Integroitu Taloushallintoohjelmisto Macintosh:lle ja Windows:lle Manuaali 2: Taloushallinto Laskutus, Ostoreskontra ja Kirjanpito 1998 Hansa Business Solutions Oy AB, Finland Kaikki oikeudet pidetššn. 1998-12-31
Esipuhe Office/2 on tehokas taloushallinto-ohjelmisto Windows:lle ja Macintosh:lle. Ohjelma on käytännössä katsoen identtinen molempiin ympäristöihin ja on suunniteltu tekemään taloushallinto niin helpoksi kuin mahdollista. Niillä erityisalueilla joissa Macintosh ja Windows versiot eroavat niin tässä manuaalissa on kuvailtu molempien versioiden ominaisuudet, mutta useimmissa tapauksissa esimerkit on otettu Windows versiosta. Tämä manuaali kattaa Office/2;n laskutus-, ostoreskontra- ja kirjanpitomoduulit. Ennen kuin luet tämän niin sinun pitäisi olla tutustunut 1. Manuaaliin eli Johdatus Office/2:een. 1. Manuaali kattaa käyttöliittymän, rekisterit, ikkunat, valikot, painikkeet ja asiakas sekä tuoterekisterit.
Kuinka nšmš manuaalit on organisoitu? Manuaali 1: Johdatus Office/2:een Esittely ja Asennus TyšpšytŠ Office/2:n asennus ja perusajatukset Office/2:n peruselementit: moduulit, rekisterit, ikkunat, valikot, toiminnot, painikkeet Office/2 ja yritys Kuinka Office/2 sopeutuu työpaikallesi, reskontrien integrointi kirjanpitoon, Tyšn aloitus Alkusaldojen syöttäminen Asiakkaat Asiakkaat, asiakasryhmät ja raportit Tuotteet Tuotteet ja palvelut, hinnoittelu JŠrjestelmŠ moduuli Asetukset ja parametrit. Järjestelmän laaja käyttö. Manuaali 2: Taloushallinto Laskutus Ostoreskontra Kirjanpito Laskut, suoritukset, myyntisaamiset Toimittajien laskut, maksut ja ostovelat Peruskirjanpito, viennit ja budjetit. Manuaali 3: Materiaalihallinto Myynnintuki Varasto Tilaukset ja lähetteet. Laskut tilauksista. Toimitukset, saapuvat toimitukset ja varasto-otot. Manuaali 4: Avustavat toiminnot Kalenteri SŠhkšposti TekstinkŠsittely Ajankäytön hallinta päivittäisessä, kuukausittaisessa kalenterissa tai kalenteri muodossa. Sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen Kirjeiden luominen ja tulostaminen. TehtŠvŠŠ hallinta Tapaamisten rekisteröinti ja mieleenpalauttaminen, kontaktien
SisŠllysluettelo Esipuhe...II Kuinka nšmš manuaalit on organisoitu?...iii Laskutus moduuli...12 Asetukset...12 Tilišinti myyntilaskut...12 Kortti 1... 14 Kortti 2... 16 Kortti 3... 18 Kortti 4... 19 IkŠjakauma...20 Kustannustilišinti...21 Luottoraja...22 AsiakasryhmŠt...22 Rahti... 23 ViivŠstyskorko...23 TuoteryhmŠt...26 Numerosarjat - Laskut...27 Numerosarjat - Suoritukset...27 Suoritustavat...28 Maksuehdot...30 Hinnastot...32 Muistutustekstit...33 Yksikšt...33 Laskut rekisteri...35 Laskujen syšttšminen...36 Laskun ylšosa... 37 Kortti 1... 38 Laskun alaosa... 39 Kortti 2... 40 Kortti 3... 44 Kortti 4... 45 Kortti 5... 48 Kortti 6... 49 4
Laskun syšttšminen - EsimerkkejŠ... 49 Laskujen tarkastaminen ja HyvŠksyminen... 50 Virheilmoitukset... 51 Laskujen tulostaminen... 51 Hyvityslasku... 53 Laskun hyvittšminen ja varasto...54 Erikoistoiminta valikko... 55 HyvŠksy...55 Tuotetilanne...55 Tulosta laskulšhete...55 YhdistŠ ennakkomaksuun...56 Suoritukset rekisteri...58 Suorituksen syšttšminen... 58 Suorituksen ylšosa...59 Suorituksen alaosa...62 Moniriviset suoritukset... 64 Suoritukset valuutassa... 65 Suoritusten tarkistaminen ja hyvšksyminen... 65 Erikoistoiminta valikko... 66 HyvŠksy...66 Uusi kassa-ale...66 Uusi poisto...67 Jaa suoritus...67 Laske summa...67 Tarkista Suoritus...67 Muodosta Etumaksu...67 Tarkista Suoritus -summat...68 Ennakkomyynnit ja -suoritukset... 68 Jos ennakkosuoritus numeroa ei ole laitettu...70 Virheiden korjaaminen suorituksissa... 71 Asiakasrekisteri...72 Tuoterekisteri...72 Hinnat rekisteri...72 YllŠpito...73 Muodosta korkolaskut... 73 HyvŠksy laskut... 75 Poista laskut... 75 5
Lomakkeet...77 Asiakastarrat...78 Laskut...78 KŠteis,- hyvitys-, ennakkolaskut...80 Asiakastiliote, avoimet laskut...80 Asiakastiliote, kausi...81 Muistutukset...82 Raportit...84 Asiakas/Tuotetilasto...85 Asiakastilasto...85 Asiakastilanne...85 EU ALV-myynti...85 Kate, Laskut...86 Laskuluettelo...88 Tuoteluettelo...89 Tuotetilasto...90 Tiliote, avoimet laskut...90 Asiakastiliote, kausi...91 Hinnasto...92 Suoritusluettelo...93 MaksukŠyttŠytyminen...94 Myyntireskontra...95 ALV-kooditilasto...97 Tuonnit...99 Viennit...99 Tuotetilastovienti...99 Asiakastilastovienti...100 Laskurivivienti...100 Laskut...101 Avoimet laskut...101 Tuotetietovienti...101 Asiakas/Tuotetilastovienti...102 6
Ostoreskontra moduuli... 104 Asetukset...104 Tilišinti, ostolaskut... 104 Kortti 1...105 Korttit 2 ja 3...107 Pankit... 108 Numerosarjat - ostolaskut... 109 Numerosarjat - Maksut... 109 Maksutavat... 109 Maksuehdot... 110 Ostolaskukirjaus... 110 ToimittajaryhmŠt... 111 Ostolaskut rekisteri...112 Ostolaskun syšttšminen... 113 Ostolaskun ylšosa...114 Kortti 1...116 Ostolaskun alaosa...117 Kortti 2...117 Ostolaskun syšttšminen- Esimerkki... 122 Ennakkokirjaus... 123 Ostolaskujen tarkastaminen ja hyvšksyminen... 125 Virheilmoitukset... 125 Ostolaskujen tulostaminen... 126 Ostolaskujen hyvitys... 126 Erikoistoiminta Valikko... 127 HyvŠksy...127 Tasaa...127 Laskutilanne raportti...127 Maksut rekisteri...129 Maksun syšttšminen... 129 Maksun ylšosa...130 Maksun alaosa...133 Maksun SyšttŠminen - Esimerkki... 135 Moniriviset Maksut... 135 Maksut Valuutassa... 136 Tilaa...136 HyvŠksy...137 7
Tulosta Maksulomake...137 Uusi Kassa-alennus...137 A konto ja Ennakkomaksut...138 Toimittajarekisteri...141 Toimittajan rekisteršinti...141 Toimittajakortin YlŠosa...142 Kortti 1...143 Kortti 2...143 Kortti 3...144 Toimittajan muokkaus...146 Toimittajan poistaminen...147 Erikoistoiminto valikko...147 Toimittajatilanne...148 Lomakkeet...149 Ostolaskut...149 Maksulomake...150 MaksumŠŠrŠys...151 Raportit...152 Maksuluettelo...153 Toimittajatiliote, kausi...154 Ostolaskuluettelo...155 Ostoreskontra...157 Toimittajat...159 Toimittajatilasto...160 Toimittaja/Tuote-tilasto...161 ALV-kooditilasto...162 ALV-kooditilasto...163 ALV raportti...163 Viennit...164 Pankkiyhteys (maksueršt)...164 Avoimet ostolaskut...165 Kirjanpito moduuli... 168 Asetukset...168 Tilien sovittelu...168 8
