PALVELUSOPIMUKSEN YLEISET EHDOT Arvonlisäverotunnus: FI27757329 jäljempänä Palveluntuottaja 1. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS Palveluntuottaja on Joensuun ja Kiteen kaupunkien, Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:n sekä Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän omistama yhtiö, joka kuuluu kuntayhtymän konserniin. Yhtiö tuottaa in house -periaatteella talous- ja palkkahallinnon palveluja asiakkailleen. 2. PALVELUSOPIMUS Tällä sopimuksella ( Palvelusopimus ) Asiakas siirtää taloushallintoon ja palkanlaskentaan liittyviä tehtäviään Palveluntuottajan hoidettavaksi. Palvelusopimuksella sovitaan toimitettavien Palvelujen sisältö, Osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, toimitusehdot, vastuunjako ja hinnoittelu sekä muut ehdot. Kaikkiin Palveluntuottajan Asiakkaalle toimitettaviin Palveluihin sovelletaan näitä Palvelusopimuksen Yleisiä Ehtoja, jäljempänä Yleiset Ehdot. 2.1. Osapuolet sopivat tällä sopimuksella siitä, että Asiakas ostaa Liitteissä määritellyt Talous- ja Palkkahallinnon Palvelut Palveluntuottajalta. 2.2. Asiakas voi antaa Palveluntuottajalle toimeksiantoja, joiden perusteella Palveluntuottaja toimii Asiakkaan valtuuttamana Palveluihin liittyvien tehtävien hoitamiseksi viranomaisten kanssa. Toimeksiannoista tehdään erillinen liite ja ne tulevat osaksi Palvelusopimusta. 3. HINNAT JA LASKUTUS 3.1. Palvelut laskutetaan kulloinkin voimassaolevan Hinnaston mukaan. Hinnasto on Palvelusopimuksen liitteenä. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. 3.2. Palveluntuottaja laskuttaa Palveluista kuukausittain maksuehdolla 14 päivää netto. Laskuihin kohdistuvat huomautukset on tehtävä kirjallisesti 8 päivän sisällä laskun päiväyksestä. 3.3. Mikäli palveluita ostava Asiakas haluaa muita kuin Palvelukuvausliitteissä mainittuja Palveluja, vastaa Asiakas yksin niiden kustannusten maksamisesta aiheuttamisperiaatteella kulloinkin voimassa olevan Hinnaston mukaan. 3.4. Osapuolten kesken käydään vuosittain neuvottelu toiminnan laadusta ja kustannuksista sekä hinnoittelun perusteista. Ellei toisin ole sovittu, neuvottelu käydään kunkin vuoden lokakuussa. Osapuoli voi milloin tahansa pyytää, että Osapuolet käyvät tässä kohdassa tarkoitetun neuvottelun toiminnan laadusta, kustannuksista sekä hinnoittelun perusteista. Ellei toisin ole sovittu
Palveluntuottaja esittää Hinnaston seuraavalle kalenterivuodelle kunkin vuoden lokakuun loppuun mennessä ja Hinnasto tulee voimaan seuraavan kalenterivuoden alussa. 3.5. Hintojen vuosittainen tarkistus toteutetaan siten, että Palveluntuottajalle hinnoittelun pohjana käytettäviin kustannuksiin hyväksytään enintään 3 %:n voittolisä. Tämän ylittävä osuus huomioidaan loppuvuoden asiakashinnoittelussa alentamalla hintoja. Voittolisän vuosittaisen suuruuden päättää omistajaohjaus kunkin toimintavuoden marraskuussa. 4. OSAPUOLTEN VASTUUT Asiakkaan vastuu Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työnantajavelvoitteistaan sekä riittävän maksuvalmiuden ylläpidosta sekä oman sisäisen valvontansa järjestämisestä. Asiakkaalla on vastuu Palveluntuottajalle toimitettujen tietojen ja aineistojen oikeellisuudesta ja täydellisyydestä. Asiakas vastaa siitä, että Palveluntuottaja saa tarvittavat tiedot ja aineiston sovittujen periaatteiden ja aikataulujen mukaisesti. Asiakas vastaa siitä, että Palvelusopimuksen Liitteenä olevassa vastuunjakotaulukossa Asiakkaan vastuulla olevat toimenpiteet on tehty oikeaaikaisesti. Asiakas vastaa siitä, että Palveluntuottaja saa Palveluihin liittyviin kysymyksiinsä vastauksen riittävän ajoissa ennen määräaikaa. Asiakas omistaa tietojärjestelmissä käsiteltävän kaiken aineiston/tiedon, joka koskee sitä itseään tai palveluksessaan olevaa henkilöstöä. Asiakas vastaa omistamiensa tietojen muodostamista rekistereistä rekisterinpitäjänä ja vastaa