Vahvempina yhdessä - Palvelulla hyvinvointi Sitoutuneesti palvellen & Hetkeen tarttuen Aihe: I-PIIRIN koulutustoimikunnan 1. kokouksen muistio Aika: Keskiviikkona 13.10. 2014 klo 14:00-17:00 Susannan toimisto Läsnä: Hannu Anttonen. Susanna Saranlinna, Harri Hirvelä, Aarto Mäkinen, Sanna Suomela Aiheet : 1. Koulutuksen pts ja vuosisuunnitelma, sen toteutuminen sekä palautteet Ratkaisulähtöisyyttä lisättävä selkeästi, käytännöllisyys ohjenuoraksi ja yhteenveto toimista ja ratkaisuista mukaan koulutuspakettiin yhteenvedoksi - Hyvää 3 vuoden linjanveto, johon kuvernöörit sitoutuneet. Koulutukseen on saatu uutta sisältöä mukaan - Aikataulut hieman jäljessä koulutuksen ilmoittelun suhteen - Piirin sivut parantuneet ja ne pitäisi saada käytöön klubeissa 2. Toteuksen kehittäminen Osallistumisen aktivointi: lohkon pj:lle saatava lisää valtaa eli aikaa eri päätöksentekotilanteissa, pk:t kertovat koulutuksesta vierailujensa yhteydessä ja näyttävät miten piirin sivuille mennään. Pressat eivät nyt jaa jäsenille koulutuskutsuja. Silti osallistuminen aika hyvää ja piirin sivulla käydään kohtuullisesti. Reagoinnit ehkä sitten puuttuvat. Tiedottamistavat: Lohkareiden kautta, presidenttien kautta asiat myös klubien sivuille, myöhemmin kaikille kun jakelut kunnossa. Nyt tieto ei kulje asianosaisille. Ilmoittautumiskäytännöt: pidetään piirin sivujen käyttöä ensisijaisena, mutta annetaan vielä mahdollisuus suoraankin vastaukseen e-maililla. Ollaan sitkeitä ja opastetaan. Oulu/kainuu asetelma: Lisätään alueellista koulutusta, myös Raaheen koska se piirin painopisteenäkin. Koulutussuoritteuden rekisteröinti ja käsittely: kerätään aina ja annetaan glt:lle joka ne arkistoi klubeittain. Tieto hyödynnetään myöhemmin aktiivisuusnäyttönä, jota pidetään esillä vierailuissa ja aluefoorumeilla. Piirin aloitteita: ehdotus pk:n kautta liitolle koulutussertifikaattien tai todistusten jakamisesta. Motivoisi osallistumaan, todistusta voisi käyttää myös siviilissä 21.11 mennessä
Koulutushankkeet Brändin jatkot: Käsiteltiin liitteen 1 mukaiset asiat. Aluekokoukset: Käsiteltiin liitteen 2 mukaisesti. Asia korjataan aluekokouksissa esityksen mukaisesti Opaslion: Selvitetään tarve ja tarkoituksenmukaisuus ennen joulua sekä synkronoidaan koulutus jäsenkoulutuksessa siten, että turhia uusia rooleja ei oteta käyttöön Virkailijakoulutukset: Varapresidenttikoulutus sekä Oulussa että Kajaanissa marraskuussa 6.11 Virkailijakoulutukset 27-29.4 siirretty. Ma 2. alue, ti 1. alue ja ke 3. alue Aloitteet: 1. Parannetaan piirin ja lohkojen yhteistyöhankkeita uudessa nuorten syrjäytymisen pysäyttämishankkeessa jo seuraavissa aluefoorumeissa 2. Piirin lehteen ohjeet sen jakelusta myös asiakkaille, sisällöstä (pönötys pois, tuloksellisuus) 3. Klubien www-sivujen kilpailu parantamaan tietoutta hyvästä toteutuksesta 4. Klubien esite käyttöön: annetaan yhteistieto ja malli 5. Uusien jäsenten motivointi: jäsenjohtajakoulutuksessa kehitetään asiaa 6. Hupparihankinta selvitetään ja liivihankintamahdollisuudesta tiedotetaan 3. Jäsenasiat Jäsenhuollon kehittäminen, jäsenjohtajien koulutus: Käytiin läpi tulevan kurssin koulutusaineisto. Opaslion koulutuksesta erillinen palaveri. Liite 3. Uusien klubien perustaminen: Kuivasjärvi kohteena 4. Muut asiat ja jatkokokous Seuraava kokous joulukuussa kevään tarkastelu ja maalis/huhtikuussa tuloksen arviointi ja seuraava kausi. Liite 1. 23-24.9 aluekokoukset Brändikysymykset alueille ja lohkoille A. Aluekokouksessa käsiteltäisiin: Piirin ja lohkon tiedotus B. Lohkonkokouksissa: Ulkoinen ja sisäinen tiedotus klubeissa Tulos : ei paikkaa päätöksenteolle ja muutokselle sisäisissä käytännöissä????