Automaattitilišinnit... 170 Uuden automaattitilišinnin luominen...171 Uusien automaattitilišintien luominen olemassa olevista.... 175 Automaattitilišinnin muuttaminen...175 Automaattitilišinnin poistaminen...175 Budjettiavaimet... 176 Laskukaavat... 178 Reskontralukitus esijšrjestelmistš... 178 Numerosarjat-tositteet... 180 Tililuokat... 181 Tositemuodostus, esijšrj... 182 Tositeasetukset... 183 ALV Koodit... 185 Tositteet...187 Tositteen syšttšminen...188 Tositteen ylšosa...189 Tositteen alaosa...190 Viennin syšttšminen - Esimerkki... 192 Tositteet korjaus / KorjausmerkintŠ ja MuutosmerkintŠ... 194 Erikoistoiminta valikko... 197 Tasaa tosite...198 Vaihda Debet & Kredit... 198 MuutosmerkintŠ...198 KorjausmerkintŠ...198 Muuta merkki...198 Budjetti rekisteri...199 Budjetin syšttšminen... 199 Budjettien tarkistaminen ja muuttaminen... 203 Budjetti mššritysten tulostaminen... 203 Alkusaldot rekisteri...205 Lomakkeet...206 Raportit...208 Kirjanpiton raporttien mššrittely...209 Porautuminen...209 Erikoistoiminta...210 Saldoraportti D/K... 210 Tase... 212 Taseen mššrittely...212 9
Rivin syšttšminen taseeseen...216 Rivin poistaminen taseesta...216 Taseen tulostaminen...217 Erikoistoimintoja taseessa...219 Korjauslista...222 PŠivŠn saldot...223 Tunnusluku...223 Tunnuslukujen mššrittely...224 Tunnusluku raportin tulostaminen...227 Rahavirtaennuste...228 PŠŠkirja...230 Tuloslaskelma...232 MŠŠrittely...232 Tuloslaskelma raportin tulostaminen...233 PŠivŠkirja...235 Saldoraportti...237 ALV Raportti...238 ALV Raportin mššrittely...239 ALV Raportin tulostaminen...240 Tuonnit...242 Tositteet riveinš...242 Tositteet muista jšrjestelmistš...242 Viennit...242 Tositevienti...243 Kuukausisaldovienti...244 Saldovienti...245 Tunnuslukuvienti...246 Hakemisto... 250 10
Laskutus 11
Laskutus moduuli Tämä moduuli on ensisijainen työkalu Myyntisaamisten käsittelyyn, ja kaikkeen mikä liittyy yrityksen lähettämiin Laskuihin asiakkaille. Laskutus on yhteydessä moniin muihin Office/2:n Moduuleihin. Laskutus moduuli vastaanottaa laskuja Myyntitilaus rekisteristä ja luo kirjanpidon vientejä Kirjanpito moduuliin. Asetukset Laskutuksessa on seuraavat asetukset. Tilišinti myyntilaskut Tässä asetuksessa voit määritellä oletus tilit ja ALV koodit joita käytetään sinun Laskutuksen vienneissä (esim. Laskuissa ja Suorituksissa). Näitä oletuksia käytetään jos tilien tai ALV koodien määrityksiä ei ole tehty muualle (esim. Tuotteille, Tuoteryhmille, Asiakkaille, ja Asiakasryhmille). Yksityiskohtaisen kuvauksen siitä miten Office/2 valitsee nämä oletukset 12
! niin löydät tämän Johdatus FinHansaan Manuaalin kappaleesta Office/2 ja Yrityksesi. Jos olet tuonut FinHansan mukana tulleen Tilikartan niin huomaat että useimmat kentät Tiliöinti, myyntilaskut asetuksissa sisältävät ehdotetut arvot (tilit). Jos olet muuttanut tätä FinHansan tilikarttaa tai käytät kokonaan omaa tilikarttaa niin silloin sinun pitää varmistua että nämä Tiliöinti, Myyntilaskut asetuksen oletus tilit tulee muutetuksi sinun omiksi tilinumeroiksi. Tilinumerot, jotka ovat tšssš asetuksessa, tulee lšytyš Tilikartasta. Muutoin Office/2 ei tunnista tilejš ja hyvšksy vientejš, jotka ovat tšmšn asetuksen hallinnassa. Sinun tšytyy joko lisštš tilejš Tilikarttaan, tai muuttaa tilinumeroita tšssš asetuksessa tilinumeroiksi jotka lšytyvšt tilikartasta. Tiliöinti myyntilaskut asetus on jaettu 4 eri korttiin. Katsoaksesi erityisesti jotain korteista, klikkaa Korttien painikkeita jotka on merkitty 1-4. Monet kentistä vaativat Tilinumerot tai koodit syötetyksi. Useimmissa kentissä voit käyttää Sijoita kohtaan toimintoa (Ctrl-Enter or Command- Enter) helpottaaksesi oikea tilin valintaa. Kolmessa ALV koodi kentässä, jotka ovat kortissa 3 voit myös käyttää Sijoita kohtaan toimintoa helpottaaksesi oikean ALV koodin valintaa. 13
Kortti 1 TilikentŠt Myyntisaamiset Määrittele täällä oletus Myyntisaamisten tili joka ohjautuu laskuihin ja tilauksiin. Oletus kumoutuu, jos myyntisaamisten tili on määritelty Asiakkaan Asiakasryhmälle tai tuotekortille. (KŠteismyynti) KŠteislasku Tätä tiliä voidaan veloittaa milloin tahansa käteismerkintä on hyväksytty. Katso asetusta Maksuehdot, joka on myöhemmin tässä kappalessa, jos haluat lisätietoja. ALV-oikaisu Tälle tilille kirjautuu kassa-alennuksesta alv oikaisun osuus, kun Suoritus rekisterissä muodostuu tai muodostetaan manuaalisesti kassa-alennus vienti. Penninpyšristys Tätä tiliä käytetään pennien pyöristykseen, joko ALV:stä tai Laskun kokonaissummasta. Kassa-ale Tilille kerääntyy Kassa-alennusten määrät Myynneistä. Tilille kirjaantuu koko kassa-alennuksen määrä sisältäen alv:n. Alv osuus kirjantuu Alv-oikaisu tilille. Jos Alvoikaisu kenttään ja tähän kenttään määritellään sama tili kirjaantu kassa-alennus verottomana tilille. 14
Rasti kohdat Reskontralukitus Tämä tarkoittaa että on mahdollista eritellä tilejä (kuten Myyntisaamisten tilit) esijärjestelmiin (esim laskut ja Suoritus laskutuksessa). Jos silloin yrität kohdistaa viennin suoraan kyseiselle tilille kirjanpidon puolella niin saa varoituksen Tili suojattu, reskontralukituksella näytölle eikä tositetta voida hyväksyä. Tällä tavalla voidaan estää Reskontran ohitus. Ota reskontralukitus käyttöön Kirjanpito moduulin asetuksissa Reskontralukitus, esijärj. Määrittele myös siellä mitkä myyntisaamisten ja ostovelkojen tilit halutaan suojata reskontralukituksella. Tällä toiminnolla voidaan varmistaa, että laskut ja suoritukset saapuvat myyntireskontraan eivätkä kulkeudu suoraan kirjanpitoon reskontran ohi. Suoritus kuuluu kohdistaa laskuille laskutuksen puolella, jotta myyntireskontra pysyisi ajan tasalla. Samalla varmistutaan siitä, että myyntireskontran saldo ja myyntisaamisten saldot täsmäävät. Laskut pšiv. varastoa Tämä määrää kuinka laskut päivittävät varastosaldoja. Jos tämä vaihtoehto on valittu, Office/2 muuttaa varastosaldoja kaikille varastoiduille tuotteille jotka ovat laskulla. Tarkistuksia varastosaldojen ylittymisestä ei tapahdu ellei Älä salli ylitoimituksia kohtaan on laitettu rasti Varasto moduulin asetuksissa. Tämä asetus voidaan muuttaa jokaiselle laskulle erikseen laittamalla rasti laskun sivulle 3 päivitä varastoa. Tarkista tämä kohta aktivoidaksesi toiminnon. Jos haluat lisätietoja varastosaldojen päivityksestä Hyvityslaskun käsittelyn jälkeen, katso kohdasta "Hyvityslasku" myöhemmin tässä kappaleessa. 15
