1 (20) 28.4.2014 105 Toiminta- ja taloussuunnitelman 2015 2017 ja talousarvion 2015 laadintaohjeet Sisällys 1. YLEISTÄ... 2 1.1. Toimintaympäristön muutoksiin vastaaminen... 2 1.1.1. Rakenteellinen uudistaminen... 2 1.1.2. OKM:n hallinnonala valtiontalouden kehyksissä vuosille 2015-2018... 3 2. KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJÄN JA OPPILAITOKSEN TOIMINNAN JÄRJESTÄMINEN PÄIJÄT- HÄMEEN KOULUTUSKONSERNIN RAKENNEMUUTOKSESSA... 6 1.3. Tulosalueet... 7 1.3. Yhteiset palvelut... 8 1.3.1 Yhteisten palveluiden hinnoitteluperiaatteet... 8 2. AIKATAULU... 10 3. VUODEN 2015 TALOUSARVION LAADINTAOHJEET... 11 3.1. Talousarvioasetelma ja sitovuus... 11 3.2. Ehdotusten taloudelliset lähtökohdat... 11 3.3. Tulosalueiden toiminta- ja taloussuunnitelmaosan rakenne... 12 4. YKSITYISKOHTAISET OHJEET... 14 4.1. Esitystarkkuus ja muoto... 14 4.2. Henkilöstösuunnittelu ja -kulut... 14 4.2.1. Vastuullinen henkilöstöjohtaminen... 14 4.2.2. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmat... 14 4.2.3. Henkilöstökulujen budjetointi... 15 4.2.4. Henkilösivukulut... 16 4.4. Opiskelija- ja henkilöstöravintoloiden ylläpito... 16 4.5. Kiinteistönpito... 16 4.5.1. Sisäiset vuokrat... 16 4.5.2. Investointimenona käsiteltävät hankkeet... 17 4.5.3. Kiinteistöjen ylläpitoluonteiset vuosikorjaukset... 17 4.5.4. Kiinteistöjen suunnitelman mukaiset poistot... 17 4.6. Irtaimen omaisuuden hankintaohjelma... 17 4.6.1. Hankkeet, jotka maksavat yli 100.000 euroa (alv 0%)... 17 4.6.2. Irtain omaisuus, joka maksaa alle 100.000 euroa (alv 0%), mutta kuitenkin yli 10.000 euroa (alv 0%).... 17 4.6.3 Atk-laitteet... 18 4.6.4. Muu kalusto... 18 4.7. Sisäiset erät... 18 4.8. Valtionosuudet ja korvaukset... 19 4.9. Maksut ja korvaukset... 19 4.10. Tuoterenkaan kuntaosuudet... 19 5. VUOSIEN 2015-2016 TALOUSSUUNNITELMAN LAADINTAOHJEET... 20 5.1. Yleistä... 20 5.2. Laadintaperiaatteet... 20 5.3. Taloussuunnitelman laadinnan yksityiskohtaiset ohjeet... 20
2 (20) 1. Yleistä Kuntayhtymän toiminta ja toimintaympäristö ovat muutoksessa. Lahden ammattikorkeakoulu yhtiöityy ja Tuoterenkaan tulevasta toimintamuodosta käydään keskusteluja omistajien kanssa. Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinta talousarviona vuodelle 2015 ja toiminta- ja taloussuunnitelmana 2015-2017 sisältää näistä syistä joiltakin osin avoimia kysymyksiä. Kuntalaki sisältää määräyksiä kuntayhtymien talouden ohjaussäännöksistä. Säännösten mukaan kuntayhtymälle on hyväksyttävä talousarvio ja kolmea tai useampaa vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on talousarviosuunnitelman ensimmäinen vuosi. Taloussuunnitelmassa hyväksytään kuntayhtymän toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Kuntayhtymän kokonaistalouden tasapainottamisessa taloussuunnitelmalla on keskeinen merkitys. Kuntayhtymän talousarviossa esitetään hyväksyttyjen tavoitteiden edellyttämät tuloarviot ja määrärahat. Siinä osoitetaan myös taloudellisen tuloksen muodostuminen sekä kuntayhtymän rahoitustarpeen kattamiskeinot. Talousarvion rakenteista on säädetty, että talousarviossa on käyttötalous- ja tuloslaskelmaosat sekä investointi- ja rahoitusosat. Samaa rakennetta noudatetaan taloussuunnitelmassa ja tilinpäätöksessä. Rakenteen avulla kuntayhtymän talous esitetään sekä tuloslaskennan että rahoituksen näkökulmasta. Talousarvio laaditaan kuntalain, kirjanpitolain ja KILA:n (KTM:n kirjanpitolautakunta) kuntajaoston ohjeiden mukaisesti. Suunnitelman mukaiset poistot käsitellään yksikkökohtaisissa talousarvioissa ja esitetään tulosalueiden tuloslaskelmissa. Toimintasuunnitelma ja talousarvio laaditaan uudella rakenteella kuitenkin niin, että Tuoterengas valmistellaan osana kuntayhtymän talousarviota, koska tarvittavia linjauksia tai päätöksiä muista toimenpiteistä ei ole. Strategisena pohjana suunnittelussa käytetään soveltuvilta osin nykyistä tulosalueiden yhteistä strategiaa. Vuonna 2015 valmistellaan uusi strategia. 