TYÖPAIKKAOHJAAJAN OPAS työpaikkaohjaaja oppimisen ja kehittymisen edistäjänä
Tervetuloa sparraamaan! Parhaimmillaan molemmat hyötyvät mentoroinnista. Paras kiitos mentorille on työssään motivoitunut opiskelija. Onnittelut päätöksestäsi lähteä tukemaan työpaikkaohjattavasi ammattillista kehittymistä! Työpaikkaohjaajan roolisi on tärkeä, sillä tehtävänäsi on tukea ja kannustaa tutkinnon suorittajaa tutkintoon valmistavan koulutuksen ja tutkinnon suorittamisen matkan varrella. Tässä ainutlaatuisessa prosessissa, joka pääosin perustuu työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen ja sen ohjaamiseen, pääset parhaimmillaan kehittämään myös itseäsi, työyhteisöäsi ja -organisaatiotasi. Tämä ohjeistus on tarkoitettu tueksi työpaikkaohjaajan tehtävässäsi. Ohjeistuksen avulla saat vinkkejä työssä tapahtuvan oppimisen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Lisää työkaluja tukea tehtävässäsi toimimiseen saat Rastorin työpaikkaohjaajakoulutuksesta, sähköisistä materiaaleista sekä Rastorin yhteyshenkilöltäsi. Rastor Oy Työpaikkaohjaajan oppaassa käytetyt lainaukset ovat otettu Rastor Oy:n eri tutkintojen työpaikkaohjaajille/mentoreille ja ohjattaville teetetystä kyselystä keväällä 2011.
1 Työpaikkaohjaajan rooli Mentorin tulee olla rohkaiseva opiskelijaa kohtaan ja hänen tulee osata löytää opiskelijalle opiskeluun sopivat työtehtävät. Opiskelijan pitää olla aloitteellinen ja kertoa koska tarvitsee tukea ja mihin. Työpaikkaohjaaja on työnantajan nimeämä henkilö, joka tukee, ohjaa ja koordinoi opiskelijan työpaikalla tapahtuvaa oppimista. Työpaikkaohjaaja on ohjattavan esimies tai muu kokenut ammattilainen, jolla on hyvä kyseisen toimialan ja organisaation tuntemus. Opiskelijan motivaation ja sitoutumisen lisäksi myös työpaikkaohjaajan motivaatiolla ja sitoutumisella tehtäväänsä on keskeinen merkitys työssä tapahtuvan oppimisen onnistumisen näkökulmasta. Työpaikkaohjauksen tarve on yksilöllistä ja siihen vaikuttavat muun muassa koulutuksen tavoite, työpaikan työtehtävät sekä opiskelijan aikaisempi koulutus ja työkokemus. Työtehtävässä vähän aikaa toimineen henkilön ohjaus on erilaista verrattuna pitkään työtä tehneen henkilön ohjaukseen. Opiskelijan työpaikalla tapahtuvan oppimisen tarpeita määritellään kouluttajan, työpaikkaohjaajan ja opiskelijan kanssa yhdessä ennen työpaikalla tapahtuvan oppimisen aloittamista. Oman ohjattavan lisäksi työpaikkaohjaajan on hyvä keskustella oppimisen käytännöistä, kuten ajankäytöstä ja resursseista oman esimiehensä ja muun työyhteisön kanssa, jotta oppimiselle luodaan avoin ilmapiiri ja parhaimmat mahdollisuudet onnistua käytännössä. Työpaikkaohjaaja voi toimia esimerkiksi seuraavanlaisissa rooleissa: mielekkäiden oppimistilanteiden organisoija oppimiselle myönteisen ilmapiirin luoja työhön perehdyttäjä tutor työkaverin antama ohjaus ja kannustus mentor osaavan, kokeneen henkilön antama tuki ja ohjaus ammatillinen esikuva