A. Aluekokouksessa: Piirin ja lohkon tiedotus 1. Näkyvyyttä tukevien voimavarojen ja kampanjoiden yhteistyö: viestintä, koulutus, jäsenasiat, palvelu- ja varainhankinta, leot, yhteistyöprojekit ym. Mitä kehitetään? Näkyvyyttä nuorten keskuudessa toteutettaviin aktiviteetteihin 2. Mikä tärkeää tiedotuksessamme omassa keskuudessamme, yleisölle ja asiakkaille; Onko piirin lehden näkyvyys ja jakelut ok??? Tietoisuus tuloksiemme erinomaisuudesta?? Muuta konkreettista? Terwwaleijonan jakelun opastus, lehden juttuihin tuore näkökulma. Yleisölle tietoa tuloksellisuudesta. 3. www-sivumme klubilaisille ja asiakkaille, miten palvelee ja mitä kehitettävää? Käyttökelpoiset www-sivut, ajantasaisuutta, miten sivut käyttöön (työkaluksi) Miten huomiota? Kilpailu?? B. Lohkonkokouksissa: Ulkoinen ja sisäinen tiedotus klubeissa 1. Mitä materiaalia ja tukea tarvitsette mm esitteet jäsenhankintaan klubeissa 2. Näkyvyytemme tilaisuuksissamme ja verkostoissamme mm pukeutuminen, liivit, pinssit, hupparit jne; kokoukset, aktiviteetit kts hankinnat 3. Uusien jäsenien koulutus brändin osana, miten sen teemme?? Jäsenjohtajien kanssa kampanja 4. Yhteishankinnoista, mitä kannatatte: Sisäistä ja ulkoista viestintää tukevat materiaalit yhtenäinen graafinen ilme kirje-, esitys- ym. pohjat sähköinen esitteen/tiedotteen laadintaohjelma vrt. Ifolor kuvakirjat rollupit, banderollit, rintanapit ym. mainonta: animaatio leijonasta tassunjälkineen? Varusteet: liivit, hupparit. C. Tiedottaminen, ehdotuksia
Selkeä malli hyvästä jutusta (jäi nyt vähälle) SOMEn käyttö nyt hallitsi muttei antanut selvää ehdotusta jatkosta Lista Mistä viestitän klubin hyvän tekemisessä Miten näkyvyyttä saadaan lisää Täsmä esimerkit: Uutiset lehtiin, piirilehden ja lionslehden käyttö Minne lähetän uutisen: osoitteet 2 Kuvamateriaalien käyttö oli hyvää Osoitteet henkilöistä joilta tukea Esimerkki yksinkertaisesta tiedotussuunnitelmasta Piirin tiedotussuunnitelma olisi kiva nähdä, koska se olisi esimerkki myös klubisuunnitelmaksi. Voisiko esittämistäni pointeista tehdä loppuun vastaustiivistelmän eli 2 ppt joissa piirin näkemys hyvistä ratkaisuista. Se olisi samalla piirin tiedotuspoliittinen kannanotto, jota voisi vuosittain päivittää. Liite 2. Lpj:n kommentteja Aluefoorumiin tulee lähettää alueen puheenjohtajan (DG/VDG) nimissä selkeä erillinen kutsu, josta ilmenevät aika ja paikka sekä mahdolliset muut tarkennukset (sisäänkäynti, tarjoilu, pysäköinti tms.). - Ennakkoilmoittautumisen tarvetta kannattaa harkita. Osallistujamäärän suuruusluokan voi ahkä arvioida etukäteen. Myös tästä maininta kutsuun (ilmoittautuminen vai ei). - Mikäli tilaisuudella on jokin kantava teema (Nuorison syjäytyminen tms.), se tulee kertoa etukäteen, jotta osallistujat voivat pohtia aihetta etukäteen. - Tilaisuuden asialista - ainakin otsikkotasolla - tulee lähettää etukäteen klubeille ja tilaisuuden puhujille. - Puhujat täytyy päättää/sopia etukäteen ja kertoa läsnäolijoille viimeistään tilaisuuden alussa. - Tilaisuuden mahdollisen muistion sekä esitysmateriaalien teko ja jako tulee sopia. Materiaalin jaosta tulee kertoa osallistujille tilaisuuden alussa, jotta kaikkien ei tarvitse kirjata kaikkea. - Tilaisuudessa tulee olla etukäteen tiedossa oleva karkea aikataulu alueen yhteisille asioille sekä lohkojen asioille. Lohkojen asioillekin täytyy jättää aikaa. - Lohkojen puheenjohtajilla tulee olla tieto siitä, mitkä asiat käsitellään yleisessä osuudessa ja mihin pj:n pitää itse valmsitautua. - Järjestelyjen vastuunjako tulee sopia alueen pj:n, lohkojen pj:ien ja muiden järjestelyihin osallistuvien kesken etukäteen.
