ULKOMAISEN HENKILÖSTÖN TUKIPALVELUIDEN KEHITTÄMISTYÖRYHMÄ LOPPURAPORTTI LUOVUTETTU HALLINTOJOHTAJA KIRSI MOISANDERILLE
SISÄLLYS Johdanto...1 1 Toimenpide-ehdotukset...3 1.1 International staff services (ISS) -palveluiden perustaminen...3 1.2 Yliopiston laajuisen ISS-verkoston muodostaminen...4 1.3 Kaikille yliopiston työyhteisön jäsenille mahdollisuus osallistua yliopiston sisäisiin koulutustilaisuuksiin...5 1.4 ISS-toimintasuunnitelma 2012...5 2 Työryhmän toiminta...7 2.1 Kokoukset...7 2.2 Alaryhmät...7 2.3 Muu toiminta...7 Liite: Väliraportti 30.4.2011
JOHDANTO Kansainvälisen vetovoiman ja tunnettuuden lisääminen on yksi Korkeakoulujen kansainvälistymisstrategian (2009 2015) ja Jyväskylän yliopiston oman strategian keskeisistä lähtökohdista. Jotta yliopistot pystyisivät luomaan ja pitämään yllä aidosti kansainvälisiä tutkimus- ja koulutusympäristöjä, monikielisyyden ja monikulttuurisuuden periaatteiden tulee läpäistä kaikkea toimintaa, hallintopalvelut mukaan lukien. Visio Jyväskylän yliopistosta houkuttelevana ja kilpailukykyisenä työpaikkana, joka rekrytoi lahjakkuuksia kansainvälisesti, mahdollistaa heidän tehokkaan työskentelynsä sekä myös pitää heistä kiinni, edellyttää korkeatasoisen ja kansainvälisesti tunnetun tutkimus- ja koulutustoiminnan lisäksi myös hyvin organisoituja, kattavia ja laadukkaita tukipalveluja ulkomaiselle henkilöstölle. Hallintojohtaja Kirsi Moisander asetti ulkomaisen henkilöstön tukipalvelujen kehittämistyöryhmän 26.1.2011. Työryhmän tehtäväksi annettiin valmistella ulkomaisen henkilöstön rekrytoinnin, vastaanoton, perehdyttämisen ja tukipalvelujen kehittämistä yliopistossamme, laatia esitys Jyväskylän yliopiston oman international staff services (ISS) -toiminnan lanseeraamisesta sekä seurata esityksen toteuttamista. Työryhmän toimeksianto kestää 31.12.2012 saakka. Toimeksiantonsa mukaisesti työryhmä on laatinut hallintojohtajalle 30.4.2011 väliraportin, joka on tämän raportin liitteenä. Tässä loppuraportissa esitellään toimenpide-ehdotukset ulkomaisen henkilöstön tukipalvelujen järjestelmälliseksi kehittämiseksi sekä annetaan lyhyt katsaus työryhmän työskentelystä ja toimenpiteistä vuonna 2011. Työryhmän seurantaraportit tullaan luovuttamaan huhtikuussa ja joulukuussa 2012. Työryhmän jäseninä ovat toimineet hallintopäällikkö Sanna Hirvola (pj), henkilöstösuunnittelija Sirkka Aho-Laitinen, lehtori Bertold Fuchs, tiedottaja Anna Grönlund-Qvarnberg, amanuenssi Soili Leskinen, koulutussuunnittelija Aino Palmroth, suunnittelija Auli Pitkänen, johtaja Peppi Taalas, suunnittelija Kazimiera Väisänen, johtaja Jouni Välijärvi, kansainvälisten asiain päällikkö Tuija Koponen (sihteeri) ja koordinaattori Kirsi Ruusuniitty (sihteeri). Työryhmä haluaa muistuttaa, että Jyväskylän yliopiston asema kansainvälisessä kilpailussa niin tutkimuksessa kuin koulutuksessakin on riippuvainen osaavasta ja korkeatasoisesta henkilöstöstä. Alansa parhaiden asiantuntijoiden rekrytointi yliopistoon Suomesta ja ulkomailta ja heidän motivoimisensa