VAATIMUSKUVASTO Metallituote Oy / laskutus- ja asiakastietojärjestelmä Versio 1.0 Päivitetty 14.12.2010 Jyri Björkman Katselmoitu 29.11.2010 Wilttiketju Hyväksytty <pvm> <nimi>
Versio # Pvm Kuvaus Tekijä 0.1 24.10.2010 Lisätty Kappaleiden 1, 2 ja 2.3 Jyri Björkman sisällöt 0.2 25.10.2010 Lisätty kappaleiden 2.1 ja 2.2 sisällöt K. K. 0.3 25.10.2010 Lisätty kappaleen 3, 3.1 ja 3.2 sisällöt 0.4 28.10.2010 Lisätty kuvat kappaleisiin 3.1 ja 4.1 K. K. 0.5 31.10.2010 Tarkennettu sidosryhmien kuvausta Jyri Björkman kappaleessa 2.2 ja lisätty prosessien kuvaukset kappaleisiin 4.1 ja 4.2. 0.6 1.11.2010 Tekstimuokkauksia kappaleet 3 ja 4 Jyri Björkman 0.7 2.11.2010 Kappale 5 asiakashallinta prosessi K. K. 0.8 7.11.2010 Kappale 5 laskutusprosessi Jyri Björkman 0.9 10.11.2010 Etusivu, Kappale 5 Jyri Björkman 0.10 12.11.2010 Kappale 6 K. K. 0.11 14.11.2010 Kappale 6.2, luokkakuvausten siirto Jyri Björkman taulukkoon 0.12 15.11.2010 Lisätty Tuote-luokka kappaleeseen 6 ja /itk kappaleeseen 5 0.13 16.11.2010 Kappale 7.1 Jyri Björkman 0.14 19.11.2010 Kappaleet 7.2 & 7.3 K. K. 0.15 21.11.2010 Päivitystä kappaleeseen 7.2, Jyri Björkman kappaleet 7.4 ja 7.5 0.16 25.11.2010 Korjattu kuvat kappaleessa 7.2 K. K. 0.17 25.11.2010 Pieniä korjauksia teksteihin Jyri Björkman taulukoihin 1.0 14.12.2010 Katselmoinnissa havaitut puutteet ja viat korjattu. Palautettava versio. Jyri Björkman
SISÄLTÖ 1 Johdanto... 2 2 Yleiskuvaus... 2 2.1 Tietosysteemin ympäristö... 3 2.2 Sidosryhmät... 3 2.3 Kehittämiselle asetetut tavoitteet... 4 3 Keskeiset käsitteet... 5 3.1 Käsiterakennekaaviot... 5 3.2 Käsitekuvaukset... 7 4 Liiketoiminta... 8 4.1 Prosessikartta ja prosessikuvaukset... 8 5 Tietojenkäsittelytehtävät... 10 5.1. Asiakashallintaprosessi... 10 5.2. Laskutusprosessi... 11 6 Varastoitavat tiedot... 13 6.1 Luokkamalli toiminnan kohteista... 13 6.2 Luokkakuvaukset... 14 6.2.1 Lasku... 14 6.2.2 Asiakas... 14 6.2.3 Tilaus... 14 6.2.4 Laskurivi... 15 6.2.5 Tilausrivi... 15 6.2.6 Tuote... 15 7 Automatisointi... 15 7.1 Automatisoitavat tietojenkäsittelytehtävät... 15 7.1.1 Asiakashallintaprosessi... 15 7.1.2 Laskutusprosessi... 16 7.2 Alustavat käyttötapaukset... 18 7.3 Automatisoitavat tietovarastot... 20 7.4 Liittymät... 20 7.5 Ei-toiminnalliset vaatimukset... 20 7.5.1 Tietoturva... 20 7.5.2 Suorituskyky... 21 7.5.3 Lainmukaisuus... 21 7.5.4 Käytettävyys... 21 7.5.5 Siirrettävyys... 21
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 2 (21) TIETOSYSTEEMIN VAATIMUSKUVASTO 1 Johdanto 2 Yleiskuvaus Tämä vaatimuskuvasto koskee Metallituote Oy:n talousosaston käyttöön tulevaa uudistettua laskutus- ja asiakasreskontrajärjestelmää. Järjestelmällä on tarkoitus tehostaa laskutusta ja perintää sekä nopeuttaa laskujen maksamista. Lasku lähetetään vasta toimitetusta tilauksesta. Osatoimituksia ei sallita. Tällä hetkellä yrityksessä laskut tehdään ja lähetetään käsin, mikä hidastaa laskutusprosessia. Tausta-aineistosta ei käy ilmi miten maksuja tarkkaillaan, mutta oletettavasti maksut tarkistetaan päivittäin käsin ja varastoidut laskut merkitään maksetuksi käsin. Yrityksellä ei tiettävästi ole prosessia maksumuistutusten lähettämiseen ja perintätoimenpiteisiin. Nyt tarkoituksena on tehostaa laskujen maksun