1.1. Toimintaympäristön muutoksiin vastaaminen 1.1.1. Rakenteellinen uudistaminen Lahden ammattikorkeakoulun yhtiöittäminen ja yhtiön toiminnan käynnistyminen 1.1.2015 aiheuttaa muutoksia Yhteisiin palveluihin ja Koulutuskeskus Salpaukseen. Ne organisoidaan toiminnalliseksi kokonaisuudeksi, jolla mahdollistetaan resurssien yhteiskäyttö sekä yhteistyön ja osaamisen hyödyntäminen täysimääräisesti. Kuntayhtymän uusi organisaatio valmistellaan osana vuoden 2015 (2016-2017) toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelua. Kuntalain 1.9.2013 voimaan astunut muutos edellyttää Tuoterenkaan työpajatoiminnan yhtiöittämistä vuoden 2014 aikana ja Koulutuskeskus Salpauksen kilpaillun aikuiskoulutuksen yhtiöittämistä vuoden 2017 alusta. Lokakuun 2014 yhtymäko-
3 (20) koukseen valmistellaan tarvittavat yhtiöittämispäätökset Tuoterenkaan muutoksiin liittyen. Rakennemuutoksen vaikutukset edellyttävät toiminnan uudelleenjärjestelyjä ja mahdollisesti henkilöstöön kohdistuvia sopeuttamistoimenpiteitä sekä työvoiman vähentämisen tarpeita tuotannollisista ja taloudellisista syistä. Näistä sekä kuntayhtymän rakennemuutoksen muista toimenpiteistä on neuvoteltu osana kevään 2014 yhteistoimintaneuvotteluja. Suunnitelmat ja päätökset otetaan osaksi vuoden 2015 talousarvion ja vuosien 2015-2017 toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelua. Kuntayhtymän ja sen toimintojen organisoinnissa tulee ottaa huomioon toimintaympäristön haasteet ja suunnitella rakenteiden kautta toiminta tehokkaaksi, laadukkaaksi ja ydintoimintaa parhaimmalla mahdollisella tavalla palvelevaksi. 1.1.2. OKM:n hallinnonala valtiontalouden kehyksissä vuosille 2015-2018 Toisen asteen koulutuksen rahoitusjärjestelmä ja järjestäjäverkko uudistetaan. Toisen asteen koulutuksen järjestäjien rahoituksen keskeiseksi määräytymisperusteeksi otetaan suoritettujen tutkintojen ja tutkintojen osien määrä. Valtion rahoituksen kokonaismäärä muutetaan talousarvioon perustuvaksi vastaavalla tavalla kuin yliopistoilla ja ammattikorkeakouluilla. Hallituksen lakiesitys annetaan syksyllä 2014 ja uusia rahoituksen määräytymisperusteita sovelletaan ensimmäisen kerran vuodesta 2017 alkaen. Toisen asteen koulutuksen järjestämisluvat uudistetaan vuoden 2017 alusta lukien siten, että oppilaitosverkko tehostuu. Lukion ja ammatillisen koulutuksen tutkintotavoitteisen koulutuksen opiskelijasta koulutuksen järjestäjälle myönnettävä valtionosuusrahoitus rajataan enintään kolmeen vuoteen. Valtion rahoitus lopetetaan ammatillisen lisäkoulutuksen tutkintoon tai sen osaan johtamattomaan koulutukseen. Lisäksi lakkautetaan työelämän kehittämis- ja palvelutehtävän valtion rahoitus. Uudistuksilla toteutetaan yhteensä 260 miljoonan euron julkisen rahoituksen vähennys. Kuntayhtymän vuoden 2013 tilinpäätös oli hyvä ja siinä näkyvät vuonna 2013 toteutettujen sopeuttamistoimien vaikutukset odotetun mukaisesti. Yhteistoimintaneuvottelut käytiin erityisesti vuosien 2014-2016 haasteisiin valmistautumiseksi. Vuoden 2014 toiminnan ja talouden toteuttaminen nollatulostasolla ei olisi mahdollista ilman em. sopeuttamistoimia. Kuntayhtymän tuotot alkavat laskea vuodesta 2014 eteenpäin. Vuosien 2015 ja 2016 toiminnan taloudelliset haasteet tulevat olemaan mittavat ja rakennemuutoksen tulee tukea näiden haasteiden voittamista. Kuntayhtymän ja Koulutuskeskus Salpauksen on edelleen vastuullisesti varauduttava tuleviin leikkauksiin, jotka hallitusohjelmassa kohdistuvat opetustoimeen. Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan valtiontalouden kehyksien sisältämä 260 miljoonan euron leikkauksen vaikutukset Koulutuskeskus Salpaukseen ovat merkittävät ja tarkoittavat sopeuttamistarpeen lisääntymistä verrattuna arvioihin, jotka olivat pohjana vuonna 2013 käytyjen yhteistoimintaneuvotteluille. Käytyjen neuvottelujen tavoitteena oli valmistautua noin 2/3 tiedossa olevasta sopeuttamistarpeesta.