jatkamaan työskentelyä täällä edellyttävät nykyistä tehokkaampaa panostamista henkilöstön vastaanottoon, perehdyttämiseen, jatkuvaan kouluttautumiseen sekä uralla etenemiseen käynnistymässä olevan Academic Life -hankkeen periaatteiden mukaisesti. Nämä mahdollisuudet ja palvelut tulee turvata koko henkilöstölle, ulkomaiset työntekijät mukaan lukien. Opetus- ja kulttuuriministeriön juuri esittelemän yliopistojen uuden rahoitusmalliehdotuksen tullessa voimaan kansainvälistymiseen liittyvien indikaattoreiden painoarvo kasvaa, ja ulkomaisen henkilöstön määrästä ja heidän työskentelyedellytystensä turvaamisesta muodostuu yliopiston rahoitukseen merkittävästi vaikuttava tekijä. Työryhmä toi väliraportissaan (liite, kappale Nykytilanne ja haasteet) esille, että yliopistotasolla koordinoitujen tukipalvelujen puuttuessa eri yksiköihin rekrytoitu henkilöstö saa hyvin eritasoisia palveluita, yksiköissä tehdään paljon päällekkäistä selvitystyötä ulkomaisen henkilöstön asioihin liittyen eivätkä hyvät käytänteet ja kertynyt tieto leviä. Lisäksi opetus- ja tutki- 1
mushenkilöstö joutuu hoitamaan ulkomaalaisen henkilöstön rekrytointiin ja saapumiseen liittyviä tukipalveluita oman työnsä ohella. Tilanne on monissa tiedekunnissa ja laitoksissa kestämätön. Työryhmän tekemien selvitysten mukaan useimmissa suomalaisissa yliopistoissa ulkomaiselle henkilökunnalle tarkoitettuja tukipalveluja koordinoidaan ja kehitetään jo keskitetysti. Työryhmä toistaa väliraportissa tekemänsä esityksen, että yliopisto ryhtyy viipymättä rekrytoimaan henkilöä, jonka tehtävänä on vastata ulkomaisen henkilöstön vastaanotto- ja tukipalveluiden sekä koulutuksen kehittämisestä yhteistyössä tiedekuntien ja yksiköiden kanssa sekä pitää yllä yhteyksiä viranomaisiin ja sidosryhmiin. Työryhmä pitää tärkeänä, että ulkomaiselle henkilöstölle suunnattavien palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä sekä myös muussa kansainvälistymiseen liittyvässä kehittämistyössä hyödynnetään järjestelmällisesti sitä akateemiseen liikkuvuuteen sekä korkeakoulujen kehittämiseen liittyvää erityisasiantuntemusta, mitä Jyväskylän yliopistossa on, sekä niitä tuoreita tutkimustuloksia, joita syntyy alan kansainvälisissä tutkimusverkostoissa. Työryhmä on havainnut, että sen työskentelyyn on kohdistunut paljon kiinnostusta ja suuria odotuksia yliopistoyhteisössä. Tämä on kannustanut erittäin aktiiviseen ja avoimeen työskentelyyn, jota kuvastavat työryhmän kokousaktiivisuus sekä työryhmän toteuttamat konkreetit toimenpiteet. Työryhmä haluaa kuitenkin korostaa, että laadukkaiden tukipalvelujen tarjoaminen ulkomaiselle henkilöstölle edellyttää pikaisesti uusia toimintamalleja ja henkilöstöresursseja. 2