valvontaa, sekä lähettää tarvittaessa kaksi maksumuistutusta. Varsinaiset perintätoimenpiteet, kuten maksamattoman laskun haastaminen käräjäoikeudessa vahvistettavaksi, ulkoistetaan siihen erikoistuneelle yritykselle. Tämä automatisoidaan täysin. Laskutusuudistukseen sisältyy maksuehtojen muuttaminen siten, että uusi maksuehto on 14vrk -2 %, 28vrk netto. Tällä pyritään nopeuttamaan asiakkaiden laskun maksua tarjoamalla selkeä taloudellinen hyöty maksun nopeasta suorittamisesta. Tällä hetkellä yrityksen asiakasrekisteri on paperisena kortistona. Uusien asiakkaiden lisääminen ja asiakastietojen muokkaus on vaikeaa, manuaalista työtä. Siirtämällä asiakasrekisteri tietokoneelle ja yhdistämällä se laskutuksen kanssa, saadaan kattavasti tarkasteltua jokaisen asiakkaan maksuhistoriaa suoraan yhdestä paikasta. Lisäksi asiakastietojen muokkaus ja uusien asiakkaiden lisääminen helpottuu huomattavasti. Asiakastiedot ja laskut siirretään tietokantapohjaiseen järjestelmään, josta löydetään asiakkaan tiedot ja laskut joko asiakkaan nimen, Y-tunnuksen tai asiakasnumeron perusteella. Laskut lähetetään automaattisesti tilauksen perusteella kun varasto kuittaa tilauksen pakatuksi ja lähetetyksi. Myös muistutuslaskut, sekä tieto perittävästä maksusta perintätoimistolle lähtevät automaattisesti.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 3 (21) 2.1 Tietosysteemin ympäristö Lasku asiakkaalle Asiakas Asiakastiedot, Tilauksen toimitustiedot Laskutus ja Asiakasrekisteri järjestelmä Maksutiedot järjestelmään Pankki Myynti Lasku perintään Tieto perinnän onnistumisesta Perintätoimisto 2.2 Sidosryhmät Myynti: Myynti on organisaation osa, joka ottaa asiakkaiden tilaukset vastaan ja toimittaa asiakastiedot asiakashallintaan. Myynti myös toimittaa toimitettujen tilausten tiedot laskutukseen. Tapahtuma Asiakas tekee tilauksen tai asiakastietoja pitää muuttaa Asiakkaan tilaus on toimitettu Tieto-/tavaravirta järjestelmään Asiakastiedot Tilaustiedot Tieto-/tavaravirta järjestelmästä Asiakas: Asiakas on henkilö tai yritys, joka vastaanottaa tuotteita ja maksaa niistä hinnaston mukaisen hinnan.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 4 (21) Tapahtuma Tilauksen toimitustiedot saadaan myynnistä Tieto-/tavaravirta järjestelmään Tieto-/tavaravirta järjestelmästä Lasku Pankki: Asiakkaiden maksusuoritukset kirjautuvat pankkitilille. Pankki toimittaa tiedot vastaanotetuista suorituksista. Tapahtuma Maksu saapunut tilille Tieto-/tavaravirta järjestelmään Maksutiedot Tieto-/tavaravirta järjestelmästä Perintätoimisto: Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, se peritään häneltä. Perintätoimisto on maksujen perintään erikoistunut yritys, jolle perintä on ulkoistettu. Tapahtuma Toisen maksumuistutuksen eräpäivästä on kulunut 14 päivää, eikä maksu ole kirjautunut tilille Perintä on päättynyt Tieto-/tavaravirta järjestelmään Tieto perinnän onnistumisesta Tieto-/tavaravirta järjestelmästä Perittävän laskun tiedot 2.3 Kehittämiselle asetetut tavoitteet Siirtämällä laskutus ja asiakasrekisteri tietokoneelle, sekä uudistamalla maksuehtoa saadaan selkeitä hyötyjä. Laskujen lähettäminen ja muokkaaminen helpottuu, asiakastietojen käsittely nopeutuu ja maksuajat lyhenevät. Myös laskujen maksun seuranta tehostuu ja asiakkaita muistutetaan automaattisesti maksamattomasta laskusta. Perinnän ulkoistamisella varmistetaan, että kaikki lailliset keinot maksujen perimiseksi käytetään. Tavoitteena maksuehtojen uudistuksessa on se, että neljäsosa asiakkaista maksaa laskun alle kahdessa viikossa. Laskutuksen automatisoinnilla säästetään kuukausitasolla n. 150 työtuntia. Lisäksi 80 % laskuista maksetaan 28 vuorokauden sisällä laskun
