Versio 5.1 AK:n käyttöön

n käyttöohje Versio 5.1 AK:n käyttöön FI 1

2

I Johdanto...5 II Viimeisimmät muutokset...7 III Julkinen osio...8 Kirjautuminen...8 Esityslistat ja kalenterit...9 Haku...13 Käytännön tietoa...14 Julkisten asiakirjojen hakeminen...16 Selaus...18 IV Komitean jäsenille varattu osio...19 V Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen...19 Salasanan vaihtaminen...21 Oma kalenteri...23 Kokouspoissaolon ilmoittaminen verkossa...25 Ilmoitus äänioikeuden siirtämisestä...25 Sähköinen muutosehdotusjärjestelmä...27 Muutosehdotuksen teko vaihe vaiheelta...28 Komitean asiakirjojen hakeminen...32 Virkamiehiä ja toimihenkilöitä koskevien tietojen hakeminen...32 Asiakirjamuodot ja asiakirjojen nimet...34 VI Loppuhuomiot...37 Suositukset...37 Onko jäsenportaalin käyttö turvallista?...37 3

I Johdanto Mikä jäsenportaali on? Jäsenportaali on verkkosovellus, jonka kautta pääsee tutustumaan komitean kokousten kalentereihin, esityslistoihin ja työasiakirjoihin. Lisäksi se tarjoaa jäsenille pääsyn online-palveluihin, jotka voivat sujuvoittaa päivittäistä toimintaa komiteassa. Jäsenportaalin kautta pääsee suoraan käsiksi tietoaineistoon, jonka AK:n sihteeristö on koodannut komitean sisäisen työskentelyn organisointia varten tarkoitettuun Agora-järjestelmään. Jäsenportaali täydentää komitean verkkosivuja ja intranet-sivuja tarjoamalla jäsenille tietoa, joka auttaa heitä tehtäviensä suorittamisessa. Mitkä tiedot ovat saatavilla? Jäsenportaali muodostuu kahdesta osasta: julkinen osio komitean jäsenille varattu osio. Julkinen osio sisältää kokouskalenterit, täysistuntojen ja AK:n valiokuntakokousten esityslistat, julkiset työasiakirjat sekä katsauksen komiteassa käynnissä olevaan työhön. Julkisiin työasiakirjoihin kuuluvat AK:n valiokuntien (CIVEX-V, COTER-V, ECOS-V, EDUC-V, ENVE-V, NAT-V) asiakirjat, täysistuntoasiakirjat, lehdistötiedotteet, viestintäryhmän asiakirjat ja Euroopan komission työasiakirjat. Komitean jäsenille varattu osio sisältää henkilökohtaista tietoa jäsenille. Sen kautta esimerkiksi kukin jäsen pääsee käsiksi omaan henkilökohtaiseen kalenteriinsa. Lisäksi tässä osiossa voidaan käyttää tiettyjä online-palveluita, joiden kautta voi esimerkiksi antaa tietoa kokoukseen osallistumisesta (esim. ilmoittaa poissaolosta tai sijaisen käyttämisestä ja äänioikeuden siirtämisestä) tehdä muutosehdotuksia sähköisen järjestelmän kautta. Mitkä kielet ovat saatavilla? Asiakirjat ovat saatavilla kaikilla työkielillä heti, kun ne on käännetty. Sivujen selaus käy päinsä kaikilla työkielillä. 5

Mitä jäsenportaalin käyttämiseksi tarvitaan? Julkista osaa varten tarvitaan: tietokone, johon on asennettu internet-selain (esim. Microsoft Internet Explorer tai Mozilla Firefox). Nykyinen järjestelmä on testattu kattavasti Internet Explorer 8- ja Mozilla Firefox 7 -selaimilla. Muita selausohjelmia käytettäessä saattaa esiintyä ongelmia. Mobiiliversiota ei tällä hetkellä ole käytettävissä, vaikkakin monet ominaisuudet kuten esityslistojen hakeminen on suunniteltu mobiililaitteita silmällä pitäen. internet-yhteys. Päästäksesi komitean jäsenille varattuun osioon sinulla on oltava myös: käyttäjätunnus ja salasana Komitean jäsenet saavat käyttäjätunnuksen ja salasanan toimikautensa alussa. yksinomainen sähköpostiosoite Monet online-palvelut lähettävät vahvistuksen sähköpostiosoitteeseen. Tämän vuoksi jäsenen on ilmoitettava yksi ainoa sähköpostiosoite. Huomattakoon, että sähköpostiosoite ei voi olla yhteinen esimerkiksi toisen jäsenen, sijaisen tai muun henkilön kanssa. Jos tarvitset apua jäsenportaalin käytössä, ota yhteyttä IT-tukipalveluun puhelimitse + 32 25469697 sähköpostitse helpdesk@cor.europa.eu (tai "Helpdesk IT") Bertha von Suttner -rakennuksen (BvS) toisessa kerroksessa tai kysymällä täysistuntosalin ulkopuolella päivystävästä infopisteestä. 6