1 TOIMENPIDE-EHDOTUKSET Työryhmän toimenpide-ehdotukset perustuvat yliopiston strategiaan, jonka yhdeksi painopisteeksi on nostettu huippututkimusedellytysten parantaminen sekä luovien tutkimus ja oppimisympäristöjen kehittäminen. Tavoitteen saavuttamiseksi yliopiston on nostettava profiiliaan varteenotettavana työnantajana sekä suomalaisille että ulkomaisille asiantuntijoille ja taattava henkilöstölle sellaiset tukipalvelut, jotka motivoivat tänne rekrytoituja työntekijöitä ja jatkoopiskelijoita jatkamaan työskentelyään yliopistossa. Kuten työryhmän väliraportissa mainittiin, akateemista liikkuvuutta käsittelevien uusimpien tutkimusten mukaan kansainvälisen tason huippututkijat valitsevat yliopiston, ei toisin päin. Laadukas ja korkeatasoinen tutkimus ja koulutus ovat ratkaisevia tekijöitä, kun akateemiset asiantuntijat harkitsevat työtilaisuuksia, mutta tarjottujen tukipalvelujen laatu ja kattavuus saattavat ratkaista lopullisen valinnan eri työnantajien välillä. Tukipalvelujen laatu vaikuttaa ratkaisevasti myös siihen, kuinka nopeasti rekrytoitu työntekijä pääsee kiinni omaan ydintehtäväänsä ja onko hän kiinnostunut jatkamaan työskentelyä yliopistossa. Työryhmä toivoo, että Jyväskylän yliopisto huomioi nämä lähtökohdat arvioidessaan seuraavissa kappaleissa esitettyjä toimenpide-ehdotuksia. 1.1 International staff services (ISS) -palveluiden perustaminen Keskitetysti koordinoitujen ja laadukkaiden tukipalvelujen tarjoaminen ulkomaiselle henkilöstölle edellyttää uuden toimen perustamista. Työryhmä esittää, että yliopisto ryhtyy välittömästi rekrytoimaan suunnittelijaa, jonka tehtävänä on vastata ulkomaisen henkilöstön vastaanotto- ja tukipalveluiden sekä koulutuksen kehittämisestä yhteistyössä laitosten ja hallintokeskuksen yksiköiden kanssa sekä koordinoida yhteyksiä viranomaisiin ja sidosryhmiin. Keskitettyjen ISS-palveluiden tehtävänä on kehittää ja ylläpitää niitä ulkomaiselle henkilöstölle tarkoitettujen tukipalveluiden osa-alueita, jotka ovat yhteisiä kaikille yksiköille, tukea yksiköitä näiden ottaessa vastaan ja perehdyttäessä uutta ulkomaista henkilöstöä, ratkaista erityistilanteita ja vastata sidosryhmäyhteyksistä. Keskitettyjen ISS-palveluiden tavoitteena on: parantaa ulkomaisen henkilöstön tukipalveluja ja sitä kautta Jyväskylän yliopiston mahdollisuuksia rekrytoida kansainvälisiä huippuosaajia vähentää opetus- ja tutkimushenkilöstön roolia ja kuormitusta ISS-palveluiden antajina ja asioiden selvittäjinä vähentää päällekkäistä työtä edistää hyvien käytänteiden jakamista ja tiedon kertymistä koko yliopistoyhteisön käyttöön Työryhmän esitys suunnittelijan työtehtäviksi: ulkomaisen henkilöstön vastaanotto- ja tukipalvelujen yhdenmukaisten toimintamallien kehittäminen 3
ulkomaiselle henkilöstölle tarkoitetun koulutuksen kehittäminen yhteistyössä henkilöstökoulutusyksikön ja kielikeskuksen kanssa ulkomaista henkilöstöä vastaanottavien henkilöiden koulutuksen organisointi keskitetyn ohjesivuston kehittäminen ja ylläpito ulkomaisen henkilöstön neuvontaan ja vastaanottoon liittyen uudelle ulkomaiselle henkilöstölle tarkoitetun infopaketin kehittäminen, ylläpito ja jakelu tiedekunnille ja laitoksille verkostojen luominen ja verkostoitumisen tukeminen: o Jyväskylän yliopiston ulkomainen henkilöstö o Jyväskylän yliopiston ulkomaista henkilöstöä