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 5 (21) lähettämisestä. 98 % laskuista maksetaan viimeistään toisen maksumuistutuksen jälkeen. Alle 0,5 % laskuista ei saada perittyä ja niistä tulee luottotappioita. Tavoitteena asiakastietojen siirtämisessä tietokoneelle on se, että myyjillä on ajantasaiset asiakastiedot aina saatavilla myyntitapahtumassa. Asiakastiedoista näkee myös asiakkaan maksuhistorian. Myyjä pystyy lisäämään uuden asiakkaan tiedot järjestelmään suoraan asiakkaan luona. Mikäli asiakastietoja tarvitsee muuttaa, se onnistuu helposti. 3 Keskeiset käsitteet Luvussa 3.1 esitetään laskutus- ja asiakasrekisterijärjestelmän keskeiset käsitteet. Luvun 3.2 taulukossa on määritelty nämä käsitteet tarkemmin. 3.1 Käsiterakennekaaviot Lasku Laskunnumero Asiakas Laskun pvm Viitenumero Tila Tilausnumero Laskurivit Eräpäivä
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 6 (21) Asiakas Ale % Toimitusosoite Sähköposti Laskutusosoite Puhelinnumero Asiakasnumero Nimi Tilaus Myyjä Laskunumero Sisältö Tilausnumero Asiakas
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 7 (21) 3.2 Käsitekuvaukset Lasku: Eräpäivä Laskun numero Asiakas Viitenumero Laskun päivämäärä Tilausnumero Laskurivit Tila Päivämäärä, johon mennessä lasku on maksettava. 28vrk laskun päiväyksestä Laskun yksilöivä numero Asiakkaan tiedot Yhdistää pankista saatavan maksutiedon tiettyyn laskuun Päivämäärä, jolloin lasku on luotu Yhdistää laskun tiettyyn tilaukseen Jokaisesta tilatusta tuotteesta tuotteen nimi, kappalemäärä, yksikköhinta ja hinta yhteensä. Laskun tila kertoo missä vaiheessa suoritus etenee. Tila voi olla esim. Avoin, Maksettu, Muistutettu kerran, Muistutettu kahdesti, Siirretty perintään, Luottotappio. Asiakas: Asiakasnumero Nimi Puhelinnumero Laskutusosoite Toimitusosoite Sähköposti Alennusprosentti Asiakkaan yksilöivä numerosarja Asiakasyrityksen tai -henkilön virallinen nimi Asiakkaan puhelinnumero Asiakkaan postiosoite sekä postinumero ja toimipaikka, johon lasku lähetetään Asiakkaan lähiosoite sekä postinumero ja toimipaikka, johon tuotteet toimitetaan Asiakkaan sähköpostiosoite Asiakaskohtainen alennus, joka voidaan myöntää hyvästä asiakassuhteesta. Tilaus: Tilausnumero Asiakasnumero Laskunumerot Sisältö Myyjä Tilauksen yksilöivä numerosarja Yhdistää tilauksen tiettyyn asiakkaaseen Yhdistää tilauksen yhteen tai useampaan laskuun Toimitetut tuotteet Tilauksen tehnyt myyjä
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 8 (21) 4 Liiketoiminta Laskutus- ja asiakasrekisterijärjestelmän prosessit: Asiakashallintaprosessi Laskutusprosessi on kuvattu alla luvuissa 4.1 ja 4.2. 4.1 Prosessikartta ja prosessikuvaukset Myynti Asiakastiedot Tilauksen toimitustiedot Asiakashallintaprosessi Asiakastiedot Laskutusprosessi Tieto perinnän onnistumisesta Asiakas Lasku Pankki Perintätoimisto Maksutiedot Laskun tiedot