Hyvitysl. PŠiv varastoa Tällä toiminnolla on samat vaikutukset kuin yllä olevalla toiminnolla, mutta tämä käsittelee Hyvityslaskuja. LV. sis ALV Laita tämä rasti, jos haluat että Liikevaihto sisältää Arvonlisäveron. Ohjelma kirjaa myyntitililtä sekä alv tilille alv-osuuden. ALV-koodi tarkistus Tämä asetus kontrolloi ALV koodin laskulle. Jos Myyntitili jota on käytetty sisältää ALV koodin ja on merkitty Järjestelmä moduulin Tilit rekisteriin, Office/2 ei salli käyttäjän muuttaa ALV koodia yksittäiselle Laskun riville. Seuraavanlainen varoitus viesti ilmestyy: Perushinta sis. ALV Jos Perushinta Tuotekortissa sisältää ALV:een niin silloin laita rasti tähän kohtaan, jotta ohjelma ei laske automaattisesti ALV:tä perushinnan päälle. Kortti 2 16
Kassa-ale ALV-velka myynti Jos ALV:tä vähennetään kun annetaan kassa-alennusta tätä tiliä käytetään silloin. Pieni poisto suorituksessa Tili jonne myynnistä johtuvat korjaukset voidaan kirjata. Tämä ei vähennä ALV:tä. Kurssivoitto Tili valuuttakurssivoitolle laskutuksen suoritusten yhteydessä. Kurssitappio Valuuttakurssitappioiden tili Laskutuksen suorituksissa. A Konto Tätä tiliä käytetään kun sallitaan asiakkaiden käyttää A Kontoa eli ennakkomaksua suorituksissa. Mahdollistaaksesi tämän sinun pitää laittaa A konto asetus kyseisten asiakkaiden kohdalle. (Asiakasrekisterin 3. kortti). Kun asiakkaat tekevät suorituksia vaikka heillä ei ole avoimia laskuja, niin suoritukset kirjautuvat ennakkosuoritusten tilille. (katso kohta Suoritus alta). Pankkikulut Laskutuksen suoritusten yhteydessä käytettävä pankkikulujen tili. Kurssipyšristys Tälle tilille ohjautuvat määrät, jotka on voitettu tai hävitty pyöristysten yhteydessä, jotka tulee valuuttakurssimuutosten yhteydessä laskutuksen suorituksissa. 17
Kortti 3 Myynti Suomessa, Myynti EU maissa, Myynti EU:n ulkopuolella KŠytŠ näitä 3 tiliä asettaaksesi oletus myyntitilit. Mitä tiliä käytetään kullakin laskulla määräytyy sen mukaan millä alueella asiakas sijaitsee. (Asiakaskortin sivu 3). Huomioi, että Tiliöinti, myyntilaskut asetuksen tilit tulevat käyttöön jos ei Tuotekorttiin tai Asiakasryhmään ole merkitty myyntitiliä. ALV-koodi Suomessa, ALV-koodi EU:ssa, ALVkoodi EU:n ulkopuolella Käytä näitä kolmea kenttää perustaaksesi oletus ALV koodit silloin kuin ALV koodia ei ole määritelty tuotteelle, tuoteryhmälle tai Asiakkaalle. Mitä käytetään riippuu kyseiselle asiakkaalle laitetusta alueesta. (Asiakaskortin sivu 3). Jokainen ALV koodi pitäisi olla jokin ALV koodi rekisteriin merkitty ALV koodi. ALV koodi kontrolloi mitä ALV tiliä käytetään ja millä prosentilla ALV:tä veloitetaan kun laskusta syntyy vienti kirjapitoon. ALV koodi rekisteri sijaitsee Kirjanpito moduulin asetuksista löytyvästä kohdasta ALV-koodit. 18
Huomaa, että Asiakkaat jotka kuuluvat " EU maissa" alueeseen, ALV:tä ei veloiteta kuten ALV koodi on määriteltykin 0Y:si eli 0%. Kortti 4 Ostojen tarkistus Kulutili, johon kirjataan tavarat joita ei ole vielä saatu eikä laskua tullut. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa. LisŠkustannukset Erityinen kulutili johon kerätään saapuneista toimituksista syntyneet "Lisäkustannukset". Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa. Myös suoritusten lisäkulut ohjautuvat tälle tilille. Rahtikustannus Tullimaksu Käytetään tiliöimään kustannuksia jotka ovat syntyneet rahdeista. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa. Käytetään tullimaksujen kirjaamiseen saapuvien toimitusten yhteydessä. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa Varastotili Varaston tarkistustili. Käytössä ainoastaan jos Varasto moduuli on käytössä. Kustannuslaskennan ollessa käytössä, tätä tiliä lisätään silloin kun tuotteet saapuvat varastoon ja vähennetään silloin kun laskutetaan tai toimitetaan jos kyseisen tilin kohta Tuoteryhmässä on tyhjä. Varastosta toimitetut Varastosta toimitetut tiliä käytetään silloin kun tavarat on toimitettu Varastosta. Kustannuslaskennan ollessa 19
käytössä, tätä tiliä vähennetään silloin kun laskutetaan tai toimitetaan jos kyseisen tilin kohta Tuoteryhmässä tai Varastopaikoissa on tyhjä. IkŠjakauma Tässä asetuksessa voidaan määritellä Laskutuksen ja Ostoreskontran raporttien ikäjakauma välit. Laskutuksen tai Ostoreskontran raportteissa, joissa on ikäjakauma vaihtoehto, auki olevat laskut on ryhmitelty yhteen niiden iän mukaan, kuten kuvailtu alla. Kausi 1 asetus määrää loppumispäivämäärän toisen kauden kolumnille ja aloituspäivämäärän kolmannen kauden alulle. Kausi 2 määrää kolmannen ajanjakson loppumispäivämäärän ja neljännen kauden alkamispäivämäärän. 20
Kustannustilišinti Jos käytät kustannuslaskentaa, esim. laskuille tai toimituksille, niin Office/2 automaattisesti laskee ostojen kustannukset ja lisää kyseiset määrät kustannustilille ja vähentää varastotiliä. Kustannustiliöinti, jota käytetään tässä laskelmassa voidaan asettaa jokaiselle Tuoteryhmälle erikseen (Tuoteryhmän kortissa 2). Yksi mahdollisuuksista on käyttää oletus kustannustiliöintiä: joka on määritelty täällä. Käytettävissä olevat vaihtoehdot laskettaessa kustannuksen määrää on listattu alla. Valitse yksi kustannustiliöintien vaihtoehdoista, joko laskuista tapahtuva kustannustiliöinti, jos kustannuslaskennan viennit luodaan laskuista tai toimituksista tapahtuva kustannustiliöinti, jos kustannustiliöinit halutaan tapahtuvaksi toimituksista. Ei mikššn Valitse vaihtoehto, jos et halua käyttää Kustannuslaskentaa. Kustannushinta Käyttää tuotteen kustannushintaa (nähtävissä tuotekortin 3. sivulla). % of Perushinnastosta Laskee kustannuksen käyttämällä tiettyä % Tuotteen Perushinnasta (i.e. vähittäismyyntihinnasta). Prosentti on määritelty Kustannusprosentti % Perushinnasta kentässä eli ikkunan yläosassa. 21
Luottoraja Laskun kate Laskee Laskun riviltä katteen. FIFO Kustannushinta Todellinen FIFO Kustannushinta on oikein silloin, kun kustannushinta päivittyy saapuvista toimituksista. Keskiostohinta Käyttää Tuotteen Keskiostohintaa perustana (keskiostohinta on nähtävissä tuotekortin 3 sivulla). Tämä asetus antaa sinulle mahdollisuuden kontrolloida tapauksia jolloin asiakas on saavuttanut Luottorajan. AsiakasryhmŠt Palauta mieleesi Asiakkaat kappale Johdatus FinHansaan manuaalista saadaksesi lisätietoja tästä asetuksesta. 22
