PROJEKTISUUNNITELMALUONNOS

PROJEKTISUUNNITELMALUONNOS Projektin nimi: VeTe -hankkeen TUKI -projektin potilasateriapalveluiden mallintaminen vuodeosastoilla Kuopion yliopistollisessa sairaalassa Suunnitelman laatimispäivämäärä: 12.9.2011 Suunnitelman laatijat: Karjalainen Tea Rantalainen Laura Mustonen Reetta Kutvonen Ulla Versio: 0,6 (Ehdotus/Hyväksytty) Hyväksytty: KYS

1. PROJEKTIN TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT 1 2. PROJEKTIN TAVOITTEET 1 3. PROJEKTISTA SAATAVAT HYÖDYT 2 4. PROJEKTIN TEHTÄVÄT, AIKATAULU JA LOPPUTULOKSET 2 4.1 PROJEKTIN TEHTÄVÄT 3 4.2 PROJEKTIN ETENEMINEN 3 4.3 PROJEKTIN AIKATAULU JA LOPPUTULOKSENA SYNTYVÄT DOKUMENTIT 4 5. PROJEKTIN RAJAUS 5 6. PROJEKTIORGANISAATIO JA VASTUUT 6 7. PROJEKTIN RISKIEN HALLINTA 6 8. PROJEKTIN OHJAUS, SEURANTA JA HYVÄKSYMINEN 7 9. PROJEKTIN DOKUMENTOINTI JA TIEDOTUS 7 10. PROJEKTIN TULOSTEN VIEMINEN KÄYTÄNTÖÖN 8 VERSIOHISTORIA: Versio: Pvm: Laatijat: Muutokset: 0,1 16.3.11 Projektisuunnitelmaluonnos 0,2 7.4.2011 Aikataulu / työvaiheet ja lisäykset mittareihin 0,3 3.5.2011 ohjausryhmän kokoonpano 0,4 22.8.11 aikataulu 0,5 30.8.11 aikataulu 0,6 12.9.11 aikataulu

1 1. PROJEKTIN TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto 2009-2011 - hanke (VeTe -hanke) on valtakunnallinen kahdeksan sairaanhoitopiirin yhteinen hankekokonaisuus, jonka yhtenä osakokonaisuutena on hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta - hanke (VeTeHH). Tämän hankkeen kehittämistehtävänä on TUKI - projekti, jonka tavoitteena on tehostaa henkilöstövoimavarojen käyttöä. KYSissä yhtenä TUKI -projektin tavoitteena on ollut kehittää potilasateriaprosessia työntutkimuksen avulla. Työtutkija oli talvella 2010 mittaamassa potilasateriaprosessiin käytettyä aikaa ja esitteli toimintamallin, jonka mukaan jatkossa toimittaisiin. Kuopion kaupungin ja KYSin tukipalveluista muodostuvan Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymän aloittaessa tuotannon, on tärkeää, että potilasateriaprosessi toimii tehokkaasti läpi eri yksiköiden (vuodeosasto, ravintohuolto, laitoshuolto). Prosesseja tarkastellaan myös toimintajärjestelmän näkökulmasta uusittaessa KYSin toimintajärjestelmää. Prosessit kuvataan, samalla prosesseja tarkastellaan enemmän asiakaslähtöisesti. Myös Huoltopalvelujen liikelaitoskuntayhtymään luodaan ISO 9000 - pohjainen laatujärjestelmä. Toimintajärjestelmän myötä prosessia kehitetään edelleen Projektissa pilotoidaan työntutkimuksessa mallinnettu työtapa ja kehitetään edelleen työntutkimuksessa (loppuraportti 24.5.2010 s.22) suositetun potilasateriapalveluiden toimintamallia pilotiksi valituilla vuodeosastoilla KYSissä. Samalla tarkennetaan eri ammattiryhmien roolit ja vastuut potilasateriaprosessin eri vaiheissa. Projektin suunnittelussa ja toteutuksessa huomioidaan 2010 julkaistu uusi valtakunnallinen ravitsemushoitosuositus (Ravitsemushoito - suositus sairaaloihin, terveyskeskuksiin, palvelu- ja hoitokoteihin sekä kuntoutuskeskuksiin, Valtion ravitsemusneuvottelukunta). Suosituksessa kuvataan moniammatillinen ravitsemushoidon toteuttamismalli, jossa otetaan huomioon ravitsemusterapian, ruokapalvelun sekä hoito- ja lääketieteen näkökulmat. Uuden suosituksen ruokapalveluiden ja ravitsemushoidon laatukriteerit ovat olleet myös tämän projektin tavoitteiden pohjana. 2. PROJEKTIN TAVOITTEET Projektin tavoitteena on - tehostaa koko potilasateriaprosessia siten, että prosessi on sujuva - kuvata kaikkien ammattiryhmien tehtävät, jotka vaikuttavat vuodeosastolla potilasateriaprosessiin. o otetaan tulohaastattelussa käyttöön uusi ravitsemuskyselymalli - kuvata optimaalinen henkilökuntamäärä ja työnjako vuodeosastolla huomioiden uusi ravitsemushoitosuositus

