti päivitys- ja raportointioikeudet kaikkiin yliopistonsa valintoihin. Hän toimii HAREK-yhteyshenkilönä sekä yliopiston sisällä että ulkopuolella. Yliopiston vastuukäyttäjällä on oikeus suorittaa eräsiirtoja yliopiston ja HAREKin välillä.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 7 2.1.5 Yliopiston kyselykäyttäjä Rekisterinpitäjä ylläpitää yliopistokohtaisen kyselykäyttäjän käyttöoikeuksia. Kyselykäyttäjä pääsee katsomaan kaikkia oman yliopistonsa tietoja, myös katselemaan hakulomakkeita. Päivitysoikeuksia hänellä ei ole. 2.1.6. Valinnan vastuukäyttäjä Erityisesti suurissa yliopistoissa voi olla tarpeen jakaa vastuukäyttäjän tehtäviä valintakohtaisesti. Näin valinnan vastuukäyttäjä huolehtii tietyn valinnan sisällä niistä toimenpiteistä, jotka toisissa yliopistoissa hoitaa yliopiston vastuukäyttäjä. Hänellä on samat oikeudet kuin yliopiston vastuukäyttäjällä, mutta ne määritellään valintakohtaisesti. Työnjako yliopiston ja valinnan vastuukäyttäjien välillä sovitaan yliopiston sisällä. Yliopiston vastuukäyttäjä luo valinnan vastuukäyttäjälle valintakohtaiset käyttöoikeudet. Valinnan vastuukäyttäjillä on yliopiston vastuukäyttäjän lisäksi käyttöoikeudet 'Valintaerä ja hakukohteet' - koodistoon sekä valintakohtainen päivitys- ja raportointioikeus kaikkiin hakemista, valinnan tuloksia, opiskelupaikan vastaanottamista ja kirjoittautumista koskeviin tietoihin. Valinnan vastuukäyttäjille voidaan myös valintakohtaisesti määritellä oikeus suorittaa eräsiirtoja. 2.1.7. Valinnan vastuukäyttäjä / opastallentaja* Edellisen lisäksi tähän käyttäjärooliin sisältyy myös oikeus tallentaa YO-OPAS sovelluksessa oman yliopistonsa tietoja ja myös katsoa muiden yliopistojen koulutustietoja. 2.1.8 Tallentaja Yliopiston vastuukäyttäjä luo tallentajalle valintakohtaiset käyttöoikeudet HAREKiin. Tallentajalla on valinnoittain määritellyt päivitys- ja raportointioikeudet kaikkiin hakemista, valinnan tuloksia, opiskelupaikan vastaanottamista ja kirjoittautumista koskeviin tietoihin, myös YSHJ:ssa. 2.1.9 Tallentaja / opastallentaja* Edellisen lisäksi tähän käyttäjärooliin sisältyy myös oikeus tallentaa YO-OPAS sovelluksessa oman yliopistonsa tietoja ja myös katsoa muiden yliopistojen koulutustietoja. 2.1.10 Opastallentaja Opastallentajalla on oikeus tallentaa YO-OPAS sovelluksessa oman yliopistonsa tietoja ja myös katsoa muiden yliopistojen koulutustietoja. HAREKiin hänellä ei ole minkäänlaisia käyttöoikeuksia. 2.2. Käyttöoikeuksien luonti ja ylläpito Rekisterinpitäjä luo ja ylläpitää yliopistojen vastuukäyttäjien käyttöoikeuksia. Yliopiston vastuukäyttäjä luo kaikille muille yliopistonsa HAREK ja YO-OPAS -käyttäjille tunnukset, salasanat ja ylläpitää voimassaoloaikoja. Vastuukäyttäjän tulee pyytää uusia käyttäjiä täyttämään liitteessä 1 oleva lomake ennen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Käyttöoikeuksien voimassaoloaikaa ei tule antaa pidemmäksi kuin vuodeksi. Jos käyttäjä on ollut yliopiston palveluksesta poissa yli vuoden, hänen tietonsa voidaan poistaa kokonaan (Käyttöoikeuksien ylläpito -näytöllä Poista painikkeella poistetaan käyttäjän tiedot. Tämä edellyttää ensin niiden valintojen poistoa, joihin ko. käyttäjällä on ollut oikeudet). Yhteisvalinnoissa ns. vastuuyliopiston HAREK vastuukäyttäjä luo ko. yhteisvalintaan tunnukset myös muiden yliopistojen käyttäjille.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 8 Käyttäjätunnusten päivitysnäytölle päästään valitsemalla valikkoriviltä kohdan 'Käyttäjien hallinta' valikosta 'Yliopisto'. Käyttöoikeuksien ylläpito - päivitysnäyttö on kuvassa 1. Kuva 1. Käyttöoikeuksien ylläpito / Yliopiston vastuukäyttäjä Ennen uuden käyttäjätunnuksen luontia näpäytetään painiketta Uusi, jolloin Yliopisto -kenttään tulee näkyviin käyttäjän (yliopiston vastuukäyttäjän) oma yliopisto. Uutta käyttäjää koskevat tiedot täytetään kenttäkohtaisesti. Seuraavassa on ilmoitettu, onko tieto pakollinen ja kuvattu kenttäkohtaisesti näytöllä kysytyt tiedot KÄYTTÄJÄTUNNUS. Pakollinen. Käyttäjätunnus on maksimissaan kahdeksan merkin pituinen. ROOLI. Pakollinen. Valitaan listasta käyttäjälle rooli, joka oikeuttaa hänet käyttämään hänen tarvitsemiaan toimintoja HAREKissa. Vaihtoehdot on kuvattu aiemmin kappaleessa 2.1. Käyttäjäroolit. SALASANA. Pakollinen. Salasana näkyy näytöllä vain sen ajan kunnes tiedot on tallennettu. Vastuukäyttäjä antaa käyttäjälle salasanan vain sisään kirjoittautumista varten, jonka jälkeen käyttäjä vaihtaa salasanan, joka on vain hänen tiedossaan (kenttään Salasana vaihdettava jätetään oletusarvona oleva väkänen ( ). Salasana on maksimissaan kymmenen merkin pituinen. Salasanaksi tulisi antaa sellainen sana- ja numeroyhdistelmä, joka ei merkitse mitään ja on vaikeasti arvattavissa. Salasana toistetaan jälkimmäiseen kenttään. Mikäli käyttäjä unohtaa salasanansa, uusi salasana voidaan kirjoittaa suoraan salasanakenttiin. Kentän 'Salasanan vaihto' avulla voi rekisterinpitäjä tai yliopiston vastuukäyttäjä vaatia käyttäjää vaihtamaan salasanansa, jos esim. on epäilyjä, että salasana on joutunut sivullisten tietoon. Tällöin kenttään merkitään väkänen. Salasanan vaihto on kuvattu seuraavassa kappaleessa 2.3.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 9 Yliopiston vastuukäyttäjä tallentaa seuraavat tiedot uudesta HAREK-käyttäjästä: YLIOPISTO. Pakollinen. Yliopistolla tarkoitetaan tässä käyttäjän yliopistoa. Yliopistotieto haetaan valintaikonin alta avautuvasta listasta. SUKUNIMI. Pakollinen. Sukunimi kirjoitetaan siten, että ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla ja loput pienellä, esim. Räsänen. ETUNIMI. Pakollinen. Etunimi kirjoitetaan siten, että ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla ja loput pienellä, esim. Kaisa Maria. KIELI. Tarkoitetaan käyttäjän HAREKissa käyttämää kieltä. Vaihtoehtoina ovat suomi ja ruotsi. Oletusarvo on suomi. HUOM! Tämän tiedon mukaisesti HAREKiin sisäänkirjoittautumisen jälkeen avautuu käyttäjälle joko suomen- tai ruotsinkielinen versio HAREKista. YO-OPAS sovellus on vain suomenkielisenä. POSTIOSOITE. Käyttäjän yliopiston / työpisteen lähiosoite. POSTITMP. Käyttäjän yliopiston / työpisteen osoitteen postitoimipaikka. Postitoimipaikan numero voidaan kirjoittaa joko suoraan näytölle sille varattuun kenttään tai hakea se valintaikonin alta avautuvasta postitoimipaikkakoodistosta. Koodistossa on kaikki Suomen postitoimipaikat aakkosjärjestyksessä. SÄHKÖPOSTI. Käyttäjän sähköpostiosoite. HUOM! Eräsiirtoja HAREKin ja yliopiston välillä suorittavalle käyttäjälle lähetetään eräsiirtoon liittyviä viestejä tässä kohdassa mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Näin ollen eräsiirtoja toteuttaville käyttäjille tämä tieto on pakollinen. ORGANIS. SÄHKÖPOSTI. Sähköpostiosoite, johon käyttäjälle tulevat yshj-sähköpostit ohjataan oman osoitteen lisäksi. On usein yliopiston hakijapalveluiden sähköpostiosoite. PUHELIN. Käyttäjän työpuhelinnumero. TELEFAX. Käyttäjän yliopiston / työpisteen telefax-numero. VOIMASSA. Pakollinen. Käyttäjälle annettujen käyttöoikeuksien voimassaolon alkamis- ja loppumispäivämäärä. Tunnuksen voimassaoloaika ei saa olla yhtä vuotta pidempi. Yliopiston ulkopuolisen henkilöstön osalta (esim. kesän tallennusruuhka-apulaiset) voimassaoloaika tulee rajata vain todelliselle työjaksolle. UNIX-TUNNUS. Pakollinen kaikille eräsiirtoja toteuttaville käyttäjille. Tunnus tarkoittaa eräsiirroissa käytettyä yliopiston hakemiston nimeä ja sitä käytetään vain eräsiirroissa. Kaikilla yliopistoilla on oma unix-tunnus, jota kaikki yliopiston eräsiirtoja suorittavat käyttäjät käyttävät. Tarvittaessa tunnuksen saa rekisterinpitäjältä. LISÄTIETOJA. Käyttäjää koskevia lisätietoja, jotka voivat olla esimerkiksi tarkennuksia yhteystietoihin. KÄYTTÖOIKEUDET. Tässä kohdassa määritellään ne valinnat, joihin käyttäjälle annetaan päivitys- ja raportointioikeudet. Valinta haetaan yksitellen valintakoodistosta. Valinnat tulevat näkyviin aakkosjärjestyksessä. Valintoihin tehtävät muutokset (esim. valinnan nimimuutokset) tehdään aina