2 Työpaikkaohjaajan tehtävät Hyvä työpaikkaohjaus on säännöllistä, kannustavaa ja käytännön tilanteissa tukea antavaa. Molemminpuolisen tiedonkulun mahdollisimman selkeä toimiminen ja perustellusti pelisääntöjen luominen on tärkeää. Työpaikkaohjaajalle ei ole mahdollista tarjota yksityiskohtaista, yleispätevää mallia tehtävässä toimimiseen, sillä ohjaajan ja ohjattavan välinen suhde muodostuu aina vuorovaikutuksessa ja jokainen suhde on ainutlaatuinen. Työpaikkaohjaajan tehtävät vaihtelevat sen mukaan, missä vaiheessa koulutusta opiskelija on. Seuraavasta koulutusprosessin etenemisen mukaan luokitellusta tehtävälistasta saa vinkkejä, jotka auttavat työpaikkaohjauksen suunnittelussa: Ennen koulutuksen alkamista: opiskelijan henkilökohtaisen opintosuunnitelman tekoon osallistuminen työpaikkaohjaukseen tarvittavien resurssien suunnittelu ja varmistaminen koulutuksen sisältöön ja tutkinnon perusteisiin (ammattitaitovaatimukset, arvioinnin kohteet ja kriteerit) perehtyminen työpaikkaohjaajan roolin omaksuminen koko työyhteisön sitouttaminen opiskelijan ohjaamiseen omalta osaltaan Koulutuksen alussa: keskustelu ohjattavan kanssa koulutukseen liittyvistä (koulutusohjelman/tutkinnon/opiskelijan/työpaikkaorganisaation) tavoitteista ja odotuksista sopiminen ohjattavan kanssa ohjaajan ja ohjattavan keskinäisen työskentelyn tavoitteista ja toimintatavoista; selkeiden ja realististen tavoitteiden asettaminen yhdessä, yhteisistä työskentelytavoista ja aikataulusta sopiminen opiskelijan olemassa olevan osaamisen kartoittaminen, työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnitelman ja aikataulujen laatiminen työpaikalla tapahtuvan oppimisen tiedottaminen työyhteisössä ja mahdollisen ohjausvastuun jakaminen ja opiskelijan perehdyttämisen vastuista sopiminen palaute- ja arviointikeskusteluista sopiminen ohjattavan kanssa keskeisten käsitteiden (mm. työssä tapahtuva oppiminen, valmistava koulutus, tutkintotilaisuus, henkilökohtaistaminen) merkityksen selvittäminen opiskelijan auttaminen tarvittaessa tutkintosuoritusten suunnittelussa Koulutuksen aikana: opiskelijan työpaikalla tapahtuvan oppimisen ohjaaminen, motivointi, tukeminen, palautteen antaminen ja kehittämisehdotusten tekeminen varaamalla tarpeeksi aikaa keskustelulle, ymmärtämiselle ja oivaltamiselle työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnitelman toteutumisen seuranta ja suunnitelman päivitys yhdessä opiskelijan kanssa
tutkintosuoritusten mahdollistaminen varmistamalla, että tietopuolinen opetus ja työpaikalla tapahtuva oppiminen tukevat toisiaan erilaisuuden ja erilaisten oppimistyylien huomioon ottaminen ohjauksessa säännölliset arviointi- ja palautekeskustelut koulutusta ja ohjausta koskien: kuinka alussa asetettujen tavoitteiden toteuttamisessa on onnistuttu? palautteen vastaanottaminen omasta ohjaustyöstä väliarvioinnit (oppisopimus) yhteydenpito oppilaitokseen tarvittaessa opiskelijan uuden osaamisen hyödyntäminen työyhteisössä Koulutuksen jälkeen: työpaikalla tapahtuneen oppimisen arviointi (oppisopimus) palautekeskustelu ohjattavan kanssa ohjaussuhteen toimivuudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta palautteen vastaanottaminen omasta ohjaustyöstä opiskelijan uuden osaamisen hyödyntäminen työyhteisössä 2.1. Työpaikkaohjauksen prosessi Alla esitetyssä mallissa on osasia tutkintoon johtavalla polulla, jotka vaikuttavat työpaikkaohjaajan tehtäviin ja ajankäyttöön.
