TOIMIVAN TALOUSOHJAUKSEN KULMAKIVET Jussi Laitinen Business Consultant Basware Oyj 1
Agenda Miten rakennat luotettavan ja toimivan suunnittelu-, ennustamis- ja raportointimallin? Ohjelmistojen mahdollisuudet vuonna 2012 Kokemuksia ja huomioita asiakasprojekteista eri toimialoilta 2
KUINKA PYSYT EDELLÄ KILPAILIJOITASI? Kuinka pysyt edellä kilpailijoitasi?
Tiedonhallinnan suunnittelun timanttimalli Roolit Roolit Tieto Prosessit Teknologia 4
Tieto Suuri määrä tietoa ei yksistään riitä vaan tiedon laatu on tärkein asia Tieto tulee olla jalostettuna päätöksentekoa tukevaan muotoon Oikea-aikaista päätöksentekoa varten tarvitaan Oikea-aikaista ja laadukasta tietoa Tiedon hyvää käytettävyyttä Tiedon tehokasta käyttöä Tiedon laatu tulee varmistaa tarvittavin kontrollein 5
Roolit Laadukasta tietoa varten tarvitaan tiedon tuottajia, tiedon analysoijia sekä tiedon tuottamisprosessin omistaja Jokaisella prosessilla tulee olla omistaja Hän vastaa prosessista ja sen kehittämisestä Käyttäjäoikeudet ovat tärkeässä osassa tiedon luotettavuudessa 6
Teknologia Tiedon laatuun vaikuttavat myös käytettävät ohjelmistot ISO 9126 laatustandardi jakaa ohjelmiston laadun kuuteen pääominaisuuteen Toiminnallisuus Luotettavuus Käytettävyys Tuotannollinen tehokkuus Ylläpidettävyys Siirrettävyys Teknologiainvestoinnin yksi tärkeimmistä mittareista on otetaanko se lopulta käyttöön ja ovatko käyttäjät siihen tyytyväisiä Täydellinen automaatio ei usein ole realistinen tavoite 7
Prosessien kehittäminen Prosessien kehittäminen vaatii selkeät tavoitteet, johdon täyden tuen sekä nimetyt vastuuhenkilöt Ei ole olemassa yhtä parasta tapaa organisoida prosesseja vaan ne tulee sopeuttaa kulloiseenkin liiketoimintaympäristöön 8
Hyviä perusteita talousohjauksen prosessien kehittämiseen Nykyinen prosessi on liian työläs tai monimutkainen Raportointi koostetaan pääosin manuaalisesti Raportointiprosessin pitkä läpimenoaika Suurin osa nykyisestä laskennasta tapahtuu edelleen Excelissä Erilaisten rakennemuutosten johdosta nykyistä järjestelmää on jouduttu paikkaamaan moneen kertaan Uuden järjestelmän käyttöönotto 9
Hyviä perusteita prosessien kehittämiseen pelkän järjestelmäkehityksen sijaan Tehottomia prosesseja ei voida uuden järjestelmän hankkimisella pelastaa Vaarana entistä monimutkaisempi järjestelmä Liian teknologiapainoitteisessa kehittämisessä on vaarana ettei teknisiä ratkaisuja kyetä suunnittelemaan oikeasti organisaation prosesseja tukeviksi 10
Talousohjauksen prosessien kehittämisen tavoitteet Esimerkkejä: Liiketoimintalähtöisyyden korostaminen Prosessin yksinkertaistaminen Manuaalisen työn sekä virheiden määrän vähentäminen Käyttäjäystävällisyyden lisääminen Joustavuuden lisääminen organisaatiomuutosten ja ulkoisten muutostekijöiden varalle Raportoinnin läpimenoajan lyhentäminen Raportointia tukevien ratkaisujen vertailu 11
Prosessin kehittämisen vaiheet Nykytilaan perehtyminen ja ongelmien tunnistaminen Kehitysehdotusten tarjoaminen Ideoiden läpikäynti (hyötyjen arviointia) Kehitysehdotusten toteutus ja kannustaminen prosessiin kuuluvien ihmisten sitouttamiseen 12
Hyvän suunnitteluprosessin tunnusmerkkejä Yksinkertaisuus Liiketoimintalähtöisyys Osallistava Tavoittellinen Tahtotila sen toteuttamiseksi 13
Hyvään suunnitteluprosessiin kuuluvat seuraavat asiat Strategialähtöisyys Jalkauttaminen liiketoimintaan Järjestelmäintegraatio Herkkyysanalyysit Yhdenmukaiset laskentaperiaatteet Riittävä seuranta 14
Hyvän raportointiratkaisun tunnusmerkkejä Nopeus ja päätöksenteon tuki Vastaa käyttäjän tietotarpeisiin Tukee strategiaa ja tavoitteisiin pääsyä Parantaa käyttäjien omatoimisuutta tietotarpeiden suhteen Kustannustehokas 15