2 - huomioida potilaiden suositusruoka-ajat - määritellä mittarit, jotka toimivat potilasateriaprosessin mallintamisessa mittareita ovat esim. ruokavaunujen saapumisaika onko hoitaja mukana ruoanjaossa, lähtötilanteen mittauksessa potilas saa oikean ruokavalion ruokavaliotilauksen oikeellisuus/paikkansa pitävyys ravintokeskuksessa todettu virheellinen potilasateriatilaus kysely potilastyytyväisyydestä ajantasainen ruokalista ruuanjaossa ruoan lämpötilan mittaus hävikki; kokonaisten tarjotinten palautukset toteutuuko uuden toimintamallin mukainen työnjako 2 laitoshuoltajaa ja yksi hoitaja Em. asioita mitataan kyselylomakkeella hoitajilta ja laitoshuoltajilta ennen uuden toimintamallin aloittamista ja seuranta-ajan jälkeen. Potilastyytyväisyyskysely tehdään samoin ennen toimintamallin aloittamista ja seuranta-ajan jälkeen. 3. PROJEKTISTA SAATAVAT HYÖDYT Ensisijainen hyödyn saaja on potilas, sujuvan potilasateriaprosessin ansioista; potilas saa oikean, turvallisen ja laadukkaan aterian ajallaan. Työntekijöiden työolosuhteet ja toimintatavat parantuvat. Sairaanhoitopiirin omistajat hyötyvät kustannustehokkaasta toimintatavasta, joka sisältää selkeän työjaon. Työntutkimuksen avulla voitiin todentaa kokonaistyöajan säästö potilasateriaprosessin kehittämisen myötä. Uudessa toimintamallissa potilasateriaprosessiin osallistuu yhden laitoshuoltajan sijaan kaksi, jolloin hoitohenkilökunnalta vapautuu aikaa potilastyöhön. Palkkakustannuksissa saadaan säästöä, koska laitoshuoltajan palkkakustannukset ovat pienemmät kuin hoitohenkilökunnan. Kun potilasateriaprosessi on sujuva ja ateriatilaukset tehdään oikeaaikaisesti ja potilasvahvuudet huomioiden, vältetään aikatappiot ja hävikki. Tällöin pika- ja puhelintilaukset vähenevät, ylimääräisten aterioiden vaatima valmistus-, käsittely- ja kuljetusaika vähenee, samoin kuin hävikistä aiheutuneet elintarvikekustannukset. Prosessin sujuvuuden myötä odotusajat ja poikkeamatilanteet vähenevät osastolla. 4. PROJEKTIN TEHTÄVÄT, AIKATAULU JA LOPPUTULOKSET

