Sähköinen työpöytä Suomen Pankissa Ilkka Lyytikäinen Riku Honkanen Tietopalvelut SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 1
Lähtökohta Tieto siiloutunut sähköpostikansiot ja -liitteet levyhakemistot X, I, R, intranet (Kirstu) ja osastojen intrat Documentum (asiakirjanhallintajärjestelmä ) paperi, hiljainen tieto Tiedon löytäminen ja hallinta hankalaa Pienenevä organisaatio Yhteys strategiaan Asiantuntijatyön tehostaminen Uudet työkalut ja toimintatavat Kehittämishanke vaiheittain 2006 - SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 2
Vaihe I : Virtuaaliset työtilat (Vety) Kehittämissysäys pankin johdolta Pilottien valinta avainprosessien pohjalta EKPJ:n neuvoston kokousten valmisteluprosessi Euro & talous lehden julkaisuprosessi Prosessien analysointi Tekniikan sovitus (MS SharePoint / MOSS) Toimintatapojen uudistus Julkaisu marraskuussa 2006 Vauhdikas leviäminen, nyt > 200+500 työtilaa SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 3
Työtila Kokonaisuus, joka palvelee tiettyä ryhmää, projektia tai toimintoa Työtilaan voi perustaa alityötiloja Korvaa sähköpostia ja verkkolevyjä Tarkoitettu aineistojen aktiiviseen käsittelyvaiheeseen Lopulliset ja arkistoitavat asiakirjat tallennetaan asiakirjojen hallintajärjestelmään (Documentum) Vetystä on tehty näkymä Documentumiin SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 4
Tekninen alusta MOSS2007 = Microsoft Office SharePoint Server 2007 SQL Server 2005 tietokanta Palvelua käytetään selaimesta Toimii myös liikkuvassa työasemassa Korkea jatkuvuusvaatimus (4 tuntia) SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 5
Vastuut Vetyn pääkäyttäjä perustaa uudet työtilat tilauksesta tarjoaa tukea työtikan suunnitteluun ja pystyttämiseen vastaa tiedotuksesta, ohjeistuksesta ja koulutuksesta Työtilavastaava vastaa työtilan ylläpidosta ja rakenteesta räätälöi työtilan tarvittaessa antaa käyttöoikeudet nimetään aina tilaamisen yhteydessä SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 6
Käyttäjäroolit Osallistuja (Contributor) työtilan aktiivikäyttäjä voi muokata sisältöä voi tuoda uusia asiakirjoja ja muokata niitä Lukija (Reader) tiedotettava voi vain katsella sisältöä jos ei erityistä syytä, lukuoikeudet voi antaa koko pankille SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 7
Työtilamallit (Site templates) Määrittää työtilan rakenteen perustettaessa vrt. Wordin asiakirjamallit työtilavastaava voi aina muokata SP:n räätälöidyt työtilamallit yleinen työtilamalli (oletus ja suositus) kommentointityötilamalli projektin työtilamalli kokouksen työtilamalli yms MOSSin valmiit työtilamallit SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 8
SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 9
SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 10
Saavutukset Työtilat laajasti käytössä ja työskentely siirtynyt niihin prosessit, työryhmät, kokoukset, toiminnansuunnittelu, Asiakirjat löytyvät paremmin, järjestetty kontekstin mukaan Keskitetty tulostus vähentynyt Turhien kokousten määrä vähentynyt Kokoukset tehostuneet ja valmistelu parempaa Sähköpostin määrä vähentynyt, varsinkin liitteiden Prosessien laatu ja läpinäkyvyys parantunut Tukee paremmin johtamista SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 11
Haasteet Siirrytty työtiloihin, mutta entisetkin siilot osin käytössä Tietojen elinkaaren hallinta puutteellista Työtilojen siivousta ja arkistointia ei järjestetty Etenee eri vauhtia eri yksiköissä Työnkulkuja vähän käytössä Uusien välineiden mahdollisuuksia ei tunneta Liikkuva käyttö vielä puutteellista SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 12
Vaihe II: Intranet (Kirstu) Vanha Kirstu rapautunut Tärkein sisäisen viestinnän kanava Sisältöjen uudelleenkirjoitus kaikki julkista Julkaisu huhtikuussa 2008 Uusia palveluja My Site: julkinen ja henkilökohtainen sähköinen henkilöstölehti Pankko Online blogit, pikaviestintä ym. Vetyn ja Kirstun integrointi Kirstu yhdensuuntaiseen sisäiseen viestintään case Vety interaktiiviseen ryhmätyöhön case yhteinen haku, ylätunniste, lista verkkopalveluista SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 13
Intranet uudistaminen Toteutustyökaluja OfficeXP Office 2007 uudet versiot Excel, Powerpoint, Word Access FrontPage InfoPath Project Visio Outlook XP Outlook 2007 Sharepoint Server 2007 Internet Explorer 6.0 Internet Explorer 7.0 SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 14
SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 15
SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 16
SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 17
SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 18
Sähköinen työpöytä = Vety + Kirstu Haku Vety: rajatut käyttöoikeudet, kriittisyystaso suurempi, prosessit, projektit, osastoja yksikköintrat. Käytössä enemmän webparteja. MySite Kirstu: julkinen, laaja yleisö, liittymät työtiloihin. Integraatioiden tasoa voidaan lisätä tarpeen mukaan tai kun se on teknisesti mahdollista. Tärkeintä tiedon löydettävyys. Documentum sovellus2 sovellus3 jne. SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 19
Vaihe III: Sisällönhallinta (Arkki) Tietosisällön kokonaisvaltainen hallinta Keskitetty sähköinen arkisto Tiedonohjaussuunnitelma Uudet tekiset ratkaisut Tietojen elinkaari, rakenne, tallennuspaikat ja hallinta Toteutus osaprojekteina toukokuu 2008 2010/2011 SP:n ratkaisujen sovittaminen EKPJ:n ratkaisuihin SUOMEN PANKKI FINLANDS BANK BANK OF FINLAND 20