rekisteriselosteiden laadinnasta. Asiakas vastaa ohjelmistoissa luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan Asiakkaan Palveluntuottajalle luovuttamaksi aineistoksi. Asiakkaan tulee noudattaa Palveluntuottajan ja ohjelmistotoimittajan ohjeita tietojärjestelmän käytöstä sekä käyttää ohjelmistoa vain sovittuun tarkoitukseen. Asiakkaan on säilytettävä käyttöoikeuksia huolellisesti. Asiakas vastaa aina Asiakkaalle annetuilla käyttöoikeuksilla tehdyistä toimenpiteistä. Asiakas osallistuu tietojärjestelmien ja toimintatapojen kehittämiseen yhdessä Palveluntuottajan kanssa. Palveluntuottajan vastuu Palveluntuottaja vastaa sovittujen Palvelujen oikea-aikaisesta ja mahdollisimman virheettömästä suorittamisesta Asiakkaalta saatujen tietojen sekä aineiston pohjalta. Palveluntuottaja vastaa siitä, että Palvelusopimuksen Liitteenä olevan Tehtäväjakotaulukon mukaiset Palveluntuottajan tehtävät tehdään oikea-aikaisesti. Palveluntuottaja vastaa Palveluiden suorittamiseen liittyvien resurssien riittävyydestä ja käyttämänsä henkilöstön ammattitaidosta. Palveluntuottajan on ilmoitettava Asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Palveluntuottaja ei ole velvollinen korjaamaan Asiakkaan toimittaman aineiston
mahdollisia virheitä. Virheellinen asia tai aineisto palautetaan Asiakkaan korjattavaksi, jos Asiakas ja Palveluntuottaja eivät ole erikseen sopineet siitä, että Palveluntuottaja voi korjata virheen tai puutteellisuuden Asiakkaan puolesta. Erikseen korjattaviksi sovitut asiat on määritelty Liitteessä. Palveluntuottaja toimii tietojärjestelmien sekä ohjelmistojen Pääkäyttäjänä. Pääkäyttäjä vastaa käyttöoikeuksien hallinnoinnista. Käyttöoikeuksien hallintaa varten Asiakas ilmoittaa kirjallisesti henkilöstönsä työsuhteiden alkamis- ja päättymisajankohdat sekä työsuhteiden irtisanomisen pikimmiten irtisanomisen tapahduttua ja viimeistään 7 päivän kuluessa irtisanomispäivästä. Ilmoituksen tulee sisältää päätettävät käyttöoikeudet sovelluksittain sekä myös päivämäärä, jolloin työntekijän käyttöoikeus päätetään. Pääkäyttäjä vastaa siitä, että Asiakkaan käytössä olevien Palveluntuottajan tarjoamien järjestelmien tarvittavat käyttöoikeudet annetaan Asiakkaalle. Pääkäyttäjällä on oikeus päättää Asiakkaalle tai Asiakkaan työtekijälle annettu käyttöoikeus, jos on syytä epäillä, että käyttöoikeutta käytetään väärin tai työntekijän työsuhde on päättynyt sekä Asiakkaan sitä kirjallisesti pyytäessä muutoinkin. Palveluntuottaja vastaa sellaisen tuen antamisesta ja koulutuksen järjestämisestä asiakkaalle kuin järjestelmien asianmukainen käyttö edellyttää niiden järjestelmien osalta, joiden pääkäyttäjän tehtävät kuuluvat Palveluntuottajalle. Palveluntuottaja vastaa Palvelun järjestämisestä siten, että Asiakkaan palvelupyyntöön saadaan ensimmäinen vastaus palvelupyynnön jättämistä seuraavana arkipäivänä. Palveluntuottaja vastaa oman sisäisen valvontansa järjestämisestä. 5. PALVELUPOIKKEAMAT Osapuolen vastuu Palvelupoikkeamasta Osapuoli vastaa siitä, että se suorittaa Palvelusopimukseen perustuvat tehtävät oikea-aikaisesti. Laatua mitataan palvelupoikkeamilla, jäljempänä Palvelupoikkeama, joita ovat: - Sovitun tehtävän viivästyminen. - Virheellinen tai puutteellinen tieto, palvelu tai suoritus. - Ennalta sopimaton kustannus. - Sovitusta poikkeava tehtävänjako. Palvelupoikkeama tarkoittaa sekä Asiakkaan että Palveluntuottajan osuutta palveluprosessissa. Palvelupoikkeaman toteaminen Osapuolen tulee havaitessaan Palvelupoikkeaman toisen Osapuolen toiminnassa ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivytystä virheen tehneelle Osapuolelle. Osapuolet priorisoivat ja sopeutettavat toimintansa siten, että toisesta Osapuolesta johtuvasta Palvelupoikkeamasta aiheutuva vahinko saadaan rajoitettua mahdollisimman pieneksi (yhteistyövelvollisuus Palvelupoikkeaman rajoittamiseksi).