3 Työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnittelu, seuranta ja arviointi Opiskelijan innokkuus opiskeluissa on kaiken A ja O, sen jälkeen on helppo ohjata ja ohjeistaa. Molemminpuolinen avoimuus ja palautteen antaminen on tärkeää. Ohjaaja neuvoo ja opastaa ja antaa opiskelijalle työrauhan asioiden prosessointiin. 3.1 Työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnittelu Työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnitelma on osa opiskelijan henkilökohtaista opiskelusuunnitelmaa. Tavoitteena on, että suunnitelman laatimiseen osallistuvat sekä opiskelija, työpaikkaohjaaja että oppilaitoksen edustaja. Tavoitteena on pohtia, miten opiskelijan ammattitaitoa ja osaamista voidaan kehittää työpaikalla tutkinnon perusteissa kuvatun ammattitaidon saavuttamiseksi. Tärkeää on, että opiskelija saa soveltaa teoriatietoja ja oppimistehtäviä käytännön työssään. Suunnitelma tarkentuu ja muokkautuu matkan varrella ja siihen on hyvä palata ohjauskeskustelujen yhteydessä. Työpaikkaohjaajan tehtävänä on osallistua työssä tapahtuvan oppimisen käytännön järjestelyihin, kuten ideoida tutustumiskäyntejä organisaation sisällä tai laatia itsenäisiä työpaikkaan liittyviä tiedonhakutehtäviä. Myös työpaikalla jo olemassa olevia perehdytyksen käytäntöjä on hyvä hyödyntää oppimisprosessin tukena, kuten esimerkiksi perehdytyksen muistilistoja. Esimerkkejä työ- ja kehittämistehtävistä: uudet, kehittävät työtehtävät; vanhojen tehtävien tekeminen uudella tavalla työkierto sijaisuudet, toisen työhön perehtyminen erilaisiin kehittämisprojekteihin osallistuminen ongelmatilanteiden ratkaiseminen oppimispäiväkirjan pitäminen erilaisiin kirjallisiin aineistoihin tai dokumentteihin perehtyminen kilpailija- tai markkina-analyysit asiakirjojen ja suunnitelmien laadinta tutustumiskäynnit muihin yksiköihin tai asiakasorganisaatioihin benchmarking
Alla on esimerkki Rastorissa käytössä olevasta henkilökohtaisesta opiskelusuunnitelmapohjasta. Kohtaan työpaikalla tapahtuva oppiminen tulee merkitä ne työ- ja kehittämistehtävät, joiden osalta opiskelija kehittää osaamista omassa työssään. Kohtaan valmistava koulutus tulee merkitä ne kokonaisuudet, joiden osalta opiskelija kehittää ammattitaitoaan valmistavan koulutuksen avulla (koulutuspäivän/-jakson nimi). Ammattitaitovaatimus Arvioinnin kohteet ja kriteerit Arvio omasta osaamisesta 3 Osaan hyvin 2 Osaan jonkin verran 1 En osaa Työpaikalla tapahtuva oppiminen (työ-, kehittämis- ym. tehtävät) Valmistava koulutus (koulutuspäivän nimi) MYYNNIN AMMATTITUTKINTO / Valinnainen tutkinnon osa: Telemarkkinointikeskuksessa toimiminen Ammattitaitovaatimus: Tutkinnon osan suorittaja osaa toimia asiakaspalvelutehtävissä. Asiakaspalvelun hoitaminen 3 2 1 Vuorovaikutustilanteiden hoitaminen 3 2 1 Kirjallisen viestinnän hoitaminen 3 2 1 3.2 Työpaikalla tapahtuvan oppimisen seuranta Työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnitelman toteutumista seurataan ja arvioidaan opiskelujen aikana. Suunnitelmaa voidaan tarvittaessa päivittää