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 10 koodistovalikosta löytyvällä Valinta -näytöllä. Yliopiston vastuukäyttäjällä on automaattisesti käyttöoikeudet kaikkiin yliopistonsa valintoihin. Jos halutaan selata käyttäjiä, ja esim. täydentää jo tallennettuja käyttöoikeuksia, valitaan yliopistokentästä se yliopisto, jonka käyttäjiä halutaan selata. Sen jälkeen näpäytetään painiketta Hae. Selaus tapahtuu näytön alaosan vasemmalla puolella olevilla nuolinäppäimillä. HUOM! UUSI TOIMINTO: Jos yliopiston HAREK -käyttäjän tunnukset ovat lukkiutuneet, yliopiston vastuukäyttäjä voi avata ne painamalla KORJAA -painiketta. 2.3. Salasanan vaihto Jokainen käyttäjä voi oma-aloitteisesti vaihtaa itse oman salasanan. Tietoturvan kannalta salasanaa tulisi vaihtaa kohtuullisen usein, vähintään kerran lukuvuodessa. 'Salasanan vaihto' -näyttö löytyy valikosta 'Käyttäjien hallinta' kohdasta Salasanan vaihto. Näyttö on esitetty Kuvassa 2. Kuva 2. Salasanan vaihto 2.4 Käyttäjähallinnan raportit Yliopiston vastuukäyttäjällä on käyttäjähallinnassa (HAREK - käyttöoikeuksien voimassaoloaikojen tarkistusta varten) apunaan kaksi valmisraporttia, jotka löytyvät HAREKin päävalikosta kohdasta Kyselyt ja raportit. Raportit on kuvattu seuraavassa. 2.4.1 Käyttäjät Näpäyttämällä valikossa kohtaa Käyttäjät tulostuu näytölle raportti kaikista HAREKin käyttöoikeudet omaavista käyttäjistä. Käyttäjät tulostuvat yliopistoittain Tilastokeskus-koodin mukaisessa järjestyksessä. Raportilla ei ole minkäänlaisia poimintavaihtoehtoja. Raportille tulostuu aakkosjärjestyksessä sarakkeittain käyttäjän sukunimi, etunimi, käyttäjätunnus, käyttäjärooli ja käyttöoikeuden voimassaoloaika. 2.4.2 Käyttäjäroolit Näpäyttämällä valikossa kohtaa Käyttäjäroolit tulostuu näytölle raportti sen yliopiston kaikista HAREKin käyttöoikeudet omaavista käyttäjistä, jonka yliopiston vastuukäyttäjästä on kyse. Raportille tulostuu tiedekunta- ja valintakohtaisesti käyttäjäroolin mukaisesti (hierarkkisesti ylimmät roolit ensin) kaikki käyttäjät aakkosjärjestyksessä sisältäen sarakkeittain käyttäjän sukunimen, etunimen, käyttäjätunnuksen ja käyttöoikeuden voimassaoloajan alku- ja loppupäivämäärät).

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 11 3. KOODISTOT Koodistoja ylläpidetään jatkuvasti. Hakemuksia voi HAREKiin alkaa tallentaa, kun koodistot on päivitetty. Koodistoja koskevat näytöt ovat seuraavat: 1. Yliopisto ja tiedekunnat 2. Valinnat (yo-vastuukäyttäjä) 3. Hakukohde 4. Valintaerä ja hakukohteet 5. Erillisvalintalaji 6. (Koepaikka) ei aktiivisessa käytössä 7. Hakuperuste (käytössä vain ei YSHJ-valinnoissa) 8. Koulutusala 9. Valintajärjestelmä (lisäpalvelut) 10. Hakulomake 11. Sähköpostiviestit (ei vielä aktiivisessa käytössä) 12. Täydentävät kysymykset 13. Vaadittavat liitteet Hierarkkisesti ylemmät koodistot on aina päivitettävä ensin. Esimerkiksi Valintaerä ja hakukohteet - koodisto on mahdollista päivittää vasta kun sitä "ylempänä" olevat koodistot (Yliopisto ja tiedekunnat, Valinnat ja Hakukohde) on tallennettu. Rekisterinpitäjä ohjeistaa yliopistojen HAREK-vastuukäyttäjiä vuosittain koodistopäivityksistä (mm. aikataulut) myös sähköpostitse. On huomioitava, että tiedot koulutuksista siirtyvät YO-OPAS-sovelluksen kautta valtakunnalliseen koulutuksen hakupalveluun, Koulutusnettiin, joka vuorokausi. Kun hakulomake on merkitty julkaistavaksi, ei kyseisiin koodistoihin saa tehdä enää muutoksia. Jokaisen koodistonäytön päivitys on ohjeistettu erikseen: 3.1. Yliopisto ja tiedekunnat Vain rekisterinpitäjällä on päivitysoikeudet tälle näytölle. Yliopiston HAREK-vastuukäyttäjän on huolehdittava, että hän toimittaa rekisterinpitäjälle välittömästi tiedot yliopiston nimeen, yhteystietoihin ym. näytön tietoihin tulevista muutoksista.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 12 Kuva 3. Yliopisto ja tiedekunnat Yliopistoa koskevat tiedot: (HUOM! Opetushallitus päivittää nämä tiedot, yliopisto ilmoittaa OPH:een, jos tietoja täytyy päivittää). Nro: HAREKin automaattisesti yliopistolle antama numero. Tk-koodi: Tilastokeskuksen ylläpitämä yliopistokoodi. Kota-koodi: Opetusministeriön ylläpitämässä KOTA-tietokannassa käytetty yliopistokoodi. Nimi: Yliopiston suomenkielinen nimi. ruotsiksi: Yliopiston nimi ruotsiksi englanniksi: Yliopiston nimi englanniksi Postiosoite: Yliopiston ilmoittaman hakijapalvelun lähiosoite tai postilokero Postitoimipaikka: Yliopiston hakijapalvelun postitoimipaikka (valitaan koodistosta) Nimilyhenne: Yliopiston virallinen nimilyhenne. ruotsiksi: Yliopiston nimilyhenne ruotsiksi englanniksi: Yliopiston nimilyhenne englanniksi. WWW-osoite: Yliopiston www-osoite Sähköpostiosoite: Yliopiston hakijapalveluiden sähköpostiosoite Lupa sähköpostiin (ei käytössä): Yliopiston ilmoittama lupa hakijoiden yhteystiedoissa tapahtuneiden muutosten toimittamiseen yliopistolle yllämainittuun sähköpostiosoitteeseen (eli jos ruudussa on täppä, YSHJ lähettää automaattisesti tiedon yliopiston hakijan yhteystietojen muutoksista Hakijapalveluiden sähköpostiosoitteeseen. Täppä laitetaan ruutuun oletusarvona kaikille ja yliopisto ilmoittaa erikseen, jos se ei halua sähköpostia hakijan yhteystietojen muutoksista. Kirjoittautuminen (ei vielä käytössä): Alkupvm, Loppupvm: Yliopistokohtaisen kirjoittautumisajankohdan alkamis- ja loppumispäivämäärä Syyslukukausi / Kevätlukukausi: Yliopistokohtainen kirjoittautumisaika ilmoitetaan erikseen syksyllä ja keväällä alkaviin koulutuksiin.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 13 3.2 Valinnat Opetushallitus on lähettänyt 30.5.2008 sähköpostitse yliopistojen HAREK-vastuukäyttäjille ohjeen valintojen ja hakukohteiden nimeämisestä. Ohje löytyy myös HAREKin ohjeista (päävalikosta Ohje - > Dokumentit). Syyslukukaudella 2010 (alk. 1.8.2010) ja sen jälkeen alkavien koulutusten kuuluminen pää- tai erillisvalintaan saa erityisen suurta merkitystä sen suhteen, että yhden korkeakoulupaikan säännös ei ole voimassa enää erillisvalinnoissa (= yhteishaun ulkopuoliset koulutukset). Tämä tarkoittaa sitä, että HAREKin (ja amk-sektorilla vastaavan AMKOREKin ) avulla ei enää kontrolloida yhteishakujen ulkopuolisten koulutuspaikkojen vastaanottamisia. Tässä ohjeistetaan Kuvassa 3 olevan Valinnat näytön päivitys, mm. erillisvalintalajien tarkemmat selitykset löytyvät em. ohjeesta ja liitteestä 2. Kuva 4. Valinnat Uuden valinnan tallennus Uuden valinnan tallennus aloitetaan näpäyttämällä alalaidassa olevaa Uusi -painonappia, jolloin listaan tulee uusi rivi sen rivin alapuolelle, jossa kohdistin sillä hetkellä on. Uutta valintaa koskevat tiedot täytetään kenttäkohtaisesti joko tabulaattorin tai enter näppäimen tai hiiren avulla edeten, jonka jälkeen tiedot tallennetaan näpäyttämällä Tallenna -painiketta. Vanhan valinnan päivitys Aiempien lukuvuosien valintoja voidaan käyttää ko. koodistossa lukuvuodesta toiseen, jos ne pysyvät muuttumattomina. Mikäli valinnan nimi on muuttunut, mutta se vastaa sisällöllisesti jo koodistossa