II Viimeisimmät muutokset Marraskuu 2011 Uuden "Muutosehdotukset"-toiminnon kautta jäsenet voivat tehdä lainsäädäntöön liittyviä ja muita kuin lainsäädäntöön liittyviä muutosehdotuksia sähköisessä muodossa. Tässä jäsenportaalin käyttöohjeessa esitellään muutosehdotusten tekemisen viisi yksinkertaista vaihetta. Yksityiskohtainen kuvaus muutosehdotusten tekemisestä löytyy AK:n sähköisen muutosehdotusjärjestelmän käyttöohjeesta. Tammikuu 2012 Jäsenportaalin ulkoasu on muuttunut. Uusilla sivuilla on kaikki samat tiedot kuin aikaisemminkin, mutta ne on järjestetty uudelleen toiminnallisuuden perusteella. 7

Kirjautuminen III Julkinen osio Jäsenportaalin julkiseen osioon voi kirjautua internetissä seuraavassa osoitteessa: www.toad.cor.europa.eu Aloitussivu Sivuston aloitussivulla on muiden sivujen tavoin seuraavat ominaisuudet: Pikapainikkeet toimintoihin "Selaa", "Haku" ja "Apu". Pudotusvalikko, josta voi valita kielen. Navigointipalkki, jossa on linkit eri toimintoihin. Aloitussivu Sivun oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa "Apu"-painiketta napsauttamalla saa näkyviin käyttöohjeita ja muuta käytännön tietoa jäsenportaalin käytöstä. 8

Esityslistat ja kalenterit Kokousten ja täysistuntojen päivämäärät ja esityslistat ovat saatavilla heti kun ne on tallennettu sisäiseen kokoustensuunnittelusovellukseen (Agora). Tietoa voidaan hakea esityslistan ja kokoustyypin perusteella (täysistunto, valiokunta) tarjolla olevista eri kalentereista tulevien kokouspäivämäärien löytämiseksi. Kokousten esityslistat "Esityslistan perusteella" -valikosta löytyvät (menneiden ja tulevien) täysistuntojen ja valiokuntakokousten ajankohdat sekä linkit kokouskutsuihin ja työskentelyasiakirjoihin. Saatavilla on eri esityslistoja. Kokouskutsu haetaan seuraavalla tavalla: 1. Klikkaa kohtaa PLEN tai jonkin valiokunnan lyhennettä avataksesi täysistuntojen tai valiokuntakokousten luettelon. 2. Kokouksen esityslista 3. Kokouksessa tarvittavat sisäiset ja ulkopuoliset asiakirjat Esityslistat Klikkaamalla "Esityslista"-linkkiä saat esiin kokouksen esityslistan. "Asiakirjat"-linkkiä klikkaamalla aukeaa sivu, jolla luetellaan kokouksessa tarvittavat sisäiset ja ulkopuoliset työskentelyasiakirjat. 9

Hyvä tietää: AK:n sihteeristö on tallentanut asiakirjat kyseisen kokouksen yhteyteen. Kansiot on lueteltu sihteeristön Agoraan kirjaaman esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Asiakirjat ovat kansiossa laatimispäivämäärän mukaisessa järjestyksessä. Asiakirjojen otsikot (ja tyypit) näkyvät selauskielellä. "Asiakirjat"-näyttö Yksittäisiin asiakirjoihin voi tutustua valitsemalla jonkin tarjolla olevista kieliversioista. Tarjolla olevien kieliversioiden kuvakkeet Sivun oikeassa yläkulmassa olevaa -kuvaketta klikkaamalla voit yhdellä kertaa noutaa kaikki käyttämälläsi selauskielellä saatavissa olevat asiakirjat (.zip-muodossa). Jos asiakirjaa ei vielä ole käännetty, ikonin poikki kulkee punainen viiva. Kuvaketta klikkaamalla saa selville, koska asiakirja tulee saataville. Päivämäärä, jona kieliversio tulee saataville 10

