Tehokkuutta hoitotyöhön, hukkatyö ja Lean ajattelu terveydenhuollossa Katja Pesonen, suunnittelija, HUS Perusterveydenhuollon yksikkö
Lean ajattelu Filosofia, kulttuuri, arvo, ajattelutapa jne. Parannuskeino, laatujärjestelmä, tuotantojärjestelmä jne. menetelmät, työkalut, tuhlauksen poistaminen jne.
Lean- periaatteiden mukaisessa prosessien tai potilasvirtojen kuvauksessa edellytyksenä on, että fokus on potilaan polussa Sisääntulo Prosessit Tulokset Läpimeno Sain juuri sen avun minkä halusin (ja tarvitsin) ja juuri silloin kun halusin sen( ja tarvitsin) Saadaan se mitä tarvitaan ja halutaan
Hukkatyötä Arvoa asiakkaall Pakolline n
Hukkatyöt Pakollinen oheistyö Arvoa asiakkaalle
Mikä on potilaan/asiakkaan näkökulmasta arvoa tuottavaa työtä? 1. potilaan/asiakkaan tulee olla valmis maksamaan työvaiheesta 2. työvaiheen täytyy viedä potilaan/asiakkaan asiaa eteenpäin 3. työtehtävä täytyy tehdä kerralla oikein
Esimerkki päivystyksestä Ilmoittautum. 10 min Tapaa sairaanh. 30 min Tapaa lääkärin 10 min Röntgen 10 min Jne. = 1 h arvoa tuottavaa aikaa 15 min 45 min 60 min 60 min Jne. = 3 h arvoa tuottamatonta aikaa
Ylituotanto Enemmän kuin tarve esim. tarpeettomia testejä, labroja ja toimenpiteitä Asioita, joita ei tarvita esim. potilaalle lisäarvoa tuottamattomia käyntejä, kontrolleja, lääkkeitä Odottaminen Että jotain tapahtuu esim. potilas odottaa vastaanottoaikaa, takaisinsoittoa ammattilainen odottaa potilasta tai puuttuvaa tietoa Kun tieto puuttuu esim. vastausviive Kuljetus Tuottaa myöhästymisiä ja kuluttaa aikaa Mitä kaikkea kuljetetaan paikasta toiseen? Tarvitaanko ollenkaan? Ylityö Joudutaan tekemään uudelleen syystä tai toisesta esim. virhe Saman tiedon syöttäminen uudelleen esim. potilaalta kysytään samat tiedot moneen kertaan Vastaukset turhiin kysymyksiin, kysytään samaa asiaa monilta 8 hukan muotoa Varastointi Tarvitsee tilaa ja hallinnointia = pöytätilaa, sähköpostin koko, odotustilat potilaille, ylimääräiset vuodepaikat jne Esim. jonolistat, lähetepinot varastoidaan ja käsitellään 1xvko, 1xkk Vanhoja dokumentteja, tavaroita... esim. sähköpostissa vanhoja viestejä tai sähköpostissa paljon käsittelemättömiä viestejä Tarpeeton liike esim. työpiste ei ole järjestetty työtehtävän mukaisesti Kulkeminen, nostot Kääntymiset, välimatkat Etsiminen, tavarat, ihmiset Palveluvirheet Väärät / virheelliset suoritteet, väärä lääkitys, väärä potilas Viivästynyt diagnoosi / hoito, joka johtaa komplikaatioihin Käyttämätön osaaminen Kaikkien osaamista ei hyödynnetä työssä ja työn kehittämisessä Puutteellinen kokoustekniikka Puutteelinen kommunikaatio
Jatkuva parantaminen Päivittäiset käytännöt Prosessit Systeemi
5x miksi oireita syvemmälle Miksi tavaroita ei löydy varastosta? Miksi? Miksi? Miksi? Miksi? Varastossa on sotkuista Tavaraa on liikaa eikä niille ole omia paikkoja Koska siellä on paljon vanhaa, rikkoutunutta tai muuten käyttökelvotonta tavaraa Tarpeettomille tavaroille ei ole muuta paikkaa Tarpeettomien tavaroiden poistamiseksi ei ole tehty suunnitelmaa
