ESPOON HIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULI PIISPANTARKASTUS ESPOON HIIPPAKUNNAN SEURAKUNNISSA ohjeistuksen käsittely: hyväksytty tuomiokapitulin istunnossa 12.12.2006 viimeksi uusittu 22.12.2016 Sisällys Piispantarkastus Espoon hiippakunnassa Piispantarkastuksen kokonaisuus Aineistot Vastuuhenkilöt Suunnittelu Seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessi Hallinnon ja talouden tarkastus Piispantarkastusviikko Piispantarkastuksen pöytäkirja ja piispan lausunto Lääninrovastin tarkastus Piispantarkastus Espoon hiippakuntaan kuuluvassa seurakuntayhtymässä Liitteet 1
Piispantarkastus Espoon hiippakunnassa Piispantarkastuksen tavoitteena on tukea ja ohjata tarkastettavia seurakuntia ja seurakuntayhtymiä niiden toteuttaessa perustehtäväänsä. Kokonaisvastuu piispantarkastuksesta on piispalla. Piispantarkastus perustuu kirkkolainsäädännössä piispalle ja tuomiokapitulille osoitettuun hiippakunnan seurakuntien ja seurakuntayhtymien ohjaus- ja valvontatehtävään. Piispantarkastuksen toteutustapaa ja sisältöä ohjaavat tuomiokapitulin voimassa oleva toimintalinjaus ja tarkastettavan seurakunnan tai seurakuntayhtymän erityiset tarpeet. Piispantarkastuksen kokonaisuus yhteinen suunnittelu seurakuntakertomukset, työhyvinvointitutkimus ja muu seurakunnan tilaa kuvaava aineisto hallinnon ja talouden tarkastus seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessi piispantarkastusviikko ja piispan lausunto pöytäkirja lääninrovastin tarkastus Aineistot Seurakunta toimittaa tuomiokapitulin käyttöön tuomiokapitulin määräämässä aikataulussa seuraavat aineistot: seurakunnan strategia, mikäli sellainen on laadittu viimeisin hyväksytty tasekirja, johon sisältyvät tilinpäätös ja toimintakertomus viimeisin hyväksytty toiminta- ja taloussuunnitelma ohje- ja johtosäännöt henkilöstökertomus tai tilinpäätös viimeisin henkilöstön koulutussuunnitelma kirkkoherran arvio seurakunnan nykytilasta ja siihen vaikuttavista tekijöistä kirkkoneuvoston tai yhtymäseurakunnassa seurakuntaneuvoston arvio seurakunnan nykytilasta ja siihen vaikuttavista tekijöistä viimeisimmän työhyvinvointitutkimuksen tulokset mahdolliset muut tuomiokapitulin pyytämät asiakirjat. Asiakirjat toimitetaan tuomiokapituliin sähköisesti. Strategia, tasekirja sekä toiminta- ja taloussuunnitelma toimitetaan tuomiokapituliin sähköisen muodon lisäksi myös paperisessa muodossa erikseen ilmoitettavana kappalemääränä. Vastuuhenkilöt Piispa o päättää tarkastuksen ajankohdan 2
o antaa seurakuntakohtaiset ohjeet tarkastuksen ohjelmasta, sisällöstä, osallistujista sekä seurakunnan ja/tai seurakuntayhtymän edustuksesta o antaa seurakunnalle piispantarkastuksesta lausunnon o päättää niistä lisä- ja erityistoimista, joihin piispantarkastus antaa aihetta. Piispantarkastuksen asessori o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelman suunnittelua ja arviointia koskeviin tilanteisiin o valvoo ja ohjaa piispan ohjeiden pohjalta piispantarkastuksen ohjelman valmistelua ja informoi piispaa ja tuomiokapitulia valmistelun etenemisestä o saattaa lopullisen ohjelman piispan ja tuomiokapitulin henkilöstön tietoon viimeistään kuukautta ennen piispantarkastusviikkoa o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin, ellei piispan kanssa muuta sovita o suorittaa muut piispan määräämät tehtävät o suorittaa poikkeustilanteissa seurakunnassa lääninrovastin tarkastuksen (ks. jäljempänä). Asessorin matka- ja muista kustannuksista vastaa tuomiokapituli. Tuomiokapitulin lakimiesasessori o osallistuu piispantarkastuksen valmisteluun o johtaa seurakunnan hallinnon ja talouden tarkastusta o osallistuu seurakunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden kanssa järjestettäviin tapaamisiin sekä sovitun mukaisesti muihin piispantarkastuksen tilanteisiin o osallistuu lääninrovastin tarkastukseen. Tuomiokapitulin hiippakuntadekaani o osallistuu piispantarkastuksen valmisteluun o ohjaa seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessin suunnittelua, toteutusta ja arviointia o osallistuu seurakunnan hallinnon ja talouden tarkastukseen, seurakunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden kanssa järjestettäviin tapaamisiin sekä sovitun mukaisesti muihin piispantarkastuksen tilanteisiin o osallistuu lääninrovastin tarkastukseen. Tuomiokapitulin asiantuntijat o osallistuvat piispantarkastuksen valmisteluun o osallistuvat seurakunnan henkilöstön kanssa järjestettäviin tapaamisiin sekä sovitun mukaisesti muihin piispantarkastuksen tilanteisiin o osallistuvat sovitun mukaisesti konsultteina seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessin suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Piispantarkastuksen notaari o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen suunnittelua ja valmistelua koskeviin tilanteisiin ja pitää niistä muistiota o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin ja pitää niistä muistiota o laatii piispantarkastuksen pöytäkirjan o suorittaa muut piispan määräämät tehtävät. Notaarin tehtävistä ks. myös liite 1. Notaarin matkakustannuksista vastaa tuomiokapituli. 3
Tarkastettavan seurakunnan rovastikunnan lääninrovasti o osallistuu piispantarkastuksen valmisteluun o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin, ellei piispan kanssa toisin sovita o pitää seurakunnassa tarkastuksen ja laatii siitä raportin seurakunnalle ja tuomiokapitulille. Tarkastettavan seurakunnan kirkkoherra o osallistuu ennen piispantarkastusta kirkkoherran 360-arviointiin o valmistelee asessorin kanssa piispantarkastuksen ohjelman siten, että se on valmis viimeistään kuukautta ennen piispantarkastusviikkoa o valvoo seurakunnan osalta piispantarkastuksen ohjelman toteutumista o vastaa piispantarkastuksen viestinnästä ja toimittaa (seurakunnan viestinnästä vastaavien kanssa laaditun) viestintäsuunnitelman piispan sihteerille viimeistään kaksi kuukautta ennen tarkastusviikkoa o vastaa seurakunnan luottamuselinten ja henkilöiden informoinnista o informoi seurakunnan henkilöstöä piispantarkastuksesta ja varmistaa työntekijöiden mahdollisuuden osallistua heitä koskeviin piispantarkastuksen tilanteisiin o kutsuu seurakunnan puolesta piispantarkastuksen ohjelmassa sanotut yhteistyötahot ja vastaa näiden informoinnista ja perehdyttämisestä o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen kokonaisuuteen kuuluviin tilanteisiin o huolehtii piispan lausunnossaan esiin nostamien asioiden käsittelystä työyhteisön ja kirkko- tai seurakuntaneuvoston kanssa sekä tarvittaviin toimiin ryhtymisestä o raportoi piispan lausunnon perusteella seurakunnassa suoritetuista toimista kirjallisesti piispalle ja tuomiokapitulille ennen lääninrovastin tarkastusta o osallistuu lääninrovastin tarkastukseen o suorittaa muut piispan määräämät tehtävät. Suunnittelu Piispa ilmoittaa tarkastettavalle seurakunnalle piispantarkastuksen ajankohdan n. kaksi vuotta ennen tarkastusprosessin käynnistymistä. Piispantarkastuksen valmistelun vaiheet: o tuomiokapituli päättää piispantarkastuksen asessorista o asessori kutsuu piispantarkastuksen notaarin ja vastaa hänen perehdyttämisestään o tuomiokapitulin sisäinen valmistava neuvottelu piispan johdolla o suunnittelukokous tarkastettavassa seurakunnassa piispan johdolla n. vuotta ennen piispantarkastusviikkoa; läsnä tuomiokapitulista piispan lisäksi - lakimiesasessori - hiippakuntadekaani - lääninrovasti - piispantarkastuksen asessori - piispantarkastuksen notaari - piispan sihteeri seurakunnasta - kirkkoherra - talouden johtava viranhaltija - kirkkovaltuuston puheenjohtaja 4
- kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja - mahdollisesti 1-2 muuta henkilöä kirkkoherran harkinnan mukaan seurakuntayhtymään kuuluvasta seurakunnasta: - kirkkoherra - hallintokappalainen tai vastaava viranhaltija - seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja - mahdollisesti 1-2 muuta henkilöä kirkkoherran harkinnan mukaan - seurakuntayhtymän edustajana yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja o suunnittelukokouksessa päätetään piispantarkastuksen peruslinjoista ja aikatauluista o suunnittelukokouksen jälkeen asessori ja kirkkoherra käynnistävät piispantarkastuksen yksityiskohtaisen ohjelman valmistelun o noin puolta vuotta ennen piispantarkastusviikkoa piispan tapaaminen seurakunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden kanssa: informointi piispantarkastuksen kokonaisuudesta seurakunnan odotukset piispantarkastusta kohtaan tuomiokapitulista läsnä piispa, asessori, hiippakuntadekaani, lakimiesasessori, lääninrovasti ja piispantarkastuksen notaari asessori sopii tapaamisen (tai tarvittaessa tapaamisten) ajankohdan. Seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessi o sovitaan erikseen; ks. liite 3. Hallinnon ja talouden tarkastus Lakimiesasessori päättää seurakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen ajankohdasta, sisällöstä ja toteutustavasta neuvoteltuaan kirkkoherran kanssa. Tarkastus toimitetaan 2-3 viikkoa ennen piispantarkastusviikkoa. Tuomiokapitulin puolesta hallinnon ja talouden tarkastuksen toimittavat lakimiesasessori, piispantarkastuksen asessori, hiippakuntadekaani ja lääninrovasti. Seurakunnasta hallinnon ja talouden tarkastukseen osallistuvat - kirkkoherra - talouden johtava viranhaltija - kirkkovaltuuston puheenjohtaja - kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja - muut kirkkoherran esittämät ja lakimiesasessorin hyväksymät henkilöt. Seurakuntayhtymään kuuluvasta seurakunnasta hallinnon ja talouden tarkastukseen osallistuvat: - kirkkoherra - hallintokappalainen tai vastaava viranhaltija - seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja - muut kirkkoherran esittämät ja lakimiesasessorin hyväksymät henkilöt - seurakuntayhtymää edustavat hallinto- ja/tai talousjohtaja sekä yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajisto. Tarkastettavan seurakunnan henkilöstön edustajina hallinnon ja talouden tarkastuksen työyhteisön tilaa käsittelevään osuuteen osallistuvat luottamusmies ja työsuojeluvaltuutettu. 5
Lakimiesasessorin päätöksellä hallinnon ja talouden tarkastukseen voidaan kutsua seurakunnan tilintarkastajat sekä muiden viranomaisten (aluehallintovirasto tms.) edustajia tai näiltä voidaan pyytää seurakunnan hallintoa ja taloutta koskevia lausuntoja. Hallinnon ja talouden tarkastuksessa arvioidaan seurakunnan toimittaman aineiston ja mahdollisten muiden tarkastajien ennakkoon pyytämien selvitysten pohjalta seurakunnan hallinnon lainmukaisuutta ja toimivuutta taloustilannetta ja talouden suunnittelua työyhteisön tilaa ja henkilöstön työhyvinvointia kiinteistöjen ja toimitilojen kuntoa omaisuuden hoitoa hautaustointa kirkkoherranviraston hoitoa. Notaari laatii välittömästi hallinnon ja talouden tarkastuksesta muistion, jonka hän lähettää lakimiesasessorin ja piispantarkastuksen asessorin hyväksyttäväksi. Asessori toimittaa muistion piispalle ja