Rahti Tätä asetusta voidaan käyttää liittämään kiinteä rahti kaikkiin laskuihin automaattisesti. Jos tämä asetus on käytössä niin silloin tämä Ohjelma lisää rahdin sekä suoraan laskutuksessa tehtyihin laskuihin että Myyntitilauksen kautta syntyneisiin laskuihin. Laskutettava rahti ilmestyy laskun alareunassa olevaan rahti kenttään. Tuotekoodi Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Tuoterekisterissä täytyy olla rahti määriteltynä tuotteena, joten syötä Tuotekoodi tänne. Huomaa, että Tuotteella täytyy olla Perushinta määriteltynä. Kate-% hinnasta Määrittele rahdin osuus antamalla Kate-% hinnasta, joka sisältyy Kate laskelmiin. Jos numeroa ei ole annettu, Rahti ei sisälly kate laskelmiin, vaikka kustannushinta olisi määriteltynä Tuotteelle. ViivŠstyskorko Viivästyneille laskuille voit tehdä korkolaskuja. Viivästyneet laskut ovat niitä laskuja, jotka ovat vielä maksamatta siinä vaiheessa kun maksuaika on loppunut. Tällä mekanismilla voit määritellä viivästyskorkolaskujen asetukset. Office/2 mahdollistaa sinun päättää Viivästyskorko prosentin, 23
vähimmäismäärän, vähimmäismäärän päiviä mitä suoritus saa olla myöhässä, maksuehdot viivästyskorkolaskuille ja viivästyskoron maksutavan. Asiakaskortin 3 sivulla voit määritellä jokaiselle Asiakkaalle jos kyseistä asiakkaalta laskutetaan viivästyskorkoa.! Jos Asiakkaalle on merkitty ettš asiakasta ei korkolaskuteta, niin silloin Office/2 ei luo korkolaskua kyseiselle asiakkaalle, vaikka laskut olisi kuinka myšhšssš. Korko % Syötä manuaalisesti vuosittainen viivästyskorko %. Käytä numeroita vain. Jos muutat Korko %, tämä vaikuttaa vain tuleviin Laskuihin. VŠhimmŠismŠŠrŠ Voit määritellä vähimmäismäärän minkä haluat veloittaa. Jos laskettu määrä on pienempi niin silloin korkolaskua ei synny. 24
Minimi pšiviš Syötä vähittäismäärä päiviä mikä laskun pitää olla myöhässä ennen kuin Viivästyskorko lasku voi syntyä. Maksuehdot Sijoita kohtaan Laskutus / Ostoreskontra moduuli, asetukset Valitse maksuehto joka halutaan käyttää Viivästyskorkolaskuissa. Jos jätetään tyhjäksi niin silloin ohjelma käyttää Asiakkaalle määriteltyä normaalia maksuehtoa. ViivŠstyskorko Tuote Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Tuoterekisteristä lyötyvä tuote. Se voi ottaa Laskulle kuin minkä tahansa tuotteen ja antaa määrän / hinnan. Tämä tuote kontrolloi Viivästyskoron laskemista. Korkolaskutuskulut Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Tuoterekisterin Tuote. Tämä tuote voidaan laittaa laskulle jos halutaan määritellä Korkolaskutuskuluja (jos on käytössä). Veloitustapa Valitse yksi tapa päättääksesi kuinka Viivästyskoron haluat laskettavan. LaskutuspŠivŠn korko % * viivšstyspšivšt Viivästyskorko on laskettu perustuen Viivästyskorko % joka oli voimassa silloin kun alkuperäinen lasku on tehty. Viivästyskorko on laskettu kuten vuosittainen viivästyskorko. Nykyinen Korko % * viivšstyspšivšt Viivästyskorko on laskettu perustuen Viivästyskorko %, joka on voimassa silloin kun korkolasku tehdään. Viivästyskorko on laskettu kuten vuosittainen viivästyskorko. Netto per korkolaskutusajankohta Viivästyskorko on laskettu nettoarvona ja viivästyskorko on kerrottu laskun loppusummalla. 25
Veloitustapa Jatkuva Täällä voit määritellä jos haluat Viivästyskoron laskettavaksi käyttäen Korko %, joka oli voimassa laskua tehtäessä tai maksuhetkellä. Viivästyskorkon määrä lasketaan käyttäen pohjana viivästyneitä päiviä ja perustuen vähimmäismäärään ja minimi päiviin. Hyvin paljon myöhässä olevat laskut tekevät siksi yleensä monta korkolaskua. MaksuhetkellŠ Valittuasi tämän vaihtoehdon, Järjestelmä luo korkolaskun vasta kun alkuperäinen lasku on maksettu. Menetelmä laskee korkomäärän todellisten myöhästymispäivien määrän perusteella. Sis. erššntymšttšmšt laskut Voit tarvittaessa sisällyttää korkolaskuun erääntymättömät laskut. Kasvata muistutuslaskuria Jokainen lasku sisältää koodin (Muistutus numeron), joka määrittelee kuinka monta kertaa kyseistä laskua on muistutettu tai sisällytetty Asiakastiliotteeseen. Laita tähän rasti jos haluat viivästyskorkolaskujen päivittävän muistutuslaskuria. Kun lähetät muistutuksia (käytä 'lomakkeet toimintoa joka on kuvailtu myöhemmin tässä kappaleessa) Muistutus numero määrittelee muistutustekstin. Tämä teksti tulee syöttää Muistutusten asetuksiin. Jokaisen muistutuksen numero on näkyvissä laskun sivulla 3. Luo Viivästyskorko Laskut käyttämällä komentoa Luo korkolaskut ylläpito toimintoa käyttämällä, joka on kuvailtu Ylläpito osuudessa tässä kappaleessa. TuoteryhmŠt Palauta mieleesi Tuotteet ja Hinnoittelu kappale Johdatus FinHansaan kappaleesta saadaksesi tarkempia tietoja tästä asetuksesta. 26
Numerosarjat - Laskut FinHansan monivuotinen tietokanta vaatii jokaisen kirjanpitovuoden määritellyksi ja numerosarjat määritellyiksi laskuille, suorituksille jne. Jos numerosarjoja ei ole määritelty silloin laskun numerot alkaa 1 ja jatkuu siitä eteenpäin rullaten. Numerosarjat - Suoritukset Jos haluat käyttää omia laskunumero välejä niin syötä ne tässä asetuksessa. Voit syöttää eri numerosarjat eri vuosille, eri osastoille, eri tilaustyypeille jne. Eri numerosarjat eivät saa mennä päällekkäin. Numerosarjojen Suorituksille - katso ylle numerosarjat laskut määrittely. 27
Suoritustavat Suoritustavat edustavat eri maksutapoja, joilla Asiakkaasi voivat maksaa laskusi (ja joilla voit maksaa ostolaskusi toimittajille). Tyypilliset esimerkit on käteislasku, pankkisiirrot ja mm. Englannissa shekki. Huomaa, että tämä asetus on käytössä myös Ostroreskontran puolella Maksutavat nimisenä rekisterinä. Voit syöttää monia eri Suoritustapoja, käyttämällä Suoritustavat ikkunaa. Lisätäksesi Suoritustavan, klikkaa koodikenttää ensimmäisellä tyhjällä rivillä ja syötä asianmukainen teksti. Poistaaksesi suoritustavan klikkaa rivin numeroa ja paina Back Space näppäintä. 28