5S 1. Sort (Seiri)- Sorteeraus. Poistetaan tarpeettomat tavarat. Usein käytetyt tavarat ja harvoin käytettävät tavarat tai materiaalit lajitellaan. Esim. mitä välineitä käytämme useita kertoja päivässä? Mitä välineitä tarvitsemme vain harvoin? 2. Set In Order - (Seiton)- Systematisointi. Pyritään löytämään hyviä varastointi- ja säilytysmenetelmiä. Asioita merkitään nimilapuilla (värikoodit ja paikkojen merkinnät) sekä erilaisilla kylteillä. Esim. yhteisessä käytössä olevat välineet ja niiden säilytys. 3. Shine - (Seiso)- Siivous. Työpaikan päivittäinen siivous ja järjestely. 4. Standardize - (Seiketsu)- Standardisointi. Standardoidaan työpaikan parhaat käytännöt yhdessä työntekijöiden kanssa, esimerkiksi työpisteeseen kuuluvat työkalut. Kaikissa huoneissa samoilla paikoilla?? 5. Sustain - (Shitsuke)- Seuranta. Kun tarpeettomat tavarat on poistettu, ja niiden säilytyspaikoista on sovittu, pidetään huolta siitä että sovittuja menetelmiä noudatetaan jatkuvasti.
Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan Kiireetön vastaanottoaika Pot Väestön päiväpäivystys 128 32 Puoliakuutti 29 Puoliakuutti Puhelinaika 39 7 Perustyön ylimääräinen aika Väestön päiväpäivystys 12 3 5 0 Perustyön ylimääräinen aika 4 10 49 8 Yhteensä = Total 49 325 107 Ext. Efterfrågan Graf Efterfr. 1 Graf Efterfr. 2 KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV Aika Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan Pot Aika 51 Kiireetön vastaanottoaika 36 18 102 51 17 REP / Konsultaatiot Puhelinaika 113 Yhteensä = Total 243 Grupp Efterfr. Int. Efterfrågan 9 0 Aktivitet KAPACITET Plan. Utfall Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan Planerad mottagningskapacitet Total 69 % 31 % 0 % 100 % 79 % -21 % Tid 107 49 0 156 122-33 Aktiviteter - mottagning vastaanotto, 30 min 55 51 Päivystys 37 45 Puolikiireellinen 20 23 Puhelin 10 14 Summa 122 134 TOM 0 0 Aktiviteter patientrelatierade Paperi 61 45 Resepti 1 12 Konsultaatiot 0 7 Summa 62 63 TOM 0 0 Aktiviteter - övriga Vuodeosasto 35 43 Kokous, lääke-esittelyt 24 14 Hallinto 15 25 Lounas, kahvi 14 12 Koulutus 10 10 Neuvola (äitiys ja lapset) 9 13 Kotihoito 1 1 Siirtyminen 1 1 Kouluth 0 0 Summa 108 119 TOM 0 Total kapacitet 292 316 0 KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan Kiireetön vastaanottoaika Pot 102 Aika 51 Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan Kiireetön vastaanottoaika Pot 36 Aika 18 Väestön päiväpäivystys 128 32 Puoliakuutti 29 10 Puoliakuutti Puhelinaika 51 39 17 7 REP / Konsultaatiot Puhelinaika 113 49 9 8 Perustyön ylimääräinen aika 5 0 Väestön päiväpäivystys 12 3 Perustyön ylimääräinen aika 4 0 Systeemitason muutoksia hoidon saatavuuden parantamiseksi Yhteensä = Total 325 107 Yhteensä = Total 243 49 Ext. Efterfrågan Graf Efterfr. 1 Graf Efterfr. 2 Grupp Efterfr. Int. Efterfrågan