Kokousaikataulut "Aikataulun perusteella" -valikosta löytyvät kokousten ajankohdat sekä linkit esityslistoihin ja asiakirjoihin. Kuukausikalenteri "AK:n kokoukset" -valikosta saa esiin kuukausikalenterin. Kuukausikalenteri Päivämäärän klikkaaminen tuo näkyviin kaikki kyseisen päivän tapahtumat (kellonaika, aihe, kokoussali jne.). Päivittäinen kalenteri 11

"Kalenteri"-toiminnot Saatavilla ovat kunkin kokouksen esityslista ja työskentelyasiakirjat. Saatavilla ovat myös viimeisimmät (sihteeristön Agoraan kirjaamat) tiedot kokouksen tulkkausjärjestelyistä. Valitaan: - "Esityslista" esityslistan avaamiseksi - "Asiakirjat" kokousasiakirjojen avaamiseksi. Esityslista ja asiakirjat Klikkaamalla "Lisätietoja" saa näkyviin viimeisimmät tiedot tulkkausjärjestelyistä. Tulkkausjärjestelyjä koskevat tiedot 12

Neljännesvuosikalenteri Neljännesvuosikalenterin avulla voidaan hakea kaikkien ryhmien ja kaikentyyppisten kokousten ajankohdat neljännesvuosittain. Neljännesvuosikalenteri Haku "Haku"-valikon kautta voi tehdä seuraavia hakuja: - julkiset "lausunnot/päätöslauselmat" - julkiset "asiakirjat" - "jäsenet" - "virkamiehet/toimihenkilöt ". Tämä vaihtoehto on varattu ainoastaan komitean jäsenille ja henkilöstölle (ks. "komitean jäsenille varattua osiota" koskeva kohta). Lausunnot ja päätöslauselmat "Lausunnot/päätöslauselmat" -kohdasta voidaan hakea valmisteilla olevia lausuntoja hyödyntämällä erilaisia kriteereitä, joita ovat esimerkiksi valiokunta, asiakohdan numero, nimi, päivämäärä tai avainsanat. Saatavilla olevista tiedoista mainittakoon esittelijän nimi, lausuntopyynnön päivämäärä, linkit asianomaisiin asiakirjoihin, lausunnon vaikutus, lausunnon pääkohdat sekä asian käsittelyn eteneminen Euroopan parlamentissa ja neuvostossa. 13

Hakukriteerit Lausuntojen ja päätöslauselmien haku Lausuntopyynnön yksityiskohdat Valitse kieli, jolla haluat tarkastella komitean asiakirjaa. Valitse kieli, jolla haluat tarkastella komission asiakirjaa. Lausunnot ja päätöslauselmat keskeneräiset lausunnot Asiakirjat Julkisten asiakirjojen haku selitetään jäljempänä kohdassa "Julkisten asiakirjojen haku". Käytännön tietoa "Käytännön tietoa" -valikon kautta pääset nopeasti tarkastelemaan muita asiakirjoja, kuten yhteenvetoja AK:n työvaliokunnan päätöksistä, komitean uusille jäsenille tarkoitettuja asiakirjoja ja komitean työjärjestystä. 14

Poliittiset ryhmät Komitean jäsenille varatussa osiossa on AK:n eri poliittisten ryhmien asiakirjoja. Tämän osion sisällön tarkasteleminen edellyttää sisäänkirjautumista. Poliittiset ryhmät Saadaksesi käyttäjätunnuksen ja salasanan ota yhteyttä asianomaisen poliittisen ryhmän sihteeristöön. 15

Julkisten asiakirjojen hakeminen Voit hakea julkisia asiakirjoja (valiokuntien asiakirjat, täysistuntoasiakirjat, lehdistötiedotteet, viestintäryhmän asiakirjat ja Euroopan komission työasiakirjat) ja käyttää hakuperusteina seuraavia tietoja: rakenteisia tietoja, kuten lähde, asiakirjan tyyppi, asiakohdan viite, asiakirjan numero, asiakirjan kieli, julkaisupäivämäärä, esittelijän nimi tai kokouspäivämäärä aikavälejä (julkaistu tiettyjen päivämäärien välissä tai tietyn päivämäärän jälkeen) asiakirjan sisältöä (otsikko tai teksti). Haku käynnistetään klikkaamalla "Haku"-painiketta sivun oikeassa yläkulmassa tai "Asiakirjat"-painiketta sivun vasemman reunan valikossa. Haun käynnistäminen Julkisen osion hakukoneella voidaan hakea vain julkisia asiakirjoja. Hakeakseen kaikkia komitean asiakirjoja on käytettävä komitean jäsenille varatussa osiossa olevaa hakukonetta. 16