Liite 3. Opaslion koulutuksen tarpeellisuus Palaveri 23.10 (hannua, susannas, sannas) Käsiteltiin oheinen aineisto pohjaksi. Koulutettu opaslion -ohjelma luotiin, jotta opaslion voi auttaa uutta klubia vahvistumaan, ja hän myös: 1. Auttaa klubia määrittelemään sen tehtävät ja tarkoituksen 2. Parantaa uusien jäsenten säilyttämistä 3. Parantaa uuden klubin jäsenten sopeutumista lionien järjestörakenteeseen 4. Parantaa kummiklubin ja uuden klubin välisiä suhteita 5. Parantaa neuvonantajien tukisysteemiä kahden vuoden ajan 6. Parantaa opaslionien tietoja ja taitoja Kurssi sopii lioneille jotka tekevät töitä uusien klubien kanssa; lioneille jotka ovat asemassa, jossa he voivat vahvistaa olemassa olevaa klubia tai palvelevat piirikuvernööritiimissä. Päällekkäisyyttä paljon klubivirkailijoiden tehtäviin paitsi piirikuvernöörin ja koulutuksen työkaluna Kummi vahvistaa, että lionsklubiin jäseneksi pyrkivä henkilö on moraalisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti vastuullinen henkilö ja että hän uskoo uuden lionjäsenen olevan aktiivinen jäsen ja tukevan lionien tavoitteita ja eettisiä sääntöjä. Mentorit auttavat aktiivisesti kasvattamaan jäseniä ja he ovat kokeneita ja omistautuneita lioneita, jotka ovat palvelleet eri tehtävissä klubissa ja järjestössä. Mentorien täytyy olla halukkaita ja kyvykkäitä kehittämään toisen jäsenen kykyjä ja sitoutumista antamalla neuvoja, valmentamalla ja tukemalla jäsentä niin, että hän pystyy ottamaan vastaan erilaisia tehtäviä klubin tasolla ja ylempänä. Mentorilion on vastuussa mentoroitavan lionin kehittymisestä pidemmälle kuin kummi. Kaikkien lionien tulisi aktiivisesti rekrytoida uusia hyviä jäseniä, mutta kaikilla lioneilla ei ehkä ole kokemusta tai aikaa mentoroida kaikkia uusia jäseniä, joiden kummeja he ovat. } Jäsenjohtaja vastaa jäsenten viihtyvyydestä,
vastaa jäsenten pysyvyyden elementeistä, vastaa uusien jäsenten hankinnan organisoinnista (yhteys piirin jäsenjohtajaan), vastaa jäsenten koulutusten järjestämisestä sekä vastaa jäsenyyteen liittyvästä kehittämistoiminnasta. } Suositus toimikunnan jäsenten rooleista: } 1. kauden jäsen / jäsenhuolto, mentori } 2. kauden jäsen =vpj / koulutus ja pysyvyys = säilyttäminen, opaslion } 3. kauden jäsen = pj / uusien jäsenten hankinta = laajennus } Klubikummi: jäsenjohtajan rooli tai delegoi Esitys jatkoon I-piirissä 1. Jatkamme keväällä opaslion-koulutusta tavoitteena I-piirin tarpeisiin koulutettu opaslion, joka olisi myös koulutustmknan jäsen ja työpari jäsenjohtajalle. Pyydetään kuvernöörejä ja lohkareita headhanttamaan sopivia henkilöitä. Heidän tehtävänsä mm. uusien jäsenten koulutus. 3 henkilöä riittäisi kurssin pitämiseen. 2. Kurssinsisältö kehitettävä opaslionin toimenkuvaa vastaavaksi mm klubien innostajiksi. Heille myös muva-koulutus olisi hyvä jatkokoulutuksena. 3. Pyrimme kouluttamaan joko alue- tai lohkokohtaisesti jäsentoimikunnat suositusten mukaisiin rooleihinsa. Ne on esitetty yllä. Selvitetään nyt kurssien yhteydessä jäsentoimikuntien olemassaolo ja henkinen tila.
4. Jäsentoimikuntien koulutukseen sisältyy myös kummin rooliin opastaminen klubeissa. Samoin Mentorointikoulutussisältö. 5. Aloitus virkailijakoulutuksessa keväällä 6. Idea koulutustoimikuntaan pk:n kautta: Toimikunnat koulutukseen, nimi virkailijakoulutus muutettava, johtamiskoulutus nimeksi ja todistus suorituksista jopa siviilissä käytettäväksi.