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 14 olemassa olevaa tietoa, haetaan koodistossa oleva valinta näytölle ja muutetaan vain nimitietoa. Tällöin koodit ja muut tiedot jäävät ennalleen. Valintaa ei voi poistaa, jos siihen on kiinnitetty hakukohteita. Yhteisvalintaa koskevat tiedot päivittää yhteisvalinnasta vastaava yliopisto, ts. se yliopisto, johon valinta kiinnitetään (HAREKia varten joku yhteisvalintaan kuuluvista yliopistoista on valittava ns. vastuuyliopistoksi, vaikka käytännössä tällaista vastuuroolia ei kenelläkään yhteisvalintaan kuuluvista yliopistoista olisikaan). Vastuuyliopistoksi nimetyn yliopiston HAREK- vastuukäyttäjä huolehtii yhteisvalintaan liittyvistä koodistopäivityksistä (hakukohdekohtaiset päivitykset voidaan hoitaa myös hajautetusti). Seuraavassa on kuvattu näytön alaosassa olevat tiedot kenttäkohtaisesti. Yliopisto: Oletusarvoisesti näytölle tultaessa tähän kenttään tulee käyttäjän oma yliopisto. Toisen yliopiston saa näytölle syöttämällä yliopiston Tk-koodin tai vierittämällä valikkoa tai käyttämällä näytön alaosan nuolinäppäimiä. Valinnat: Valtakunnallinen yhteishaku: Vain rekisterinpitäjällä on oikeus lisätä tai poistaa täppä tähän kenttään. Täppä laitetaan valinnalle, joka on mukana valtakunnallisessa yhteishaussa. Yliopisto ilmoittaa tiedon Opetushallitukseen sähköpostitse. Nro: Valinnan numero on valinnan yksilöivä tunnistetieto, jonka HAREK antaa automaattisesti. Tätä numeroa käytetään mm. eräsiirroissa valinnan tunnisteena. Numeroa ei voi muuttaa. Nimi: Erillinen valinnan nimeämisohje löytyy HAREKin dokumenteista. Valinnan nimi näkyy hakijoille sellaisenaan nettihaussa. suomeksi: Tarkoitetaan valinnan suomenkielistä nimeä. ruotsiksi: Tarkoitetaan valinnan ruotsinkielistä nimeä. Valinnan nimi kirjoitetaan ruotsiksi, jos yhdenkin siihen kuuluvan hakukohteen opiskelukieli on ruotsi. englanniksi: Tarkoitetaan valinnan englanninkielistä nimeä. Valinnan nimi kirjoitetaan englanniksi, jos yhdenkin siihen kuuluvan hakukohteen opiskelukieli on englanti. Erillisvalintalaji: Pakollinen, kun kyseessä on erillisvalinta. Erillisvalintalaji haetaan Erillisvalintalaji koodistosta (liite 2) kuvaikonin alta. Päävalinnan ollessa kyseessä Erillisvalintalaji jätetään tyhjäksi. Valintayhteistyö: Oletusarvona on Ei. Tietoa käytetään lähinnä tilastoinnissa (ei näy esim. nettihaussa tai koulutustiedotuksessa). Jos kyseinen valinta järjestetään jonkun toisen valinnan tai useamman muun valinnan kanssa yhteistyössä, valitaan jompi kumpi seuraavista vaihtoehdoista: Yhteisvalinta = kuuluu jonkun muun valinnan tai useampien muiden valintojen kanssa valintaryhmittymään ja opiskelijavalinta toteutetaan keskitetysti yhteishakuna (esim. TETY, KATAVA, OKL:n yhteisvalinta yms.). Voi olla myös yliopiston sisällä esim. eri tiedekuntiin kuuluvien valintojen välinen yhteisvalinta. Valintayhteistyö = jos valinta kuuluu jonkun muun valinnan tai useampien muiden valintojen kanssa sellaiseen kokonaisuuteen, jossa valinnoilla on kevyempää yhteistyötä (esim. yhteiset pääsykoekirjat / valintakokeet, valintakoeaikataulujen koordinointia tms.) Tiedekunta: Jos valinta on tietyn tiedekunnan alaisuudessa, syötetään kenttään kyseinen tiedekunta joko syöttämällä tiedekunnan Tk-koodi suoraan koodikenttään tai valitsemalla se tiedekuntakoodistosta. Niissä yliopistoissa, joissa ei ole tiedekuntia, on tiedekunnan tilalle tallennettu koodistoon Osasto. Mikäli ko. valinta ei kuulu minkään tietyn tiedekunnan alaisuuteen, jätetään kenttä tyhjäksi. Kirj.käytäntö: Yliopiston kirjoittautumiskäytäntö voi olla joko lukuvuosi tai kausi kohtainen. Oletusarvona on Lukuvuosi. Jos valitaan lukuvuosi, nettihaussa ja virkailijan sovelluksessa kirjoittautumistietojen päivitysnäytöllä tulee tarjolle vähemmän vaihtoehtoja kuin jos valitaan lukukausi (hakija voi kirjoittautua esim. läsnä kevätlukukaudeksi ja poissa syyslukukaudeksi jne).

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 15 3.3. Hakukohde Opetushallitus on lähettänyt 30.5.2008 sähköpostitse yliopistojen HAREK-vastuukäyttäjille ohjeen valintojen ja hakukohteiden nimeämisestä sekä kieliversioinnista. Ohje löytyy myös HAREKin ohjeista (päävalikosta Ohje - > Dokumentit). Seuraavassa ohjeistetaan Kuvassa 5 olevan Hakukohde näytön päivitys. Uuden hakukohteen luominen Näytölle tultaessa yliopisto kenttään tulee oletusarvoisesti käyttäjän oma yliopisto. Seuraavaksi valitaan valikosta tiedekunta. Hakukohde lisätään näpäyttämällä ensin näytön alaosassa olevaa Uusipainonappia, jonka jälkeen voi alkaa syöttämään tietoja kenttäkohtaisesti. Yliopisto: Koodi on yliopiston Tilastokeskus-koodi ja kenttään tulee näkyviin käyttäjän oma yliopisto (määritelty käyttöoikeuksien päivitysnäytöllä). Jos halutaan päivittää jonkun muun yliopiston tietoja (lähinnä yhteisvalinnassa), haluttu yliopisto saadaan selaamalla yliopistoja joko kentän lopussa olevan vierityspalkin tai näytön vasemmassa alalaidassa olevien nuolipainikkeiden avulla. Tiedekunta: Koodi on tiedekunnan Tilastokeskus-koodi ja kenttään tuodaan edellä valitun yliopiston koodin mukaan ensimmäinen tiedekunta. Niissä yliopistoissa, joissa ei ole tiedekuntia, tiedekunnan korvaa Osasto. HAKUKOHDE: Hakukohdenro: Järjestelmä antaa automaattisesti hakukohdenumeron tietojen tallentamisen jälkeen, eikä sitä voida muuttaa. Tätä numeroa käytetään mm. eräsiirroissa hakukohteen tunnisteena. Tk-koodi: Kenttään voidaan syöttää Tilastokeskuksen hakukohteelle antama kuusinumeroinen koodi Tallennuskoodi: Pakollinen. Yliopiston hakukohteelle antama oma koodi, joka voi sisältää numeroita tai kirjaimia. Nimi: Pakollinen. Hakukohteen nimeämisohje löytyy HAREKin dokumenteista. Tässä kentässä oleva hakukohteen nimi tulostuu mm. HAREKin eri raporteilla. Nimi suomeksi / ruotsiksi / englanniksi: Hakukohteen nimestä on oltava kieliversiot niillä kielillä, jotka ovat hakukohteen opiskelukielet (opiskelukielen määritelmä = kieli, jolla hakija voi pääsääntöisesti opiskella kyseisessä koulutuksessa. Hakijan tulee lisäksi saada ko. koulutuksessa tarvitsemansa ohjaus ko. kielellä). Kieliversioiden lisäksi kaksikielisten yliopistojen on päivitettävä HAREKiin kaikkien hakukohteidensa nimet sekä suomeksi että ruotsiksi. myös ruotsinkielellä tiedotusta varten. Huom! Edellisessä nimi kenttään syötetty hakukohteen nimi täytyy olla identtisenä myös JOKO suomen- TAI ruotsin- TAI englanninkielisen nimen kentässä. Sen voi kopioida siten, että maalaa tekstin, painaa Ctrl + c, siirtää kohdistimen oikeankieliseen kenttään ja liittää tekstin painamalla Ctrl + v. Koulutusala: Pakollinen. Opetushallinnon koulutusalakoodiston mukainen koodi ja koulutusala, jolle hakukohde sijoittuu. Koulutusalakoodi voidaan tallentaa suoraan ao. koodikenttään tai hakea se koulutusalakoodistosta. Koodisto on esitetty liitteessä 3. (Opintoalaluokitus ei ole käytössä toistaiseksi).

