Piirin vuosikokous Porissa

Transkriptio

1 Piirin vuosikokous Porissa Tiedotussihteerikoulutus Rauni-Eliisa Wasell, LC Huittinen/Gerda

2 Yleistä tiedottamisesta Tiedotus on tiedon tuottamista ja välittämistä, myös julkikuvan luomista Vastaanottaja tulkitsee tiedon omalla tavallaan. 2

3 Viestinnän historiaa - Puheen kulttuuri (alkoi ainakin vuotta sitten) - Kirjoituksen kulttuuri (alkoi vuotta sitten) - Kirjapainon kulttuuri (alkoi 500 vuotta sitten) - Sähköisen viestinnän kulttuuri (alkoi vuotta sitten) - Digitaalinen kulttuuri (alkoi vuotta sitten) (

4 Klubin tiedotus/viestintä Tiedottaminen on tiedon tuottamista, jakamista ja välittämistä. Viestintä tarkoittaa, että kuunnellaan myös vastaus, joka viestin vastaanottajalta tulee. Viestinnällä pitää olla tavoite Viesti pitää olla saavutettavissa

5 Klubin tiedotus/viestintä mitä tiedotetaan miksi tiedotetaan miten tiedotetaan logojen käyttö

6 Klubin tiedottaja/tiedotussihteeri - viestittää tietoja klubista - pitää klubijäsenet tietoisina PR-toiminnoista - toimii yhteistyössä presidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan kanssa - hoitaa sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän - kuuluu hallitukseen - toimii joissakin klubeissa varasihteerinä - varatiedotussihteerikin olisi hyvä olla sovittuna (ottaisi kuvia, jos tiedotussihteeri on estynyt tulemaan paikalle)

7 Klubitasolla tiedottaminen tiedotteet (klubilehdet), sähköinen tai paperinen sähköpostilla tiedottaminen verkkosivut paikallislehdet sosiaalinen media huolehditaan tiedottamisesta sellaisillekin jäsenille, joilla ei ole sähköpostia 7

8 Klubitasolla tiedottaminen Tiedotuslehti, sähköinen tai paperilehti - kuka tekee (sihteeri, tiedotussihteeri) - sisältö: esim. jäsenluettelo, hallitus, toimikunnat, kokousajat, -paikat, klubitapaamisen esityslista ja pöytäkirja DG:n tiedote, uusien jäsenten esittely ja huumori Klubitiedote luetaan ja siihen on helppo palata ja se (ehkä) säilytetään 2 8

9 Klubitasolla tiedottaminen Verkkosivut - Klubin käyntikortti - Pidetään ajan tasalla - Ainakin hallituksen jäsenet - Voidaan toteuttaa monella tavalla - Verkkosivujen julkaisemiseen voi käyttää esim. ilmaista kansainvälistä e-clubhouse julkaisujärjestelmää 9

10 Klubi- piiri- ja liittotason tiedottaminen: Liiton sivuilta poimittu: - Klubin tiedotuksesta vastaa presidentti, mutta käytännön hoitaa usein klubin tiedotussihteeri. Webmasterit pitävät yllä verkkosivuja - Piirin viestinnästä vastaa piirikuvernööri, mutta toteuttaminen on annettu webmasterille ja joissakin piireissä hänen rinnallaan olevalle viestintävastaavalle. - Liiton viestinnän sisällöllinen vastuu on pääsihteerillä. Häntä tukevat liiton viestintäjohtaja sekä liiton tiedotussihteeri. 10

11 Sisäinen ja ulkoinen tiedotus Sisäinen tiedotus jäsenistölle, - kannustaa vuorovaikutukseen - lisää keskinäistä luottamusta Ulkoinen tiedotus yleisöä varten

12 Klubin sisäinen tiedotus Leikekirja Tärkeä tiedonlähde on kunnossa oleva arkisto Tiedottaja huolehtii kauden lopussa arkistoinnin Toimii koko ajan yhteistyössä presidentin kanssa Klubin historiikki on myös sisäistä tiedottamista Valokuvat ovat tärkeä osa tiedottamisesta Hyvä tiedottaja huolehtii myös kuvauksesta

13 Ulkoinen tiedotus Mitä tiedotetaan? -aktiviteetit, lahjoitukset, saavutukset, tulevat tapahtumat Miksi tiedotetaan? -tunnettavuus, uskottavuus, jäsenhankinta Miten tiedotetaan? -selkeää, tiivistä, kiinnostavaa 13

14 Ulkoinen tiedotus tiedottaminen on tärkeä klubin menestykselle - kertomalla klubista ja sen aktiviteeteista annat ulospäin houkuttelevan kuvan mahdollisille uusille jäsenille -menestyvä klubi on varteenotettava voimavara paikkakunnalla 2 14

15 Viestinnän kaksisuuntaisuus -Miten klubissasi otetaan vastaan tulevaa palautetta? -Miten klubissa reagoidaan tulevaan palautteeseen? -Onko klubisi yhteystiedot julkisesti tiedossa, jotta klubiin voi saada yhteyden?