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 9 (21) Prosessi Asiakashallintaprosessi Laskutusprosessi Kuvaus Kun asiakas tekee tilauksen, tarkistetaan ensin onko kyseessä uusi asiakas. Mikäli on uusi asiakas, luodaan hänelle tiedot järjestelmään. Mikäli kyseessä on vanha asiakas, tarkistetaan tiedot ja korjataan tarvittaessa. Kun asiakkaan tilaus on toimitettu, saadaan tilauksen tiedot myynnistä. Näiden, ja asiakastietojen perusteella asiakkaalle luodaan automaattisesti lasku, joka lähetetään asiakkaalle. Mikäli maksujen tarkistuksesta saadaan tieto laskun maksusta, se merkataan maksetuksi. Mikäli tietoa ei ole saatu eräpäivä + 14 vrk mennessä, lähetetään automaattisesti muistutuslasku, johon on lisätty muistutusmaksu. Mikäli tähän ei saada maksutietoa eräpäivä + 14vrk mennessä lähetetään toinen maksumuistutus, johon lisätään uusi muistutusmaksu. Mikäli tähänkään ei saada maksua, ilmoitetaan perintätoimistolle perittävän maksun tiedot. Perintätoimisto ilmoittaa sitten aikanaan perinnän onnistumisesta. Epäonnistunut perintä kirjataan luottotappioksi.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 10 (21) 5 Tietojenkäsittelytehtävät 5.1. Asiakashallintaprosessi H: Uusi asiakas tekee tilauksen S: Asiakas lisättävissä, eli ei ole jo asiakas Nimi, Yhteyshenkilö, Puhelin, Toimitusosoite, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Sähköposti Tehtäväkokonaisuus: Asiakastietojen muokkaaminen Myyjä antaa korjatut tiedot Tiedot korjataan H: Asiakkaan tiedot muuttuneet S: Tiedot vastaanotettu H: Korjatut tiedot vastaanotettu S: Tiedot korjattu Asiakasnumero, Nimi, Yhteyshenkilö, Puhelin, Toimitusosoite, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Sähköposti Asiakasnumero, Nimi, Yhteyshenkilö, Puhelin, Toimitusosoite, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Sähköposti Tehtäväkokonaisuus: Asiakaskohtaisen alennuksen myöntäminen Myynti H: Asiakas ilmoittaa tehnyt tilauksen toimitetusta S: Asiakkaan tilauksesta tilauskerta Tarkistetaan alennuskelpoisuus Asiakasnumero, Tilauksen summa Asiakasnumero, tilauksen summa Asiakastiedot lisätty järjestelmään, Asiakasnumero luotu Suorituskertoja < 50 / päivä Korjatut Myyjä asiakastiedot vastaanotettu Asiakastiedot korjattu Tehtävä ATK/ H: Heräte Syötteet Tulos Toimija Tietoväline ITK S: Suorite Tehtäväkokonaisuus: Uuden asiakkaan lisääminen Suorituskertoja käynnistysvaiheessa n. 1000, muulloin < 50 / päivä Myyjä antaa asiakkaan tiedot Myyjä Asiakashallintajärjestelmä Asiakashallintajärjestelmä Asiakashallinta Asiakashallintajärjestelmä Suorituskertoja käynnistysvaiheessa n. 1000, muuten < 100 / päivä Tilauskerta Myyjä Tilausten ilmoitettu hallinta rekisteröity H: Asiakkaan tilausmäärä kasvanut S: Tieto alennuskelpoisuudesta Alennuskelpoisuus tarkistettu erillisen laskentakaavan mukaan Asiakashallinta Asiakashallintajärjestelmä