Asiakirjahaun käynnistäminen: valitaan hakukieli (ja muut hakukriteerit) klikataan kohtaa "Haku". 1. Valitaan hakukieli 2. Klikataan kohtaa "Haku" Hakukriteerit Löytyneiden asiakirjojen otsikot alkukielellä ja hakukielellä Asiakirjojen haku Asiakirjan avaamiseksi: valitaan haluttu kuvake hakutulosten vasemmalta puolelta. Lisätietoa komitean asiakirjojen hakemisesta löytyy QuickFind-ohjelman käyttöohjeesta. Käyttöohjeet löytyvät IT-yksikön intranetsivuilta seuraavasta osoitteesta: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides. 17

Selaus Sivun oikeassa yläkulmassa sijaitsevasta "Selaa"-painikkeesta pääsee tarkastelemaan asiakirjoja kansioittain. Kansio avataan klikkaamalla. Avaa kansio klikkaamalla. Kansiot Esiin tulee alla olevan kaltainen alavalikko, josta valitaan haluttu kansio. Alakansiot Esiin tulee alla olevan kaltainen asiakirjaluettelo. Asiakirjat alavalikossa 18

IV Komitean jäsenille varattu osio Komitean jäsenille varattu osio antaa mahdollisuuden tarkastella ja muokata henkilökohtaisia tietoja sekä käyttää online-palveluita. Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen Aloitussivulta: http://toad.cor.europa.eu/ Klikkaa "Kirjaudu"-painiketta ruudun vasemman reunan "Jäsenportaali"-valikossa. Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen Mikäli tietokoneen näyttöön ilmestyy sivuston suojausta koskevia viestejä, niihin vastataan aina myöntävästi. Viestien luonne ja määrä riippuu käytössä olevasta selaimesta. Ruudulle avautuu kirjautumisikkuna: Kirjoita "Domain\user name" -kenttään kirjainyhdistelmä "isis\" sekä käyttäjätunnus. Salasana kirjoitetaan "Password"-kenttään. Merkkien koolla on salasanoissa merkitystä (eli esim. mysecret35 ei ole sama asia kuin mysecret35). Klikkaa "Log on" -painiketta, jolloin jäsenportaali avautuu. 19

Käyttäjätunnuksen edellä tulee olla kirjainyhdistelmä "isis" sekä kenoviiva "\". Ellei symbolia löydy näppäimistöstä, voi kenoviivan lisätä myös klikkaamalla sitä ruudulla (ympäröity punaisella esimerkissä). Jos olet tietokoneen ainoa käyttäjä, valitse vaihtoehto "This is a private computer" (yksityinen tietokone). Tällöin tietokone voi olla pidempään käyttämättä ennen automaattista uloskirjautumista. Muussa tapauksessa automaattinen uloskirjautuminen tapahtuu sen jälkeen, kun tietokone on ollut käyttämättä 10 minuuttia. 20

Hyvä tietää: Käyttäjätunnuksen ja salasanan tarkistaminen voi teknisistä syistä kestää jonkin aikaa. Odota kärsivällisesti. "Uloskirjautuminen"-painikkeen klikkaaminen ruudun vasemman reunan "Jäsenportaali"- valikossa sulkee yhteyden turvallisesti. Jäsenille varattuun osioon kirjaudutaan suoraan klikkaamalla intranet-kotisivuilla seuraavaa painiketta: komitean internetsivuilla seuraavaa painiketta: Tietoa salasanasta Salasana estää muita käyttäjiä pääsemästä luvatta käsiksi yksityisiin tietoihisi. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää valita hyvä salasana ja vaihtaa se säännöllisesti. Salasana on henkilökohtainen, eikä sitä pidä koskaan kertoa muille. Salasanan on täytettävä tietyt kriteerit, jotta se kestää tietoverkkohyökkäykset. Salasanan on oltava vähintään kahdeksan merkin pituinen ja sisällettävä merkkejä vähintään kolmesta seuraavassa mainituista viidestä ryhmästä: 1. Eurooppalaisten kielten suuraakkoset (A Z, mukaan luettuina kirjaimiin liitettävät erikoismerkit, kreikkalaiset ja kyrilliset kirjaimet) 2. Eurooppalaisten kielten pienaakkoset (a z, myös ß, mukaan luettuina kirjaimiin liitettävät erikoismerkit, kreikkalaiset ja kyrilliset kirjaimet) 3. Numerot (0 9) 4. Muut kuin aakkosnumeeriset merkit: ~!@#$%^&*_-+=` \(){}[]:;"'<>,.?/ 5. Kaikki Unicode-standardin mukaiset kirjainmerkit, jotka eivät ole suur- tai pienaakkosia. Tähän ryhmään kuuluvat aasialaisten kielten Unicode-merkit. Ohjeita turvallisen salasanan valintaan Yhdistetään kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Kannattaa harkita esim. seuraavanlaisten muistisääntöjen käyttöä: We Love to work! Wlv2wrk! Never late to work! Nvrl2wrk! Can t wait to logon! Kantw2lo! 21