ja muuttaa oppimistavoitteiden mukaisesti. On tärkeää asettaa työpaikalla tapahtuvalle oppimiselle selkeät, realistiset tavoitteet, joiden toteutumista seurataan halutulla tavalla ohjaajan ja ohjattavan yhdessä sopimin, säännöllisin väliajoin. Työpaikkaohjaaja ja ohjattava sopivat keskenään heille parhaiten sopivan ohjaustavan ja -rytmin. On hyvä sopia etukäteen säännölliset keskusteluajat, vaikka ohjaus ja palautteen antaminen tapahtuu usein myös työtehtävien lomassa. Ohjauksen ja tuen tarpeen määrään vaikuttavat ohjattavan tarpeet ja lähtökohdat. Rastorin koulutuksissa työpaikkaohjaajina ja ohjattavina toimineet ovat kertoneet, että yhteisissä ohjaustapaamisissa tehdään muun muassa seuraavia konkreettisia toimenpiteitä: ohjaussuhteen tavoitteiden määrittely ohjaustapaamisten aikatauluttaminen osaamisen ja kehittymistarpeiden arviointi henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan täydentäminen (HOPS)
työhönsoveltamistehtävistä keskusteleminen ohjaussuhteesta keskusteleminen molemminpuolinen palautteen antaminen tutkintosuoritusten suunnittelu työpaikalla tapahtuvien kehittämistehtävien tai niihin osallistumisen suunnittelu 3.2 Työpaikalla tapahtuvan oppimisen arviointi Työpaikalla tapahtuvan oppimisen arviointi on tärkeä osa oppisopimuskoulutusta. Arvioinnin avulla seurataan työssä tapahtuvan oppimisen oppimistavoitteiden saavuttamista ja opiskelijan ammatillista kehittymistä. Arvioinnin tavoitteena on antaa ohjattavalle kannustavaa, ohjaavaa ja kehittävää palautetta. Työpaikalla tapahtuvaa oppimista koskevan arviointikeskustelun onnistumisen takaamiseksi sekä ohjaajan että opiskelijan kannattaa valmistautua keskusteluun. Opiskelija voi päivittää henkilökohtaisen opiskelusuunnitelmansa ja tuoda mukaan keskusteluun esimerkiksi tutkintosuorituksiin liittyvää materiaalia, tutkinnon perusteet ja valmistavan koulutuksen aikataulun. Arviointiin voivat osallistua myös muut työyhteisön jäsenet, joiden kanssa opiskelija on toiminut ja tehnyt työtä. Paras oppimistulos saavutetaan, kun koko työyhteisö tukee opiskelijan oppimista ja arviointia. Arvioinnin tehtävät: tukea opiskelijan oppimista ohjata, kannustaa ja motivoida kehittää itsearviointitaitoja vahvistaa myönteistä minäkuvaa ja ammatillista kasvua tuottaa tietoa osaamisen tasosta opiskelijalle itselleen, työnantajalle ja oppilaitokselle antaa palautetta työssä oppimisen edistymisestä (Hätönen 1999)
4 Työpaikalla tapahtuvan oppimisen yksilöllisyys Hyvässä työpaikkaohjauksessa pitää ottaa huomioon mentoroitavan taustat ja tilanne, myös elämäntilanne. Opiskelijan yksilölliset oppimis- ja tiedonhankintatavat vaikuttavat työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnitelman toteutukseen ja palautteen antamiseen. Jokaisella oppijalla on oma yksilöllinen oppimistyylinsä: yksi oppii parhaiten näkemällä ja pitää kirjallisista ohjeista, toinen oppii kuuntelemalla ja haluaa suullista opastusta. Kolmas puolestaan oppii tekemällä ja kokeilemalla. Opiskelijalla voi olla myös erilainen lähestymistapa opittavaan