Opiskelupaikan vastaanotto ja ilmoittautuminen

Transkriptio

1 Opiskelupaikan vastaanotto ja ilmoittautuminen Kun hakija tulee hyväksytyksi, ja valinnan tulos on merkitty julkaistavissa olevaksi, lähtee henkilötunnuksellisille hakijoille automaattinen sähköposti siitä, että opiskelupaikka on vastaanotettavissa Oma Opintopolku -palvelussa. Myös henkilötunnuksettomalle hakijalle lähtee sähköposti, kun hänellä on paikka vastaanotettavissa. Sähköpostissa on linkki jota kautta hakija pääsee ottamaan paikan vastaan. Kun hakija tulee varasijalta hyväksytyksi ja hakija on ilmoittanut jonottavansa alempaan hakukohteeseen, niin hänelle lähtee jonotuksen siirtymisestä automaattinen sähköposti. Automaattiviestit lähtevät kaksi kertaa vuorokaudessa, klo 8 ja klo 20. Opiskelupaikan vastaanotto voidaan merkitä Oma opintopolku -palvelussa (henkilötunnuksellinen hakija), jolloin hakija itse tallentaa tiedon kirjauduttuaan ensin palveluun vahvalla tunnisteella sähköpostiviestin linkin kautta avautuvan käyttöliittymän kautta (henkilötunnukseton hakija), jolloin hakija itse tallentaa tiedon virkailijan tallentamana Opintopolun virkailijasovelluksessa. Tällöin hakija ilmoittaa korkeakoululle opiskelupaikan vastaanottopäätöksestään, ja korkeakoulun on viipymättä tallennettava tieto Opintopolkuun. Jos hakija on ottanut paikan vastaan ja jäänyt jonottamaan ylempään hakukohteeseen, jonka varasijatäyttö päätetään, hakijan ehdollinen vastaanotto muuttuu automaattisesti sitovaksi. Hakijalle lähtee sähköpostia siitä että jonottaminen on muutettu sitovaksi vastaanotoksi. Opiskelupaikan vastaanotto Oma Opintopolku -palvelussa Hakija kirjautuu palveluun käyttäen pankkitunnuksiaan, mobiilivarmennetta tai varmennekorttia. Kirjautumisen jälkeen hakijan hakemus ja sen valintatiedot haetaan hakijalle näkyville. Kun hakija on valinnut haluamansa vastausvaihtoehdon, aktivoituu Lähetä vastaus -painike. Hakija saa sähköpostiosoitteensa kuittauksen vastaanottotiedon tallentumisesta sähköpostiinsa. Vastauksen lähettämisen jälkeen näytöllä näkyy hetken kuittaustekstinä Vastauksesi on vastaanotettu. Sen jälkeen vaihtoehdot katoavat näkyvistä. Jos hakija on ottanut paikan sitovasti vastaan, pääsee hän ilmoittautumaan. Opiskelupaikan vastaanotto sähköpostilinkin kautta (henkilötunnukseton hakija) Myös henkilötunnuksettomalle hakijalle lähtee viesti, kun hänellä on paikka vastaanotettavissa. Sähköpostissa on linkki jota kautta hakija pääsee ottamaan paikan vastaan. Sähköpostit lähtevät klo 8 ja 20, riippuen siitä, milloin hakijan hyväksytty-tulos on julkaistu. Sähköposti lähtee hakijalle vain kerran. Linkki on sama kuin hakemuksen muokkauslinkki, ja virkailija voi lähettää hakijalle linkin jälkikäsittelemällä hakemus viestin kera. Tässä tapauksessa kuitenkin viestin otsikko ja sisältö on sama kuin hakemuksen vastaanotossa (kohta 2. Automaattis et sähköpostiviestit Opintopolusta), linkistä pääsee kuitenkin ottamaan paikan vastaan. Jos hakijalla on myös tallessa aiempi hakemuksen muokkaus -linkki, hän voi sitä kautta ottaa paikan vastaan.