4 (20) Lahden ammattikorkeakoulun yhtiöittäminen merkitsee sitä, että Päijät- Hämeen koulutuskonsernin toiminnasta noin kolmasosa siirtyy kuntayhtymän ulkopuolelle. Kassavaroista noin puolet siirtyy 1.1.2015 aloittavalle Lahden ammattikorkeakoulu Oy:lle. Siirtojen määrät ja arvot tarkentuvat vuoden 2014 tilinpäätöksen ja Lahden ammattikorkeakoulun taseen perusteella. Kun tähän yhdistetään Valtioneuvoston syksyllä 2013 julkaiseman rakennepoliittisen ohjelman vaikutukset, ovat tulevien vuosien haasteet vähintään sillä tasolla kuin vuoden 2013 yhteistoimintaneuvotteluja aloitettaessa arvioitiin. Lisäksi rakennepoliittisen ohjelman osalta haaste saattaa olla kasvanut. Ohjelman tarkkoja taloudellisia vaikutuksia on vielä vaikea arvioida. Joka tapauksessa kuntayhtymän taloudellinen liikkumavara on huomattavasti aiempaa kapeampi. Lahden kaupungin tarkastustoimi on tehnyt tarkastusmuistion eläkemenoperusteisten maksujen kustannuksista Lahdessa (Tarkastuslautakunta 22.11.2013 62). Tarkastusmuistiossa suositetaan selvittämään ammatillisen koulutuksen luovuttamista koskevista päätöksistä ja sopimuksista kuuluvatko Lahden kaupungin ammatillisesta koulutuksesta maksamat eläkemenoperusteiset maksut kaupungille vai Päijät-Hämeen koulutuskonserni - kuntayhtymälle. Lahden kaupungin ja muiden toimintaa kuntayhtymään siirtäneiden kuntien ammatilliseen koulutukseen kohdistuvia eläkemenoperusteisia maksuja on yhteensä 1,68 miljoonaa euroa, joka vastaa 1,7 prosentin leikkausta vuoden 2013 valtion ja kuntien rahoituksesta koulutuskonsernin perusrahoituksesta. Kaupunginhallitus päätti (20.1.2014 27), että Lahden kaupungin eläkemenoperusteisten maksujen kohdistaminen koulutuskonsernille toteutetaan 5 vuoden aikana porrastetusti alkaen vuodesta 2014 lähtien ja täysimääräisinä vuonna 2018. Maksu jakautuu henkilöpohjaisesti eri tulosalueille, pääsääntöisesti Koulutuskeskus Salpaukseen. Maksut otetaan huomioon vuoden 2015 talousarviossa. Talousarvion henkilöstökulubudjetoinnissa palkkojen korotuksiin varataan maaliskuun 2014 palkkatasoon 1,5 prosentin lisäys valtakunnallisten sopimusten ja työkokemuslisien korotusvarana. Yhteistoimintaneuvotteluiden tuloksina tehdyt henkilöstön sopeuttamistoimet otetaan huomioon henkilöstökulubudjetoinnissa. Talousarvio- ja taloussuunnitelma pyritään laatimaan kuntayhtymässä vastaavalla lainanotolla kuin voimassa olevassa taloussuunnitelmassa. Hallitusohjelman säästötavoitteet ja tulevaisuuden epävarmuus eivät anna mahdollisuutta velkaantua tulevaisuuden kustannuksella. Voimassa olevan taloussuunnitelman mukaan lainanotto vuosina 2012 2016 on 11,5 miljoonaa euroa. Vuoden 2017 lainanottotarve suunnitellaan osana suunnittelukierrosta. Lahden ammattikorkeakoulun yhtiöittäminen 1.1.2015 lähtien jakaa yhtymän omat pääomat ja kassavarat kahdelle oikeushenkilölle. Kuntayhtymän taloussuunnitelma ja maksuvalmius valmistellaan vuosille 2015-2017 siten, että maksuvalmius turvataan. Sisäisten vuokrien ja Oppilaitos- ja hallintopalveluiden palvelutuottojen tulee kattaa käyttökulut, investoinnit ja tuloksen näkökulmasta suunnitelman mukaiset poistot.
5 (20) Kiinteistöjen pääomavuokrajärjestelmä perustuu neljään pääomavuokraluokkaan. Kiinteistöjen poistoaikaa lyhennettiin 30 vuodesta 20 vuoteen yhtymäkokouksen päätöksellä lokakuussa 2012. Muutos perustui KILA:n kuntajaoston antamaan poisto-ohjeeseen. Poistoajan lyhentäminen nosti sisäisiä vuokria vuosina 2013 ja 2014. Kiinteistöinvestointien talousarvio ja -suunnitelma perustuu konsernin kiinteistöohjelmaan ja sen päivittämiseen. Investointiohjelmassa otetaan huomioon toimitilavision tilavähennykset. Taloussuunnitelman valmistelun yhteydessä selvitetään toimitilojen vähentämisen myyntituotto-odotusten budjetointi samalla ottamalla huomioon varovaisuuden periaate.
6 (20) 2. Koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen toiminnan järjestäminen Päijät-Hämeen koulutuskonsernin rakennemuutoksessa Kuntayhtymän uusi rakenne tukee tulevia muutoksia. Koulutuksen järjestäjä ja oppilaitos ovat pääosin yksi ja sama toimija ja jossa kuntayhtymän hallintopalvelut ja rehtorintoimisto organisoidaan yhdeksi toiminnoksi. Kuntayhtymän hallinnollisella tasolla eri luottamustoimielimiä on tarkoitus selvittää, työryhmiä tullaan yhdistämään ja osasta luovutaan toimintojen yhdistyessä. Kuvio 1: Päijät-Hämeen koulutuskonsernin ja Koulutuskeskus Salpauksen toimintamalli luonnos 1.1.2015 Aiempaa kiinteämpi yhteistyö aikuisten ja nuorten koulutusten kesken oppimis- ja koulutuspalveluina saman vararehtorin alaisuudessa parantaa osaamisresurssien johtamista sekä tila- ja laiteresurssien optimaalista käyttöä. Uusi toimintamalli antaa hyvät mahdollisuudet toteuttaa perustehtävää ottamalla entistä paremmin huomioon pedagogiset uudistamistarpeet ja niiden käyttöönoton. Tiivistetyssä toimintamallissa myös lähiesimiestyöhön panostetaan aiempaa paremmin. Keskeisenä ajatuksena uudessa organisaatiorakenteessa on yhdessä tekeminen ja toimintojen välisten raja-aitojen poistaminen. Uusi toimintatapa tulee näkymään mm. tietohallinnon ja opetuksen toimijoiden uudenlaisena yhteistyönä sekä oppimisympäristöjen ja tieto- ja viestintätekniikan yhteisinä toteutuksina. Viestintää, markkinointia ja myyntiä kehitetään ja toteutetaan asiakaslähtöisesti opiskelijoiden ja työelämän tarpeiden näkökulmasta yhte-
