SIHTEERIT Antti Raitaniemi Sihteerikoulutus

Transkriptio

1 SIHTEERIT Antti Raitaniemi Sihteerikoulutus 1

2 Koulutuksen tavoite Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi Kokemusten ja ajatuksien vaihto Verkostoituminen Ideat Sihteerikoulutus 2

3 Sihteeri Klubin tärkein virkailija? Olet presidentin oikea käsi Klubi on tukenasi Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy! Sihteerikoulutus 3

4 Sihteerin tehtävät sisäiset Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta Läsnäolon seuranta Jäsenluettelo Arkistointi Muistamiset Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerikoulutus 4

5 Sihteerin tehtävät ulkoiset Jäsenrekisterin päivitykset Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Osallistuminen kokouksiin (piiri, lohko) Koulutuksiin osallistuminen Kirjeenvaihto Sihteerikoulutus 5

6 Kokousten valmistelu Läsnäololista Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa Järjestä tulleet kirjeet/sähköpostit asialistan mukaisesti Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin Lions vuosikirja Klubin säännöt Toimintakauden pöytäkirjat Piirikuvernöörin tiedotteet

7 Kokouksen aikana Läsnäolijat Pöytäkirjan pitäminen Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa Kirjaa tiedot aktiviteeteista Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon Sihteerikoulutus 7

8 Kokouksen jälkeen Laadi pöytäkirja viivyttelemättä Läsnäolotilastot ajan tasalle Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä Sihteerikoulutus 8

9 Pöytäkirjan pitäminen Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia edellisiin kokouksiin MUISTA! Klubin pöytäkirja on myös klubin Historiikki Sihteerikoulutus 9

10 Vuosikokous Lähetä kokouskutsu ajoissa Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä Muut valmistelut (pj yms) Vaalikokous Sihteerikoulutus 10

11 Muuta muistettavaa 1 Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin / 31.5 mennessä Tammikuun 15. mennessä Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoitus Sihteerikoulutus 11

12 Muuta muistettavaa 2 Tiedustele maaliskuussa >jäsenten muuttuneiden tietojen päivitys jäsenrekisteriin Vuosikokouksiin ilmoittautumiset / varaukset Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa Sihteerikoulutus 12

13 Kauden lopussa Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan.) Sihteerikoulutus 13

14 JÄSENREKISTERI Sihteerikoulutus 14

15 Rekisteriin kirjautuminen d Sihteerikoulutus 15

16 Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti Sihteerikoulutus 16

17 PÄÄVALIKKO Tee kuukauden jäsenilmoitus: JOKA KUUKAUSI Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin Sihteerikoulutus 17

18 JÄSENMATRIKKELI Sihteerikoulutus 18

19 KLUBIMATRIKKELI Sihteerikoulutus 19

20 JÄSENREKISTERI Sihteerikoulutus 20

21 LISÄÄ JÄSEN Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu siirto jäsenen lisäys kohdasta. Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia Sihteerikoulutus 21

22 - Lisää kaikki tiedot Sihteerikoulutus 22

23 Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi - Viimeistään kauden lopussa - Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen ks. rekisterin etusivu Sihteerikoulutus / KE & ET 23

24 Palkitsemiset - Historiatieto aina helposti löydettävissä - Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms Sihteerikoulutus 24

25 KLUBIN TIEDOT Sihteerikoulutus 25

26 Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit. Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja. Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Historiatiedot Klubin historiatiedot löytyvät täältä Sihteerikoulutus 26

27 AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus 27

28 AKTIVITEETTI TÄRKEÄÄ! Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis Sihteerikoulutus 28

29 AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus 29

30 AKTIVITEETTI Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK Sihteerikoulutus / KE & ET 30

31 AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus 31

32 Siirtojäsenhaku Hae nimellä (sukunimi) Kun oikea henkilö löytyy paina painiketta Sihteerikoulutus 32

33 SÄHKÖPOSTI Sihteerikoulutus 33

34 Kiitos osallistumisesta! Kysymyksiä Mietteitä Ehdotuksia Apua saa: Sihteerikoulutus 34