asiaan: toinen tarkastelee aluksi mieluummin yksityiskohtia ja oppii kokonaisuuden niiden kautta, toinen taas tarvitsee ensin yleiskuvan koko asiasta ja mieltää yksityiskohtia vasta kokonaiskuvan hahmottumisen jälkeen. Ohjattavan yksilöllisen oppimistyylin ja lähestymistavan huomioiminen on haaste työpaikkaohjaajalle ja myös tästä on hyvä keskustella ohjattavan kanssa alkaessa suunnittelemaan työssä tapahtuvaa oppimista. Työssä tapahtuvaa oppimista tukevista ja edistävistä sekä sitä mahdollisesti haittaavista tekijöistä (ongelmat, oppimisen esteet) on hyvä keskustella avoimesti, jotta työssä tapahtuva oppiminen toimisi kaikkien osapuolten kannalta mahdollisimman hyvin. 5 Työpaikkaohjauksen edistäviä ja haastavia tekijöitä Hyvä oppimissuhde on molemmin puolin miellyttävä ja kehittävä tilanne, jossa molemmat oppii ja kehittyy ja sitä kautta yritys saa lisää ammattitaitoa ja tuottavuutta. Rastorin koulutuksissa työpaikkaohjaajina ja ohjattavina toimineet ovat kertoneet muun muassa seuraavien seikkojen toimivan työpaikkaohjausta edistävinä tekijöinä ja listanneet myös asioita, jotka aiheuttavat haasteita työpaikkaohjaukselle. Näitä seikkoja on hyvä pohtia työpaikkaohjausta suunnitellessa ja ottaa huomioon, että kaikki kohtaavat haasteita työpaikkaohjaajan tehtävässään. Haasteisiin on hyvä varautua ja keskustella niistä esimerkiksi omassa työyhteisössä, Rastorin edustajien tai muiden työpaikkaohjaajina toimivien kanssa niiden selättämiseksi. Voit ottaa myös yhteyttä Rastorin työpaikkaohjaajien omaan tukihenkilöön (mentor@rastor.fi). Työpaikkaohjausta edistäviä tekijöitä: tiivis yhteydenpito ja hyvä keskusteluyhteys opiskelijan ja työpaikkaohjaajan välillä opiskelijan oma-aloitteellisuus, kyky pyytää palautetta ja ohjausta ohjaajan ja ohjattavan yhteisymmärrys koulutuksen tavoitteista ohjaaja ja ohjattavat työskentelevät samassa työpaikassa, joustava yhteistyö työpaikkaohjaajan antamat konkreettiset ohjeet ja luottamus ohjaajan ja ohjattavan välillä työpaikkaohjaajan mukana olo koulutuspäivällä työpaikkaohjaajien koulutukseen osallistuminen Rastorilla ja muu Rastorilta saatu tuki
Haasteita aiheuttavia tekijöitä työpaikkaohjauksessa: yhteisen ajan löytäminen ja aikataulujen yhteensovittaminen, kiire yhteisten päämäärien ja tavoitteiden epämääräisyys työpaikkaohjaajan puutteelliset tiedot ohjattavan työtehtävistä yhteisten tapaamisten vähäinen määrä ohjaaja ja ohjattava työskentelevät eri työpaikoilla / yksiköissä ohjattavan epäaktiivisuus palautteen antaminen ohjattavalle ja tämän motivointi oman roolin löytäminen työpaikkaohjaajana 6 Työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyödyntäminen työorganisaatiossa Hyvä työpaikkaohjaus on opiskelijaa tukevaa toimintaa, joka kuitenkin ohjaa opiskelijaa yrityksen asettamien tavoitteiden täyttämiseen. Usein työpaikoilla ajatellaan, että työpaikkaohjaaja ohjaa opiskelijaa yksin. Työpaikkaohjaajan rooli olisi kuitenkin hyvä nähdä koordinaattorina, joka huolehtii, että ohjattava saa tarvitsemansa ohjauksen. Parhaimmillaan