Koodi Syötä yksilöllinen koodi jokaiselle Suoritustavalle, koodi jota ei ole määritelty muualla FinHansassa. Tili Pankkitili nro Sijoita kohtaan Järjestelmä moduuli, Tilit rekisteri NÄMÄ KENTÄT EIVÄT OLE TARPEELLISIA SUOMESSA. Kenttiä käytetään esim. Englannissa. Näitä kenttiä voidaan käyttää jos Suoritustapana on shekki. Todellisuudessa se on tili epäselville varoille. Kun shekki on saatu se merkitään Suorituksiin ihan normaalilla tavalla. Vastaanotettu laatikkoon on laitettu rasti, mutta ei Hyväksytty laatikkoon. Tämä aiheuttaa tänne Ennakkotiliöinti sisään kohtaan merkityn Tilin lisääntymisen. Kun Hyväksytty rasti on laitettu niin silloin summa epäselvistä varoista pankkitilille. Jos pankki palauttaa shekin ja Hylätty rasti laitetaan niin silloin edelliset kaksi vientiä kumoutuvat. Hylätty rastin sijaan voidaan käyttää sovitettu rastia. Enn. til. ulos kenttä toimii samalla lailla maksuille jotka tehdään Ostoreskontrasta. Sijoita kohtaan Järjestelmä moduuli, Tilit rekisteri Tilien saldot, joita käytetään suurenee kun saadaan suorituksia ja pienenee kun tehdään maksuja. Määrittele Pankkitilin numero jota käytetään kyseiselle suoritustavalle. Tämä tilinumero voidaan tulostaa maksulomakkeeseen (Määritelty kortissa B). Sivulla B, voit kohdistaa eri maksulomakkeen jokaiselle suoritustavalle. Täällä voit myös laittaa selitteen kullekin suoritustavalle, joka ilmestyy 'Sijoita kohtaan' listaukseen. Maksulomake on yleensä määritelty käyttämällä tiettyä maksutapaa Ostoreskontrassa: voit esimerkiksi tulostaa maksu tulosteen jokaisesta maksusta. 29
Maksuehdot Eri laskuille voidaan antaa eri maksuehtoja: viimeinen maksupäivä, käteismaksu, hyvitys jne. Maksuehtoja käytetään myös perustettaessa Käteislasku-alennuksia. Tätä asetusta käytetään myös Ostoreskontran puolella kun syötetään ostolaskuja toimittajille. Kaksois-klikkaa maksuehtoa jota haluat muokata tai jos haluat tehdä uuden niin klikkaa 'OK' painiketta painikeriviltä. 30
Koodi NettopŠiviŠ Kassa-ale % Kassa-ale pšiviš Selite Laji Tänne voit syöttää Koodin (Numeroita tai kirjaimia) jotka toimivat maksuehtojen koodeina laskua tehtäessä. Koodi voi sisältää yhden tai kaksi merkkiä. Netto maksuaika eli kuinka monta maksupäivää ilman korkoa. Nettopäiviä käytetään Eräpäivän laskemiseen. Jos laskulaji on laitettu normaaliksi silloin eräpäivä on nettopäivien jälkeen seuraava päivä. Jos laskulaji on seuraava kuukausi silloin eräpäivä on nettopäivien määrä kuun alusta (esim nettopäiviä 15, silloin eräpäivä kuun 15. päivä). Jos laji on normaali niin syötä Kassa-alen korko % tähän kenttään. Tähän kenttään voit syöttää maksimi määrän päiviä, jotka sallitaan maksuehdossa kassa-alennukselle. Asetuksen ollessa 10 päivää asiakas saa määritellyn prosentin mukaan Kassa-alennusta jos suoritus on saapunut 10 päivän sisällä. Täällä voit syöttää maksuehdon nimen, kuten haluat sen näkyvän Maksuehdot: Selaa ikkunassa. Maksuehdot voivat kuulua johonkin neljästä maksuehdon lajista. Lajin valinta määrää miten eräpäivä lasketaan. 31
Normaalilasku Normaalilaskun maksuehto. Nettopäivien lukumäärä näyttää kuinka monta päivää on laskun päivämäärästä eräpäivään. Hyvityslasku Tätä lajia käytetään hyvityslaskuihin varmistaaksemme että saatavat ja maksettavat päivittyvät oikein. Sinulla pitää olla ainakin yksi tähän lajiin kuuluva maksuehto, kun haluat tehdä Hyvityslaskuja. KŠteislasku Tätä lajia käytetään käteislaskujen maksuehtona. Päivien lukumäärä ei ole oleellinen.kun käteislasku on hyväksytty niin samalla on luotu Kirjanpidon merkintä, joka veloittaa käteistiliä "Tiliöinti Myyntilaskut" asetuksen kortissa 1 ja joka hyvittää sopivaa myyntitiliä jokaisen laskussa olevan kohdan osalta. Siten velallisen tilille ei tehdä lähetystä koska käteislasku on käsitelty samantien kun se maksettu. Ei siis ole mitään tarvetta lisätä saamista. Seuraava kuukausi Jos valitset tämän Lajin se tarkoittaa että nettopäivien määrä määrää tietyn päivän seuraavalta kuulta, joka on eräpäivä. Koska se on kiinteä päiväys (jos kenttä sisältää 15 se tarkoittaa seuraavan kuukauden 15 päivää), Tästä seuraa että eräpäivän väli on 15 ja 45 päivän välissä, riippuen milloin lasku on tehty. Kenttä ikkunan alaosassa on tarkoitettu erilaisten maksuehtoihin liittyvien kommenttien syöttämiseen. Hinnastot Palauta mieleesi Tuotteet ja Hinnoittelu kappale Johdatus Office/2:een manuaalista saadaksesi yksityiskohtaista tietoa tästä asetuksesta. 32
Muistutustekstit Office/2 voi tulostaa muistutuksia asiakkaille myöhästyneistä suorituksista. Erillinen muistutus on tulostettu jokaiselle erääntyneelle laskulle ja voi sisältää eri tasoisia muistutustekstejä sen mukaan monesko muistutus on kyseessä. Nämä muistutustekstit voidaan syöttää tässä valikossa. Yksikšt Muistutukset tulostetaan Lomakkeet toiminnon kautta, kohdistettuna asiakkaille joiden Muistutetaan rasti on laitettu päälle asiakaskortin sivulla 3. Syötä tänne eri määräyksikköjä joita käytetään yrityksesi toiminnassa. Yksikköjä käytetään tuoteraporteissa ja hinnastoissa. Yksiköt, jotka on syötetty täällä ovat käytettävissä käyttämällä Sijoita kohtaan toimintoa. 33
34
Laskut rekisteri Työsi perusta tässä moduulissa on laskut, jotka syötät järjestelmääsi ja Laskut jotka ovat muodostuneet Myyntitilaus rekisterin kautta. Valitse tämä rekisteri kun haluat työskennellä laskujesi parissa. Ennen kuin aloitat syöttämään laskuja sinun pitää perustaa Kirjanpidon tilikausi, käyttämällä järjestelmä moduulin asetusta tilikaudet. Sinun pitää myös perustaa Laskutus moduulin asetuksissa olevaan numerosarjat laskut kohtaan numerosarja kyseiselle tilikaudelle. Laskutus moduulissa valitse Laskut Rekisteri valikosta tai kaksioisklikkaa [Laskut] kuvaketta valinta-alueella Laskut: Selaa ikkuna on auki näyttäen laskut jotka on jo syötetty. Laskut on numeroitu jatkuvasti ja Laskun numeron yleensä luo järjestelmä. Laskun numeroa seuraa tarkistus rasti (jos Lasku on hyväksytty), Asiakas numero, asiakkaan nimi ja laskun kokonaismäärä. Hyvityslaskuilla on kirjain "K" Maksettava määrän jälkeen. Kuten kaikissa selaa ikkunoissa voit lajitella tapahtumia kolumneittain klikkaamalla kyseisen kolumnin nimeä (otsikkoa). Katsoaksesi kolumnin tietoja lopusta alkuun klikkaa kolumnin nimeä kaksi kertaa. Voit vierittää listaa pystyssä olevasta vierityspalkista. Lopulta voit etsiä avain sanaa kirjoittamalla hakusanan ikkunan allaosassa olevaan etsi kenttään. Office/2 etsii ensimmäisen sopivan hakusanaa lähimpänä olevaan sanan 35
Laskut rekisterissä voit tehdä neljää eri asiaa: Syöttää Laskuja Tarkistaa Laskuja Hyväksyä Laskuja Tulostaa Laskuja Laskujen syšttšminen Office/2 tarjoaa useita oikoteitä laskujen syöttämiseen. Voit esimerkiksi syöttää nykyisen päiväyksen päiväys kohtaan käyttämällä Sijoita kohtaan toimintoa. Tätä toimintoa voi käyttää myös Tuotenumeroroiden, asiakasnumeroiden, maksuehtojen syöttämisessä jne. Syöttääksesi uuden laskun klikkaa [Uusi] näppäinriviltä tai Käytä Ctrl-N (Windows) or Komento-N (Macintosh) näppäin yhdistelmiä. Vaihtoehtoisesti, valitse lasku joka on samanlainen kuin lasku, jonka haluat syöttää ja Klikkaa [Kopio] näppäinriviltä. Lasku: Uusi ikkuna aukeaa, tyhjänä jos klikkasit [Uusi] tai kopiona jos kopioit laskun. 36