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 11 (21) Myönnetään mahdollinen alennus H: Tieto alennuskelpoisuudesta saatu S: Mahdollinen alennus Asiakasnumero, Alennuskelpoisuus Alennus myönnetty, mikäli alennuskelpoinen Alennusta ei myönnetty, mikäli ei alennuskelpoinen Asiakashallinta Asiakashallintajärjestelmä 5.2. Laskutusprosessi Tehtävä ATK/ ITK H: Heräte S: Suorite Syötteet Tulos Toimija Tietoväline Tehtäväkokonaisuus: Uuden laskun lähettäminen Suorituskertoja < 100 / päivä Laskutettavan tilauksen ilmoittaminen Asiakasnumero, Tilausrivit Tilauksen tiedot vastaanotettu Myynti H: Myynti ilmoittaa toimitetusta tilauksesta S: Tilaus laskutettava Laskun luominen H: Laskutettavan tilauksen tiedot vastaanotettu S: Lasku luodaan Laskun lähettäminen H: Lasku luotu S: Lasku lähetetään Maksutietojen vertaaminen avoimiin laskuihin Laskujen merkitseminen maksetuiksi vastaanotetaan H: Maksutiedot vastaanotettu S: Maksetut laskut löydetty H: Maksetut laskut tiedossa S: Laskut merkitään maksetuksi Laskutusjärjestelmä Asiakasnumero, Tilausrivit, Alennusprosentti Tilaaja, Laskutusosoite Viitenumero, Summa, Maksupäivä Viitenumero, Summa, Maksupäivä Laskunumero, Maksupäivä Lasku luotu Laskutus Laskutusjärjestelmä Lasku lähetetty Laskutus Laskutusjärjestelmä Suorituskertoja < 100 / päivä Maksutiedot Laskutus vastaanotettu Maksetut laskut löydetty Laskut merkitty maksetuiksi Laskutus Laskutus Tehtäväkokonaisuus: Maksujen tarkistaminen Maksutietojen H: Saadaan vastaanottaminen maksutiedot pankista S: Maksutiedot Laskutusjärjestelmä Laskutusjärjestelmä Laskutusjärjestelmä
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 12 (21) Tehtäväkokonaisuus: Muistutuslaskun lähettäminen Muistutuslaskun luominen Muistutuslaskun lähettäminen Tehtäväkokonaisuus: Perintä Perinnästä päättäminen Perintätietojen lähettäminen perintätoimistolle Tiedon perinnän onnistumisesta vastaanottaminen Luottotappioiden merkitseminen Asiakkaan kirjaaminen toimituskelvottomaksi H: Lasku tai ensimmäinen muistutus maksamatta eräpvä + 14vrk S: Luodaan muistutuslasku H: Muistutuslasku luotu S: Lähetetään muistutuslasku H: Toinen muistutuslasku maksamatta eräpvä + 14vrk S: Lasku peritään H: Lasku päätetty periä S: Toimitetaan tarvittavat tiedot perintätoimis-tolle H: Perintätoimisto ilmoittaa perinnän päättymisestä S: Perintä päättynyt H: Perintä epäonnistui S: Kirjataan luottotappio H: Asiakkaan lasku kirjattu luottotappioksi S: Asiakas kirjataan toimituskelvottomaksi Laskunumero, eräpäivä Tilaaja, Laskutusosoite Laskunumero, eräpäivä Tilaaja, Yhteyshenkilö, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Laskun summa, Eräpäivä, Laskunumero Laskunumero, tieto perinnän onnistumisesta Laskunumero Asiakasnumero Suorituskertoja < 50 / päivä Luodaan Laskutus muistutuslasku kopioimalla vanha lasku ja lisäämällä muistutuskulut Muistutuslasku lähetetty Laskutus Suorituskertoja < 10 / kk Lasku päätetty Laskutus periä Tieto perinnän onnistumisesta vastaanotettu Luottotappio merkitty Laskutus Laskutus Laskutus Laskutusjärjestelmä Laskutusjärjestelmä Laskutusjärjestelmä Perittävän laskun tiedot lähetetty perintätoimistolle Laskutusjärjestelmä Perintätoimisto Laskutusjärjestelmä Laskutusjärjestelmä Asiakas kirjattu toimituskelvottomaksi Laskutusjärjestelmä