vastaanottavat ja heidän lupaasioitaan hoitavat henkilöt (ISS-verkosto) o Suomen yliopistojen ISS-henkilöstö (eli kansainvälisiin HR-asioihin perehtyneiden verkosto) o Sidosryhmät (JAMK, kaupunki, viranomaiset jne.) tiedottaminen tiedekunnille, laitoksille ja ulkomaiselle henkilökunnalle yliopiston ulkomaista henkilöstöä koskevista asioista vuosikellon kokoaminen ja ylläpito ulkomaiselle henkilöstölle keskeisistä koulutuksista ja tapahtumista Työryhmä toivoo voivansa olla mukana uuden ISS-suunnittelijan valinnassa ja perehdyttämisessä. Tässä raportissa esitetty suunnittelija ja parhaillaan haussa oleva henkilöstösuunnittelija (tehtävänä kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvien prosessien kehittäminen ja toteuttaminen) muodostavat yhdessä perustan yliopiston ISS -palveluille. He työskentelevät tiiviissä yhteistyössä keskenään sekä hallintokeskuksen yksiköiden ja tiedekuntien ja laitosten kanssa. Työryhmä pitää tärkeänä, että molemmat rekrytoitavat suunnittelijat ovat aktiivisesti mukana syksyllä 2011 perustetun Suomen yliopistojen kansainvälisten HR-asioiden verkoston toiminnassa, koulutuksissa ja tapaamisissa. Myös yhteistyö ISS-palveluita samalta pohjalta käynnistävien yliopistojen (esimerkiksi Tampereen yliopisto) kanssa on työryhmän näkemyksen mukaan suunnittelijoille tärkeää. 1.2 Yliopiston laajuisen ISS-verkoston muodostaminen Keskitettyjen international staff services -palveluiden perustamisesta huolimatta ulkomaiselle henkilöstölle tarjottava käytännön tuki, neuvonta ja perehdyttäminen tapahtuvat pääosin yksiköissä. Työryhmä esittää, että yliopistoon muodostetaan ulkomaisen henkilöstön henkilöstöasioita hoitavien työntekijöiden verkosto (ISS-verkosto), johon jokainen yksikkö nimeää yhdyshenkilön. 4
Yksiköiden ISS-yhdyshenkilöt avustavat ja neuvovat uutta ulkomaista henkilöstöä muun muassa työsopimukseen, viisumianomukseen, verotukseen, sosiaaliturvaan ja asumiseen liittyvissä asioissa sekä ennen henkilön saapumista Jyväskylään että saapumisen jälkeen yhteistyössä hallintokeskuksen suunnittelijan kanssa. Lisäksi yksiköissä tulee osoittaa jokaiselle uudelle ulkomaiselle työntekijälle tukihenkilö opetus- ja tutkimushenkilöstön keskuudesta. Tämän tukihenkilön tehtävänä on työyhteisöön ja sen toimintakulttuuriin tutustuttaminen. Laitosjohtajat vastaavat siitä, että uusi henkilöstö saa riittävän perehdytyksen tehtäviinsä ja toimintaympäristöön. 1.3 Kaikille yliopiston työyhteisön jäsenille mahdollisuus osallistua yliopiston sisäisiin koulutustilaisuuksiin Työryhmä esittää, että yliopiston tulee tarjota kaikille sen piirissä työskenteleville ulkomaisille tutkijoille ja opettajille pääsy sellaisiin sisäisiin koulutustilaisuuksiin, joilla edesautetaan työyhteisöön perehtymistä ja siinä toimimista. Mahdollisuutta suomen kielen ja kulttuurin osaamisen kehittämiseen tulee tarjota kaikille yliopiston piirissä työskenteleville ulkomaalaisille, eityösuhteiset tutkijat mukaan lukien. Oppimistavoitteet määritellään työskentelyn keston, työn