2 Jos hakija on varalla ylemmälle hakutoiveelle, hänellä on myös mahdollisuus ottaa paikan vastaan ja jäädä jonottamaan ylempää. Hakija saa sähköpostin jos jonotus siirtyy ylemmälle, tai jos vastaanotosta tulee sitova. Kun hakija on valinnut haluamansa vastausvaihtoehdon, aktivoituu Lähetä vastaus -painike. Kun hakija on lähettänyt vastauksensa hän saa kuittauksen vastaanottotiedon tallentumisesta sähköpostiinsa. Ilmoittautuminen Ilmoittautuminen tapahtuu OILI-palvelun kautta, hakija ohjataan ilmoittautumaan sinne saman istunnon aikana. Ilmoittautuminen ei siis vaadi erillistä tunnistautumista hakijalta enää. Ilmoittautumislinkki on näkyvissä vain sitovasti opiskelupaikan vastaanottaneille hakijoille ja niin kauan, kun haulle on määritelty ilmoittautumisen olevan mahdollista.

3 Opiskelupaikan vastaanotto ennen kaikkien yhteishaun tulosten julkaisua Varasijakäsittelysäännöt eivät ole voimassa, eikä opiskelupaikan ehdollinen vastaanotto ole mahdollista, ennen kuin yhteishaun kaikkien hakukohteiden tulokset on tuotu sijoitteluun. Jos hakija on hyväksytty ja hyväksyminen näytetään hakijalle, voi hakija ottaa ennen kaikkien tulosten julkaisua opiskelupaikan sitovasti vastaan tai perua sen (ks. alla olevasta listasta tilanteen valintatietojen näyttämisestä). Alla esimerkkejä eri yhteishaun tilanteista ja niiden näkymisestä hakijalle Oma opintopolussa. Vain ensimmäisessä vaihtoehdossa opiskelupaikan vastaanotto on mahdollinen. 1. Hakija näkee olevansa hyväksytty ja voi ottaa opiskelupaikan sitovasti vastaan ennen kaikkien tulosten julkaisua, jos hänet on hyväksytty ylimmälle hakutoiveelleen tai hakija on hylätty kaikkiin hyväksyttyä hakukohdetta ylempänä oleviin hakukohteisiin ja niiden tulokset on julkaistu Hakija näkee kaikkien hakutoiveidensa osalta kesken, jos minkään hakukohteen tuloksia ei ole vielä julkaistu hakija on ylimmässä hakukohteessaan varalla, mutta hakukohteessa on vielä muita valintatapajonoja siirtämättä sijoitteluun 2. Hakija näkee olevansa "hyväksytty (odottaa ylempien hakukohteiden tuloksia), jos hakija on hyväksytty kyseiseen hakutoiveeseen, mutta ylempänä olevien hakukohteiden tulokset eivät ole valmistuneet 3. Hakija näkee olevansa hylätty, jos hakukohteen kaikki valintatapajonot on julkaistu ja hän on hylätty niissä kaikissa 4. Hakija näkee olevansa varalla, jos hakija on hakukohteeseensa varalla ja hakukohteen kaikki valintatapajonot on käsitelty ja ko. hakukohdetta ylempänä ei ole kesken-tilaisia tai hyväksytty-tilaisia hakukohteita 5. Hakija näkee tilanaan peruuntunut, jos hakija on hyväksytty ko. hakukohdetta ylemmälle hakutoiveelleen ja se on julkaistu eikä sen yläpuolella ole enää kesken- tai varalla-tilaisia hakukohteita hakija on ottanut jo jonkin toisen korkeakoulututkintoon johtavan opiskelupaikan vastaan 6. Hakija näkee tilanaan perunut, jos on ollut hyväksyttynä ko. hakukohteeseen ja ilmoittanut, ettei ota tarjottua opiskelupaikkaa vastaan. 7. Hakija näkee tilanaan peruutettu, jos korkeakoulu on peruuttanut hakijan hyväksymisen. Varasijakäsittelysäännöt eivät ole voimassa, eikä opiskelupaikkaan jonottaminen ole mahdollista ennen kuin yhteishaun kaikkien hakukohteiden tulokset on tuotu sijoitteluun. Kyseistä ajankohtaa säätelee haun parametrit: "Varasijasäännöt astuvat voimaan" ja "Valintatulokset valmiina viimeistään" (ei tarvitse olla "julkaistu" tilassa). Opiskelupaikan vastaanotto (sitova, ehdollinen tai perunut) varasijatäytössä hyväksytyille Kun kaikkien hakukohteiden tulokset on tuotu sijoitteluun, astuu varasijasäännöt voimaan. Tällöin hakija voi ottaa tarjotun opiskelupaikan vastaan sitovasti, perua sen tai ottaa sen ehdollisesti vastaan, jos hänellä on ylempiä hakukohteita varalla. Ehdollinen vastaanotto tarkoittaa, että hakija jää odottamaan ylemmiltä hakutoiveiltaan vapautuvia