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 16 Kuva 5. Hakukohde 3.4. Valintaerä ja hakukohteet Valintaerä ja hakukohteet näytöllä (Kuva 6) tehdään seuraavia toimintoja: luodaan uusia valintaeriä päivitetään valintaerän vaihe päivitetään valintaerän kieli päivitetään valintaerän ja hakukohteen hakuajat näytöllä kentät voimassaoloaika eli se ajankohta, jonka hakulomake on sähköisessä hakujärjestelmässä voimassa päivitetään valintaerään kuuluvien hakukohteiden maksimimäärä luodaan valintaerään kuuluvia hakukohderyhmiä kiinnitetään täydentäviä tietoja joko valintaeriin tai hakukohteisiin kiinnitetään vaadittavia liitteitä hakukohteisiin kiinnitetään hakukohteita valintaeriin (tai kopioidaan edellisen vuoden tiedot pohjatiedoiksi päivityksiä varten) päivitetään hakukohteen eli koulutuksen lukukausi ts. se lukukausi, jolloin koulutus alkaa päivitetään koulutuksen suunniteltu minimialoituspaikkamäärä päivitetään hakukohteen eli koulutuksen järjestämispaikkakunta päivitetään hakukohteen jonotusoikeus ts. onko hakukohteessa käytössä ns. varasijamenettely (eli hyväksytäänkö ko. hakukohteeseen hakijoita mahdollisesti myös varasijoilta) päivitetään hakukohteen tutkintotaso, ts. se tutkinto taso, johon ko. koulutus johtaa päivitetään hakukohteen opiskelukieli, suomi / ruotsi / englanti päivitetään ennen valintojen päättämistä hakukohdekohtaiset hyväksymispistemäärät (minimit ja maksimit)

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 17 Kuva 6. Valintaerä ja hakukohteet Tässä ohjeistetaan kenttäkohtaisesti näytön päivitys: Yliopisto:. Pakollinen. Oletusarvoisesti näytölle tultaessa tähän kenttään tulee käyttäjän oma yliopisto. Valinta. Pakollinen. Kenttään tulee näkyviin kyseisen yliopiston aakkosjärjestyksessä ensimmäisenä oleva valinta. Joko nuolipainikkeiden tai vierityspalkin avulla valitaan se valinta, jonka tietoja halutaan päivittää. VALINTAERÄllä tarkoitetaan tietyssä valinnassa yhtä aikaa käsiteltävien hakemusten joukkoa, jolle valintapäätös tehdään samana päivänä ja samoin perustein. Samaan valintaan voi kuulua useita eri valintaeriä, jotka erotetaan eränumerolla. Mikäli valinta suoritetaan kerralla, ei kyseisessä valinnassa ole kuin yksi valintaerä. Lukuvuosi: Pakollinen. Lukuvuodella tarkoitetaan sitä lukuvuotta, jolloin koulutus alkaa. Kenttään tallennetaan vain lukuvuoden ensimmäinen vuosi. Esim. 2010 tarkoittaa lukuvuotta 2010-11 (koulutus, johon kyseisessä valintaerässä opiskelijat valitaan, alkaa 01.08.2010 31.07.2011 välisenä aikana). Kenttää voi selailla nuolipainikkeiden avulla. Eränro: Pakollinen. Valintaan voi kuulua saman lukuvuoden aikana useita valintaeriä. Tämä tarkoittaa sitä, että valinta tapahtuu eri erissä ja eri aikaan. Vaikka valinnassa käytettäisiin esivalintaa, on kyse kuitenkin yhdestä ja samasta valintaerästä. Valinnan ensimmäinen ja mahdollisesti ainoa valintaerä tallennetaan numeroksi 1, muut mahdolliset erät numeroidaan ajallisesti nousevassa järjestyksessä (2,3 jne.) Vaihe. Pakollinen. Vaiheella tarkoitetaan sitä, missä vaiheessa valintaprosessi on menossa. Alkuarvona on vaihe 'otetaan hakemuksia', jolloin vain hakemusten tallennus on mahdollista. Vaihe täytyy muuttaa

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 18 valintaprosessin edetessä; vaiheen muuttaminen mahdollistaa seuraavien vaiheiden tietojen tallentamisen ja tarkistusraporttien tulostamisen. Esim. valinnan tuloksia ei voi tallentaa ennen kuin valinnan vaiheeksi on muutettu ' menossa '. Huom! Vaihetta ' päättynyt ' ei voi enää muuttaa muuksi vaiheeksi eikä siis hakemus-, valinta- tai kirjoittautumistietoja voi enää muuttaa sen jälkeen, kun valintaerän vaiheeksi on tallennettu ' Päättynyt '. Mikäli valinta - erän vaiheeksi on jo tallennettu 'päättynyt ', mutta täydennyksiä tai korjauksia joudutaan tekemään, otetaan yhteys rekisterinpitäjään, joka voi avata ko. valintaerän. Valintaerän vaiheet ovat: Otetaan hakemuksia (alkuarvo): vaihe, jolloin valintaerään voi tallentaa vain hakemustietoja. Menossa: hakuaika on päättynyt eikä hakemuksia oteta enää vastaan. Valinta on käynnissä ja valinnan tuloksia voidaan tallentaa (hakemusten tallennus ja täydennykset on vielä kuitenkin mahdollista). Päättynyt: valinta on päättynyt, valinnan tulokset, opiskelupaikan vastaanottamistiedot ja myös kirjoittautumistiedot on tallennettu eikä muutoksia näihin voi enää tehdä. Kieli: Valitaan kyseistä valintaerää kuvaava kieli, jossa vaihtoehtoina ovat suomi ja ruotsi ja jossa suomi on oletusarvona. Voimassa: Valintaerälle määritellään alkamis- ja loppumispäivämäärät, jolloin valintaerän hakulomake on julkinen ja käytössä sähköisessä hakujärjestelmässä. Käytännössä tämä on sama kuin valintaerän hakuaika, mikäli valintaerällä on oma hakulomake, jota muut valintaerät eivät käytä, hakuajan tulee olla samanpituinen kuin hakulomakkeen voimassaoloaika. Valtakunnalliseen yhteishakuun kuuluvan valintaerän hakuaika voi olla lyhyempi kuin yhteishaun hakulomakkeen. KOPIOI painike: Jos edellisen lukuvuoden valintaerän tiedot eivät ole olennaisesti muuttuneet, voidaan käyttää hyväksi Kopioi toimintaa päivitettäessä tietoja tulevalle lukuvuodelle: Haetaan tiedot näytölle ja näpäytetään Kopioi -painonappia. Hakukohteen kaikki muut arvot kopioituvat paitsi lukuvuosi, joka vaihtuu tulevaan lukuvuoteen, ja valintaerän vaihe muuttuu alkuarvoksi eli Otetaan hakemuksia. Mikäli kopiointi tuo hakukohdelistaan myös sellaisia hakukohteita, jotka eivät ala ko. lukuvuonna, ne voidaan poistaa asettamalla kohdistin ko. hakukohteen päälle ja näpäyttämällä Poista - painiketta. Maks. hakuk. Jos valintaerän sisällä hakukohteiden hakemista rajataan (ts. ei saa hakea kaikkiin samaan valintaerään kuuluviin hakukohteisiin), mutta niitä ei priorisoida, määritellään haettavissa olevien hakukohteiden maksimimäärä tähän kenttään. Jos samaan valintaerään kuuluvat hakukohteet priorisoidaan keskenään, luodaan hakukohderyhmä (ks. 3.4.1). Hakukohderyhmien, täydentävien tietojen ja vaadittavien liitteiden sekä hyväksymispistemäärien tallennus on ohjeistettu erikseen kohdissa 3.4.1. 3.4.3. Mikäli valintaerien ja hakukohteiden päivityksessä on käytetty Kopiointi-toimintoa, riveillä näkyy aiemmin päivitetyt hakukohteet. Jos kopiointia ei käytetä, hakukohteet kiinnitetään valintaan hakemalla valintaikonin alla olevasta listasta oikeat hakukohteet. Kaikki hakukohdekohtaiset tiedot ovat pakollisia. Hakukohteen perustiedot tulevat automaattisesti näkyviin, kun hakukohde on valintaikonin alta valittu (näkyvät harmaannutettuina). Näitä tietoja ei voi enää tällä näytöllä muuttaa, koska ne on päivitetty silloin kun on luotu uusi hakukohde (Hakukohde - näytöllä). Nro: Hakukohteen HAREK-koodi (kaikilla hakukohteilla eri koodi, HAREKin generoima). Koodi: Hakukohteen yliopisto-koodi, yliopiston antama (voi sisältää numeroita ja / tai kirjaimia).