luonteen ja työntekijän omien tavoitteiden pohjalta. Esimiehen tulee rohkaista työntekijää suomen kielen taidon pitkäjänteiseen kehittämiseen esimerkiksi työsuunnitelmien ja kehityskeskusteluiden avulla. Työryhmä toteaa, että ulkomaisen henkilöstön suomen kielen taito on edellytys syvälliselle integroitumiselle työyhteisöön ja suomalaisessa yhteiskunnassa toimimiselle. Työryhmä esittää, että yliopistotyönantaja tekee selkeän päätöksen vierailevien post doc - tutkijoiden ja opettajien oikeudesta osallistua yliopistoliikuntaan, suomen kielen ja kulttuurin kursseille sekä muuhun henkilöstökoulutukseen, joka on perusteltua työyhteisössä toimimisen kannalta. Ei-suomenkieliset työntekijät tulee ottaa nykyistä paremmin huomioon yliopiston sisäisessä viestinnässä sekä erilaisia ohjeita ja lomakkeita päivitettäessä. ISS-työryhmä on tehnyt yhteistyötä kielipoliittisen työryhmän kanssa ja on tietoinen sen työstämän kielipoliittisen ohjelman sisältöalueista. Kielipoliittinen työryhmä tulee antamaan suositukset sisäisen viestinnän kielistä sekä englanninkielisten verkkosivujen, ohjeistusten ja dokumenttien saatavuudesta. 1.4 ISS-toimintasuunnitelma 2012 Työryhmä esittää seuraavat toimenpiteet toteutettavaksi vuoden 2012 aikana, uuden rekrytoitavan suunnittelijan koordinoimana: jatketaan työryhmän alaryhmän käynnistämää ISS-prosessien määrittelyä ja kuvaamista sekä erityisesti prosessien rajapintojen tarkastelua määritellään tavoitteet ja sisällöt ulkomaisen henkilöstön mentoroinnille olemassa olevia malleja hyödyntäen ja käynnistetään mentorien valinta, koulutus, verkostoituminen ja toiminta vakiinnutetaan tervetulotilaisuuksien järjestäminen jatketaan henkilöstön kieli- ja kulttuurikoulutuksen kehittämistä 5
jatketaan yhteistyötä kaupungin kansainvälisten asioiden toimiston kanssa käynnistetään yhteistyö JAMKin kanssa ulkomaisen henkilöstön ja heidän perheittensä vastaanottoon liittyen aloitetaan Jyväskylän yliopistossa työskennelleiden ulkomaalaisten alumniverkoston kehittäminen jatketaan aktiivista mukanaoloa Suomen yliopistojen kansainvälisten HR-asioiden verkostossa hyödynnetään yliopiston yksiköiden (kuten KTL) osaamista, tuoretta tutkimustietoa ja verkostoja ISS-toiminnan kehittämisessä Ulkomaisen henkilöstön tukipalvelujen kehittämistyöryhmän kokoonpano tarkistetaan toista toimintavuotta varten: työryhmästä pois jääneiden tilalle esitetään uusia ISS-toiminnasta kiinnostuneita jäseniä mm. alaryhmien työskentelyyn osallistuneista henkilöistä. 6
2 TYÖRYHMÄN TOIMINTA Työryhmän väliraportissa esittämä toimintasuunnitelma vuodelle 2011 perustui oletukseen, että yliopisto rekrytoi loppukesän tai alkusyksyn aikana suunnittelijan, jonka tehtävänä on koordinoida ulkomaisen henkilöstön vastaanoton ja tukipalvelujen kehittämistä. Se, ettei rekrytointia toteutettu, on estänyt tai hidastanut joidenkin suunniteltujen toimenpiteiden toteuttamista. Tarpeiden kartoituksen ja suunnittelu- ja kehittämistyön lisäksi työryhmä on joutunut omaksumaan myös toimenpiteiden toteuttajan roolin. 