7 (20) näisenä kokonaisuutena ns. yhden luukun periaatteella. Salpauksen brändiä vahvistetaan ja myös ylläpitäjän toiminnot näkyvät asiakkaille Salpausbrändin kautta. Opiskelija-, kehittämis- ja asiakaspalvelut ovat kiinteä osa koko perustehtävän toteutusta sekä nuorille että aikuisille. Osaamisperusteisuus edellyttää kaikilta toimijoilta nykyistä enemmän työelämäntuntemista ja uudenlaista palveluosaamista. Elokuussa 2015 voimaantulevat uudet tutkinnon perusteet (TUTKE2). Tämä tuo henkilöstölle entistä suuremmat työn, oppimisen ja osaamisen muutokset. Opetuksesta ja oppimisesta yhä suurempi osa tulee tapahtumaan muualla kun oppilaitoksessa. Työpaikoilla, omilla työpajoilla ja muissa erilaisissa oppimisympäristöissä tapahtuvan oppimisen onnistumiseksi vaaditaan myös merkittävää muutosta kiinteistöjen kokonaismäärässä ja jäljelle jäävien kiinteistöjen käytettävyydessä. Samalla kun toiminnallista yhteistyötä lisätään ja vahvistetaan, parannetaan eri rahoitusmuotojen tuloksellisuuden ja kannattavuuden seurantaa. Tavoitteena on, että kukin toiminto pystyy kattamaan omasta toiminnastaan aiheutuvat kustannukset sekä osallistumaan toiminnan kehittämiseen ja investointeihin. Koulutuksen järjestämisessä ja oppilaitoksen toiminnassa tärkeät tukipalvelut, Oppilaitospalvelut, tuotetaan tiiviissä yhteistyössä ydintoiminnan eli koulutuksen kanssa. Oppilaitoksen lakisääteinen tehtävä on vastata opiskelijaruokailun järjestämisestä. Tilojen ylläpito ja kehittäminen on osa koulutuksen järjestäjän tehtäviä. Oppimisympäristöjen tulee mahdollistaa laadukas ja tehokas toiminta. Toimintaympäristön ja tulevaisuuden haasteisiin vastataan kaikilla oppilaitoksen toimialoilla kehittämällä mm. pedagogisen osaamisen, verkkoopetuksen ja hanketoiminnan kokonaisuuksia sekä panostamalla henkilöstön osaamiseen, työhyvinvointiin ja onnistuneeseen henkilöstösuunnitteluun ja rekrytointiin 1.3. Tulosalueet Kuntayhtymän toimintasuunnitelma ja talousarvio laaditaan uuden rakenteen mukaisesti. Tuoterengas on osa kuntayhtymän toimintasuunnitelmaa ja talousarviota niin kauan, kun omistajakeskusteluiden perusteella tehdyt päätökset antavat suunnan uudelle mallille. Kuntayhtymän talousarvio laaditaan tulosalueittain, joita ovat talousarviossa 2015 - Koulutuskeskus Salpaus - Tuoterengas Tulosalueiden talousarviot esitetään yhtymäkokoukselle tuloslaskelman ja investointisuunnitelman muodossa. Tuoterenkaan toiminnan osittainen tai kokonaan yhtiöittäminen otetaan huomioon käyttösuunnitelmavaiheessa (1. ennuste) vuodelle 2015 ja talousarviomuutoksena vuodelle 2015.
8 (20) Toimitusjohtaja asettaa talousarvion valmisteluun tulosaluetasoiset taloudelliset raamit ottamalla huomioon tämän ohjeen ja muun hallituksen antaman yleisohjeistuksen talousarvion valmistelulle. Tulosalueet valmistelevat edelleen talousarvionsa tämän ohjeen, muun tarkemman ohjeistuksen ja toimitusjohtajan talousarvioraamien mukaisesti. Tulosalueen talousarvio koostuu toimiala- ja yksikkökohtaisista talousarvioista, joita käsitellään kuntayhtymän sisällä. 1.3. Yhteiset palvelut Yhteisten palveluiden toiminta yhdistyy osaksi Koulutuskeskus Salpauksen toimintaa. Kuntayhtymä/Salpaus sopii vuodelle 2015 Tuoterenkaalle ja Lahden ammattikorkeakoulu yhtiöille myytävistä tai niiltä ostettavista palveluista palvelusopimuksella. Sopimusten valmistelussa noudatetaan periaatetta, joka on kirjattu omistajakuntien ja kuntayhtymän itsensä päätöksenteossa olevassa yhtiöittämisen aiesopimuksessa. 14. Yhteiset palvelut Tavoitteena on, että yhtiöitetty ammattikorkeakoulu jatkaa Kuntayhtymän ja muiden alueellisten yhteisten palveluiden käyttäjänä ja tässä verkostossa voi oman perustehtäväänsä liittyvissä yhteisissä palveluissa toimia myös palveluiden tuottajana. Perustettava yhtiö ja toiminnoiltaan supistuva kuntayhtymä PHKK kuuluvat kumpikin Lahti-konserniin ja lisäksi kuntayhtymä perustettavan yhtiön vähemmistöosakas. Hankintalain näkökulmasta yhtiö voi ostaa kuntayhtymän palveluja samalla tavalla kuin silloin, jos yhtiö olisi kuntayhtymän tytäryhtiö ja sitä kautta Lahti-konsernin osa. 1.3.1 Yhteisten palveluiden hinnoitteluperiaatteet Kuntayhtymä myy yhteisiä palveluita edelleen Lahden ammattikorkeakoululle ja Tuoterenkaalle mahdollisesti myös muille ulkopuolisille tahoille. Hinnoitteluperiaatteena on kaikkien toimintaan liittyvien kustannusten (toiminta-, yleis- ja pääomakulut) kattaminen palveluiden myynnillä. Ulospäin myytävien palvelukokonaisuuksien kustannuspohjiin kohdistetaan yleiskustannuksia ja tietojärjestelmäkuluja aiheuttamisperiaatteella tai erikseen sovittujen kohdentamisperiaatteiden mukaisesti. Kustannuslaskenta ja hinnoittelu etenevät talousarvion valmistelussa siten, että kohdistettavat kustannukset otetaan huomioon vuoden 2014 käyttösuunnitelman eli 1. ennusteen kustannusrakenteen perusteella. Toiminnan rakenne vuonna 2014 ja 2015 eivät vastaa kaikilta osin toisiaan, joten kustannusten kohdistaminen tulee tarkentaa talousarvion valmistuttua elosyyskuussa.
9 (20) Tämän elo-syyskuun uudelleenlaskennan jälkeen laaditaan palvelusopimukset. Palvelusopimuksissa sovitaan palveluiden tuottamisesta, laadusta, laajuudesta ja kustannuksista ja hinnoittelusta sekä palveluiden kehittämisestä ml. erikseen laskutettavat projektit.