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 13 (21) 6 Varastoitavat tiedot 6.1 Luokkamalli toiminnan kohteista 1 -Laskun numero -Laskun pvm -Tyyppi -Laskurivit -Eräpäivä -Tilausnumero -Viitenumero -Asiakasnumero -Tila Lasku -Myyjänumero -Tilausnumero -Asiakas -Tilausrivit 1 1 Tilaus 1 1.. Laskurivi -Tuote -Kappalehinta -Määrä Tuote 1 -Tuotenumero -Nimi -Myyntiyksikkö -Yksikköhinta -Lisätieto 1 1.. -Tuote -Määrä Tilausrivi 1 -Asiakasnumero -Nimi -Yhteyshenkilö -Toimitusosoite -Laskutusosoite -Puhelinnumero -Sähköposti -Ale % -Toimituskelpoisuus Asiakas 1
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 14 (21) 6.2 Luokkakuvaukset 6.2.1 Lasku Luokan nimi Määritelmä Attribuutit Lasku Lasku on asiakkaalle lähetettävä ilmoitus velasta. Laskuja on kolmea tyyppiä: normaali, muistutus ja perintä - Laskun numero - Laskun pvm - Tyyppi - Laskurivit - Eräpäivä - Tilaus - Viitenumero - Asiakas - Tila 6.2.2 Asiakas Luokan nimi Määritelmä Attribuutit Asiakas Asiakas on henkilö tai yritys joka tilaa yritykseltä tuotteita. - Asiakasnumero - Nimi - Yhteyshenkilö - Toimitusosoite - Laskutusosoite - Puhelinnumero - Sähköposti - Ale-% - Toimituskelpoisuus - Y- tai henkilötunnus 6.2.3 Tilaus Luokan nimi Määritelmä Attribuutit Tilaus Tilauksessa on listattu tuotteet, jotka asiakkaalle toimitetaan. Lasku muodostetaan tilauksen perusteella - Myyjänumero - Tilausnumero - Asiakas - Tilausrivit
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 15 (21) 6.2.4 Laskurivi Luokan nimi Määritelmä Attribuutit Laskurivi Laskurivi kertoo mitä tuotetta, montako kappaletta ja mihin hintaan asiakkaalta laskutetaan - Tuote - Kappalemäärä - Hinta 6.2.5 Tilausrivi Luokan nimi Määritelmä Attribuutit Tilausrivi Tilausrivi kertoo mitä tuotetta ja monta kappaletta asiakkaalle on toimitettu - Tuote - Määrä 6.2.6 Tuote Luokan nimi Määritelmä Attribuutit Tuote Myytävä tavara - Tuotenumero - Nimi - Myyntiyksikkö - Yksikköhinta - Lisätieto 7 Automatisointi 7.1 Automatisoitavat tietojenkäsittelytehtävät 7.1.1 Asiakashallintaprosessi Tehtävä Syötteet Tulos Käyttötapaus Tehtäväkokonaisuus: Uuden asiakkaan lisääminen Myyjä syöttää asiakkaan tiedot Nimi, Yhteyshenkilö, Puhelin, Toimitusosoite, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Sähköposti Asiakas luotu järjestelmään, asiakasnumero luotu Tehtäväkokonaisuus: Asiakastietojen muokkaaminen Uuden asiakkaan lisääminen
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 16 (21) Myyjä syöttää korjatut tiedot Tiedot korjataan Nimi, Yhteyshenkilö, Puhelin, Toimitusosoite, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Sähköposti Muuttuneet tiedot edellisestä vaiheesta Korjatut tiedot annettu Tiedot korjattu Tehtäväkokonaisuus: Asiakaskohtaisen alennuksen myöntäminen Toimitettu tilaus kirjautuu tietokantaan Asiakasnumero, tilauksen summa Tilauskerta laskettu Alennuskelpoisuuden tarkistaminen Myönnetään mahdollinen alennus Asiakasnumero, tilauksen summa Asiakasnumero, alennuskelpoisuus Tarkistettu alennuskelpoisuus erillisen laskentakaavan mukaan Myönnetään alennus alennuskelpoinen Ei myönnetä jos ei alennuskelpoinen Asiakastietojen korjaaminen Alennuksen myöntäminen 7.1.2 Laskutusprosessi Tehtävä Syötteet Tulos Käyttötapaus Tehtäväkokonaisuus: Uuden laskun lähettäminen Toimitettu tilaus kirjautuu Asiakasnumero, Tilausrivit Tilauksen tiedot vastaanotettu Laskun lähettäminen tietokantaan Laskun luominen Asiakasnumero, Lasku luotu Tilausrivit, Alennusprosentti Laskun lähettäminen Tilaaja, Laskutusosoite Lasku lähetetty Tehtäväkokonaisuus: Maksujen tarkistaminen Maksutiedot Viitenumero, tulevat pankista Summa, Maksutietojen vertaaminen avoimiin laskuihin Laskujen merkitseminen maksetuiksi Maksupäivä Viitenumero, Summa, Maksupäivä Laskunumero, Maksupäivä Maksutiedot vastaanotettu Maksetut laskut löydetty Laskut merkattu maksetuiksi Maksujen tarkistaminen