2.1 Kokoukset Työryhmä on järjestänyt mennessä 14 omaa kokousta sekä yhteiskokouksen kielipoliittisen työryhmän kanssa. 2.2 Alaryhmät Työryhmä perusti keväällä 2011 kolme alaryhmää työskentelynsä tueksi sekä sitouttaakseen lisää yksiköiden edustajia kehittämistyöhön mukaan. Alaryhmien toiminta käynnistyi väliraportin luovuttamisen jälkeen. Työryhmän jäsenien lisäksi mukaan on kutsuttu opetus- ja tutkimushenkilöstön sekä tukihenkilöstön edustajia yksiköistä. Alaryhmien tehtävänä on ollut työstää yksittäisiä keskeisiä aihealueita pidemmälle. Alaryhmien teemat ja vetäjät ovat: 1. Ulkomaiselle henkilöstölle tarjottavien kieli- ja kulttuuriohjelmien kehittäminen ja perehdytysmoduulin laatiminen. Vetäjä: Aino Palmroth. Alaryhmä on keskittynyt ulkomaisen henkilöstön suomen kielen ja kulttuurin opetuksen kehittämiseen yhteistyössä kielikeskuksen kanssa sekä uudelle ulkomaiselle henkilöstölle tarkoitettujen verkostoitumismahdollisuuksien kehittämiseen. 2. Yksiköiden välisen työnjaon ja rajapinnat ylittävien prosessien kehittäminen, koulutustarpeiden kartoittaminen ja sidosryhmäverkostojen luominen ja ylläpitäminen. Vetäjä: Sanna Hirvola. Alaryhmä on aloittanut rajapinnat ylittävien prosessien laadinnan yhteistyössä yksiköiden kansainvälisen henkilöstön asioita hoitavien kanssa. Prosessien laadintaa on työstetty laatupäällikkö Pirjo Halosen kanssa. 3. Viestinnän kohderyhmien ja tietotarpeiden määrittäminen ja erilaisten tietopakettien ja ohjeistuksen rakentaminen. Vetäjä: Anna Grönlund-Qvarnberg. Alaryhmä keskittyi verkkopohjaisen infopaketin kokoamiseen saapuvalle ulkomaiselle henkilöstölle sekä potentiaaliselle uudelle ulkomaiselle henkilöstölle. 2.3 Muu toiminta Kokousten ja alaryhmien työskentelyn lisäksi työryhmä on toteuttanut toimikautensa aikana seuraavat ulkomaisen henkilöstön tukipalveluihin ja niiden kehittämiseen liittyvät tehtävät: kehittämisehdotusten ja palautteiden kerääminen yliopistoyhteisöltä verkossa olevan palautelomakkeen ja järjestettyjen tilaisuuksien kautta 7
kehittämistyön väliraportin laatiminen ja luovuttaminen hallintojohtajalle keskustelutilaisuuden järjestäminen ulkomaisen henkilöstön tukipalveluiden kehittämisestä alaryhmien työskentelyn seuraaminen rajapintatyöskentely kielipoliittisen työryhmän kanssa keskustelun avaaminen henkilöstöpäällikön kanssa ulkomaalaisille ei-työsuhteessa toimiville tarjottavista palveluista tervetulotilaisuuden suunnittelu ja järjestäminen uusille ulkomaalaisille työntekijöille osallistuminen Suomen yliopistojen kansainvälisten HR-asioiden verkoston toimintaan workshop ulkomaiselle henkilöstölle tarkoitetun ohjeistuksen kehittämiseksi verkostoitumistilaisuuden järjestäminen ulkomaalaisen henkilökunnan keskitettyä palvelutoimintaa käynnistävien yliopistojen kanssa (Turun yliopisto, Tampereen yliopisto, Itä-Suomen yliopisto) ulkomaisen henkilöstön pikkujoulutilaisuuden järjestäminen vuosikellon työstäminen ulkomaiselle henkilöstölle järjestettävästä koulutuksesta ja tapahtumista 8