10 (20) 2. Aikataulu Talousarvioaikataulu: Aikataulu/mennessä: Investointisuunnitelman laadintaa maalis-toukokuu 2014 Talousarvion laadintaohjeet hallitukselta 28. huhtikuuta ohjeet ja muu valmisteluaineisto 28. huhtikuuta. Koulutuskeskus Salpauksen ja Tuoterenkaan 5. elokuuta talousarvioesitys tallennettuna taloussuunnitteluohjelmaan Johtokuntien talousarviokäsittelyt viikko 35 Hallituksen käsittelyt: talousarvion esittely, lausunnolle kuntiin 1. syyskuuta 2. talousarviokäsittely 15. syyskuuta jäsenkuntien lausunnot 22. syyskuuta 3. talousarviokäsittely 22. syyskuuta Talousarvion ja toimintasuunnitelman 27. lokakuuta hyväksyminen yhtymäkokouksessa Tulosalueet toimittavat yksiköilleen tarkemman sisäisen talousarvioaikataulun.
11 (20) 3. Vuoden 2015 talousarvion laadintaohjeet 3.1. Talousarvioasetelma ja sitovuus Tulosalueet vahvistavat sitovuustasoa tarkentavat yksiköt (tulosalueet, toimialat, muut tulosyksiköt). Erillisellä ohjeistuksella määritellään tarvittava yhdenmukainen rakenne tulosalueen yksiköiden sisäiselle talousarviolle. Tulo- ja menolajit noudattavat KILAN kuntajaoston suositusta. Talousarvio jakaantuu seuraaviin sitovuustasoihin: 1. Käyttötalous (toimintakate) Koulutuskeskus Salpaus Tuoterengas nettositovuus nettositovuus 2. Tuloslaskelmaosa (tilikauden tulos) Koulutuskeskus Salpaus Tuoterengas nettositovuus nettositovuus 3. Investointiosa Koulutuskeskus Salpaus Tuoterengas nettositovuus nettositovuus 4. Rahoitusosa Rahoitustuotot ja -kulut nettositovuus Varsinaisen toiminnan ja investointien nettokassavirta tulosalueittain nettositovuus 3.2. Ehdotusten taloudelliset lähtökohdat Vuoden 2015 talousarvio valmistellaan seuraavilla lähtökohdilla - Koulutuskeskus Salpauksen yksikköhintojen arvioidaan laskevan -2,74 prosenttia vuodesta 2014. Lisäksi OKM:n esitys järjestämisluvan mukaisesta kokonaisoppilasmäärän vähennyksistä otetaan talousarvioon mukaan 160 opiskelijapaikkaa. - Aikuiskoulutuksen toiminnan laajuus ja myyntituotot arvioidaan toteutuneet laajuuden ja tiedossa olevien muutosten pohjalta realistiseksi, mutta tavoitteelliseksi. - Tuoterengas arvioi kuntaosuudet asiakaskuntien kanssa käymiensä neuvottelujen pohjalta ja muun myyntituottotavoitteen laatimansa liiketoimintasuunnitelman perusteella. - Tuoterengas lyhentää sisäisen käyttöpääomavelan viiden (5) vuoden kuluessa tilinpäätöksestä 2013. - Palkkauskustannuksiin varataan maaliskuun 2014 taso + 1,5 prosentin valtakunnallisten sopimusten ja työkokemuslisien korotusvara. (Sopi-
12 (20) muskorotukset 1.7.2014 0,8 prosenttia, 1.7.2015 0,4 prosenttia sekä 0,3 prosentin varaus työkokemuslisiin). - Henkilöstökulujen budjetointiin tulee kiinnittää erityistä huomiota, jotta määrärahat ovat riittävät ja realistisella tasolla. Henkilöstökulujen osuus tuotoista ei tule kasvaa suunnittelukaudella vaan henkilöstömäärää tulisi sopeuttaa rahoituksen muutoksiin. - Kuntayhtymän maksuvalmius suunnitellaan konsernitasoisesti. Maksuvalmius suunnitellaan noin 30 päivän maksuvalmiutta vastaavaksi. - Yhteisten palvelujen kustannusosuudet perustuvat palvelusopimuksiin Koulutuskeskus Salpauksesta ulospäin. - Yhteisten palveluiden sisäiset vuokrat ja muut palvelumaksujen tulee kattaa käyttökulut ja suunnitelman mukaiset poistot tilikauden tuloksen näkökulmasta ja investoinnit rahoituksen näkökulmasta. - Käytössä olevien kiinteistöjen ja neliöiden määrää tulee systemaattisesti vähentää taloussuunnitelmakaudella sopeuttamistoimenpiteisiin liittyen. Tavoitteena on vähentää kuntayhtymän kiinteistöjen määrää 20 %. - Talousarviossa ei varata varovaisuuden periaatetta noudattaen pysyvien vastaavien myyntituloja investointiosaan. Kuntaliiton Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio ja suunnitelma -suosituksen mukaan Investointiosaan budjetoidaan aktivoitujen pysyvien vastaavien hyödykkeiden myynnistä saatavat tulot. Vuoden 2015 talousarviossa ja vuosien 2016-2017 taloussuunnitelmassa asetetaan kiinteistökohtaisesti tavoitteet kiinteistöistä luopumiselle. Mahdolliset myyntituotot parantavat kuntayhtymän taloudellista asemaa toteutuessaan. Tavoitteenasetanta ja toteutuman arviointi toteutuu kiinteistökohtaisesti siten, että onko myynti toteutunut vai ei. Osaratkaisu on ko. kiinteistöjen tilojen vuokraaminen ulkopuoliseen käyttöön. - Suunnitelman mukaiset poistot merkitään kuluksi - Määrärahavaraukset ilmoitetaan arvonlisäverottomina. 3.3. Tulosalueiden toiminta- ja taloussuunnitelmaosan rakenne Strategia ja strategiset ohjelmat vuosille 2013-2017 - Koulutuskeskus Salpauksen strategia - Strategiset ohjelmat - Henkilöstöohjelma vuodelle 2015 (2015 2017) - Kiinteistö- ja toimitilaohjelma vuodelle 2015 (2015 2017) - Tieto- ja viestintätekniikan ohjelma vuodelle 2015 (2015 2017) - Viestintä- ja markkinointi- ja myyntiohjelma vuodelle 2015 (2015 2017) Koulutuskeskus Salpauksen toiminta- ja taloussuunnitelma laaditaan seuraavalla toimialakohtaisella rakenteella. Toimialoittain toimintasuunnitelmassa esitetään toiminta-/ kehittämissuunnitelma 2015 2017. - Oppimis- ja koulutuspalvelut