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 19 Nimi: Hakukohteen nimi, joka tulee automaattisesti näkyviin kun hakukohde on valintaikonin alta valittu (näkyy harmaana) eikä nimeä voida tällä näytöllä muuttaa (muutos tehdään tarvittaessa Hakukohde -näytöllä). Yliopisto: Sen yliopiston nimi, johon ko. valinta on kiinnitetty. Tulee automaattisesti näkyviin kun hakukohde on valintaikonin alta valittu (näkyy harmaannutettuna) eikä sitä voida tällä näytöllä muuttaa. Vuosittain päivitettävät pakolliset tiedot: Lkausi: Tarkoittaa sitä lukukautta, jolloin kyseinen koulutus alkaa. Oletusarvona on S, joka viittaa syyslukukauteen. Oletusarvon tilalle päivitetään K, kun koulutus alkaa keväällä. Ap: Tarkoittaa hakukohteen aloituspaikkamäärää. Kenttään tallennetaan hakukohteelle minimialoituspaikkamäärä (suunniteltu aloituspaikkamäärä riittää väliaikaisesti, jos päätöksiä ei ole vielä tehty). Mikäli hakukohteelle ei ole suunniteltu kiinteää aloituspaikkamäärää, kenttään tallennetaan ko. hakukohteeseen opiskelijoiksi valittavien arvioitu vähimmäismäärä (esim. jos suunniteltu aloituspaikkamäärä on 90-95 tähän kohtaan tallennetaan 90). Aloituspaikkamäärän on oltava aina suurempi kuin 0. Tämä tieto näkyy valtakunnallisessa koulutustiedotuksessa. Kunta: Tarkoittaa sitä paikkakuntaa, jolla kyseinen koulutus järjestetään. Oletuskuntana on yliopiston sijaintipaikkakunta. Tarvittaessa paikkakunta voidaan vaihtaa valitsemalla oikea paikkakunta valintaikonin alta avautuvasta kuntakoodistosta. Tämä tieto näkyy valtakunnallisessa koulutustiedotuksessa. Jonoik: Tarkoittaa, onko kyseiseen hakukohteeseen jonotusoikeutta vai ei (= onko valinnassa käytössä varasijamenettely). Jonotuskäytäntö kyllä voidaan merkitä vain syksyllä alkaville yhteisvalinnassa mukana oleville koulutuksille. Jonotusoikeus määritellään jokaiselle hakukohteelle erikseen. Oletusarvona on Ei. Tämä tarkoittaa sitä, että kyseiseen hakukohteeseen ei valita koskaan hakijoita varasijoilta. Jos jonotusoikeudeksi on tähän kohtaan laitettu Ei, mutta hakija on kuitenkin ilmoittanut opiskelupaikan vastaanottamislomakkeella jonottavansa tällaiseen hakukohteeseen, syntyy em. tiedon tallennuksen seurauksena ns. mahdoton jonotus, jolloin hakija jonottaa turhaan kyseistä hakukohdetta. Tämä tilanne on kuvattu tarkemmin HAREKin tallentajan ohjeissa. Tutktas: Tarkoittaa, johtaako ko. koulutus ylempään vai alempaan korkeakoulututkintoon. Uusissa hakukohteissa oletusarvona on 'Ylempi' ja vanhojen hakukohteiden kohdalla edellisen vuoden tieto. Nuolen alta löytyy vaihtoehto ' Alempi '. Vain ylempi täppä: Jos kyseessä on koulutus, joka johtaa VAIN ylempään korkeakoulututkintoon (ns. maisteriopinnot ja ohjelmat), merkitään täppä. Poikkeuksena lääketieteelliset koulutukset (lääketiede sekä hammas- ja eläinlääketiede), joihin em. täppää ei merkitä, vaikka niihin ei sisällykään alempaa korkeakoulututkintoa. Hyv.pistem.: Päävalintoihin kuuluvista hakukohteista on tallennettava pakollisina tietoina myös hyväksymispistemäärät. Erilliselle näytölle siirrytään klikkaamalla kuvaikonia (ko. näytön ohje kuvataan kohdassa 3.4.3). Hakukohderyhmä: Jos ko. hakukohde on kiinnitetty hakukohderyhmään, tulee tähän kenttään automaattisesti näkyviin hakukohderyhmän nimi. Hakukohde on voimassa: Päivämäärät, josta lähtien ja johon asti hakukohde on julkinen, ts. ko. hakukohteen hakulomake on hakijoille sähköisessä hakujärjestelmässä näkyvissä, toisin sanoen milloin hakuaika alkaa ja milloin päättyy. Opiskelukieli: kieli, jolla hakija voi pääsääntöisesti opiskella kyseisessä koulutuksessa. Hakijan tulee lisäksi saada ko. koulutuksessa tarvitsemansa ohjaus ko. kielellä. Voidaan valita yksi, kaksi tai kolme opiskelukieltä. Hakukohteen nimi on oltava vastaavilla kielillä käännettynä (ks. Hakukohde näyttö). OPISKELUKIELET painike: Valintaerän ensimmäiselle hakukohteelle tallennetut opiskelukielet voidaan kopioida saman valintaerän kaikkien hakukohteiden voimassaolopäivämääriksi. Ennen kopiointia ohjelma kysyy: Olet kopioimassa ensimmäisen hakukohteen opiskelukieltä muiden hakukohteiden opiskelukieleksi. Haluatko jatkaa? Kyllä / Ei.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 20 PÄIVÄMÄÄRÄT -painike: Valintaerän voimassaolopäivämäärät voidaan kopioida erän hakukohteiden voimassaolopäivämääriksi. Ennen kopiointia ohjelma huomauttaa ja kysyy: Olet kopioimassa valintaerän voimassaolopäivämäärät hakukohteiden voimassaolopäivämääriksi. Haluatko jatkaa? Kyllä / Ei. PÄIVITÄ YOO-painike: Kun olet kopioinut haluamasi valintaerän hakukohteet HAREKiin haluamallesi lukukaudelle ja vuodelle, hakukohteet pitää vielä kopioida YO-OPAS-puolelle koulutustiedotusta varten. Eli saadaksesi hakukohteiden perustiedot YO-OPAS-sovellukseen, sinun tulee klikata PÄIVITÄ YOO-painiketta ja sen jälkeen klikkaa TALLENNA. Jos hakukohteet näkyvät näytöllä keltaisina, se tarkoittaa, että hakukohteita ei ole vielä kopioitu YO-OPAS-puolelle. 3.4.1. Hakukohderyhmien luominen HAKUKOHDERYHMÄT-painikkeen takaa aukeaa erillinen näyttö, joka on kuvassa 7. Kuva 7. Valintaerän hakukohderyhmät Näytöllä liitetään hakukohteita hakukohderyhmiin. Ryhmään voi kuulua useita hakukohteita. Samaan valintaerään liitetty hakukohde voi kuulua vain yhteen valinnan sisäiseen hakukohderyhmään. Hakukohderyhmiä voidaan hakea näytölle ryhmän lyhenteen tai nimen perusteella. Huom! Käyttäjä voi hakea vain sellaisia hakukohderyhmiä, jotka on kiinnitetty niihin valintaeriin, joiden valintoihin käyttäjällä on päivitysoikeus. Näytölle tulee valmiina ko. valintaerään liittyvät perustiedot: jos kyseessä erillisvalinta: Erillisvalintalaji valintaerän lukuvuosi valintaerän numero Hakukohderyhmät priorisoidaan: Jos hakukohderyhmät valintaerän sisällä priorisoidaan, laitetaan täppä tähän kohtaan (esim. kauppatieteen yhteisvalinnassa priorisoidaan ensin yliopistot (=hakukohderyhmät) ja vasta sen jälkeen hakukohteet.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 21 Maks. ryhmiä: Jos eri hakukohderyhmien hakemista rajataan valintaerän sisällä, määritellään haettavissa olevien hakukohderyhmien määrä tähän kenttään. Hakukohderyhmät Lyhenne: Yliopiston vastuukäyttäjä antaa hakukohderyhmälle haluamansa lyhenteen. Nimi: Hakukohderyhmän nimi lyhentämättömässä muodossa. Ryhmän kuvaus: Vapaamuotoista tekstiä kuvaamaan ryhmää. Muokkaa painikkeella avautuu muokkaustila, jossa on helpompi muokata erityisesti pitkää kuvaustekstiä (ko. kentän enimmäismäärä 2000 merkkiä). Max: Hakukohderyhmään kuuluvien niiden hakukohteiden määrä, joihin voi maksimissaan hakea. Lkm: Järjestelmä tuo automaattisesti kenttään tähän hakukohderyhmään liitettyjen hakukohteiden määrän. Hakukohteet painikkeella aukeaa seuraava näyttö, jolla kiinnitetään hakukohteet hakukohderyhmään (Kuva 8). HUOM! Hakukohderyhmän luonti on tallennettava ennen kuin siirrytään seuraavaalle sivulle (klikataan painiketta Hakukohteet). Hakukohteiden kiinnitys tapahtuu Kuvassa 8 olevalla näytöllä. Kuva 8. Hakukohderyhmä Kohdassa 3.4.6. on kuvattu Hakukohderyhmät -tarkistusraportin käyttö. Ko. raportti on suunniteltu yliopistojen muodostamien hakukohderyhmien tarkistusta varten. 3.4.2. Täydentävien tietojen ja liitteiden kiinnitys hakulomakkeelle TÄYDENTÄVÄT TIEDOT - painikkeen takaa aukeaa erillinen näyttö, joka on kuvassa 9. Täydentävät tiedot ovat niitä tietoja, joita yliopistot kysyvät hakulomakkeillaan ja jotka eivät ole jo valmiina sähköisen hakujärjestelmän hakulomakkeella, eli muita kuin yleiseen korkeakoulukelpoisuuteen liittyviä kysymyksiä. Liitteet ovat hakulomakkeessa informoitavia, hakijoilta vaadittavia liitteitä. Opetushallitus kokoaa täydentävät tiedot ja vaaditut liitteet koodistoiksi yliopistojen ilmoittamien tietojen perusteella. Yliopistot poimivat haluamansa täydentävät tiedot ja liitteet koodistosta ja kiinnittävät tiedot valintaerä- tai hakukohdekohtaisesti liitteet aina hakukohdekohtaisesti. Jos tiedot