! Et ole pakotettu arvoihin jotka Office/2 ehdottaa. Useimpiin kenttiin voit muuttaa ennalta mššršttyjš arvoja arvoihin jotka sopivat sinulle paremmin. Muutos joka on tehty tšnne on voimassa vain tšssš kyseisessš laskussa. Koska laskulle saatava tieto ei mahdu yhdelle ikkunalle niin lasku on jaettu kuuteen eri korttiin. Jokaisen kortin yläosassa on yläosa-alue. Tämä yläosa-alue sisältää Laskun numeron, Asiakkaan numeron ja Asiakkaan nimen. Laskun alaosassa on eri Yhteensä summia. Laskussa on myös kuusi numeroitua painiketta ( sivupainiketta ). Klikkaamalla sivupainiketta voit navikoida korttien välillä. Yläosa on aina näkyvissä, muistuttamassa kenen asiakkaan laskun parissa työskentelet. On hyvin todennäköistä että useimmat Laskut ovat syntyneet myyntitilauksista. Jos niin, huomaat että useimmat kentät, jotka on kuvailtu alla sisältävät tietoa ja ovat tulleet myyntitilaukseen syötetyistä tiedoista. Laskun ylšosa Numero Sijoita kohtaan Valitse toinen numerosarja Luotaessa uutta Laskua, Office/2 syöttää seuraavan käyttämättömän numeron Numerosarjat Laskut asetuksissa. Voit muuttaa tätä numeroa mutta et numeroksi joka on jo käytössä. Jos työskentelet monikäyttäjä ympäristössä, niin laskun numero määräytyy laskulle silloin kun se tallennetaan eli klikataan OK. 37
Asiakas Sijoita kohtaan Asiakas rekisteri Syötä Asiakas Numero tai käytä tai Sijoita kohtaan toimintoa. Kun painat Enter, Asiakkaan nimi, osoite ja muut tiedot ilmestyvät oikeisiin kenttiin. Nimi Asiakasnimi on syötetty kun olet hakenut asiakkaan numeron ja painanut Enter painiketta. HyvŠksytty Laittamalla rastin tähän laatikkoon hyväksyt sen ja lasku siirtyy reskontraan. Laskua vastaava vienti syntyy Kirjanpitoon. Jos lasku on syötetty suoraan (eikä luotu myyntitilauksista), varastosaldot varastoiduille tuotteille päivittyvät. Näistä seurauksista johtuen kun tämä rasti on laitettu ja lasku tallennettu, niin et voi enää tehdä muutoksia laskuun. Poikkeukset tähän sääntöön ovat Muistutusnumero ja viimeinen muistutus päivämäärä sekä eräpäivämäärä, jotka löytyvät laskun kortista 3. Hyväksytyt laskut ovat niitä laskuja, joihin on laitettu hyväksytty rasti. Kortti 1 Laskupvm Sijoita kohtaan Tämä päivä Tämä päivä tulee tietokoneen kellosta oletuksena. Viitteemme Käytä tätä kenttää jos sinun pitää tunnistaa tilaus jostain muusta kuin tilauksen numerosta. Oletus tähän tulee käyttäjän henkilökortilta, jos siihen on syötetty jotain. Maksuehto Sijoita kohtaan Myynti/Ostoreskontran asetus Oletus tulee Asiakas Tänne syötetyt maksuehdot määräävät eräpäivän (alla), ja lisäksi varmistaa oikean Maksuehton ilmestymisen laskulle. Maksuehdot syötetään käyttäen Laskutuksen asetuksia. 38
Maksuehtojen määrittely jokaiselle laskulle tarjoaa pohjan FinHansan suoritusennuste raporttiin. Viitteenne Sijoita kohtaan Laskutus moduuli, asetukset, yhteyshenkilöt Oletus tulee Asiakas Rekisteröi tänne henkilö, jonka nimi toimii viitteenä tai jokin muu asiakkaan viite. ErŠpŠivŠ Sijoita kohtaan Tämä päivä Office/2 laskee tämän käyttämällä laskun päivämäärää ja Maksuehtoa. Tämä on päivä, jolloin lasku olisi viimeistään maksettava. MyyjŠ Sijoita kohtaan Järjestelmä moduuli, Henkilöt rekisteri Oletus tulee Asiakas Myyjän nimimerkki, joka on vastuussa Tilauksesta, pitäisi syöttää tähän: Myyntitilaus- ja Laskutus moduulissa on monia raportteja joita voidaan ottaa Myyjä haulla. Tap. pvm Sijoita kohtaan Tämä päivä Tapahtuma päivä Kirjanpidon vienti varten. Jos syötät eri Laskun päiväyksen ja tapahtumapäivän silloin tulee aikaero laskutuksen ja kirjanpidon välille niin kauaksi aikaa kunnes lasku pysyy maksamattomana. Tämän huomaa verratessa Myyntireskontra raporttia myyntisaamisten tiliin. Laskun alaosa 39
Laskun alaosa sisältää eri saldoja jotka on kuvailtu alla. Silloin kun Laskulle on lisätty rivi tai muutettu jotain riviä niin saldot täällä alaosassa muuttuvat automaattisesti. Ilman ALV Laskun summa ilman ALV ALV Laskun Kokonais- ALV. Rahti Rahti asetusta voidaan käyttää liitettäessä kiinteä summa Rahtia kullekin laskulle. Tämän ollessa käytössä oikea määrä rahtia tulee tähän kentään samalla kun on syötetty asiakas numero. Tätä rahdin määrää voi vaihtaa tarvittaessa. Jos Rahti asetus ei ole käytössä, syötä rahdin määrä jos on tarpeen. P-arvo Tämä näyttää Laskun kokonaissumman mukaan lukien ALV:n perusvaluutassa (esim.fim). Kenttä on vain käytössä, jos Valuutta kenttä sisältää jonkun arvon. Ale-% Kokonaisalennusprosentti laskulle. Ale-yht. Kokonaisalennus laskulle Summa Kokonaissumma laskulle, ei sisällä ALV. MAKSETTAVA Kokonaissumma laskulle, sisältää ALV:n. Kortti 2 Kortti 2 näyttää Laskun rivit, jotka ovat myös näkyvissä kortissa 1. Laskun rivimatriisi on jaettu 4 eri pysty korttiin. Jokainen korteista näyttää lisäkolumneja tilauksen eri riveille. Klikatessasi korttin painaketta (Merkitty A- D) kaksi tai kolme viimeisintä kolumneista vaihtuu. Ennenkuin lisäät yhtään riviä laskulle, varmista että Valuutta ja Peruskurssi on määritelty oikein kortissa 3. Jos Peruskurssit on määritelty kaikki hinnat jotka tulevat tuoterekisteristä konvertoituvat. Kuitenkin jos peruskursseja on muutettu tuoterivien laittamisen jälkeen niin silloin hinnat eivät konvertoidu. 40
Lisätäksesi rivejä Laskuihin klikkaa mitä tahansa tyhjää kenttää ensimmäisellä tyhjällä rivillä ja syötä haluamasi teksti. Poistaaksesi rivin, klikkaa rivin numeroa rivin vasemmassa reunassa ja paina Back Space näppäintä. Lisätäksesi rivin klikkaa rivin numeroa vasemmassa reunassa ja paina Enter näppäintä. Kortti A Tuote Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Kursorin ollessa tällä kentällä, syötä tuotenumero tai viivakoodi kaikille myydyille tuotteille. Hinnoittelu, kuvaukset, ja muu informatio tulee tuoterekisteristä. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi voit syöttää tietoa erittely- ja hintakenttään, ehkä käyttääksesi riviä lisätäksesi jotain lisäkommentteja, jotka haluat tulostuvan laskulomakkeelle. Kpl Syötä tilatut kpl määrät. Paina Enter laskeaksesi summan ja kursori siirtyy seuraavan rivin tuotekenttään. Muista aina KPL, että summa tulostuisi. Erittely Oletus tulee Tuote Tämä kenttä näyttää tuotteen nimen ja tulee tuoterekisteristä. Halutessasi lisätä ylimääräistä erittelyä voit tehdä niin. Tilaa ylimääräiselle erittelylle on 100 merkkiä per rivi. 41
