Kohti monipaikkaista virastoa - Monipaikkainen Virasto (MoVi) projektin tuloksia Tekesin Tila-ohjelman brunssi 22.9.10 projektipäällikkö Johanna Haapamäki johanna.haapamaki@tkk.fi 050 595 6806
Monipaikkainen Virasto (MoVi) AIKATAULU: 1.7.2008 30.9.2010 (Valtiovarainministeriö rahoittanut projektia 3 kk 4-6/2008) RAHOITUS: Rahoitus Tekesin TILA-ohjelmasta ja yhteistyöyrityksiltä, joita ovat Microsoft, Senaatti-kiinteistöt, TeliaSonera ja Videra TUTKIMUSRYHMÄ: TKK:n BIT Tutkimuskeskuksen Virtual and Mobile Work tutkimusyksikkö, http://vmwork.tkk.fi Yhteistyössä TKK:n Stratus tutkimusyksikön (strateginen käytettävyys) ja TuKKK:n Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen kanssa TAVOITTEET: TUKEA JA SEURATA muutosta sekä sitä varten kehitetyn toimintasuunnitelman ja sen virtuaalisten, sosiaalisten ja fyysisten tilojen toteutusta ja toimivuutta KEHITTÄÄ yleinen toimintatapamalli ja opas hajautettua ja mobiilia työtä tekeville valtionhallinnon organisaatioille.
Vaiheittain kohti monipaikkaisuutta
Mitä on monipaikkainen työ?
Monipaikkaisuuden etujen ja haasteiden ymmärtäminen Monipaikkaisuuden etuja: mahdollisuus työskennellä sidosryhmien lähellä osaavien työntekijöiden rekrytointi joustavuus organisaation ja työntekijän kannalta Monipaikkaisuuden haasteita: johtamisen ja yhteistyön monimutkaistuminen monipaikkaisuus edellyttää tukea organisaatiolta organisaation ja työntekijöiden on omaksuttava käyttöönsä uusia teknologisia ratkaisuja tilaratkaisuja on syytä miettiä uudelleen
Lähtökohtana työn analyysi Kaikkien ratkaisujen tulisi tukea organisaation perustehtävää ja ihmisten työtä parhaalla mahdollisella tavalla Miten työtä analysoidaan? Kun ymmärretään mitä ja miten työtä tehdään, osataan myös tunnistaa, mitä työn tiloilta edellytetään erilaisten työtehtävien ja -prosessien toteuttamiseksi
Työnteon tilat vaikuttavat työn onnistumiseen Virtuaalinen tila Fyysinen tila Sosiaalinen tila
Päätös monipaikkaisuudesta muutoksen perustana Vision ja suuntaviivojen luominen Mitä monipaikkaisuus tarkoittaa omassa organisaatiossa? Millaisia teknologisia ratkaisuja tarvitaan? Missä toimipisteissä ja millaisessa ympäristössä toimitaan? Vision kertominen ja perustelu henkilöstölle
Muutoksen hallinnan kulmakivet Muutos monipaikkaisuuteen edellyttää muutosjohtamista ja henkilöstön osallistamista Kehittämishankkeen rakentaminen määräaikaiseksi projektiksi Suunnittelu ja päämäärien asettaminen sekä niiden seuraaminen Innostava, esimerkkiä näyttävä johto, joka tiedottaa avoimesti kaikista muutoksen vaiheista Henkilöstön aito osallistaminen ja valmentaminen Kokonaisvastuullinen johtaja tai projektipäällikkö, joka tukee muutosprosessia ja motivoi henkilöstöä Muutosprosessissa lähiesimiestyöllä on suuri merkitys
Monipaikkaistuminen muuttaa toimintatapoja Monipaikkaisuus edellyttää muutoksia etenkin organisaation viestinnässä ja henkilöstöjohtamisessa johtamisessa epävirallisissa toimintamalleissa ja pelisäännöissä Yksikkötasolla toimintatapoja voidaan muuttaa keskustelemalla ja luomalla yhteistä ymmärrystä mitä monipaikkaistuminen tarkoittaa yksikön toiminnan ja yhteistyön kannalta Valmennuksen avulla voidaan lisätä henkilöstön ymmärrystä monipaikkaisesta työstä ja muuttaa toimintatapoja
Oikeat teknologiset ratkaisut mahdollistavat monipaikkaisen työn Tietoteknisten välineiden tarjonnan on vastattava työntekijöiden tarpeita Valintojen lähtökohtana ovat työtehtävät ja -prosessit työympäristöjen asettamat vaatimukset organisaation ulkopuoliset yhteistyökumppanit Monipaikkaisessa organisaatiossa välineiden valinnassa on tärkeää huomioida myös saatavilla oleva tuki ja käytettävyys
Onnistunut käyttöönottoprosessi vaikuttaa käyttökokemukseen Etäasennusten ripeys Onnistunut ja oikea aikainen koulutus Pikainen vian määritys ja korjaus Päätös Asennukset Tietoisuus Ohjeistus & opastus Tutustuminen Tuki Upottaminen Onnistunut käyttö Tavoittava tiedottaminen Käyttötarkoitusten selkeyttäminen Esimiehen / aktivoijan vaikutus
Fyysisten tilojen määrä kasvaa ja ominaisuudet muuttuvat Fyysisiin tiloihin liittyvää ajattelutapaa on syytä muuttaa, jotta työtä voidaan tukea parhaalla mahdollisella tavalla Organisaatiossa tehtävän työn tunteminen erilaiset työtehtävät asettavat erilaisia tarpeita työympäristöille ja työtilojen ominaisuuksille työtilojen joustavuus mahdollistaa tehtäviin sopivan tilan valinnan joustavuus tukee myös liikkuvia työntekijöitä Vaihtoehtoisten työnteon paikkojen tunnistaminen ja arvioiminen Virtuaalisten ja fyysisten tilojen arvioiminen kokonaisuutena Työtehtävien sovittaminen fyysisten tilojen mukaan
Lisää monipaikkaisesta työstä paneelissa Opas ja hankkeen muut tulokset löytyvät osoitteesta http://www.vmwork.net/movi/