kaikille tarkastukseen osallistuneille. Mikäli lakimiesasessori ja piispa katsovat aiheelliseksi, piispantarkastusviikon maanantaina voidaan järjestää hallinnon ja talouden lisätarkastus. Tähän osallistuvat piispan sekä varsinaisen hallinnon ja talouden tarkastuksen toimittaneiden tuomiokapitulin edustajien ohella ne henkilöt ja tahot tarkastettavasta seurakunnasta, jotka piispa ja lakimiesasessori määräävät. Piispantarkastusviikko Piispantarkastusviikon kaikkiin tapahtumiin osallistuvat tuomiokapitulista piispa, asessori, notaari sekä lääninrovasti, ellei joidenkin kohdalla erikseen toisin sovita. Lakimiesasessori, hiippakuntadekaani ja asiantuntijat osallistuvat tapahtumiin kulloinkin sovitun mukaisesti. Seurakuntaa edustavat tarkastusviikon eri tilanteissa kirkkoherran ohella johtavat luottamushenkilöt ja työntekijöiden edustajat piispan ja kirkkoherran sopimalla tavalla. Seurakuntayhtymän edustuksesta piispantarkastusviikon tilanteissa piispa ja kirkkoherra sopivat erikseen. Tarkastusviikon rungon muodostavat seuraavat tapahtumat (järjestys ja sijoittuminen viikolle voivat vaihdella seurakunnan kanssa sovittavalla tavalla): maanantai piispan ja kirkkoherran neuvottelu piispan ja seurakunnan henkilöstön tapaaminen (erikseen sovitun mukaisesti yhtenä ryhmänä, henkilöstöryhmittäin tai muulla piispan ilmoittamalla tavalla) koko seurakunnalle suunnattu tilaisuus (kirkkoilta, seurat, tms.) tarvittaessa hallinnon ja talouden lisätarkastus keskiviikko piispan johtama hengellisen elämän päivä koko henkilöstön kanssa neuvottelu luottamushenkilöiden kanssa keskeisistä seurakunnan elämää ja tilaa koskevista teemoista (kirkkovaltuuston ja neuvoston jäsenet; yhtymäseurakunnissa seurakunnan edustajat yhteisessä kirkkovaltuustossa ja -neuvostossa sekä seurakuntaneuvoston jäsenet) 6
torstai verkostovierailut tiedotusvälineiden edustajien tapaaminen piispa yleisön tavattavissa sunnuntai juhlamessu (liite 2) piispa antaa messun päätteeksi seurakunnalle raportin piispantarkastuksen kulusta ja keskeisistä havainnoista kirkkokahvit tai lounas. Piispantarkastuksen pöytäkirja ja piispan lausunto Notaari laatii piispantarkastuksesta pöytäkirjan mahdollisimman pian piispantarkastuksen jälkeen ja toimittaa sen asessorille, joka tarkastaa pöytäkirjan ja toimittaa sen tuomiokapitulille. Kuukauden kuluessa piispantarkastuksen päättymisestä piispa antaa seurakunnalle lausunnon piispantarkastuksesta ja sen yhteydessä esiin nousseista kysymyksistä ja kehittämistarpeista. Lausunnon valmisteluun voivat osallistua myös muut piispantarkastuksen vastuuhenkilöt (asessori, tuomiokapitulin viranhaltijat) piispan tarkoituksenmukaiseksi katsomalla tavalla. Tuomiokapituli lähettää piispantarkastuksen pöytäkirjan ja piispan lausunnon seurakunnalle ja lääninrovastille. Lausunto käsitellään seurakunnan kirkko- tai seurakuntaneuvostossa sekä henkilöstön kokoontumisissa. Tarvittaessa piispa määrää seurantatoimista, joihin seurakunnassa ryhdytään, sekä niiden valvonnasta. Lääninrovastin tarkastus Lääninrovasti, piispantarkastuksen asessori, lakimiesasessori ja hiippakuntadekaani toimittavat seurakunnassa tarkastuksen noin vuoden kuluttua piispantarkastusviikosta. Lääninrovasti sopii tarkastuksen ajankohdan seurakunnan kirkkoherran ja tarkastuksen toimittajien kanssa n. puoli vuotta ennen tarkastuspäivää. Tarkastuksessa arvioidaan lääninrovastin johdolla toimia, joihin seurakunta on ryhtynyt piispantarkastuksessa esiin nousseiden seikkojen ja kysymysten pohjalta. Seurakunnasta tarkastukseen osallistuvat - kirkkoherra - talouden johtava viranhaltija - kirkkovaltuuston puheenjohtaja - kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja. Seurakuntayhtymään kuuluvasta seurakunnasta lääninrovastin tarkastukseen osallistuvat - kirkkoherra - hallintokappalainen tai vastaava viranhaltija - seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja. Mikäli piispantarkastuksen yhteydessä on tarkastettu seurakuntayhtymä, lääninrovastin 7