Salasanan vaihtaminen Salasana voidaan vaihtaa milloin tahansa. Se vaaditaan vaihtamaan joka tapauksessa kerran vuodessa (käytännössä tästä lähetetään aina sähköpostimuistutus). Salasanan voi vaihtaa joko komitean tietokoneella tai kirjautumisikkunasta (joka avautuu ruudulle jäsenportaaliin tai sähköpostiin kirjauduttaessa). Salasanan vaihtaminen kirjautumisikkunan kautta: Rastitetaan kohta "I want to change my password after logging on". Kirjaudutaan sisään edellä kuvatulla tavalla. Kirjautumisen jälkeen sovellus pyytää kirjoittamaan kenttään "New password" (edellä kuvattujen vaatimusten mukaisen) uuden salasanan. Kirjoitetaan uusi salasana myös kenttään "Confirm new password". Tallennetaan muutokset valitsemalla "Change Password". Salasanan vaihtaminen komitean tietokoneella: Mikäli olet jo kirjautunut sisään, salasanan voi vaihtaa painamalla milloin tahansa Ctrl+Alt+Delyhdistelmää. -painiketta klikkaamalla voit määritellä uuden salasanan (katso alla oleva ruutukaappaus Change Password -ikkunasta). Muussa tapauksessa Windows pyytää Sinua vaihtamaan järjestelmäsalasanan 21 päivää ennen kuin salasanan voimassaoloaika päättyy. Mikäli et vaihda sitä, seuraava muistutus avautuu ruudulle aina tietokoneelle kirjauduttaessa: 22

Klikkaamalla Yes-painiketta voit vaihtaa salasanan alla olevasta Change Password -ikkunasta: 1. Kirjoita nykyinen salasanasi. 2. Kirjoita uusi salasana. 3. Kirjoita uusi salasanasi uudestaan. 4. Vahvista klikkaamalla OK-painiketta. Tarkista käytössä oleva näppäimistöasettelu. Mikäli näppäimistön kieli ei ole oikea, sen voi vaihtaa pitämällä Alt-näppäintä pohjassa ja painamalla vaihtonäppäintä (Shift) niin monta kertaa, että oikea kielikoodi ilmestyy ruudulle. Oma kalenteri Sisäänkirjautumisen jälkeen järjestelmä avaa Oma kalenteri -osion, jossa on luettelo niistä kokouksista, joihin jäsen on kutsuttu. Hyperlinkit antavat mahdollisuuden tarkastella kokouksen esityslistaa (heti kun se on julkaistu) tarkastella kaikkia sihteeristön asianomaista kokousta varten laatimia asiakirjoja tehdä muutosehdotuksia sähköisen järjestelmän kautta vahvistaa osallistuminen 23

ilmoittaa sijaisen osallistumisesta kokoukseen (jos jäsen ei osallistu kokoukseen ja haluaa nimetä itselleen sijaisen) ilmoittaa poissaolosta (jos jäsen ei osallistu kokoukseen). "Esityslista" avaa kokouksen esityslistan. "Asiakirjat" avaa kokoukseen liittyvien sisäisten ja ulkopuolisten asiakirjojen luettelon. Henkilökohtainen kalenteri Poissaolon ilmoittaminen: Sijaisen osallistumisesta ilmoittaminen: Jäsen ei osallistu kokoukseen eikä nimeä itselleen sijaista. Jäsen ei osallistu kokoukseen ja nimeää itselleen sijaisen. 24

Kokouspoissaolon ilmoittaminen verkossa Kokouspoissaolon voi ilmoittaa suoraan "Oma kalenteri" -osiosta. Klikkaa kohtaa "Ilmoita poissaolosta", lisää mahdolliset huomiot ja vahvista poissaoloilmoituksesi. Lisää tarvittaessa huomioita. Kokouspoissaolon ilmoittaminen Ilmoitus äänioikeuden siirtämisestä Voit ilmoittaa äänioikeuden siirtämisestä, mikäli haluat nimetä itsellesi sijaisen. Klikkaa kohtaa "Ilmoita sijaisen käyttämisestä". Valitse sijaisen nimi pudotusvalikosta. Lisää mahdolliset huomiot ja vahvista. Lisää tarvittaessa huomioita. Ilmoitus sijaisen käyttämisestä ja äänioikeuden siirtämisestä 25