13 (20) - Opiskelija-, kehittämis- ja työelämäpalvelut - Oppilaitospalvelut - Rehtorintoimisto ja hallinto Edellä esitettyjä toimialakokonaisuuksia voidaan valmistelun edetessä tarvittaessa tarkentaa. Koulutuskeskus Salpaus tasolla esitetään - Henkilöstön koulutussuunnitelma - Tuloskortti - Taloudelliset lähtökohdat - Tuloslaskelma - Investoinnit - Kiinteistöinvestointien yhdistelmä rakennuksittain - Irtaimistoinvestoinnit - Rahoituslaskelma Tuoterenkaan toiminta- ja taloussuunnitelma laaditaan seuraavalla rakenteella - Strategia ja sen toteuttaminen vuosille 2015 2017 - Tuloskortti - Taloudelliset lähtökohdat - Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma - Tuloslaskelma - Investoinnit - Rahoituslaskelma
14 (20) 4. Yksityiskohtaiset ohjeet 4.1. Esitystarkkuus ja muoto Talousarvioehdotukset annetaan meno/tulolajeittain pyöristettynä lähimpään 100 euroon. Yhteisten palvelujen maksuosuuksien, sisäisten vuokrien ja muiden ennalta ilmoitettujen sisäisten erien talousarviovaraukset on oltava eurolleen ilmoitettujen mukaiset. Vuoden 2015 talousarvion rinnalla esitetään vuoden 2013 tilinpäätös- ja vuoden 2014 talousarvioluvut. 4.2. Henkilöstösuunnittelu ja -kulut 4.2.1. Vastuullinen henkilöstöjohtaminen Henkilöstökulut ovat noin 62,3 prosenttia (talousarvio 2014) kuntayhtymän toimintatuotoista. Vastuullinen henkilöstöjohtaminen lähtee strategisesta henkilöstösuunnittelusta, jossa tarkastellaan kriittisesti jokaisen rekrytoinnin tarpeellisuus. Hyvällä henkilöstöjohtamisella varmistetaan henkilöstön osaaminen ja työkyky, joiden vaikutus näkyy myös henkilöstökuluissa. Johdon ja esimiesten käytössä henkilöstösuunnittelussa ovat henkilöstötietojärjestelmät: Osaamisen johtamisen ohjelmisto, HR-DW ja AGS-raportointi. Koulutuskonserni henkilöstökulujen osuus toimintatuotoista laski suunnitellusti 64 prosentista (v. 2012) 61,3 prosenttiin (v. 2013). Henkilöstökulujen osuus tuotoista ei voi kasvaa vuonna 2015 vuoden 2013 tasosta vaan työn tuottavuutta tulee lisätä niin, että rahoituksen muutoksiin ja talouden tuottavuusvaatimuksiin voidaan vastata. 4.2.2. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmat Henkilöstösuunnitelmaa tarkastellaan laadullisesta ja määrällisestä näkökulmasta. Vuoden 2015 organisaation ja henkilöstörakenteen muutokset sekä talouden haasteet edellyttävät talous- ja henkilöstösuunnitteluprosessin vahvistamista. Talous- ja henkilöstösuunnittelun edelleen varmistamiseksi henkilöstösuunnittelussa käytetään edellisen vuoden käyttösuunnitelman yhteydessä käyttöön otettua toimintamallia. Henku ja määrällinen suunnittelu henkilötyövuosina tehdään samanaikaisesti. Talousarviosuunnittelun lisäksi tehdään henkilöstösuunnitelmat myös seuraaville kahdelle vuodelle. Tämä työ tehdään TA 2015 pohjalta arvioiden tulevien vuosien mahdolliset rekrytoinnit, koulutuspaikkavähennykset sekä muut toiminnan muutokset. Henkilöstökulujen ja määrälliseen suunnitteluun osallistuu budjetista vastaava henkilö, taloussihteeri ja henkilöstösuunnittelija. Työskentely tapahtuu 5.5. 10.6. välisenä aikana. Aikataulutuksen työskentelylle hoitaa tulosyksikön taloussihteeri yhdessä budjettivastuuhenkilön kanssa.
15 (20) Laadullinen henkilöstösuunnittelu sisältää suunnitelman henkilöstön osaamisen ja työkyvyn varmistamisesta. Sekä määrällisessä että laadullisessa henkilöstösuunnittelussa huomioidaan kuntia koskevaan yhteistoimintalakiin (13.4.2007/449) 1.1.2014 voimaan tullut 4 a, Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Sen mukaan kunta on velvollinen laatimaan yhteistoimintamenettelyssä vuosittain henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmasta tulee käydä ilmi: toteutuneiden määräaikaisten työ- ja virkasuhteiden määrä sekä arvio näiden kehittymisestä; periaatteet erilaisten työsuhdemuotojen käytöstä; yleiset periaatteet, joilla pyritään ylläpitämään työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta; arvio koko henkilöstön ammatillisesta osaamisesta sekä ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja näiden syistä sekä tähän arvioon perustuva vuosittainen suunnitelma henkilöstöryhmittäin tai muutoin tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä; sekä suunnitelma toimenpiteiden seurannasta. Toiminta- ja taloussuunnitelmaan 2015-2017 ja talousarvioon 2015 laaditaan tuloaluekohtaiset henkilöstö- ja koulutussuunnitelmat. 4.2.3. Henkilöstökulujen budjetointi Henkilöstökulujen budjetointisovellusta (Henku) käytetään talousarvion 2014 laadinnassa. Sovellus lukee palkanlaskennan perustietojen AGS raportteja, josta muodostetaan palkkabudjetoinnin kannalta tarkoituksenmukainen taulukointi. Talousarvio tai ennuste laaditaan henkilöittäin tarkastamalla raportointiajankohdan tietojen paikkansapitävyys suunnittelussa olevan ajanjakson kannalta. Sovellus laskee automaattisesti taustatietoihin määritellyt sopimusalojen palkankorotusprosentit ja lomarahojen vaikutuksen. Tavoitteena on, että näin syntyvän palkkasuunnitelman tiedot siirretään myöhemmin konekielisesti konsernin käyttöönottamaan Budnet taloussuunnitteluohjelmistoon.