tarkastukseen kutsutaan kaikkien seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien kirkkoherrat sekä seurakuntayhtymän talousjohto. Lääninrovasti voi kutsua tarkastukseen myös muita tarkastuksen kannalta tarpeellisia seurakunnan, seurakuntayhtymän tai tuomiokapitulin edustajia. Lääninrovastin tarkastuksen aineiston muodostavat: piispan lausunto piispantarkastuksen pöytäkirja seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessin arviointiraportti mikäli sellainen on käytettävissä kirkkoherran piispalle ja tuomiokapitulille antama selvitys toimista, joihin seurakunnassa on piispan antaman lausunnon perusteella ryhdytty. Lääninrovasti laatii tarkastuksesta raportin seurakunnalle ja tuomiokapitulille. Mikäli lääninrovasti on tarkastettavan seurakunnan kirkkoherra, lääninrovastin tarkastuksen toimittaa piispantarkastuksen asessori. Samoin toimitaan, jos lääninrovasti on muusta syystä estynyt toimittamasta lääninrovastin tarkastusta. Piispantarkastus Espoon hiippakuntaan kuuluvassa seurakuntayhtymässä Edellä oleva ohjeistus on laadittu paikallisseurakuntaa varten, mutta se koskee soveltuvin osin myös Espoon hiippakuntaan kuuluvan seurakuntayhtymän piispantarkastusta. Seurakuntayhtymän tarkastuksen osalta piispa antaa tarpeelliset lisäohjeet. 8
LIITE 1 OHJEISTUS PIISPANTARKASTUKSEN NOTAARILLE Notaari o osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen suunnitteluun, valmisteluun ja ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin ja laatii niistä muistiot. o laatii piispantarkastuksesta pöytäkirjan. Notaari toimittaa pöytäkirjan luonnoksen asessorille kuukauden kuluessa piispantarkastuksesta. Asessori tarkastaa pöytäkirjan ja toimittaa sen seurakunnalle, tuomiokapitulille ja lääninrovastille. Pöytäkirjaan liitetään piispantarkastuksen ohjelma ja luettelot eri tilanteisiin osallistuneista seurakunnan työntekijöistä ja luottamushenkilöistä. Pöytäkirjaan liitetään myös sekä kirkkoherran että kirkkoneuvoston/seurakuntaneuvoston laatimat kertomukset. Liitteenä voi olla myös kirjallisia puheenvuoroja. o kirjaa pöytäkirjaan neuvottelujen ja muiden tapahtumien kulun keskeiset kohdat. Keskusteluista kirjataan aihe, keskeiset ehdotukset ja kysymykset sekä tuomiokapitulin edustajien kannanotot. Notaari kirjaa neuvotteluihin osallistuneiden henkilöiden nimet sekä tarkistaa vierailukohteissa ohjelmaan keskeisesti osallistuvien henkilöiden nimet ja tehtävät. Notaari huolehtii, että piispan käytössä keskustelutilaisuuden alussa on luettelo seurakunnan luottamushenkilöistä ja viranhaltijoista. Mikäli piispanmessuun liittyy virkaanasettaminen tai kirkollisen rakennuksen vihkiminen tai käyttöönotto, siitä laaditaan erillinen pöytäkirja, joka liitetään piispantarkastuksen pöytäkirjaan. Toimituksen pöytäkirjasta tulee ilmetä aika, paikka ja tarkoitus, toimittaja ja avustajat, virret, luetut tekstit sekä piispan ja avustajien keskeinen toiminta messun aikana. Notaari pukeutuu piispantarkastusta varten piispan ohjeistamalla tavalla. 9