3 4.1 Projektin tehtävät Potilasateriaprosessin kuvaaminen Tarkennetaan aiempaa potilasateriaprosessin kuvausta keskittyen osastolla tapahtuvaan potilasateriaprosessin osuuteen. Potilasateriaprosessin uutta toimintatapaa pilotoidaan seuraavilla KYSin vuodeosastoilla; korva-, nenä- ja kurkkutautien osasto 2551/ plastiikkakirurgian osasto 2214, sisätautien osasto 2102 sekä syöpätautien vuodeosasto 2651. Arviointi Arvioidaan kuinka pilotoitu toimintamalli toteutuu. Korjaustoimenpiteiden tekeminen Tehdään toimintamalliin tarvittavat korjaukset. Uuden toimintamallin käyttöönotto 4.2 Projektin eteneminen Projektin työsuunnitelman teko ja taustatietojen kerääminen. Päätetään piloitoitavat osastot. Tiedottaminen uuden toimintamallin pilotoinnista KYSin laitoshuollossa, pilottiosastoilla, VeTe-TUKI -projektiohjausryhmässä, laitoshuollon ohjaus- ja seurantaryhmässä (tarvittaessa kutsutaan ravintohuollon ja asiakkaan edustajat), tulosyksikön joryssa PY330 ja PY340 sekä laitoshuollon ja ravintohuollon joryssa. Tiedote pilottiosastojen laitoshuoltajille, hoitajille, esimiehille ja osastonhoitajille. Aloituskokous pilottiosastojen laitoshuoltajille, hoitajille, esimiehille ja osastonhoitajille. Projektisuunnitelma tiedoksi pilotoinnissa mukana oleville esimiehille ja osastonhoitajille, ylihoitajille sekä hallintoylihoitajalle sekä VeTe-Tuki hankkeen projektipäällikölle. Uuden ja nykyisen toimintamallin analysointi ja muutostarpeiden tunnistaminen sekä kehittämistoimenpiteiden ja resursoinnin toteuttaminen pilottiosastoittain. Uuden toimintamallin testaus pilottiosastoilla. Uuden toimintatavan testauksessa ovat mukana laitoshuollon edustaja, ravintohuollon edustaja, pilottiosaston laitoshuoltajat ja hoitohenkilökunta. Väliarviointi uuden toimintamallin testauksesta ja mahdollisesti uuden toimintamallin tarkennukset. Uuden toimintamallin käyttöönotto. Sovitaan seuranta-aika alkavaksi 3 kk kuukauden kuluttua uuden toimintamallin käyttöönotosta. Seuranta-aikana arvioidaan uutta toimintamallia toteuttamalla potilastyytyväisyyskysely ennen

4 toimintamuutoksia ja uuden toimintamallin käyttöönoton jälkeen Mittareina käytetään kohdassa 2 mainittuja mittareita. Tuloksien loppuanalysointi ja arviointi. Projektin tuloksista tiedottaminen loppupalaverissa, laitoshuollon ohjausryhmässä (mukana ravintohuollon ja asiakkaan edustajat), pilottiosastoilla, VeTe-TUKI ohjausryhmässä sekä linjaorganisaatiossa (joryt). 4.3 Projektin aikataulu ja lopputuloksena syntyvät dokumentit Aikataulu: pvm/valmis työvaihe huom!/asiat 28.2 suunnitelman laadinta ja taustatyö, projektin kustannukset (piloitatavan toimintamallin laitoshuollon pilottiosastot halukkuus alustavasti lisäresurssitarve) 28.2 suunnitelman esittely PY 330 ja PY 340 joryssa pilointoinnin laajuus / resurssit 16.3.2011 projektin ohjausryhmän aloituskokous projektisuunnitelma ja prosessikuvausluonnos huhtitoukokuu 2011 pilotointiin osallistuville osastoille tiedottaminen osastokokouksissa lähtötilanteen vaiheen mittauksista jaetaan kirjallinen tiedote 4/2011 samalla toukokuu 12.9.2011 lähtötilanteen mittaukset 23.5 1.6.2011 (os:lla 2102 13.6 22.6.2011) ja lähtötilanteen potilaskyselyn tekeminen 17 23.5.2011 (os:lla 2551/2214 25.5 31.5.2011) projektin ohjausryhmän kokous Potilasateriaprosessin nykytilan ja kehittämiskohteiden esittely lähtötilanteen mittaukset, prosessikuvaus 15.11.2011 tilannekatsaus prosessikuvauksen eteneminen tammikuu pilotoitavan potilasateriaprosessin esittely ohjaus- ja seurantaryhmässä tammikuu tammikuu tammikuu helmi ja maaliskuu tiedottaminen piloitoinnin käynnistämisestä; kirjallinen tiedote pilotoinnista pilotoinnissa mukana olevien aloituskokous pilotoitavan potilasateriaprosessin esittely osastoittain ja testauksesta sopiminen kuvatun potilasateriaprosessin testaus testauksen kesto 2 kk