Sijaisten luettelo sisältää ainoastaan niiden henkilöiden nimet, jotka AK:n työjärjestyksen mukaan voivat toimia sijaisina ja joita joku toinen jäsen ei ole jo valinnut. Ilmoitus sijaisen käytöstä tai poissaolosta rekisteröidään järjestelmään, ja sitä koskeva sähköpostiviesti lähetetään automaattisesti jäsenelle sijaiselle kokouksen järjestäjälle jäsenen sekä sijaisen poliittiselle ryhmälle jäsenen sekä sijaisen maakohtaisen valtuuskunnan koordinaattorille varainhoitoyksikölle. Sijaisen käyttämistä koskevat säännöt AK:n jäsenet voivat vahvistaa osallistumisensa, ilmoittaa äänioikeuden siirtämisestä tai ilmoittaa poissaolosta. Mikäli jäsen haluaa siirtää äänioikeutensa, mahdollisuus sijaisen käyttämiseen riippuu kokouksen järjestävän elimen tyypistä. Oheisessa taulukossa kuvaillaan eri mahdollisuudet ja kutakin elintä koskevat säännöt: Elin Mahdollinen sijainen Sijaisella ja jäsenellä on sama täysistunto varajäsen kansallinen valtuuskunta valiokunta tutustumisvierailu seminaari väliaikainen valiokunta työryhmä poliittisen ryhmän ylimääräinen kokous neuvoa-antava valiokunta talousarviota tarkasteleva väliaikainen valiokunta jäsen tai varajäsen jäsen tai varajäsen kyseisen työryhmän sijaisluettelosta kansallinen valtuuskunta tai poliittinen ryhmä tai alueidenvälinen ryhmä poliittinen ryhmä jäsen tai varajäsen samasta poliittisesta ryhmästä kokoonpanossa, jota työvaliokunta on ehdottanut ja jonka täysistunto on hyväksynyt työvaliokunta jäsen tai varajäsen yksi pysyvä "henkilökohtainen" sijainen, jonka kansallinen valtuuskunta on nimennyt muut Sijaisen käyttäminen ei ole mahdollista. 26

Sähköinen muutosehdotusjärjestelmä "Muutosehdotukset"-toiminnon kautta jäsenet voivat tehdä lainsäädäntöön liittyviä ja muita kuin lainsäädäntöön liittyviä muutosehdotuksia sähköisessä muodossa. Sähköisen muutosehdotusjärjestelmän käyttöohje on saatavilla jäsenportaalissa 22 kielellä: https://membersportal.cor.europa.eu/toad_cor/corhelp.aspx Käyttöohjeita pääsee tarkastelemaan klikkaamalla "Apu"-painiketta sivun oikeassa yläkulmassa. Valitse kokous, johon haluat tehdä muutosehdotuksia, ja klikkaa "Muutosehdotukset"-linkkiä. Henkilökohtainen kalenteri Valitse asiakirja, jota haluat muuttaa, ja klikkaa asianomaista kielikoodia. 27

Muutosehdotuksen teko vaihe vaiheelta Järjestelmä ohjaa sinut 5-vaiheisen muutosehdotusjärjestelmän läpi. Klikkaa "Seuraava" (vas. alareuna), kun olet saanut vaiheen valmiiksi. Klikkaa "Edellinen" palataksesi edelliseen vaiheeseen. Vaihe 1 Valitse muutosehdotuksen tyyppi ja muutettava teksti. Valitse muutosehdotuksen tyyppi. Avaa muutettava asiakirja. Syötä kohdan numero Kopioi asiakirjasta kohta tai otsikko, jota haluat muuttaa, ja liitä se tähän. Vaihe 1. Tekstin valinta Klikkaa "Seuraava" jatkaaksesi. Älä muuta asiakirjasta kopioimaasi tekstiä tässä vaiheessa. Muutokset lisätään vaiheessa 2. 28

Vaihe 2 Tee muutokset. Kohta, jonka liitit edellisessä vaiheessa, näkyy nyt sekä vasemman- että oikeanpuoleisessa kentässä. Muokkaa oikeanpuoleisen kentän tekstiä, kunnes sanamuoto on sellainen kuin haluat sen olevan lopullisessa lausunnossa. Muokkaa tekstiä. Syötä muutosehdotuksen perustelut. Kirjoita tarvittaessa lisätietoja sihteeristölle. Klikkaa "Seuraava" jatkaaksesi. Vaihe 2. Muutosehdotuksen teko Älä käytä muutosten jäljitys -toimintoja. Vaihe 3 Tarkista lopputulos. Järjestelmä näyttää muutosehdotuksen automaattisesti oikein muotoiltuna. 29