4 varasijapaikkoja. Ehdollinen vastaanotto muuttuu sitovaksi, jos hakija ei tule varasijatäytön aikana varasijalta hyväksytyksi ylempiin hakutoiveisiinsa. Jos hakija nousee varasijalta hyväksytyksi ylempään toiveeseen, siirtyy ehdollinen vastaanotto mukana ja aiemmin ehdollisesti vastaanotettu opiskelupaikka peruuntuu. Jos hakija hyväksytään varasijalta ylimpään mahdolliseen toiveeseen eli hänellä ei ole enää ylempiä toiveita varalla, peruuntuu ehdollinen vastaanotto alemmalta toiveelta ja varasijapaikasta tulee sitovasti vastaanotettu. Hakija voi itse muuttaa ehdollisen vastaanottonsa sitovaksi Oma opintopolku palvelussa. Myös virkailija voi sen tehdä virkailijapalvelun kautta hakijan pyynnöstä. Ehdollisesti vastaanotettuun opiskelupaikkaan ei pääse ilmoittautumaan. Alla esimerkkejä eri yhteishaun tilanteista ja niiden näkymisestä hakijalle Oma opintopolussa kaikkien hakukohteiden tulosten julkaistun jälkeen eli tilanteessa, jossa kaikkien hakukohteiden kaikkien jonojen tulokset on julkaistu. 1. Hakija näkee olevansa hyväksytty ja voi ottaa opiskelupaikan vastaan jos hänet on hyväksytty jollekin hakutoiveelleen 2. Hakija näkee olevansa hylätty, jos hakukohteen kaikki valintatapajonot on julkaistu ja hän on hylätty niissä kaikissa 3. Hakija näkee olevansa varalla, jos hakija on hakukohteeseensa varalla ja hakukohteen kaikki valintatapajonot on käsitelty 4. Hakija näkee tilanaan peruuntunut, jos hakija on hyväksytty ko. hakukohdetta ylemmälle hakutoiveelleen hakija on ottanut jo jonkin toisen korkeakoulututkintoon johtavan opiskelupaikan vastaan hakukohteessa ei ole varasijatäyttöä tai varasijatäyttö on päättynyt tai varasijalla olevien määrä on rajoitettu eikä hakija mahdu varasijalla olevien joukkoon 5. Hakija näkee tilanaan perunut, jos on ollut hyväksyttynä ko. hakukohteeseen ja ilmoittanut, ettei ota tarjottua opiskelupaikkaa vastaan. 6. Hakija näkee tilanaan peruutettu, jos korkeakoulu on peruuttanut hakijan hyväksymisen. 7. Hakija näkee olevansa varasijalta hyväksytty, jos hän on ollut aiemmin varalla ja nousee hyväksytyksi Hakijan ei pitäisi enää nähdä kesken -tilaa missään tilanteessa. Jos näin on, ei joku hakukohde ole julkaissut tietoja. Paperilomakkeella tehtyjen vastaanottojen ilmoittautumisten tallentaminen Opintopolkuun Jos hakija ei ota opiskelupaikkaa vastaan Oma opintopolussa vaan ilmoittaa siitä korkeakouluun opiskelupaikan vastaanottamislomakkella, on virkailijan tallennettava tieto viipymättä rekisteriin. Sitovan vastaanoton yhteydessä tallennetaan myös ilmoittautumistieto. Hakijan tekemä vastaanottotiedon tallennus näkyy välittömästi myös virkailijapalvelussa ja toisinpäin. Opintopolun virkailijapuolella opiskelupaikan vastaanottotieto löytyy sijoittelua käyttävissä hauissa Sijoittelun tulokset -välilehdeltä. Valitse pudotusvalikoista oikeat vaihtoehdot ja tallenna. Huomaa, että jokaiselle jonolle on oma tuloslistansa. Jos hakijalle on tallennettu jo opiskelupaikan vastaanotto, ja sen jälkeen hyväksyminen siirtyy valintatapajonosta toiseen, siirtyy myös vastaanottotieto mukana.