5 huhtikuu huhtikuu huhtikuu projektinohjausryhmänkokous testauksen arviointikokoukset osastoittain prosessin korjaustoimenpiteet pilotoinnissa mukana olevien yhteiskokous väliraportti testauksen arvioinnin tulokset ja korjaustoimenpiteet korjattu toimintamalli huhtikuun lopulla 2.5.2011 alkaen touko elokuu elokuun alku syyskuu syyskuu syyskuu projektinohjausryhmänkokous uuden potilasateriaprosessikuvauksen mukainen toiminta pilottiosastoilla seuranta-aika 4 kk uuden toimintamallin käyttöönotosta tilannekatsaus uuden toimintamallin toteutumisesta seuranta-aikana. Arviot vuodelle 2013 uuden toimintamallin laajentamisesta: tilaajat - Servica seuranta-ajan arvioinnin koonti seuranta-ajan arvioinnin tulokset ohjausryhmässä seuranta-ajan arvioinnin tulokset yhteiskokouksessa seuranta-ajalla arvioitavat asiat Talousarvion 2013 suunnittelun vuoksi Työn etenemisestä raportointi projektin ohjausryhmälle, jory PY330 ja PY 340 ja VeTe-Tuki-projektin ohjausryhmä, laitoshuollon ja ravintohuollon johtoryhmät Dokumentit: Loppuraportti - kuvataan uusi pilotoinnissa mallinnettu potilasateriaprosessi vuodeosastolla vuokaaviona; prosessinvaiheet, roolit ja vastuut - kuvataan sanallisesti mitkä ovat eri ammattiryhmien rajapinnat, tehtävät ja vastuut eli ehdotus/näkemys siitä mikä on tarkoituksenmukaista prosessin eri vaiheissa olla ydintoiminnan (hoitohenkilökunnan) tehtävää itsenäisesti, mikä on rajapinnoissa

6 yhteistyöaluetta ydintoiminnan ja tukipalvelujen välillä ja mikä on itsenäisesti tukipalvelujen tehtävää - kuvataan mitä muutoksia tehtiin pilottiosastoilla entiseen toimintatapaan verrattuna. Muutosanalyysi sisältää kuvauksen tarvittavista muutoksista resursseissa, rooleissa, työjaossa (tehtävissä), rajapinnoissa, työajoissa, osaamisessa ja tarvittavista välineistä, laitteista ja tiloista. 5. PROJEKTIN RAJAUS Projekti koskee vain pilottiosastoja ja niitä ammattiryhmiä, jotka osallistuvat potilaan hoitoon ja potilasateriaprosessin toteuttamiseen. Ravintokeskuksen tuotannon prosessit eivät kuulu projektin sisältöön. 6. PROJEKTIORGANISAATIO JA VASTUUT Ohjausryhmänä toimii - Tea Karjalainen, laitoshuollon palvelupäällikkö - Laura Rantalainen, ravitsemispäällikkö - Raija Hassinen, ylihoitaja - Eeva Kosonen, sairaanhoitaja / ravitsemusyhdyshenkilö os. 2551 varahenkilö Marianne Vuori, perushoitaja - Erja Pesonen, sairaanhoitaja / ravitsemusyhdyshenkilö os. 2102 varahenkilöt Taina Myllynen, sairaanhoitaja Tuula Vanhanen, perushoitaja - Aila Murrosvuo, perushoitaja / ravitsemusyhdyshenkilö os. 2651 varahenkilö Marja-Leena Korhonen, sairaanhoitaja - Tarja Vuohtoniemi, laitoshuoltaja, JHL, os. 2551/2214 - Pirkko Niskala, palveluesimies - Reetta Mustonen, ravitsemissuunnittelija - Ulla Kutvonen, suunnittelija Työryhmänä toimii - Tea Karjalainen, laitoshuollon palvelupäällikkö - Laura Rantalainen, ravitsemispäällikkö - Reetta Mustonen, ravitsemussuunnittelija - Ulla Kutvonen, laitoshuollon suunnittelija Yhdyshenkilöt - Helena Tirkkonen, palveluesimies D6501 / 2551 - Korva-, nenä- ja kurkkutautienosasto 2551 Eeva Kosonen, Marianne Vuori - Päivi Koistinen, palveluesimies D6505 / 2102 - Sisätautien osasto 2102 Erja Pesonen, Taina Myllynen - Pirkko Niskala, palveluesimies D6503/2651 - Syöpätautien osasto 2651 Aila Murrosvuo, Marja-Leena Korhonen