16 Paikallislehdessä tiedottaminen - Kutsu toimittajia tilaisuuksiin - Kirjoita itse - Pyydä avustuskohteesta kirjoitus - Mainosta yleisötilaisuuksia ja aktiviteetteja 16

17 Uutinen/tiedote - On tärkeää, että otsikosta näkee, mistä juttu kertoo - Otsikon jälkeen sanotaan tärkein asia heti aluksi lyhyesti - Jos toimittaja joutuu lyhentämään jutun, ensimmäisessä kappaleessa sanotaan jo tärkein - Kappale on ajatuksellinen kokonaisuus - Tiedotteen pitää olla lyhyt ja asiapitoinen 17

18 Ingressi eli alkukappale tai johdanto on kirjoitelman, sanomalehtiartikkelin, puheen tai muun tekstin alussa oleva johdantokappale. Se on yleensä 2 4 virkkeen pituinen tekstin aloitus, joka kertoo tulevan kirjoituksen aiheen ja pääajatuksen. Hyvä ingressi toimii yleiskuvauksena ja houkuttelee lukijan lukemaan kirjoituksen. (Wikipedian määritelmä ingressistä)

19 Uutinen/tiedote - Kirjoita harvalla rivivälillä - Lyhyet virkkeet ja kappaleet yhdessä virkkeessä yksi ajatus - Ei yhtä A-4 pidempää juttua - Yleiskieltä ja muistetaan kielioppi - Vältä sivistyssanoja ja ammattislangia

20 Uutinen/tiedote - Älä käytä lyhenteitä, suosi tuttuja ilmaisuja, esim. kaikki eivät tiedä, mitä LC tarkoitta, jos kerrotaan klubista. Käytetään esim. Lions Club Huittinen/Gerda - Vähän laatusanoja, paljon teonsanoja - Tittelit ja nimet täydellisinä

21 Uutisessa tärkeää -ajankohtaisuus -omaperäisyys -tunteisiin vetoaminen -huomiota herättävä otsikko ja kuva -läheisyys

22 Uutinen/tiedote - kuva - Hyvässä kuvassa on tarina, joka täydentää tekstiä ja hyvässä kuvassa on toimintaa ja väriä - Kuvaa täydentää osuva kuvateksti - Hyvissä ajoin tiedote, jos esim. kerrotaan tulevasta tapahtumasta. - Soitolla tai sähköpostilla voi varmistaa perillemenon - Muista ilmoittaa myös yhteystiedot 22

23 Tiedottaminen piiri- ja liittotasolla - Muista myös piirilehti (LionMviesti ja elionmviesti) sekä piirin uutissivut - Myös LION-lehti ja liiton sivuilla piirien uutiset - Tarjotkaa juttuja, kuvia yms. - Suomen Lions-liitto ry:n viestintästrategia: %281%29.pdf - Paikallisradio ja tv voi olla myös kiinnostunut

24 Piirikierroksen 2014 brändiesitykset Löytyy liiton sivuilta jäsenille tarkoitetuilta sivuilta 24

25 Kuvat tärkeitä - Vaakakuvat parhaita - Resoluutio 300 dpi - Värit CMYK (neliväripainatus) - jpg, tiff, pdf... - Kuvatkaa tarpeeksi läheltä kohdetta - Kun lähetätte kuvia lapsista tai erityisryhmistä, varmistakaa julkaisulupa. - kohteliasta mainita muillekin, että kuva julkaistaan (ehkä) 25

26 M-piirin piirilehti, mainokset - Klubit voivat hankkia mainoksia - Mediakortissa mainosten koot ja hinnat deadline seuraavaan lehteen, mutta aiemminkin saa lähettää os. rauni-eliisa.wasell@lions.fi 26

27 Linkkejä m/uutiset/klubeilta 27

28 LionMviesti ja elionmviesti sekä piirin uutissivu - kuvat omina kuvatiedostoina ja tekstit erikseen tekstitiedostoina - Piirilehteen materiaali mennessä - Nettilehti ilmestyy muutaman kerran kauden aikana - Uutissivuja päivitetään koko ajan rauni-eliisa.wasell@lions.fi

29 Kansainvälinen viestintä Oman klubin verkkosivut, ainakin e-clubhousen, saa listatuksi Lions Clubs Internationalin klubihakemistoon siten, että klubinne sihteeri voi lisätä e-clubhousen URLosoitteen lähetettäviin raportteihin.

30 Kansainvälinen viestintä Lionsklubien kansainvälisen järjestön kilpailu (tiedotuslehti, web-sivu) -Kilpailumateriaali on oltava perillä päämajanpr-ja viestintäosastolla mennessä -kilpailun säännöt löytyvät myös hakusanalla lionsklubienkansainvälinen kilpailu

31 Ota yhteyttä, - jos on kysyttävää tiedottamisesta, piirilehdestä, nettilehdestä tms. rauni-eliisa.wasell@lions.fi 31