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 17 (21) Tehtäväkokonaisuus: Muistutuslaskun lähettäminen Muistutuslaskun luominen Laskunumero, Eräpäivä Muistutuslasku luotu Muistutuslaskun Tilaaja, Muistutuslasku lähettäminen Laskutusosoite lähetetty Tehtäväkokonaisuus: Perintä Perinnästä Laskunumero, Lasku päätetty päättäminen Eräpäivä periä Perintätietojen lähettäminen perintätoimistolle Tiedon perinnän onnistumisesta vastaanottaminen Luottotappioiden merkitseminen Asiakkaan merkitseminen toimituskelvottomaksi Nimi, Yhteyshenkilö, Laskutusosoite, Y- tai henkilötunnus, Laskun summa, Eräpäivä Onnistuiko perintä? Laskunumero Asiakasnumero Perittävän laskun tiedot lähetetty perintätoimistolle Tieto perinnän onnistumisesta vastaanotettu Luottotappio merkitty Asiakas merkitty toimituskelvottomaksi Muistutuslaskun lähettäminen Perintä
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 18 (21) 7.2 Alustavat käyttötapaukset Asiakashallintaprosessi Uuden asiakkaan lisääminen Myyjä Asiakastietojen korjaaminen Asiakashallintajärjestelmä Alennuksen myöntäminen Uuden asiakkaan lisääminen: Myyjä syöttää uuden asiakkaan tiedot järjestelmään. Kun tiedot on syötetty ja tallennettu, järjestelmä luo asiakkaalle automaattisesti asiakasnumeron, joka tallennetaan tietojen yhteydessä Asiakastietojen korjaaminen: Kun asiakkaan tiedot muuttuvat, myyjä syöttää uudet tiedot järjestelmään. Järjestelmä tarkistaa mitkä tiedot ovat muuttuneet ja korjaa muuttuneet tiedot. Ennallaan olevia tietoja ei vaihdeta. Alennuksen myöntäminen: Kun myynti toimittaa tilauksen tiedot, tarkistetaan onko asiakas jossa oikeutettu asiakaskohtaiseen alennukseen. Järjestelmä tarkistaa onko kyseinen tilaus asiakkaan viides tilaus. Mikäli tilaus on viides, asettaa järjestelmä automaattisesti asiakkaalle henkilökohtaisen alennusprosentin.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 19 (21) Laskutusprosessi Laskun lähettäminen Laskutus Maksujen tarkastaminen Muistutuslaskun lähettäminen Perintä Laskun lähettäminen: Kun tilaus on toimitettu, myynti toimittaa tilauksen tiedot laskutukseen. Tilauksen tietojen perusteella tehdään lasku, joka asiakastietojen perusteella kohdennetaan tiettyyn asiakkaaseen. Kun lasku on tehty, se lähetetään postitse asiakkaan laskutusosoitteeseen. Maksujen tarkastaminen: Pankki toimittaa tiedot tilille kirjautuneista maksuista sähköisesti. Järjestelmä vertaa maksun viitenumeroa ja summaa avoimiin laskuihin ja merkkaa maksetut laskut automaattisesti maksetuiksi. Muistutuslaskun lähettäminen: Mikäli alkuperäinen lasku tai ensimmäinen muistutuslasku on maksamatta vielä 14vrk eräpäivän jälkeen, järjestelmä luo automaattisesti muistutuslaskun kopioimalla maksamattoman laskun ja lisäämällä siihen muistutusmaksun. Tämän jälkeen lasku lähetetään postitse asiakkaan laskutusosoitteeseen. Perintä: Mikäli toinen muistutuslasku on maksamatta vielä 14vrk sen eräpäivän jälkeen, lähetetään asiakkaan ja maksamattoman laskun tiedot perintätoimistolle, joka suorittaa varsinaiset perintätoimenpiteet. Perintätoimisto ilmoittaa sitten perinnän päättymisen jälkeen onnistuiko perintä. Mikäli perintä onnistui, maksu kirjautuu normaalin maksujen