7 - Ulla Kutvonen, suunnittelija Laitoshuolto - Helena Kuokkanen, ravitsemisesimies varahenkilö Eeva-Liisa Väänänen, ravitsemisesimies Ravintohuolto 7. PROJEKTIN RISKIEN HALLINTA Riskinä on saada ruuanjakoon tarvittava lisätyöpanos organisoitua kustannustehokkaasti kolmelle eri osastolle. Lisätyövoimaa tarvitaan aamupalalla, lounaalla ja päivällisellä lähes samanaikaisesti. Projektin resursointiin liittyvistä riskeistä suurimpana voidaan pitää sitä, ettei saada irrotettua henkilöstöä päivittäisestä työstä projektiin. Ongelmia voi syntyä myös, mikäli projektin kannalta keskeisten henkilöiden osallistuminen keskeytyy. Mikäli projektin tavoitteista ja potilasateriaprosessista vuodeosastolla ei synny yhtenäistä käsitystä, voi projektiin osallistuvien kesken tulla ristiriitoja. Riskinä on myös, että projektiin osallistuvilla henkilöillä voi olla tarve ajaa yksittäisten ryhmien etua, jolloin kokonaisuus kärsii. On myös huomioitava luonnollinen muutosvastarinta ja sen seurauksena mahdollinen uudistusten toteutumatta jääminen. Muita hankkeeseen liittyviä riskejä on se, että hanke osoittautuu resursseihin nähden liian suureksi kokonaisuudeksi ja aikataulu viivästyy. Tiedotus ei välttämättä saavuta kaikkia keskeisiä ryhmiä. On myös mahdollista, ettei kaikesta valmistautumisesta huolimatta osata arvioida oikein tulevaisuuden haasteita vaan suunnitellaan vanhojen mallien mukaisesti. 8. PROJEKTIN OHJAUS, SEURANTA JA HYVÄKSYMINEN Projektin ohjausryhmän kokoukset aloituskokous 16.3.2011 klo 8.30-10.00 rak. 3, 2 krs neuvotteluhuone 32 VeTe TUKI -projektin ohjausryhmä PY 330 ja 340 johtoryhmä Hoitotyön johtoryhmä 9. PROJEKTIN DOKUMENTOINTI JA TIEDOTUS Kohdennetut tiedotus- ja keskustelutilaisuudet pilottiosastoille. Tiedotetaan laitoshuollon ja ravintohuollon johtoryhmille sekä ravitsemushoitotyöryhmälle.

8 10. PROJEKTIN TULOSTEN VIEMINEN KÄYTÄNTÖÖN Projektin tuloksia hyödynnetään testauksen ja pilotoinnin jälkeen välittömästi mahdollisuuksien mukaan.