LIITE 2 ESPOON HIIPPAKUNNAN PIISPANMESSUT ENNEN MESSUA - Aikatauluista ja piispan varusteiden noutamisesta ja palauttamisesta sovitaan piispan sihteerin, Päivi Härkösen kanssa. p. 09 80508832 tai paivi.h.harkonen@evl.fi - Seurakunnan edustaja hakee piispan varusteet tuomiokapitulista ennen messupäivää ja palauttaa ne messun jälkeen. - Messu suunnitellaan yhteistyössä seurakunnan ja tuomiokapitulin kanssa. Suunnittelua varten tulee olla hyvissä ajoin yhteydessä asiantuntija Kati Pirttimaahan, p. 050 3427007 tai kati.pirttimaa@evl.fi - Asiantuntija Kati Pirttimaa tapaa piispanmessuun osallistuvat sekä seurakunnan jumalanpalveluselämästä vastaavat keskeiset työntekijät hyvissä ajoin ennen messua. Tapaamisen yhteydessä voidaan käydä läpi piispanmessun valmisteluun liittyvien käytännön asioiden lisäksi seurakunnan jumalanpalveluselämän kehittämiseen liittyviä kysymyksiä. - Messun agenda tehdään yleensä järjestävässä seurakunnassa. Valmis ohjelma toimitetaan word-muodossa Kati Pirttimaalle viimeistään kymmenen päivää ennen messua. - Jos messun pääjärjestäjänä on kirkollinen järjestö, messun suunnittelu toteutetaan yhteistyössä sen paikallisseurakunnan kanssa, jonka kirkkotilassa tai alueella messu järjestetään. MESSUN TYÖNJAKO - Selebranttina toimii piispa. - Seurakunnan pappi toimii avustavana pappina. - Muiksi avustajiksi pyydetään pappien lisäksi diakonaatin edustaja ja seurakuntalaisia. Maallikoita ja eri työntekijäryhmien edustajia on syytä olla tasapuolisesti eri tehtävissä. - Ehtoollista jakavat piispan ja avustavan papin lisäksi diakoni/diakonaatin edustaja ja seurakuntalainen. Jakopareja on vähintään kaksi. - Avustajien ja toimittajien kutsumisen yhteydessä pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että naisia ja miehiä on eri tehtävissä tasapuolisesti. Myös messun toimittajien ikäjakaumaan on syytä kiinnittää huomiota. KÄYTÄNNÖN ASIAT - Piispa tulee paikalle n. 45 minuuttia ennen tilaisuuden alkua, ellei toisin sovita. Toivotaan, että piispaa on tuolloin vastaanottamassa suntio tai muu seurakunnan edustaja. - Piispalle varataan parkkipaikka. - Suntio avustaa piispaa: kokoaa piispan sauvan ja laittaa sauvan jalusta alttarin vasemmalle puolelle (kirkkosalista katsoen) sekä huolehtii piispan liturgisen vaatetuksen ojennukseen. Messun päätyttyä suntio huolehtii piispan sauvan ja muut varusteet takaisin kuljetusta varten. MESSUPÄIVÄNÄ - Kaikkien messua toimittavien toivotaan olevan paikalla viimeistään puoli tuntia ennen messun alkua. - Käytännön asiat käydään läpi ennen sakaristorukousta, jonka piispa johtaa viisitoista minuuttia ennen messun alkua. 10
MESSUN KULKU - Piispanmessu alkaa pääsääntöisesti prosessiolla. - Messujärjestyksessä noudatetaan pääsääntöisesti seurakunnan omaa messujärjestystä ja kuorisääntöä. - Ehtoollispöydän kattamisessa ja ehtoollisaineiden käsittelyssä noudatetaan piispankokouksen ohjeistuksia ja Jumalanpalveluksen opasta. Gluteenitonta ehtoollisleipää ja alkoholitonta viiniä varataan saataville. - Messun päätyttyä piispa johtaa sakastissa loppurukouksen. Mikäli piispa on ovella kättelemässä seurakuntalaisia, rukouksen johtaa joku muu messun toimittajista. MUUT TILAISUUDET - Muut kirkolliset tilaisuudet, hartaudet ym. suunnitellaan tätä ohjetta soveltuvin osin noudattaen. 11
LIITE 3 PIISPANTARKASTUKSEEN LIITTYVÄ SEURAKUNNAN ITSEARVIOIN- TI- JA KEHITTÄMISPROSESSI ESPOON HIIPPAKUNNASSA Piispantarkastus Espoon hiippakunnassa Piispantarkastuksen tavoitteena on tukea ja ohjata tarkastettavia seurakuntia ja seurakuntayhtymiä niiden toteuttaessa perustehtäväänsä. Piispantarkastus perustuu kirkkolainsäädännössä piispalle ja tuomiokapitulille osoitettuun hiippakunnan seurakuntien ja seurakuntayhtymien ohjaus- ja valvontatehtävään. Piispantarkastuksen toteutustapaa ja sisältöä ohjaavat tuomiokapitulin voimassa oleva toimintalinjaus ja tarkastettavan seurakunnan tai seurakuntayhtymän erityiset tarpeet. Piispantarkastuksen