Kaikki tekstirivit, jotka on syötetty korttiin 5 tuoterekisterissä tullaan siirtämän erittely kenttään kuten näytetty alla.. Á Hinta Á Hinta tulee tälle asiakkaalle annetusta hinnastosta. Jos asiakkaalle ei ole määritelty hinnastoa tai tuote ei ole kyseisellä hinnastolla niin silloin hinta tulee tuotekorttiin merkitystä perushinnasta. Jos Valuutta ja peruskurssi on määritelty niin silloin luku on kyseisessä Valuutassa. % Alennusprosentti. Summa Rivin kokonaissumma: Kpl kertaa Á Hinta vähennettynä alennuksella. Tämän summan muuttaminen muuttaa myös alennusprosenttia Kortti B Tili Sijoita kohtaan Järjestelmä moduuli, Tilit rekisteri Tämä koodi määrittelee tälle tuotteelle kuuluvan myyntitilin. Tilauksesta syntynyt lasku ja siitä syntynyt tosite lisää sen myyntitilin saldoa joka on merkitty tänne. Oletusta tarjotaan tuoterekisteriin mahdollisesti merkitystä myyntitilistä. Jos tuotteelle ei ole annettu myyntitiliä niin silloin tili tulee tuoteryhmää merkitystä tilistä. Jos tuoteryhmään ei ole merkitty myyntitiliä niin silloin ohjelma ottaa myyntitilin laskutuksen asetuksista kohdasta Tiliöinti, myyntilaskut. Tämä oletus voidaan muuttaa tuoteriville jos on tarpeen. ALV-k Sijoita kohtaan Kirjanpito Moduuli, Asetukset, ALV Koodit ALV Koodi, joka on syötetty tänne viittaa ALV Koodit rekisteriin syötettyihin ALV Koodeihin, jotka löytyvät Kirjanpito Moduulin asetuksista. Tämä koodi määrää millä prosentilla tätä kyseistä tuotetta veloitetaan ja mitä ALV tiliä lisätään kun Lasku tehdään. Oletus tulee tuoterekisteristä. Jos tuotteelle ei ole merkitty ALV koodia, niin silloin ALV koodi tulee tuoteryhmästä, 42
asiakkaasta tai Tiliöinti myyntilaskujen sivulta 3. Tämä oletus voidaan muuttaa jokaiselle riville tarvittaessa. Kortti C Kust. Hinta Oletus tulee Tuote Kustannushintaa käytetään kate ja katemarginaali laskuissa. Tämä voidaan muuttaa tarvittaessa. Kate Tilauksen kate on laskettu vähentämällä kustannushinta (kerrotuna kappalemäärällä) summasta. Luku on silloin absoluuttinen ei prosentti. FIFO FIFO Varaston arvo tuotteille, jotka ovat tällä laskun rivillä, tulee automaattisesti kun lasku hyväksytään. Kortti D Hintakerroin Oletus tulee Tuote Hintakerrointa voidaan käyttää tuotteen Á hinnan uudelleen laskemiseen. Esimerkiksi, jos tuote on normaalisti ostettu 24 kappaleen laatikoissa, Hintakerroin voidaan syöttää suoraan tuotekorttiin. Á Hinta tuotteelle viittaa siten laatikolliseen eli 24 kappaleeseen kyseistä tuotetta. Hintakerroin tulee laskun tuotteesta ja vaikuttaa Summaan toivotulla tavalla. Hintakerrointa voidaan muuttaa ja Office/2 laskee uudelleen hinnan sen mukaisesti. Hintakertoimen kaava on Summa = (Kpl/hintakerroin * Á Hinta). 43
Kortti 3 Valuutta Sijoita kohtaan Järjestelmä Moduuli, Asetukset, Valuutat Oletus tulee Perusvaluutta, Asetukset, Järjestelmä Moduuli Pidä huoli että syötät tänne oikean Valuutan (jota tulee käyttää Laskussa myöhemmin) ennen kuin yhtään tuotetta on syötetty Tilaukseen. Tämä täytyy tehdä sen takia, että varmistutaan että hinnat ovat konvertoituneet oikein. Per. valuutta 1 Oletus tulee Järjestelmä Moduuli, Peruskurssit rekisteri Tämän hetkinen valuuttakurssi tietylle valuutalle tulee tänne Office/2:n Järjestelmä moduulin peruskurssit rekisteristä automaattisesti. Varmista että valuuttakurssi on oikea ennen kuin laitat tuotteita tilaukseen, jotta ohjelma konvertoi valuutan oikein. 44
Muista, että Valuuttakurssi edustaa 100 kertaisesti kyseisen valuutan ostokurssia verrattuna perusvaluuttaan (FIM). Kortti 4 Toim. ehdot Sijoita kohtaan Myynnin tuki Moduuli, Asetukset ja toimitusehdot Toimii oletuksena Tilaukset, Toimitukset Määrittele toimitusehdot laskulle täällä. Voit käyttää tätä kenttää esimerkiksi kansainvälisille asiakkaillesi: esimerkiksi kustannus, vakuutus, rahti maksettuna tai Vapaasti laivalla. 45
Toim. tapa Sijoita kohtaan Myynnin tuki moduuli, Asetukset, Toimitustavat Toimii oletuksena Tilauksissa, Toimituksissa Syötä laskulle käytetty toimitustapa tänne. Esimerkkinä voisi olla posti, matkahuolto tai jokin jakelukanava jota käytät laskun tavaroiden toimittamiseen. Tilaus nro. Siinä tapauksessa että laskut on muodostuneet Myyntitilauksista automaattisen laskutus toiminnon seurauksesta, Office/2 syottää Tilausnumeron tähän kenttään. PŠivitŠ varastoa Oletus tulee Laskutus moduuli, asetukset, Tiliöinti myyntilaskut Kortti 1 Käytä tätä vaihtoehtoa jos haluat varastosaldojen kyseisten tuotteiden kohdalla muuttuvan kun hyväksyt laskun. Tämä vaikuttaa ainoastaan varastoituihin tuotteisiin. Tarkastusta varastosta ei tapahdu, ellet ole laittanut Älä salli ylitoimituksia rastia Varasto moduulin asetuksista löytyvään varasto kohtaan. Tätä toimintoa pitäisi käyttää vain silloin kun Toimitukset tehdään laskutus vaiheessa laskujen kautta ilman laskuun liittyvää Myyntitilausta. Alkup. As. nro As. til. nro Muist. nro Silloin kun Lasku on syntynyt Myyntitilauksesta ja Asiakas joka on myyntitilauksessa on asiakas jonka laskut lähetetään jollekin kolmannnelle osapuolelle esimerkiksi leasing yritykselle, silloin Tilaavan asiakkaan numero tulee tänne. Rekisteröi Asiakkaan Tilausnumero tänne. Silloin kun Lasku on muodostunut Tilauksesta, Asiakkaan Tilausnumero tulee automaattisesti. Muistutus numero. Tämä koodi päivittyy aina kun muistutus tai Asiakastiliote on tulostettu ja se kontrolloi muistutuslomakkeelle tulevaa tekstiä. 46
Muistutustekstit asetus mahdollistaa 3 eri muistutustekstin syöttämisen, jokainen seuraava muistutusteksti kovenee edellisestä. Koodi, joka on varastoitu tänne päättää mikä on seuraava teksti kun saatavia karhutaan. Jotta muistutukset tulostuisivat niin silloin Muistutetaan rasti pitää olla laitettu Asiakaskortin 3:lle sivulle. Tätä kenttää voidaan muuttaa käsin laskun hyväksymisen jälkeenkin. Viim. muistutus pvm Viimeinen muistutus päivämäärä muistutuksesta tai tiliotteesta joka tästä laskusta on tulostettu.tätä kenttää voidaan muuttaa käsin laskun hyväksymisen jälkeenkin. ViivŠstyskorko Sijoita kohtaan Laskutus moduuli, Asetukset, viivästyskorko Viivästyskorko % viivästyneille suorituksille voidaan vaihtaa tälle laskulle. Kuitenkin viivätyskorkolaskua ei muodostu jos asiakkaan korttiin sivulle 3 ei ole laitettu korkolaskutetaan rastia. Selite Oletus tulee Asiakas Rekisteröi tänne minkä selitteen haluat laskulle antaa: Oletus tulee Asiakasrekisterin Tilausselite kentästä. Tämä kenttä on tarkoitettu omia laskukohtaisia selitteitä varten. 47