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 20 (21) tarkistuksen kautta maksetuksi. Mikäli perintä ei onnistunut, kirjataan lasku luottotappioihin ja asiakas merkataan toimituskelvottomaksi. 7.3 Automatisoitavat tietovarastot Tietokantaan viedään seuraavien luokkien tiedot: - Lasku - Asiakas - Laskurivi Luokkien - Tilaus - Tilausrivi - Tuote tiedot talletetaan myös tietokantaan, mutta niiiden perustamisesta ja ylläpitämisestä vastaavat myynti- ja tuotanto-osasto. Tuotanto-osasto vastaa Tuote-luokasta ja myynti Tilaus- sekä Tilausrivi-luokasta. 7.4 Liittymät Tuotanto-osasto: Tuotanto-osasto ylläpitää tuotteiden tietoja. Laskutus ei saa tehdä mitään muutoksia tuotetietoihin Perintätoimisto: Perintätoimistolle toimitetaan perinnän käynnistämisen yhteydessä asiakkaan ja perittävän laskun tiedot. Perinnän päättymisen yhteydessä perintätoimisto toimittaa tiedon perinnän onnistumisesta sekä perittävän laskun numeron. Myynti: Myynti ylläpitää tilausrekisteriä. Laskutus ei saa muokata tilaustietoja. Pankki: Pankki toimittaa automaattisesti jokaisesta maksusta summan, viitenumeron ja maksupäivän. 7.5 Ei-toiminnalliset vaatimukset 7.5.1 Tietoturva Kaikki internetin kautta siirrettävät tiedot tulee suojata SSL-salauksella. Tietokantaan talletettuihin tietoihin eivät saa päästä käsiksi muut, kuin ne henkilöt, joilla on oikeus lukea kyseistä tietoa. Eri luokkien tiedot tulee rajata vain asiaankuuluvan käyttäjäryhmän luettavaksi.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu VAATIMUSKUVASTO 21 (21) Käyttäjien salasanojen tulee olla vähintään 10 merkkiä pitkiä ja sisältää vähintään kolmea seuraavista: isot kirjaimet, pienet kirjaimet, numerot, erikoismerkit. Salasanojen tallennus palvelimelle on suoritettava tietoturvallisesti siten, että vaikka tietokanta joutuisi vääriin käsiin, ei salasanoja pysty palauttamaan talletetusta tiedosta. Suora tietokantayhteys tulee sallia vain vahvasti salatun yhteyden yli. 7.5.2 Suorituskyky Järjestelmän tulee pystyä suoriutumaan ainakin kymmenestä yhtäaikaisesta toiminnosta sekunnissa. Järjestelmään tulee pystyä tallentamaan vähintään 100 000 asiakkaan ja vähintään 1 000 000 laskun tiedot. 7.5.3 Lainmukaisuus Talletettavia tietoja on käsiteltävä lain vaatimalla tarkkuudella ja huolellisuudella. 7.5.4 Käytettävyys Tottuneen tietokoneen käyttäjän on pystyttävä käyttämään järjestelmän kaikkia toimintoja enintään viiden tunnin opastuksen jälkeen. Etänä suoritettavan asiakastietojen lisäämisen ja muokkaamisen tulee toimia käytettävästi vähintään EDGE-tasoisella tiedonsiirtonopeudella (236,8 kb/s). Etänä suoritettavat toimenpiteet tulee pystyä tekemään standardeja noudattavalla internet-selaimella. 7.5.5 Siirrettävyys Järjestelmän tietojen on oltava varmuuskopioitavissa ulkoiseen tietokantaan. Tietokannan tietoja on pystyttävä lukemaan vapaasti saatavilla olevalla tietokantaohjelmalla, esim. MySQL:llä.