Nykyajan raportointi Kassavirrat Mittaristot Strategia Ulkopuoliset tiedot Trendit Tuloslaskelmakeskeisyys = passé 16
OHJELMISTOJEN MAHDOLLISUUDET VUONNA 2012 17
Järjestelmäympäristöt 2000-luvun alussa Porautuminen Talouden kuukausiraportointi Budjetointi ja laskennallinen ennuste Konsolidointi Saldotasoinen toteuma ja vertailutieto Kirjanpito
Järjestelmäympäristöt vuonna 2012 Johdon raportointi ja analysointi Porautuminen Liiketoiminnan suunnittelu Rivitasoinen data ja analysointitieto Konsolidointi Ostolaskujen käsittely Kirjanpito HR-järjestelmä (HRM) Toiminnanohjaus (ERP) Hankinta Palkanlaskenta Keskitetty tietopankki (Data Warehouse) Asiakkuudenhallinta (CRM)
Läpinäkyvyyttä kustannusseurantaan Basware raportointi & suunnittelu Hankintajärjestelmä Osto- ja matkalaskujen käsittely Sopimushallinta / Toistuvaislaskut Kirjanpito 20
Läpinäkyvyyttä aina laskun kuvalle saakka
Gartnerin tutkimustulokset vuodelta 2012 Kokonaisvaltaiset talousohjauksen järjestelmät yhä suositumpia Ensimmäistä kertaa yli puolet käyttäjistä muualta kuin taloudesta tai ylimmästä johdosta Tiedot muista järjestelmistä edelleen suurelta osin talouden järjestelmistä Suunnittelu ja ennustaminen käytetyin moduli Ulkoinen raportointi yhä suositumpaa Myös linkittyminen strategiaan ja liiketoimintaan kasvussa 22
Tulevaisuudessa tulee yleistymään Grafiikka Näyttävät mittaristot Mobiilius Tietoa halutaan käyttää joka paikassa Karttapalvelut Missä alueilla myyntiä Hakupalvelut Tiedon haku entistä helpompaa 23
Kokemuksia ja huomioita asiakasprojekteista eri toimialoilta
Vaatimukset nykyajan suunnitteluja raportointijärjestelmälle Liiketoimintaa tukeva Helppokäyttöisyys Yksi järjestelmä = Yksi totuus Tämän päivän teknologia Reaaliaikaisuus 25
FPM:Ratkaisu kokonaisvaltaiseen talousohjaukseen Financial Performance Management Asiantuntijapalvelut Planning Reporting Analyzing Financial Consolidation Pääkäyttäjäpalvelu Tilinpäätösapu Prosessikonsultointi Projektipäällikköpalvelu Vuosihuolto Terveystarkastus Strategia Liiketoiminnan suunnittelu Budjetointi Ennustaminen Kuukausiraportointi Läpinäkyvyys lähdejärjestelmiin Dynamic reporting Tuoteportfolio Asiakashallinta Tehokkuusluvut Muut tiedot Konsernitilinpäätös Konserniohjaus Koulutus Dokumentointi Service Desk Ostolaskujen käsittely Kirjanpito HR-järjestelmä (HRM) Toiminnanohjaus (ERP) 26 Hankinta Palkanlaskenta Keskitetty tietopankki (Data Warehouse) CRM
Esimerkkejä ratkaisuista
Esimerkkejä myynnin analysoinnista 1/2 28
Esimerkkejä myynnin analysoinnista 2/2 29
Valmiusasteen seuranta -esimerkki Controllerilla seurantaraportti, jolle generoidaan kaikki budjetoivat yksiköt Budjetin syöttöpohjalle on tuotu valmiusasteen tallennus eli syöttäjä ottaa kantaa yksikön budjetin valmiusasteeseen 30
Esimerkkejä raportointiratkaisuista Tarjousraportti Myyjä 1 KPL Voitto% Status EUR Voitto% Status Voitetut tarjoukset 100 33 % n 3 000 000 55 % n Hävityt tarjoukset 200 2 500 000 Tarjoukset yhteensä 300 5 500 000 Myyjä 2 Lukumäärät Voitto% Status EUR Voitto% Status Voitetut tarjoukset 50 50 % n 1 000 000 20 % n Hävityt tarjoukset 50 4 000 000 Tarjoukset yhteensä 100 5 000 000 31
Johdon raportti Taloudelliset tiedot Toteuma Tavoite Status Markkinaosuus 25,00 % 30,00 % n Liikevaihto 100 000 120 000 n Liikevoitto% 15 % 15 % n Asiakastiedot Toteuma Tavoite Status Tilausten saamis% 50 % 50 % n Uudet asiakkaat (kpl) 25 30 n Reklamaatioiden määrä 10 5 n Henkilöstö Toteuma Tavoite Status Työtyytyväisyys 3,5 4 n Poissaolopäivät 150 100 n Koulutuspäivät per hlö 2,5 3 n 32
Kiitos!