Yhteisten kirjastopalvelujen kustannuslaskenta Teoriaa ja käytännön esimerkkejä Seutukirjastokokous 27. lokakuuta 2005
Taustaksi Verkostomainen yhteistyö vaatii taustaksi tietoa prosesseista ja kustannuksista Tuottavuus, tehokkuus, taloudellisuus tiedettävä Kustannustenjako verkostossa aina haastavaa On aina tiedettävä todelliset toimintamenot, vaikka hinnoittelu ei niihin perustuisikaan Aiheuttamisperusteisuus / -periaate Kustannusten kohdistaminen niiden aiheuttajille Toimintolaskenta on kehitetty aiheuttamisperusteen tarkan noudattamisen apuvälineeksi 17.11.2005 2
Toimintolaskenta Perusperiaate Erilaisten palvelujen tekeminen vaatii eri toimintoja ja toimintojen suorittaminen vaatii resursseja Toimintolaskenta kohdistaa resurssien kustannukset ensin toiminnoille ja niiltä edelleen palvelusuoritteille Toimintolaskenta edellyttää Kustannusanalyysiä Prosessien määm äärittämistä Tuotteistamista Orjallinen toimintolaskennan noudattaminen kallista ja aikaavievää Jyväskylässä ns. hybridilaskenta (=sekoitus vanhaa ja uutta) 17.11.2005 3
Kustannusanalyysi Tunnistetaan ja rajataan toiminnan kannalta relevantit kustannukset Voimavarojen käyttk yttämisen, hankkimisen, ylläpit pitämisen ja varaamisen aiheuttamat kustannukset Käyttö-,, investointi- ja rahoituskustannukset Uponneet kustannukset? Vaihtoehtoiskustannukset?? Lajitellaan kustannukset siten, että ne voidaan jäljittää toiminnoille aiheuttamisperiaatetta noudattaen On muistettava, että laskun mukaan noudattaa yleensä tarkimmin tätät periaatetta 17.11.2005 4
Prosessien määm äärittäminen Määritetään n ne toiminnot ja prosessit, jotka tarvitaan eri palvelujen tekemiseen Prosessimäärityksen yksityiskohtaisuuden määrää laskentatarkkuuden vaatimukset Kääntäen: jos tehdää ään n liian tarkka esim. tehtävä- tason määm ääritys, ei yhdistäminen kustannustietoihin ehkä onnistu Yksityiskohtaisuutta tärket rkeämpää on prosessien rajaaminen Oikeat tehtävät/toiminnot t/toiminnot oikeaan prosessiin! 17.11.2005 5
Tuotteistaminen Tuotteistus perustuu toiminnan tulosten asiakasläht htöiseen määm äärittämiseen Ydinkysymyksiä: Mikä on asiakkaan tarve, mihin tuote vastaa? Millaisia ovat tuotteen ominaisuudet? Millaisena asiakas näkee n tuotteen (vrt. muut tuotteet) ja miten asiakas rajaa tuotteen? Mistä asiakas on valmis maksamaan? 17.11.2005 6
Esimerkki: Kirjastoautopalvelut Laskennan vaiheet Kustannusanalyysi Henkilöst stökulut, kaluston kulut, tilakulut, ulkopuoliset palveluostot, aineet ja tarvikkeet, vyörytyser rytyserät.. t.. Prosessien määm äärittäminen Auton lastaus, välimatkojen v ajaminen, lastin purku, auton puhdistus, tankkaukset, huollot, säilytyss ilytys Tuotteistaminen Kustannukset mukana kuljetettavalle aineistomää äärälle, työtunnille, tunnille, kilometrille jne. Hinnoitteluperusteet Käyttäjämääräperuste, kilometrihinta, tuntihinta, asukasluku 17.11.2005 7
Esimerkki: Kirjastoautopalvelut (2) Kustannuslaskelma (eur( eur/vuosi) Aineiston kulut Aineiston hankinta 21 000 eur Auton suorat kulut Henkilöst stökulut 110 000 eur Auton kulut 26 700 eur Tilojen kulut 2 500 eur Aineiston ylläpito 3 000 eur Toiminnan epäsuorat kulut Osuus kirjaston hallinnosta ja yhteisistä kuluista 8 532 eur Kustannukset yhteensä 171 732 euroa vuodessa Lainauksia autosta vuodessa 105 000 kpl Kustannukset / laina = 1,64 eur Laskelman perusoletuksia: Aineiston kulu on kirjastoautoon vuosittain hankittavan aineiston kustannus Henkilökuluissa kuluissa neljän hlön keskipalkka sivukuluineen Auton hankintahinta 200 000 eur poistetaan tasapoistoin 10 vuoden aikana Auton käyttk yttökuluissa huomioitu verot, polttoaineet, huollot, pesut, siivoukset, muu ylläpito Aineiston ylläpito on muiden kuin tämän hlöst stön työpanosta Osuus hallinnon kuluista kirjastoautopalvelulle on laskettu kulujen suhteessa eli kuinka paljon kirjastoauton suorat kulut ovat kirjaston kokonaiskustannuksista 17.11.2005 8
Kustannuslaskenta ja hinnoittelu Hinnoittelumalleja Kustannusperusteinen, arvoperusteinen, asiakasperusteinen, aikaperusteinen Muistisääntö: Laskenta on laskenta ja hinnoittelu on hinnoittelua Todelliset kustannukset on tiedettävä,, vaikka hinnoittelu ei niihin perustuisikaan 17.11.2005 9
Kustannustenjako verkostomallissa Kustannustenjaon liikkumavara: Minimi: verkostokumppanin aiheuttamat lisäkulut Maksimi: tuotannon OKA-yksikk yksikkökustannuskustannus OKA = kaikki kustannukset ilman tuottoa/voittoa Minimissä oletetaan, että tuottajalla on tilapäist istä ulosmyytävää ää ylikapasiteettia Maksimissa tuotannon kaikki kustannukset on jaettu uudella yhteisellä suoritemää äärällä Kustannustenjako on yleensä verkostomallien akilleen kantapää Sen vuoksi sovittava huolellisesti ja seurattava toteutumista 17.11.2005 10