Kortti 5 Laskutusosoite Sijoita kohtaan Asiakas Oletus tulee Laskut Asiakkaan osoite, kuten on syötetty Asiakaskortin 1 sivulle. Jos haluat muuttaa tälle laskulle ainoastaan niin voit tehdä sen. Pysyvät muutokset pitää tehdä Asiakasrekisteriin. Alue Oletus tulee Asiakas Nämä valinta painikkeet näyttävät asiakkaan alueen, joka tulee asiakasrekisteristä. Tiliöinti Myyntilaskut asetus mahdollistaa erilaisten oletus myyntitilien ja ALV tilien asettamisen kullekin alueelle. Asetusta voidaan muuttaa tähän tilaukseen, muttei laskulle, pysyvät muutokset tulee tehdä Asiakasrekisteriin. ALV Rek. Oletus tulee Asiakas Asiakaan ALV rekisteröinti numero. On tärkeää että tämä kenttä sisältää arvon jos Asiakas sijaitsee "EU maissa" alueella, koska se on vaadittu EU ALV raportointi tarkoituksiin. 48
Puhelin, Fax Oletus tulee Asiakas Asiakkaan Puhelin ja Fax numero, kuten ne on syötetty Asiakaskortin sivulle 1. Kortti 6 Toimitusosoite Oletus tulee Asiakasrekisteri Syötä toimitusosoite tänne jos eri kuin laskutusosoite. Laskun ollessa valmis, klikkaa [OK] näppäintä tallentaaksesi sen. Ikkunan nimi muuttuu Lasku: Uusi muodosta Lasku: Tarkista muotoon. Ennen [OK] klikkausta ja hyväksytty rastin laittoa voit vielä tehdä muutoksia laskuun mutta niiden laiton jälkeen et voi. Tämä johtuu siitä, että hyväksyttäessä laskusta muodostuu kirjanpitoon tosite ja varastosaldot muuttuvat. Laskun syšttšminen - EsimerkkejŠ Näytämme nyt kuinka voit käyttää laskun eri kenttiä muutaman esimerkin avulla. Aukaise Laskut rekisteri käyttäen valinta-alueen painiketta tai rekisterit valikkoa Laskutus moduulissa. Sitten klikkaa [Uusi] painiketta painikeriviltä. Lasku: Uusi ikkuna ilmestyy mukaan lukien laskun numeron ja laskun päiväyksen. Kursori on jo asiakasnumero kentässä. Paina Ctrl-Enter (Windows) tai Komento-Enter (Macintosh) (tai valitse Sijoita kohtaan Muokkaus valikosta). Tämä tuo Sijoita Asiakas ikkunan. Valitse Asiakas listalta ja kaksois-klikkaa sen nimeä (tai käytä kursorinäppäimiä ja paina Enter). Paina Enter uudelleen ja asiakkaan tiedot kuten nimi ja osoite tulevat oikeisiin kenttiin laskussa. Paina Enter uudelleen ja siirrä kohdistin Tuote kenttään. Taas, voit käyttää Sijoita kohtaan toimintoa valitaksesi tuotteen. Valitse Tuote kaksoisklikkaamalla. Paina Enter tuodaksesi tiedot kuten Tuotteen nimen, Perushinnan, Myyntitilin numeron ja ALV koodin. 49
Sitten syötä määrä, joka on myyty ja paina Enter. Määrä, vero, summa ja Yhteensä on laskettu automaattisesti ja kohdistin siirtyy seuraavalle riville. Toista tämä toiminta jokaiselle tuotteelle, jonka haluat laskulle. Kun kaikki Tuotteet on syötetty, voit ehkä haluta tarkistaa laskun. Klikkaa Tulostin kuvaketta kuvakeriviltä tulostaaksesi koetulostuksen. Jos lasku tarvitsee muuttaa, muuta kenttiä normaaliin tapaan. Kun laskua ei ole tallennettu niin voi peruuttaa koko laskun klikkaamalla [Kumoa] tai lopeta laatikkoa. Tässä tapauksessa sinua pyydetään varmistamaan poistaminen: Jos lasku on tallennettu, mutta ei hyväksytty niin silloin voit vielä poistaa koko laskun käyttämällä Poista komento Tietue valikosta. Siihen asti kunnes laskua ei ole Hyväksytty niin voit muuttaa sen tietoja. Laskujen tarkastaminen ja HyvŠksyminen Ennen kuin Lasku on lähetetty Asiakkaalle, se pitää tarkistaa ja hyväksyä, varmistaaksemme että Asiakasta laskutetaan oikeilla asioilla. Hyväksyminen aiheuttaa laskun siirtymisen reskontraan. Kun lasku on hyväksytty, ja jos Kirjanpito moduulin asetuksista löytyvästä tositemuodostus esijärjestelmistä kohdassa on määritelty, että kyseisistä laskuista syntyy tositteita suoraan kirjanpitoon, niin silloin hyväksyttäessä tositteet syntyvät. Tosite syntyy laskun numeron perusteella. Laskutus on organisoitu siten että ainoastaan hyväksytyt laskut on käytettävissä rekisteröitäessä suorituksia. On kaksi tapaa hyväksyä lasku: 1. Laskun ollessa näytöllä Klikkaa OK painiketta. 2. Valitse lasku klikkaamalla Laskut:Selaa ikkunassa, ja valitse OK erikoistoiminta valikosta. Painamalla alas Shift näppäimen ja aktivoimalla useamman laskun voit hyväksyä yhden laskun sijaan useita laskuja tällä tavalla. 50
! Laskun hyvšksymisen jšlkeen vain myyjš, viimeinen muistutus pšivš, muistutus numero, eršpšivš ja selite kentšt voi muuttaa. Virheilmoitukset Kun hyväksyt laskut, jos on Kirjanpito moduulin asetuksissa määritelty että laskuista syntyy tositteita kirjanpitoon ne syntyvät automaattisesti. Jos virheilmoituksia ilmestyy, se tarkoittaa että jotkut tilit tai muut asetukset ei ole kohdallaan. Kaikki tilinumerot jotka on käytetty laskulla, ja jotka saatavat tulla oletuksena tiliöinti myyntilaskut asetuksesta, tuotteista tai tuoteryhmistä, asiakkaista tai asiakasryhmistä, täytyy löytyä Tilit rekisteristä Järjestelmä moduulista. Numerosarjat nykyiselle kaudelle täytyy olla perustettu. Kaikki laskulla käytettävät ALV koodit pitää olla määritelty. Kun Lasku on näytöllä voit korjata virheen lisäämällä puuttuvan tilin Tilit rekisteriin tai muuttamalla laskulla olevaa tilinumeroa joksikin toiseksi. Ohjelma ei voi syöttää tositteita tileille, joita ei ole olemassa, estääkseen kirjanpidon virheitä. Laskujen tulostaminen On useita tilanteita, jolloin voit haluta tulostaa laskun: nähdäksesi koetulostuksen laskusta ennen kuin lopullisesti hyväksyt sen, tuottaaksesi kopion omaan arkistoosi, tai lähettääksesi alkuperäisen laskun Asiakkaalle. Tehdäksesi koetulostuksen, klikkaa Printteri kuvaketta kuvakeriviltä ennen kuin olet hyväksynyt laskun. Lasku silloin tulostuu tekstillä ÒkoetulostusÓ joka on poikittain laskun päällä. Tämä on jotta voitaisiin estää koetulostuksen sekoittuminen oikeaan laskuun. Jos et ole vielä hyväksynyt laskua voit mennä takaisin ja korjata virheen jonka löysit tulostuksen yhteydessä. Tämä toimii myös Hyvityslaskujen kohdalla. Jos haluat tulostaa Lopullisen laskun, seuraa alla olevia ohjeita: 1. Valitse Lomakkeet Arkisto valikosta tai Klikkaa [Lomakkeet] toimintopainiketta. Kaksois-klikkaa Lasku valinta-alueelta. 51