Osapuolet korjaavat Palvelupoikkeaman mahdollisimman pian ja huolehtivat siitä, ettei tilanne toistu. Osapuolet korostavat yhteistyön merkitystä toimintavarmuuden hallinnassa. Osapuolen vastuun rajautuminen Osapuoli vastaa Palvelupoikkeamasta, vain sikäli ja siltä osin, kuin toinen Osapuoli osoittaa, että asianmukaisesti ja ajallaan suoritettu Palvelusopimuksen mukainen toimenpide olisi estänyt Palvelupoikkeaman tai rajoittanut sitä. Osapuoli ei vastaa Palvelupoikkeamasta, joka aiheutuu toisen Osapuolen aiheuttaman Palvelupoikkeaman seurauksena. Vastuu Palvelupoikkeamasta kuuluu tällöin sille, jonka tekemän Palvelupoikkeaman perusteella toinen Osapuoli tekee virheen (Aikaprioriteettiperiaate: Esimerkiksi Palveluntuottajan ei katsota aiheuttaneen Palvelupoikkeamaa, jos sen hoidettavaksi kuuluva tehtävä viivästyy siitä syystä, että Asiakas ei toimita tai ei hyväksy toimenpiteeseen tarvittavaa aineistoa, laskua tai muuta materiaalia sovitussa aikataulussa tai sovitussa muodossa tai että Palveluntuottaja ei voi jatkaa toiminnan suorittamista Asiakkaan vastauksen viivästymisestä johtuen. Vastuu Palvelupoikkeamasta on tällöin Asiakkaan.) Ylivoimainen este Osapuoli ei vastaa velvoitteen viivästymisestä tai täyttämättä jättämisestä, jos velvoitteen viivästyminen tai täyttämättä jättäminen johtuu seikasta, johon osapuoli ei ole kohtuudella voinut vaikuttaa. Tällaisia esteitä ovat yleisen tietoliikenteen keskeytyminen, työtaistelutoimenpide tai muu näiden kaltainen seikka. Ylivoimaisesta esteestä on viipymättä ilmoitettava toiselle Osapuolelle. 6. TOIMINNAN JATKUVUUS 6.1. Palvelusopimuksessa sovittujen Palveluiden toimitusvarmuus on tärkeää. 6.2. Osapuolet toteavat, että Osapuolten suoritusten häiriönsietoa ja Palveluiden toimintavarmuutta voidaan kehittää toiminnan jatkuvuussuunnittelun avulla. Osapuolet korostavat lisäksi yhteistyön merkitystä toimintavarmuuden hallinnassa. Tämän vuoksi Osapuolet ovat liittäneet Palvelusopimukseen Liitteeksi Huoltovarmuuskeskuksen toiminnan jatkuvuuden hallintaa koskevat suositukset. Osapuolet ovat tutustuneet suosituksiin, verranneet toimintaansa niihin ja vakuuttavat toisilleen toimintansa täyttävän kyseiset suositukset tämän Palvelusopimuksen voimassaoloajan. 6.3. Osapuolilla on Palvelusopimuksen voimassaoloajan velvollisuus, toisen Osapuolen sitä erikseen pyytäessä, esittää toiselle Osapuolelle selvitys siitä, miten se on Liitteen mukaiset suositukset toiminnassaan täyttänyt, mikäli tämä ei edellytä kohtuutonta työmäärää tai kustannuksia.