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 22 eivät ole muuttuneet aiemmalta vuodelta, täydentävät tiedot kopioituvat muiden tietojen mukana Kopioi painiketta käyttämällä. Yliopistojen vastuukäyttäjät voivat selata koodistoa, joka löytyy HAREKin menusta Koodistot -> Täydentävät kysymykset (päivitysoikeudet tällä näytöllä vain rekisterinpitäjällä). Yliopiston vastuukäyttäjät voivat myös tarkistaa valinta- tai tiedekuntakohtaisesti aiemmin kiinnitetyt täydentävät kysymykset eri kieliversioina raportilta, joka löytyy Kyselyt ja raportit kohdasta YSHJ -raportit -> Täydentävät kysymykset. Raportti on kuvattu kohdassa 3.4.7. Täydentävät kysymykset on myös koottu HAREKin Ohje-valikon alle Dokumentteihin excel-tiedostoksi. Uusien kysymysten kiinnitys Kun on varmistettu, että koodistosta löytyy sellainen kysymys, joka halutaan hakulomakkeelle lisätä, klikataan Valintaerä ja hakukohteet näytöllä joko Valintaerä tasolla Täydentävät tiedot painiketta tai Hakukohdetasolla samannimistä painiketta. Valintaeräkohtaista ratkaisua käytetään silloin, kun valintaerään kuuluu useita eri hakukohteissa, ja kaikissa hakukohteissa kysytään sama kysymys. Hakukohdekohtainen ratkaisu tehdään aina silloin, kun kysymys liittyy vain yhteen yksittäiseen hakukohteeseen. Kuvassa 9 on Täydentävien tietojen ja liitteiden kiinnitysnäyttö. Kuva 9. Täydentävät tiedot Taso: Vaihtoehdot: Valintaerä ja Hakukohde. Tieto tulee automaattisesti sillä perusteella, onko näytölle tultu valintaerätason vai hakukohdetason kautta (klikattu Taäydentävät tiedot painiketta). Yliopisto: Kenttään tulee automaattisesti näkyviin Yliopiston Tk-koodi ja nimi. Lukuvuosi: Kenttään tulee automaattisesti näkyviin valintaerän lukuvuosi. Eränro: Kenttään tulee automaattisesti näkyviin valintaerän numero. (Hakukohde: Jos tälle näytölle on tultu hakukohdetason kautta, kenttään tulee automaattisesti näkyviin hakukohteen HAREK-numero ja nimi).