kokonaisuus yhteinen suunnittelu seurakuntakertomukset, työhyvinvointitutkimus ja muu seurakunnan tilaa kuvaava aineisto hallinnon ja talouden tarkastus seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessi piispantarkastusviikko ja piispan lausunto pöytäkirja lääninrovastin tarkastus Seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessi Seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessin sisältö kartoitetaan, prosessi suunnitellaan ja sen toteutustavasta sovitaan seurakunnan ja tuomiokapitulin yhteistyönä piispantarkastuksen kokonaisuutta käynnistettäessä. Prosessi voidaan kytkeä piispantarkastuksen aikatauluun, mutta se on mahdollista toteuttaa myös piispantarkastuksesta irrallisena sekä sisältönsä että kestonsa puolesta, mikäli se nähdään seurakunnan kannalta tarkoituksenmukaiseksi. Prosessin luonne on konsultatiivinen, jolloin sen merkitys ja toteutuksen puitteet määrittyvät seurakunnan tarpeista sekä tuomiokapitulin ja seurakunnan yhteisesti muodostamasta tilannekuvasta käsin. Olennaista on, että prosessi edistää seurakunnan perustehtävän toteutumista. Prosessin puitteissa seurakunta tutkii ja arvioi tuomiokapitulin tuella ja ohjauksessa erityisesti seurakunnan johtajuutta ja työyhteisön tilaa, kehittää työhyvinvointia edistäviä rakenteita ja edistää toimia, jotka vahvistavat työyhteisön sisäistä vuorovaikutusta ja luottamusta. Sisältö Itsearviointi- ja kehittämisprosessin sisältöä ja toteutustapaa määriteltäessä kiinnitetään huomiota erityisesti seuraaviin tekijöihin seurakunnassa: - johtaminen ja johtamisjärjestelmät - suunnittelun ja toiminnan rakenteet 12
- työyhteisön hyvinvointi ja henkilöstön kehittäminen - viestinnän ja vuorovaikutuksen järjestelmät - talouden muutosten toiminnalliset vaikutukset - seurakuntarakenteen muutokset ja seurakunnalliset yhteistyöhankkeet - toimintastrategia ja tulevaisuusajattelu. Suunnittelu ja toteutus - piispantarkastuksen suunnittelukokous n. vuotta ennen piispantarkastusviikkoa - taustamateriaalit: o kirkkoherran 360-arviointi o muun johdon (johtoryhmä tms.) 360-arviointi o viimeisin työhyvinvointitutkimus o seurakunnan uusin strategia, TTS ja muu vastaava aineisto - neuvottelu tuomiokapitulin (hiippakuntadekaani, asiantuntijat) ja seurakunnan johdon kesken prosessin tavoitteista, sisällöstä ja aikataulusta - prosessin käynnistämistä ja toteutusta valmistelevat tapaamiset tuomiokapitulin, seurakunnan henkilöstön ja muiden asianosaisten kesken sekä muut tarpeelliset tiedonhankinta- ja vastaavat toimet - lyhyt prosessikuvaus, jossa määritellään o tavoitteet o toteutuksen pääkohdat o tuomiokapitulin prosessivastaava(t) ja mahdolliset konsultit o luottamushenkilöiden rooli o prosessia koskeva viestintä seurakunnassa o aikataulu - arviointi o prosessivastaavan/konsulttien arviointiraportti o tuomiokapitulin ja seurakunnan yhteinen arviointi o tarvittavat jatkotoimet ja seurantasuunnitelma. Lääninrovastin tarkastus Noin vuoden kuluttua piispantarkastusviikosta lääninrovasti toimittaa tarkastuksen, jossa arvioidaan piispantarkastuksen toteutusta ja antia seurakunnan kannalta. Tarkastuksen yhteydessä arvioidaan myös seurakunnan itsearviointi- ja kehittämisprosessia ja sen vaikutusta seurakunnan toimintaan, mikäli prosessi on toteutettu samassa aikataulussa piispantarkastuksen kanssa. Piispantarkastus Espoon hiippakuntaan kuuluvassa seurakuntayhtymässä Edellä oleva ohjeistus on laadittu paikallisseurakuntaa varten, mutta se koskee soveltuvin osin myös Espoon hiippakuntaan kuuluvan seurakuntayhtymän piispantarkastusta. Seurakuntayhtymän tarkastuksen osalta piispa antaa tarpeelliset lisäohjeet. 13