7. MUUT EHDOT 6.4. Asiakas ilmoittaa Palveluntuottajalle mahdollisista erityistilanteista ja poikkeusoloista ja on velvollinen kutsumaan Palveluntuottajan henkilöstön erityistilanteiden tai poikkeusolojen harjoituksiin ja koulutuksiin. 7.1. Palvelusopimusta voidaan muuttaa tai täydentää vain kirjallisin sopimuksin. 7.2. Osapuolet voivat muuttaa tai lisätä tai poistaa Liitteitä hyväksymällä samannumeroisen uuden Liitteen tai Yleisiksi Ehdoiksi nimetyn uuden asiakirjan tai kokonaan uudelle numerolle merkityn Liitteen tai muuttuvat asiakirjat yksilöivän muistion merkitsemällä asiakirjaan Osapuolten yhteyshenkilöiden allekirjoitukset sekä allekirjoituspäivämäärän (päivämäärät). Uusi asiakirja korvaa vanhan asiakirjana sinä päivänä, jolloin kaikki yhteyshenkilöt ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet uuden asiakirjan. 7.3. Palvelusopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina Yleiset Ehdot sekä Palvelusopimuksen Liitteet. 7.4. Mikäli Palvelusopimukseen kuuluvat asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaiset, asiakirjoja sovelletaan seuraavassa etusijajärjestyksessä: 7.4.1 Palvelusopimus 7.4.2 Liitteet 7.4.3 Yleiset Ehdot 7.5. Palvelusopimus ja sen Liitteet ovat osittain Palveluntuottajan liikesalaisuuksia. Liikesalaisuuksia sisältävät Liitteet on merkitty Palvelusopimuksessa merkinnällä liikesalaisuus. 7.6. Asiakas sitoutuu käsittelemään Palvelusopimuksessa tai tarjouksessa tai muussa Palveluntuottajan Asiakkaalle toimittamassa aineistossa olevia liikesalaisuuksia siten, että Palvelusopimusta tai siihen liittyvää tarjousta tai muuta seikkaa käsiteltäessä tai päätöstä tehtäessä, liikesalaisuutena pidettäviä asiakirjoja ei sisällytetä julkisiin pöytäkirjoihin eikä muutoinkaan talleteta. Tarvittaessa ne voidaan esittää päätöksiä tekeville henkilöille kuitenkin siten, ettei kyseisellä henkilöllä ole oikeutta kopioida niitä tai saada niitä sähköisenä tai muuna aineistona käyttöönsä. 8. YHTEYSHENKILÖT Osapuolet nimeävät Palvelujen toimittamiseen tarvittavat yhteyshenkilönsä. Palvelusopimusta ja Palvelua sekä muuta Osapuolten välistä yhteistyötä koskevissa asioissa yhteyshenkilöinä toimivat taloushallinnossa Asiakkaan talousjohtaja ja palkkahallinnossa Asiakkaan henkilöstöjohtaja ja Palvelutuottajan toimitusjohtaja. Osapuolet kokoontuvat Palvelusopimusta ja Palvelua koskevaan neuvotteluun kumman tahansa Osapuolen kutsusta.
9. ILMOITUKSET Palvelusopimuksen mukaiset tiedonannot ja ilmoitukset voidaan lähettää sähköpostilla tai Osapuolten käytössä olevan ohjelmiston välityksellä. Ilmoitukset ja tiedoksiannot katsotaan asianmukaisesti toimitetuiksi, kun ne on lähetetty toisen Osapuolen yhteyshenkilölle. 10. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN 10.1. Palvelusopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan ensisijaisesti Keskuskauppakamarin sovittelusääntöjen mukaisessa sovittelussa. Sovittelun kieli on suomi. Sovittelusääntöjen mukaisen menettelyn aloittaminen ei estä Osapuolta aloittamasta välimiesmenettelyä alla olevan lausekkeen mukaisesti. 10.2. Palvelusopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti. Välimiesoikeus on yksijäseninen. Välimiesmenettelyn kieli on suomi. 11. VOIMASSAOLO Palveluntuottaja tekee Asiakkaan tilinpäätöksen ja hoitaa Palvelut siihen asti kunnes irtisanomisvuoden viimeisenä päivänä kuluva tilikausi päättyy. Tilinpäätöksen laatimisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista sopimusajan päätyttyä laskutetaan erikseen todellisten kustannusten mukaisesti. Osapuoli saa purkaa Palvelusopimuksen päättymään välittömästi, jos toinen Osapuoli on niin olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan, ettei toisen Osapuolen voida kohtuudella katsoa olevan velvoitettu jatkamaan Palvelusopimukseen sidottuna. Mikäli sopimusrikkomus on korjattavissa, Osapuoli voi purkaa Palvelusopimuksen vain, mikäli sopimusrikkomukseen syyllistynyt Osapuoli ei ole korjannut sopimusrikkomustaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa siitä, kun Osapuoli on kirjallisesti ilmoittanut rikkomuksesta.