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 23 Jos kyseiseen hakukohteeseen / valintaerään on jo aiemmin kiinnitetty täydentäviä kysymyksiä, ne tulevat näkyviin tällä näytöllä. Jos halutaan kiinnittää uusia kysymyksiä, klikataan kuvaikonia, valitaan kysymys, jonka jälkeen kysymyksestä tulevat näkyviin: Kysymysnumero: kysymyksen numero tulee OPH:n ylläpitämästä koodistosta. Teksti: valittua numeroa vastaava täydentävä tieto/kysymys. Huom! Liitettävä kysymys on aina suomenkielinen. Käännökset tulevat sähköiselle hakulomakkeelle hakijan käyttöliittymäkielen mukaisesti suoraan rekisterinpitäjän ylläpitämältä koodistosta (tarkistusraportilla nähtävissä). Pakollisuus: kertoo onko kysymykseen vastaaminen hakijalle pakollista, joko kyllä tai Ei. Vast. lkm min ja max: kertoo hakijalta pyydettävien vastausten minimi- ja maksimi-lukumäärät. Vast. arvo min ja max: kertoo hakijalta pyydettävien vastauksille määritellyt minimi- ja maksimiarvot Näytön keskiosassa voi valita myös Vastaus-välilehden: Kun kohdistin on kysymystekstin kohdalla ja valitaan Vastaus välilehti, tulee näkyviin Vastausnro: kenttään tulee näkyviin vastauksen numero ja vastausteksti (Kuhunkin täydentävään kysymykseen on etukäteen Opetushallitus päivittänyt yliopiston antamien tietojen perusteella vastausvaihtoehdot, jotka ovat muotoa valintanappi, valintalistalista tai avoin vastaus ). Liitteiden liittäminen hakukohteeseen Hakukohdetasolla samalla näytöllä voidaan hakukohteeseen liittää vastaavia etukäteen määriteltyjä hakijalta vaadittavia liitteitä. Yliopiston vastuukäyttäjä voi tarkistaa voimassa olevan liitekoodiston HAREKin dokumenteista. Jos hakukohteeseen hakevilta vaaditaan sellainen liite, jota ei löydy koodistosta, vastuukäyttäjä ilmoittaa siitä Opetushallitukseen. Kun kuvaikonista aukeavasta valikosta on valittu listalta oikea tieto, tulee näkyviin Liitenro: Kun valikosta on valittu haluttu tieto, tuodaan näytölle kyseistä vaadittavaa liitettä koskevat tiedot kahdelle välilehdelle: Vaadittavat liitteet: kentässä on Vaadittavan liitteen nimi, yliopiston ja/tai valinnan nimi johon kyseinen liite liittyy. Samoin kuin täydentävissä tiedoissa, hakukohteeseen kiinnitettävä liite on aina suomenkielinen, ja käännökset tulevat valmiina. Toimitusosoite ja lisäinfo: välilehti kertoo minne hakijan on toimitettava vaadittu liite. Tieto tulee valmiina ja se pohjautuu Opetushallituksessa ylläpidettyyn koodistoon, joka on koottu yliopistojen antamien tietojen perusteella (Opetushallituksen antaman erillisen ohjeen perusteella). 3.4.3. Hyväksymispistemäärien tallennus Kun valinta on ohi, käydään jokaiseen päävalintaan kuuluvaan hakukohteeseen tallentamassa sekä alin hyväksymispistemäärä (Huom! myös varasijoilta hyväksyttyjen pistemäärät huomioidaan), jolla kyseiseen hakukohteeseen on tullut hyväksytyksi, että korkein mahdollinen eli maximipistemäärä. Opetushallitus julkaisee pistemäärätiedot Koulutusnetissä. Tallennusnäyttö on kuvassa 10.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 24 Kuva 10. Hyväksymispisteiden tallennusnäyttö Näytön yläosassa olevat tiedot sekä Vuosi ja lukukausi tieto (Syksy tai Kevät) tulevat oletusarvoina, niitä ei voi muuttaa tällä näytöllä. Näytölle tallennetaan pistemäärät seuraavista ryhmistä 1. Valintakokeen ja alkupisteiden perusteella hyväksytyt, 2. Pelkän valintakokeen perusteella 3. Ilman valintakoetta hyväksytyt.: Alimmat hyväksymispistemäärät tarkoittaa sitä, mikä on alin pistemäärä, jolla on tullut hyväksytyksi ko. hakukohteeseen, ml. varasijoilta valitut. Maksimipistemäärät tarkoittaa sitä, mikä on valinnassa ollut maksimi- eli korkein mahdollinen pistemäärä, jonka olisi voinut saada. Lisätietoja Pistemääriä voi tarvittaessa selittää tässä kentässä. Ei pisteitä: Jos valinta ei ole perustunut hyväksymispistemääriin, klikataan ko. ruutua. Seuraavassa luvussa on esitelty raportit, joilla koodistopäivityksiä voi tarkistaa. Mukana on myös pistemäärien tarkistusraportti. 3.5. Hakulomake Rekisterinpitäjä luo yhteishaun hakulomakkeen ja yliopistojen vastuukäyttäjät YSHJ:n kautta toteutettavien erillishakujen hakulomakkeet. Hakulomake on kuvassa 11.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 25 Kuva 11. Hakulomake Uuden hakulomakkeen luominen aloitetaan klikkaamalla Uusi painiketta. Lukuvuosi: tarkoittaa sitä lukuvuotta, jolloin koulutus alkaa, esim. keväällä 2010 alkava koulutus kuuluu lukuvuoteen 2009-2010. Hakulomakkeen nimet on käännettävä ja tallennettava HAREKiin kaikilla niillä kielillä, joilla haku ja valinta toteutetaan. Kaksikielisten yliopistojen tulee päivittää hakukohteiden nimet myös aina sekä suomeksi että ruotsiksi, muut laittavat jokaiseen kenttään hakulomakkeen nimen sillä kielellä, millä hakija voi hakea. Esim. jos haku toteutetaan vain englanninkielellä, jokaiseen kenttään syötetään lomakkeen englanninkielinen nimi. Yliopistohaku.fi:ssä lomakkeen kielisyys määräytyy hakijan käyttöliittymän kielen mukaisesti. Lomakkeen nimi. Ensimmäiseen kenttään tallennetaan hakulomakkeen suomenkielinen nimi. Lomakkeen nimi sv. Tähän kenttään tallennetaan hakulomakkeen ruotsinkielinen nimi. Lomakkeen nimi en. Tähän kenttään tallennetaan hakulomakkeen englanninkielinen nimi. Voimassaolo. Näihin kenttiin syötetään alku- ja loppupäivämäärät, milloin hakulomake on näkyvissä yliopistohaku.fi:ssä. Mikäli lomakkeella on hakukohteita, joihin on eri hakuaika, lomakkeen alkupäivämäärä on hakuajaltaan ensimmäisen hakukohteen hakuajan ensimmäinen päivä, ja vastaavasti päättymispäivä on hakuajaltaan viimeisen hakukohteen hakuajan viimeinen päivä. Oletusarvona on 01.01.2010 31.12.2010. Maksimi hakukohteita. Mikäli kyseisellä hakulomakkeella haettavien hakukohteiden määrää on rajoitettu, syötetään tähän hakukohteiden maksimimäärä (esim. yhteishaussa yhdeksän). (Valtakunnallinen yhteishaun lomake. Valtakunnallisen yhteishaun hakulomakkeen kohdalla on täppä, ja tietoa ylläpidetään Opetushallituksessa). Julkaistaan hakijoille. Kun lomake halutaan näkyviin yliopistohaku.fi:ssä, laitetaan tähän täppä. Lomakkeet voi näin ollen tehdä valmiiksi etukäteen. Hakukohteiden kiinnitys lomakkeelle tapahtuu näytön alaosassa olevilta riveiltä ylhäältä alaspäin. Hakukohdekoodisto avautuu klikkaamalla rivin keskellä olevaa kuvaikonia.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 26 Kopioi painikkeen avulla voi kopioida aiemmin tehdyn hakulomakkeen pohjatiedoiksi uudelle päivitykselle. Pvm-painikkeen avulla voi kopioida näytön keskiosassa olevan hakulomakkeen voimassaolopäivämäärän kaikkiin listalla näkyviin hakukohteisiin. 3.6. Koodistojen raportit Kun koodistot on tallennettu, voi tarkistuksessa hyödyntää kolmea koodistoraporttia, jotka löytyvät HAREKin päävalikosta kohdasta Kyselyt ja Raportit. YSHJ:n tarvitsemat koodistoraportit on kuvattu kohdissa 3.4.5, 3.4.6 ja 3.4.7. 3.6.1 Hakukohteet tiedekunnittain Näpäyttämällä kohtaa Hakukohteet tiedekunnittain, tulostuu näytölle kaikkien yliopistojen kaikki hakukohteet tiedekunnittain Tilastokeskuskoodin mukaisessa järjestyksessä. Raportilla ei ole mitään poimintavaihtoehtoja (Kuva 12). Raportille tulostuu yliopistokoodi (TK), yliopiston nimi, tiedekuntakoodi, tiedekunnan nimi sekä kaikkien ko. tiedekuntaan kiinnitettyjen hakukohteiden koodi (TK), yliopiston oma hakukohdekoodi, HAREKin antama hakukohteen numero sekä hakukohteen nimi. Kuva 12. Hakukohteet tiedekunnittain 3.6.2 Hakukohteet valintaerittäin Tätä raporttia (Kuvassa 13.) voidaan käyttää hyödyksi tarkistettaessa hakukohdetta kuvaavien tietojen tallennuksia, myös niitä joita täytyy toistaiseksi ylläpitää sekä HAREKissa että YO-OPAS - sovelluksessa.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 27 Valittuaan raportin käyttäjälle tulee näyttö, jossa voidaan määritellä lukuvuosi, lukukausi, yliopisto, tiedekunta ja valinta. Kuva 13. Raportti Hakukohteet valintaerittäin 3.6.3. Hyväksymispistemäärien tarkistusraportti Kuvassa 14 olevan raportin poimintavaihtoehtoina ovat lukuvuosi, yliopisto ja koulutusala. Yliopiston ja koulutusalan voi valita joko yhdessä tai erikseen. Kuva 14 Hyväksymispistemäärien tarkistusraportti 3.6.4. Hakukohteet, johon ei ole jonotusoikeutta

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 28 Kuvassa 15 olevan raportin poimintavaihtoehtoina ovat lukuvuosi, yliopisto ja tiedekunta. Raportille tulostuvat ne hakukohteet, joille on jonotusoikeudeksi (Valintaerä ja hakukohteet näytöllä) merkitty Ei. Kuva 15. Hakukohteet, joihin ei ole jonotusoikeutta. Tämä raportti julkaistaan vuosittain Koulutusnetissä. Uudet, YSHJ:n käyttöönoton mukana tulevat raportit ovat: Hakulomakkeet, Hakukohderyhmät, Täydentävät kysymykset / vastaukset ja Viestipohjat. Näille raporteille pääsee Kyselyt ja raportit kohdasta (listan viimeisenä: YSHJ-raportit), ks. kuva 16. Kuva 16. YSHJ-raportit 3.6.5. Hakulomakkeet Rekisterinpitäjä luo ja ylläpitää yhteishaun hakulomakkeen yliopistojen antamien tietojen pohjalta. Yliopistojen vastuukäyttäjät ylläpitävät erillishakujen hakulomakkeita. Kuvassa 17 on Hakulomake näyttö, jolla yliopiston vastuukäyttäjän käyttöoikeuksilla yliopisto voi luoda oman hakulomakkeen.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 29 Kuvassa 18. olevalle raportille tulostetaan halutulta aikajaksolta voimassa olevien hakulomakkeiden tiedot. Raportille voi rajata hakulomakkeita seuraavin vaihtoehdoin: Lukuvuosi, yliopisto, tiedekunta ja voimassaolo. Valinnat näytetään raportin otsikkotiedoissa. Kuva 18. Hakulomakkeet 3.6.6. Hakukohderyhmät Yliopistot luovat hakukohderyhmiä Valintaerä ja hakukohteen näytön välilehden kautta. Kuvassa 19 olevalle raportille Hakukohderyhmät tulostetaan tiedot halutun lukuvuoden muodostetuista hakukohderyhmistä. Raportille voi rajata hakukohderyhmiä seuraavin vaihtoehdoin: Lukuvuosi, yliopisto, tiedekunta ja valinta. Valinnat näytetään raportin otsikkotiedoissa. Kuva 19. Hakukohderyhmät