16 (20) 4.2.4. Henkilösivukulut Henkilösivukulut arvioidaan talousarviossa 2015 tasolla 27,305 %, poikkeuksena Tuoterengas, jolla sivukulutaso on 31,684 %. Talousarviossa 2015 sosiaaliturvamaksut, eläkkeet ja eläkevakuutusprosentit ovat seuraavat: Sosiaaliturvamaksu 2,140 % Eläkevakuutusmaksut 16,850 % Tapaturmavakuutusmaksu 0,228 % Työttömyysvakuutusmaksu 2,950 % Ryhmähenkivakuutus 0,060 % Eläkemenoperusteinen 4,507 % VARHE-maksu 0,570 % Yhteensä 27,305 % Edellä mainittuihin lukuihin saattaa valtakunnallisten päätösten johdosta tulla muutoksia. Tuoterenkaan tulee varata palkkamäärärahoihin korkeampaa henkilösivukulutasoa vastaava summa, koska taloussuunnitteluohjelmistossa ei voi käsitellä kuin yhtä sivukuluprosenttia. 4.4. Opiskelija- ja henkilöstöravintoloiden ylläpito Ravintolapalvelut ylläpitää kuntayhtymän opiskelija- ja henkilöstöravintoloita sekä Fellmannian ravintolaa. Uutena toimipisteenä 1.1.2014 aloitti Niemen (Lahti) kampuksella sijaitseva opiskelija- ja henkilöstöravintola. Lahdessa, Sammonkatu 8:ssa toimiva Koo-kuppila Kasikulma lakkautetaan 2014 kevätlukukauden jälkeen. 4.5. Kiinteistönpito Käytössä olevien kiinteistöjen ja neliöiden määrää tulee vähentää taloussuunnitelmakaudella. 4.5.1. Sisäiset vuokrat Koulutuskeskus Salpauksen sisäisessä talousarviossa säilytetään sisäiset vuokrat, jotka perustuvat käyttökulu- ja pääomavuokraan. Sisäiset vuokrat kohdistetaan toiminnalle ja ne näkyvät näin toimintojen taloutta tarkasteltaessa toimitilavuokrina. Koulutuskeskus Salpauksen ja kuntayhtymän taloutta tarkasteltaessa tuloslaskelmassa näkyvät toimitilakustannukset henkilöstökuluina, aineina ja tarvikkeina sekä palveluiden ostoina sekä ulkoisina vuokrakuluina, jos toimitaan kuntayhtymän omistamien tilojen ulkopuolella. Käyttökuluvuokra muodostuu kiinteistöjen todellisista käyttökuluista. Kiinteistöjen pääomavuokrajärjestelmä perustuu neljään pääomavuokraluokkaan. Pääomavuokria nostetaan edelleen, jotta pääomavuokrien sisäinen vuokrakertymä kattaa toteutuvat vuosittaiset kiinteistöinvestoinnit ja kiinteistöjen poistoajan lyhentämisen nostamat suunnitelman mukaiset poistot. Sisäisten
17 (20) vuokrien tulee kattaa kiinteistöpalveluiden kulut ja suunnitelman mukaiset poistot niin, että tilikauden tulos on positiivinen. Kiinteistöjen mahdolliset myyntitulot arvioidaan talousarviossa varovaisuuden periaatteella siten, että tulevien investointien rahoitus ei perustu odotettuihin myyntituloihin vaan vasta toteutuneiden myyntien parantamaan rahoitusasemaan. Toiminnasta vapautuneet tyhjät tilat seurataan eriytettynä varsinaisen toiminnan tiloista. Sisäiset vuokrat kattavat myös näiden tilojen kustannukset. Tiloista luopuminen alentaa tätä kautta toiminnan kustannuksia. Koulutusalan tilatehokkuutta arvioidaan sen käytössä olevien tilojen kautta. 4.5.2. Investointimenona käsiteltävät hankkeet Kiinteistöpalvelut valmistelevat investointiosaan varattavat uudisrakentamisja peruskorjaushankkeiden määrärahat. Talousarvio perustuu kuntayhtymän kiinteistöohjelmaan, johon kuitenkin päivitetään rakennusinvestointi- ja vuosikorjausesitykset. Tulosalueiden esitykset tulee laatia vuosittain hankeselvityslomakkeille perustellen investoinnista toiminnalle saatava hyöty tai kiinteistön arvon säilymiselle tarvittavat toimenpiteet. Kiinteistöinvestoinnit esitetään vuodelle 2015 hankekohtaisesti. 4.5.3. Kiinteistöjen ylläpitoluonteiset vuosikorjaukset Ylläpitoluonteiset kiinteistöjen vuosikorjaukset käsitellään käyttötalousosassa. 4.5.4. Kiinteistöjen suunnitelman mukaiset poistot Kiinteistöpalvelujen talousarviossa esitetään kiinteistöjen suunnitelman mukaiset poistot. Kiinteistöjen poistoaika on muutettu 30 vuodesta 20 vuoteen 1.1.2013 alkaen. 4.6. Irtaimen omaisuuden hankintaohjelma Irtain omaisuus tarkoittaa kalustoa, esineitä ja laitteita, jotka eivät kuulu kiinteästi rakenteisiin. 4.6.1. Hankkeet, jotka maksavat yli 100.000 euroa (alv 0%) Esitys tehdään tulosalueittain hankkeet perustellen. 4.6.2. Irtain omaisuus, joka maksaa alle 100.000 euroa (alv 0%), mutta kuitenkin yli 10.000 euroa (alv 0%). Kyseessä ovat irtaimistohankkeet, jotka kirjapitojärjestelmän mukaisesti käsitellään taseessa ja joista tehdään suunnitelmapoistot. Talousarvioesitys tehdään tulosalueittain.