Tarkista muokkauksesi tulos. Klikkaa "Seuraava" jatkaaksesi. Vaihe 3. Muutosehdotuksen esikatselu Vaihe 4 Valitse jäsenet, jotka tukevat muutosehdotustasi. Valitse "Muutosehdotusta tukevat jäsenet" -luettelosta ne jäsenet, jotka ovat ilmoittaneet tukevansa muutosehdotustasi. Luettelossa ovat vain ne jäsenet, joilla on oikeus tukea muutosehdotustasi. Valitse ne jäsenet, jotka ovat ilmoittaneet tukevansa muutosehdotustasi. Klikkaa nuolta lisätäksesi valitsemasi jäsenet luetteloon. Vaihe 4. Muutosehdotusta tukevat jäsenet Järjestelmä ottaa huomioon säännöt siitä, montako jäsentä muutosehdotuksen tueksi tarvitaan. 30

Vaihe 5 Lähetä muutosehdotuksesi. Klikkaa "Lähetä muutosehdotus" -painiketta lähettääksesi muutosehdotuksen. Saat sähköpostivahvistuksen, josta lähetetään kopio muutosehdotusta tukeville jäsenille sekä asiaankuuluvan valiokunnan sihteeristöön. Rastita asiaankuuluva(t) ruutu (ruudut), mikäli haluat lähettää muutosehdotuksen maakohtaiselle koordinaattorillesi ja/tai poliittiselle ryhmällesi. Vaihe 5. Muutosehdotuksen lähettäminen Klikkaa "Lähetä muutosehdotus". Muutosehdotuksen lähettämisen jälkeen voit tehdä toisen muutosehdotuksen samaan asiakirjaan palata tämän kokouksen asiakirjaluetteloon tehdäksesi muutosehdotuksen johonkin toiseen asiakirjaan palata Oma kalenteri -osioon. 31

Komitean asiakirjojen hakeminen "Jäsenportaali"-valikon "Asiakirjat"-kohdasta pääsee hakemaan kaikkia komitean asiakirjoja, myös niitä, jotka eivät ole vielä julkisia. Asiakirjojen hakeminen QuickFind-ohjelmalla Jäsenille varatun osion hakukoneella voidaan hakea komitean kaikkia asiakirjoja, jotka ovat jäsenten saatavilla. Julkisen osion hakukoneella voidaan hakea ainoastaan julkisia asiakirjoja. Lisätietoa QuickFind-hakukoneesta on ohjelman käyttöohjeessa. Käyttöohjeet löytyvät IT-yksikön intranetsivuilta seuraavasta osoitteesta: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides. Virkamiehiä ja toimihenkilöitä koskevien tietojen hakeminen "Haku"-valikon kohdassa "Virkamiehet/toimihenkilöt" voidaan etsiä Euroopan unionin toimielimissä työskentelevien henkilöiden sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita. Tämä vaihtoehto on käytettävissä ainoastaan kirjautumisen jälkeen. 32

Sisäinen hakemisto sähköpostiosoitteiden ja puhelinnumeroiden hakeminen Sisäinen hakemisto esimerkki hakutuloksesta 33

V Asiakirjamuodot ja asiakirjojen nimet Mikä on asiakirjojen tiedostomuoto? Suurin osa asiakirjoista on tallennettu Microsoft Word 2003 -muodossa. Asiakirjoja voi lukea seuraavilla sovelluksilla: Microsoft Word (tai Microsoft WordPad); uusimmat selaimet (esim. Microsoft Explorer); internetissä ilmaiseksi jaettava Word-lukuohjelma (viewer) Microsoft Word -tiedostomuodon tunnistava sovellus, esim. OpenOffice. Kahdessa viimeksi mainitussa tapauksessa ei ole koskaan varmaa, että asiakirja näkyy täsmälleen alkuperäisessä muodossa. Kokemusten perusteella tuloksia voidaan kuitenkin pitää tyydyttävinä. Joskus asiakirjojen tallennusmuoto on Excel (esim. työvaliokunnan tai budjettiryhmän asiakirjat), PDF (esim. komitean ulkopuoliset viiteasiakirjat) tai HTML (esim. esityslistat, hakukoneista saadut asiakirjat). Komitea noudattaa EU:n toimielinten hyväksymiä ohjeita asiakirjojen vaihdossa käytettävästä formaatista: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/oss_tech/index_en.htm 34