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 30 3.6.7. Täydentävät kysymykset / vastaukset Täydentävät kysymykset / vastaukset (=täydentävät tiedot) ovat yliopistojen rekisterinpitäjälle ilmoittamia, hakulomakkeissa olevia kysymyksiä, joiden pohjalta rekisterinpitäjä on laatinut koodiston ja josta yliopistot ovat kiinnittäneet omat kysymyksensä hakukohteisiin tai valintaeriin. Kuvassa 19 olevalle raportille tulostetaan halutulta aikajaksolta voimassa olevat täydentävät kysymykset. Raportille voi rajata kysymyksiä seuraavin vaihtoehdoin: Yliopisto, valintaerä, hakukohde, kieli, voimassaolo ja yhteishaku/erillisvalinnat. Kuva 20. Täydentävät kysymykset / vastaukset Muita raportteja: 3.6.8. Ylioppilastietojen tarkistusraportti Raportin 'Ylioppilastiedot' tarkoitus on helpottaa yksittäisen hakijan ylioppilastutkintotietojen tarkistusta. Näyttö löytyy päävalikosta kohdasta 'Kyselyt ja raportit'. Yliopiston ja valinnan vastuukäyttäjillä on näytön ja raportin tulostusoikeudet ja he saavat näytölle vain oman yliopistonsa hakijoiden yo-tiedot. Käytännössä tästä poikkeuksena ovat yhteisvalinnat, joissa käyttöoikeudet määräytyvät valinnan vastuuyliopiston mukaisesti. Esim. TETY:ssä TKK:n vastuuhenkilö näkee kaikkien muidenkin TETY:yn kuuluvien yliopistojen valintojen hakijoiden yo-tiedot. Hakukriteereinä ovat hakijan yo-nro eli ylioppilasnumero (tutkintokertakohtainen) ja henkilötunnus (Kuva 21). Antamalla hakijan henkilötunnuksen saa näytölle hakijan sukunimen, etunimen, ylioppilastutkinnon suoritusajankohdan, sen koulun numeron ja nimen, jossa ylioppilastutkinto on

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 31 suoritettu, ylioppilaskokeiden arvosanat (aineen nimi, arvosana) sekä kaikki koesuoritukset (aika, kokeen nimi, arvosana, yhteispisteet, osakoe, osakoepisteet). Kuva 21. Ylioppilastietojen tarkistusraportin hakukriteerit 3.6..9. Henkilötunnuksettomien luettelo Henkilötunnuksettomat hakijat- tarkistuslista (Kuva 22) on suunniteltu niiden hakijoiden listaamiseen, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Raportille tulostetaan tiedot hakijoista, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta vaan sen tilalla syntymäaika. Raportin tietoihin lisätään uudet hakijakohtaiset tiedot. Hakukriteerit: Hakutapa Valintakohtaisessa poiminnassa saadaan listat ko. hakijoista valinnoittain ja halutessa vielä tarkemmin Hakukohteittain. Tiedekuntakohtaisessa poiminnassa saadaan yo-hakijat ilman ylioppilastietoja tiedekunnittain ja myös hakukohteittain. Oletusarvona on Valintakohtainen poiminta. Lukuvuosi Valitaan haluttu lukuvuosi. Oletusarvona tulee kuluva lukuvuosi. Yliopisto määräytyy automaattisesti käyttäjän yliopiston mukaan. Lukuoikeus on vain oman yliopiston tietoihin, mutta niillä, joilla on käyttöoikeudet vastuuyliopistona ns. yhteisvalintoihin, näkevät myös ko. valinnassa mukana olevien muiden yliopistojen hakukohteiden yo-hakijat ilman ylioppilastietoja. Tiedekunta Kun on valittu Tiedekuntakohtainen poiminta, valitaan kuvaikonista näpäyttämällä haluttu yksittäinen tiedekunta. Hakukohteeksi voidaan valita mikä tahansa edellä valittuun tiedekunnan valintaan kiinnitetty hakukohde (kiinnitys tehty valintaerä ja hakukohteet -koodistonäytöllä). Hakukohteet saadaan näkyviin näpäyttämällä hiirellä valintaikonia. Valinta. Valintaikonin avulla voidaan valita haluttu valinta. Valintalistalle aukeaa kaikki ne oman yliopiston valinnat, joihin käyttäjällä on käyttöoikeudet. Eränro. Valintaerän lukuvuosi ja numero (tulostuvat näytölle automaattisesti, kun valinta on valittu).

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 32 Erillisvalintalaji. Erillisvalintalajin nimi tulostuu automaattisesti silloin, kun valintalistalta valittu valinta on erillisvalinta. Hakukohde. Valintaikonilla avautuvalta listalta valitaan haluttu hakukohde. Silloin kun valintaan kuuluu vain yksi hakukohde, hakukohde tulostuu automaattisesti sen jälkeen, kun valinta on valittu. Yhteisvalinnoissa vastuuyliopiston ko. valinnan käyttöoikeuksilla saa listalle valittaviksi myös muiden yliopistojen ko. valinnassa mukana olevat hakukohteet. Tällaisissa listoissa on hakukohteen nimen perässä yliopiston nimi. Lajittelu. Lajittelu tapahtuu sukunimen ja etunimien mukaan. Lajittelun suunnan voi valita joko nousevaksi (a:sta ö:hön) tai laskevaksi (ö:stä a:han). Raportille tulostuu hakijasta syntymäaika, HAREKin hakijanumero, YSHJ-hakijanumero, osoite, puhelin / matkapuhelin, sähköpostiosoite Kuva 22. Henkilötunnuksettomat hakijat 3.6.10. Rekisteröidyn tiedot Kuvassa 24 oleva raportti on tarkoitettu käytettäväksi silloin, kun hakija on ottanut yhteyttä yliopistoon ja haluaa tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu HAREK-rekisteriin. Raportin käyttöoikeus on vain HAREK-vastuukäyttäjällä ja valinnan vastuukäyttäjällä. Raportille tulostuu hakijan tiedot vain kyseisen yliopiston hakukohteista, ja valinnan vastuukäyttäjälle vain niistä hakukohteista, joiden valintoihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Jos hakija on hakenut useaan eri yliopistoon ja haluaa tarkistaa kaikki rekisteritietonsa, hakija ohjataan ottamaan yhteyttä rekisterinpitäjään.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 33 Raportille tulostetaan vain kuluvana ja sitä edellisenä lukuvuotena hakeneen kaikki henkilö- ja hakemustiedot. Uusina tietoina on lisätty matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite sekä pohjakoulutustiedot. Hakemustietoihin lisätään uudet lupatiedot. Hakukriteerit: Henkilötunnus: Kenttään syötetään hakijan henkilötunnus tai syntymäaika. Lukuvuosi: Haku tulee rajata myös antamalla haluttu lukuvuosi. Kun on painanut Hae-näppäintä, näytölle tulevat henkilötunnuksellisen hakijan sukunimi henkilötunnus/syntymäaika, etunimet, sukunimi, sukupuoli, kansalaisuus ja osoite (Kuva 21). Pelkällä syntymäajalla haettaessa (henkilötunnukseton hakija) näytölle voi tulla usean henkilön tiedot. Tällöin ennen tietojen tulostamista on valittava näytöllä olevista riveistä haluttu henkilö klikkaamalla rivin lopussa olevaa pientä ruutua, jolloin siihen ilmestyy väkänen. Kuva 23. Hakukriteerit raportille Rekisteröidyn tiedot Tämän jälkeen raportin saa tulostettua painamalla Tulosta Harek painiketta.

Yliopistojen HAREK vastuukäyttäjän ohje kevät 2011 34 Kuva 24. Rekisteröidyn tiedot (liitetään myöh.) 4. OPISKELUPAIKKOJEN PERUMISAJO Niissä päävalintojen valintaerissä, joissa kaikki viimeistään 20.7.2010 hyväksytyt eivät ole ottaneet opiskelupaikkaa vastaan (sitova vastaanotto ilman jonotustietoa tai jonotuksen kanssa tai opiskelupaikan peruminen) viimeistään 3.8. klo 16.15, ja vastaanottotiedoissa on näin ollen arvo Ei, yliopiston vastuukäyttäjä suorittaa opiskelupaikkojen valintaeräkohtaisen perumisajon. Perumisajossa peruuntuu hyväksyttyjen (= valinnan tulos joko hyväksytty tai varasijalta hyväksytty) vastaanottotieto (' ei ' -> ' peruttu '). Perumisajo tehdään kaikissa päävalinnoissa. Näyttö, jolla perumisajo toteutetaan, löytyy HAREK menusta kohdasta Opiskelijavalinta (Kuva 25.) Kuva 25. Opiskelupaikan perumisajo Peruuntuneita paikkoja voidaan koko ajan seurata HAREKin näytöltä Vapautuneet aloituspaikat (HAREKin päävalikossa Opiskelijavalinta). Ko. näytön käyttöä ja vapautuneiden paikkojen täyttämisen kirjaamista HAREKiin on ohjeistettu kohdassa 4.2 ja erillisessä tallentajan ohjeessa. Opiskelupaikkojen perumisajon saa suorittaa yliopiston tai valinnan vastuukäyttäjä sitten kun on varmistettu, että kaikki viimeistään 3.8.2010 klo 16.15. yliopistoon toimitetut vastaanottoilmoitukset on käsitelty ja tallennettu HAREKiin. Ajoja voidaan suorittaa ajalla 3.8. klo 16.15 5.8. klo 16.15