18 (20) 4.6.3 Atk-laitteet Atk-laitteet (pääsääntöisesti pöytä- ja salkkumikrot) hankitaan leasingrahoituksella. 4.6.4. Muu kalusto Alle 10.000 euroa (alv 0%) maksavat kalustohankinnat (kertapoistoinen kalusto) käsitellään käyttötalousosassa. Hankinnat voivat olla ensikertaista tai uusintahankintaa. Hankinnat sisällytetään käyttötalouskuluihin. Käyttötaloushankintoina aiemmin rahoitetut alle 10.000 euron atk-laitehankinnat rahoitetaan leasingrahoituksella ja leasingvuokrat katetaan määräraharaamin puitteissa kuten käyttötaloushankinnat aiemmin. 4.7. Sisäiset erät Kuntayhtymän talousarvioasetelma koostuu kahdesta (2) sitovuustasosta eli tulosalueesta, joiden sisällä on vaihteleva määrä tulosyksiköitä. Tulosalue on nettositova yhtymäkokoukseen nähden. Tulosalueiden väliset taloudelliset erät ovat merkityksellisiä sitovuustason eli esimerkiksi Tuoterenkaan talousarvion toteutumisen kannalta. Tulosalueiden sisäiset erät ovat merkityksellisiä esimerkiksi toimialan talousarvioiden toteutumisen seurannan kannalta, mutta ne on eliminoitava arvioitaessa tulosalueiden talouden toteumaa mm. toimintatulojen ja -menojen määrää. Yksikön (tmv.), jonka talousarvioehdotukseen sisältyy sisäinen tuloerä, on varmistuttava siitä, että eurolleen vastaavan suuruinen summa sisältyy kuluna sen yksikön talousarvioehdotukseen, joka sisäisen erän maksaa. Taloussuunnitteluohjelman sanallisiin perusteluihin merkitään sisäisten erien vastapuoli. Kuntayhtymän sisäisten erien selvittämiseksi sisäiset erät käsitellään talousarviossa Hallintopalvelujen tarkemman ohjeistuksen mukaisesti.
19 (20) 4.8. Valtionosuudet ja korvaukset Talousarvio laaditaan tämänhetkiseen valtionosuuslainsäädäntöön pohjautuen. Opetustoimen valtion- ja kuntien osuudet saadaan valtiolta yksikköhintatuloina koulutusala- tai tutkintokohtaisesti. Yksikköhintatulojen eli perusrahoituksen käsittely muutettiin vuoden 2003 talousarviossa ja seurannassa. Tulosalueiden talousarvion käsittelyä menettely ei muuttanut. Yksittäisen tulosalueen/-yksikön talousarvio muuttui nettositovaksi määrärahabudjetiksi siten, että tulosalueen/-yksikön talousarviossa huomioidaan kulujen lisäksi muut tuotot kuin perusrahoitus, jota seurataan eritellysti tulosaluetasolla. Muutoksen jälkeen huomio kiinnittyy erityisesti opiskelijamäärien toteumiin, nettokustannustasoon ja kehitykseen sekä muihin tuloihin kuten maksullisen palvelutoiminnan tuottoon. Menettelyä jatketaan vuonna 2015. Raportoinnissa huomioidaan perusrahoitus myös tulosalue/-yksikkötasolla silloin, kun se on mahdollista, jotta yksikön taloudellinen kokonaisvaikutus tulee näkyväksi. 4.9. Maksut ja korvaukset Tulosalueiden on tutkittava talousarvion laatimisen yhteydessä tulojensa perusteet sekä otettava huomioon mahdolliset keskitetysti päätetyt hinnoitteluperusteet. 4.10. Tuoterenkaan kuntaosuudet Tuoterengas huomioi talousarviossaan sopimusten mukaiset kuntaosuudet ja arvioi niiden kehityksen käytettävissä olevan tiedot perusteella.
20 (20) 5. Vuosien 2015-2016 taloussuunnitelman laadintaohjeet 5.1. Yleistä Toimintasuunnitelma laaditaan rinnan talousarvion kanssa. Talousarvio ja - suunnitelma esitetään samassa asiakirjassa. Toimintasuunnitelma laaditaan käyttötalouden osalta koskemaan vuosia 2015-2016 ja investointien osalta vuosina 2015-2018. 5.2. Laadintaperiaatteet Laadittava suunnitelma on pelkistetysti muutosten suunnittelua. 5.3. Taloussuunnitelman laadinnan yksityiskohtaiset ohjeet Esitystarkkuus: Toimintasuunnitelma laaditaan 1.000 euron tarkkuudella ja vuoden 2014 rahan arvoon. Esitystarkkuutena on meno-/tulotaso. Investointitietojen keruu: Investointitiedot kerätään vuoden 2015 lisäksi myös taloussuunnitelmavuosilta. Esitystarkkuutena on tulosaluetasoinen investointitaso. Henkilöstösuunnitelma: Henkilöstösuunnitelmassa esitetään henkilöstön määrän arvioidut muutokset suunnitelmakaudella. TALOUSARVION JA TOIMINTASUUNNITELMAN LAADINNASTA MYÖHEMMIN MAHDOLLISESTI ANNETTAVAT TARKENNUKSET JA LISÄOHJEET TULEE OTTAA HUOMIOON.