Asiakirjojen nimet Luettelo asiakirjatyyppien lyhenteistä Lyhenne Asiakirjatyyppi Prioriteettitaso AM muutosehdotus kiireellinen CP lehdistötiedote kiireellinen Other asiakirjan luonteen mukaan kiireellinen AC komitean lausunto ensisijainen APA alustava lausuntoluonnos ensisijainen APRI alustava tiedonantoluonnos ensisijainen CAAF talous- ja hallintoasiain komissio ensisijainen DI virallinen asiakirja, jolla on DI-numero ensisijainen DT työasiakirja ensisijainen GB budjettiryhmä ensisijainen NB työvaliokunnan muistio ensisijainen PA 1 lausuntoluonnos ensisijainen PAC komitean lausuntoluonnos ensisijainen PRES päätöslauselmaluonnos ensisijainen PRI 1 tiedonantoluonnos ensisijainen PSP täysistunnon esityslistan kohta ensisijainen RES päätöslauselma ensisijainen RI tiedonanto ensisijainen TCD lausuntotyö, muut ensisijainen ADD lisäys toissijainen ADMIN hallinnollinen asiakirja toissijainen ANN liite toissijainen AO tarjouskilpailu toissijainen BRO esite toissijainen CONV-POJ kokouskutsu/esityslista toissijainen CORR korjausliite toissijainen CR keskustelupöytäkirja toissijainen DECL julkilausuma toissijainen DISC puhe toissijainen ETU tutkimukset toissijainen INFO tiedotusaineisto toissijainen LET kirje toissijainen NI tiedote toissijainen PV pöytäkirja toissijainen REGL sääntö toissijainen RS seurantaraportti toissijainen WEB verkkosivusto toissijainen 1 PA- ja PRI-tyyppisten ja muiden suoraan APA-versiota seuraavien asiakirjojen määräaika riippuu niiden kokonaissivumäärästä. 35

Esimerkkejä tiedostonimistä cdr365-2011_rev1_pa_en.doc: lausuntoluonnoksen CdR 365/2011 ensimmäinen tarkistettu versio englanninkielinen toisinto cdr148-2011_rev2_am1_am_en.doc: lausunnon CdR 148/2011 toiseen tarkistettuun versioon tehty muutosehdotus 1 englanninkielinen toisinto cdr15-2012_conv-poj_en.doc: kokouskutsu CdR 15/2012 englanninkielinen toisinto 36

VI Loppuhuomiot Suositukset Jäsenportaalin turvallisen käytön varmistamiseksi tulee muistaa seuraavat säännöt: Salasana Valitaan hyvä salasana ja vaihdetaan se säännöllisesti. Salasanaa ei saa antaa muille. Tietokone Koneeseen asennetaan asianmukainen virustorjuntaohjelma ja pidetään se ajan tasalla. Koneeseen asennettu käyttöjärjestelmä pidetään ajan tasalla. Koneeseen asennettu selainohjelma pidetään ajan tasalla. Tärkeistä tiedostoista tehdään säännöllisesti varmuuskopio. Kannettava tietokone Kannettavaa tietokonetta ei saa koskaan jättää valvomattomaan tilaan. Älypuhelimet Käytetään turvallista PIN-koodia, salasanaa tai tunnuslausetta. Tietoturvallisuudesta on lisätietoa IT-yksikön palvelusivulla intranetissä: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/services/pages/indexofservices.aspx. Teemat: Security, browser, smart-phones Onko jäsenportaalin käyttö turvallista? Jäsenportaalin suojaamiseen käytetään Secure Sockets Layer (SSL) -turvaprotokollaa. SSL on tiedonsiirtoprotokolla, joka on kehitetty turvaamaan henkilökohtaisten tietojen siirto internetissä. SSL salaa SSL-yhteyksien välityksellä siirrettävät tiedot, ja se on yhteensopiva Mozilla Firefox- ja Microsoft Internet Explorer -selainten kanssa. Jäsenen kirjautuessa jäsenportaaliin hänen salasanansa ja käyttäjätunnuksensa salataan ennen niiden lähettämistä internetissä SSL-yhteyden välityksellä. Kukaan ei voi lukea eikä käyttää näin siirrettyjä tietoja. 37

Otsikko: Jäsenportaalin käyttöohje FI AK Versio: 5.1 AK:n käyttöön Päivämäärä: 13.3.2012 Tekijä: Käyttäjätukipalvelut