5 Opiskelupaikan vastaanoton tilat Opiskelupaikan vastaanottotiedoksi korkeakouluhauissa voi merkitä seuraavat vaihtoehdot: - Kesken: tämä tila tarkoittaa, ettei vastaanottotietoa vielä ole. Jos hakijan hyväksyminen pitää muuttaa varalla-tilaan, täytyy ennen muutoksen tekevää sijoittelua muuttaa vastaanottotilaksi kesken, poistaa mahdollinen ilmoittautumistieto ja ottaa julkaistavissa-täppä pois. - Ehdollisesti vastaanotettu: tila tarkoittaa, että hakija odottaa vielä ylemmiltä hakutoiveilta vapautuvia opiskelupaikkoja, mutta jos ei tule niihin varasijalta hyväksytyksi niin varasijatäytön päättyessä ehdollisesti vastaanotetusta opiskelupaikasta tulee hakijan opiskelupaikka. Tila on Oma opintopolku -palvelussa hakijan valittavissa vain yhteishaussa, mutta virkailija voi merkitä tilan myös erillishauissa. Ehdollinen vastaanotto on mahdollinen vasta kun varasijasäännöt astuvat voimaan. Vastaanottotieto periytyy mukana, jos hakija hyväksytään ylemmälle hakutoiveelle. Hakija ei voi ilmoittautua ehdollisesti vastaanottamaansa opiskelupaikkaan. - Vastaanottanut sitovasti: hakija on ottanut opiskelupaikan sitovasti vastaan, kaikki muut hakijan hakutoiveet peruuntuvat seuraavassa sijoittelussa. Sitovan vastaanoton jälkeen hakija pääsee tekemään lukuvuosi-ilmoittautumisen. Jos sitova vastaanotto perutaan, tulee olla yhteydessä myös muihin korkeakouluihin (lue lisää vastaanottotietojen muuttamisesta täältä.) - Ei vastaanotettu määräaikana: tila tarkoittaa ettei hakija ole reagoinut tarjottuun opiskelupaikkaan ajoissa. Oma opintopolku -palvelussa hakija näkee tämän tilan välittömästi kun opiskelupaikan vastaanottoaika on umpeutunut. Virkailijapuolelle tämä tila tulee hakijalle kun virkailija sen itse tallentaa, se ei siis välity Opintopolkuun ja vapauta opiskelupaikkaa seuraavalla hakijalle ennen virkailijan tallennusta! Kun tieto on tallennettu, peruuntuu seuraavassa sijoittelussa hakijan hyväksyminenkin ja tilalle nousee varasijalta seuraava hakija, jos hakukohteessa on varasijatäyttö voimassa. - Perunut: tila tarkoittaa, että hakija aktiivisesti ilmoittanut ettei ota tarjottua opiskelupaikkaa vastaan. Seuraavassa sijoittelussa peruuntuu hakijan hyväksyminen ja tilalle nousee varasijalta seuraava hakija, jos hakukohteessa on varasijatäyttö voimassa. - Peruutettu: tila tarkoittaa, että hakijan hyväksyminen peruutetaan eikä hakija voi enää pudota edes varasijalle. Tätä käytetään siis tapauksissa, joissa hyväksytty hakija pitää muuttaa hylätyksi. Opiskelupaikan peruuttaminen vaatii hallintopäätöksen korkeakoulussa. Lisäksi listassa on vaihtoehto " Ottanut vastaan toisen paikan". Tätä ei voi tallentaa hakijalle manuaalisesti, vaan tieto tulee valintarekisteristä. Opiskelupaikan vastaanoton aikaleimojen tulkinta Sijoittelun tulosnäytöllä Muokattu-sarakkeessa näkyy viimeisin aikaleima, jolloin jotain on muuttunut hakijan vastaanottoon tai ilmoittautumiseen liittyen. Klikkaamalla tuota päivämäärää saat auki tarkemmat lokitiedot.

6 Yllä olevasta kuvasta voi päätellä, että hakijan tulos on merkitty julkaistavissa olevaksi Hakija on ottanut opiskelupaikan vastaan Oma opintopolku palvelussa ja ilmoittautunut 5 minuuttia myöhemmin OILI-palvelun kautta. Sijoittelun tulosnäytöllä hakijalla näkyy vastaanottanut sitovasti klo 17:03 Tässä hakija on tallentanut ehdollisen vastaanoton Oma Opintopolku palvelussa, minkä jälkeen virkailija on muokannut hakijan vastaanottotietoa. Massamuokkaus siis tarkoittaa valintapalvelun kautta tehtyä muutosta. Toistaiseksi muutos ei näy lokitiedoissa, mutta viimeisimmän tilan näkee sijoittelun tulosnäytöllä. Muokkaajan oid:n perusteella voi henkilöpalvelussa etsiä muokkauksen tehneen henkilön.