koko työyhteisö osallistuu ohjaukseen. Silloin, kun työpaikka on hyvä oppimisympäristö, kehittävä ote ulottuu koko läpi koko organisaation. Aikuiselle opiskelijalle työpaikalla tapahtuva oppiminen on joustava ja käytännönläheinen tapa opiskella. Opiskelijalla on mahdollisuus soveltaa koulutuksessa oppimiaan tietojaan käytäntöön sekä laajentamaan osaamistaan. Pitkään organisaatiossa työtä tehnyt henkilö saa vaihtelua ja piristystä omiin toimintatapoihinsa ja menetelmiinsä. Erilaisten kehittämishankkeiden kautta hän pääsee osallistumaan oman organisaationsa kehittämiseen ja samalla organisaatio voi hyödyntää opiskelijan uutta osaamista. Usein koulutuksista ja perehdyttämisestä jää organisaatioon uutta materiaalia ja tietoa, jota kannattaa jakaa ja hyödyntää organisaatiossa myös muille. 7 Yhteenvetoa työpaikkaohjaajana toimimisesta Saa jakaa omia kokemuksia ja opettaa. Eihän kukaan ole itse täydellisyys ja ohjattavalla voi myös olla hyviä visioita, mitä voi toteuttaa. Vinkkejä työpaikkaohjaajana toimimiseen: keskustele ohjattavasi kanssa siitä, mitkä asiat ovat juuri teille tärkeitä tässä ohjaussuhteessa pura ohjaus käytännön toiminnaksi yhdessä ohjattavasi kanssa suunnitelma siitä, miten työssä tapahtuva oppiminen ja siihen liittyvä ohjaus tullaan rakentamaan ja toteuttamaan ota huomioon käytettävissä olevat resurssit aika, raha, henkilökemiat, motivaatio ohjaamiseen
selvitä itsellesi mitä hyötyjä saat ohjaamisesta motivaatio ohjata rakenna itse oma ohjaustapasi voit pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: millainen minä olen ohjaajana, miten minä ohjaan, miksi minä ohjaan näin? mieti mitä tiedät ja ajattelet aikuisen oppimisesta mitkä asiat vaikuttavat aikuisen oppimiseen, opiskeluun ja ammatilliseen kehittymiseen? sekä ohjaajan että ohjattavan motivaatio ja sitoutuminen on onnistumisen kannalta tärkeää muista, että opiskelija vastaa oppimisesta, ohjaaja vastaa ohjaamisesta Paras mentorointi muistuttaa hyvää urheiluvalmennusta. Asetetaan selkeitä tavoitteita ja annetaan neuvoja miten niihin päästään. Laaditaan tehtäviä. Mentorin tärkeä rooli on kuunnella, antaa henkistä tukea ja sparrausta. Hyödyllistä lisätietoa Verkko-oppimisympäristö Optima, lisämateriaalia työpaikkaohjaajan tueksi www.iloosata.fi käyttäjätunnus: työpaikkaohjaaja salasana: rastor Käytännön apua työpaikkaohjaukseen henkilökohtaisesti mentor@rastor.fi Ilmoittautuminen työpaikkaohjaajakoulutukseen, henkilökunnan yhteystiedot www.rastor.fi Opetushallitus Lisätietoja tutkinnoista ja niiden sisällöistä www.oph.fi www.oph.fi/koulutuksen_jarjestaminen/opetussuunnitelmien_ja_tutkintojen_perusteet Työpaikkaohjaajan työkirja Minä työpaikkaohjaajana (PDF) http://www.tat.fi/opettajat/tyoessaeoppiminen/minae-tyoepaikkaohjaajana Työpaikkaohjaajan verkkokoulutus http://elearning.fi/ura-avain/ Tietoa ja kokemuksia oppisopimuskoulutuksesta www.verkkoapaja.fi Tietoa työsuhteeseen liittyvistä velvollisuuksista, oikeuksista ja palkoista www.tyosuojelu.fi Tietoa työlainsäädännöstä www.finlex.fi